1. RECOMENDACIONES PARA
ORGANIZAR EVENTOS
EXITOSOS
6to. Curso de Formación de Promotores Ambientales
Chimbote - Perú
natura.chimbote@gmail.com
Fono: 0051 43 324791Chimbote. Ancash. Perú
Facilitador: Soc. María Elena Foronda F.
mforondaf@hotmail.com

2. 1. Elaboración de la Idea y el concepto de la
actividad.
2. Elaborar Propuesta y Plan de la Actividad o
Evento.(Propuesta escrita)
 Fundamentación.
 Objetivos.
 Resultados esperados.
 Fechas y Horario.
 Programa de la Actividad.
 Financiamiento.
 Requerimientos.
 Equipo responsable.
 Cronograma de implementación.
 Presupuesto.
Debemos definir claramente los objetivos
que deseamos alcanzar al organizar un
evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos
lograr. Debemos hacerlo de manera clara
para asegurarnos que el evento sea útil.
Determinar nuestro público objetivo, hacia
quién estará orientado nuestro evento.

3. 3. Evaluación del Contexto: Condiciones mínimas,
segmento identificado, participantes, logística
(Recursos), cruce de fechas (Campeonato mundial
de Futbol, Voley, Fechas Patronales o
costumbristas, etc).
4. FODA. Estudiar las debilidades y las fortalezas,
debemos procurar reducir las debilidades y
mantener las fortalezas.
5. Conformar un Equipo de Trabajo operativo,
articulado y con un Plan de trabajo con reuniones
continuas.
6. Proponer los Organizadores
principales y coorganizadores.
7. Establecer una Reunión de
presentación y aprobación de la
propuesta y determinar los
compromisos institucionales.
8. Identificar a los auspiciadores
y gestionar el financiamiento.

4. 9. Asegurar y gestionar el financiamiento del
presupuesto para cubrir los gastos del evento, con
tiempo.
10. Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre
todo crear un entorno y una experiencia coherentes y
que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar,
innovar y aprender de la experiencia de otros,
potenciar lo que nos gustó de otros eventos
adaptándolo a nuestra institución o empresa.
11. Verificar ambiente. Condiciones básicas.
 Servicios: Agua, desague, Luz interna, externa, Teléfonos,
Baños, Basura.
 Equipamiento: Pizarras, Mesas, Sillas, Tachos de Basura.
12.Todo el equipo
debe conocer el
Plan de trabajo y
detalles del evento y
estar informado
permanentemente

5. 12. Contar con un cuadro de tareas y responsables.
TAREAS RESPONSABLE FECHAS
Difusión
Equipos sonido, multimedia, cámara
filmadora, fotos, etc.
Presentación de Convenios
Búsqueda de Financiamiento y Auspicio
Asegurar Ponentes y exposiciones
Asegurar Materiales
Ambientación del local
Recepción de Participantes
Maestro de Ceremonias
Facilitación del Evento
Relación de Asistencia
Distribución de asientos para invitados y
participantes
Conclusiones y Sistematización

6. 13. Organicemos la agenda del evento de forma clara
y atractiva.
14. Selección de los participantes, a quienes esta
dirigido (qué tipo de participantes buscamos),
características, los riesgos y oportunidades que
representa cada tipo y coordinarlos para una
máxima calidad de trabajo y evitar riesgos.
15. Búsqueda y selección del lugar donde se llevará
a cabo el evento y si es adecuado para nosotros,
por su acceso y capacidad (verificar siempre).
16. Contar con un Plan de Marketing.
 Contar con Material de propaganda. Logotipo y
Membrete,
 Papelería (Papel membretado, tarjetas personales,
etc.)
 Publicitar el evento nos ayuda a construir un espacio o
marca y posicionarnos del mercado. Con publicidad
creativa, que llame la atención. Utilizar los distintos
medios: telemarketing, internet, mensajes masivos de
correo electrónico, marketing directo personalizado,
relaciones públicas, colaboraciones con medios de
comunicación (radio, TV, periódicos), etc.

7. 17. Campaña Mediática
 Difusión,
 Notas de Prensa
 Conferencia de Prensa
 Publireportajes.
 Trípticos
 Entrevistas radiales y
televisivas.
 Pagina WEB.
 Movilización social.
 Propaganda visual:
Gigantografias,
Banderolas,
 Payasos, mimos, etc.
 Volanteo
 Perifoneo
18. Convocatoria
• Tarjeta de Invitación.
• Cartas Personalizadas de Invitación.
• Distribución oportuna. Firma de Cargos.
• Teléfono o tarjeta para invitar y asegurar.
• Invitación a través de las Paginas WEB, Redes, e
instituciones amigas.

8. 19. Asegurar Equipos (Que consideren necesarios).
 Retroproyector de Transparencias.
 Proyector Multimedia, Ecran o espacio para
proyectar.
 Computadoras e Impresora.
 Equipo de sonido, micros, lectora CD, Scanner
 Grabadora.
 Cámara Fotográfica
 Cámara Filmadora
 Televisión
20. Ambientación del Local
 Verificar Servicios
 Colocación Equipos
 Afichez, gigantografias.
 Colocación de la Banderola o Gigantografía del
Evento.
 Colocación de las sillas y muebles de acuerdo a los
requerimientos del evento.
 Materiales ordenados y a disposición.

9. 21. Materiales y Publicaciones. Solicitar a
los ponentes y preparar con anticipación
los materiales que se van a entregar.
• Programa y horarios.
• Ponencias.
• Publicaciones.
22. Preparación de las Sesiones con
enfoque afectivo-racional.
23. Definir un solo responsable a
quien dirigirse en caso de consultas,
informasión, etc.

10. 13. El gran día, tenemos una gran cantidad de
actividades a coordinar y riesgos potenciales.
Debemos estar preparados con el plan a la
mano para no olvidarnos de los detalles de las
actividades y comprobaciones que debemos
realizar, la coordinación del equipo, etc. y así
asegurar que todo el evento se celebre con
éxito.

11. 16. Análisis, evaluación post-evento, el trabajo no termina con
el evento, ahora nos toca medir los resultados.
• Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos
y compartirlos con el resto de la institución o empresa.
• Identifiquemos cuántas relaciones o negocios se han
realizado (convenios, contratos cerrados, contratos a
palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio
de comunicación a nuestro evento, calcular el número de
asistentes, etc.
• Guardemos estos resultados para comparar con los
siguientes eventos y así poder establecer mejoras y
evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

12. Y AHORA….
 Muchos EXITOS. Cabeza Fría y corazón
ardiente.
 Nunca se olvide. Cuando se realizan las
actividades o eventos, la misma dinámica
acelera y necesitamos estar
controlados.
 La desesperación O ALTERACIONES puede
generar malos entendidos y
resentimientos INUTILES.
 Por eso hay que hacer las actividades con
planificación y con tiempo.
GRACIAS….