3. A Solução
A plataforma myTeam associa as melhores práticas de gestão das organizações às
soluções tecnológicas mais inovadoras. Posiciona-se como uma plataforma de excelência
para a implementação do ciclo de gestão PDCA (Plan – Do – Check – Act).
DOCUMENTOS ESTRATÉGIA
RECURSOS
PROCESSOS
CONTROLO E
ACTUAÇÃO
PLANEAMENTO
ATRIBUIÇÃO
E EXECUÇÃO
ESTRUCTURA
4. O Ciclo de Gestão
myTeam é uma plataforma de colaboração corporativa
que suporta o Sistema de Gestão através de uma
comunicação estruturada e unificada.
O Sistema de Gestão
da Organização
O Ciclo de Gestão no
Sistema de Informação
myTeam
DOCUMENTOS ESTRATÉGIA
RECURSOS
PROCESSOS ESTRUTURA
A resposta do Sistema
de Informação
PLANEAMENTOATUAÇÃO
EXECUÇÃOCONTROLO
GESTÃO DA
QUALIDADE
GESTÃO
DOCUMENTAL
GESTÃO DOS
PROCESSOS
5. Plataforma de Colaboração
- O myTeam é uma plataforma de colaboração corporativa que suporta o Sistema de Gestão através de uma
comunicação estruturada e unificada.
- Promove o aumento da produtividade tornando as organizações mais eficazes e mantendo os colaboradores focados
nas tarefas que lhes são atribuídas.
- Uma implementação myTeam para gestão e controle de custos permite dotar toda a equipa operacional de dispositivos
moveis de baixo custo, que interagem em tempo real com o sistema central.
PLATAFORMA
DE COLABORAÇÃO
COLABORADORES
GESTÃO DE
PROCESSOS
CONTROLO DE
TEMPO
CONTROLO DE
CUSTOS
ACTIVIDADES E
OCORRÊNCIAS
CLIENTES
8. Colaboração
As tarefas encontra-se sincronizadas com a agenda do Outlook podendo ser acedidas
quer através do Myteam quer através do OutLook.
Agenda
- O myTeam
disponibiliza uma
agenda onde os
colaboradores podem
verificar as suas tarefas
e marcações.
- Ao clicar directamente
na tarefa, o colaborador
verifica o detalhe e
pode resolver a tarefa.
- Tarefas são serviços
que têm de ser
prestados a clientes ou
atividades para outros
colegas.
10. Clientes
Os Clientes
Os clientes para os quais a empresa presta serviços podem ser carregados na
plataforma através de um simples ficheiro XLS ou um Google Spreadsheet.
Uma despesa ou tempo é sempre associado ao colaborador e adicionalmente pode ser
sempre associado a um cliente, uma oportunidade de negocio, um processo ou projeto,
ou um recurso (viatura).
11. Clientes
Informação sobre o cliente
A ficha do cliente agrega toda a informação sobre o cliente. Serviços prestados,
atividades em curso, tempos gastos, despesas efetuadas durante a execução de
trabalhos para o cliente.
13. Despesas e Recursos
Tipos de Despesas
Os tipos de despesa tipificam o lançamento do operador, escondendo a complexidade
da classificação - quem lança uma despesa de TAXI não tem de se preocupar com a
classificação contábil dessa despesa.
14. Despesas e Recursos
Centros de Custos
Os centros de custo agregam vários tipos de despesas, e possuem rubricas que definem
a classificação contável dos tipos de despesas. Esta complexidade presente na
parametrização encontra-se totalmente escondida do modelo operacional.
15. Despesas e Recursos
Orçamento
- Opcionalmente a
organização pode definir um
orçamento para controle de
custos
- Se o orçamento for
definido, o myTeam analisa
e compara as despesas
efetuadas com o orçamento
definido, comparando o ano
atual com o ano anterior
16. Despesas e Recursos
Plafonds
- Para cada centro de
custo podem ser definidos
plafonds para cada
colaborador
- Sempre que um
colaborador ultrapassa o
seu plafond, diário,
mensal, ou anual o sistema
avisa o seu responsável
direto.
- Na solicitação de
pagamento, é produzido
automaticamente um
relatório chamando a
atenção para estas
anomalias
17. Processos
Processos
Processos permitem separar as despesas e tempos por clientes. Caso sejam criados,
quando um colaborador lança uma despesa, para alem de indicar o cliente, pode indicar
qual o processo ou projeto a que diz respeito.
18. Processos
Processo de aprovação de Pagamento de despesas
Mensalmente ou quando o colaborador pretender receber as despesas lançadas, cria
um processo de pagamento de despesas. Este processo segue um workflow de
aprovação, tipificado de acordo com as necessidades da implementação.
20. Lançamentos
Lançamento do tempo ao cliente / processo
Quando se começa a trabalhar para um cliente o colaborador faz “Check-In” em um
processo. Isso liga um relógio, que permitirá apurar o tempo gasto de forma automática,
quando o colaborador fizer checkout.
21. Lançamentos
Onde se gasta o tempo e para que clientes
Análise comparativa
do registo de horas
mensal por
Colaboradores,
Atividades,
Processos e Clientes
?
Análise comparativa
do registo de horas
mensal por
Colaboradores,
Atividades,
Processos e Clientes
?
23. Lançamentos
Classificação da despesa
Uma despesa tem sempre
um tipo e um responsável
Poderá estar associada a
um cliente, a uma
oportunidade de negócio, a
um processo ou a uma
viatura/equipamento
28. Lançamentos
Autorização de pagamento
Para efetuar o recebimento das despesas efetuadas o colaborador cria um processo de
pagamento de despesas que ira gerar um workflow de aprovação ate o pagamento ser
efetuado.
32. Relatórios
Análise por centro de custo
Definido o orçamento por centro de custo, é apresentado o registo das despesas do ano
corrente comparando com o orçamento definido e com as despesas efetuadas no ano
anterior.
35. Exportação
Ligação aos ERPS
myTeam pode receber do
ERP clientes,
oportunidades e processos
Na área da mobilidade são
criadas as despesas e a
imputação de tempos
Que são devolvidas
tratadas e standarizadas
de volta ao ERP
36. Exportação
Exportação para o Google Drive
Os movimentos lançados no myTeam são automaticamente lançados numa folha do
Google Drive permitindo criando uma zona de Staging que facilmente alimenta o ERP.
Ou consumidas pelo ERP através da chamada da API disponibilizada pelo myTeam.