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P.CHAZAL GESTION DU TEMPS pchazal@orange.fr
Je vous propose de découvrir quelques astuces
indispensables pour ne plus être submergé par les
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des flopées de relances d'emails
Créer des groupes de destinataires
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dans actions rapides, il est possible de
sélectionner un destinataire La première fois
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faudra préciser l'adresse email
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Envoi
Planifier l’envoi d’un email sur
Outlook
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supprimer automatiquement via les options courrier.
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  • 1. GAGNER UNE HEURE PAR JOUR P.CHAZAL GESTION DU TEMPS pchazal@orange.fr Je vous propose de découvrir quelques astuces indispensables pour ne plus être submergé par les emails Philippe CHAZAL Consultant Formateur
  • 2. www.themegallery.com Envoi Créez des réponses types  Pour envoyer le même e-mail (ou presque) à des dates différentes ou à des destinataires distincts. prenez quelques secondes pour créer un modèle. Après avoir rédigé votre message standard, enregistrez-le (Fichier puis Enregistrer sous ou bien Ctrl+S) au format "Modèle Outlook.  Ensuite, lorsque vous en avez besoin, il vous suffit de suivre ce chemin Nouveaux éléments, Autres éléments, Choisir un formulaire. Vous trouverez vos modèles dans Modèles dans le fichier système.
  • 3. www.themegallery.com Envoi Insérer une capture d’écran dans un email  Pour aller plus vite, Outlook permet d’insérer facilement une capture d’écran au sein d’un email. Cliquez sur la rubrique Insérer du bandeau, puis Capture : vos dernières captures d’écran effectuées sont ici. Utilisez des règles de mise en forme automatique  pour mettre en bleu tous les messages qui sont envoyés à vous seul.
  • 4. www.themegallery.com Envoi Pendant vos absences, configurez un message automatique  Avant de vous absenter pour quelques jours. n'oubliez pas de paramétrer une réponse automatique indiquant votre absence. Vos destinataires éviteront alors de vous envoyer des flopées de relances d'emails Créer des groupes de destinataires  Pour ne pas avoir à saisir à chaque fois des listes de diffusion
  • 5. www.themegallery.com Envoi Transférer des messages au responsable en un clic  Par défaut, Outlook permet de forwarder rapidement un e-mail Pour cela, il suffit de faire un clic-droit sur le message en question dans actions rapides, il est possible de sélectionner un destinataire La première fois que vous utilisez cette fonctionnalité, il vous faudra préciser l'adresse email
  • 6. www.themegallery.com Envoi Planifier l’envoi d’un email sur Outlook  Pour envoyer un message plus tard sur Outlook, créez un nouveau mail, cliquez sur Options, puis « Différer la diffusion ». Choisir ensuite l’heure d’envoi de votre email planifié. Supprimer l’email d’origine dans les réponses et les transferts  Par défaut, le message d’origine est inclus aux réponses et aux transferts. Vous pouvez les supprimer automatiquement via les options courrier. Vous pouvez choisir de les laisser et modifier l’affichage : ils peuvent être insérés en retrait ou en pièce jointe.
  • 7. www.themegallery.com Réception Fermer un e-mail auquel on a répondu  C’est possible et super simple : cliquez sur Fichier, Options, Courrier. Repérez la rubrique « Réponses et transferts » et cochez la case « Fermer la fenêtre du message d’origine lors de la réponse ou du transfert ». Utilisez un seul dossier de référence, sous la boîte de réception,  pour tous les documents de référence auxquels vous êtes susceptible d’avoir besoin de vous référer ultérieurement
  • 8. www.themegallery.com Réception Archivez ou jetez les emails au fur et à mesure  Une boite de réception efficace est une boite où ne s'accumulent pas les emails! Lorsque vous recevez un message, classez-le dans un dossier ou jetez-les ZERO INBOX Dans nos boites emails on fait le vide !
  • 9. www.themegallery.com Réception Donner une couleur aux mails provenant d'un expéditeur particulier  Pourfaire ressortir certains e-mails grâce à un code couleur.  Dans le ruban Affichage, cliquez sur Paramètres d'affichage, puis Mise en forme conditionnelle. Ici, vous pouvez donner une apparence particulière (couleur,police, taille...) à certains messages selon plusieurs critère (expéditeur ,objet, destinataires...).
  • 10. www.themegallery.com Utiliser les raccourcis clavier  Comme tout logiciel, Outlook propose des raccourcis clavier qui peuvent faire gagner beaucoup de temps, pour peu qu'on les apprenne. Voici les plus courants :  Ctrl+R : Répondre  Ctrl +MAJ+R : Répondre à tous  Ctrl+F : Transférer  Ctrl+Entrée : Envoyer  Ctrl+N : Nouveau message  Ctrl+P : Imprimer  Retrouvez les tous ici.
  • 11. Gagnez encore plus de temps et en efficacité avec nos formations P.CHAZAL GESTION DU TEMPS pchazal@orange.fr
  • 12. www.themegallery.com Découvrir, manipuler et personnaliser les fonctionnalités d'Outlook en fonction de ses besoins sur votre Ordinateur Optimiser sa messagerie. Traitement des mails et Classement Améliorer la gestion des agenda Gérer ses priorités: Programme Etre efficient avec Outlook Les modules du programme Outlook et leur finalité. leurs interactions Gérer l'information et se créer une vue d'ensemble. Organiser les lieux de stockage et le classement des emails. Les principes de synchronisation Lire et traiter les messages Clarifier les priorités avec les notions d'importance et d'urgence. La méthode A.C.T.E. l'objectif zéro inbox. Les stratégies de lecture et traitement. Envoyer des mails, communiquer efficacement Les règles de bases dans l'écriture. mettre en forme un email. Les incontournables dans l'envoi et l'efficacité collective. Sur son ordinateur avec d'Outlook pour gagner du temps Organiser des sauvegardes réfléchies. Paramétrer les automatismes d'Outlook. Organiser son temps avec Outlook et sur son Smartphone Gérer son emploi du temps Transformer Emails en taches et rendez-vous. Déléguer des taches. Fixer des échéances de réponses aux emails importants. Gérer des alertes et partager un calendrier Philippe Chazal pchazal@orange.fr