1. Projektledning
Teori III
Konceptutvecklare e-handel
HCB Uddevalla 2012
Clas Ottne IOU Management AB
clas@ioumanagement.com
Mobil: 070-760 87 70

2. Projektarbete
• Skriva logg
• Inventera projekt (enkel brainstorm)
• Välja ett (eventuellt alternativ)
• Motivera kort varför ni vill studera just detta projekt?
(Vad kan ni lära er av just detta proj.)
• Gör en plan för hur ni skulle kunna bearbeta få
kontakt med och information från projektet.
• Börja samla in fakta om projektet/projekten.
• Gör en struktur för undersökning och en ev.
frågeguide på vad ni vill ha reda på/veta om
projektet?

3. Viktiga initiala frågor
• Hur kom projektet till?
• Vilka behov skall projektet och E-handelslösningen
tillgodose ? (olika intressenter kan ha olika behov)
• Hur jobbade man med planering?
• Vilka planeringsparametrar användes?
• Hur såg eventuella affärskalkyler ut?
• Vad fungerade bra respektive dåligt?
• Analys/slutsatser?
• Vad kan man lära från projektet?

4. Fyra projektarketyper
• Produktutvecklingsprojekt
• Marknadsprojekt
• Interna förändringsprojekt
• Kundorder projekt
(Källa: Jansson & Ljung)

5. Projektets olika steg
För-
Direktiv Plan
studie
Genom-
Idéfas
förande
Utvär- Över- Avslut-
dering lämning ning

7. Projektets flöde
Fullföljs ej
Gate
Genom-
förandet
fullföljs

8. Projektets steg
För- Genom- Av-
Idéfas Direktiv Plan
studie förande slutning
•Problem •Förstudie •Direktivdialog •Mål •Projektstart •Resultatpresentation
•Idégenerering •Förundersökning •Projektdirektiv •Strategi •Detaljplanering •Projektuppföljning
•Projektförslag •Förprojekt •Beställning •Tidsplan •PERT & Gantt •Rapport
•PMMR •Intressentanalys •WBS •Uppföljning •Slutmöte
•Beslut •Projektbudget •Mötesstruktur •Erfarenhetsuppföljning
•Projektorganisation •Delaktighet •Utvärdering
•Riskanalys •Intressegemenskap
•Grupprocess
•Ledarskap

9. Olika intressenter

10. Intressentanalys för
projektet
Beställaren
Intressent A Styrgruppen
Projekt-
Intressent B Projekt
ledaren
Intressent C Linjen
Projekt-
gruppen

11. Projektorganisationen
Uppdragsgivare
”Beställare”
Styrgrupp
Referens-
grupp
Projektledare
Projektgrupp
Del- Del- Del-
projekt- projekt- projekt-
grupp grupp grupp

13. Genom-
förande Genomförande
• Projektstart
• Detaljplanering
1) Styrning • Använda verktygen
• Ständig uppföljning
Projekt- • Mötesstruktur
2)Deltagarnas
ledning • Delaktighet
motivation
Operativt • Intressegemenskap
arbete • Grupprocess
• Ledarskap

14. Skillnad PL och linjeledare
•Linjeledare har ett ökat personalansvar
•Linjeledare styr över en kontinuerligt, tillsvidare ofta löpande
rutinartad verksamhet
•Linjeledare skall se till att saker och ting fungerar på lång sikt
•PL tillfällig organisation som under en kort tid skall högprestera
•PL har tydlig fokus på uppdrag och mål
•PL skall ha en kreativ, målorienterad och problemlösande grupp,
som ofta består av specialister som måste samverka

15. Projektstarten
• Projektstarten planeras in med eventuella aktiviteter
• Instudering av bakgrundsfakta
• Övergripande information om projektplanen
• Presentationer av deltagare.
• ”Kick-off” aktiviteter kan ha goda effekter.
• Eventuellt projektnamn och profilering/logotyp.
• Förhållningssätt externt.
• Objektiva och subjektiva förväntningar
• Engagera deltagarna genom brain-storming och att få vara med i
att effektivisera projektet

16. Olika typer av mål
• Huvudmålet är en övergripande beskrivning av vad
som ska åstadkommas (ofta kortfattad).
• Delmålen hjälper till att beskriva projektets slutmål,
dvs. de kompletterar och specificerar huvudmålet.
• Milstolpar är relaterat till objektet och delmålen (kan
ibland likställas med etappmål men är inte tidsbundna).
• Etappmål är tidsbundna kontrollstationer på vägen mot
slutmålet och ska således planeras in i tidsplanen och
inte anges i målformuleringen.
• Effektmålen är viktiga, vad projektet ska leda till på
sikt. (jmf process)

17. Hålla koll och kommunicera
• Detaljplanering sker kontinuerligt även under projektets
gång
• Styra genom att klargöra och stämma av mål och
aktiviteter
• Klargöra; vad göra? Hur göra? När göra? (varför gör?)
• Eventuellt även tydliggöra roller i projektgruppen
• Synkronisera olika aktiviteter med varandra
(försöka upptäcka ”beroenden” i tid)
• Klargöra för de berörda deras aktiviteters beroenden så
att de kan synkronisera.

18. Detaljplanering - aktiviteter
• Nya aktiviteter och delaktiviteter som dyker upp måste
planeras in
• Fortsatt nedbrytning av aktiviteter - Arbeta med WBS
tillsammans med medarbetare och lyssna på (hålla koll på)
vad som dyker upp
• Beredskap för behov av nya material, verktyg hjälpmedel som
kommer att behövas i projektet.
• Bedöma vad som är rimligt att få med; vad som måste utföras
i projektet utifrån åtagande och vad som kan ”stå över”
• Lägga in nya/tillkommande aktiviteter i tidsplanen
• Göra alla medvetna om att alla projekt, oavsett hur väl
planerade, alltid skall kunna hantera det oförutsedda (ingår i
idén med projekt som ”problemlösande”)

19. Dokumentation
• Varför dokumentation? Onödig byråkrati eller nödvändig
information?
• Vad bör dokumenteras? Formella krav och informella
behov
• Formella krav; vad har blivit lovat vid beställningen, vad
är PL:s åtagande?
• Informella behov; vad behöver du och gruppen ha
kännedom om mellan mötena?
• Hur får beställaren kännedom om proj mellan mötena i
styrgruppen?
Forts……

20. Effektivitet i projekt
• Att få saker att hända och att eliminera slöserier under projektets
gång!
• Projekt med stora budgetar kan vara för överdimensionerade –
enormt slöseri med resurser och inga konkreta resultat!
• Att alla följer tidsplaner och gör det de ska!
• PL har det övergripande ansvaret – viktigt att medarbetarna
”känner” sitt ansvar!
• ”Kvalitet” och ”djupdykningar ”i detaljer kan förstöra helheten i
projektet!
Forts….

21. Effektivitet i projekt
• Eliminera onödiga ”slöserier” i projekt - värdera allt som görs
utifrån projektmålet, projektbudgeten och tidsplanen.
• Det som bryter mot tidplan eller budget måste följas upp
• Hitta ”läckage” som:
- onödiga ”ställtider” (rörelser, förflyttningar, bearbetningar,
materialhämtning, konflikter mellan aktiviteter-”kortslutningar”,
onödiga rutiner etc)
• Hitta tidstjuvar (onödiga aktiviteter, vissa personer, internet etc)

22. Visualisering
• Hur projektet blir synligt – ”transparent” för berörda.
• Kommunikationens plus- och minussidor – viktigt att alla
känner till det de bör känna till, inte att få sålla och gräva
bland för mycket högar. Hur veta att alla vet det de bör
veta?
• Öppna visuella planer – ”byggboden” scheman –
projektrum etc
• Virtuella projektrum – hemsida, bloggar, mailprogram
”svara alla” funktionen, Projektplatsen, Google

23. Projektgruppsmöten
• Inplanerade möten i projektplanen
• Syfte: Informera och kommunicera - avstämning
• Förbered tid, plats, mål med möte, deltagare, ev förhandsinfo,
protokoll etc
• Dagordning för möten - mötets punkter plus ev. övriga frågor
• Börja i tid, sluta i tid!
• Viktigt med mötesordförande
• Följa upp nuläget i projektet
• Rapportera avvikelser och förändringar
• Lösa problem
• Göra åtgärdsplaner
• Fatta beslut
• ”Bordlägga” frågor som vi inte hinner eller kan lösa nu!
• Behövs mötet? Om inte; ställ in mötet – invänta nästa!

24. Mötesteknik
• Hur få alla att vara med och prata? (fråge-
svarsrundor, dela in i mindre grupper, rak
fråga)
• Hur hantera en person som tar över?
(respekt för individen är grunden men
viktigt att hålla sig till den ordning som
upprättats så att allt och alla kommer med!,
Upprätta ett sådant förtroendekontrakt med
deltagarna)

25. Dokumentation fortsättning
• Vid projektets avslut och överlämnande av resultat, vad
behöver användarna känna till?
• Vid ett ev. byte av projektledare, eller nya medarbetare,
vad behöver de känna till?
• Eventuell offentlighet som hänsyn måste tas till –
massmedia etc.