Les critères de choix d'un
            intranet




Conférence Solutions Intranet 2009
Les critères de choix d'un
          intranet




 Par Alexandre Garel - Pilot Systems
Les critères de choix d'un
                 intranet

●   Objectifs
●   Axes
●   Solutions
●   ROI
●   Études de cas
Objectifs
●   créer la cohésion, l'appartenance
    –   important si multi-entités, multi-site ou nomade (ex:
        comm...
Objectifs
●   rationaliser les processus
    –   formulaires
    –   annuaire en ligne
    –   gestion de documents
    – ...
Objectifs

●   partager/organiser la connaissance
    –   entre les personnes et dans le temps
    –   gestion de la conna...
Objectifs
●   décloisonner les services /agences
    –   important pour l'industrie mais aussi le tertiaire
    –   actual...
Axes - culture d'entreprise
●   culture managériale
    –   hiérarchique
         ●   workflow et rôles
         ●   vocab...
Axes - culture d'entreprise

●   Culture informatique interne
    –   identifier les rôles
    –   ne pas créer de fossé
 ...
Axes - culture d'entreprise
●   type de SI
    –   applications métier
    –   hétérogène ?
    –   progiciels
         ● ...
Axes – type d'intranet
●   communication interne
    –   news / événement / délégation par services /
        sondages / R...
Axes – type d'intranet
●   collaboration
    –   Wiki / agenda / annuaire en ligne / CRM
●   portail métier
    –   docume...
Axes - extensions
●   gestion documentaire
    –   documents indexés
    –   recherche
●   GED
    –   numérisation du pap...
Axes - extensions
●   gestion de la connaissance
    –   faq / forums / wiki / tracker
●   ECM
●   extranet
    –   acteur...
Solutions - typologie
●   orienté document
    –   bureautique
         ●   Quotero / Share Point
         ●   risque de d...
Solutions – typologie
●   solution clés en main
    –   l'interface et l'ergonomie comptent
    –   adapter l'organisation...
Solutions – typologie
●   personnaliser
    –   Formulaire + envoi de mail
    –   intégration au SI
    –   se faire aide...
ROI
●   Les gains de productivité sont difficiles à
    mesurer
    –   Diffus
    –   somme d'actions avec ROI très fort ...
ROI - critères
●   TCO
●   taux d'utilisation
    –   combien de recherches
    –   utilisation de l'annuaire
    –   lect...
ROI - critères
●   temps passé à la mise à jour
    –   positif ou négatif selon les cas
    –   à mesurer selon le profil...
ROI - pièges
●   sur la structuration
    –   dans les processus
    –   dans les contenus
    –   l'information doit rest...
ROI - pièges
●   conduite du changement
    –   mieux vaut retomber sur des outils maîtrisés pour
        l'occasionnel – ...
ROI - pièges
●   le look compte
    –   penser web
    –   ne pas laisser seulement aux mains de la com
        interne ;-...
Cas d'utilisation
●   Général de Protection
    –   actualités régionales
    –   publication des affaires remportées
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Les critères de choix d'un intranet

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Conférence sur les critères de choix d'un intranet par Alexandre Garel (Pilot systems) lors du salon intranet 2009.

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Les critères de choix d'un intranet

  1. 1. Les critères de choix d'un intranet Conférence Solutions Intranet 2009
  2. 2. Les critères de choix d'un intranet Par Alexandre Garel - Pilot Systems
  3. 3. Les critères de choix d'un intranet ● Objectifs ● Axes ● Solutions ● ROI ● Études de cas
  4. 4. Objectifs ● créer la cohésion, l'appartenance – important si multi-entités, multi-site ou nomade (ex: commerciaux) – actualités / petites annonces / trombinoscope / blogs / social web ● communication managériale – messages rémanents – en continu – à la demande (RSS / notification mail)
  5. 5. Objectifs ● rationaliser les processus – formulaires – annuaire en ligne – gestion de documents – workflow ● approbation de dépense ● approbation de congés ● accès restreint à des documents et cycle de vie
  6. 6. Objectifs ● partager/organiser la connaissance – entre les personnes et dans le temps – gestion de la connaissance (knowledge management) – documentation des procédures – wiki sémantique du métier – documentation marketing – archivage légal
  7. 7. Objectifs ● décloisonner les services /agences – important pour l'industrie mais aussi le tertiaire – actualités – gestion de projet ● combinaison workflow + gestion documentaire ● habilitations contrôlées
  8. 8. Axes - culture d'entreprise ● culture managériale – hiérarchique ● workflow et rôles ● vocabulaire et taxonomie – horizontale ● contrôle à postériori ● nombreux rédacteurs ● vie sociale – CE ● petites annonces ● carnet rose
  9. 9. Axes - culture d'entreprise ● Culture informatique interne – identifier les rôles – ne pas créer de fossé – s'appuyer sur les acquis (bureautique / internet) – jeu / découverte ● nuages de tag ● stimulation collective ● sondages
  10. 10. Axes - culture d'entreprise ● type de SI – applications métier – hétérogène ? – progiciels ● Lotus Notes ● Microsoft ● Autre – culture DSI : Open Source / IBM / Ms / Unix / etc....
  11. 11. Axes – type d'intranet ● communication interne – news / événement / délégation par services / sondages / RSS / météo etc... ● portail RH – Trombinoscope / congés / formulaires / communication RH ● portail applicatif – souvent un moyen de faire aller sur l'intranet – mail / lien vers les applications / recherche web
  12. 12. Axes – type d'intranet ● collaboration – Wiki / agenda / annuaire en ligne / CRM ● portail métier – documentation produit / documentation des processus – formulaires spécifiques
  13. 13. Axes - extensions ● gestion documentaire – documents indexés – recherche ● GED – numérisation du papier – stockage permanent – digital assets management
  14. 14. Axes - extensions ● gestion de la connaissance – faq / forums / wiki / tracker ● ECM ● extranet – acteurs internes ou externes ? – lien au site web ? ● social web – blogs / folksonomy / rating / network
  15. 15. Solutions - typologie ● orienté document – bureautique ● Quotero / Share Point ● risque de défavoriser la vision d'ensemble – web ● Alfresco / eXo Platform / Oracle ● portail – favorise la visualisation – Plone / Drupal / Nuxeo
  16. 16. Solutions – typologie ● solution clés en main – l'interface et l'ergonomie comptent – adapter l'organisation interne au logiciel – création de formulaire facile ? – combien de cas d'utilisation sont pris en compte ? – l'évolutivité compte tout de même
  17. 17. Solutions – typologie ● personnaliser – Formulaire + envoi de mail – intégration au SI – se faire aider ● développements – modélisation du métier – intégration aux applications métier – un des grands atouts de l'Open Source – innover
  18. 18. ROI ● Les gains de productivité sont difficiles à mesurer – Diffus – somme d'actions avec ROI très fort ou très faible suivant les cas d'utilisation – exemple : recherche / impact d'une information sur le décisionnel
  19. 19. ROI - critères ● TCO ● taux d'utilisation – combien de recherches – utilisation de l'annuaire – lecture des news – participation aux sondages – typologie (personnes / profils)
  20. 20. ROI - critères ● temps passé à la mise à jour – positif ou négatif selon les cas – à mesurer selon le profil – mesurer le temps de production / temps de validation ● contenus – typologie des consultations – pertinence des échanges – Structuration et durée dans le temps de l'information ● niveau d'automatisation et couverture du besoin
  21. 21. ROI - pièges ● sur la structuration – dans les processus – dans les contenus – l'information doit rester semi-structurée – s'appuyer sur le LDAP/AD ● goulots d'étranglements – validation à postériori si possible – déléguer par sections – administrateur fonctionnel pour débloquer les situations
  22. 22. ROI - pièges ● conduite du changement – mieux vaut retomber sur des outils maîtrisés pour l'occasionnel – ex : formulaire de soumission de fichier – imposé ou proposé ? – commencer par les plus motivés – démarrer tout de suite améliorer au fil du temps mais sans créer d'expérience trop négative ● optimiser l'accès – SSO – portail applicatif
  23. 23. ROI - pièges ● le look compte – penser web – ne pas laisser seulement aux mains de la com interne ;-) – attention à l'effet « couleur du parc à vélo »
  24. 24. Cas d'utilisation ● Général de Protection – actualités régionales – publication des affaires remportées – résultat des commerciaux (émulation) – documentation interne – RSS – annuaire – workflow à 4 niveaux
  25. 25. Contact ● Mail : info@pilotsystems.net ● Site : www.pilotsystems.net ● Téléphone : 01 44 53 05 55

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