manual de excel

1. UNID
MANUAL DE EXCEL
PRACTICA
PONCE RIVAS BRYAN
13

2. MANUAL DE EXCEL
INDICE
HOJA DE CÁLCULO .............................................................................................................................. 3
ENTORNO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 4
EDICION AREA DE TRABAJO ............................................................................................................... 5
REFERENCIAS: RELATIVAS Y ABSOLUTAS ENTRE HOJAS Y LIBROS .................................................... 6
REFERENCIA RELATIVA .................................................................................................................... 7
REFERENCIA ABSOLUTA .................................................................................................................. 7
FORMULAS .......................................................................................................................................... 8
FUNCION ........................................................................................................................................... 10
PROMEDIO ........................................................................................................................................ 11
Descripción .................................................................................................................................. 11
MAX................................................................................................................................................... 12
MIN.................................................................................................................................................... 14
MODA................................................................................................................................................ 16
Promedio ............................................................................................................................... 17
Mediana ................................................................................................................................ 17
Moda ..................................................................................................................................... 17
CONTAR............................................................................................................................................. 18
Rango ............................................................................................................................................ 18
Criterio ........................................................................................................................................... 18
Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes ........................................................................... 19
CONDICIONALES ............................................................................................................................... 20
Utilizar fórmulas condicionales en Excel para analizar los datos financieros ....................... 20
Función SI ...................................................................................................................................... 21
....................................................................................................................................................... 21
IMAGEN O GRAFICO ......................................................................................................................... 22
Insertar una imagen en un gráfico ........................................................................................... 22
FUNCION DEL TEXTO ........................................................................................................................ 24
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3. MANUAL DE EXCEL
FILTROS Y VALIDACION..................................................................................................................... 26
HOJA DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas
que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos.
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4. MANUAL DE EXCEL
Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva
incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos
matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.
La estructura principal que utiliza este software para almacenar y
organizar la información es un área de trabajo en forma de matriz,
como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un número
determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo.
ENTORNO DE TRABAJO
Cuando se ejecuta el programa desde alguna de las dos primeras
opciones anteriores se presenta una pantalla inicial. Excel es una
aplicación que se ejecuta bajo Windows, por lo tanto se abrirá dentro
de una ventana, tal cual como lo hacen las otras aplicaciones
Windows. En la siguiente figura se muestra la ventana con la pantalla
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5. MANUAL DE EXCEL
Inicial.
EDICION AREA DE TRABAJO
Este consejo es para aquellos que utilizan Excel con múltiples libros
abiertos al mismo tiempo y que todos los días toman tiempo para abrir
todos los archivos para continuar con su trabajo. La solución está en
crear un área de trabajo en Excel.
El primer paso es abrir todos los archivos que utilizas cotidianamente y
arreglar cada una de las ventanas de la manera que mejor te
acomode:
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6. MANUAL DE EXCEL
Una vez que tienes las ventanas en las posición adecuada debes ir a
la ficha Vista y dentro del grupo Ventana pulsar el botón Guardar área
de trabajo. Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar área de
trabajo y solo deberás proporcionar un nombre antes de pulsar el
botón Guardar.
El archivo se guardará con la extensión XLW la cual corresponde a
un área de trabajo en Excel. Para volver a utilizar el área de trabajo
debes ir a Archivo > Abrir y dentro del cuadro de diálogo Abrir
seleccionar la opción Área de trabajo.
REFERENCIAS: RELATIVAS Y ABSOLUTAS ENTRE HOJAS Y LIBROS
Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una
celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda
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7. MANUAL DE EXCEL
que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. Se
refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y se
puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel
pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula.
REFERENCIA RELATIVA
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que
si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la
referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente. Por ejemplo:
REFERENCIA ABSOLUTA
• Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si
cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia
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8. MANUAL DE EXCEL
absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y
es necesario cambiarlas a referencias absolutas.
Por ejemplo:
FORMULAS
Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de
una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos
cambien.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la
fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin
importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las
mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben
empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la
celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:
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9. MANUAL DE EXCEL
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel
y el cual será mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una
fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera
cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no
especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la
operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la
ecuación pero no realiza ningún cálculo.
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10. MANUAL DE EXCEL
FUNCION
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará
más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el
menú Insertar.
Elegir la opción Función...
O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.
Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo
una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una
función: y a continuación hacer clic sobre el botón
, de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una
función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
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11. MANUAL DE EXCEL
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos
seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O
seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo
aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto
la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos
elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función
que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte
inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción
de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
PROMEDIO
Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de
la función promedio en Microsoft Office Excel.
Descripción
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por
ejemplo,
si
el rango A1:A20
contiene
números,
la
fórmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos
números.
La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos
número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango
para el que desea el promedio.
número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos
adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.
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12. MANUAL DE EXCEL
MAX
MAX (número1; número2;...)
Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea
encontrar el valor máximo.
Observaciones
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13. MANUAL DE EXCEL
Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias
que contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales
de números escritos directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los
números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto
las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o
en la referencia.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a números provocan errores.
Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números
en una referencia como parte del cálculo, utilice la función MAXA.
Ejemplo
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo
en blanco.
Cómo copiar un ejemplo
A
1
2
Datos
10
3
7
4
5
6
9
27
2
Fórmula
Descripción (resultado)
=MAX(A2:A6)
El mayor de los números anteriores (27)
=MAX(A2:A6;30)
El mayor de los números anteriores y 30 (30)
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14. MANUAL DE EXCEL
MIN
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN (número1; número2;...)
Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea
encontrar el valor mínimo.
Observaciones
Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias
que contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales
de números escritos directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los
números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto
las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o
en la referencia.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
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15. MANUAL DE EXCEL
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a números provocan errores.
Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números
en una referencia como parte del cálculo, utilice la función MINA.
Ejemplo
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo
en blanco.
Cómo copiar un ejemplo
A
1
2
Datos
10
3
7
4
5
6
9
27
2
Fórmula
Descripción (resultado)
=MIN(A2:A6)
El menor de los números anteriores (2)
=MIN (A2:A6; 0)
El menor de los números anteriores y 0 (0)
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16. MANUAL DE EXCEL
MODA
MODA (número1; número2;...)
Número1, número2...
son de 1 a 255 argumentos cuya moda
desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una
referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y
coma.
Observaciones
Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias
que contengan números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o
celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán
las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a números provocan errores.
Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA
devuelve el valor de error #N/A.
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17. MANUAL DE EXCEL
NOTA La tendencia central de medidas de la función MODA, que es
la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución
estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son
las siguientes:
Promedio
Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de
números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números.
Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es
5.
Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir,
la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los
números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana
de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de
números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres
medidas de tendencia central son iguales. Para una distribución
sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.
Ejemplo
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo
en blanco.
Cómo copiar un ejemplo
A
1
2
Datos
5,6
3
4
4
5
4
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18. MANUAL DE EXCEL
6
7
3
2
4
Fórmula
Descripción (resultado)
=MODA(A2:A7)
Moda, es decir, número que se repite con más frecuencia (
CONTAR
Rango
es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio
es el criterio en forma de número, expresión, referencia a
celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32",
"manzanas" o B4.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar
para analizar los datos basándose en una condición.
Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número
dentro de un rango, use la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.
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19. MANUAL DE EXCEL
Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una
condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de
ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.
Para contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y
CONTAR.BLANCO.
Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja
de cálculo en blanco.
¿Cómo?
A
Datos
manzanas
32
54
melocotones
75
manzanas
86
Fórmula
Descripción (resultado)
=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")
Número de celdas con manzanas en la primera columna
=CONTAR.SI(A2:A5,A4)
Número de celdas con melocotones en la primera colum
=CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2)
Número de celdas con naranjas y manzanas en la primer
(3)
=CONTAR.SI(B2:B5;">55")
Número de celdas con un valor superior a 55 en la segun
(2)
=CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4)
2
Datos
naranjas
1
B
Número de celdas con un valor distinto a 75 en la segun
3
4
5
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Página 19

20. MANUAL DE EXCEL
(2)
=CONTAR.SI(B2:B5,">=32")CONTAR.SI(B2:B5,">85")
Número de celdas con un valor superior o igual a 32 e in
la segunda columna anterior (3)
CONDICIONALES
Utilizar fórmulas condicionales en Excel para analizar los datos
financieros
En Microsoft Office Excel 2003, se puede usar la función SI para crear
fórmulas condicionales que analicen datos y devuelvan un valor
basado en los resultados de dicho análisis. Por ejemplo, se puede
configurar una hoja de cálculo para que realice las siguientes tareas:
Mostrar un mensaje cuando se cumpla una condición; por ejemplo, el
mensaje "Atrasado" cuando una factura sin pagar tenga más de 30 días.
Devolver un valor basado en el resultado de una operación, como por
ejemplo, un porcentaje de descuento si una factura se paga como máximo
a los 30 días de la fecha de la factura.
Verificar si existen errores. Por ejemplo, mostrar un mensaje de error si los
totales de las filas y de las columnas no coinciden.
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21. MANUAL DE EXCEL
Evitar que aparezca el error #DIV/0! cuando el campo divisor esté vacío o
su valor sea 0 (cero).
Función SI
La función SI adopta los siguientes argumentos.
prueba lógica: condición que se desea comprobar
valor_si_verdadero: valor que se debe devolver si se cumple la
condición
valor_si_falso: valor que se debe devolver si no se cumple la
condición
Mostrar un mensaje si se cumple una condición
-Es posible mostrar un mensaje basándose en un valor o en el
resultado de una operación. Por ejemplo, se puede mostrar "Atrasado"
para facturas sin pagar que tengan más de 30 días.
En la celda D7, escriba =SI ((HOY ()-B8)>30, "Atrasado", "Al día") y,
a continuación, presione ENTRAR.
Seleccione la celda D7 y, a continuación, arrastre el controlador de
relleno
sobre el intervalo de celdas que desee que muestren el
mensaje. Si la fecha en curso es superior a 30 días a partir de la fecha de
la factura, el valor de la celda es "Atrasado". Si no, el valor será "Al día".
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22. MANUAL DE EXCEL
IMAGEN O GRAFICO
Puede mejorar un gráfico insertando una imagen (por ejemplo, el
logotipo de la empresa) en el área del gráfico. O bien, puede usar un
relleno de imagen para llamar la atención sobre elementos específicos
del gráfico, como el área del gráfico, el área de trazado,
los marcadores de datos (en gráficos de columnas, barras, áreas,
burbujas, líneas 3D y radar relleno), la leyenda (en gráficos 2D y 3D) o
los planos laterales e inferior 3D de un gráfico.
También puede copiar una imagen en un gráfico o crear un gráfico de
elementos como marcadores de datos en gráficos de líneas 2D,
gráficos de dispersión o un gráfico de radar no relleno. Si una imagen
ya no es necesaria, puede quitarla.
Insertar una imagen en un gráfico
1. Haga clic en el área de trazado del gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se
agregan las fichas Diseño, Distribución y Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Insertar, haga clic en Imagen.
3. Busque la imagen que desee insertar y, después, haga doble clic en ella.
PONCE RIVAS BRYAN
Página 22

23. MANUAL DE EXCEL
SUGERENCIA Para agregar varias imágenes, mantenga presionada
la tecla CTRL mientras hace clic en las imágenes que desee insertar y,
a continuación, haga clic en Insertar.
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Página 23

24. MANUAL DE EXCEL
FUNCION DEL TEXTO
La función TEXTO convierte un valor numérico en texto y le
permite especificar el formato de presentación mediante
cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando
desea ver los números en un formato más legible o cuando
desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo,
supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para
que el formato del número sea un importe de moneda, puede
usar la siguiente fórmula:
=TEXTO (A1;"$0,00")
En este ejemplo, Excel muestra $23,50.
También puede dar formato a los números con los comandos
del grupo Número de la ficha Inicio de la Cinta de opciones.
Sin embargo, estos comandos funcionan únicamente si toda
la celda es numérica. Si desea dar formato a un número y
combinarlo con texto, la función TEXTO es la mejor opción.
Por ejemplo, puede agregar texto a la fórmula anterior:
=TEXTO (A1;"$0,00") & "por hora"
Excel muestra $23,50 por hora.
A
B
C
Vendedor
Ventas
Datos
Navarro
2800
39300,625
López
40%
Fórmula
Descripción
PONCE RIVAS BRYAN
Resultado
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25. MANUAL DE EXCEL
=A2&" vendió unidades por valor de
"&TEXTO (B2;"$0,00") &"".
Combina la celda A2, la cadena de texto "vendió",
la celda B2 (con formato de moneda) y la cadena de
texto "unidades por valor de" en una frase.
Navarro ven
unidades po
de $2800,00
=A3&" vendió "&TEXTO
(B3;"0%")&" de las ventas totales".
Combina la celda A3, la cadena "vendió", la celda
B3 (con formato de porcentaje) y la cadena de texto
"de las ventas totales" en una frase.
López vend
de las venta
="Fecha: " & TEXTO(C2;"aaaa-mmdd")
Muestra el valor de C2 en formato de año de 4
dígitos, mes de 2 dígitos y día de 2 dígitos.
Fecha: 2007
="Fecha y hora: " & TEXTO
(C2;"d/m/aaaa h: mm a.m. /p.m.")
Muestra el valor de la celda C2 en formato de fecha
corto y formato de hora de 12 horas.
Fecha y hor
6/8/2007 3:0
=TEXTO(C2;"0,00E+00")
Muestra el valor de C2 en formato científico
(exponencial).
3,93E+04
TEXTO(C2;"$#.##0,00")
Muestra el valor de C2 en formato de moneda, con
un separador de miles.
$39.300,63
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26. MANUAL DE EXCEL
FILTROS Y VALIDACION
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un
nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.
Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.
Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas
flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
PONCE RIVAS BRYAN
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27. MANUAL DE EXCEL
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En
este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a
los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto
a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo,
portátil y proyector.
PONCE RIVAS BRYAN
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