1. LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
EN LA MICRO, MEDIANAY PEQUEÑA EMPRESA
QUE SON LAS MICRO, MEDIANA Y PEQUEÑA EMPRESA
Existen diversos criterios para clasificar a las empresas. El más conocido es el que se
basa en el tamaño de la unidad económica, en función del número de empleados.
En el caso de Panamá, la definición oficial difiere de la utilizada en la mayoría de los países
latinoamericanos. Esta se basa en un solo criterio, el volumen de ventas brutas anuales (ingreso
bruto anual), tal y como lo establece la Ley Nº 8 de 29 de marzo de 2000.
Esta Ley presenta las siguientes definiciones:
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 “Micro empresa: unidad económica, formal o informal, que genera ingresos brutos
o facturación anual hasta la suma de ciento cincuenta mil balboas (B/. 150,000.00).
 Pequeña empresa: unidad económica, formal o informal, que genera ingresos brutos
o facturación anuales desde ciento cincuenta mil balboas con un centésimo
(B/.150,000.01) hasta un millón de balboas (B/.1,000,000).
 Mediana empresa: unidad económica, formal o informal, que genera ingresos brutos
o facturación anuales desde un millón de balboas con un centésimo (B/.1,000,000.01)
hasta dos millones quinientos mil balboas (B/. 2, 500,000)”.
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES EN LA EMPRESA
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, atendiendo a lo
siguiente:
• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
• Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
Entre estos documentos tenemos:
Cartas Comerciales, facturas, Nota de débito, Nota de crédito, Cheque, Recibo. Pagaré,
memorando, Certificados, Minutas, Actas, Poder, etc. Los cuales analizaremos más adelante
detalladamente.
LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
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2. La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones
comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito
indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.
Importancia de la correspondencia comercial
Es el medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse
con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo
largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que
existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al
destinatario.
Qué es la Carta Comercial
Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico y cuyo contenido está relacionado
con operaciones específicas como: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc.
Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.
Presentación de la Carta Comercial
En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el
momento de su presentación, que podrían costar el éxito de un proyecto empresarial.
• En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de
misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.
• El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa.
• Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar.
• La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos
modernos, donde las tecnologías de información manejan el panorama empresarial, dejaría mucho
que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora.
Partes principales de la Carta Comercial: son las partes que nunca deben faltar en una carta
comercial.
Estas son:
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o
entidad que va impreso en la parte superior del papel en una carta.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así
como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
4. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto
de la carta.
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3. 5. Texto o cuerpo de la carta: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el
cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje
claro, preciso, natural y espontáneo.
6. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del
mensaje.
7. Antefirma: es el nombre de la empresa que remite la carta. Se escribe en mayúscula
cerrada.
8. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo
expresado en la carta.
9. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el
dictado y mecanografiado de la carta (jefe y secretaria).
El Membrete. Incluye los datos principales de la persona o corporación que dirige la carta; tales
como:
 Nombre
 Dirección
 Logotipo
 Teléfono, fax, email, etc.
Generalmente, las empresas y algunos particulares, cuentan con papel membretado; esto es, papel
impreso con la información descrita anteriormente.
El membrete se ubica en el borde superior de la hoja, pero igualmente podemos encontrarlo en
otras partes de la hoja.
Cuando la hoja lleva membrete, la fecha se escribe de dos a tres espacios después del membrete y a
la misma no se le coloca, en este caso, el nombre de la ciudad, ya que en el membrete también lo
encontramos y sería repetir lo mismo.
Estilos o formas de disposición de las cartas
1. Estilo Bloque o Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las
líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.
2. Estilo Bloque Modificado: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia
consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y la de firma se escriben
comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este
estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada
párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:
cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios
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4. en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las
iniciales de identificación y la firma. Este estilo no es usado a nivel comercial.
Puntuación de la Carta Comercial
Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación que
complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación:
1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la
fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma, o sea, que no lleva signos de
puntuación en ninguna de sus partes componentes.
2. La Puntuación Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o
componentes. Se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de
la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima
que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del
saludo y se usan coma después de la firma y punto después del cargo.
3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se
usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.
Partes secundarias de la carta comercial: estas partes no están presentes todo el tiempo en una
carta. Su presencia va a depender unas del interés del remitente (atención, asunto y copias) y otras,
de la misma carta (anexos).
• Atención: esta parte se coloca en la carta cuando queremos hacer un llamado de atención a
una persona o departamento en particular. Sólo aparece cuando el destinatario está en plural,
o sea, que la carta va dirigida a un grupo. Se coloca entre el destinatario y el saludo a dos
espacios entre cada uno.
• Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el
que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. Se escribe entre el
saludo y el texto, igualmente a dos espacios entre los mismos.
• Adjunto o Anexo: Sirven para listar los documentos o información adjunta o anexa
que se envía junto con la carta. Se coloca dos espacios después de la iniciales.
• Copias: debe colocarse en la carta cuando enviamos la misma carta a otras personas. Se
coloca dos espacios debajo de las iniciales, si no hay anexo.
• Posdatas: aunque en las cartas comerciales se debe prescindir de las posdatas
(utilizadas, generalmente en correspondencia particular), si se hace necesario se
puede utilizar, poniendo las siglas P.D. antes del comentario (P.S. en Inglés).
Lo habitual en las cartas comerciales es utilizar anexos o adjuntos. La forma de incluirlo
es al pié o final de la carta:
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5. EL SOBRE COMERCIAL
¿Qué es un sobre comercial?
Es una cubierta que guarda y reserva documentos o comunicaciones escritas como ejemplo la carta
Requisitos generales:
No se debe sellar con cinta adhesiva
No se debe sellar con pegante líquido
PARTES DEL SOBRE
• Datos del remitente: Se escribe en el borde superior izquierdo.
• Datos del destinatario: Se ubica más o menos en el centro del sobre. Si es de tres líneas se
escribe a doble espacio; por el contrario, si es de más de tres líneas se escribe a espacio
sencillo.
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6. DOCUMENTOS DE COMPRA-VENTA UTILIZADOS EN LAS EMPRESAS
Factura.
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para
el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su
compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y
el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y
concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
Nota de débito.
Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Nota de crédito.
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Cheque.
Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en
descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del
pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Recibos.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
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7. Pagaré.
Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta
indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
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