UNION EUROPEENNE
DELEGATION EN REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE
Appel à propositions Leadership et initiatives des acteurs non ...
Quelle est la différence entre le
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100 000 euros s’...
Les demandeurs peuvent-ils établir des
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Il n'existe pas de moyens particuliers mais c'est l'objectif de
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Qu’en est-il exactement des pièces
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Questions reponses sessions d'information

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Questions reponses sessions d'information

  1. 1. UNION EUROPEENNE DELEGATION EN REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE Appel à propositions Leadership et initiatives des acteurs non Etatiques en Côte d'Ivoire (LIANE) RÉFÉRENCE DE PUBLICATION: EuropeAid/135-519/L/ACT/CI QUESTIONS/ REPONSES Les demandeurs trouveront ci-dessous les réponses aux questions posées lors des sessions d'information qui se sont tenues à Abidjan le 13/05/2014 , à Bouaké le 22/05/2014, à Man le 27/05/2014 et à Bondoukou le 30/05/2014. Les questions envoyées à l'adresse email: delegation-ivory-coast-tenders@eeas.europa.eu seront publiées après le 24/06/2014 (date limite pour envoyer des demandes d'éclaircissement, cf. points 2.2.4 et 2.5.2 des lignes directrices) . Veuillez noter que le seul but de ce document est de clarifier certaines informations présentes dans les lignes directrices qui demeurent la seule base légale contraignante pour l'appel à proposition ci- dessus référencé. Afin de garantir un traitement équitable des demandeurs, l'Union européenne ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un demandeur, d’un partenaire ou d’une action. Demandeur et co-demandeur Comment le critère éliminatoire d'avoir déjà géré un projet de 100 00 euros a –t-il été choisi ? Comme la subvention minimum est de 100 000 euros, il s'agit de s'assurer de la capacité de gestion opérationnelle et financière du demandeur à gérer la subvention. Comment se vérifie le critère d'avoir mené un projet de 100 000 euros au cours des 5 dernières années ? Est-ce cumulatif ou s'agit –il d'un seul projet ? Le demandeur doit pour démontrer dans le dossier sa capacité de gestion et financière, avoir déjà géré un projet de 100 000 euros. Ce n'est pas cumulatif, il doit s'agir d'un seul projet mais qui peut avoir été mis en œuvre sur plusieurs années, les enveloppes annuelles pour un même projet peuvent donc se cumuler.
  2. 2. Quelle est la différence entre le demandeur et le codemandeur ? Le critère de l’expérience d’un projet de 100 000 euros s’applique-t-il au codemandeur ? Le demandeur et le codemandeur sont tous les deux bénéficiaires de la subvention et doivent remplir les critères d'éligibilité mais - seul le demandeur doit respecter le critère des 100 000 euros (cf question ci-dessus) - seul le demandeur signe le contrat et reçoit l'argent. Les coûts du codemandeur sont également éligibles. Si une OSC a déjà géré des budgets de plus de 100.000 € est-elle éligible? Si une OSC n'a pas bénéficié d'un projet de 100.000 € est-elle éligible? Attention à ne pas confondre budget et projet. Le critère de 100.000 € ne s'applique pas au budget (de fonctionnement) de l'OSC. La structure doit démontrer avoir géré un projet de 100.0000 € (sur 5 ans), quelle que soit la source de financement. Une dérogation à ce critère est-elle possible pour les associations d'handicapés ? Non Est-ce que le critère des 100.000 € peut s'appliquer à une personne physique qui a travaillé pour une OSC autre que le demandeur ? Non, la capacité doit être démontrée par la structure elle- même. Combien faut-il de co-demandeurs ? Y a-t- il un nombre limite? Il n'y a pas de règles, à vous de voir comment vous concevez le projet, en fonction des expertises etc. Nous encourageons les partenariats, mais il ne s'agit pas de présenter une action avec des codemandeurs pour le plaisir, la proposition doit être cohérente. Attention, rappel, un co-demandeur ne peut-être que dans une proposition (s'il est dans plusieurs, elles sont toutes éliminées) Est-ce qu'il faut être bénéficiaire du projet LIANE (axe renforcement de capacités) pour être éligible ? Un bénéficiaire de l'axe de renforcement des capacités du projet LIANE (appel à candidature du CERAP) est –il éligible ? Non, l'axe renforcement de capacités de Liane (géré par le Cerap et les coordinations régionales) est indépendant de l'axe "initiatives de gouvernance et de réconciliation nationale " (présent appel à propositions). Oui, dans le cadre de Liane, seules le CERAP, ASAPSU, ARK et COAB et COVABLSI sont exclues de cet appel à propositions. Que désigne-t-on par affiliée, contractant, associé etc. ? Une affiliée, c’est l’antenne ou l’annexe d’une organisation. Le contactant, c’est une structure avec laquelle on peut établir un contrat de prestation de services pendant l’exécution du projet. Un associé est une structure telle que un service déconcentré de l’Etat avec lesquels le demandeur peut avoir des collaborations pendant l’exécution du projet.
  3. 3. Les demandeurs peuvent-ils établir des partenariats interrégionaux ? Cela n’est pas défendu. C’est donc bien possible, pourvu que les domaines et priorités des Lignes Directrices soient respectés. Existe-il une clé de répartition entre demandeur et codemandeur ? La répartition des tâches entre le demandeur et le codemandeur est de la leur propre responsabilité. Est-ce qu'une autorité locale peut postuler en tant que codemandeur ? Si l'autorité locale est bénéficiaire d'une subvention de l'UE est-elle éligible ? Oui Oui mais et car seulement en tant que codemandeur Est- ce qu'une ONG locale partenaire dans un projet en cours ANE est éligible? Oui Est-ce qu'une organisation faitière dont des membres reçoivent des financements en cours est éligible ? Oui Quelles sont les dispositions pour prévenir et gérer les conflits éventuels entre demandeurs et co demandeurs à l’exécution du projet ? Le demandeur est le seul responsable de la gestion vis-à-vis de l’administration contractante. C’est pourquoi il lui est imposé le critère de l’expérience d’un projet de 100 000 euros. Il répond aussi des actes de ses codemandeurs. La DUE n’a aucune implication directe dans la gestion des projets. La DUE n’a donc pas à s’intéresser aux éventuels conflits. Avec la proposition les co-demandeurs doivent signer un document qui mandate le demandeur pour toutes les relations avec la DUE. Il est conseillé d’aller plus loin et de signer un contrat entre demandeur et co-demandeur. La DUE n’a pas vocation à s’intéresser aux éventuels conflits entre co-demandeur et demandeur, elle ne correspond qu’avec le demandeur qui est seul responsable vis-à-vis d’elle. Une faîtière peut-elle faire l’option du financement en cascades au profit de ses membres ? Une faîtière peut solliciter le financement en cascades au profit de ses membres, pourvu qu’elle justifie sa pertinence et remplisse les critères en la matière. Elle doit donc détailler la manière dont les membres seront sélectionnés et le type d’activité qui pourra être l’objet de la subvention dans sa proposition. Une faîtière peut aussi présenter une soumission avec certains de ses membres comme codemandeurs. Le demandeur peut-il compter sur ses codemandeurs pour répondre aux critères Oui, mais lui-même doit répondre fondamentalement à ces critères de capacité technique en tant que demandeur
  4. 4. de capacité technique ? principal. Les affiliées d’une organisation doivent- elles aussi fournir les mêmes pièces d’éligibilité ? Oui, les affiliées doivent aussi fournir les pièces d’éligibilité Le projet LIANE offrirait-il des possibilités de facilitation de recherche de codemandeurs? Non. Chaque OSC développe sa stratégie de recherche de codemandeurs. A noter cependant que le site Internet du projet LIANE permet de prendre connaissance d’un ensemble d’acteurs qui pourraient être intéressés. Priorités Thématiques Est –il possible de possible de proposer plusieurs thématiques de l'appel à proposition ? Est-il possible de croiser les thèmes ? Il est possible de toucher plusieurs thèmes à l'intérieur d'un même lot. Attention cependant, il y aura une évaluation particulière concernant le sous lot 2.1 "lutte contre la corruption", pour ce lot il faut bien identifier la thématique. Pour les autres lots, les projets seront classés tous ensemble selon la note reçue indépendamment des lots/sous-lots. Est-ce que l'action proposée doit être en relation avec les activités menées par le demandeur ? Le demandeur et le codemandeur doivent démontrer une expérience dans le domaine proposé. Combien d'OSC de niveau 2 seront retenues ? Tout dépend des montants demandés des meilleures propositions. Au vu de l'enveloppe disponible, entre 2 et 4 projets seront portés par des OSC de niveau 2 (demandeurs). De plus, d'autres OSC de niveau 2 pourront être retenues comme co-demandeurs dans d'autres projets ou bénéficier de soutien à des tiers. Le genre et les violences basées sur le genre sont-ils pris en compte dans les priorités de l’appel à projets ? Le genre et les violences basées sur le genre sont bien pris en compte par les priorités des lignes directrices Est-il possible de soumettre une proposition avec des actions différentes (en fonction des expertises des partenaires)? Le projet doit s'inscrire dans les thèmes prioritaires des lignes directrices. Il peut couvrir plusieurs actions. Attention à la pertinence et la cohérence du projet qui seront évalués par rapport à l'appel. Les thèmes relatifs à la protection et aux Violence basése sur le genre sont-ils inclus dans les priorités de l'appel ? Les demandes doivent s'inscrire dans les thèmes tels que définis dans les lignes directrices. Le comité d'évaluation appréciera la conformité et la pertinence de la proposition par rapport aux thèmes de l'appel. Budget Qu'est- ce que cela signifie que 2/3 du Il ne s'agit pas d'une subvention de fonctionnement de l'ONG
  5. 5. budget doit être réservé aux activités de l'action ? qui pourrait simplement couvrir des coûts de structure et administratifs. Ce sont les activités à mener qui doivent être le cœur de la proposition. Comment peut être apporté le minimum de 5 % de cofinancement ? Le cofinancement obligatoire ne peut pas provenir d'une autre subvention de l'UE et ne peut pas être fait pas un apport en nature. Il correspond donc à des dépenses réellement supportée pendant la durée du projet. A remarquer qu'il peut être réalisé par un apport en ressources humaines déjà existantes dans la mesure où il y a salaires payés. Est-ce que la Délégation donne son quitus sur les coûts proposés par le demandeur ? Avant la signature du contrat, le Comité d'évaluation peut demander des précisions sur certains coûts et demander d'en revoir certains. En outre il doit donner son accord sur les coûts proposés comme coûts simplifiés. En effet en cas d'acceptation de ces coûts simplifiés, ils ne seront pas vérifiés mais payés forfaitairement. Pour les autres coûts, il n'y aura pas lieu de demander des autorisations pendant le déroulement du contrat mais ils seront vérifiés à posteriori en fonction des coûts réels et des clauses contractuelles. Le budget proposé par le demandeur peut –il être révisé par la DUE ? Après sélection et avant signature du contrat le budget peut être revu par la DUE s'il contient des coûts unitaires ne correspondant pas au prix du marché. Doit-on fournir des factures pro-forma au niveau du budget Pas de pro-forma à fournir. Le comité d’évaluation se penche sur le réalisme des budgets Quelles sont les limites des enveloppes de subventions ? Les limites sont : 100 000 € à 200 000 € pour le lot 1 et 200 000 € à 300 000 € pour le lot 2 (jusqu’à 400 000 en cas de cascades) N.B : en euros (€) et pas en FCFA A noter cependant que cette limite s’exprime aussi en pourcentage de co-financement de l'UE. Par exemple: si pour un projet de 200.000 € le co-financement est de 50% et si les coûts réels du projet sont de 180.000 €, le projet LIANE supportera 90.000€ et non pas 100.000€ au final. Doit-on justifier à l’UE que le montant du budget qu’elle a subventionné ? Le demandeur doit justifier à l’UE le budget dans sa globalité. Le budget des ressources humaines Oui, le budget des Ressources humaines prend en compte
  6. 6. intègre-t-il les charges sociales et fiscales ? toutes les charges sociales et fiscales. Peut-on proposer le cofinancement d’un projet en cours ? Oui, il suffit d’apporter les preuves suffisantes des financements déjà acquis. Attention: le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement (FED). Les structures à financer en cascades doivent-elles être dans les mêmes domaines d’intervention que le demandeur ? Pas forcément, mais les actions à leur financer doivent être en adéquation avec les domaines et priorités des Lignes Directrices. Qu'appelle-t-on bureau local dans le budget du projet ? Que signifie le coût éligible de bureau local ? Il ne s'agit pas de votre siège actuel, mais des frais d'un bureau local qui serait créé pour les besoins de l'action. Les frais de votre siège actuel s'ils ne peuvent être individualisés pour l'action doivent être couverts par la ligne des coûts administratifs. C'est ainsi toujours le cas des loyers de votre siège, frais qui par essence, sont indépendants du fait que le projet existe ou pas Audit L'audit demandé est –il obligatoire et peut-il être interne ? L'audit est obligatoire, doit être externe, réalisé par un cabinet d'audit indépendant reconnu selon les normes standardisées applicables aux auditeurs. Les coûts relatifs à ces audits sont éligibles. Modalité de soumission des propositions Que signifie la liste de contrôle ? C'est un outil d'aide pour que demandeur soit apte à vérifier la complétude de son dossier et qui sera ensuite examiné par le Comité d'évaluation. L'inscription à PADOR est-elle obligatoire pour le demandeur et le codemandeur ? L'inscription à PADOR (sur Internet) est obligatoire pour le demandeur et le codemandeur. Mais en cas de problème il est possible de remplir l'annexe F du dossier de demande de subvention et de l'envoyer avec la demande. En cas de sélection, il faudra cependant mettre à jour la base PADOR. La candidature en ligne (par e-mail) est- elle possible ? Non – toute candidature en ligne sera rejetée.
  7. 7. Comment connaitre les autres demandeurs ? Il n'existe pas de moyens particuliers mais c'est l'objectif de l'appel à propositions de faire travailler ensembles les OSC. Le site internet du projet LIANE peut aider à faire connaître les ANE susceptibles d’être intéressées (www.liane-ci.com) Est- il possible d'envoyer des éléments supplémentaires que ceux prévus ? Afin de respecter l'égalité de traitement des demandeurs aucun autre document que ceux faisant partie du dossier complet de demande ne sera examiné par le Comité d'évaluation. Est-ce que la documentation relative aux séances de questions-réponses peut être envoyée par mail ? Non - le powerpoint de présentation et les questions– réponses seront publiés à l'issue de toutes les sessions d'informations. De quelle déclaration s’agit-il au sujet des demandeurs et des co demandeurs ? La déclaration des demandeurs et des co demandeurs est une partie du formulaire de demande de subvention au point 8 à remplir par ces derniers Doit-on présenter des indicateurs dans le dossier ? Oui il est nécessaire de présenter des indicateurs au niveau du cadre logique. Ces indicateurs sont nécessaires pour l’exécution, le suivi et l’évaluation du projet. Peut-on procéder au croisement de matériels ? Il n’y a pas d’apport en nature à présenter dans le dossier. Mais quand on veut mettre à contribution, il faut plutôt évaluer son coût à considérer au budget. Les matériels achetés par l’UE sur autre projets ne peuvent pas être valorisés comme contribution. Que peut-on enfin retenir du délai d’exécution des projets à soumettre, avec la situation non encore définie de la prorogation du délai de la convention de financement entre l’UE et l’Etat ivoirien ? La demande de prorogation avance normalement. L’Etat ivoirien a déjà donné son OK et le dossier est au niveau du siège à Bruxelles de la Commission européenne. La DUE estime que le dossier de simple prolongation ne présente pas de difficulté et sans pouvoir donner de garantie à 100% prévoit une issue favorable. Quelle est la durée des actions à proposer? Minimum 12 mois, maximum 24 mois, sous réserve de la prolongation de la Convention de financement de Liane qui est en bonne voie.
  8. 8. Qu’en est-il exactement des pièces d’éligibilité à fournir et des formalités bancaires? Quels sont les documents financiers dont il s’agit ? Les pièces d’éligibilité sont : les statuts, le récépissé, les derniers états financiers (bilan ou tableaux financiers). Les codemandeurs ne sont pas concernés. L’ouverture anticipée d’un compte bancaire est souhaité pour accélérer le processus de signature de contrat. Le compte peut être changé en cours de processus. Mais ce changement requiert des formalités administratives qui remontent jusqu’à Bruxelles, donc peuvent être parfois longues. Pour des mesures de transparence le compte du projet doit être séparé. Quels documents financiers doivent être présentés? Si votre dossier a été provisoirement sélectionné, vous devrez soumettre une copie des états financiers les plus récents de l'organisation et la fiche d'identification financière du demandeur, conforme au modèle et certifiée par la banque. Combien de projets sera-t-il financé en tout pour le lot 1 ? Au plus 3 à 4 projets. Le montant minimum des actions de ce lot est de 100.000 € et l’enveloppe globale prévue est de 400.000€ Y-a-t-il des régions privilégiées dans le cadre du présent appel à projets ? Y a-t-il des zones prioritaires ? Aucun privilège et aucune priorité ne sont accordés à une région. Toutes les régions partent sur les mêmes bases et seront traitées de la même façon. Par contre, à notation égale entre deux propositions dans le classement, priorité sera donnée à la demande portant sur une région non encore couverte. Non. Nous espérons que la diversité des propositions permettra de couvrir le plus de régions possibles. Avec les interventions des Co-demandeurs et les subventions en cascade, les propositions peuvent cibler plusieurs régions. En outre, en cas d'égalité entre deux demandes sur les dernières propositions, priorité sera donnée à une région non couverte.

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