Rapport over het gebruik van factuurautomatisering 2008.

1. DDinformatica bv Binnenweg 18 +31 23 567 2000 ddinfo@ddinformatica.nl Rabobank 34.58.63.003
2132 CT Hoofddorp +31 23 562 8585 www.ddinformatica.nl KvK Haarlem 34095319
Onderzoeksrapport
Factuurautomatisering 2008
DDinformatica
Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
15.12.2008

2. Inhoudsopgave
Inhoudsopgave 2
1. Inleiding en achtergrond 3
1.1. Definitie omschrijving ................................................................................. 3
1.2. Doelstelling ............................................................................................... 4
1.3. Doelgroepomschrijving................................................................................ 4
1.4. Onderzoeksvragen...................................................................................... 4
1.5. Onderzoeksverantwoording ......................................................................... 4
2. Bekendheid van factuurautomatisering 5
2.1. Bekendheid van factuurautomatisering ......................................................... 5
3. Huidige situatie 6
3.1. Maakt u reeds gebruik van factuurautomatisering? ......................................... 6
3.2. Belemmeringen huidige situatie factuurverwerking ......................................... 7
4. Organisatorische kenmerken 8
4.1. Branche .................................................................................................... 8
4.2. Knelpunten per branche .............................................................................. 9
4.3. Inzet factuurautomatisering per branche ....................................................... 9
5. Aantal facturen binnen bedrijven 10
5.1. Aantal facturen vs. inzet factuurautomatisering............................................ 10
5.2. Factuurverdeling per branche .................................................................... 11
6. Inzet van factuurautomatisering 12
6.1. Wanneer denkt u factuurautomatisering te willen inzetten? ........................... 12
6.2. Inzet factuurautomatisering per sector........................................................ 13
6.3. Inzet factuurautomatisering per hoeveelheid facturen ................................... 14
7. Vestigingen per organisatie 15
8. Onduidelijkheden 16
9. Conclusie 17
Inhoudsopgave Pagina 2 van 17

3. 1. Inleiding en achtergrond
Een kleine decennia geleden rees de vraag vanuit de markt om meer tijd en geld te kunnen
besparen binnen het factuurverwerkingsproces. Automatisering bleek de oplossing.
Inmiddels zien we dat steeds meer bedrijven de stap zetten naar het automatisch verwerken
van hun inkoopfacturen. Het aantal gebruikers neemt hierbij jaarlijks exponentieel toe. Toch
blijkt lang niet iedere organisatie bekend te zijn met het fenomeen factuurautomatisering, of
zien ze niet wat het inzetten van automatische factuurverwerking mogelijk voor hen kan
betekenen.
Om die redenen doet DDinformatica jaarlijks een onderzoek naar dit onderwerp, waarbij
wordt gekeken naar de bekendheid, eventuele beweegredenen en het (voorgenomen)
gebruik van factuurautomatisering.
In dit onderzoek wordt de huidige marktsituatie besproken en, waar mogelijk, vergeleken
met de gegevens van voorgaande onderzoeken. Hierbij is gedurende de periode juni tot en
met november 2008 middels diverse media aan financieel professionals hun medewerking
gevraagd.
1.1. Definitie omschrijving
Alvorens het onderwerp “factuurautomatisering” kan worden besproken, zal duidelijk
moeten zijn wat wij als onderzoekers hieronder verstaan. De definitie luidt als volgt:
“Het digitaliseren en structureren van het factuurverwerkingsproces en het
elektronisch archiveren en betaalbaar stellen van inkomende facturen”.
Ter illustratie de onderstaande afbeelding van het gehele proces.
Factuurverwerkingsproces
Afbeelding 1: Het factuurverwerkingsproces
Inleiding en achtergrond Pagina 3 van 17

4. 1.2. Doelstelling
De doelstelling van dit jaarlijks terugkerende onderzoek is het in kaart brengen van
de huidige marktsituatie. Publicatie van dit marktonderzoek maakt het mogelijk zowel
de respondenten als overige geïnteresseerden te informeren over de trend die
gaande is binnen de markt.
1.3. Doelgroepomschrijving
De doelgroep bestaat uit financieel medewerkers en verantwoordelijken van bedrijven
en instellingen die dagelijks belast zijn met, of onderdeel uitmaken van, het
factuurverwerkingsproces. De branche is hierbij onafhankelijk omdat nagenoeg iedere
organisatie inkoopfacturen heeft.
1.4. Onderzoeksvragen
Hoofdvraag van dit onderzoek luidt: Hoe ziet de markt van potentiële gebruikers van
factuurautomatisering er momenteel uit?
Om hier een beeld van te krijgen zijn er diverse deelvragen geformuleerd, te weten:
1. Hoe is het gesteld met de bekendheid en gebruik van factuurautomatisering?
2. Welke branchespecifieke trend is te constateren op het gebied van
factuurautomatisering?
3. Ondervindt men belemmeringen in de huidige werksituatie en is dit reden tot
automatisering?
4. Welke relatie is er tussen ‘het voornemen over te gaan op automatisering’ en
‘organisatorische kenmerken (complexiteit van de factuurstroom)’?
1.5. Onderzoeksverantwoording
De informatie is verkregen door middel van fieldresearch waarbij een enquête in
zowel online als offline vorm is ingezet.
Deze enquête is onder de aandacht gebracht van de doelgroep middels:
• Diverse advertorials in nieuwsbrieven van vakmedia;
• Vakbeurzen en congressen, specifiek gericht op financieel verantwoordelijken;
• Bestaande contacten van DDinformatica;
• Publicatie in vakmedia.
Inleiding en achtergrond Pagina 4 van 17

5. 2. Bekendheid van factuurautomatisering
De afgelopen jaren hebben we geconstateerd dat de bekendheid van het onderwerp
factuurautomatisering groeiende is. Het is dan ook interessant om te kijken of deze trend zich
dit jaar heeft doorgezet. Daarnaast zal ook gekeken worden hoe het staat met het
daadwerkelijke gebruik van een oplossing op het gebied van factuurautomatisering en hoe dit
zich verhoud met voorgaande jaren.
2.1. Bekendheid van factuurautomatisering
Vorig jaar bleek uit ons onderzoek dat 85% van de respondenten bekend was met
het begrip factuurautomatisering. Dit jaar was dit 95%. De doelgroep was beide jaren
vrijwel hetzelfde, waaruit de conclusie getrokken kan worden dat het begrip
factuurautomatisering in 2008 een standaard begrip is geworden in de financiële en
administratieve wereld. De grote aandacht in de vakliteratuur, samen met de mond
op mond reclame lijkt een mogelijke oorzaak voor deze laatste stap.
Bekendheid van factuurautomatisering
Figuur 1: Bekendheid factuurautomatisering in de perdiode 2006 t/m 2008
Bekendheid van factuurautomatisering Pagina 5 van 17

6. 3. Huidige situatie
De groeiende bekendheid van factuurautomatisering wil niet automatisch zeggen dat ook het
aantal gerbuikers van een soortgelijk product de afgelopen jaren is gestegen. In dit
hoofdstuk zal er worden stilgestaan bij de inzet van automatische factuurverwerking,
alsmede de huidige situatie van bedrijven binnen de doelgroep.
3.1. Maakt u reeds gebruik van factuurautomatisering?
Omdat het onderzoek dat in
2008 is gedaan op vele
vlakken gelijk is als dat van
de afgelopen jaren, kunnen
trends worden waargenomen.
Eén daarvan is het gebruik
van factuurautomatisering.
Het aantal bedrijven dat in
2008 zegt gebruik te maken
van factuurautomatisering
heeft met 16,4% nog altijd
ruimte voor groei. Toch geeft
dit percentage een stijging
weer ten opzichte van de
afgelopen jaren.
In de onderstaande grafiek is
duidelijk te zien dat er, na de Figuur 2: Gebruik van
explosieve groei in 2007, ook factuurautomatisering
in 2008 weer meer bedrijven
hun factuurstroom zijn gaan automatiseren.
Gebruik van factuurautomatisering
Figuur 3:Gebruik van factuurautomatisering in de periode 2006 t/m 2008
Huidige situatie Pagina 6 van 17

7. 3.2. Belemmeringen huidige situatie factuurverwerking
Een opvallende verschuiving is de beweegreden om over te stappen op
factuurautomatisering. Vorig jaar verwachtte men bij factuurautomatisering vooral
een kosten- en tijdsbesparing te kunnen bewerkstelligen binnen de organisatie.
Een jaar later zien we een verschuiving naar de organisatorische voordelen. Zo geeft
meer dan de helft van de respondenten aan in het huidige proces last te hebben van
facturen die (tijdelijk) kwijt raken. Daarnaast hekelt 38,9% de grote hoeveelheid
archiefruimte die al het papierwerk met zich meebrengt.
Tijdsbesparing is, evenals vorig jaar, met 53,4% een van de belangrijkste
verbeterpunten binnen het factuurverwerkingsproces. Opvallend is tevens dat slechts
één op de vier bedrijven vindt dat het factuurverwerkingsproces te veel geld kost. In
2007 was dit met één op de drie bedrijven nog het nummer twee antwoord. Dit jaar
blijkt dat men als verbeterpunt meer waarde hecht aan vereenvoudiging en
versnelling van het factuurverwerkingsproces.
Toch blijkt uit opmerkingen van respondenten dat kostenbesparing nog altijd vaak
wordt aangedragen om het management te kunnen overtuigen om tot de
automatisering van het factureringsproces over te gaan.
Figuur 4: Knelpunten handmatige factuurverwerking
In het onderzoek is door enkele respondenten aangegeven dat zij momenteel geen
belemmeringen ondervinden binnen het factuurverwerkingsproces. Bij nadere
bestudering van de antwoorden blijken deze respondenten te werken bij organisaties
die ofwel reeds gebruik maken van factuurautomatisering. Ofwel: een zeer gering
aantal inkoopfacturen op jaarbasis ontvangen dat handmatige verwerking van de
factuurstroom geen (extreme) belemmeringen met zich meebrengt.
Huidige situatie Pagina 7 van 17

8. 4. Organisatorische kenmerken
Het aantal medewerkers, budgethouders, inkoopfacturen, vestigingen of de complexiteit van
de factuurstroom; de vormgeving van iedere organisatie ziet er anders uit. Deze variabelen
zijn echter wel van belang wanneer men wil overgaan op automatische verwerking van
inkoopfacturen.
In dit hoofdstuk worden een aantal vragen behandeld die meer duidelijkheid moeten geven
over factuurautomatisering binnen specifieke branches.
4.1. Branche
Zoals eerder in dit rapport is besproken, is de doelgroep voor factuurautomatisering
heel divers daar iedere organisatie inkoopfacturen heeft. Het is dan ook interessant
onderscheid te maken tussen de branches. Zo kunnen later branchegerichte trends
worden gepresenteerd.
Veel respondenten zijn werkzaam in de branches ‘Diensten’ en ‘Zorg’. Samen nemen
deze branches meer dan 43,1% voor hun rekening.
Verder blijkt dat bijna één op de drie respondenten ‘Overig’ heeft geantwoord.
Hieronder vallen branches als advocatuur, bouw, ICT, de automobielsector en
bedrijven binnen de groot- en detailhandel.
Figuur 5: Brancheverdeling
Organisatorische kenmerken Pagina 8 van 17

9. 4.2. Knelpunten per branche
Voor de opgegeven sectoren kunnen we de opgegeven knelpunten bekijken en met
elkaar vergelijken. Zie hiervoor de gegevens uit de onderstaande tabel.
Gebruiker per branche
Knelpunt Diensten Industrie Overheid Overig Scholen Zorg
&Techniek
Facturen raken (tijdelijk) zoek 40,9% 41,7% 65,0% 48,4% 72,7% 80,9%
Facturen kunnen niet
tegelijkertijd ingezien worden 27,3% 33,3% 30,0% 29,5% 27,3% 27,9%
Het proces neemt te veel
archiefruimte in beslag 27,3% 33,3% 55,0% 35,8% 27,3% 60,3%
Het proces kost te veel geld 15,2% 20,8% 30,0% 23,2% 36,4% 32,4%
Het proces kost te veel tijd 43,9% 45,8% 60,0% 50,5% 77,3% 57,4%
Overig 13,6% 20,8% 5,0% 7,4% 0,0% 1,5%
Tabel 1: Knelpunten per branche
Al verschilt de verdeling per branche niet enorm ten opzichte van algemene meting,
we zien wel dat er voor de branches ‘Overheid’, ‘Zorg’ en ‘Scholen’ (Onderwijs) naast
de vijf opgegeven knelpunten weinig andere belemmeringen worden aangedragen.
Goed te zien is dat er voor organisaties binnen de zorg en het onderwijs procentueel
gezien tevens een duidelijke scheiding tussen de belangrijkste knelpunt(en) en de
overigen.
4.3. Inzet factuurautomatisering per branche
Bovengenoemde knelpunten geven aan dat factuurautomatisering voor iedere
organisatie en in elke branche interessant kan zijn. In de tabel hieronder is af te
lezen in welke branche al veel factuurautomatisering wordt ingezet.
Gebruiker
Branche Ja Nee
Diensten 22,7% 77,3%
Industrie & Techniek 17,7% 83,3%
Overheid 21,0% 80,0%
Overig 12,5% 87,5%
Onbekend 12,5% 87,5%
Scholen 15,2% 81,8%
Zorg 18,6% 82,4%
Tabel 2: Inzet factuurautomatisering per branche
De grootste gebruikersgroep is te vinden in de sector ‘Diensten’. Toch moet worden
vermeld dat het onderlinge verschil procentueel gezien niet erg groot is. De top vier
ligt binnen een marge 5% van elkaar vandaan.
Organisatorische kenmerken Pagina 9 van 17

10. 5. Aantal facturen binnen bedrijven
De voordelen van factuurautomatisering zijn afhankelijk van diverse factoren. Na het eerder
genoemde brancheonderscheid, kijken we in dit hoofdstuk welke organisatorische kenmerken
van organisaties er mogelijk meer te onderscheiden zijn. Hierbij letten we op de hoeveelheid
inkoopfacturen die een organisatie jaarlijks zegt te ontvangen.
5.1. Aantal facturen vs. inzet factuurautomatisering
Van de respondenten blijkt de grootste groep werkzaam te zijn bij bedrijven met
minder dan 5.000.
Figuur 6: Aantal inkomende facturen
Wanneer we deze gegevens koppelen aan de gegevens uit hoofdstuk 3.1, het al dan
niet gebruiken van factuurautomatisering, volgt de onderstaande tabel.
Gebruiker
Opvallend is de groei van kleine
Aantal inkoopfacturen Ja Nee bedrijven (lees: een relatief laag aantal
< 5.000 12,3% 87,7% inkoopfacturen op jaarbasis) die
5.000 – 10.000 4,4% 95,6% factuurautomatisering toepassen binnen
10.000 – 20.000 9,7% 90,3% hun organisatie. Was dit percentage in
20.000 – 50.000 30,2% 69,8% 2007 nog slechts 8% voor de doelgroep
50.000> 16,7% 83,3% met minder dan 5.000 inkoopfacturen,
Tabel 3: Gebruik factuurautomatisering in 2008 bleek 12,3% van hen de
t.o.v. het aantal inkoopfacturen inkomende factuurstroom niet meer
handmatig te verwerken.
Mogelijke oorzaak hiervan kan zijn dat het voor ‘kleinere’ bedrijven steeds rendabeler
wordt om over te gaan op factuurautomatisering. Een andere beweegreden ligt
wellicht in het feit dat de belemmeringen, zoals besproken in hoofdstuk 3.2, zwaarder
wegen dan voorheen.
Aantal facturen binnen bedrijven Pagina 10 van 17

11. 5.2. Factuurverdeling per branche
Door het aantal te verwerken facturen te koppelen aan de branche, kan er worden
onderzocht in hoeverre er onderscheid is te maken per sector. Ofwel: voor welke
branche zou het automatiseren van de inkomende factuurstroom meer toegevoegde
waarde bieden wanneer we puur letten op het aantal inkoopfacturen per jaar.
Aantal facturen per branche
Figuur 7: Aantal facturen per branche
Het aantal organisaties binnen de sectoren ‘Overheid’, ‘Scholen’ en ‘Zorg’ dat minder
dan 5.000 inkoopfacturen per jaar zegt te verwerken is relatief gezien klein. Dit geldt in
mindere mate ook voor de sector ‘Industrie & Techniek’. Wanneer we uitgaan van de
veronderstelling dat het aantal facturen in belangrijke mate meeweegt in de beslissing
over te gaan op factuurautomatisering, zal automatische factuurverwerking voor deze
sectoren zeer interessant kunnen zijn.
Aantal facturen binnen bedrijven Pagina 11 van 17

12. 6. Inzet van factuurautomatisering
Dat de inzet van factuurautomatisering moet leiden tot een betere en gestructureerde
werkwijze, mag inmiddels duidelijk zijn. Toch is lang niet iedere organisatie geïnteresseerd in
een product om de inkomende factuurstroom te automatiseren, of houden bedrijven
(voorlopig) de boot af. Dit kan uiteenlopende redenen hebben. In dit hoofdstuk zullen we
deze boven tafel proberen te krijgen.
6.1. Wanneer denkt u factuurautomatisering te willen inzetten?
Wat opvalt ten opzichte van vorig jaar, is het aantal deelnemers dat “Nooit” denkt
factuurautomatisering toe te gaan passen. Dacht 13% van de respondenten in 2007
nog dat factuurautomatisering niets voor hen zou zijn, in 2008 is dit aantal gedaald
tot slechts 3,9%. Daarbij is het aantal respondenten dat tussen nu en 12 maanden
factuurautomatisering denkt te willen inzetten, gestegen van 26,6% in 2007 naar
40,1% in 2008. Ook zien we hier wederom het percentage van 16,4% terugkomen
dat reeds gebruik maakt van factuurautomatisering (zie hoofdstuk 3.1).
Figuur 8: Inzet factuurautomatisering
Trend inzet factuurautomatisering
Deze gegevens bij elkaar
genomen geven de opmars
weer van
factuurautomatisering binnen
de markt, waarbij tevens kan
worden geconcludeerd dat er
genoeg ruimte is voor groei.
Figuur 9: Trend inzet factuurautomatisering
Inzet van factuurautomatisering Pagina 12 van 17

13. 6.2. Inzet factuurautomatisering per sector
Nu we meer zicht hebben op de tijdspanne wanneer factuurautomatisering in het
algemeen interessant wordt voor de markt, kunnen we kijken of daar per branche
verschillen in te onderscheiden zijn.
Inzet factuurautomatisering per sector
Figuur 10: Inzet factuurautomatisering per sector
Slechts in de sectoren ‘Diensten’, ‘Industrie & Techniek’ en ‘Zorg’ zijn er bedrijven die
zeggen ‘Nooit’ hun factuurstroom te willen automatiseren. De overige sectoren zien wel
een meerwaarde in factuurautomatisering.
Early adaptors, bedrijven die reeds gebruik maken van factuurautomatisering, zijn te
vinden in de sectoren ‘Diensten’ en ‘Handel’, onbekend buiten beschouwing gelaten. Op
de korte termijn zal er veel vraag kunnen komen vanuit de sectoren ‘Scholen’, ‘Handel’
en ‘Zorg’. Daarbij geldt dat de helft van de scholen binnen een jaar hun factuurstroom
geaurtomatiseerd wil hebben.
Wanneer we kijken naar de trend tot en met 2010, aanschaf binnen 2 jaar, valt er
vanuit de overheid een grote vraag te verwachten; bijna 3 op de 4
overheidsinstellingen zegt tegen die tijd factuurautomatisering in gebruik te willen
hebben.
Onder de late adaptors, kunnen we de sector ‘Industrie & Techniek’ scharen. Hoewel al
één op de vijf bedrijven in deze sector gebruik maakt van factuurautomatisering, wijst
bovenstaande figuur uit dat daar komend jaar verhoudingsgewijs weinig bij zal komen.
Pas in 2010 zal daar een ware slag gemaakt worden. Ongeveer 40% geeft immers aan
over 1 tot 2 jaar te willen aanschaffen.
Inzet van factuurautomatisering Pagina 13 van 17

14. 6.3. Inzet factuurautomatisering per hoeveelheid facturen
Een combinatie van figuur 6 en 8 geeft onderstaande gegevens weer. Hieruit is af te
leiden dat de grootste groep ‘Reeds Gebruikers’ ligt in de categorie 20.000-50.000
facturen of in de categorie onder de 5.000 facturen. Vooral dit laatste is opmerkelijk
omdat veelal wordt gesuggereerd dat factuurautomatisering voor de ‘kleinere’
organisaties niet rendabel/interessant genoeg zou zijn. Deze cijfers wijzen anders uit.
Te meer wanneer we kijken naar de toekomst; relatief veel ‘kleine’ bedrijven
overwegen hun factuurstroom op termijn te automatiseren.
Inzet factuurautomatisering, per hoeveelheid facturen
Figuur 11: Inzet factuurautomatisering, per hoeveelheid facturen
Opmerkelijk is dat de grotere ondernemingen hier anders over denken. Wanneer
organisaties met meer dan 50.000 facturen op jaarbasis factuurautomatisering
overwegen in te zetten, zegt het leeuwendeel dit op zeer korte termijn (binnen 3
maanden) te doen. Is dat niet het geval, dan lijkt het in 2009 ook niet te gebeuren en
komt het onderwerp pas in 2010 in beeld.
Inzet van factuurautomatisering Pagina 14 van 17

15. 7. Vestigingen per organisatie
Nu we de branche en het aantal facturen hebben bekeken, is het tijd voor nog een mogelijke
variabele die interessant kan zijn voor het beslissingstraject omtrent aanschaf van
factuurautomatisering: het aantal vestigingen.
Wanneer we veronderstellen dat een organisatie met meerdere locaties een uitgebreidere en
ingewikkeldere factuurstroom heeft, zou er bij deze organisaties een grotere mate van
interesse moeten zijn.
Van de deelnemers aan ons
onderzoek blijkt 41,5% te werken
bij een organisatie met één
vestiging.
Wanneer we dit koppelen aan de
vraag wanneer inzet van
factuurautomatisering denkbaar is,
volgen de gegevens als terug te
vinden in tabel 4.
Figuur 12: Aantal vestigingen
Wanneer denkt u factuurverwerking in te zetten? Één vestiging Meerdere vestigingen
Binnen 3 maanden 3,9% 6,0%
Binnen 6 maanden 7,8% 9,9%
Binnen 1 jaar 24,8% 26,9%
Binnen 2 jaar 28,7% 25,3%
Meer dan 2 jaar 16,3% 10,4%
Is reeds gebruiker 12,4% 19,2%
Nooit 6,2% 2,2%
Tabel 4: Verwachte inzet factuurautomatisering t.o.v. het aantal vestigingen
De cijfers ontlopen elkaar niet veel. Het verschil in inzet van factuurautomatisering binnen nu
en twee jaar is niet erg groot; 65,1% (één vestiging) tegen 68,1% (meerdere vestigingen)
hebben het voornemen gebruik te gaan maken van factuurautomatisering. Wel is op te
merken dat de bedrijven met meerdere vestigingen iets eerder van plan zijn te gaan
automatiseren dan de organisaties met één locatie.
Een duidelijker verschil zien we bij bedrijven die reeds gebruik maken van
factuurautomatisering. Die cijfers geven weer dat factuurautomatisering momenteel meer
wordt ingezet bij bedrijven met meerdere vestigingen. Daarbij zegt slechts 2,2% van hen dat
ze factuurautomatisering nooit verwachten in te zetten. De bovengenoemde veronderstelling
lijkt dus te kloppen, zodat we voorzichtig kunnen concluderen dat factuurautomatisering iets
interessanter is voor bedrijven met meerdere locaties.
Vestigingen per organisatie Pagina 15 van 17

16. 8. Onduidelijkheden
Ondanks dat de overgrote meerderheid aangeeft te weten wat factuurautomatisering is en
wat inzet kan betekenen voor hun organisatie, blijkt uit enkele reacties van respondenten dat
er toch nog wat onduidelijkheid heerst omtrent dit onderwerp. Om die kou meteen uit de
lucht te halen, sommen we enkele veelvoorkomende onwaarheden op. Middels het aanhalen
van de citaten en deze te weerleggen, trachten we de onduidelijkheid iets weg te nemen.
• “Wij werken met verschillende financiële applicaties op diverse locaties. Inzet van
factuurautomatisering betekent dat we over moeten gaan op één generieke
applicatie.”
Inzet van factuurautomatisering is ook mogelijk wanneer een organisatie
meerdere financiële pakketten naast elkaar gebruikt bij de factuurverwerking. Er
zijn producten op de markt voor factuurautomatisering waarbij dit geen enkel
probleem is.
• “Er zijn geen grote problemen in ons huidige factureringsproces, dit digitaal
aanpakken zal dus waarschijnlijk geen zin hebben.”
Het automatiseren van de factuurstroom kan diverse grote pijnpunten weg
nemen. Het kan echter ook meerdere kleine belemmeringen verhelpen of puur
het verwerkingsproces vergemakkelijken.
• “ICT investeringen hebben altijd een return of investment van vele jaren.”
De investering in factuurautomatisering is, afhankelijk van het aantal te
verwerken inkoopfacturen per jaar, al binnen een aantal maanden terug te
verdienen.
• “Wij willen, wanneer we gebruik gaan maken van factuurautomatisering, dit graag
zelf kunnen inrichten, en niet vastzitten aan een vooraf bepaalde structuur.”
Softwareproducten ten behoeve van factuurautomatisering zijn weliswaar in
belangrijke mate voorgevormd, maar om het product echter zo effectief mogelijk
te kunnen inzetten, zal in nauw overleg met de klant c.q. gebruiker altijd de
inrichting worden besproken. Alleen wanneer de bestaande papieren
factuurstroom als blauwdruk wordt gebruikt bij de vormgeving van de
automatische variant, is factuurautomatisering efficiënt en effectief en geheel
naar de maatstaven van de klant in te zetten.
Onduidelijkheden Pagina 16 van 17

17. 9. Conclusie
Over het geheel genomen kunnen we stellen dat het goed gaat met de bekendheid van het
onderwerp factuurautomatisering. Het aantal respondenten dat bekend is met het onderwerp
is met 95% zeer goed te noemen en het aantal gebruikers is in de afgelopen jaren enorm
toegenomen. Daarnaast zegt een hoog percentage van de respondenten op korte termijn
over te willen gaan op automatische factuurverwerking. Het lijkt er dus op dat
factuurautomatisering zich de afgelopen jaren goed heeft geprofileerd en zich opgeworpen
heeft tot een algemeen geaccepteerde en breed toepasbare ICT-oplossing.
Onder de huidige gebruikers zien we een flinke stijging bij de “kleinere” ondernemingen,
gelet op het aantal inkoopfacturen per jaar. Naast de stijging van 8% naar 16% ten opzichte
van vorig jaar, overwegen relatief veel van deze ondernemingen ook op korte termijn hun
factuurstroom op termijn te automatiseren. Het aantal respondenten dat zichzelf niet tot de
doelgroep potentiële gebruikers acht, is daarnaast gedaald van 13% naar 4%. Het lijkt er dus
op dat factuurautomatisering de komende tijd meer terrein zal winnen op het gebeid van
bekendheid én gebruik.
Branchespecifiek zijn er nauwelijks verschillende te constateren: factuurautomatisering wordt
tot noch toe iets meer ingezet bij organisaties in de diensten sector. De voorsprong die deze
sector heeft op de rest is met 1,7% overigens uiterst gering.
Ook bij de genoemde knelpunten binnen de huidige, handmatige werkwijze is weinig verschil
per branche. Het (tijdelijk) zoekraken van facturen en het feit dat het
factuurverwerkingsproces te veel tijd kost wordt bij nagenoeg alle sectoren genoemd als de
twee voornaamste knelpunten.
Voor de korte termijn lijkt er veelal interesse te vrwachten vanuit de sectoren ‘Scholen’,
‘Handel’ en ‘Zorg’. Kijkend naar aanschaf binnen 2 jaar, zal er vanuit de overheid een grote
vraag volgen; bijna 3 op de 4 overheidsinstellingen zegt tegen die tijd factuurautomatisering in
gebruik te willen hebben.
De complexiteit van de factuurstroom is, zoals vooraf verondersteld, gerelateerd aan het
voornemen factuurautomatisering in te zetten. Bij een hoger aantal vestigingen en /of aantal
inkoopfacturen per jaar, zal factuurautomatisering eerder interessant zijn voor een
organisatie. Dit is terug te zien in zowel het huidige gebruik als het voornemen
factuurautomatisering op korte termijn in te zetten.
Samengevat: factuurautomatisering is hard op weg een volwassen ICT-oplossing te worden.
De bekendheid en het gebruik neemt jaarlijks toe en steeds meer bedrijven in uiteenlopende
branches zien op termijn een toegevoegde waarde voor een dergelijke oplossing. De tijd zal
echter uitwijzen of de huidige trend zich komende jaren zal voortzetten.
Conclusie Pagina 17 van 17