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(Transformación Digital)
Buenas prácticas
y consejos para
una nueva
forma de trabajar
Ramon Costa
Adjunct Professor
Programme Director
eada Business School Barcelona
rcosta@eada.edu / www.eada.edu
Twitter-Linkedin: @ramoncosta
www.ramoncosta.net
Objetivos de la charla
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Buenas practicas y consejos para una nuevaforma de trabajar

  • 1. (Transformación Digital) Buenas prácticas y consejos para una nueva forma de trabajar Ramon Costa Adjunct Professor Programme Director eada Business School Barcelona rcosta@eada.edu / www.eada.edu Twitter-Linkedin: @ramoncosta www.ramoncosta.net
  • 2. Objetivos de la charla El nuevo mundo del trabajo Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas Colaboración y trabajo en equipo ágil Una recomendación final
  • 3. El nuevo mundo del trabajo Información y conocimiento Global y virtual Social e hiperconectado Flexible y móvil
  • 4. El nuevo mundo del trabajo...
  • 5. … y las organizaciones están transformando la manera de trabajar ...
  • 6. ¿Y si trabajamos interconectados dentro, y fuera, de la empresa?
  • 7. ¿Estamos preparados para cambiar la forma de trabajar? ¿Cómo podemos agilizar nuestras comunicaciones? ¿Podemos llevar a cabo reuniones más efectivas? ¿Y el trabajo en equipo? ¿Cómo podemos favorecer la colaboración dentro y fuera de la compañía? Herramientas / Procesos / Hábitos y Comportamientos
  • 8. Objetivos de la charla El nuevo mundo del trabajo Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas Colaboración y trabajo en equipo ágil Una recomendación final
  • 9. Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos
  • 10. Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Desde cualquier dispositivo En cualquier plataforma Desde cualquier navegador Desde cualquier ubicación En cualquier momento
  • 11. Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Plataformas
  • 12. Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Más allá de usar las herramientas… … ¿sabemos para qué usarlas?... … ¿tenemos clara la función de cada una de ella?
  • 13. Objetivos de la charla El nuevo mundo del trabajo Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas Colaboración y trabajo en equipo ágil Una recomendación final
  • 14. ¿Outlook, Teams o Yammer? http://www.slideshare.net/rcosta/correo-o-redes-sociales-yammer-material-taller-de-productividad Comunicacionesconinterlocutores externosalaorganización Intercambiosdeinformación'temporales' (nonecesitanpersistenciadela información) Comunicacionesmasivassin'continuidad' ni'conversaciones’ … Centralizar,colaborarycompartir Comunidadesdeprácticas Comunicacióncorporativa Conversacionescentralizadas Apoyoaproyectos
  • 15. Gestión eficiente del correo electrónico Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar interrupciones. Desactivar las alertas Leer LIFO (Last In-First Out) Agrupar en conversaciones "La regla de las 4Ds" Aplicar reglas de correo y filtros Aplicar reglas de colores a correos electrónicos Ordenar, categorizar, marcar Convertir (citas, contactos, tareas) Ser ejecutivo con los correos ejecutivos No 'Responder a Todos' por defecto Eliminar suscripciones Estructurar en carpetas y subcarpetas Buscar de manera avanzada Utilizar los pasos rápidos Correo entrante Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviaremos ¿Cuándo se debería utilizar la copia oculta? No utilizar emoticones No enviar archivos adjuntos pesados La regla del 'uy, uy, uy' Evitar escribir acrónimos en los mensajes Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo No dijo en un correo el que no diríamos 'cara a cara' Utilizar recursos de escritura Introducir y finalizar un correo Evitar distribuir información crítica a través de correo Intentar tratar un solo asunto cada correo Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo Conceder importancia al título del Correo Correos contenidos en el Asunto Correo saliente
  • 19. Objetivos de la charla El nuevo mundo del trabajo Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas Colaboración y trabajo en equipo ágil Una recomendación final
  • 20. Colaboración y trabajo en equipo ágil Colaboración Propietario Dimensión documental Propósito Duración Colaboración ¿Con qué herramienta? Puntual • “Yo” • Compartición o revisión/colaboración sobre un documento, o muy pocos documentos (1-2 documentos o máximo una carpeta) • Quiero compartir información, o colaborar con 1-3 personas para que me revisen o completen un documento • Es algo puntual, que no dura más de una semana OneDrive Media • Equipos dinámicos con miembros que entran y salen del equipo • Pueden incluir colaboradores externos • Equipo de personas que conforman un equipo de proyecto o iniciativa • Todos los documentos relacionados con un único propósito que será un proyecto o iniciativa • Los documentos tendrán mismo nivel de acceso entre los miembros del equipo (aunque se pueden crear canales de Teams privados para limitarlo) • Necesitamos colaborar entre 5-15 miembros de un equipo en un proyecto o iniciativa con documentación de naturaleza diversa pero que guarda relación con el propósito del proyecto o iniciativa • Colaboración en base a un proyecto o iniciativa que se mantiene durante un tiempo (meses) pero que tiene una fecha de fin determinada Teams Larga • Equipos estáticos en el tiempo y de mayor dimensión (un departamento, por ejemplo) • Se necesita un nivel de acceso a la información diferentes entre las personas que lo conforman • Múltiples propósitos y múltiples áreas de conocimiento dentro de un departamento • Compartición a largo plazo tipo departamental o interdepartamental. • Espacio de colaboración a nivel departamental, donde la información puede estar relacionada con los múltiples propósitos del departamento • Además, necesito estratificar el acceso a la información según el acceso que tengan los miembros del departamento • Colaboración a nivel departamental que no tiene una fecha de fin determinada Sharepoint En OneDrive almacenaremos y gestionaremos los documentos y archivos que son “nuestros”, aunque los compartamos, puntualmente, con un grupo reducido de personas, internas o externas a la compañía. Todos los archivos que “pertenezcan” a un equipo o departamento / área se almacenarán y gestionarán en Teams (junto con las conversaciones, tareas de equipo, notas digitales…) y/o SharePoint (repositorios documentales).
  • 22. Objetivos de la charla El nuevo mundo del trabajo Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas Colaboración y trabajo en equipo ágil Una recomendación final
  • 23. … más allá de las herramientas… …una nueva forma de trabajar … Antes Después Almacenamos documentos en diferentes ubicaciones: unidades de red, dispositivos locales … Compartimos los documentos como adjuntos de correos … Trabajamos con diferentes versiones de archivos … Las notas de las reuniones se generan en diferentes formatos y se guardan en diferentes ubicaciones … Las reuniones son presenciales / virtuales con diferentes herramientas y sin tener toda la información relacionada integrada … Las comunicaciones y conversaciones están distribuidas en diferentes buzones de correo … Las tareas de trabajo del equipo se gestionan con diferentes herramientas (Excel, OneNote, Outlook, …) y se almacenan en diferentes ubicaciones … En función de la ubicación de los archivos y recursos podemos trabajar, o no, con ciertos dispositivos y tener acceso a ellos, o no… … Los documentos “individuales” se almacenan y gestionan y comparten en OneDrive y los de “equipo” en Teams, en un espacio centralizado para todos los miembros. … OneDrive y SharePoint (Teams) ya gestionan las versiones de los documentos … Los cuadernos de notas se crean, centralizados, y se editan y comparten con OneNote para todo el equipo … Tanto las comunicaciones privadas como las reuniones de trabajo se centralizan en Teams … Las conversaciones del equipo de trabajo están centralizadas en un único punto y siempre disponibles … Las tareas del equipo se gestionan con Planner y están centralizadas en el espacio de Teams … Todos los recursos de OneDrive, OneNote y Teams son accesibles desde cualquier lugar, momento y dispositivo…
  • 24. Almacenar y gestionar los documentos de trabajo "personales" (archivos y cuadernos de notas digitales de OneNote) en el espacio de OneDrive y compartirlos con terceros a partir de esta herramienta Canalizar las conversaciones “privadas” individuales y grupales con los profesionales de la compañía a través del “chat” de Teams Centralizar las conversaciones, archivos, tareas y recursos de los equipos de trabajo y proyectos en Teams agrupados por proyectos, iniciativas… Llevar a cabo las reuniones virtuales con otros profesionales (internos y externos) a través de Teams, convocadas desde Teams y/o Outlook Gestionar las notas de trabajo digitales del equipo a través de los cuadernos digitales de OneNote en Teams Resumen (ejemplos) Nuevas formas de trabajar Centralizar, compartir y gestionar las tareas de trabajo de los equipos en Planner centralizados en Teams
  • 26. ¿Repasamos? Acceso a través de un navegador del móvil a http://kahoot.it Entrar el código PIN del cuestionario que os indicaremos Identificaros con vuestro nombre 1 pregunta de prueba test del Kahoot + 7 preguntas puntuables 4 posibles respuestas (sólo 1 correcta) por pregunta 30” (60”) por pregunta