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Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)

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Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.

Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009

Publié dans : Technologie, Business
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Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)

  1. 1. Les systèmes de gestion de l’information documentaire<br />Présentation du concept<br />Méthodologie d’implantation<br />Cours INU1020 – 18 novembre 2009<br />Didier Labonté, MSI<br />
  2. 2. Objectifs de la présentation<br />1ère partie<br />Présenter le concept de Système de gestion de l’information documentaire (SGID).<br />Discuter des stratégies d’implantation et de maintenance d’un SGID.<br />2e Partie<br />Présenter les fonctionnalités de base des systèmes de GED à l’aide d’Alfresco.<br />2<br />
  3. 3. Le concept de Système de gestion de l’information documentaire <br />
  4. 4. Quelques concepts et leurs interrelations<br />La gestion électronique des documents (GED).<br />La gestion intégrée des documents (GID).<br />Le concept de système de gestion de l’information documentaire (SGID).<br />La gestion stratégique de l’information.<br />4<br />
  5. 5. La gestionélectronique des documents<br />Un concept devenu obsolète<br />Nommée ainsi pour la distinguer de la gestion des documents papier.<br />Simple transfert du concept de gestion documentaire au monde numérique.<br />Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d&apos;un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l&apos;accès à ce document, à l&apos;information qu&apos;il contient et à l&apos;information qui le concerne.<br />Voir la notice  « GEID » du Grand Dictionnaire Terminologique<br />5<br />
  6. 6. La gestionintégrée des documents <br />Gestion de l’information documentaire sur tout support et en suivant la totalité de son cycle de vie, de sa création à sa disposition/conservation.<br />Suppose l’adoption d’une vision commune de la gestion des documents électroniques et des documents papier.<br />Suppose l’adoption d’une méthodologie commune de gestion des documents papier et électroniques.<br />Concrètement ?<br />Prévoir des règles de conservation applicables à la fois pour les documents papier et électroniques.<br />Ne pas exiger la conservation des documents papier si les originaux sont électroniques…<br />Toujours avoir en tête la définition « de document ». Elle ne réfère pas à un support particulier!<br />6<br />
  7. 7. La gestionintégrée des documents (suite)<br />Développement du concept favorisé au Québec par au moins deux facteurs:<br />Adoption de la loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001)<br />« La valeur juridique d&apos;un document […] n&apos;est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu&apos;un support ou une technologie spécifique a été choisi. »<br />« Le document dont l&apos;intégrité est assurée a la même valeur juridique, qu&apos;il soit sur support papier ou sur un autre support […] » (Art. 5)<br />Développement d’une vision intégrée de l’archivistique à la Québécoise<br />Il n’y a pas chez nous de distinction fonctionnelle entre l’archiviste et le Records Manager.<br />L’archiviste québécois se charge de la gestion des documents, peu importe l’étape de leur cycle de vie.<br />7<br />
  8. 8. Le concept de SGID<br />Le concept se retrouve dans la norme ISO 15489 et dans le DirksManual.<br />Ce concept suppose une vision systémique de la gestion de l’information sur tout support.<br />Son but est d’assurer que les documents (records) demeurent: <br />Authentiques<br />Fiables<br />Intègres<br />Accessibles<br />Pérennes<br />Cela passe,entre autres, par l’enregistrement institutionnel (utilisation d’un schéma classificatoire, de métadonnées, etc.), ce qui permet de « ranger » le document à la bonne place et de le retrouver.<br />8<br />
  9. 9. Modélisation d’un SGID<br />9<br />Personnel<br />Formation<br />Pratiques<br />Encadrement[s]<br />Documents papier<br />Courriels<br />Intranet<br />Systèmesd’entreprise<br />Documents électroniques<br />Site Internet<br />Connaissancestacites<br />Technologies<br />Ontologie / Architecturedocumentaire<br />
  10. 10. La gestionstratégique de l’information<br />Constats<br />L’information est un actif stratégique devant être géré, tout comme les ressources financières et les ressources humaines.<br />L’information est une ressource essentielle à l’organisation. Ses ressources informationnelles lui permettent d’assurer la réalisation de sa mission.<br />Principes<br />Assurer l’accès à toute l’information requise, au moment opportun et de manière efficiente, pour assurer une tâche ou prendre une décision.<br />Cela passe idéalement par l’intégration de la gestion de l’information aux processus d’affaires de l’organisation.<br />L’objectif est d’assurer que l’information produite soit utilisée et réutilisée de façon efficiente par ceux qui en ont besoin.<br />« Ni trop, ni trop peu » La gestion stratégique de l’information doit combattre l’information overload.<br />10<br />
  11. 11. La gestionstratégique de l’information (suite)<br />Cette vision offre une opportunité en or de positionnement stratégique du professionnel de l’information et de ses compétences uniques.<br />Nous vendons des pratiques et des outils de gestion de l’information et non pas une série de logiciels capables de tout régler par magie…<br />Cependant,le fait de se positionner stratégiquement suppose une très bonne connaissance de la culture de l’organisation et des besoins et comportements informationnels de ses membres.<br />11<br />
  12. 12. La méthodologied’implantation d’un SGID<br />
  13. 13. Pourquoiutiliseruneméthodologied’implantation?<br />Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur et nécessitant des investissements importants<br />Planification et suivi des livrables<br />Identification des responsabilités<br />Budgétisation<br />Gestion des risques<br />Gestion du changement<br />Efforts importants requis pour l’implantation et la maintenance du système, de tous les acteurs impliqués!<br />L’aspect humain du système est le principal facteur de succès ou d’échec de l’implantation!<br />13<br />
  14. 14. Méthodologieproposée par ISO15489.<br />14<br />Extrait de : ISO15489-2 — Information et documentation — « Records management » Partie 2: Guide pratique<br />(Préparé par Patrick Beaulieu) http://cours.ebsi.umontreal.ca/inu1020/ressources/extrait_iso15489.pdf<br />
  15. 15. Méthodologied’implantation (suite)<br />La méthodologie proposée par ISO15489 est exhaustive, mais peut être assez lourde.<br />Peu importe la méthodologie utilisée pour l’implantation, la planification est impérative!<br />Il est donc possible d’employer une méthodologie de base.<br />15<br />
  16. 16. Implantation d’un SGID (Métho. simplifiée)<br />16<br />
  17. 17. Ressourcesutiles<br />Extrait de : ISO15489-2 — Information et documentation — « Records management » Partie 2: Guide pratique. Document préparé par Patrick Beaulieu. http://cours.ebsi.umontreal.ca/inu1020/ressources/extrait_iso15489.pdf<br />Le DirksManual. Une méthodologie flexible d’implantation d’un SGID. http://www.naa.gov.au/records-management/publications/dirks-manual.aspx<br />Les archives électroniques : Manuel à l&apos;usage des archivistes, préparé par l’ICA.Très franco-français, mais intéressant. http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%20Study16%20FR.pdf<br />Mesures transitoires et bonnes pratiques de gestion des documents numériques. Guide préparé par la CREPUQ. http://www.crepuq.qc.ca/IMG/pdf/mesures_transitoires__bonnes__pratiques_GDN-10juin.pdf<br />« La Gestion intégrée des documents ». Wikipedia. Notice préparée par Michel Roberge. http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_int%C3%A9gr%C3%A9e_des_documents<br />17<br />
  18. 18. 18<br />Des questions jusqu’ici?<br />

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