Fünf Erfolgsstrategien für Mitarbeiterportale und Intranet - Was ein Unternehmen wirklich braucht, um erfolgreich zu sein.

Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki
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Fünf Erfolgsstrategien für Mitarbeiterportale und Intranet
Was ein Unternehmen wirklich braucht,
um erfolgreich zu sein.

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Web und Intranet seit 1993.
Promotion zum Thema Kundenportale im Technischen Vertrieb am Fraunhofer IAO.
Karriere im Consulting u.a. SAP Deutschland.
Freiberuflicher Portal-und Intranet-Berater
„Portal-Professor“ an der staatlichen Hochschule der Medien Stuttgart im Studiengang Online-Medien- Management.
Leiter Enterprise Information Management Research Group.
Leiter der Stuttgarter Intranet-Akademie.
Thorsten Riemke-Gurzki
09.10.-10.10.14

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Veröffentlichungen: Unternehmensportale und Intranet
Unternehmensportale,insbesondereMitarbeiterportaleundIntranet,sindalsInfrastrukturkomponenteimUnternehmennichtmehrwegzudenken.Portal-ProjektegehörenzudenschwierigerenThemen,dasieeinegroßeBandbreiteaninterdisziplinärenWissenunddieMitarbeitvielerUnternehmensbereicheerfordern.DasBuchstellteinVorgehensmodellfürdieUmsetzungvonPortalenvor.EsvermitteltdarüberhinausGrundlagenwissenindenBereichenPortal-undContentManagement,PortalEngineering, IntegrationindiebetrieblicheInfrastruktur,Usability,RedaktionundEinführung.DiesesGrundlagenwerkrichtetsichanProjektleiter,IT-Verantwortlicheundanalle,diemehrüberdieThemeninternePortaleundIntraneterfahrenmöchten.WissenzumThemaIntranetundMitarbeiterportale–kompaktineinemBuch.
3.Auflage
VÖ:Februar2014
BoD,Softcover29,90€,E-Book14,90€

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Studiengang Online-Medien-Management

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Seminare Winter 2014/15
Grundlagen Schreiben für das Intranet
Zusatzqualifikation Intranet Redakteur/in – Professionelles Schreiben für das Intranet
Zusatzqualifikation Intranet-Usability Experte/Expertin
Mitarbeiterportale und Intranet - konzipieren, realisieren, betreiben
Grundlagen für Führungskräfte: Microsoft SharePointHandsOn
SocialIntranet – Strategieentwicklung, Einführung, Management
Stuttgarter Intranet Akademie
www.intranet-akademie.com

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Wo stehen wir aktuell?

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Intranet und Unternehmensportale ganz klares Boomthema zwischen 1999 und 2006.
Intranet wurden sehr oft von einzelnen Abteilungen oder Unternehmensbereichen getrieben.
Langsam entwickelte Intranet-Organisation: Verteilte (oder gar keine) Verantwortlichkeiten, Intranet als »Nebenjob«.
Starke Fokussierung auf Anwendungen und Informationen – das Thema SOA und das Intranet als Frontend kam nur bei wenigen Unternehmen wirklich an.
Selten eine echte Betrachtung des Return-On-Investment.
Methodisches Projektvorgehen und -management?
Und kaum einer fragte die Anwender, was sie brauchen.
Wo kommen wir her?

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Begrifflichkeit: Intranet, Unternehmensportal, Employee Portal, HR Portal, …
Heute: Intranet und Mitarbeiterportal, synonym.
2005: >50 Produkte mit Fokus » Portal- Software«
Und heute?
Sind wir 2014 am Ziel?
Wo kommen wir her?

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Intranet Maturity
2001
2006
2013 2014
Projektaktivität
problembehaftete Projekte
Qualität und »Hinterfragen«
Was tun wir überhaupt?
Tun wir es richtig?
Was machen andere?

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Intranet Maturity–wo stehen wir heute?
Information
Prozesse
Nutzer
IT
verteilen
teilen
gemeinsam
nutzen
Anwendungen
personalisierteAnwendungen
personalisierteE2E-Prozesse
Intranet istIT-Plattform
Intranet trägt
Anwendungen
Intranet als
eine Anwendung
steht im Fokus
wird involviert
wird definiert

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Sind wir schon da, wo wir sein wollen?

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Fünf Strategien für den Intranet-Erfolg
METHODOLOGY
RESPONSIBILITY
SIMPLICITY
USABILITY
UTILITY

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Strategie 1: Responsibility
aller Intranets werden von IT-Abteilung
verantwortet
25 Prozent
aller Intranets werden von der Unternehmens- kommunikation verantwortet
45 Prozent
Welcher Bereich verantwortet das Intranet?
Quelle: Anwenderbefragung Prof. Dr. Riemke-Gurzki

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aller Unternehmen haben keinen dezidierten
Portal-bzw. Intranet-Manager
45 Prozent
aller Unternehmen haben einen Voll-oder
Teilzeit-Portal-bzw. Intranet-Manager
55 Prozent
Gibt es einen dezidierten Verantwortlichen?
Quelle: Anwenderbefragung Prof. Dr. Riemke-Gurzki

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Strategie RESPONSIBLITY: Schaffen von Verantwortlichkeiten für das Intranet.
Entwicklung eines gemeinsamen Verantwortungsgefühls für das Intranet.
»Das Intranet sind wir.«
»Moment –seit wann sind wir wir?«
Wie leicht diese Strategie umzusetzen ist, hängt nicht zuletzt vom Unternehmen ab.
Problem
Unternehmenskultur
Mitarbeiter(sub)kultur(en)
Lösung: Absolut unternehmensindividuell.

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Strategie 1: RESPONSIBILITY
Querschnitts- bereiche(HR, UK, ..)
Der Nutzer
Informations- technik
Intranet- Manager
Don‘t: Kein anonymer Radiosender mit Nachrichten an die Welt.
Do: Dienstleisterund „Informatoren“ im Intranet.
Don‘t: Der Konsument oder die getriebene Sau.
Do: Verantwortet Informationen für seinen (Wissens-) Bereich.
Don‘t: Masters of theIntranet.
Do: Kompetenter Lösungsanbieter für das Business.
Don‘t: Kein Don Quixotede la Corporate.
Do: Integriert nicht nur Systeme, sondern auch Menschen. Hat die Kompetenz zu entscheiden und das letzte Wort.

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Beispiel
Die lustigen Intranets der Vorstände.

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Strategie: Utility
Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag im Büro?
Wie?
Sie lesen etwa nicht alleNews
der internen Unternehmenskommunikation?
Warum sollten das andere tun?

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Utility: Das Werkzeug ist doch nützlich?
Quelle: Befragung Sharepoint-Anwenderunternehmen, Hochschule der Medien Stuttgart
»Wir bieten tolle Dinge, aber keiner will sie.«
Warum?

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Strategie UTILITY: Echten Nutzen schaffen
Für wen soll der Nutzen überhaupt geschaffen werden?
»Für die Unternehmenskommunikation, weils billiger wird.«
»Die IT wollte schon immer Java entwickeln.«
»Ein gutes Unternehmen braucht SocialIntranet.«
Kernfrage: Was wollen wir mit dem Intranet erreichen?
Strategie 1: Utility

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Utility: Nutzen schaffen
Nutzen ist nur dann Nutzen, wenn er den Unternehmenszielen dient.
Ein Wunschkonzert der Nutzer ist nicht zielführend, wenn es keinen Nutzen erzeugt.
Nur verbesserte Prozesse bringen den ROI.
Riemke-Gurzki (2014): Unternehmensportale und Intranet –konzipieren, realisieren, betreiben. Verlag: BOD, Norderstedt.

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Integration in das Intranet?
Quelle: Hochschule der Medien Stuttgart, Online-Medien-Management

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Utility: Nutzen schaffen
Quelle: Hochschule der Medien Stuttgart, Online-Medien-Management

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Strategie Utility –User CenteredDesign
User CenteredDesign (UCD): Analyse, Konzeption und Umsetzung unter kontinuierlicher Einbeziehung der Nutzer
Intensive Projekteinbindung von Experten für Usability und User Experience
Angepasstes, standardisiertes Projektvorgehen für alle Intranet-bezogenenProjekte
Dem Nutzer und seinen Wünschen zuhören
Case Study: WORSE & Company, Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki

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Utility: Sie kommt –die Generation Y
Die erste Generation des Internets betritt die Arbeitswelt.
Was kommt auf Unternehmen zu?
Gut ausgebildet und mit Anspruch an Aufgaben und Infrastruktur.
Wunsch nach freier, eigenständiger Ausgestaltung der Arbeit.
Projektmanagement-by-Facebook.
Kein SocialIntranet = Rückständiges Unternehmen.
Unternehmen ohne SocialIntranet »… können am Markt nicht überleben.«

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Beispiele
Das SocialIntranet.
Der Digital Workplace.
Strategie 1: Utility

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Aus einem Workshop …
Usability ist weit mehr als eine schicke Oberfläche.

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Strategie USABILITY: Das Intranet einfach nutzbar machen. Besser nutzbar.
Oder: Das Intranet als Nutzungserlebnis.
User CenteredDesign (UCD): Analyse, Konzeption und Umsetzung unter kontinuierlicher Einbeziehung der Nutzer.
User ExperienceDesign (UXD): Gestaltung als ganzheitliches Erlebnis.
Joy of Use.
Regelmäßige Evaluierung um (gewachsene) Probleme zu erkennen.
Strategie: Usability

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Beispiel: CorporateDesign killsIntranet

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Strategie: Usability
Prozess
Aufgabengerechte Gestaltung von Prozessen und Workflows
Content
Readability –sind Informationen und Texte lesbar und verständlich?
Informationsarchitektur
Anordnung von Informationen in der Struktur, zeilgruppengerechteBenennung von Navigationspunkten
Layout
Anordnung von Informationsblöcken auf den Intranet-Seiten
Grafische Gestaltung
Verwendung von Farben, Schriften zur Abgrenzung und für den Informations- zusammenhalt
Usability
mehr als die grafische Oberfläche

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Das Wunder-Intranet.
Die Selbstkritiker.
Beispiele: Usability

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Strategie Methodology: Das Intranet methodisch entwickeln und weiterentwickeln.
Definierte Methoden für
Entwicklung Intranet
Analyse Weiterentwicklung Intranet
Entwicklung von neuen Anwendungen der Bereiche
Das machen wir doch –wirklich?
Wird wirklich systematisch und einheitlich vorgegangen?
Vorgehensmodelle und Methodik umfassen neben dem Vorgehen auch die Aufteilung der Verantwortlichkeiten (siehe auch Responsibility).
Strategie: Methodology

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Methodisches Projektvorgehen

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Methodology–Modulares (Re-) Engineering

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Everythingis„E“.
TheAbsolute Beginners.
Beispiele: Methodology

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The Next Big Intranet Thing
Aktuell bleibt das ThemaSocialIntranet.

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SIMPLE.
TheNextBig Thing –Einfachheit

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Vision von Bill Gates: „Information at YourFingertips“…
… aus dem Jahr …
… 1994.
Eigentlich ist das auch das, was uns Unternehmensportale versprochen haben.
Intranets haben heute in der Regel einen personalisierten Bereich „Mein Arbeitsplatz“ o.ä.
Eigentlich sind wir doch mit dem, was wir haben ganz zufrieden.
Was also ist wirklich neu an der Idee des Digital Workplace?
TheNextBig Thing –Digital Workplace

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Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki, Hochschule der Medien Stuttgart

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TheNextBig Thing –Medien im Intranet
Telefonie
Conferencing
VBT
Webcast
Video-Blogging
Alles irgendwie schon da, aber nicht richtig.

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TheThing After TheNextBig Thing
TheThing After TheNextBig Thing

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Problemlösungen bleiben unternehmensindividuell.

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Die Trendstudie INTRANET THEMEN UND TRENDS untersucht aktuelle Themen und Trends im Bereich Intranet und Mitarbeiterportal und liefert damit Grundlagen und Hintergrundwissen für Entscheider. Im Fokus der Studie stehen die Fragen
Wie ist der Stand der Anwendung?
Was sind die aktuellen Herausforderungen?
Wo liegen die Trends des kommenden Jahres?
Machen Sie mit!

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Die Studie betrachtet die Themenbereiche
Projekte und Organisation
Integration und Prozesse
SocialIntranet und Mobile
Design und Layout
Redaktion und Internationalisierung
Technik und Produkte
sowie die Trendthemen der kommenden 12 Monate.
Über den Fragebogen hinaus werden für die Studie einzelne Expertenbefra- gungenmit ausgewählten Intranet- Verantwortlichen durchgeführt.
Machen Sie mit!

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Machen Sie mit!
www.INTRANET-TRENDS.de

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Mehr zum Thema unter www.riemke.net
Mehr zum Thema …

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Prof. Dr. Thorsten Riemke-GurzkiStuttgart Media University/ Hochschule der Medien StuttgartNobelstr. 870599 Stuttgart (Germany) riemke-gurzki@hdm-stuttgart.de
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