Bab 6 membahas manajemen waktu proyek, termasuk proses definisi aktivitas, pengurutan, estimasi durasi, pembuatan jadwal, dan pengendalian jadwal. Teknik pentingnya adalah diagram jaringan, Gantt chart, jalur kritis, buffer, dan PERT untuk meminimalkan ketidakpastian. Komunikasi yang baik dan sumber daya manusia yang tepat diperlukan untuk mengendalikan perubahan jadwal.

1. 1IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Chapter 6:
Project Time Management

2. 2IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Pentingnya Jadwal Proyek
• Para Manajer sering menyebut tantangan
terbesarnya adalah menyelesaikan proyek tepat
waktu
• Rata-rata waktu “molor” tahun 2005 adalah 222%,
dan pada tahun 2001 turun menjadi hanya 163 %
• Waktu mempunyai fleksibilitas paling kecil.
Bagaimanapun dia akan terlewati
• Isu mengenai jadwal adalah alasan utama
penyebab konflik dalam proyek, khususnya pada
paruh kedua proyek

3. 3IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Figure 6-1. Conflict Intensity
Over the Life of a Project
0.00
0.05
0.10
0.15
0.20
0.25
0.30
0.35
0.40
Project
Formation
Early Phases Middle Phases End Phases
ConflictIntensity
Schedules
Priorities
Manpower
Technical opinions
Procedures
Cost
Personality conflicts
Average
Total Conflict

4. 4IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Proses Manajemen Waktu Proyek
• Proses-proses :
– Definisi Aktivitas
– Pengurutan aktivitas
– Perkiraan lama aktivitas
– Pembuatan Jadwal
– Pengendalian Jadwal

5. 5IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Pendefinisian Aktivitas
• Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen-dokumen
dasar pada tahap inisiasi proyek :
– Piagam Proyek : meliputi tanggal mulai dan tanggal
berakhir dan informasi budget
– Pernyataan Scope dan WBS
• Pendefinisian Aktivitas meliputi membuat WBS yang
lebih detil dan tambahan penjelasan untuk memahami
semua pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga kita
bisa membuat membuat estimasi durasi(lama) waktu
yang realistis

6. 6IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Pengurutan Aktivitas
• Mencakup review aktivitas dan menentukan
saling ketergantungan aktivitas-aktivitas
– Ketergantungan utama: aktivitas yang terkait
secara alami dalam pekerjaan; hard logic
– Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim
proyek; soft logic
– External dependencies: mencakup hubungan
antara aktivitas proyek dan aktivita non-proyek
• Ketergantungan aktivitas harus ditentukan
untuk keperluan analisis jalur kritis (critical
path analysis)

7. 7IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Diagram jaringan proyek
• Teknik yang disukai untuk menujukkan urutan
aktivitas
• Diagram Jaringan Proyek : skema hubungan
logis atau urutan dari aktivitas-aktivitas proyek

8. 8IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Precedence Diagramming Method
(PDM)
• Aktivitas dilambangkan oleh kotak
• Panah-panah menunjukkan hubungan antar
aktivitas
• Digunakan oleh software manajemen proyek
• Lebih baik dalam menampilkan tipe
ketergantungan yang berbeda-beda

9. 9IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Figure 6-3. Task Dependency Types

10. 10IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Sample PDM Network Diagram

11. 11IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Estimasi Durasi(Lamanya Waktu)
Aktivitas
• Durasi mencakup jumlah waktu digunakan
untuk suatu aktivitas plus waktu yang sudah
dilewati
• Effort (usaha) adalah jumlah hari kerja atau
jam kerja diperlukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan. Effort tidak sama dengan
Durasi
• Orang yang mengerjakan proyek harus
membantu melakukan estimasi, sementara
Ahlinya bertugas untuk mereview estimasi
tersebut

12. 12IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Pembuatan Jadwal
• Tujuan utama adalah untuk membuat jadwal
proyek yang realistis yang akan menjadi dasar
pengawasan berjalanya
• Alat dan teknik penting mencakup : Gantt
charts, PERT analysis, critical path analysis,
and critical chain scheduling

13. 13IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Gantt Charts
• Gantt charts memberikan format standar untuk
menampilkan informasi jadwal proyek berupa
daftar aktivitas-aktivitas proyek dan tanggal
mulai dan selesai terkait dalam format
kalender
• Simbol-simbol:
– Belah Ketupat Hitam: milestones or significant
events on a project with zero duration
– Batang Hitam Tebal: summary tasks
– Batang Horisontal Lebih Terang: tasks
– Panah: ketergantungan tasks

14. 14IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Figure 6-5. Gantt Chart for Project X

15. 15IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Gantt Chart for Software Launch Project

16. 16IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Milestones
• Milestones adalah kejadian signifikan dalam
proyek yang normalnya punya durasi 0
• Ikuti SMART criteria dalam membuat
milestones, yaitu:
– Specific
– Measurable
– Assignable
– Realistic
– Time-framed

17. 17IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Sample Tracking Gantt Chart

18. 18IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Critical Path Method (CPM)
• CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek
untuk memprediksi durasi proyek total
• Jalur kritis untuk suatu proyek adalah
rangkaian aktivitas yang menghasilkan total
waktu paling awal agar proyek bisa selesai
• Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam
diagram jaringan dan mempunyai jumlah slack
yang paling kecil

19. 19IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Simple Example of Determining
the Critical Path
• Consider the following project network
diagram. Assume all times are in days.
2 3
4
5
A=2 B=5
C=2
D=7
1 6
F=2
E=1
start finish
a. How many paths are on this network diagram? 2
b. How long is each path? Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16
c. Which is the critical path? 1-2-3-5-6
d. What is the shortest amount of time needed to
complete this project? 16

20. 20IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Figure 6-8. Menentukan Jalur
Kritis untuk Project X

21. 21IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Jalur Kritis (lanjutan)
• Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis
memakan waktu lebih lama dari rencana,
keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika
tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)
• Notes:
– Jalur kritis bukanlah jalur dimana semua aktivitasnya
kritis, yang menjadi pertimbangan hanyalah lama
waktu.
– Jalur kritis bisa lebih dari satu jika panjang (lama) dari
dua atau lebih jalur sama
– Jalur kritis bisa berubah seiring dengan perkembangan
proyek

22. 22IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Menggunakan Jalur Kritis untuk
membuat kompromi Jadwal
• Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat
kompromi jadwal
• Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas
bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas
berikutnya
• Total slack or total float adalah lama waktu suatu
aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda
tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan
• A forward pass through the network diagram determines
the early start and finish dates
• A backward pass determines the late start and finish dates

23. 23IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Menghitung Early and Late Start
and Finish Dates

24. 24IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Project 2002 Schedule Table View
Showing Free and Total Slack

25. 25IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Techniques for Shortening a
Project Schedule
• Shorten durations of critical tasks by adding
more resources or changing their scope
• Crashing tasks by obtaining the greatest amount
of schedule compression for the least
incremental cost
• Fast tracking tasks by doing them in parallel or
overlapping them

26. 26IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Crashing and Fast Tracking
Overlapped
Tasks or fast
tracking
Shortened
duration thru
crashing
Original
schedule

27. 27IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Many Horror Stories Related to
Project Schedules
• Creating realistic schedules and sticking to them
is a key challenge of project management
• Crashing and fast tracking often cause more
problems, resulting in longer schedules
• Organizational issues often cause schedule
problems. See example of needing to take more
time to implement Customer Relationship
Management (CRM) software so users accept it

28. 28IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Importance of Updating Critical
Path Data
• It is important to update project schedule
information
• The critical path may change as you enter actual
start and finish dates
• If you know the project completion date will
slip, negotiate with the project sponsor

29. 29IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Critical Chain Scheduling
• Technique that addresses the challenge of meeting or
beating project finish dates and an application of the
Theory of Constraints (TOC)
• Developed by Eliyahu Goldratt in his books The Goal
and Critical Chain
• Critical chain scheduling is a method of scheduling that
takes limited resources into account when creating a
project schedule and includes buffers to protect the
project completion date
• Critical chain scheduling assumes resources do not
multitask because it often delays task completions and
increases total durations

30. 30IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Multitasking Example

31. 31IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Buffers and Critical Chain
• A buffer is additional time to complete a task
• Murphy’s Law states that if something can go wrong,
it will, and Parkinson’s Law states that work expands
to fill the time allowed. In traditional estimates, people
often add a buffer and use it if it’s needed or not
• Critical chain schedule removes buffers from
individual tasks and instead creates
– A project buffer, which is additional time added before the
project’s due date
– Feeding buffers, which are addition time added before tasks
on the critical path

32. 32IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Figure 6-11. Example of Critical
Chain Scheduling

33. 33IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
• PERT adalah teknik analisis jaringan untuk
estimasi durasi proyek ketika ada tingkat
ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi
durasi masing-masing
• PERT menggunakan estimasi waktu
probabilistik : optimistic, most likely, and
pessimistic

34. 34IT Project Management, Third Edition Chapter 6
PERT Formula and Example
• PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time
6
• Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days
6
where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 =
pessimistic time

35. 35IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Pengawasan Perubahan Jadwal
Proyek
• Lakukan cek realisasi terhadap jadwal
• Siapkan kontinjensi (langkah antisipasi)
• Jangan merencanakan semua orang bisa kerja
100% kapasitas setiap waktu
• Lakukan meeting progres proyek dengan
stakeholder dan komunikasikan isu terkait
jadwal dengan jelas dan jujur

36. 36IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Isu Sumber Daya Manusia
• Kepemimpinan Yang Kuat lebih membantu
keberhasilan proyek dibanding PERT chart yang
bagus.
• Project managers should use
– empowerment
– incentives
– discipline
– negotiation