1. par la gestion intégrée des documents d’entreprise terminés et officiels en format papier et technologiques ayant une valeur administrative, juridique ou financière Michel Roberge Conseiller principal en gestion documentaire

2. 1 La mémoire organisationnelle et sa valeur

3. Léonard de Vinci. - Proportions du visage et des yeux. - c. 1489 Connaissances Savoir-faire Expertise

4. Léonard de Vinci. - Proportions du visage et des yeux. - c. 1489 Mémoire individuelle

5. La somme des mémoires individuelles

6. Au départ d’une personne clé…

7. Salvador Dali. – La persistance de la mémoire. - 1931 … d’où l’importance d’une mémoire organisationnelle

8. Support DOCUMENTS Les documents : la mémoire consignée nformation

9. TEXTES IMAGES SONS Les documents : la mémoire consignée Support nformation

10. Les dossiers : les liens entre les documents =

12. La valeur des documents

13. Authenticité Fiabilité Intégrité Exploitabilité La valeur des documents Mesures pour vérifier qu’ils n’ont pas été modifiés Apposition de signatures électroniques Document authentique Document fiable Document Intègre Document exploitable

14. 2 L’environnement normatif, légal et réglementaire

15. ISO 15489 Records Management La GID : une fonction de gestion normalisée

16. Lois du Québec Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé Code civil du Québec Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information L’environnement légal et réglementaire Autres lois générales et spécifiques

17. L’environnement légal et réglementaire Lois du Canada Lois générales et spécifiques

18. La bonne gouvernance des entreprises publiques (cotées à la Bourse)

19. 3 Le système de gestion intégrée des documents (GID)

20. La place de la GID dans une organisation

21. Le cycle de vie des documents

22. Système pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner accès , aux personnes accréditées , à toute l’ information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation Définition de la GID

23. Le système de GID Traitement

24. 4 Les composantes d’un système de GID

25. Les composantes du système de GID Politiques - Normes Directives - Procédures

26. Le schéma de classification (structurer l’information)

27. Le schéma de classification (structurer l’information)

28. Le calendrier de conservation (planifier le cycle de vie et le sort final)

29. Le calendrier de conservation (planifier le cycle de vie et le sort final)

31. Edward Munch. – Le cri. - 1893 Éviter l’irréparable

32. La solution logicielle (enregistrer, repérer et gérer les documents et les dossiers)

33. La solution logicielle (enregistrer, repérer et gérer les documents et les dossiers)

34. Des composantes intégrées pour se simplifier la vie

35. La GID et ses fonctions potentielles

36. 5 Le positionnement d’un système de GID dans une organisation

37. Le système de GID et les autres systèmes de l’organisation La métaphore du fromage gruyère GID Autre système GID GID GID GID GID Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système

38. Les fonctions du système de GID Documents officiels terminés et approuvés

40. Le système de GID et les fonctions en périphérie Traitement/Mise à jour de documents existants Traitement/Mise à jour de documents existants

41. Les liens entre la création et la mise à jour de documents et le système de GID

42. Les liens entre les autres systèmes informatiques et bases de données et le système de GID : lien de référencement

43. 6 La conception, le développement le déploiement et la maintenance du système de GID

44. La conception d’un système de GID La démarche…

45. La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID La démarche…

46. La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID Le déploiement d’un système de GID La démarche…

47. La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID Le déploiement d’un système de GID La maintenance d’un système de GID La démarche…

48. 7 Les facteurs de succès

51. 8 Une réponse à une problématique organisationnelle

55. 9 Quelques chiffres qui portent à réfléchir

56. Les entreprises dépensent environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu 7,5 % de tous les documents se perdent alors que 3 % d’entre eux sont mal classés Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l’information et jusqu’à 50 % pour la trouver Un document est photocopié en moyenne 19 fois Il y a plus de 4 000 milliards documents en format papier aux USA seulement et leur nombre grimpe de 22 % par année selon Price Waterhouse Coopers En 2007, un employé recevait environ 18 Mo de courriels par jour; en 2011, on estime qu’il en recevra au-delà de 28 Mo par jour En 2008, le coût de l’espace de bureau a augmenté de 19 % selon Office Space Across The World Source : Pam Doyle ’ s - Groupe Fujitsu (2008) Quelques chiffres…

57. 3 à 5 % Documents égarés ou mal classés dans un organisme 150 $ Coût moyen pour retracer un document mal classé 300 $ Coût moyen pour recréer un document égaré 16 % Heures de travail pour la recherche d’information 83,3 Heures heures/an perdues si un employé passe 20 minutes/jour à chercher des documents Source: Étude de l’AIIM Quelques chiffres…

59. Quelques chiffres…

60. Pour en savoir plus... Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents (GID) . – Québec, 2009. – 720 pages. editionsmichelroberge.com

61. Cabinet conseil qui offre des services et des solutions professionnels et techniques de gestion des documents officiels dont la valeur administrative, financière ou juridique est indispensable pour la gouvernance des organisations.