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La gouvernance documentaire
pour réussir la gestion intégrée des documents (GID)
en format papier et technologiques



                                          Vitrine technologique
                                                     2011.11.22
Au cours des 25 dernières années,
les organismes publics,
les prestataires de services
et les professionnel(e)s du métier
ont accordé une importance prépondérante
aux outils techniques et technologiques
de gestion documentaire.
 Investissements consentis
80% Outils techniques et technologiques
20% Formation du personnel
0% Maintenance
                  20 %
                                  Outils
                                  Formation
                         80 %
                                  Maintenance
Résultats :
Applicabilité mitigée                      de la
Conformité approximative                   solution
Pérennité menacée                          systémique




       On a carrément sous-investi
       dans le développement des compétences des acteurs principaux
Depuis juillet 2011,
Gestar propose
une offre enrichie
orientée vers la
Gouvernance documentaire
Gouvernance documentaire

Manière de gérer les documents
Une offre qui se concentre
sur les utilisateurs des documents,
acteurs principaux d’une
gouvernance documentaire efficace et efficiente…
... car dans toutes les organisations,
dans un contexte de gestion intégrée des
documents, toutes et tous sont gestionnaires de
documents
 Privilégier la transmission des savoirs
et des savoir-faire, l’accompagnement et le soutien
des utilisateurs de documents afin d’accroître
leurs compétences dans la gestion de leurs documents
Privilégier la transmission
des savoirs et des savoir-faire
sur des solutions purement
techniques et technologiques
Formation, souti
80 %          en et
              maintenance
       20 %   Outils
Notre offre de services professionnels et techniques

 Accompagnement en gouvernance documentaire
 Développement des outils de gestion documentaire
 Impartition du traitement des documents
 Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que
  ceux de Gestar
 Transmission des savoirs et des savoir-faire
 Placement de ressources professionnelles ou techniques.
 Accompagnement en gouvernance documentaire

 Plans de gouvernance documentaire
 Programme d'accompagnement pour le déploiement
 Programme annuel de soutien téléphonique
 Programme annuel de maintenance du système
 Impartition du traitement des documents et des dossiers
 Programme annuel d’application des règles de conservation
 Audits périodiques sur la conformité de l'application et de
  l'utilisation du système
 Études de faisabilité pour la numérisation de documents.
 Développement des outils de gestion documentaire

Option forfaits tout inclus

 Rencontre initiale du Comité de validation
 Modèle adaptable de schéma de classification hiérarchique
 Modèle adaptable de calendrier de conservation
 Modèle adaptable de Guide de gouvernance documentaire
 Accompagnement pour le déploiement initial du système
 Soutien téléphonique sur l'application et l'utilisation.
 Développement des outils de gestion documentaire

Option services à la carte

Sensibilisation du personnel
État de situation et plan d'action
Analyse des processus d'affaires
Politique de gouvernance documentaire
Politique et procédures de gestion de courriels
Évaluation de schémas de classification existants
Développement d'un nouveau schéma de classification
 Développement des outils de gestion documentaire

Option services à la carte

Arborescence de répertoires
Mise à niveau de calendriers de conservation existants
Établissement calendriers de conservation
Guide de gouvernance documentaire
Documentation du processus de transfert de support.
 Impartition du traitement des documents

 Traitement des documents actifs en format papier
 Réorganisation des fichiers informatiques
 Traitement des documents semi-actifs à entreposer
 Traitement des documents inactifs à archiver
 Traitement des documents inactifs à détruire
 Saisie des données dans votre solution logicielle
 Préparation des documents pour leur numérisation.
 Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que
  ceux de Gestar

Services d’intégration des outils de gestion documentaire
Programme de formation/accompagnement sur utilisation
Services d'enregistrement de dossiers/documents
Programme annuel d'accompagnement sur utilisation
Programme annuel de soutien téléphonique sur utilisation
Audits périodiques sur la conformité d’application/utilisation.
 Transmission des savoirs et des savoir-faire

Services de formation/perfectionnement sur mesure
Activités publiques de formation/perfectionnement
  • Les obligations légales/réglementaires en matière
  • Les normes ISO (15489, 3030X) et la GID
  • Les fondements de la GID
  • L’établissement d’un schéma de classification hiérarchique
  • Le transfert et la migration des supports.
 Notre environnement de travail

La Loi sur les archives + règlement
La Loi sur l’accès aux documents... + règlement
La Loi concernant le cadre juridique des TI
Le Code civil du Québec
La norme ISO 15489 – Records Management
 Notre environnement de travail


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                                   Lien
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La gouvernance documentaire

  • 1. La gouvernance documentaire pour réussir la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques Vitrine technologique 2011.11.22
  • 2. Au cours des 25 dernières années, les organismes publics, les prestataires de services et les professionnel(e)s du métier ont accordé une importance prépondérante aux outils techniques et technologiques de gestion documentaire.
  • 3.  Investissements consentis 80% Outils techniques et technologiques 20% Formation du personnel 0% Maintenance 20 % Outils Formation 80 % Maintenance
  • 4. Résultats : Applicabilité mitigée de la Conformité approximative solution Pérennité menacée systémique On a carrément sous-investi dans le développement des compétences des acteurs principaux
  • 5. Depuis juillet 2011, Gestar propose une offre enrichie orientée vers la Gouvernance documentaire
  • 7. Une offre qui se concentre sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gouvernance documentaire efficace et efficiente…
  • 8. ... car dans toutes les organisations, dans un contexte de gestion intégrée des documents, toutes et tous sont gestionnaires de documents
  • 9.  Privilégier la transmission des savoirs et des savoir-faire, l’accompagnement et le soutien des utilisateurs de documents afin d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents
  • 10. Privilégier la transmission des savoirs et des savoir-faire sur des solutions purement techniques et technologiques
  • 11. Formation, souti 80 % en et maintenance 20 % Outils
  • 12. Notre offre de services professionnels et techniques  Accompagnement en gouvernance documentaire  Développement des outils de gestion documentaire  Impartition du traitement des documents  Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que ceux de Gestar  Transmission des savoirs et des savoir-faire  Placement de ressources professionnelles ou techniques.
  • 13.  Accompagnement en gouvernance documentaire  Plans de gouvernance documentaire  Programme d'accompagnement pour le déploiement  Programme annuel de soutien téléphonique  Programme annuel de maintenance du système  Impartition du traitement des documents et des dossiers  Programme annuel d’application des règles de conservation  Audits périodiques sur la conformité de l'application et de l'utilisation du système  Études de faisabilité pour la numérisation de documents.
  • 14.  Développement des outils de gestion documentaire Option forfaits tout inclus  Rencontre initiale du Comité de validation  Modèle adaptable de schéma de classification hiérarchique  Modèle adaptable de calendrier de conservation  Modèle adaptable de Guide de gouvernance documentaire  Accompagnement pour le déploiement initial du système  Soutien téléphonique sur l'application et l'utilisation.
  • 15.  Développement des outils de gestion documentaire Option services à la carte Sensibilisation du personnel État de situation et plan d'action Analyse des processus d'affaires Politique de gouvernance documentaire Politique et procédures de gestion de courriels Évaluation de schémas de classification existants Développement d'un nouveau schéma de classification
  • 16.  Développement des outils de gestion documentaire Option services à la carte Arborescence de répertoires Mise à niveau de calendriers de conservation existants Établissement calendriers de conservation Guide de gouvernance documentaire Documentation du processus de transfert de support.
  • 17.  Impartition du traitement des documents  Traitement des documents actifs en format papier  Réorganisation des fichiers informatiques  Traitement des documents semi-actifs à entreposer  Traitement des documents inactifs à archiver  Traitement des documents inactifs à détruire  Saisie des données dans votre solution logicielle  Préparation des documents pour leur numérisation.
  • 18.  Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que ceux de Gestar Services d’intégration des outils de gestion documentaire Programme de formation/accompagnement sur utilisation Services d'enregistrement de dossiers/documents Programme annuel d'accompagnement sur utilisation Programme annuel de soutien téléphonique sur utilisation Audits périodiques sur la conformité d’application/utilisation.
  • 19.  Transmission des savoirs et des savoir-faire Services de formation/perfectionnement sur mesure Activités publiques de formation/perfectionnement • Les obligations légales/réglementaires en matière • Les normes ISO (15489, 3030X) et la GID • Les fondements de la GID • L’établissement d’un schéma de classification hiérarchique • Le transfert et la migration des supports.
  • 20.  Notre environnement de travail La Loi sur les archives + règlement La Loi sur l’accès aux documents... + règlement La Loi concernant le cadre juridique des TI Le Code civil du Québec La norme ISO 15489 – Records Management
  • 21.  Notre environnement de travail La norme ISO 15489
  • 22.  Notre environnement de travail La Loi sur les archives + règlement La Loi sur l’accès aux documents... + règlement La Loi concernant le cadre juridique des TI Le Code civil du Québec La norme ISO 15489 – Records Management Les nouvelles normes ISO 30300 et 30301 - Systèmes de gestion des documents d’activité Le Cadre de référence gouvernemental en GID Les directives de BAnQ.
  • 23.  Notre environnement de travail Notre vision de la GID
  • 24.  Notre environnement de travail La Méthodologie DocumentFaire™
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  • 27. Site Web : gestar.qc.ca Blogue : Les carnets de Michel Roberge