Manual de contabilidad

Elaborado Por:
Lic. Roxana Tovar
TSU Maricela Macias

INTRODUCCIÓN
La contabilidad está ligada a nuestra vida diaria, todas las actividades
comerciales, por más sencillas que sean, se registran. Es por eso que es
importante tener conocimientos básicos en esta rama, pues ayuda a controlar
los negocios y tener a la mano la información específica para el logro de un
mayor rendimiento y productividad en la administración de nuestras empresas.
Por tener múltiples aplicaciones en el sector comercial, el INCE a través de la
formación de Asistente de Contabilidad, capacita y prepara en dicho oficio,
brindando la oportunidad de tener mayor acceso a este campo de trabajo.
Este manual te proporciona información básica sobre el área contable, siendo
su contenido programático producto de la recopilación de información de
diversas fuentes.
Contabilidad
Existen diversas definiciones de contabilidad que la describen en el transcurso
del tiempo como una ciencia, como una disciplina, como un arte, entre otras.
La definición más aceptada en nuestro medio es aquella que la señala como:
“La ciencia que estudia las leyes a que deben someterse la determinación, la
exposición e interpretación del estado y desarrollo de las economías
particulares y establece las reglas del arte de llevar las cuentas necesarias
para ello”.

No obstante, la expresión más completa de las funciones de la contabilidad
estaría dada por los siguientes pronunciamientos: la contabilidad es el
lenguaje de los negocios y, por consiguiente, en las condiciones actuales es
esencial para el éxito de los mismos. Ya no es conveniente emplear los
antiguos métodos rutinarios para controlar y dirigir las empresas.
El gerente, administrador o propietario de una industria necesita del
conocimiento de los costos, los resultados de las gestiones del gerente de
ventas se expresan en las cuentas, el gerente de crédito depende cada vez
mas el análisis de los estados financieros de los clientes, y el funcionario o
funcionaria bajo cuya responsabilidad deben formularse los presupuestos,
tiene los estados de contabilidad como guía principal. La importancia que tiene
la contabilidad se reconoce cada vez más y es hoy en día una materia
fundamental para el estudio de los problemas mercantiles.
El Instituto Americano de Contadores Públicos (AIPCA) la define como:
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar resumir en forma significativa
y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos
una parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.”
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
El objetivo de la contabilidad consiste en dar al propietario o gerente de
determinada empresa, la información concerniente a la naturaleza y valor de
las cosas que posee el negocio lo que debe a terceros y la participación que
tiene el dueño o dueños sobre las cosas poseídas que llamaremos
respectivamente: Activo, Pasivo y Capital, además los datos relativos a los
efectos que se causen a los tres elementos citados como resultado de las
operaciones mercantiles efectos que se pueden traducir en una ganancia o
pérdida del negocio. Dicho en otras palabras, a la contabilidad corresponde
proporcionar la información requerida sobre:

1. La situación financiera de la empresa en una fecha determinada, a los
efectos de conocer su capacidad de atender las operaciones normales
del negocio y pagar sus obligaciones. Esta información se provee a
través del estado financiero denominado Balance General, en el cual
figuran en forma resumida:
a) Las listas o enumeraciones de las diversas cosas de que dispone el
negocio: el efectivo en caja, las mercancías, el mobiliario y otras,
que denominaremos en adelante activo.
b) Los derechos de terceros sobre el activo de que dispone la
empresa, es decir, los acreedores que denominaremos en adelante
pasivo.
c) La participación del dueño o dueños en el activo disponible la cual
denominaremos en adelante capital.
2. Mostrar los efectos causados al activo, pasivo y capital del negocio como
resultado de las operaciones. Esta información se provee a través del
estado económico denominado ”Ganancias o perdidas“, o como ahora se
le llama Estado de Resultados, el cual tiene por propósito mostrar los
ingreso obtenidos y los gastos efectuados durante determinado período
y, como su nombre lo indica, está destinado a describir todas las
transacciones que produzcan utilidad o pérdida.
Al estado de resultados se le dice que es el puente entre dos balances
generales, o el camino que transita la empresa durante el ejercicio
económico.

3. Objetivo no menos importante de la contabilidad es el que se refiere al
control de las previsiones hechas al iniciarse el negocio. Este control lo
realiza la contabilidad vigilando la ejecución del presupuesto, a través del
cual la dirección fija las metas para un determinado periodo que
generalmente resulta ser un año.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y
financieras. La contabilidad les permite obtener mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio, además los servicios que le aporta son
imprescindibles para obtener información de carácter legal.
RELACIÒN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS
Con respecto al DERECHO:
a) Con el Código de Comercio: el cual regula las relaciones mercantiles
entre comerciantes y no comerciantes.
b) Con el Código Civil: el cual norma la propiedad y su usufructo, los
contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurídicas.
c) Con la Legislación Laboral: la cual reglamenta los deberes y derechos
de las partes, derivados del contrato de trabajo.
d) Con la Legislación Fiscal: la cual determina las contribuciones,
gravámenes y desgrávameles, sobre los beneficios o utilidades.

Con la ECONOMIA, la contabilidad precisa de ella para el estudio individual
de las riquezas de una empresa y para analizar los factores que tienen
repercusión en el patrimonio de la empresa. A su vez la economía necesita de
la información contable para llevar a cabo sus análisis, conocer el valor de los
bienes, el costo de producción, determinación del ingreso nacional, entre otros.
La Economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera
y la Contabilidad la registra y da cuenta de ella.
Con la ESTADISTICA, podemos afirmar que la Contabilidad se vale de los
métodos estadísticos de investigación, para poder proyectarse, para
establecer tendencias, índices y otros, que le permitan alcanzar mejor sus
objetivos. A su vez, la Estadística se nutre de los datos ordenados y
acumulados suministrados por las empresas para elaborar los cuadros que
van a interesar al conglomerado en general.
Con la INGENIERIA, determina y controla los costos, además de ayudar a
evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.
PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD
Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de
proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo
posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes
económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera. Entre ellos podemos destacar:
Principio de Conservatismo o Criterio Prudencial. Se señala conforme a
este principio, que ante diversas alternativas contables, el contador deberá
elegir aquella que sea optimista. Los ingresos no se contabilizan sino hasta
que se realicen. Una recomendación útil para los contadores es que eviten el
ultra conservatismo, que también es dañino, pues lo que se busca es

determinar los verdaderos resultados de las operaciones y la verdadera
situación financiera, y no necesariamente los resultados y situación financiera
más conservadora.
Principio de Consistencia. Este principio se refiere tanto a la consistencia
en la aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás
criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con
activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona,
tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.), como a la consistencia en
cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros.
Razones financieras equivocadas se obtendrán si en un ejercicio una partida
se clasifica como crédito diferido y en otro se clasifica como cuenta de
complementaria de activo (caso de intereses por realizar en ventas y en
abonos).
Se han dicho en plan de broma que una empresa cuyas utilidades sean
deficientes debe más bien cambiar de contador y no de administrador, pues
los contadores y sus criterios profesionales podrán hacer variar las utilidades
de las empresas sin violar los principios contables.
La Secretaría de Hacienda si da importancia al principio de consistencia,
puesto que si no lo hiciera, las empresas disminuirían su carga tributaria tan
solo buscando aquellos criterios contables que arrojan menores utilidades,
posiblemente sin respetar el principio de consistencia. En el tratamiento
contable de los productos podría un Contador en un período prorratear dicho
costo considerando el método de valor de mercado ponderado para prorratear
dicho costo conjunto.
Otro caso sería diferir los gastos si el presente ejercicio fuera malo en cuanto
a utilidades para posteriormente amortizar dichos gastos en los períodos con
mayores utilidades y así ahorrar impuestos.

Principio de Costo. Este principio se refiere a la objetivad en el registro de
las transacciones. Esta objetividad nacida del comprobante o documento
contabilizado da validez a muchas deducciones y también facilita la aplicación
de las técnicas de auditoria, que de lo contrario convertirán al auditor actual en
un profesional muy distinto: en un perito valuador. El costo histórico ha sido
defendido a toda costa por el profesional contable, haciendo caso omiso de
los costos de reemplazo o los de oportunidad que tan importantes son dentro
de la microeconomía o dentro de la contabilidad administrativa.
Proceso Contable
Como ya se ha dicho, la finalidad básica de la Contabilidad es suministrar
información para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las
operaciones que se realizan en una empresa, es necesario seguir una serie
de pasos íntimamente relacionados unos con otros, los cuales deben guardar
una secuencia lógica, esto es lo que vamos a conocer como el proceso
contable.
PERÍODOS DEL PROCESO CONTABLE
Las empresas inician sus actividades y la mayoría no pueden determinar
cuanto tiempo de existencia va a tener el negocio, esto trae como
consecuencia que no se puede esperar que el negocio termine para
establecer si han ocurrido beneficios o pérdidas, y el estado en que se
encuentra el patrimonio de los propietarios, porque traería como resultado
que cuando se llegue a tener la información ya no se puede tomar ninguna
decisión, ni aplicar ningún correctivo, ni establecer nuevas políticas, etc.
Período Contable. Es el lapso que escoge una empresa para determinar
cuales han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y

como consecuencia establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del
negocio. El lapso va a estar en relación directa con la necesidad de
información que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral, anual,
etc.) y al final del cual va a reflejar la relación de ingresos y egresos en el
período y el Balance General que va a establecer la situación del activo, el
pasivo y el capital para la fecha en que termina el período o ejercicio.
Período Fiscal. Aunque las empresas tienen libertad para establecer el
lapso de duración de su período contable, desde el punto de vista legal, se
deja claramente establecido que éste no puede ser mayor de un año. El
período civil comienza el 1° de enero y termina el31 de diciembre, esto no
quiere decir que en una empresa el período fiscal abarque el mismo lapso, lo
que implica es que su ejercicio contable legal puede comenzar en cualquier
fecha del año, por ejemplo comenzar su período el 1° de agosto y terminar el
31 de julio del año siguiente.
La teneduría de libros
Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las
operaciones mercantiles por orden cronológico en los libros dispuestos al
efecto, según las leyes, normas y usos establecidos.
OBJETIVOS DE LA TENEDURÍA DE LIBROS
De acuerdo con la definición antes citada, los objetivos de la teneduría de libros
son:

1. Recopilar las operaciones mercantiles significa compendiarlas o
resumirlas. Por ejemplo la empresa “A” vende determinadas mercancías
a la empresa “B”. Los detalles de esa operación se relata en un documento
mercantil denominado factura. A los fines de la teneduría de libros se
precisa recopilar o juntar en compendio los datos referentes a esa
operación económica. Así el tenedor de libros o auxiliar de contabilidad
de la empresa vendedora se interesará en la fecha de la operación el
nombre y el domicilio del comprador, las condiciones de venta, el tipo de
mercancías vendidas y su importe. La factura contendrá otros datos que
el tenedor de libros no tomará en cuenta como son: el tipo de empaque, el
material de embalaje el medio de transporte que se utilizará y otros. El
primer objetivo de la teneduría de libros es, por tanto, resumir o abreviar
los datos de las operaciones mercantiles con sujeción a un método.
2. Después de recopilar los datos de las operaciones mercantiles
metódicamente, hay que anotarlas también metódicamente. En los
registros de la empresa “A” y en los de la empresa “B” sujetos de nuestro
ejemplo, tiene que aparecer esa operación mercantil anotada en los libros
de la primera como una ventana y en los de segunda como una compra.
Este es el segundo objetivo de la teneduría de libros pues ella se ocupa
de anotar los datos referentes a las operaciones mercantiles.
3. Una empresa realiza gran diversidad de operaciones compra, vende,
cobra, paga, gasta gana, pierde, etc. Los datos de esas operaciones hay
que clasificarlos esto es, ordenarlos por clases. Este es el tercer objetivo
de la teneduría de libros clasificar las operaciones mercantiles.
MEDIOS QUE UTILIZA LA TENEDURÍA DE LIBROS

Para el logro de los objetivos antes citados la teneduría de libros dispone de
determinados medios como son:
- Los documentos originales por las operaciones mercantiles; facturas
comprobantes de caja, cheques, pagarés, letras de cambio, contratos,
pólizas de seguro, etc.
- Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventarios además de aquellos
que por necesidad de la empresa deben llevarse, y en los cuales se
registran las operaciones mercantiles, acorde con una técnica específica y
normas de carácter legal.
- Las cuentas que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS
La teneduría de libros se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones
mercantiles como antes se ha dicho. La contabilidad se encarga, valiéndose
de los datos aportados por la teneduría de libros, de analizar y valorar los
resultados económicos. La teneduría de libros es narrativa, mientras que la
contabilidad sintetiza y compara.
El tenedor de libros o auxiliar de contabilidad debe seguir estrictamente las
instrucciones del sistema diseñado por el contador, quien recopila los detalles
importantes y establece comparaciones analizando los resultados.
NORMATIVA LEGAL
La contabilidad se rige por los Principios Generales de contabilidad
generalmente aceptados, por la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela que es la Ley de donde se rigen todas las leyes, por el Código de
Comercio de Venezuela que es la Ley que rige todas las operaciones

mercantiles y por las leyes relacionadas de acuerdo a cada área a desarrollar
como la Ley de impuesto sobre la renta, la ley del trabajo, entre otras.
PRESUPUESTO
 Se llama  al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una
actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina,
un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de
desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se
formulan por término de un año.
El cálculo previo de los ingresos y gastos de una actividad financiera durante
el transcurso de un período de tiempo determinado recibe el nombre
de presupuesto.
Clasificación
Según la flexibilidad:
 PRESUPUESTOS RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O
ASIGNADOS: recibe esta denominación debido a que una vez
efectuado no es posible realizar ningún ajuste o modificación sobre
el mismo. En consecuencia, no se tiene en cuenta la conducta
política, económica demográfica, etc del territorio donde la empresa
tiene injerencia. Este tipo de presupuesto sirve para llevar a cabo un
control de manera anticipada.
 PRESUPUESTOS VARIABLES O FLEXIBLES: esta clase de
presupuestos cuentan con la posibilidad de adaptación a las diversas
cuestiones que se presenten una vez realizado. El presupuesto
flexible permite visualizar los ingresos, gastos y costos, adaptados a
la magnitud de operaciones comerciales.
 
Según el período que cubran:
 PRESUPUESTO A CORTO PLAZO: son aquellos ideados para
solventar un período de operación determinado, pero no abarcan
más de un año.
 PRESUPUESTO A LARGO PLAZO: contrariamente, los
presupuestos a largo plazo son realizados con el fin de cubrir un
período extenso de tiempo, y tienen en cuenta factores económicos
tales como empleo, seguridad, infraestructura, etc. 
De acuerdo al contenido:

 AUXILIARES: ofrecen las operaciones para cada área de una
determinada organización, y se presentan de forma analítica.
 PRINCIPALES: incluyen los presupuestos auxiliares, y brindan
información acerca de características importantes del conjunto de
presupuestos de una empresa u organización.
 Según la técnica de evaluación:
 ESTIMADOS: son llevados a cabo teniendo en cuenta 
experiencias previas. Es decir, son presupuestos realizados de
manera empírica, por lo cual constituyen la probabilidad de que
ocurra aquello que se ha proyectado.
 ESTÁNDAR: son realizados en base a elementos científicos, de
manera que se descarta toda posibilidad de equivocación. Los
números que arroja, son aquellos que se deberán conseguir.
De acuerdo al tipo de empresa:
 PÚBLICOS: son propios del estado, el municipio o las empresas
descentralizadas. En esta clase de presupuestos calcula la cifra
necesaria para cubrir las necesidades de tipo social, y a partir de allí,
se realiza un modelo con el propósito de crear los ingresos
suficientes.
 PRIVADOS: inversamente a los públicos, en el presupuesto
privado primero se calculan los ingresos y a partir de esto, se realiza
un planeamiento para su distribución
El objetivo del presupuesto
Es muy claro: planificar el futuro. Y eso supone pronosticar el comportamiento
de un conjunto de variables así como tomar un conjunto de decisiones que
configurarán los planes de acción que la compañía llevará a cabo con el paso
del tiempo. El fin no es otro que alcanzar los resultados planteados.
El horizonte temporal del presupuesto, generalmente, es de un año. Aunque
cada empresa podrá definirlo de la manera más conveniente teniendo en
cuenta el proceso de negocio de la misma o el estilo de dirección.
Planificar y presupuestar
La materialización de la planificación estratégica se formaliza a través del
presupuesto, y en este sentido, contribuye a su elaboración. ¿Cuáles son los
elementos diferenciadores entre planificar y presupuestar? Planificar es definir
el rumbo, objetivos y planes de acción, de la compañía. Por tanto, requiere
imaginación y creatividad; y los recursos disponibles no tienen porque ser un
límite a la definición de la estrategia. Por tanto, y para definir la misión y visión
de la empresa, se debe tener ambición y no dejarse limitar por las
circunstancias del presente. Mientras que presupuestar es coordinar, evaluar
y controlar el conjunto de planes de acción que se tienen que realizar, en un
periodo determinado, para alcanzar los objetivos definidos en la planificación
estratégica. Para ello, es necesario realizar estimaciones contrastadas de
ingresos y gastos; la asignación de responsables para cada uno de los planes;
y adecuar los recursos necesarios a los recursos disponibles.

Por tanto, con el presupuesto se pretenden cosechar las siguientes metas:
1). Recogida de información. Su formalización permite la obtención de
información clave para la gestión, tanto general del negocio como particular de
cada una de las áreas de la compañía.
2). Planificación de actividades. Su elaboración debe ser el resultado de una
planificación detallada de actividades en las que se definan los objetivos de
cada una de ellas y los recursos necesarios para su implantación.
3). Intervención de todas las áreas de la compañía. Cada una de ellas debe
aportar sus planes específicos, y colaborar con otras dependencias en aquella
información que pudiera ser relevante para la formulación de las actividades
de las mismas.
4). Determinación de los fines para cada una de las áreas. El presupuesto
permite concretar cuáles son los objetivos para cada una de las mismas y, en
consecuencia, facilita el seguimiento de los mismos para el periodo definido.
5). Herramienta de motivación y seguimiento de los planes. Su formulación
posibilita una planificación adecuada de los planes a realizar y,
consecuentemente, establecer incentivos para cada uno de los responsables
involucrados.
6). Control. Uno de los elementos derivados de la gestión del presupuesto es
la posibilidad de establecer el control sobre las actividades claves de la
compañía. Por lo tanto, permite la toma de decisiones en el caso de
desviaciones respecto de los objetivos planteados.
Importancia de los presupuestos
1. Presupuestos: Son útiles en la mayoría de
las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-
utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales,
conglomerados) y pequeñas empresas
1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar
el riesgo en las operaciones de la organización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de
operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión
de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que
verdaderamente se busca.
4. Facilitan que los miembros de la organización
5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de
su plan total de acción.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la
ejecución de programas de personal en un determinado periodo de
tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan
completado los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a
pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a

planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y
alternativas la importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre
unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel
a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a
través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser
detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan
su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del
presupuesto.
Procedimiento para la elaboración de Presupuestos
Un presupuesto debe comprender los planes, valores y estrategia de la
empresa, comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos por
parte de la empresa y el significado de la rentabilidad y el coste-eficiente.
También es bueno que, aunque una persona realice el presupuesto, sea
comentado y aprobado por el resto.
Las fases de la elaboración de presupuestos
Para hacer un presupuesto se debe tener en cuenta:
 Una lista de los ingresos mensuales
 Una lista de los gastos fijos cada mes
 Una lista de los gastos que varían cada mes
 Definir el flujo de caja. Un cálculo de la diferencia entre gastos e
ingresos
Para elaborar un presupuesto hay que:
 Preparar el material necesario, una hoja en Excel o lápiz y papel con
gastos regulares y que se necesitarían.
 Clasificar los gastos para ver en qué se va a gasta cada cosa.
 Calcular variantes importantes (como cambios de moneda u otros)
 Hay que definir muy bien las prioridades.
 Se tiene que tener en cuenta un fondo de emergencias, para cubrir
imprevistos.
 Hay que programar una revisión del presupuesto cada x meses.
 Si es necesario, se debe contactar con un asesor que revise y optimice
el presupuesto.
Los tres pasos básicos de la elaboración del presupuesto y estrategia
empresarial por medio del presupuesto son la planeación, la coordinación y el
control. Es necesaria una buena planificación de los presupuestos de la
empresa para obtener los mejores resultados y buscar nuevas formas de
obtener beneficios para la empresa, como también es necesaria un buen
seguimiento de este presupuesto para optimizarlo. A la hora de elaborar el
presupuesto hay que pensar en dos cosas claves: optimizar el presupuesto y
conseguir los mejores resultados con este presupuesto.
Ejercicios Básicos 1

La Cuenta
IMPORTANCIA
Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se
van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que
van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa;
sería muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas
operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cuánto tenemos en cada
activo, cuanto debemos y cuál es el capital del propietario, si no contamos
con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto
tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por
ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de
operación, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el
capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual
nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los
diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo, si queremos conocer el
movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien
y que llamaremos “Caja”; si queremos conocer el movimiento que afecta a
los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos “Cuentas por
Cobrar”; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarán en una cuenta
llamada “Mobiliario”, lo que debemos a terceros mediante factura lo
incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por Pagar”, etc.
Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el
concepto a que se refiere.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos:
 Cuentas Reales
 Cuentas Nominales
Cuentas reales
Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la
empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les
denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo
que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que
debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento
existente. Además las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas
de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a
otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como
Balance General. Entre estas cuentas tenemos:

- Cuenta de Activos. Va a estar representada por todos los bienes y
derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en
términos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas
cuentas se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos diferidos,
otros activos y valoración.
Activo circulante. Está formado por todas aquellas cuentas que registran
los activos más líquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos
factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año
aproximadamente, a partir de la fecha del “Balance general”. Dentro de
este rubro de “Activo circulante”, se han de colocar las cuentas más
liquidas primero; o sea, las más fáciles de convertirse en dinero, con
prioridad a las otras.
El Comité de Procedimientos Contables del Instituto Americano de
Contadores Públicos Titulares, define los activos circulantes como: “El
dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en
dinero o consumir, durante el ciclo económico del negocio”. Este
mismo organismo aclara que: “los gastos pagados por anticipado no
son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino
porque de no haberse pagado exigirían en su lugar el consumo de
activos circulantes, durante el ejercicio económico” referido.
 El activo fijo o inmovilizado.Está formado por todos aquellos bienes de
la empresa que reúnen las siguientes características:
a. Propiedades de la empresa
b. Son de naturaleza permanente
c. Están destinados para el uso y NO para la venta
d. Tienen, además, un cierto valor considerable.

Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e
INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia
física especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los
INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos
fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables,
como la plusvalía, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y
otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los
derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrán
ser aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque
ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al
liquidarse la empresa. Al momento de clasificar los activos fijos, dentro
de sus correspondientes subgrupos de “tangibles” e “intangibles”, se
han de colocar primeramente los MAS FIJOS. Así ubicaremos al
terreno primero que al edificio, luego mobiliario, hasta llegar a los que
ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son
los vehículos.
 Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, también llamados
cargos, están formados por partidas de GASTOS, de tal condición, que
benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio
económico.
Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera
de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el
ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como
un auténtico ACTIVO por disfrutarse todavía; tal es el caso de los gastos
de organización, mejoras en propiedades ajenas arrendadas,
campañas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad

particular, en cuanto a la ubicación de las cuentas dentro de este rubro.
Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.
 Otros activos o activos diversos. Bajo este rubro se colocarán aquellas
cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no
comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden
clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.
- Cuenta de Pasivos. Está representada por todas las deudas y
obligaciones de diversas índoles contraídas por la empresa con terceras
personas y, además, aquellos servicios que debe prestar por cobros que
ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta
se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y créditos diferidos.
 Pasivo circulante. Está constituido por las deudas y obligaciones
pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo
aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha del balance
general. Normalmente se pagan con activos circulantes. Dentro de
este grupo de han de ubicar primero las cuentas de pago más
inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.
 Pasivo a largo plazo. Comprende las obligaciones por pagarse dentro
de un plazo mayor de un año, aproximadamente, a partir siempre de la
fecha del balance general, tal es el caso de las hipotecas, bonos por
pagar y otros. Conviene aclarar que las hipotecas, cuando se aproxima
la fecha de su vencimiento, en su último año pasan de pasivo a largo
plazo a pasivo circulante. Finalmente no es correcto hablar de pasivo
fijo o de pasivo permanente, puesto que en verdad su permanencia es
limitada en el tiempo.

 Pasivos diferidos o créditos diferidos. Están constituidos por aquellas
cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la
empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo
tanto, mientras no se hubiere otorgado la contra presentación del
servicios, estos cobros han de registrarse como auténticos PASIVOS,
tal es el caso de los intereses, alquileres y otros cobrados por
ANTICIPADO.
 Otros pasivos. Estarán formados por aquellas cuentas indicadoras de
DEUDAS de la empresa con terceros y que no puedan clasificarse con
propiedad de los otros grupos citados. También en este rubro se
ubican los pasivos diferidos, para que el balance general no resulte tan
recargado.
- Cuenta de Capital. Esta cuenta representa el aporte que el propietario
tiene en la empresa para una fecha determinada, es decir, refleja la parte
de los activos que correspondan al propietario después de deducir los
pasivos.
- Cuentas de Valuación. Son cuentas reales que tienen como finalidad
expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia, son
cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.
Cuentas nominales
Tienen como característica principal que son cuentas temporales, duran
abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa luego al finalizar éste,
son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en
definitiva, la cuenta que va a ser efectuada por los beneficios o pérdidas del
negocio. Las Cuentas Nominales se crean en cada ejercicio de la empresa

para registrar los ingresos, los costos, los gastos, pérdidas y en
consecuencia poder determinar los resultados obtenidos, por eso se les
conoce como cuentas de resultado.
Las Cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son:
- Cuentas nominales de ingresos y,
- Cuentas nominales de egreso.
Las mismas van a conformar un estado financiero que compara los
beneficios con las pérdidas para conocer los resultados del ejercicio, lo que
conocemos como estado de resultados. Estas cuentas se clasifican en:
- Cuentas nominales de ingresos. Son todas aquellas operaciones que
realiza la empresa y que traen como consecuencia aumentos en el capital;
por ejemplo: las ventas, los intereses ganados, ingresos por comisiones,
ganancias obtenidas en ventas de activos fijos, ingreso por alquileres de
locales de propiedad de la empresa, etc.
- Cuentas nominales de egresos. Son erogaciones en la cual incurre la
empresa y que trae como consecuencia disminuciones del capital, dentro
de los egresos existen dos grandes grupos que son el costo del producto,
el costo del artículo a fabricar en el caso de una empresa industrial y el
resto de los gastos en que necesariamente tiene que incurrir la empresa
para cumplir el proceso de operaciones.
A continuación se presenta en forma esquematizada la clasificación de las
cuentas tanto reales como nominales:

CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS
La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra, y
principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté
utilizando para registrar las transacciones; podemos enumerar rápidamente
algunos de los métodos para hacer registro de datos dentro de una empresa:
 Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).
 Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir
agregando hojas de acuerdo al monto de las transacciones).
 Tarjetas sueltas para las cuentas, donde hay que emplear máquinas
de Contabilidad.
 Sistema de tarjetas o cintas para computadores (este sistema lo
utilizan las empresas grandes, donde existen volúmenes importantes
de operaciones y para lo cual tienen que valerse del procesamiento
electrónico de datos, por medio del computador).
Sin embargo, cualquiera que sea el método a utilizar, toda “Cuenta” presenta
características comunes y es necesario registrar cada modificación.
Teoría de la partida doble
LA PARTIDA DOBLE. DEFINICIÓN
El principio de la partida doble se basa en la ecuación del patrimonio y
registra los valores del activo y pasivo, así como las constantes variaciones
que se causan en la cuantía del capital, contemplando un sistema con
exactitud y precisión matemática puede ser comprobada partiendo del
conocimiento que hemos adquirido, según el cual en toda operación
mercantil hay un cambio de valores y registro debe expresar esa doble

modificación que originan dos conceptos que se equilibren o balancean
entre si. Esta idea es lo fundamental y básico en la partida doble. “No hay
deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor” se suele decir en el
lenguaje de la contabilidad.
REGLAS PRÁCTICAS PARA EL CARGO Y EL ABONO
Adelantando un tanto el concepto de cuenta el cual se explicara en detalle
en la próxima lección (es el estado que manifiesta los valores que debe una
persona o cosa y los que le son debidos), diremos que toda transacción
comercial afecta cuando menos dos cuentas: Una de ellas debe cargarse y
otra abonarse por la misma cantidad. Cada partida asentada en la columna
izquierda de los importes monetarios de una cuenta se denomina en la
técnica contable cargo o débito.
La práctica de la contabilidad está basada en el principio de que toda
operación mercantil puede ser analizada en elementos iguales de cargo y
abono; en consecuencia, todas las explicaciones que se harán en el
desarrollo de este curso descansan en este principio.
La contabilidad se ciñe a esta modalidad de las operaciones para vigilarlas
paso a paso, en todos sus detalles, mediante este mecanismo contable que
consiste en registrar en los libros simultáneamente lo que se recibe y lo que
se entrega, ya se trate de dinero, mercancías, servicios, derechos u
obligaciones. Además, la utilización del principio de la partida doble ofrece
las siguientes ventajas:

1. Permite un control matemático de las anotaciones, porque siempre se da
entrada y salida simultáneamente a los valores que se cambian.
2. La aplicación de este principio es sencillísima, aunque poco se razone,
pues en toda operación mercantil necesariamente una persona o cosa
recibe y otra persona o cosa recibe y otra persona o cosa, por oposición,
entrega será acreedora.
Debe entenderse que el concepto de deudor en contabilidad va más allá de
lo personal, así, por ejemplo, si vendemos un bien a crédito, quien nos
compra se convierte efectivamente en deudor nuestro, pero en contabilidad
esa palabra tiene un contenido mucho más amplio y significa, como antes
se dijo, todo lo que se registra en la parte izquierda de una cuenta pudiendo
tratarse de deudor propiamente dicho por una compra de mercancías o por
un gasto. Igual consideración debemos hacer para lo que se registra en la
parte derecha de la cuenta, donde puede figurar un acreedor al que
debemos algo, un ingreso, o la indicación de un beneficio obtenido. En
consecuencia,
a) El debe representa:
1. Un bien que ingresa.
2. Una deuda que se paga.
3. Un gasto, un costo o una pérdida.
4. Lo que nos quedan debiendo.
b) El haber por otra parte representa:
1. Un bien que sale de nuestro poder.

2. Una deuda que se cobra.
3. Un ingreso o una ganancia.
4. Lo que quedamos debiendo.
Luego vendrá la tarea de utilizar conveniente este razonamiento recordando
que en cada una de las operaciones mercantiles que analizan se debe
abonar simultáneamente el mismo importe, porque este es el requisito
básico de la partida doble y el único que permite llevar cuenta ordenada del
activo, pasivo, capital y las cuentas de ganancias o pérdidas.
No es una cuestión difícil si se tiene presente el siguiente cuestionario
clásico y conocido, cada vez que se deba registrar una operación, luego de
estudiada a fondo:
Para el debe: Para el haber:
¿Qué entra? ¿Qué sale?
¿Quién recibe? ¿Hay una ganancia?
¿Hay una pérdida? ¿A quién debemos?
¿Quién nos debe?
Por lo demás, si una operación afecta a dos cuentas de activo, tiene
forzosamente que significa aumento en una y disminución en la otra. La
recepción de dinero como pago de un cliente significa un aumento en una
cuenta de activo, la del clientes la operación afecta a una cuenta de activo
y a otra de pasivo, ambas cuentas tienen que aumentar o disminuir en igual
suma.

CUENTA DE ACTIVO CUENTA DE PASIVO CUENTA CAPITAL
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
Aumento Disminución Disminución Aumento Disminución Aumento
La teoría de la partida doble, en lo que respecta a las cuentas nominales,
se basa en la relación existente entre estas cuentas y el capital, puesto que
ellas dan los detalles que explican el aumento o disminución habidos en el
patrimonio como consecuencia de las operaciones constituyen variantes de
la cuenta Capital, y se les llama también cuentas temporales de Capital, ya
que solamente tienen vida durante el periodo contable para el cual han sido
abiertas.
Ecuación del Patrimonio
En toda empresa o institución existen una serie de bienes y derechos los
cuales van a representar para el negocio su Activo, como por ejemplo: el
mobiliario, el efectivo en cajas o bancos, los vehículos, la mercancía, la
maquinaria, seguros, entre otros. Muchos de estos activos pueden ser
adquiridos a crédito y otros aportados por el dueño, por lo que la empresa
tendrá dos tipos de obligaciones: 1) con terceras personas y 2) con sus
dueños.
Cuando se adquiere a crédito un activo, la empresa adquiere una
responsabilidad, una obligación con una tercera persona, que ha recibido
todas estas obligaciones que adquiere la empresa, es lo que vamos a

conocer como Pasivo; y el Capital representa los derechos que tiene el (los)
dueño (s) del negocio sobre los activos, una vez cancelados los pasivos.
Ejemplo:
Si todos los activos de una empresa son Bs.100.000.000,00 y debe a
terceras personas Bs. 40.000.000,00 luego será del dueño la diferencia (Bs.
60.000.000,00).
Es decir, que matemáticamente se puede representar el esquema anterior
(donde siempre se cumplirá que el total de Activo, será igual a la suma del
Pasivo más el Capital) por la siguiente ecuación:

Esto es lo que nosotros vamos a conocer como la Ecuación del Patrimonio,
la cual también se conoce como Ecuación Básica de la Contabilidad o
Ecuación Básica del Balance General.
La Ecuación del Patrimonio tiene la característica de que
independientemente de lo complejo y cuantioso del número de operaciones
que realice una empresa, siempre se mantiene en equilibrio. Estas
operaciones pueden modificar el activo, el pasivo o el capital, pero la
igualdad y el equilibrio de la ecuación siempre se conserva.
El siguiente ejemplo ilustra los procedimientos para determinar los valores
patrimoniales. Determinar el patrimonio neto (capital) del Sr. Pedro Pérez,
quien para la presente fecha posee las propiedades y obligaciones
siguientes:
Efectivo bs. 10.000 Vehículo bs. 170.000
Apartamento bs. 1.200.600 Joyas y Obras de Arte bs. 40.000
Impuestos a pagar bs. 2.400 Cuentas por pagar bs. 45.000
Intereses por pagar bs. 1.600 Hipoteca por Pagar bs. 500.000
Terreno bs. 600.000 SOLUCION:
ACTIVOS PASIVOS
Efectivo bs. 10.000 Cuentas por pagar bs. 45.000

Vehículo bs. 170.000 Intereses por Pagar bs. 1.600
Apartamento bs. 1.200.600 Hipoteca por pagar bs. 500.000
Joyas y obra de arte bs. 40.000 Impuesto por pagar bs. 2.400
Terreno bs. 600.000 TOTAL PASIVO BS. 549.000
TOTAL ACTIVO BS. 2.020.600
PATRIMONIO NETO O CAPITAL
Activo bs. 2.020.600
Menos
Pasivos bs. 549.000
PATRIMONIO NETO BS. 1.471.600
La ecuación Patrimonial te establece que ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL,
es decir, bs. 2.020.600 = 549.000 + 1.471.600
Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales
¿QUÉ SON LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?
En Venezuela, como en la mayoría de los países de habla castellana, la
legislación mercantil impone a los comerciantes la obligación de llevar la
contabilidad en tres libros cuando menos. Éstos son:
 El libro DIARIO
 El libro MAYOR
 El libro de INVENTARIO
Los libros de contabilidad, organizados de acuerdo con ciertas normas legales
y principios técnicos, sirven para registrar todas las operaciones comerciales

que realiza una empresa, y suministran los datos indispensables para conocer
la situación financiera y económica de la misma. En ellos se deja constancia
de los actos y negociaciones que se efectúan, se especifica claramente el
origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los cobros, de los pagos
etc., y permiten aclarar confusiones y dudas que puedan suscitarse en la
marcha de las relaciones comerciales de una empresa. Nuestra legislación
mercantil impone al comerciante el uso de libros de contabilidad.
REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS PRINCIPALES
El Código de Comercio establece, entre otras, las siguientes disposiciones
con respecto a los libros:
Articulo 32. ”Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente: el Libro Diario, el Libro
Mayor y el de Inventarios”.
Articulo 33. “El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin
que hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en
los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categoría en la
localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer
folio de cada libro nota de que los que éste tuviera, fechada, y firmada por el
juez y su secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las
demás hojas el sello de la oficina,”
Articulo 34. “En el libro Diario se asentarán, DIA a DIA, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es
el acreedor y quien el deudor, en al negociación a que se refiere, o se

resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones
siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan
comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes al
por menor, es decir, los que habitualmente sólo venden al dental, directamente
al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este articulo con sólo
asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado;
y detalladamente de las que hicieron a crédito, y los pagos y cobros con motivo
de éstas “
Articulo 35. “Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará
en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto
muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados
o no a su comercio”.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de estado de resultados,
ésta debe de mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos o las
perdidas; ésta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y
las pérdidas. Se hará mención expresa de las finanzas otorgadas, así como
cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva, con
anotación de la respectiva contrapartida.
“Los inventarios serán firmados por todos los interesados en le establecimiento
de comercio que es hallen presentes en su formación “.
Articulo 44. “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante
diez años, a partir del ultimo asiento de cada libro. La correspondencia
recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas
durante diez años”.

REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS AUXILIARES
Articulo 32. ”Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare
conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”.
Articulo 39. “Para que los libros Auxiliares de contabilidad, llevados por los
comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir
todos los requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios”.
PROHIBICIONES LEGALES SOBRE ANOTACIONES EN LIBROS
Articulo 36. “Se prohíbe a los comerciantes:
1) Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendadoras.
4) Borrar los asientos o partes de ellos.
5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna
parte de los libros”.
Articulo 37. “Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento
se salvaran en otro distinto, en la fecha que se notare la falta”.
Asientos contables
Asiento es la anotación mediante la cual descomponemos en el diario
cualquier operación mercantil en sus elementos de cargos y abonos,
mencionándose las cuentas que se afectan. Ocupa cuando menos cuatro

líneas del Diario, correspondientes a: el número del asiento, la cuenta deudora,
la cuenta acreedora y la explicación o concepto de la operación.
ASIENTO SIMPLE
El asiento de Diario se denomina simple, porque consta sólo de dos cuentas
(un solo deudor, un solo acreedor), pero cuando comprende tres o más
cuentas se le llama asiento compuesto.
Un asiento de Diario suele ser de la cuenta deudora o acreedora.
1) El título de la cuenta deudora se escribe junto a la columna de las fechas.
El título de la cuenta acreedora se escribe unos dos centímetros más hacia
la derecha.
2) La explicación o concepto se inicia en el espacio comprendido las primeras
letras de cada una de las cuentas. Estas colocaciones obedecen al
propósito de que destaquen los elementos de cargo, de abono y la
explicación del asiento. El uso de la preposición “a” antes de la cuenta de
abono es opcional. Toda explicación de un asiento debe contener los
motivos para individualizar y distinguir aquella operación de las demás. No
existe un límite para su extensión, no obstante conviene la máxima
concisión compatible con la claridad.
3) Las cifras se anotan en las columnas de importes monetarios en las
mismas líneas en que se escriben las cuentas a que se refieran.
4) Los nombres que se usen en los asientos de diario para designar las
cuentas de cargo y abono deben corresponder exactamente con el título
que para dichas cuentas aparezca en el mayor.

5) Debe dejarse entre cada uno de los asientos una línea de por medio en la
que se escribirá el número que le corresponde a cada asiento.
6) Los asientos en ningún caso deberán partirse, y se notara que las líneas
de que se dispone no dan cabida a uno nuevo, se inutilizaran a fin de
registrar el asiento completo en la página siguiente.
7) Todo asiento de diario requiere su correspondiente comprobante. Esto
quiere decir que no se debe contabilizar ninguna partida sin que preceda
el comprobante que la justifique plenamente. Cualquier procedimiento
contrario a este principio anula el valor del asiento.
ASIENTOS COMPUESTOS
Este asiento puede ser de tres tipos:
1. Un solo deudor y varios acreedores.
2. Varios deudores y un solo acreedor.
3. Varios deudores y varios acreedores.
FUNCIÓN E IMPORTANCIA DE LOS LIBROS
De los libros antes señalados por las leyes como obligatorios, desde el punto
de vista técnico, los principales en toda contabilidad como ya se dijo son: el
diario y el mayor, los cuales se consideran como efectivamente contables; no
obstante, a continuación explicamos la función de cada uno de ellos.
EL LIBRO DIARIO
Es el libro en el cual se registran todas las operaciones mercantiles conforme
se vayan sucediendo, esto es, en orden cronológico, con indicación de las
cuentas deudoras y acreedoras, y de sus respectivos importes.

Por ser el libro en que primeramente se anotan las operaciones también se le
da el nombre de libro de primera entrada. El registro de las operaciones en
el diario debe hacerse en tal forma que éstas presenten un estado claro de los
hechos y faciliten los pases a las cunetas del mayor.
Dos son las formas más conocidas de Diario: el de dos columnas, el cual en
nuestro medio se llama común y corriente y que internacionalmente se le
conoce como diario continental y el de columnas múltiples, diario tabular,
columnar, o diario americano, como también se le designa.
Si bien en la parte final del curso de contabilidad general (prácticas de
contabilidad) se conocerán en forma amplia las características y funciones del
diario columnar, durante el desarrollo de su parte teórico- práctica solo se
utilizarán el Diario común corriente.
Básicamente el diario debe disponer de espacios para anotar los datos de una
operación mercantil cualquiera, de ellos son:
a) Fecha.
b) Cuentas afectadas, deudoras y acreedoras.
c) Referencias del folio del mayor.
d) Importes monetarios, debe y haber.
e) Concepto.
FECHA CUENTA Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER

En relación con esta forma común de diario deben observarse las siguientes
reglas a los fines de su correcta manipulación:
1) Sus páginas deben numerarse correlativamente para facilitar una
referencia del folio en que se ha contabilizado una operación determinada
al hacer los pases al libro mayor.
2) En la columna de fechas se procede así:
 Se anota el año a la cabeza de la columna respectiva, no siendo
necesario repetirlo en el mismo folio, a menos que cambie el año.
 El mes se escribe en la línea inmediatamente debajo, tampoco se vuelve
a anotar hasta el folio siguiente a no ser que principie otro mes.
 El día se escribe en la misma línea del mes. Si en el mismo se suceden
varias operaciones, la cifra del día debe repetirse.
3) Entre cada operación se deja una línea en la que se anota en forma
consecutiva el número correspondiente a cada asiento.
4) Debe tenerse especial cuidado en dejar disponible la última línea de la
página en la cual se está operando a fin de arrastrar los totales parciales
de los importes monetarios de las columnas y, como una consecuencia de
ello, la primera línea de la siguiente página con el mismo objeto. El hecho
de que la suma de los importes monetarios de las columnas: Debe y Haber,
sean iguales puede considerarse como prueba de que se ha observado
correctamente el principio de la igualdad matemática de los cargos y
abonos.
5) En el caso de que determinadas líneas del diario queden en blanco, deben
inutilizarse mediante una diagonal que atraviese la parte no usada.

EL LIBRO MAYOR
De los tres libros que hemos señalado antes como principal, el libro Mayor se
destaca en importancia, pues en cierta forma resulta ser una versión del
Balance General de la empresa, es decir, refleja su situación financiera.
En el mayor se llevan, en consecuencia, las diferentes clases de cuentas que
forman los grupos de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. En el se
dispone de páginas separadas para recoger todas las anotaciones que afecten
a cada cuenta, proporcionando así una información clasificada de las
anotaciones que en orden cronológica registra el Diario, con la ventaja de
poder disponer para su consulta o examen de cifras totales y de recopilación
en vez de partidas aisladas, que en verdad es lo que representa el libro Diario.
Se le llama también libro de asiento finales, en razón que los cargos y abonos
que se formulan en los libros de primera entrada son pasados a él en último
lugar.
Aun cuando el mayor es, de acuerdo con lo antes expresado, el registro de la
contabilidad por excelencia, presenta desde un punto de vista práctico el
inconveniente de contener una información clasificada por cuentas, por lo cual
cada operación está siempre registrada, cuando menos en dos cuentas
distintas. No hay pues en el Mayor un sitio solo en le cual pueda leerse
íntegramente el registro de una operación. Esta deficiencia queda solucionada
por el Diario,en el cual, según hemos dicho antes, las operaciones se registran
una a una y en el orden en que se suceden.
Pases al Mayor
Todos los asientos del Diario deben pasarse al folio correspondiente de la
cuenta del Mayor, en consecuencia, la suma de las dos columnas del Diario

debe coincidir con la suma de los movimientos operados en todas las cuentas
del Mayor. En el desempeño de este trabajo, es posible y aun frecuente,
equivocar la cuenta o la cantidad en cada pase, por lo cual conviene seguir
estrictamente las siguientes instrucciones al hacer los pases:
1) Primero se pasan todos los cargos y después todos los abonos. Sin
embargo algunos contadores prefieren pasar los cargos y los abonos en el
orden en que aparecen en el Diario. El procedimiento a utilizar en todo caso
sería opcional.
2) Comiéncese con el primer cargo que aparece en el Diario y localice la
cuenta correspondiente en el Mayor.
3) Después de localizada la cuenta procédase a escribir en los espacios
correspondiente en el mayor.
 La fecha del cargo o abono columna de fecha.
 Una breve indicación de la operación que causa el cargo o abono
columna de explicación.
 El número de folio o página del Diario de donde procede el “pase” a fin
de facilitar su futura localización columna de referencia.
 El monto del cargo o abono columna de importes monetarios.
4) Enseguida anótese en la columna de referencia del Diario la página
mayor en la cual se ha asentado la partida.
5) Una vez pasados todos los asientos revísese la columna de referencia
del Diario para tener la certidumbre de que cada partida ha sido pasada y
así asegurarse contra una frecuente causa de errores, pues sino
apareciera un número en cada una de las cuentas cargadas o abonadas
es porque esa partida se ha omitido.

6) Si los cargos y los abonos han sido pasados correctamente, se podrá
comprobar que el total de dichos cargos y abonos en el diario, es igual al
total de cargos y abonos del Mayor.
Relaciones entre el Diario y el Mayor
Con relación al Diario y al Mayor se observará lo siguiente:
1. Cada uno contiene los mismos cargos y abonos porque los que aparecen
en el Mayor fueron pasados del Diario.
2. El Diario agrupa los cargos y los abonos por orden de transacciones
efectuadas, es decir en forma cronológica.
3. El Mayor agrupa los cargos y los abonos por orden de cuentas, es decir en
forma clasificada.
4. El Diario es un libro de primera entrada; el Mayor es un libro de entrada
final.
5. Los cargos y los abonos del Diario y del Mayor se relacionan entre si por
medio de los números de los folios. Con esta Interferencia de Diario y el
Mayor, o referencia cruzada, queda un libro encadenado al otro, formando
ambos una unidad de trabajo, lo que facilita la búsqueda posterior de
cualquier información.
Formas del Mayor
El rayado de un folio del Mayor, con espacios para la fecha, explicación,
referencia e importes monetarios, en algunos casos, para facilidad de
información, se acostumbra agregar otra columna de importes monetarios para
establecer el saldo en forma permanente.

LIBRO DE INVENTARIO
Se abrirá con el inventario que deberá formar la empresa al tiempo de iniciar
sus operaciones con la siguiente información:
1) La relación exacta del dinero, valores, efectos al cobro, bienes muebles,
mercancías y efectos de todas clases apreciados en su valor real, los
cuales constituyen su activo.
2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes,
si las tuviese, las cuales constituyen su pasivo.
Además, anualmente formará la empresa el inventario de todos sus activos y
pasivos, los cuales registrará en el mismo libro, con los pormenores
expresados anteriormente.
El inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado demostrativo
de resultados.
Consideraciones acerca del uso del libro de Inventario
Aunque dicho con otras palabras, lo que antes se ha expresado corresponde
a los requisitos exigidos por nuestra legislación mercantil, cuya práctica en la
actualidad ha resultado casi imposible cumplir, sobre todo por parte de la
gran empresa, donde el registro de la vastedad de sus existencias, tanto
bienes destinados a su uso, como de los productos para la venta, supone
una complejidad extraordinaria. En cierto aspecto este libro no es más que
un sistema de archivo y una repetición del documento básico de la empresa:
el Balance General.
A muchos contadores les mortifica esta exigencia del Código de Comercio,
pues obliga a detallar todos los pormenores de las cuentas que se reflejan en

los libros de contabilidad, lo que representa una labor excesiva y sin resultado
práctico alguno.
Características del libro de Inventario
El rayado de un libro de inventario es igual al de una cuenta del libro mayor,
con la diferencia de que no necesita encabezamiento especial sino señalar el
número del inventario que se registra.
Los libros auxiliares
Para satisfacer los fines prácticos que debe llenar toda contabilidad es
necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado
con las actividades de la empresa. Por persona se entiende cada cliente,
proveedor, empleado y otros, por cosa entendemos el dinero, las mercancías,
los muebles, los pagos adelantos y otros, y finalmente, por concepto
entendemos los ingresos y gastos de cualquier índole, incluyendo entre los
primeros las ventas y entre los segundos los gastos generales, de venta,
administración y otros.
En estas condiciones el número de cuentas que integran una Contabilidad
crece considerablemente y en consecuencia, el manejo de las mismas se hace
laborioso, sobre todo a medida que el desarrollo de la empresa es más intenso.
BASES PARA LAS SUBDIVISIONES DEL DIARIO PRINCIPAL EN DIARIOS
AUXILIARES
Tal como hemos podido ver, el principio por el cual se rige la subdivisión del
Diario Principal en Diarios Auxiliares descansa en la relativa frecuencia con

que ocurran operaciones de una misma naturaleza. El empleo de Diarios
Auxiliares en cada caso depende de la frecuencia con que determinado tipo
de operaciones se presente. Si son frecuentes, por ejemplo, las ventas a
crédito, como efectivamente lo pudimos comprobar, será conveniente abrir un
Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Si se libran rara vez efectos a pagar, no se
hallaría ninguna ventaja en mantener un Diario Auxiliar de este tipo.
Analizando las operaciones de nuestro ejemplo, pudimos ver que las de más
frecuencia fueron las que seguidamente citamos:
1) Entradas y salidas de caja, para las cuales se utilizará el Diario auxiliar de
caja.
2) Compras a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Compras a
crédito.
3) Ventas a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Ventas a crédito.
VENTAJAS DERIVADAS DE LA UTILIZACIÓN DE DIARIOS AUXILIARES
La utilización de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas:
1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operación, pues
como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronológico en
el diario Principal, es necesario escribir una explicación completa de cada
asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las
de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar
la repetición de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera
que el registro puede hacerse mucho más breve eliminando así gran parte
del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los nombres de las
mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros.

2) Facilita la división del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y
gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede
dedicarse un empleado al registro de ventas a crédito solamente; otro al de
compras a crédito, otro al de entradas y salidas de caja etc.
3) Reduce en gran proporción los pases a las cuentas del Mayor. Por ejemplo,
en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase
por el total, al final de cada mes.
RELACION DE LOS DIARIOS AUXILIARES CON EL DIARIO PRINCIPAL
Para algunos contadores, los DiariosAuxiliares que se establezcan, cualquiera
que sea su número, los consideran en unión del Diario Principal, como única
función constituyente del registro de todas las operaciones de diario de la
empresa, es decir, que el Diario Principal y los Diarios Auxiliares son una
misma cosa; en tal sentido ninguno de los diarios auxiliares debe resumirse o
formalizarse más tarde sino que por el contrario, todas las operaciones que allí
se registran son anotadas en firme, debiendo pasarse directamente, sin utilizar
como puente el Diario Principal. Otros sostienen que los diarios Auxiliares son
libros con funciones separadas, efectivamente auxiliares, y que las
operaciones que allí se registren deben ser resumidas al término de cada mes
con el objeto de hacer los pases al Mayor, deben ser resumidas al término de
cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor mediante un asiento en el
Diario Principal, con lo cual éste mantiene su papel de unidad central de
registro cronológico.
En verdad, conviene aclarar que la práctica ha hecho imposible el
cumplimiento estricto de la anotación diaria y cronológica de operaciones, tal
como lo exige nuestra legislación mercantil en el Diario; en consecuencia, éste,
en lugar de ser un registro que responda a su nombre- anotación día a día se

ha convertido en un libro de resúmenes mensuales. Personificando esta idea
diremos que el Diario Principal, ante el inmenso trabajo que se le presenta
como consecuencia de la cantidad de operaciones a las cuales debe atender
en razón del crecimiento de la empresa, delega determinadas
responsabilidades a unos ayudantes llamados Diarios Auxiliares, pero que al
término de cada mes les pide cuenta de la labor realizada, para él, a su vez,
darla al Mayor principal.
Este último criterio será el que se adoptará en el desarrollo de este curso, no
sin antes reconocer que en la práctica, algunas veces puede convenir más el
procedimiento citado en primer término; pero se cree firmemente que para
fines didácticos conviene adoptar el segundo; por otra parte, el primer
procedimiento es el que se sigue en los países en que los libros de contabilidad
no están regulados por la legislación local. En Venezuela y demás países de
habla castellano, el código de comercio tiene disposiciones relativas a los
libros que no siempre permiten hacer los pases directamente a las cuentas del
Mayor.
EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA
Registra los cobros y los pagos que efectúan a la cuenta caja. Aunque en
algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario
utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema sólo se
explica el libro de uso más sencillo, en el cual los cobros y los pagos se anotan
en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de las
entradas, de las segundas que son el lado de las salidas.
Las entradas pueden provenir de:
a. Ventas al contado
b. Cobro a los clientes

c. Préstamos obtenidos
d. Documentos negociables, pagarés y otros
Las salidas pueden deberse a:
a. Compras al contado.
b. Pago a los proveedores.
c. Pago de préstamos obtenidos.
d. Cancelación de documentos negociables aceptados.
e. Pago de los gastos de administración y ventas.
El rayado del Diario Auxiliar de Caja contiene generalmente en cada uno de
sus lados los siguientes datos básicos:
a. Fecha
b. Cuenta abonada cargada para las salidas
c. Explicación
d. Referencia
e. Importe
DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CREDITO
Recoge todas las operaciones de compras a crédito que tienen un
desdoblamiento en un cargo a la cuenta de compras y un abono a las cuentas
individuales de los proveedores. Su rayado contiene generalmente los
siguientes datos básicos:
a. Fecha de la anotación
b. Número y fecha de la factura
c. Nombre del proveedor
d. Dirección del proveedor
e. Condiciones
f. Referencia

g. Importe
RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS CON EL MAYOR
PRINCIPAL
Las anotaciones en el Diario Auxiliar de compras se cortan por lo general, al
término de cada mes para hacer el pase en forma global al Mayor Principal,
mediante un asiento en el diario principal tal como lo explicamos al hablar de
las relaciones de los Diarios Auxiliares con este último.
DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO
Recoge todas las operaciones de ventas a crédito, que tienen un
desdoblamiento, en un cargo a las cuentas individuales de los clientes y un
abono a la cuenta de ventas. Su rayado contiene generalmente los siguientes
datos básicos:
a. Fecha de la anotación
b. Número de la factura
c. Nombre del cliente
d. Dirección del cliente
e. Condiciones
f. Referencia
g. Importe
RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO CON EL
MAYOR PRINCIPAL
Las anotaciones en el Diario Auxiliar de Ventas a crédito se cortan por lo
general, al término de cada mes, para hacer el pase en forma global al mayor

principal, mediante un asiento en el Diario Principal, tal como explicamos al
hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este último.
Cuentas de control y auxiliares
Hasta ahora hemos visto en orden consecutivo el ciclo a que da lugar el
registro de las operaciones mercantiles cuyo proceso abarca:
a. El Diario principal
b. El Mayor principal
c. El libro de Inventarios
d. La subdivisión del diario principal en diarios auxiliares a fin de facilitar
la división del trabajo y simplificar las operaciones.
A partir de aquí vamos a tratar un nuevo método que tiende de igual manera a
simplificar las operaciones, mediante una división del Mayor principal en
mayores.
NECESIDAD DE LOS MAYORES
El método que hemos estado utilizando hasta ahora obliga a recoger toda
información proveniente de los libros de primera entrada. Diarios Auxiliares
en un solo libro de clasificación final, el Mayor principal contentivo de todas
las cuentas de la empresa, tanto de personas como de cosas o conceptos;
pero es evidente que ello no resulta práctico sino aquellas empresas de muy
reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de
muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier
empresa de mediana categoría es necesario abrir gran número de cuentas.

En la gran empresa el volumen de dichas cuentas es tan extenso que se hace
materialmente imposible llevarlas todas en un solo libro Mayor. Un
establecimiento mercantil, por ejemplo, que venda a crédito a numerosos
clientes y compre en las mismas condiciones a muchos proveedores, se verá
en la necesidad de abrir centenares de cuentas; y si todas ellas se llevan en
un solo libro no es posible que un solo auxiliar de contabilidad las que pueda
mantener al día, amén de que descuidaría el trabajo de las cuentas
impersonales, motivo por el cual surge la necesidad de subdividir el Mayor
principal.
CUENTAS DE CONTROL
La utilización de Mayores Auxiliares supone la presencia en el Mayor principal
de una cuenta de control que recoge todos los cargos y abonos que se hagan
en el Diario principal, sin que ella en sí exprese una información detallada, la
cual es proporcionada por el Mayor auxiliar respectivo. La cuenta de control
representa el total de los saldos de las cuentas discriminadas, por ejemplo, en
el mayor auxiliar de Cuentas a cobrar, por clientes; o en el mayor Auxiliar de
cuentas a pagar, por proveedores, que en esa forma quedan incorporados al
Mayor principal.
RAYADO DE UNA CUENTA DE MAYOR AUXILIAR
El rayado más comúnmente utilizado en los mayores Auxiliares de cuentas
personales es aquél en que se destinan tres columnas para los importes
monetarios, dedicando la última para consignar el saldo de la cuenta del cliente
o del proveedor, pues existe por parte de la empresa la necesidad de tener al
día la información de las partidas que le son adeudadas y las que ella adeuda.
COMPROBACION DE LOS MAYORES AUXILIARES

La suma de los saldos de las cuentas individuales de los mayores auxiliares
tiene que ser igual al saldo de la cuenta de control en el mayor principal. El
único requisito esencial aplicable al funcionamiento de las cuentas de control
consiste en obtener la seguridad de que toda cantidad anotada en los libros
de primera entrada, que afecte a cualquier cuenta en un mayor principal, se
pase no solo a dicha cuenta, sino también al de control establecido en el mayor
principal. Este principio se funda en el axioma matemático de que el todo es
igual a la suma de sus partes.
VENTAJAS DE LAS CUENTAS DE CONTROL
1. Permiten conocer el total de las deudas de la empresa y el total de sus
partidas a cobrar.
2. Por lo general, las cuentas de los deudores y acreedores son numerosas
en la mayoría de los negocios, y el llevarlas en auxiliares separados
permite que varios empleados hagan pases al mismo tiempo, lo cual sería
impracticable si todas las cuentas estuvieran en un solo libro.
3. El empleo de los libros auxiliares facilita el pase diario a las cuentas de
deudores y acreedores, lo que permite conocer al día lo que cada cliente
debe a la empresa y lo que esta debe a cada uno de sus proveedores.
4. Al disminuir el número de cuentas del mayor principal y eliminar muchos
detalles que no son necesarios, se facilita el ordenamiento de las cuentas
a los fines de balance.
5. Además, como veremos en otro tema, se logran con respecto al balance
de comprobación, las siguientes ventajas:
 Se reduce su tamaño, lo cual representa facilidades de manejo y
utilización.
 Puede prepararse sin necesidad de consultar los mayores auxiliares,
con lo que se reducen las posibilidades de cometer errores.

CUENTAS AUXILIARES
La cuenta de control representa el conjunto de cuentas individuales de una
misma índole. Al llevarse en el Mayor principal una cuenta de control, el Mayor
auxiliar deja de considerarse como parte integrante del Mayor propiamente
dicho, y pasa a ser un libro auxiliar, cuya función se reduce a reflejar y distribuir
detalladamente los datos contenidos en la cuenta de control que actúa de
resumen; por otra parte, continua ligado al sistema a través de la cuenta de
control. Debido a estas consideraciones, se da el nombre Cuentas Auxiliares
a las cuentas individuales de los mayores auxiliares.
EJERCICIO DE LIBRO DIARIO Y PASE AL MAYOR GENERAL
1- El Sr. Pedro Pérez, dueño de almacenes Pérez, deposito bs. 300.000 en
un banco como aporte de capital para la constitución de su negocio,
comprobante de banco nro. 70148
2- Adquirió mobiliario por bs. 20.000 según factura de contado nro. 341 de
“Mueblería Palermis S.A.” emitió cheque nro. 351240.
3- Emitió cheque nro. 351241 por bs. 23.000 para cancelar a ·El Nacional” un
anuncio publicitario, según factura nro. 835.
4- Adquirió a crédito equipo de oficina por bs. 50.000 según factura nro. 5324
“Importadora Latina S.A.”
Asientos:
Fecha Descripción Ref. Debe Haber
Aporte inicial de Capital
De Pedro Perez. Dpto.
Bancario nro.70148
Banco 300.000
Capital 300.000
____ 2______
Mobiliario 20.000
Banco 20.000

Fact.nro.341 de Muebleria
Palermis S.A.Cheque nro.351240
_____ 3 _______
Gastos de publicidad 23.000
Banco 23.000
Fact.nro.835 de El Nacional
Y cheque nro.351241
_______ 4 ________
Equipo de Oficina 50.000
Cuentas por pagar 50.0000
Fact.nro.5324 de Importadora
Latina. ________ ________
Totales Iguales 393.000 393.000
PASES AL LIBRO MAYOR POR CUENTAS T
BANCO CAPITAL
Debe Haber Saldo Debe Haber Saldo
300.000 300.000 300.000 300.000
20.000 280.000
23.000 257.000
MOBILIARIO GASTOS DE PUBLICIDAD
20.000 20.000 23.000 23.000
EQUIPO DE OFICINA CUENTAS POR PAGAR
50.000 50.000 50.000 50.000
EL BALANCE DE COMPROBACION
Definición y características

Es el documento que se prepara generalmente al término de cada mes para
constatar si todos los asientos del Diario han sido pasados al Mayor, resumir
la información de este último, y facilitar la formación de la Relación de Estado
de Resultados (Ganancias y Pérdidas) y del Balance General; en su
encabezado debe llevar:
a) El nombre de la empresa
b) El nombre del documento
c) La fecha de su formación
Para proceder a su formación es indispensable sumar las columnas del debe
y del haber de cada una de las cuentas del mayor y escribir dichas sumas a
lápiz, con números pequeños, debajo de cada columna cuidando no inutilizar
la línea inmediata. El saldo se escribe también a lápiz fuera de las columnas.
BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SUMAS
El Balance de Comprobación por sumas se obtiene listando todas las cuentas
que figuran en el Mayor y anotando las sumas escritas anteriormente a lápiz,
de todos los débitos o créditos efectuados durante el mes a cada cuenta, en
el debe y/o haber de las columnas del Balance de Comprobación, Si la suma
total del debe del Balance de Comprobación es igual a la suma del haber, se
dice que el Mayor respectivo está "balanceado".
BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SALDOS
Se obtiene anotando el saldo de cada cuenta del Mayor, sea al debe o al haber,
en la columna respectiva del Balance de Comprobación que se está formando.

Al obtener sumas iguales en las dos columnas del Balance de Comprobación
se tiene la certeza de que los cargos y los abonos a las cuentas del Mayor han
sido hechos por cantidades iguales.
El segundo método es el más usado por los contadores ya que excluye todas
las cuentas que no tienen saldos, reduciendo, por consiguiente la extensión
del Balance de Comprobación. Dicho método será el que se utilizará en el
desarrollo de este curso.
En la mayoría de las empresas el Balance de Comprobación se formula
mensualmente. Su frecuencia depende de la conveniencia de cada empresa.
La formulación del Balance de Comprobación es útil por tres razones
fundamentales:
 Asegurarse de la exactitud de los pases
 Localizar y corregir cualquier error que se hubiera cometido
 Obtener, por comparación, una visión de conjunto de la situación de la
empresa.
Localización y corrección de errores en el Mayor
Por mucho cuidado que los tenedores de libros pongan en su trabajo, existen
siempre posibilidades de errores. Esas posibilidades se multiplican por
distintas causas, pero principalmente por negligencia y falta de sólidos
conocimientos de matemáticas y contabilidad. En consecuencia, puesto que
errores ocasionales no pueden evitarse, es importante saber cómo corregirlos,
recordando siempre, que existe prohibición legal de borrar, tachar o enmendar
libros; además aunque no existiera tal prohibición, los borrones y tachaduras
desmerecen el trabajo del contador, quien en todo momento debe hacer gala
del mayor escrúpulo y limpieza en su labor. Los errores más comúnmente
cometidos pueden ser de dos tipos:

1) Errores aritméticos:
a) Errores de suma
b) Errores de resta
2) Errores en los pases:
a) Pase incorrecto del Diario al Mayor o del Mayor al Balance de
Comprobación.
b) Cargos pasados al Haber o abonos pasados al Debe de las
Cuentas del Mayor.
c) Pases omitidos o repetidos
d) Pases hechos a cuentas que no corresponden.
LOCALIZACION DE ERRORES
El primer paso para comprobar la exactitud de las cuentas es el Balance de
Comprobación del Mayor. Si las sumas de sus columnas no coinciden, es
evidente que hay error o errores. El procedimiento más lógico a seguir para
descubrir los errores es revisar el trabajo realizado en sentido contrario al
orden de realización. Por tanto, si el Balance de Comprobación no cuadra,
realizaremos las siguientes comprobaciones hasta encontrar los errores.
Errores de suma o resta. Los errores de suma o resta sólo requieren una
cuidadosa revisión de las operaciones hechas en los libros. Por eso el Tenedor
de Libros debe ser extremadamente hábil y exacto en el dominio de las reglas
aritméticas de sumar y restar.
PASES INCORRECTOS DE LAS CIFRAS DE LOS ASIENTOS A LAS
CUENTAS

Transposiciones de dígitos; traslación de la coma decimal. Estos errores
se producen al pasar indebidamente una partida cualquiera del Mayor al
Balance de Comprobación o del Diario al Mayor.
Transposiciones de números. Las transposiciones de números consisten
en la alteración del orden de los dígitos. A continuación damos una lista de
cantidades con sus posibles transposiciones y la indicación de la diferencia
que, en todo caso, es de 9 o múltiplo de 9:
CANTIDAD CORRECTA CANTIDAD INCORRECTA DIFERENCIA
Bs. 34,00 Bs. 43,00 Bs. 9,00
“ 320,00 “ 230,00 “ 90,00
“ 0,35 “ 0,53 “ 0,18
“ 173,31 “ 173,13 “ 0,18
“ 173,31 “ 137,31 “ 36,00
“ 213,00 “ 231,00 “ 18,00
“ 132,00 “ 213,00 “ 81,00
“ 123,00 “ 321,00 “ 198,00
Traslación de la coma decimal. Cuando la coma decimal se traslada a un
lugar incorrecto, también se produce una diferencia que es divisible por 9:
Cantidad correcta Cantidad incorrecta Diferencia
Bs. 11,00 Bs. 1,10 Bs. 9,90
“ 230,00 “ 23,00 “ 207,00
“ 104,00 “ 10,40 “ 93,60
“ 1.200,00 “ 120,00 “ 1.080,00
“ 1,35 “ 13,50 “ 12,15
CORRECCIONES DE ERRORES EN EL MAYOR
Los errores exclusivos del mayor no se pueden subsanar por medio de nuevos
asientos en el diario. Las correcciones deben hacerse exclusivamente en el
mayor.

Hemos visto como se puede descubrir los posibles errores en el mayor, y
vamos ahora a tratar de su corrección.
a) Pase por una cuenta en lugar de otra. Bastara pasar el pase a la cuenta
que le corresponda y encerrar en un círculo la anotación que se quiera
anular en la cuenta que se afecto por error. Al sumar las columnas de esta
ultima cuenta, la cantidad encerrada en el circulo no debe ser tomada en
consideración.
b) Transposición de números al pasar. Bastará encerrar en un círculo la
anotación errada y hacer la anotación correcta. La cantidad encerrada en
el círculo no debe ser sumada.
c) Pase al lado opuesto de la cuenta. Bastará encerrar en un círculo la
anotación y registrarla en el lado opuesto de la cuenta. La cantidad
encerrada en el circulo no se suma.
d) Pase de una anotación dos veces. Bastará encerrar una de las dos
anotaciones en un círculo y no tomarla en cuenta al sumar.
e) Omisión del pase. Bastará pasar la anotación omitida con el número y la
fecha que lleva en el Diario.
La compra y venta de mercancías
La compra y venta de mercancías constituye la actividad predominante de las
empresas mercantiles.
Las mercancías se compran a un precio y se venden a otro, regularmente por
encima de su costo, dando así lugar a una utilidad; o bien, si por circunstancias
especiales se vendieran a un precio menor que su costo darían lugar a una
pérdida. En consecuencia, el precio de venta está formado por el costo del
artículo y la ganancia o utilidad bruta. Podemos pues considerar el precio de
venta 'formado por dos elementos: uno que representa la disminución del
activo mercancías-el costo de la cosa vendida-y otro que representa el

beneficio o aumento del capital la utilidad o ganancia bruta. De ahí que la
cuenta ventas tiene un carácter mixto, ya que el monto de cada operación que
en ella se anota abarca dos elementos distintos.
En términos técnicos diremos que en toda venta hay aumento de activo por el
dinero recibido, o por recibir una disminución de activo por la cosa entregada
y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operación. Por supuesto
que en los casos de ventas con pérdida, en vez de aumento habrá disminución
de capital.
Por el contrario, la cuenta compras que se lleva para registrar todas las
adquisiciones de los artículos que van a ser vendidos refleja también dos
elementos, a saber; el costo de las mercancías vendidas de que hablamos al
tratar las ventas y el costo de las mercancías existentes al final del período. La
cuenta compras también tiene un carácter mixto puesto que no registra los
abonos a que deberían dar, lugar las operaciones de ventas cómo disminución
del activo, ya que éstas se hacen a la cuenta ventas como acabamos de ver.
EJERCICIOS DE BALANCE DE COMPROBACIÒN POR SUMAS Y SALDOS
CUENTAS DEBE HABER SALDO DEBE HABER
Banco 300.000 43.000 257.000
Capital 300.000 300.000
Mobiliario 20.000 20.000
Gastos de P.23.000 23.000
Equip Ofic 50.000 50.000
Ctas por Pagar 50.000 50.000
________ _________ _________ ________
Totales 393.000 393.000 350.000 350.000

LA COMPRA Y VENTA DE MERCANCIAS
(Elementos del precio de venta)
AUMENTO DEL
ACTIVO
DISMINUCIÓN DEL
ACTIVO
AUMENTO
POR EL DINERO
RECIBIDO
POR LAS MERCANCÍAS (DISMINUCIÓN)
DEL
DE LOS CLIENTES ENTREGADAS A LOS CAPITAL POR LA
CLIENTES UTILIDAD
(PÉRDIDA)
BRUTA OBTENIDA
PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LO
VENDIDO
Volviendo a las operaciones de venta diremos que se presenta en su
movimiento una mezcla de dos elementos: activo y resultados, es decir, la
entrega de mercancías a cambio de dinero o de una obligación de pagarlas en
el futuro, cambio este en el cual se produce una ganancia. Ahora bien, si esos
elementos son conocidos al momento de hacer la venta será fácil registrar la
operación según el siguiente ejemplo:
1. Ventas...................................................... 160.000.000,00
2. Compras.................................................. 100.000.000,00
3. Costo de los artículos vendidos………… 80.000.000,00
Las cuentas a que da lugar esta demostración aparecerán así en el mayor:
VENTAS COSTO DE VENTAS COMPRAS
PRECIO
DE VENTA
PRECIO
DE VENTA
PRECIO
DE VENTA

160.000.000,00 80.000.000,00 100.000.000,00
80.000.000,00
La cuenta compras denota por medio de su saldo de Bs. 20.000.000,00 el
importe de las mercancías en existencia, Inventario de Mercancías, a la vez
que el cargo que tiene registrado representa el importe de las compras
efectuadas; la cuenta ventas acusa el monto de las mismas.
La diferencia entre el monto de las ventas y el Costo de Ventas refleja la
utilidad o ganancia obtenida, que constituye un aumento del capital de la
empresa.
La explicación anterior se basa en la suposición de que al tiempo de registrarse
cada venta, se hace otro asiento relativo al costo de los artículos vendidos
cargando a la cuenta Costo de Ventas y abonando a Compras (Inventario de
Mercancías) procedimiento que en la Contabilidad se designa como de
"Inventario Permanente o Continuo". Según este procedimiento, todas las
compras de mercancías se cargan a la cuenta de Inventario de Mercancías,
con abono a Caja o Cuentas a Pagar, ya sea que se adquieran al contado o al
crédito, y el costo de cada venta o grupo de ventas se carga a la cuenta Costo
de Ventas con abono a Inventario de Mercancías, con lo cual esta última revela
permanentemente el valor de la totalidad de las mercancías en existencia.
Exige este sistema, igualmente, la utilización de tarjetas individuales por cada
renglón del Inventario en las cuales se registra las cantidades compradas y
sus costos unitarios, así como las cantidades vendidas y sus precios unitarios,
obteniéndose por diferencia entre las entradas y las salidas los saldos por cada
renglón en cantidades y valores. Lo fundamental en todo caso consiste en que
se mantiene siempre, después de cada venta, una separación bien definida de

los dos elementos que abarca la venta: la disminución del activo mercancías y
el aumento del patrimonio representado por la utilidad obtenida.
Sin embargo existen diversas objeciones, que oponer a este procedimiento a
primera vista deseable. El costo de la mercancía comprada incluye todos los
gastos que se originan para situarla en el lugar de la venta. Surge de aquí la
primera dificultad para determinar el verdadero costo de los artículos vendidos,
puesto que, como los gastos de transporte y en general todos los que se
incurren hasta situar las mercancías en los almacenes de la empresa, suelen
pagarse globalmente, afectando distintas compras, es muy difícil distribuir
equitativamente la parte que corresponde a cada unidad comprada, en
consecuencia, resultará casi imposible a una empresa mercantil establecer el
costo de cada artículo o grupo de artículos vendidos.
Las normas, deterioros y las filtraciones de mercancías harían necesaria una
revisión constante del monto de las existencias a fin de ajustar el saldo de la
cuenta Inventario de Mercancías, cosa menos que imposible en aquellas
empresas que trafican con artículos de fácil descomposición o que acusen
muchas mermas, pues el personal destinado a este efecto tendría que ser
numerosísimo.
Todas las circunstancias que hemos anotado hacen que el citado
procedimiento sea poco práctico y que en el mejor de los casos sirva
solamente como una aproximación que exige revisión periódica de las
existencias para ajustarlas a su verdadero monto en la cuenta del mayor. En
consecuencia, la gran mayoría de las empresas, en especial, las mercantiles,
han adoptado otro procedimiento denominado en el lenguaje de la
Contabilidad como de Inventario Periódico o Sistema de Comparación de
Inventarios, mediante el cual las mercancías sólo se cuentan al final del
ejercicio económico y el costo de las ventas se determina sumando al

inventario inicial, si lo hubiere, las compras del período y restando a este total
el inventario final.
En las diversas fases de este curso empleamos dicho procedimiento, el cual
seguidamente pasamos a explicar, no sin antes reconocer que en determinado
tipo de empresas mercantiles el procedimiento de inventario permanente
puede resultar conveniente, sobre todo en aquéllas que por manipular pocas
unidades de alto valor el sistema resulta económicamente utilizable, en
especial si emplean equipo mecanizado, pues el inventario permanente les
ofrecería el control del movimiento de cada uno de los renglones del inventario,
facilitando la observación de las existencias mínimas y máximas que son
convenientes de acuerdo con las necesidades de la demanda. Con respecto a
las empresas industriales puede decirse que llevar un inventario permanente
les resulta indispensable, pero ello, evidentemente, escapa a los objetivos
señalados a este curso.
DETERMINACIÓN DE LA UTILIDAD BRUTA
El paso siguiente será determinar la Utilidad Bruta que, como veremos más
adelante, está constituida por el excedente de las ventas netas sobre el costo
de la mercancía vendida; en consecuencia, será necesario:
1) Determinar el importe de las ventas netas.
2) Determinar la utilidad bruta restando el costo de las mercancías
vendidas de las ventas netas. Veámoslo en el siguiente ejemplo, en el
cual avanzamos un poco más en relación a la demostración que antes
hicimos, suponiendo las siguientes cuentas en el libro Mayor de la
empresa:
Ventas................................................... 13.000.000,00
Rebajas en Ventas................................ 800.000,00

Devoluciones en Ventas....................... 500.000,00
Utilizaremos igualmente las cuentas que en nuestra demostración anterior
quedaron abiertas, aunque el objetivo que nos hemos propuesto sólo sea
necesario la cuenta Costo de Ventas.
En el mayor, en consecuencia, cuentas que hemos citado aparecerán así:
COSTO DE VENTA INVENTARIO DE MERCANCIAS
7.000.000,00 4.000.000,00
DEVOLUCIONES
VENTAS REBAJAS EN VENTAS EN VENTAS
13.000.000,00 800.000,00 500.000,00
Para obtener el resultado deseado se abrirá también una cuenta transitoria a
la cual llamaremos Ganancias y Pérdidas, que recibirá cargos por los importes
de las Rebajas y las Devoluciones en Ventas y el Costo de las Ventas, y un
abono por el importe bruto de las ventas.
Por lo tanto, el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas reflejará la utilidad
bruta obtenida en las ventas, mediante los asientos en el Diario Principal.
EL INVENTARIO DE MERCANCÍAS

De acuerdo con lo demostrado anteriormente la cuenta Compras es mixta y al
final de cada periodo su saldo debe separarse en los elementos de: a)
Inventario, que representa la mercancía comprada, aún en existencia y no
vendida. b) Costo de la mercancía Vendida o Costo de Venta simplemente,
que representa el costo de la mercancía entregada a los clientes. Esta
separación podría hacerse cargando la cuenta Inventario de Mercancías por
el importe de las existencias al final del periodo con abono a Compras.
El saldo de la cuenta compras revelaría así el costo de la mercancía vendida,
el cual luego se cancelaría por Ganancias y Pérdidas.
En relación al inventario propiamente dicho, el término mercancías se aplicará
a los bienes o cosas cuando están en poder de las empresas, siempre que
éstas no la hayan adquirido para destinarlos al uso del negocio. Según esta
definición las cosas o bienes cualesquiera pueden estar comprendidos o no
dentro del inventario, según el destino que tengan dentro de la empresa
particular a que pertenezcan, o bien por la función normal que realizan en la
empresa o por la intención del propietario respecto a su uso.
Una máquina de escribir, por ejemplo, puede ser una mercancía en manos del
fabricante y del distribuidor, porque ambos la destinan a la venta, pero en las
empresas laborales o comerciales que no manejan la línea de máquinas de
escribir, éstas son siempre un instrumento de trabajo, no clasificable como
inventario de mercancías, pues no se les destina a la venta sino para ser
usadas por la propia empresa.
Es claro que en los locales del fabricante y del distribuidor, de quienes
hablamos al principio, pueden existir simultáneamente unas máquinas de
escribir con el carácter de mercancías- con destino a la venta- y otros como

instrumentos de trabajo con destino al uso. En estos casos ambos se
mostrarán por separado.
Cierre de los libros
Ya se ha visto cómo se prepara al finalizar cada mes el Balance de
Comprobación, respecto del cual expresamos que constituía la etapa previa
para la formación de los estados financieros básicos: el Balance General y la
Relación de Ganancias o Pérdidas, o estado de resultados. En la última parte
nos hemos acercado más al punto que vamos a tratar, pues en él llegamos
hasta la determinación de la utilidad bruta en Ventas.
En la práctica, antes de proceder al cierre, las cuentas de naturaleza mixta
en el Mayor es decir, aquellas en que una parte de su saldo es realmente un
activo y otra es un gasto, se separan en los elementos de gasto que
corresponde imputar al ejercicio económico que comienza. Los gastos en
que se hubiesen incurrido, pero que por no haberse pagado no aparecen en
los libros, se registran también, a fin de imputar al ejercicio que finaliza el
gasto correspondiente efectivamente realizado. Por último, aquellos ingresos
que aunque se hubiesen cobrado no se hubieran devengado en su totalidad
para la fecha de cierre, habrá que analizarlos a fin de determinar el beneficio
que corresponde al ejercicio que se cierra.
Como se verá en cada uno de los casos antes tratados aparecen siempre dos
tipos o clases de elementos a considerar: uno real de activo o pasivo y otro
nominal de gastos o ingresos; los primeros se integrarán en el Balance General
y los segundos en el Estado de Resultados, con el objeto de determinar con la
mayor exactitud la situación económica financiera de la empresa.

Ahora bien, dada la importancia que concedemos a los aspectos antes
aludidos, que en el lenguaje de la contabilidad se suelen designar como
Ajustes de las Cuentas del Mayor, el procedimiento que vamos a utilizar para
el cierre de los libros a esta altura será de carácter sencillo, pues la parte que
se refiere al aspecto de los ajustes se estudiara más adelante; oportunidad en
el cual el asunto será tratado con toda la amplitud que su importancia merece
en dos temas a saber: ajuste de las cuentas del mayor y cuentas de
valoración.
APLICACIÒN DEL CIERRE DE LOS LIBROS
Los libros de Contabilidad se cierran siempre al fin del ejercicio económico que
se hubiera fijado la empresa, con el objeto de resumirlos y determinar la
utilidad o pérdida que se haya producido durante el mismo. La duración del
citado ejercicio dependerá de la necesidad de información de la empresa, es
decir, de la frecuencia con que se estime necesario examinar los resultados
de las operaciones mercantiles, en la práctica podría ser de un mes, trimestre,
un semestre, o un año.
Debe advertirse que en Contabilidad se utilizan diversas expresiones para dar
idea del resumen de las operaciones y de la determinación de la utilidad o
pérdida del ejercicio económico; así por ejemplo, es muy común oír, además
de la expresión que hemos utilizado hasta ahora como Cierre de los Libros,
que se hable de “cierre de cuentas” o “resumen periódico”. En verdad, las
expresiones cierre de libros y cierre de cuentas son inexactas, pues lo
único que se cierra son las cuentas nominales o cuentas de la Relación de
Ganancias y Pérdidas, por lo que más apropiado seria llamar a este proceso
cierre de cuentas nominales; pero como por otra parte el uso ha consagrado
la expresión “Cierre de los Libros”, será esa la que utilizaremos. Por lo que

respecta a la expresión “Resumen periódico”, aun siendo más apropiada que
la que vamos a utilizar, se desechará por ofrecer la desventaja de ser poco
conocida en nuestro medio.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son los que permiten tener una visión periódica acerca
del progreso de la administración, y tratar sobre la situación de las inversiones
en el negocio y los resultados obtenidos durante el período que se estudia.
Para efecto de este curso solo estudiaremos:
1. Estado de resultados o de ganancias y pérdidas
2. Balance general
Estado de Resultados
CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA
El Estado de Resultados, conocido también como Estado de Ganancias y
Pérdidas, es una relación de todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas
ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o
pérdida de un lapso determinado. Este estado va a ser la resultante de todos
los ingresos y egresos que se vienen acumulando a lo largo del ejercicio, de
aquí la importancia de haber mantenido un correcto registro de todas las
operaciones ocurridas en el período

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