SlideShare a Scribd company logo
1 of 13
Download to read offline
1
FAIL MEJA
1.0 KONSEP
Fail Meja (FM) merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam
sesebuah pejabat/ jabatan. FM adalah alat pengurusan penting yang
dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti pejabat/ jabatan
keseluruhannya. Lihat rajah di bawah;
Dokumen Rasmi
Peringkat (bagi 1 jawatan)
Rajah : Konsep Fail Meja
FM berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
tiap-tiap seorang individu dalam pejabat/jabatan. Oleh itu FM dirangka
khusus untuk memberi panduan terperinci mengenai semua tugas yang
dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai
tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam pejabat/jabatan.
Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam FM adalah
garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu
menjalankan tugas mereka dengan cekap. Tegasnya FM adalah
dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap
hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.
Individu/
Jawatan
FM
Arah tuju yang jelas.
Tugas & tanggungjawab yang jelas.
Kedudukan yg jelas dlm pejabat/ jabatan
Dasar-dasar/ peraturan yang jelas.
Prosedur/ aliran kerja yang jelas.
Peningkatan
kecekapan &
keberkesanan
individu
2
2.0 FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA
2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan
rujukan rasmi;
2.2 Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
2.3 Menentukan peraturan pejabat/ jabatan dipatuhi;
2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru;
2.6 Menyenangkan pertukaran staf dari satu jabatan ke jabatan lain;
2.7 Menyenangkan kajian atas sistem kerja dan membolehkan
pembaikan sistem dibuat;
2.8 Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan tugas;
dan
2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan kakitangan lain.
3.0 KANDUNGAN FAIL MEJA
Rajah : Kandungan Fail Meja
FAIL
MEJA
Objektif Pejabat/ Jabatan
Senarai Tugas/ Kuasa &
Hubungan KakitanganBorang
Carta Aliran Kerja
Proses Kerja
Peratuan/ Undang-undang
Carta Organisasi
Senarai Tugas/
Fungsi Jabatan/ Pejabat
Senarai Semak
Senarai Jawatankuasa
Norma Kerja
Senarai Tugas Harian
3
3.1 Objektif Pejabat/ Jabatan
3.1.1 Objektif adalah kenyataan mengenai apa yang hendak
dicapai oleh sesebuah pejabat/jabatan, iaitu selaras dengan
matlamat penubuhannya. Objektif amat penting kerana
objektif menjelaskan dengan tepat arah tuju pejabat/jabatan
dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh
itu, objektif yang baik dapat menjelaskan kepada
kakitangannya dan memastikan objektif ini dicapai.
3.1.2 Tujuan mengadakan objektif:
i. memberi hala tuju yang jelas kepada pejabat/jabatan
supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras
dengan matlamat penubuhannya.
ii. Menjadi asas perancangan dan pembangunan
program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh
sesebuah pejabat/jabatan supaya memenuhi
keperluan pelanggan.
iii. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan
pejabat/jabatan bagi tujuan meningkatkan lagi
prestasi pejabat/jabatan berkenaan.
iv. Memberi arah tuju ke arah pembentukan objektif yang
lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah
dalam pejabat/jabatan.
v. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang
pejabat/jabatan.
CONTOH OBJEKTIF PSS:
Meningkatkan taraf pengajaran dan pembelajaran.
4
3.2 Carta Organisasi
3.2.1 Carta organisasi pejabat/ jabatan menggambarkan struktur
yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki dalam
sesebuah pejabat/jabatan yang dijadikan sebagai rangka
kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti pejabat
bagi membantu pejabat/jabatan mencapai objektif yang
ditetapkan. Carta organisasi adalah berbeza-beza di antara
satu pejabat/jabatan dengan jabatan yang lain kerana
kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang
dimainkan. Carta organisasi ini juga boleh berubah-ubah
dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan
yang berlaku dalam pejabat/jabatan. Oleh itu carta ini perlu
dikemas kini.
3.2.2 Faedah Kepada Kakitangan.
i. imenjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh
pejabat/jabatan. Contoh: Unit Pengkatalogan, Unit
APD, Unit BBM, Unit Sirkulasi, Unit Perolehan, Unit
Data dll.
ii. Menjelaskan rantaian perintah yang dapat
menunjukkan peringkat hierarki sesebuah
pejabat/jabatan. Ini akan dapat membantu mengenal
pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam
memberi arahan, membuat keputusan dan menyelia
atau memantau kerja-kerja yang ditetapkan.
CONTOH:
 CARTA ORGANISASI J/K INDUK PSS
 CARTA ORGANISASI J/K KERJA PSS
 CARTA ORGANISASI J/K PENGAWAS PSS
5
3.2.3 Faedah Kepada Pihak Pengurusan
i. membuat perancangan bagi penambahan atau
pengurangan kakitangan;
ii. pembesaran fungsi-fungsi pejabat/jabatan.
iii. Perancangan latihan staf dan
iv. Saluran maklumat-maklumat pengurusan.
3.3 Senarai Tugas/Fungsi Pejabat/Jabatan.
3.3.1 Fungsi utama pejabat/jabatan adalah tugas utama yang
dijalankan bagi membolehkan pejabat/jabatan mencapai
objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi ini bergantung
kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah pejabat/jabatan sama
ada kegiatan yang khusus atau kegiatan rutin.
3.4 Proses Kerja
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara
berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti.
3.4.1 Kepentingan proses kerja yang jelas dapat;
i. mengelakkan kesilapan operasi ketika menjalankan
tugas;
ii. memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil
semasa menjalankan tugas;
iii. membantu kerja penyeliaan;
CONTOH:
Lihat Senarai Tugas:
 Penyelaras/Guru Media
 Ketua Unit Perpustakaan
 Ketua Unit APD
 Ketua Unit BBM dll
6
iv. memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses
kerja apabila pengemaskinian diperlukan;
v. mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang;
vi. memendekkan masa latihan kepada kakitangan baru;
vii. mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan
kerja seseorang pegawai;
viii. memudah dan melicinkan urusan harian
pejaba/jabatan;
ix. menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard
kerja yang telah ditetapkan.
3.4.2 Langkah-langkah menyediakan proses kerja;
i. semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis
aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja;
ii. sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan
aktiviti tersebut;
iii. mula dengan perkataan kata kerja bagi
menyenaraikan setiap proses; dan
iv. senaraikan jawatan kakitangan yang perlu mengambil
tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan.
3.5 Carta Aliran Kerja
Carta Aliran ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas
tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur.
Carta ini diperlukan kerana carta ini dapat memperlihatkan dengan
jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut
CONTOH:
 Proses Teknik Buku dan Bahan Bukan Buku
 Proses Merekod Bahan Buku / Bukan Buku ke
dalam Buku Perolehan.
 Proses menerima Bahan Buku/ Bukan Buku.
7
urutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan
peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas serta
menggunakan simbol-simbol tertentu.
3.6 Borang.
Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan
pentadbiran pejabat.
3.6.1 Kegunaan borang untuk;
i. menyimpan dan merekodkan maklumat.
ii. Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang
sistematik.
iii. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak
sahaja yang direkodkan.
3.6.2 Tujuan digunakan:
i. dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang
diterangkan;
ii. semua borang yang digunakan dapat dijadikan
rujukan;
iii. kakitangan dapat memahami prosedur-prosedur
dalam menjalankan tugas dengan lebih berkesan.
CONTOH:
 Carta Aliran Proses Teknik Buku/Bukan Buku
CONTOH:
 Boranng Slip Kerja Buku/ Bukan Buku
 Borang Biodata Guru/ Pengawas PSS
8
3.7 Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan Kakitangan.
Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan
terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang
kakitangan untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap senarai
tugas perlu mengandungi;
 Nama Pejabat/ Jabatan/ Bahagian/ Unit
 Jawatan yang disandang
 Tugas dan tanggungjawab
Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu
dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak atau membuat
keputusan mengikut had yang dibenarkan.
Hubungan kerja kakitangan dengan kakitangan lain perlu
diketahui bagi membantu kakitangan itu menyelesaikan sesuatu
tugas. Hubungan ini dibahagikan kepada 4 cara iaitu;
 Hubungan kerja dengan pegawai atasan;
 Hubungan kerja dengan kakitangan bawahan;
 Hubungan kerja dengan rakan sejawat; dan
 Hubungan kerja degnan pegawai/kakitangan dari agensi-
agensi luar.
3.7.1 Kepentingan kuasa dan hubungan kerja dalam FM.
i. Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab
seseorang kakitangan;
ii. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus
yang sesuai untuk seseorang pegawai;
iii. Memudahkan kakitangan menguruskan tugas yang
dipertanggungjawabkan;
iv. Setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang
diperuntukkan; dan
9
v. Menjelaskan hubungan di antara seseorang
kakitangan dengan kakitangan yang lain sama ada di
dalam pejabat/jabatan dengan kakitangan yang lain,
sama ada di dalam pejabat/jabatan atau pegawai-
pegawai di pejabat/jabatan yang lain.
3.8 Peraturan/ Undang-Undang.
Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan
pentadbiran yang harus diketahui dan dipatuhi oleh kakitangan
seseorang pejabat/jabatan.
3.9 Senarai Semak
Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja
yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu
diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senaraai ini boleh
berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan atau pun pernyataan
peringatan yang diperlukan mengikut jenis/ bidang aktiviti yang
dilakukan.
CONTOH:
 Hubungan PSS dengan KPM/JPNS/PSPN/PPD/PKG
CONTOH:
 Senarai Semak Pengurusan PSS
 Senarai Semak Koleksi PSS
 Senarai Semak Aktiviti PSS
 dll
CONTOH:
 Peraturan Peminjaman Alatan PSS
 Peraturan Penggunaan Bilik di PSS dll
10
3.10 Senarai Jawatankuasa
Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua
jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan.
Jawatankuasa ini hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk
tempoh 6 bulan.
3.10.1 Tujuannya:
i. Kakitangan berkenaan mengetahui jawatankuasa
yang dianggotainya.
ii. Membolehkannya membuat persediaan dan
perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat
jawatankuasa tersebut.
iii. Membolehkan kakitangan baru yang mengambil alih
tugas mengetahui jawatankuasa yang perlu
dianggotainya.
3.10.2 Kandungan:
i. Nama kakitangan
ii. Kekerapan mesyuarat (kali ke-… )
iii. Jenis keanggotaan (sama ada Pengerusi, Setiausaha
dll)
3.11 Norma Kerja
Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi
yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja
boleh menjadi panduan kepada kakitangan dalam melaksanakan
tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai
CONTOH:
 Senarai Jawatankuasa Minggu PSS
 Senarai Jawatankuasa Majlis Perlantikan Pengawas
PSS
11
sepenuhnya dan menjadi asas ukuran pencapaian produktiviti
sesuatu kerja.
Melalui perubahan persekitaran kerja, sama ada melalui
penggunaan teknologi baru, latihan staf dll, motivasi bekerja, norma
kerja boleh diubah suai supaya selaras dengan usaha-usaha
pengubahsuaian yang telah dijalankan. Dengan itu, norma kerja
membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan
mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja.
3.11.1 Langkah-langkah mewujudkan norma kerja.
i. Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan
atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang
boleh digunakan, sekiranya ada dan disesuaikan
dengan kebolehan/ keupayaan penyandang jawatan
tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat.
ii. Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian
pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang
diperlukan.
3.12 Senarai Tugas Harian.
Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang
aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.
Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah
dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja tau
CONTOH:
 Jumlah Bilangan Buku/ Bukan Buku yang
boleh diproses teknik dalam masa seminggu.
 Jumlah keratan akhbar untuk Indeks Akhbar
dalam seminggu.
12
mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan
pengurusan masa yang cekap dan berkesan.
4.0 LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA
i. Sediakan objektif pejabat/ jabatan yang telah disediakan bagi
Manual Prosedur Kerja (MPK);
ii. Sediakan objektif bahagian/ unit;
iii. Tandakan kedudukan bahagian/unit di dalam carta organisasi
pejabat/ jabatan yang disediakan oleh MPK;
iv. Sediakan carta organisasi bahagian/ unit dan tandakan kedudukan
kakitangan di dalam bahagian/ unit;
v. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan
berkenaan.
vi. Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti
utama.
vii. Senaraikan semua proses kerja yang perlu, di bawah setiap tugas
dan tanggungjawab;
viii. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberi kelulusan;
ix. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan;
x. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas;
xi. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas;
xii. Rekodkan norma kerja yang ada;
xiii. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan;
xiv. Sediakan format senarai tugas harian; dan
xv. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.
CONTOH:
 Senarai tugas Penyelaras PSS mengikut hari/ tarikh.
13
5.0 PENUTUP
FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam pejabat/ jabatan.
Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi
akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan
diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa
kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di pejabat/ jabatan
masing-masing.
Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan
dan staf sesebuah pejabat/ jabatan demi keberkesanan bidang
pengurusan sesebuah pejabat/ jabatan. Tegasnya FM merupakan
dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat
pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan
produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah pejabat/jabatan.
- Tamat -

More Related Content

What's hot

Surat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmiSurat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmiain hunny
 
Fail meja & manual prosedur kerja
Fail meja & manual prosedur kerjaFail meja & manual prosedur kerja
Fail meja & manual prosedur kerjaPPD HULU SELANGOR
 
PEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAM
PEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAMPEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAM
PEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAMChon Seong Hoo
 
Kawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkatKawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkatsitiaminahsalleh7
 
Surat Mohon Penyelenggaraan.docx
Surat Mohon Penyelenggaraan.docxSurat Mohon Penyelenggaraan.docx
Surat Mohon Penyelenggaraan.docxElyzaElyzai
 
Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)
Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)
Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)Norhafiza Osman
 
155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam
155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam
155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awamsyed ruslan
 
Perintah am bab c (cuti)
Perintah am bab c  (cuti)Perintah am bab c  (cuti)
Perintah am bab c (cuti)mazlanmn
 
Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020
Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020
Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020Azura Kamis
 
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit MesyuaratContoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit MesyuaratHasni Dolmat
 
CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)
CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)
CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)fazrul
 
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018Chon Seong Hoo
 
Contoh surat lantikan ajk pibg
Contoh surat lantikan ajk pibgContoh surat lantikan ajk pibg
Contoh surat lantikan ajk pibgWAN ROZITA
 
Kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi
Kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmiKegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi
Kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmimahandren mahandren
 
Sistem fail & surat menyurat
Sistem fail & surat menyuratSistem fail & surat menyurat
Sistem fail & surat menyuratzikriamri86
 
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisanPanduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisancik matahariku
 

What's hot (20)

Surat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmiSurat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmi
 
Fail meja & manual prosedur kerja
Fail meja & manual prosedur kerjaFail meja & manual prosedur kerja
Fail meja & manual prosedur kerja
 
PEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAM
PEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAMPEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAM
PEKELILING ETIKA BERPAKAIAN PENJAWAT AWAM
 
Cuti gantian
Cuti gantianCuti gantian
Cuti gantian
 
Kawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkatKawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkat
 
Surat Mohon Penyelenggaraan.docx
Surat Mohon Penyelenggaraan.docxSurat Mohon Penyelenggaraan.docx
Surat Mohon Penyelenggaraan.docx
 
Keperluan peralatan pejabat sekolah
Keperluan peralatan pejabat sekolahKeperluan peralatan pejabat sekolah
Keperluan peralatan pejabat sekolah
 
Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)
Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)
Perintah Am Bab D (Kelakuan dan Tatatertib)
 
155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam
155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam
155 tatakelakuan dan larangan dalam perkhidmatan awam
 
Perintah am bab c (cuti)
Perintah am bab c  (cuti)Perintah am bab c  (cuti)
Perintah am bab c (cuti)
 
Contoh surat jemputan penceramah
Contoh surat jemputan penceramahContoh surat jemputan penceramah
Contoh surat jemputan penceramah
 
Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020
Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020
Surat rayuan untuk tinggal di asrama tahun 2020
 
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit MesyuaratContoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
 
CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)
CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)
CONTOH BUKU REKOD PERKHIDMATAN (edit 2015)
 
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
 
Borang nota serah tugas untuk pertukaran
Borang nota serah tugas untuk pertukaranBorang nota serah tugas untuk pertukaran
Borang nota serah tugas untuk pertukaran
 
Contoh surat lantikan ajk pibg
Contoh surat lantikan ajk pibgContoh surat lantikan ajk pibg
Contoh surat lantikan ajk pibg
 
Kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi
Kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmiKegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi
Kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi
 
Sistem fail & surat menyurat
Sistem fail & surat menyuratSistem fail & surat menyurat
Sistem fail & surat menyurat
 
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisanPanduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
 

Viewers also liked (11)

definisi fail meja
definisi fail mejadefinisi fail meja
definisi fail meja
 
Fail Meja - Panduan Penyediaan
Fail Meja - Panduan PenyediaanFail Meja - Panduan Penyediaan
Fail Meja - Panduan Penyediaan
 
Contoh fail meja
Contoh fail mejaContoh fail meja
Contoh fail meja
 
Panduan Fail Meja
Panduan Fail MejaPanduan Fail Meja
Panduan Fail Meja
 
Fail meja
Fail mejaFail meja
Fail meja
 
Fail meja ft17 lengkap
Fail meja ft17 lengkapFail meja ft17 lengkap
Fail meja ft17 lengkap
 
Fail meja
Fail mejaFail meja
Fail meja
 
Fail meja guru mata pelajaran
Fail meja guru mata pelajaranFail meja guru mata pelajaran
Fail meja guru mata pelajaran
 
60505853 fail-meja-gpk-hem-sk-shah-alam-1
60505853 fail-meja-gpk-hem-sk-shah-alam-160505853 fail-meja-gpk-hem-sk-shah-alam-1
60505853 fail-meja-gpk-hem-sk-shah-alam-1
 
fail-meja-pk-1
 fail-meja-pk-1 fail-meja-pk-1
fail-meja-pk-1
 
Fail meja
Fail mejaFail meja
Fail meja
 

Similar to Panduan penyediaan fail meja

25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja
25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja
25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-mejaembon24
 
1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja
1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja
1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail mejajasmi jaafar
 
Taklimat fail meja ppm 14.12.2015
Taklimat fail meja ppm 14.12.2015Taklimat fail meja ppm 14.12.2015
Taklimat fail meja ppm 14.12.2015Anum Aksan
 
Pengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 Pengorganisasian
Pengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 PengorganisasianPengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 Pengorganisasian
Pengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 PengorganisasianNurul Hanum
 
REKABENTUK PENGORGANISASIAN
REKABENTUK PENGORGANISASIANREKABENTUK PENGORGANISASIAN
REKABENTUK PENGORGANISASIANCkg Nizam
 
PROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIANPROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIANCkg Nizam
 
Pengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIP
Pengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIPPengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIP
Pengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIPDadang Solihin
 
Bab 2 Pengorganisasian
Bab 2   PengorganisasianBab 2   Pengorganisasian
Bab 2 PengorganisasianCkg Nizam
 
PP 6.3 Perancangan.pptx
PP 6.3 Perancangan.pptxPP 6.3 Perancangan.pptx
PP 6.3 Perancangan.pptxmengkiat2
 
Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111
Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111
Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111Zilafeeq Shafilla
 
Templet fail meja
Templet fail mejaTemplet fail meja
Templet fail mejalamcy1
 
Esei kissm (edit)
Esei kissm (edit)Esei kissm (edit)
Esei kissm (edit)T Karin
 
Amalan berkualiti smvsb
Amalan berkualiti smvsbAmalan berkualiti smvsb
Amalan berkualiti smvsbSida Hashim
 

Similar to Panduan penyediaan fail meja (20)

25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja
25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja
25143166 manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja
 
1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja
1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja
1991 pkpa 08-panduan mengenai mpk dan fail meja
 
Fail Meja - Panduan Penyediaan
Fail Meja - Panduan PenyediaanFail Meja - Panduan Penyediaan
Fail Meja - Panduan Penyediaan
 
Taklimat MPK & FM
Taklimat  MPK & FMTaklimat  MPK & FM
Taklimat MPK & FM
 
Taklimat fail meja ppm 14.12.2015
Taklimat fail meja ppm 14.12.2015Taklimat fail meja ppm 14.12.2015
Taklimat fail meja ppm 14.12.2015
 
Pengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 Pengorganisasian
Pengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 PengorganisasianPengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 Pengorganisasian
Pengajian Perniagaan Semester 2 - Topik 1.4 Pengorganisasian
 
Slaid taklimat my portfolio0
Slaid taklimat my portfolio0Slaid taklimat my portfolio0
Slaid taklimat my portfolio0
 
REKABENTUK PENGORGANISASIAN
REKABENTUK PENGORGANISASIANREKABENTUK PENGORGANISASIAN
REKABENTUK PENGORGANISASIAN
 
Panduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan PejabatPanduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan Pejabat
 
PROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIANPROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIAN
 
Pengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIP
Pengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIPPengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIP
Pengintegrasian BSC dalam Penyusunan RENSTRA dan LAKIP
 
Arahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatanArahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatan
 
Bab 2 Pengorganisasian
Bab 2   PengorganisasianBab 2   Pengorganisasian
Bab 2 Pengorganisasian
 
Supervisory le1
Supervisory le1Supervisory le1
Supervisory le1
 
PP 6.3 Perancangan.pptx
PP 6.3 Perancangan.pptxPP 6.3 Perancangan.pptx
PP 6.3 Perancangan.pptx
 
Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111
Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111
Bab 3 slides_bab_analisis_kerja_26hb_september_2011_semester_a111
 
5 mpk&fm
5 mpk&fm5 mpk&fm
5 mpk&fm
 
Templet fail meja
Templet fail mejaTemplet fail meja
Templet fail meja
 
Esei kissm (edit)
Esei kissm (edit)Esei kissm (edit)
Esei kissm (edit)
 
Amalan berkualiti smvsb
Amalan berkualiti smvsbAmalan berkualiti smvsb
Amalan berkualiti smvsb
 

Panduan penyediaan fail meja

  • 1. 1 FAIL MEJA 1.0 KONSEP Fail Meja (FM) merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah pejabat/ jabatan. FM adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti pejabat/ jabatan keseluruhannya. Lihat rajah di bawah; Dokumen Rasmi Peringkat (bagi 1 jawatan) Rajah : Konsep Fail Meja FM berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam pejabat/jabatan. Oleh itu FM dirangka khusus untuk memberi panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam pejabat/jabatan. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Tegasnya FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. Individu/ Jawatan FM Arah tuju yang jelas. Tugas & tanggungjawab yang jelas. Kedudukan yg jelas dlm pejabat/ jabatan Dasar-dasar/ peraturan yang jelas. Prosedur/ aliran kerja yang jelas. Peningkatan kecekapan & keberkesanan individu
  • 2. 2 2.0 FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA 2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi; 2.2 Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja; 2.3 Menentukan peraturan pejabat/ jabatan dipatuhi; 2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas; 2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru; 2.6 Menyenangkan pertukaran staf dari satu jabatan ke jabatan lain; 2.7 Menyenangkan kajian atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat; 2.8 Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan tugas; dan 2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan kakitangan lain. 3.0 KANDUNGAN FAIL MEJA Rajah : Kandungan Fail Meja FAIL MEJA Objektif Pejabat/ Jabatan Senarai Tugas/ Kuasa & Hubungan KakitanganBorang Carta Aliran Kerja Proses Kerja Peratuan/ Undang-undang Carta Organisasi Senarai Tugas/ Fungsi Jabatan/ Pejabat Senarai Semak Senarai Jawatankuasa Norma Kerja Senarai Tugas Harian
  • 3. 3 3.1 Objektif Pejabat/ Jabatan 3.1.1 Objektif adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah pejabat/jabatan, iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif amat penting kerana objektif menjelaskan dengan tepat arah tuju pejabat/jabatan dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh itu, objektif yang baik dapat menjelaskan kepada kakitangannya dan memastikan objektif ini dicapai. 3.1.2 Tujuan mengadakan objektif: i. memberi hala tuju yang jelas kepada pejabat/jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat penubuhannya. ii. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah pejabat/jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan. iii. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan pejabat/jabatan bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi pejabat/jabatan berkenaan. iv. Memberi arah tuju ke arah pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam pejabat/jabatan. v. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang pejabat/jabatan. CONTOH OBJEKTIF PSS: Meningkatkan taraf pengajaran dan pembelajaran.
  • 4. 4 3.2 Carta Organisasi 3.2.1 Carta organisasi pejabat/ jabatan menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki dalam sesebuah pejabat/jabatan yang dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti pejabat bagi membantu pejabat/jabatan mencapai objektif yang ditetapkan. Carta organisasi adalah berbeza-beza di antara satu pejabat/jabatan dengan jabatan yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Carta organisasi ini juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam pejabat/jabatan. Oleh itu carta ini perlu dikemas kini. 3.2.2 Faedah Kepada Kakitangan. i. imenjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh pejabat/jabatan. Contoh: Unit Pengkatalogan, Unit APD, Unit BBM, Unit Sirkulasi, Unit Perolehan, Unit Data dll. ii. Menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan peringkat hierarki sesebuah pejabat/jabatan. Ini akan dapat membantu mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan menyelia atau memantau kerja-kerja yang ditetapkan. CONTOH:  CARTA ORGANISASI J/K INDUK PSS  CARTA ORGANISASI J/K KERJA PSS  CARTA ORGANISASI J/K PENGAWAS PSS
  • 5. 5 3.2.3 Faedah Kepada Pihak Pengurusan i. membuat perancangan bagi penambahan atau pengurangan kakitangan; ii. pembesaran fungsi-fungsi pejabat/jabatan. iii. Perancangan latihan staf dan iv. Saluran maklumat-maklumat pengurusan. 3.3 Senarai Tugas/Fungsi Pejabat/Jabatan. 3.3.1 Fungsi utama pejabat/jabatan adalah tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan pejabat/jabatan mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah pejabat/jabatan sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan rutin. 3.4 Proses Kerja Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. 3.4.1 Kepentingan proses kerja yang jelas dapat; i. mengelakkan kesilapan operasi ketika menjalankan tugas; ii. memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas; iii. membantu kerja penyeliaan; CONTOH: Lihat Senarai Tugas:  Penyelaras/Guru Media  Ketua Unit Perpustakaan  Ketua Unit APD  Ketua Unit BBM dll
  • 6. 6 iv. memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan; v. mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang; vi. memendekkan masa latihan kepada kakitangan baru; vii. mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai; viii. memudah dan melicinkan urusan harian pejaba/jabatan; ix. menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan. 3.4.2 Langkah-langkah menyediakan proses kerja; i. semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja; ii. sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; iii. mula dengan perkataan kata kerja bagi menyenaraikan setiap proses; dan iv. senaraikan jawatan kakitangan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan. 3.5 Carta Aliran Kerja Carta Aliran ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta ini diperlukan kerana carta ini dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut CONTOH:  Proses Teknik Buku dan Bahan Bukan Buku  Proses Merekod Bahan Buku / Bukan Buku ke dalam Buku Perolehan.  Proses menerima Bahan Buku/ Bukan Buku.
  • 7. 7 urutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas serta menggunakan simbol-simbol tertentu. 3.6 Borang. Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. 3.6.1 Kegunaan borang untuk; i. menyimpan dan merekodkan maklumat. ii. Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang sistematik. iii. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan. 3.6.2 Tujuan digunakan: i. dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan; ii. semua borang yang digunakan dapat dijadikan rujukan; iii. kakitangan dapat memahami prosedur-prosedur dalam menjalankan tugas dengan lebih berkesan. CONTOH:  Carta Aliran Proses Teknik Buku/Bukan Buku CONTOH:  Boranng Slip Kerja Buku/ Bukan Buku  Borang Biodata Guru/ Pengawas PSS
  • 8. 8 3.7 Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan Kakitangan. Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang kakitangan untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap senarai tugas perlu mengandungi;  Nama Pejabat/ Jabatan/ Bahagian/ Unit  Jawatan yang disandang  Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Hubungan kerja kakitangan dengan kakitangan lain perlu diketahui bagi membantu kakitangan itu menyelesaikan sesuatu tugas. Hubungan ini dibahagikan kepada 4 cara iaitu;  Hubungan kerja dengan pegawai atasan;  Hubungan kerja dengan kakitangan bawahan;  Hubungan kerja dengan rakan sejawat; dan  Hubungan kerja degnan pegawai/kakitangan dari agensi- agensi luar. 3.7.1 Kepentingan kuasa dan hubungan kerja dalam FM. i. Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang kakitangan; ii. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai; iii. Memudahkan kakitangan menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan; iv. Setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan; dan
  • 9. 9 v. Menjelaskan hubungan di antara seseorang kakitangan dengan kakitangan yang lain sama ada di dalam pejabat/jabatan dengan kakitangan yang lain, sama ada di dalam pejabat/jabatan atau pegawai- pegawai di pejabat/jabatan yang lain. 3.8 Peraturan/ Undang-Undang. Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui dan dipatuhi oleh kakitangan seseorang pejabat/jabatan. 3.9 Senarai Semak Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senaraai ini boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan atau pun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/ bidang aktiviti yang dilakukan. CONTOH:  Hubungan PSS dengan KPM/JPNS/PSPN/PPD/PKG CONTOH:  Senarai Semak Pengurusan PSS  Senarai Semak Koleksi PSS  Senarai Semak Aktiviti PSS  dll CONTOH:  Peraturan Peminjaman Alatan PSS  Peraturan Penggunaan Bilik di PSS dll
  • 10. 10 3.10 Senarai Jawatankuasa Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Jawatankuasa ini hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan. 3.10.1 Tujuannya: i. Kakitangan berkenaan mengetahui jawatankuasa yang dianggotainya. ii. Membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut. iii. Membolehkan kakitangan baru yang mengambil alih tugas mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotainya. 3.10.2 Kandungan: i. Nama kakitangan ii. Kekerapan mesyuarat (kali ke-… ) iii. Jenis keanggotaan (sama ada Pengerusi, Setiausaha dll) 3.11 Norma Kerja Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja boleh menjadi panduan kepada kakitangan dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai CONTOH:  Senarai Jawatankuasa Minggu PSS  Senarai Jawatankuasa Majlis Perlantikan Pengawas PSS
  • 11. 11 sepenuhnya dan menjadi asas ukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui perubahan persekitaran kerja, sama ada melalui penggunaan teknologi baru, latihan staf dll, motivasi bekerja, norma kerja boleh diubah suai supaya selaras dengan usaha-usaha pengubahsuaian yang telah dijalankan. Dengan itu, norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja. 3.11.1 Langkah-langkah mewujudkan norma kerja. i. Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada dan disesuaikan dengan kebolehan/ keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat. ii. Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan. 3.12 Senarai Tugas Harian. Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja tau CONTOH:  Jumlah Bilangan Buku/ Bukan Buku yang boleh diproses teknik dalam masa seminggu.  Jumlah keratan akhbar untuk Indeks Akhbar dalam seminggu.
  • 12. 12 mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. 4.0 LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA i. Sediakan objektif pejabat/ jabatan yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja (MPK); ii. Sediakan objektif bahagian/ unit; iii. Tandakan kedudukan bahagian/unit di dalam carta organisasi pejabat/ jabatan yang disediakan oleh MPK; iv. Sediakan carta organisasi bahagian/ unit dan tandakan kedudukan kakitangan di dalam bahagian/ unit; v. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkenaan. vi. Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama. vii. Senaraikan semua proses kerja yang perlu, di bawah setiap tugas dan tanggungjawab; viii. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberi kelulusan; ix. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan; x. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas; xi. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas; xii. Rekodkan norma kerja yang ada; xiii. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan; xiv. Sediakan format senarai tugas harian; dan xv. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja. CONTOH:  Senarai tugas Penyelaras PSS mengikut hari/ tarikh.
  • 13. 13 5.0 PENUTUP FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam pejabat/ jabatan. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di pejabat/ jabatan masing-masing. Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah pejabat/ jabatan demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah pejabat/ jabatan. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah pejabat/jabatan. - Tamat -