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Quiero platicarte acerca de cómo es posible que puedas generar hasta 3
veces más ventas por teléfono al implementar un sistema CTI en tu
empresa.
Me gustaría platicarte primero qué es un sistema CTI en caso de que no lo
sepas. Si ya los sabes, bueno continúa leyendo más abajo, seguramente
encontrarás cosas interesantes. Bien, la definición de CTI que podría yo
darte es principalmente "Integración computadora teléfono". Esto significa
que, en principio, un canal tradicional de comunicación como lo es el
teléfono, lo estamos integrando al mundo de la informática. Al hacer esto,
nuestras posibilidades de comunicación se expanden.
Algunas de las ventajas que ofrece un sistema CTI son por ejemplo:
1) Contar con un marcador predictivo
2) Tener un sistema de mailing telefónico.
3) Contar con un IVR inbound
4) Posibilidad de enviar y recibir mensajes de texto a celulares interactivos
5) Reportes de operación de la actividad del call center
6) Tener la posiblidad de mejorar permanentemente la calidad de las
conversaciones telefónicas por medio de las grabaciones
7) Dar una mejor atención a sus clientes sabiendo quién llama, desde
antes de contestar.
8) Extracción de información de bases de datos de manera automatizada
9) Control exacto de la agenda de ventas
10) Reducción de costos de operación e incremento de la productividad
Te invito a que sigas leyendo mi siguiente mensaje ya que voy a explicarte
detalladamente cada una de estas ventajas.
Vamos a desglosar la primer ventaja para que veas cómo es posible que puedas
realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Hablaremos de la Marcación
Predictiva.

Un marcador predictivo te de la posibilidad de
incrementar la cantidad de llamados salientes
en tu empresa. Se llama marcador predictivo,
porque precisamente PREDICE ó ADIVINA
cuándo un operador está a punto de colgar
para generar la siguiente llamada saliente. Es
decir, antes de que uno de los operadores
telefónicos cuelgue, el sistema realiza la
marcación del siguiente registro en su base de
datos, con el objetivo de acelerar el proceso de
marcación. Un buen sistema de marcación
predictiva, debe operar en dos variantes.
Si las líneas telefónicas que se le proporcionan son analógicas, entonces el sistema
está obligado a efectuar lo que se conoce como identificación del CALL PROGRESS
ó del progreso de la llamada. Esto es. Si el sistema realiza la marcación de un
número telefónico, y este se encuentra ocupado, el sistema debe reconocer
automáticamente esta situación y colgar inmediatamente para generar el discado
del siguiente registro.
El registro que marcó ocupado, deberá ser programado para que en un lapso de
tiempo futuro no mayor a algunos minutos, vuelva a discar nuevamente dicho
registro. Lo mismo sucede con las llamadas donde el número al que se llama
tiene algún problema, como por ejemplo, números que no existen ó que se
encuentran con algún problema técnico. En ese momento, normalmente la
compañía telefónica no envía el tono de RING BACK, por lo que así se conoce que
ese registro no funciona. En caso de que nadie conteste, el sistema está
programado para que en un lapso aproximado no mayor a los 30 segundos,
cuelgue.
De igual manera el sistema debe reprogramar
esta llamada para más adelante. Finalmente, si
el registro al que se llamó, sí contesta alguien,
entonces en ese momento el sistema identifica
una frecuencia diferente y automáticamente
realiza la transferencia de la llamada al puesto
del operador telefónico por medio del
conmutador.
Un moderno sistema telefónico debe realizar la
transferencia de la llamada prácticamente cuando la
persona a la que se le llama comienza a saludar (el clásico
"bueno" u "hola"). Las modernas redes telefónicas al
interior de una empresa, han dejado de ser analógicas
y/o digitales. Hoy en día existen conmutadores IP que
permiten que la transferencia de la llamada, desde que
fue discada por el marcador predictivo hasta que es
transferida al operador telefónico, sea inmediata. Es
decir, en el momento mismo en que alguien contesta. La
aplicación de un marcador predictivo asegura que la
productividad se triplique, pues el operador telefónico
deja de marcar los registros telefónicos y lo hace el
marcador con toda la inteligencia mencionada
anteriormente.
Permíteme informarte la tercer ventaja para que veas
cómo es posible que puedas realizar hasta 3 veces más
Ventas por Teléfono. Ahora vamos a hablar del IVR
INBOUND.
Un buen sistema de IVR inbound te va a permitir
principalmente dos cosas:
1) Dar autoatención telefónica a tu público objetivo y
2) Poder enrutar la llamada al mejor agente telefónico
disponible.
En la primer opción, que es la de dar autoatención a tu público objetivo, uno de los
mejores ejemplos que yo podría darte, lo encontramos en los bancos. Cuando tú llamas
para conocer el saldo de tu tarjeta de crédito, lo que estas haciendo de manera inicial es
interactuar con un IVR. Dependiendo de las opciones y menús que te son presentados, tú
elijirás eventualmente la opción de conocer tu saldo. En ese momento se te pedirán tus
credenciales para identificarte en el sistema. En este ejemplo, se te pedirá tu número de
tarjeta de crédito (tu identificación como cliente) y tu password ó pin (tu medio de acceso
al sistema). Si tú digitas de manera correcta esta información, entonces el sistema
automáticamente viaja hasta el servidor donde se encuentra la base de datos en donde se
encuentra tu expediente como tarjetahabiente y si la información coincide, entonces y sólo
entonces el sistema accede a la misma base de datos y se trae la información deseada. En
este ejemplo, se traería de un sólo movimiento, tu saldo, tus consumos anteriores, tu
fecha de vencimiento de tu próximo pago, etc.
Una vez que el IVR tiene la información en su propio sistema, entonces, por medio de una
voz sintetizada como la que ya escuchaste anteriormente te proporcionará la información
anterior.
Otro ejemplo que podría interesarte mucho es que una persona podría realizar una
compra de alguno de tus artículos interactuando precisamente con tus servidores e
ingresando sus números de tarjeta de crédito tal como ya te expliqué. De esta manera, tú
puedes tener un vendedor virtual las 24 horas del día los 365 días del año. La segunda
opción que te mencioné, sería la de poder enrutar al mejor agente telefónico disponible
en ese momento. Al IVR mencionado trabaja en combinación con un ACD. ACD significa
Distribución automática de llamadas. Un buen sistema ACD debe tener cierta inteligencia
para elegir al mejor agente disponible en ese momento, pues puede ser programado para
enrutar la llamada por el perfil del mismo ó lo que se conoce como Skills ó habilidades.
De este modo, evitas enrutar la llamada a un operador telefónico que no esté capacitado
en proporcionar información de cierto artículo, mientras que sí realizas la derivación de la
llamada a aquel que sí lo esté.
De igual manera, en caso de que la persona que haya llamado se haya
identificado previamente con el IVR, entonces, cuando la llamada le es
transferida al operador, podría mostrársele en pantalla los datos de la
persona que está llamando, pues antes de la transferencia, el sistema
trajo información importante del cliente como su nombre, su dirección,
sus productos que ha comprado, su última compra, etc. etc. Como verás,
sus posibilidades son muy superiores a una simple transferencia de
llamada manual por parte de la recepcionista pues aquí ya estamos
contando con información fidedigna. Finalmente, quiero mencionarte
que un buen sistema de IVR te permitirá realizar lo que se conoce como
SCREEN POP UP, y esto significa que, a la vez que la llamada le es
transferida a tu operador telefónico, también se podrá disparar de
manera automática el CRM, ó sistema de gestión que ocupes, de manera
automática. Es decir. Si tú ocupas un CRM como por ejemplo, Oracle,
SAP, SUGAR CRM ó VTIGER ó algun otro sistema desarrollado en casa,
automáticamente se abrirá mostrando la pantalla de la persona que está
llamando. Esto le ahorra tiempo y trabajo a tu operador telefónico, pues
ya no tendrá que buscar manualmente el expediente de dicha persona.
te hablaré de la cuarta ventaja para que veas cómo es posible que puedas realizar
hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Ahora vamos a hablar de CÓMO ENVIAR
MENSAJES SMS A CELULAR por medio de la tecnología CTI.

Las posibilidades de aumentar tus ventas se incrementan si cuentas con un sistema
de envío de mensajes de texto a celulares. En la actualidad, existen más líneas de
celular que de líneas fijas. Sabes muy bien que incluso, hay una importante
población que no piensa colocar una línea telefónica fija, pero seguro cuenta con
un celular.
Un ejemplo, sería la población de jóvenes
adolescentes, gente que habita en poblaciones
remotas, ó incluso personal ejecutivo que se
encuentran fuera de su oficina de manera casi
permanente. No existe una cantidad real de líneas de
celular, o mejor dicho, de usuarios de telefonía
celular en México, pero sin duda, es ya muy superior
a la cantidad de líneas fijas. Algunos hablan de 71
millones, otros de 90 millones, etc. No obstante, te
aseguro que si tuvieras al menos 100,000 clientes que
contactar no te darías abasto a menos que seas Coca
Cola ó algun otro cliente enorme... ¿verdad? Por lo
tanto, las posibilidades de telemarketing y ventas que
tienes en este mercado es enorme.
Un buen sistema te debe permitir no sólo realizar el envío de tus mensajes
de texto a celular, sino que lo hagas con TOTAL SEGURIDAD Y
CONFIABILIDAD. Con esto último me refiero a que no tienes porqué
compartir tu base de datos con otras empresas que no necesariamente te
garantizan confidencialidad en esto. ¿Sabías que ellos revenden tu
información que tú les confiaste, tal vez a tu competencia? No permitas eso.
La única manera en como tú puedes controlar
esto, es que sólo tú tengas acceso a tu propia
base de datos que es un valiso activo en tu
empresa. Obviamente el sistema debe
permitirte recibir los mensajes que la gente te
responda. Tú deberás ser capaz de poder
ingresar estas respuestas a tu sistema de
gestión y contar con un expediente más
completo de tus clientes ó prospectos. Al
mismo tiempo, el mejor sistema de envío de
mensajes de texto debe poder interactuar con
tu sistema de gestión de manera automatizada
y transparente.
Te explico lo anterior. Imagina que en tu CRM se observa que uno de tus clientes está a
punto de agotar su crédito y tienes que avisarle que tiene que pagar sus consumos a la
brevedad antes de que se agote su crédito por completo.
                            Si se genera una integración con tu sistema, por ejemplo, vía
                            web services, entonces esto podría ser realizado de manera
                            totalmente transparente, sin necesidad de hacer ninguna
                            acción por parte de tus operadores telefónicos.
                            ¿Impresionante no? Por último y no menos importante,
                            también es posible trabajar una campaña de manera
                            totalmente interactiva.

Si tus prospectos ó clientes te envían una palabra CLAVE que previamente has
configurado en el sistema, el mismo deberá ser capaz de autoresponder de manera
automática con algún mensaje de texto que previamente hubieras configurado. La
creatividad es tuya.
Quinta ventaja. ¿Cómo te puede ayudar un buen SISTEMA DE REPORTES DE OPERACIÓN
DE LA ACTIVIDAD DEL CALL CENTER por medio de la tecnología CTI?

Galileo Galilei decía lo siguiente. "Mide lo que se pueda medir, y lo que no se pueda
medir, hazlo medible". ¿Cómo puede crecer tu negocio si no eres capaz de mejorar tu
operación? ¿Sabes cuántas llamadas telefónicas se generan en tu empresa? ¿Sabes
cuántas ingresan? De las llamadas outbound, ¿Cuál es su duración? ¿Cuántas son
generadas por el operador A y cuántas por el operador B? ¿Cuántas llamadas fueron
realmente atendidas y cuántas fueron ocupadas, ausentes ó inexistentes? De tus
llamadas inbound ¿Cuántas llamadas fueron realmente atendidas y cuántas se
consideran abandonadas? ¿Te es posible actualmente realizar lo que se conoce como
escucha sigilosa? o mejor aún ¿Te es posible realizar lo que algunos llaman coaching ó
escucha asistida?
Es decir, poder capacitar agentes nuevos en la misma conversación
telefónica sin que la persona del otro lado de la línea te escuche? ¿Sabes
cuántas estaciones necesitas realmente? Con lo anterior no me refiero a
cuántas estaciones TIENES actualmente. ¿Cuánto tiempo esperan tus
clientes en la línea? Si respondiste sí a al menos 2 de las preguntas
anteriores te felicito. Si tu respuesta es negativa, entonces te aseguro que
tienes un serio problema en tu operación, pues estas navegando sin
timón. No tienes ningún elemento para toma de decisiones pues no
conoces siquiera la información que se genera en tu call center. Para las
llamadas entrantes, existe un concepto denominado "TEORÍA DE LAS
FILAS".
Esto te ayuda a determinar tu dimensionamiento
exacto sobre la cantidad de operadores
telefónicos que requieres. Desafortunadamente,
para la mayoría de nosotros, no existe una
cantidad de llamadas entrantes regular, sino que
son totalmente aleatorias e irregulares. Lo
importante que debes saber es que la cantidad
de llamadas entrantes generalmente se miden
en "número de clientes por unidad de tiempo",
es decir, cuántas llamadas en promedio recibes,
digamos en una hora.
A partir de este concepto y de tu dimensionamiento de operadores, tú
puedes determinar el tiempo que deben permanecer tus clientes en
espera. Si este tiempo es superior a la etiqueta que es de
aproximadamente 30 segundos (por supuesto esto no aplica para una
estación de bomberos), no tendrás otra opción que seguir manteniéndolo
en espera ó preguntarle si quiere interactuar con el IVR para desahogar
alguna inquietud. Normalmente la atención de tus llamadas entrantes va
a trabajar bajo el concepto PEPS, es decir, Primeras entradas, primeras
salidas (tal como se hace en una línea de producción de alguna fábrica).
Un buen sistema de reportes
te deberá indicar si el cliente
que llama, sale durante la fila
de espera, que se llame
abandono. Si sale durante la
llamada telefónica, que lo
identifique como llamada
cortada, si sale al finalizar el
servicio, que lo identifique
como llamada atendida.
¿Cómo resuelves hoy en día la cantidad de llamadas abandonadas ó la cantidad de
llamadas cortadas? Te aseguro que no tienes control sobre el mismo. Sin duda, un buen
sistema de reportes deberá darte la información necesaria para que conozcas cuál es tu
intensidad de tráfico. La fórmula para determinar si tu intensidad de tráfico es
controlable ó explotará en cualquier momento es la siguiente:
L = Número de llamadas por hora.
M = 60 / TPL; 60 entre el Tiempo Promedio de Llamada (en minutos).
S = Número de agentes conectados.
Entonces, definiremos al parámetro de intensidad de tráfico como:
R = L / (M x S)
Si el parámetro R es menor que 1, nos indica que la línea de espera puede ser
controlable; pero si R es mayor o igual a uno, nuestra línea de espera "explotará". Esto
quiere decir que hay más llegadas de clientes que salidas, y la línea de espera crecerá y
crecerá.
Si este es su caso, tendrá que tomar algunas decisiones importantes en su Centro de
Contacto con Clientes antes de que la competencia se los lleve a sus filas.
Entonces nos queda una conclusión. ¿Será mejor aumentar las
estaciones de trabajo? ó mejor controlamos de alguna manera que los
agentes reduzcan su tiempo promedio de llamada, sin afectar la
calidad? Por supuesto no se trata de dar un curso al respecto, pero
cualquier decisión que tomes afectará sin duda los costos de tu empresa
y por ende las utilidades. Le aseguro que la decisión que tome da un
resultado muy diferente uno de otro. ¿Ahora me explico más porqué es
muy importante contar con información al respecto?
Vamos a platicar sobre la sexta ventaja para que veas cómo es posible que
puedas realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te voy a platicar de
CÓMO MEJORAR PERMANENTEMENTE LA CALIDAD DE LAS
CONVERSACIONES TELEFÓNICAS POR MEDIO DE LAS GRABACIONES de la
tecnología CTI.
¿Alguna vez has reunido a tu equipo de trabajo
para generar circulos de calidad? ¿Tus
operadores telefónicos alguna vez se han
escuchado a sí mismos en su discurso? ¿Cómo
puedes saber demostrarle al banco que tu
cliente realmente te aceptó una transacción
cuando no tienes forma de respaldarte? ¿Has
sido objeto de alguna deslealtad de tu equipo
de trabajo? Más aún. Cómo poder determinar
si tu equipo de trabajo procedió
adecuadamente ante una situación y no es
como el cliente te dice que fué?
Grabar las conversaciones no sólo te ayudará a encontrar fórmulas de mejora continua,
sino que además te permitirá recuperar información que pudiera haberse extraviado.
Si tú actualmente grabas conversaciones de alguna manera te
                           felicito, pero ¿te es posible separar las conversaciones por
                           operador telefónico y no por puesto de trabajo? ¿Cómo las
                           recuperas? Existen sistemas que pueden recuperarte las
                           grabaciones incluso por audio, es decir, dependiendo de la palabra
                           que tu escribas el sistema va a sintetizar la misma y por medio de
                           esa frecuencia va a realizar la búsqueda. No obstante, esto
                           conlleva un tema importante. El costo. La manera más económica
                           y sencilla de recuperar tus grabaciones es por medio de la fecha,
                           hora y minuto exactos en los que se generó la grabación. Cuando
                           tu operador telefónico realiza el ingreso de alguna gestión
                           telefónica, deja justamente ese rastro, es decir, el momento en
                           que realizó la captura de la información y por ende, el momento
                           en que se realizó la grabación de la misma conversación.
Así pues, recuperar las grabaciones debe ser un asunto sumamente sencillo, pues
recordemos que a lo largo del día se podrán haber generado miles de conversaciones
telefónicas, las cuales sería complicado recuperar.
hablaremos sobre la séptima ventaja sobre la tecnología
CTI para realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te voy a platicar de CÓMO DAR
UNA MEJOR ATENCIÓN TELEFÓNICA A TUS CLIENTES SABIENDO QUIEN LLAMA, DESDE
ANTES DE CONTESTAR por medio de la tecnología CTI.
Como ya mencioné antes, el screen pop up, es
decir, mostrar los datos en pantalla de la
persona que llama es fundamental para que tu
operador telefónico sepa con quién está
hablando. Esto es válido tanto para las
llamadas entrantes, pero sobre todo, para las
llamadas salientes. De otra manera ¿cómo
sabría tu operador a quién le llamó el marcador
predictivo? La posibilidad de que se genere el
screen pop up se puede realizar de dos
maneras.
Mostrando una pantalla del propio sistema CTI donde se podrían mostrar
varios datos, como por ejemplo, nombre, teléfono, dirección, teléfonos
alternativos, secretaria, última compra, ejecutivo de soporte que le
atiende, etc. O bien, la segunda manera, que el sistema CTI muestre una
pequeña pantalla con datos muy básicos, como por ejemplo sólo el
nombre y teléfono marcado, pero al mismo tiempo que active al CRM
donde se realizaría realmente la captura y lectura de la gestión telefónica.
En los controles de la pantalla del CTI
deberán contenerse los controles
telefónicos, como por ejemplo, cortar la
llamada inmediatamente ó con un
tiempo controlado para poder pasar al
siguiente registro, cerrar la ficha, diferir la
llamada para un momento futuro,
enmudecer, transferir, control de
volumen, identificador de llamadas. Si tus
líneas son digitales, es posible el tener un
verdadero control del corte de la
llamada, pues el sistema identifica
CUÁNDO realmente ya se colgó la
llamada y a partir de ese momento se
genera el conteo regresivo para pasar a
otro registro de manera automática.
Otro elemento que es posible controlar, es evitar que el operador
telefónico tenga que pulsar algún botón para contestar la llamada que
ingresa, pues en cuanto le es transferida automáticamente se le abre
también el micrófono para interactuar con la persona que llama. Desde
luego también se le puede mostrar un indicador al operador para que
conozca el tiempo de conversación que lleva y esto con el objetivo de
cumplir con los requerimientos que se le fijan para atender más llamadas
en caso de ser necesario.
Quiero platicarte sobre la octava ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3
veces más Ventas por Teléfono. Te hablaré de CÓMO REALIZAR UNA EXTRACCIÓN DE
INFORMACIÓN DE BASES DE DATOS DE MANERA AUTOMATIZADA por medio de la
tecnología CTI.
Un sistema CTI debe permitirte ser accedida desde otras
bases de datos. Es decir, un sistema CTI debe disponer de
una arquitectura de base de datos robusta y flexible que
no sea costosa. Por ejemplo My SQL, la cual puede ser
accedida por aplicaciones externas que requieran de
información sobre resultados y reportes generados por el
sistema CTI para la toma de decisiones. De manera
adicional, debe permitir la carga automática de registros
y la activación de campañas desde una aplicación
externa. Esto puede ser realizado de múltiples maneras,
tal vez una de las más eficientes sea realizar esta carga y
activación de campañas mediante un componente DLL.
Para ser más claro, el sistema CTI deberá poder integrarse con
el sistema de gestión que se ocupe. Esto para evitar la
administración de dos sistemas de manera independiente, es
decir, si el sistema CRM genera un reporte sobre las llamadas a
ser efectuadas de manera diaria, entonces la carga se podría
realizar de manera transparente sin necesidad de realizar
importaciones ó exportaciones de bases de datos de un
sistema a otro. Esto también aplica para el IVR que ya fue
explicado con anterioridad. Es decir, poder extraer ó afectar
bases de datos externas, como por ejemplo una compra de
tiempo aire en alguna empresa celular, tan sólo pulsando
dígitos y autorizando compra mediante la notificación de un
número de tarjeta y su código de verificación. El tiempo aire es
abonado inmediatamente pues el sistema al que se accede ya
se comunicó con el banco y éste último autorizó el cargo a la
tarjeta, por lo cual, la empresa celular abre una nueva línea de
crédito a ser consumida por el usuario que llamó.
Otro ejemplo práctico es el de una pizzería que identifica a sus clientes por
medio del número telefónico que está llamando y gracias a eso, se enruta
de manera automática la llamada a la sucursal más cercana, por supuesto,
previa consulta en la base de datos de determinado registro telefónico.
Ahora te platico sobre novena ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3 veces
más Ventas por Teléfono. Te hablaré de CÓMO TENER UN CONTROL EXACTO DE LA
AGENDA DE VENTAS por medio de la tecnología CTI.


Un sistema CTI debe permitir el
diferimiento de alguna llamada, que en
este momento, no sea posible contactar
a la persona buscada ó se nos pida que
volvamos a llamar para un momento
futuro. Por supuesto, el sistema debe
generar la llamada de manera
automática en el momento exacto para
el que fue diferida.
El sistema CTI debe permitir a su vez la posibilidad de derivar la llamada, ya
sea a cualquier miembro de un grupo de agentes determinado, derivar la
llamada exclusivamente al operador que la difirió ó como tercera opción dar
prioridad a la persona que difirió la llamada, pero en caso de no encontrarse
derivarla a cualquier operador disponible.
La agenda en papel del operador telefónico no puede hacer esto, por lo
tanto, un sistema CTI es fundamental para mejorar la operación de un
departamento de telemarketing ó ventas.
El sistema debe ser lo suficientemente flexible
como para darle la oportunidad al operador
telefónico que de prioridad a la marcación de
un número o de otro según sea él lo
deterrmine ó le sea informado durante el
primer contacto con el destinatario de la
llamada, es decir, si en el primer teléfono no se
puede contactar a la persona deseada,
entonces el sistema deberá dar la oportunidad
de quitar, modificar ó cambiar de orden en los
registros telefónicos que le fueron discados y
derivados.
Ahora te platico sobre la décima ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3 veces
más Ventas por Teléfono. Te hablaré de CÓMO REDUCIR COSTOS DE OPERACIÓN E
INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD por medio de la tecnología CTI.

Habiendo explicado todo lo anterior, podemos
resumir que al implementar un sistema CTI en su
empresa, no sólo aseguras una reducción de costos
(que desde luego es importante), pero sobre todo,
un incremento en la productividad, pues
empoderamos a nuestros operadores telefónicos con
herramientas que les ayudarán a administrar mejor
su tiempo y dedicar más tiempo a actividades
valiosas como es la gestión telefónica misma.
Realizar todo lo anterior en los esquemas tradicionales se vuelve
francamente imposible, por lo que la implementación de un sistema CTI
en una empresa es fundamental si quieres estar vigente. No dejes que tu
competencia sí lo haga.

Así que muchas gracias por tu tiempo. Estoy seguro que nos seguiremos
viendo. ¡No olvides solicitar una demostración! Si te interesa esta
tecnología, llama ahora para que yo te elabore un presupuesto a tu
medida. No pierdes nada por preguntar. Llámame ahora.
Lic. Salvador Flores
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Ventas por telefono

  • 1.
  • 2. Quiero platicarte acerca de cómo es posible que puedas generar hasta 3 veces más ventas por teléfono al implementar un sistema CTI en tu empresa. Me gustaría platicarte primero qué es un sistema CTI en caso de que no lo sepas. Si ya los sabes, bueno continúa leyendo más abajo, seguramente encontrarás cosas interesantes. Bien, la definición de CTI que podría yo darte es principalmente "Integración computadora teléfono". Esto significa que, en principio, un canal tradicional de comunicación como lo es el teléfono, lo estamos integrando al mundo de la informática. Al hacer esto, nuestras posibilidades de comunicación se expanden.
  • 3.
  • 4. Algunas de las ventajas que ofrece un sistema CTI son por ejemplo: 1) Contar con un marcador predictivo 2) Tener un sistema de mailing telefónico. 3) Contar con un IVR inbound 4) Posibilidad de enviar y recibir mensajes de texto a celulares interactivos 5) Reportes de operación de la actividad del call center 6) Tener la posiblidad de mejorar permanentemente la calidad de las conversaciones telefónicas por medio de las grabaciones 7) Dar una mejor atención a sus clientes sabiendo quién llama, desde antes de contestar. 8) Extracción de información de bases de datos de manera automatizada 9) Control exacto de la agenda de ventas 10) Reducción de costos de operación e incremento de la productividad Te invito a que sigas leyendo mi siguiente mensaje ya que voy a explicarte detalladamente cada una de estas ventajas.
  • 5. Vamos a desglosar la primer ventaja para que veas cómo es posible que puedas realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Hablaremos de la Marcación Predictiva. Un marcador predictivo te de la posibilidad de incrementar la cantidad de llamados salientes en tu empresa. Se llama marcador predictivo, porque precisamente PREDICE ó ADIVINA cuándo un operador está a punto de colgar para generar la siguiente llamada saliente. Es decir, antes de que uno de los operadores telefónicos cuelgue, el sistema realiza la marcación del siguiente registro en su base de datos, con el objetivo de acelerar el proceso de marcación. Un buen sistema de marcación predictiva, debe operar en dos variantes.
  • 6. Si las líneas telefónicas que se le proporcionan son analógicas, entonces el sistema está obligado a efectuar lo que se conoce como identificación del CALL PROGRESS ó del progreso de la llamada. Esto es. Si el sistema realiza la marcación de un número telefónico, y este se encuentra ocupado, el sistema debe reconocer automáticamente esta situación y colgar inmediatamente para generar el discado del siguiente registro. El registro que marcó ocupado, deberá ser programado para que en un lapso de tiempo futuro no mayor a algunos minutos, vuelva a discar nuevamente dicho registro. Lo mismo sucede con las llamadas donde el número al que se llama tiene algún problema, como por ejemplo, números que no existen ó que se encuentran con algún problema técnico. En ese momento, normalmente la compañía telefónica no envía el tono de RING BACK, por lo que así se conoce que ese registro no funciona. En caso de que nadie conteste, el sistema está programado para que en un lapso aproximado no mayor a los 30 segundos, cuelgue.
  • 7. De igual manera el sistema debe reprogramar esta llamada para más adelante. Finalmente, si el registro al que se llamó, sí contesta alguien, entonces en ese momento el sistema identifica una frecuencia diferente y automáticamente realiza la transferencia de la llamada al puesto del operador telefónico por medio del conmutador.
  • 8. Un moderno sistema telefónico debe realizar la transferencia de la llamada prácticamente cuando la persona a la que se le llama comienza a saludar (el clásico "bueno" u "hola"). Las modernas redes telefónicas al interior de una empresa, han dejado de ser analógicas y/o digitales. Hoy en día existen conmutadores IP que permiten que la transferencia de la llamada, desde que fue discada por el marcador predictivo hasta que es transferida al operador telefónico, sea inmediata. Es decir, en el momento mismo en que alguien contesta. La aplicación de un marcador predictivo asegura que la productividad se triplique, pues el operador telefónico deja de marcar los registros telefónicos y lo hace el marcador con toda la inteligencia mencionada anteriormente.
  • 9. Permíteme informarte la tercer ventaja para que veas cómo es posible que puedas realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Ahora vamos a hablar del IVR INBOUND. Un buen sistema de IVR inbound te va a permitir principalmente dos cosas: 1) Dar autoatención telefónica a tu público objetivo y 2) Poder enrutar la llamada al mejor agente telefónico disponible.
  • 10. En la primer opción, que es la de dar autoatención a tu público objetivo, uno de los mejores ejemplos que yo podría darte, lo encontramos en los bancos. Cuando tú llamas para conocer el saldo de tu tarjeta de crédito, lo que estas haciendo de manera inicial es interactuar con un IVR. Dependiendo de las opciones y menús que te son presentados, tú elijirás eventualmente la opción de conocer tu saldo. En ese momento se te pedirán tus credenciales para identificarte en el sistema. En este ejemplo, se te pedirá tu número de tarjeta de crédito (tu identificación como cliente) y tu password ó pin (tu medio de acceso al sistema). Si tú digitas de manera correcta esta información, entonces el sistema automáticamente viaja hasta el servidor donde se encuentra la base de datos en donde se encuentra tu expediente como tarjetahabiente y si la información coincide, entonces y sólo entonces el sistema accede a la misma base de datos y se trae la información deseada. En este ejemplo, se traería de un sólo movimiento, tu saldo, tus consumos anteriores, tu fecha de vencimiento de tu próximo pago, etc.
  • 11. Una vez que el IVR tiene la información en su propio sistema, entonces, por medio de una voz sintetizada como la que ya escuchaste anteriormente te proporcionará la información anterior. Otro ejemplo que podría interesarte mucho es que una persona podría realizar una compra de alguno de tus artículos interactuando precisamente con tus servidores e ingresando sus números de tarjeta de crédito tal como ya te expliqué. De esta manera, tú puedes tener un vendedor virtual las 24 horas del día los 365 días del año. La segunda opción que te mencioné, sería la de poder enrutar al mejor agente telefónico disponible en ese momento. Al IVR mencionado trabaja en combinación con un ACD. ACD significa Distribución automática de llamadas. Un buen sistema ACD debe tener cierta inteligencia para elegir al mejor agente disponible en ese momento, pues puede ser programado para enrutar la llamada por el perfil del mismo ó lo que se conoce como Skills ó habilidades. De este modo, evitas enrutar la llamada a un operador telefónico que no esté capacitado en proporcionar información de cierto artículo, mientras que sí realizas la derivación de la llamada a aquel que sí lo esté.
  • 12. De igual manera, en caso de que la persona que haya llamado se haya identificado previamente con el IVR, entonces, cuando la llamada le es transferida al operador, podría mostrársele en pantalla los datos de la persona que está llamando, pues antes de la transferencia, el sistema trajo información importante del cliente como su nombre, su dirección, sus productos que ha comprado, su última compra, etc. etc. Como verás, sus posibilidades son muy superiores a una simple transferencia de llamada manual por parte de la recepcionista pues aquí ya estamos contando con información fidedigna. Finalmente, quiero mencionarte que un buen sistema de IVR te permitirá realizar lo que se conoce como SCREEN POP UP, y esto significa que, a la vez que la llamada le es transferida a tu operador telefónico, también se podrá disparar de manera automática el CRM, ó sistema de gestión que ocupes, de manera automática. Es decir. Si tú ocupas un CRM como por ejemplo, Oracle, SAP, SUGAR CRM ó VTIGER ó algun otro sistema desarrollado en casa, automáticamente se abrirá mostrando la pantalla de la persona que está llamando. Esto le ahorra tiempo y trabajo a tu operador telefónico, pues ya no tendrá que buscar manualmente el expediente de dicha persona.
  • 13. te hablaré de la cuarta ventaja para que veas cómo es posible que puedas realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Ahora vamos a hablar de CÓMO ENVIAR MENSAJES SMS A CELULAR por medio de la tecnología CTI. Las posibilidades de aumentar tus ventas se incrementan si cuentas con un sistema de envío de mensajes de texto a celulares. En la actualidad, existen más líneas de celular que de líneas fijas. Sabes muy bien que incluso, hay una importante población que no piensa colocar una línea telefónica fija, pero seguro cuenta con un celular.
  • 14. Un ejemplo, sería la población de jóvenes adolescentes, gente que habita en poblaciones remotas, ó incluso personal ejecutivo que se encuentran fuera de su oficina de manera casi permanente. No existe una cantidad real de líneas de celular, o mejor dicho, de usuarios de telefonía celular en México, pero sin duda, es ya muy superior a la cantidad de líneas fijas. Algunos hablan de 71 millones, otros de 90 millones, etc. No obstante, te aseguro que si tuvieras al menos 100,000 clientes que contactar no te darías abasto a menos que seas Coca Cola ó algun otro cliente enorme... ¿verdad? Por lo tanto, las posibilidades de telemarketing y ventas que tienes en este mercado es enorme.
  • 15. Un buen sistema te debe permitir no sólo realizar el envío de tus mensajes de texto a celular, sino que lo hagas con TOTAL SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD. Con esto último me refiero a que no tienes porqué compartir tu base de datos con otras empresas que no necesariamente te garantizan confidencialidad en esto. ¿Sabías que ellos revenden tu información que tú les confiaste, tal vez a tu competencia? No permitas eso.
  • 16. La única manera en como tú puedes controlar esto, es que sólo tú tengas acceso a tu propia base de datos que es un valiso activo en tu empresa. Obviamente el sistema debe permitirte recibir los mensajes que la gente te responda. Tú deberás ser capaz de poder ingresar estas respuestas a tu sistema de gestión y contar con un expediente más completo de tus clientes ó prospectos. Al mismo tiempo, el mejor sistema de envío de mensajes de texto debe poder interactuar con tu sistema de gestión de manera automatizada y transparente.
  • 17. Te explico lo anterior. Imagina que en tu CRM se observa que uno de tus clientes está a punto de agotar su crédito y tienes que avisarle que tiene que pagar sus consumos a la brevedad antes de que se agote su crédito por completo. Si se genera una integración con tu sistema, por ejemplo, vía web services, entonces esto podría ser realizado de manera totalmente transparente, sin necesidad de hacer ninguna acción por parte de tus operadores telefónicos. ¿Impresionante no? Por último y no menos importante, también es posible trabajar una campaña de manera totalmente interactiva. Si tus prospectos ó clientes te envían una palabra CLAVE que previamente has configurado en el sistema, el mismo deberá ser capaz de autoresponder de manera automática con algún mensaje de texto que previamente hubieras configurado. La creatividad es tuya.
  • 18. Quinta ventaja. ¿Cómo te puede ayudar un buen SISTEMA DE REPORTES DE OPERACIÓN DE LA ACTIVIDAD DEL CALL CENTER por medio de la tecnología CTI? Galileo Galilei decía lo siguiente. "Mide lo que se pueda medir, y lo que no se pueda medir, hazlo medible". ¿Cómo puede crecer tu negocio si no eres capaz de mejorar tu operación? ¿Sabes cuántas llamadas telefónicas se generan en tu empresa? ¿Sabes cuántas ingresan? De las llamadas outbound, ¿Cuál es su duración? ¿Cuántas son generadas por el operador A y cuántas por el operador B? ¿Cuántas llamadas fueron realmente atendidas y cuántas fueron ocupadas, ausentes ó inexistentes? De tus llamadas inbound ¿Cuántas llamadas fueron realmente atendidas y cuántas se consideran abandonadas? ¿Te es posible actualmente realizar lo que se conoce como escucha sigilosa? o mejor aún ¿Te es posible realizar lo que algunos llaman coaching ó escucha asistida?
  • 19.
  • 20. Es decir, poder capacitar agentes nuevos en la misma conversación telefónica sin que la persona del otro lado de la línea te escuche? ¿Sabes cuántas estaciones necesitas realmente? Con lo anterior no me refiero a cuántas estaciones TIENES actualmente. ¿Cuánto tiempo esperan tus clientes en la línea? Si respondiste sí a al menos 2 de las preguntas anteriores te felicito. Si tu respuesta es negativa, entonces te aseguro que tienes un serio problema en tu operación, pues estas navegando sin timón. No tienes ningún elemento para toma de decisiones pues no conoces siquiera la información que se genera en tu call center. Para las llamadas entrantes, existe un concepto denominado "TEORÍA DE LAS FILAS".
  • 21. Esto te ayuda a determinar tu dimensionamiento exacto sobre la cantidad de operadores telefónicos que requieres. Desafortunadamente, para la mayoría de nosotros, no existe una cantidad de llamadas entrantes regular, sino que son totalmente aleatorias e irregulares. Lo importante que debes saber es que la cantidad de llamadas entrantes generalmente se miden en "número de clientes por unidad de tiempo", es decir, cuántas llamadas en promedio recibes, digamos en una hora.
  • 22. A partir de este concepto y de tu dimensionamiento de operadores, tú puedes determinar el tiempo que deben permanecer tus clientes en espera. Si este tiempo es superior a la etiqueta que es de aproximadamente 30 segundos (por supuesto esto no aplica para una estación de bomberos), no tendrás otra opción que seguir manteniéndolo en espera ó preguntarle si quiere interactuar con el IVR para desahogar alguna inquietud. Normalmente la atención de tus llamadas entrantes va a trabajar bajo el concepto PEPS, es decir, Primeras entradas, primeras salidas (tal como se hace en una línea de producción de alguna fábrica).
  • 23. Un buen sistema de reportes te deberá indicar si el cliente que llama, sale durante la fila de espera, que se llame abandono. Si sale durante la llamada telefónica, que lo identifique como llamada cortada, si sale al finalizar el servicio, que lo identifique como llamada atendida.
  • 24. ¿Cómo resuelves hoy en día la cantidad de llamadas abandonadas ó la cantidad de llamadas cortadas? Te aseguro que no tienes control sobre el mismo. Sin duda, un buen sistema de reportes deberá darte la información necesaria para que conozcas cuál es tu intensidad de tráfico. La fórmula para determinar si tu intensidad de tráfico es controlable ó explotará en cualquier momento es la siguiente: L = Número de llamadas por hora. M = 60 / TPL; 60 entre el Tiempo Promedio de Llamada (en minutos). S = Número de agentes conectados. Entonces, definiremos al parámetro de intensidad de tráfico como: R = L / (M x S) Si el parámetro R es menor que 1, nos indica que la línea de espera puede ser controlable; pero si R es mayor o igual a uno, nuestra línea de espera "explotará". Esto quiere decir que hay más llegadas de clientes que salidas, y la línea de espera crecerá y crecerá. Si este es su caso, tendrá que tomar algunas decisiones importantes en su Centro de Contacto con Clientes antes de que la competencia se los lleve a sus filas.
  • 25.
  • 26. Entonces nos queda una conclusión. ¿Será mejor aumentar las estaciones de trabajo? ó mejor controlamos de alguna manera que los agentes reduzcan su tiempo promedio de llamada, sin afectar la calidad? Por supuesto no se trata de dar un curso al respecto, pero cualquier decisión que tomes afectará sin duda los costos de tu empresa y por ende las utilidades. Le aseguro que la decisión que tome da un resultado muy diferente uno de otro. ¿Ahora me explico más porqué es muy importante contar con información al respecto?
  • 27. Vamos a platicar sobre la sexta ventaja para que veas cómo es posible que puedas realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te voy a platicar de CÓMO MEJORAR PERMANENTEMENTE LA CALIDAD DE LAS CONVERSACIONES TELEFÓNICAS POR MEDIO DE LAS GRABACIONES de la tecnología CTI.
  • 28. ¿Alguna vez has reunido a tu equipo de trabajo para generar circulos de calidad? ¿Tus operadores telefónicos alguna vez se han escuchado a sí mismos en su discurso? ¿Cómo puedes saber demostrarle al banco que tu cliente realmente te aceptó una transacción cuando no tienes forma de respaldarte? ¿Has sido objeto de alguna deslealtad de tu equipo de trabajo? Más aún. Cómo poder determinar si tu equipo de trabajo procedió adecuadamente ante una situación y no es como el cliente te dice que fué? Grabar las conversaciones no sólo te ayudará a encontrar fórmulas de mejora continua, sino que además te permitirá recuperar información que pudiera haberse extraviado.
  • 29. Si tú actualmente grabas conversaciones de alguna manera te felicito, pero ¿te es posible separar las conversaciones por operador telefónico y no por puesto de trabajo? ¿Cómo las recuperas? Existen sistemas que pueden recuperarte las grabaciones incluso por audio, es decir, dependiendo de la palabra que tu escribas el sistema va a sintetizar la misma y por medio de esa frecuencia va a realizar la búsqueda. No obstante, esto conlleva un tema importante. El costo. La manera más económica y sencilla de recuperar tus grabaciones es por medio de la fecha, hora y minuto exactos en los que se generó la grabación. Cuando tu operador telefónico realiza el ingreso de alguna gestión telefónica, deja justamente ese rastro, es decir, el momento en que realizó la captura de la información y por ende, el momento en que se realizó la grabación de la misma conversación. Así pues, recuperar las grabaciones debe ser un asunto sumamente sencillo, pues recordemos que a lo largo del día se podrán haber generado miles de conversaciones telefónicas, las cuales sería complicado recuperar.
  • 30. hablaremos sobre la séptima ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te voy a platicar de CÓMO DAR UNA MEJOR ATENCIÓN TELEFÓNICA A TUS CLIENTES SABIENDO QUIEN LLAMA, DESDE ANTES DE CONTESTAR por medio de la tecnología CTI. Como ya mencioné antes, el screen pop up, es decir, mostrar los datos en pantalla de la persona que llama es fundamental para que tu operador telefónico sepa con quién está hablando. Esto es válido tanto para las llamadas entrantes, pero sobre todo, para las llamadas salientes. De otra manera ¿cómo sabría tu operador a quién le llamó el marcador predictivo? La posibilidad de que se genere el screen pop up se puede realizar de dos maneras.
  • 31. Mostrando una pantalla del propio sistema CTI donde se podrían mostrar varios datos, como por ejemplo, nombre, teléfono, dirección, teléfonos alternativos, secretaria, última compra, ejecutivo de soporte que le atiende, etc. O bien, la segunda manera, que el sistema CTI muestre una pequeña pantalla con datos muy básicos, como por ejemplo sólo el nombre y teléfono marcado, pero al mismo tiempo que active al CRM donde se realizaría realmente la captura y lectura de la gestión telefónica.
  • 32. En los controles de la pantalla del CTI deberán contenerse los controles telefónicos, como por ejemplo, cortar la llamada inmediatamente ó con un tiempo controlado para poder pasar al siguiente registro, cerrar la ficha, diferir la llamada para un momento futuro, enmudecer, transferir, control de volumen, identificador de llamadas. Si tus líneas son digitales, es posible el tener un verdadero control del corte de la llamada, pues el sistema identifica CUÁNDO realmente ya se colgó la llamada y a partir de ese momento se genera el conteo regresivo para pasar a otro registro de manera automática.
  • 33. Otro elemento que es posible controlar, es evitar que el operador telefónico tenga que pulsar algún botón para contestar la llamada que ingresa, pues en cuanto le es transferida automáticamente se le abre también el micrófono para interactuar con la persona que llama. Desde luego también se le puede mostrar un indicador al operador para que conozca el tiempo de conversación que lleva y esto con el objetivo de cumplir con los requerimientos que se le fijan para atender más llamadas en caso de ser necesario.
  • 34. Quiero platicarte sobre la octava ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te hablaré de CÓMO REALIZAR UNA EXTRACCIÓN DE INFORMACIÓN DE BASES DE DATOS DE MANERA AUTOMATIZADA por medio de la tecnología CTI. Un sistema CTI debe permitirte ser accedida desde otras bases de datos. Es decir, un sistema CTI debe disponer de una arquitectura de base de datos robusta y flexible que no sea costosa. Por ejemplo My SQL, la cual puede ser accedida por aplicaciones externas que requieran de información sobre resultados y reportes generados por el sistema CTI para la toma de decisiones. De manera adicional, debe permitir la carga automática de registros y la activación de campañas desde una aplicación externa. Esto puede ser realizado de múltiples maneras, tal vez una de las más eficientes sea realizar esta carga y activación de campañas mediante un componente DLL.
  • 35. Para ser más claro, el sistema CTI deberá poder integrarse con el sistema de gestión que se ocupe. Esto para evitar la administración de dos sistemas de manera independiente, es decir, si el sistema CRM genera un reporte sobre las llamadas a ser efectuadas de manera diaria, entonces la carga se podría realizar de manera transparente sin necesidad de realizar importaciones ó exportaciones de bases de datos de un sistema a otro. Esto también aplica para el IVR que ya fue explicado con anterioridad. Es decir, poder extraer ó afectar bases de datos externas, como por ejemplo una compra de tiempo aire en alguna empresa celular, tan sólo pulsando dígitos y autorizando compra mediante la notificación de un número de tarjeta y su código de verificación. El tiempo aire es abonado inmediatamente pues el sistema al que se accede ya se comunicó con el banco y éste último autorizó el cargo a la tarjeta, por lo cual, la empresa celular abre una nueva línea de crédito a ser consumida por el usuario que llamó.
  • 36. Otro ejemplo práctico es el de una pizzería que identifica a sus clientes por medio del número telefónico que está llamando y gracias a eso, se enruta de manera automática la llamada a la sucursal más cercana, por supuesto, previa consulta en la base de datos de determinado registro telefónico.
  • 37. Ahora te platico sobre novena ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te hablaré de CÓMO TENER UN CONTROL EXACTO DE LA AGENDA DE VENTAS por medio de la tecnología CTI. Un sistema CTI debe permitir el diferimiento de alguna llamada, que en este momento, no sea posible contactar a la persona buscada ó se nos pida que volvamos a llamar para un momento futuro. Por supuesto, el sistema debe generar la llamada de manera automática en el momento exacto para el que fue diferida.
  • 38. El sistema CTI debe permitir a su vez la posibilidad de derivar la llamada, ya sea a cualquier miembro de un grupo de agentes determinado, derivar la llamada exclusivamente al operador que la difirió ó como tercera opción dar prioridad a la persona que difirió la llamada, pero en caso de no encontrarse derivarla a cualquier operador disponible. La agenda en papel del operador telefónico no puede hacer esto, por lo tanto, un sistema CTI es fundamental para mejorar la operación de un departamento de telemarketing ó ventas.
  • 39. El sistema debe ser lo suficientemente flexible como para darle la oportunidad al operador telefónico que de prioridad a la marcación de un número o de otro según sea él lo deterrmine ó le sea informado durante el primer contacto con el destinatario de la llamada, es decir, si en el primer teléfono no se puede contactar a la persona deseada, entonces el sistema deberá dar la oportunidad de quitar, modificar ó cambiar de orden en los registros telefónicos que le fueron discados y derivados.
  • 40. Ahora te platico sobre la décima ventaja sobre la tecnología CTI para realizar hasta 3 veces más Ventas por Teléfono. Te hablaré de CÓMO REDUCIR COSTOS DE OPERACIÓN E INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD por medio de la tecnología CTI. Habiendo explicado todo lo anterior, podemos resumir que al implementar un sistema CTI en su empresa, no sólo aseguras una reducción de costos (que desde luego es importante), pero sobre todo, un incremento en la productividad, pues empoderamos a nuestros operadores telefónicos con herramientas que les ayudarán a administrar mejor su tiempo y dedicar más tiempo a actividades valiosas como es la gestión telefónica misma.
  • 41. Realizar todo lo anterior en los esquemas tradicionales se vuelve francamente imposible, por lo que la implementación de un sistema CTI en una empresa es fundamental si quieres estar vigente. No dejes que tu competencia sí lo haga. Así que muchas gracias por tu tiempo. Estoy seguro que nos seguiremos viendo. ¡No olvides solicitar una demostración! Si te interesa esta tecnología, llama ahora para que yo te elabore un presupuesto a tu medida. No pierdes nada por preguntar. Llámame ahora.
  • 42. Lic. Salvador Flores 47-37-76-39 / 63-03-54-40 al 42 / 63-03-54-47 Teleprom México Web site: http://www.teleprom.com.mx Twitter: http://twitter.com/teleprom Facebook: http://www.facebook.com/teleprom http://www.ventasportelefono.softwarecti.com.mx