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Administración del tiempo capítulo 1

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Administración del tiempo

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Administración del tiempo capítulo 1

  1. 1. Time Management Skills
  2. 2. Administración del tiempo Unidad 4 Unidad 1Matriz de la administración Definiciones y del tiempo fundamentos Unidad 3 Unidad 2 Cómo usar el Cómo controlar tiempo con eficiencia el tiempo
  3. 3. “El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden unotras otro, desde el pasado, a través del presente hacia elfuturo”. Diccionario Webster
  4. 4. ¿Qué es administración del tiempo? La administración del tiempo es la administración de uno mismo, el manejo adecuado de los recursos en todo orden ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. Es el arte de hacer que sirva para beneficio de un individuo y de la sociedad. El tiempo no se puede controlar, pero lo que hacemos con él, si. El éxito de la administración del tiempo es el balance entre todos los roles claves de un individuo.
  5. 5. ObjetivosEntender la importancia del tiempo.Analizar nuestras costumbres, hábitos y actitudes actualesrelacionadas con el manejo del tiempo.Aplicar técnicas eficaces de administración que nos permitanorganizarnos y controlar los ladrones de tiempo.Incrementar la productividad en el trabajo.Disfrutar de tiempo libre para nosotros y nuestra familia.
  6. 6. Beneficios Tener claridad en los objetivos y en los resultados. Organizar mejor el trabajo y las actividades. Facilitar la obtención de resultados productivos. Lograr equilibrio y evitar el estrés. Desarrollo integral. En vista de que no podemos incrementar la cantidad detiempo que recibimos, la calidad de tiempo se convierte en la única variable.
  7. 7. U Introducción N I D A D 1 T E M ALa Importancia del Tiempo 1“El tiempo es dinero”, decía Benjamín Franklin para dramatizar laimportancia del tiempo, al relacionarlo con la medida más común devalor.Sin embargo, existe otra frase del mismo Benjamín Franklin – tal vezmenos conocida que la anterior- que le da una nueva dimensión altiempo: “¿Amas la vida? Entonces, no malgastes el tiempo, porque éstees el material del que la vida está hecha.” ¿Con cuál de estas dos frases nos identificamos mejor?
  8. 8. U El significado del tiempo N I D A D 1 T E M A 2Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestrorecurso más valioso.El tiempo es una paradoja, nos parece que no tenemos tiempo y sinembargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuantohagamos siempre hay alternativas interminables para invertir eltiempo.La calidad de nuestra vida dependerá de en qué y cómo empleemosnuestro tiempo.
  9. 9. U Conceptos sobre el tiempo N I D CONCEPTO DESCRIPCION VERDADERO FALSO A Las personas más activas D1 Actividad logran mejores resultados. 1 Decisiones Las decisiones demoradas2 demoradas mejoran en calidad. T E La delegación ahorra3 Delegación preocupaciones, responsabilidad M y tiempo. A Mientras más alto el nivel de 34 Nivel de decisión conocimiento mejor la decisión. El más eficiente es el más5 Eficiencia efectivo. Sólo yo puedo hacerlo6 Omnipotencia correctamente. Quien está más lleno de7 Demasiado Trabajo trabajo, es más productivo. Administración del Es el tiempo el que debe8 tiempo ser administrado.
  10. 10. U Mitos sobre el tiempo N I D A D 1 T E M A 4El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo esel más eficiente”. Se confunden los resultados con laactividad, para no llegar a ninguna parte.El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel enque se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea ladelegación y pretende hacer las cosas uno mismo “para estaren todo”; invadiendo puestos, aplastando personalidades ymatando motivaciones.
  11. 11. U Mitos sobre el tiempo N IEl mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las Ddecisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que Asucede es que no se decide a tiempo o no se decide. D 1El mito del indispensable: “Los resultados son directamenteproporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo Ttrabajo 15 horas diarias”. Se centra el interés en trabajar Emás, en vez de trabajar mejor. M A 4El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a travésde soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que sedebe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manerasuperficial, de modo que se está condenando a repetir lo quesalió mal.
  12. 12. U Mitos sobre el tiempo N I D A D 1 T E MEl mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al A 4ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso quedaconvertido en estorbo y objeto de justificaciones.Todo el mundo pierde el tiempo, es parte del ser humano. Ciertotiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o areducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algofrustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algomenos importante de lo que se podría estar haciendo.
  13. 13. U Mitos sobre el tiempo N I D A D 1 T E1 Vuela Corre a compás fijo. M A2 Ahorrar No se puede almacenar, ni pedir prestado. 43 Recuperarlo Gastado, no se recupera, es irremplazable.4 El Tiempo se va Nosotros vamos, el tiempo se queda.5 Enemigo Mortal Somos nuestro peor enemigo. Está en contra de Está de nuestro lado . . . en el momento que6 nosotros lo organizamos. Tenemos todo lo que hay, distribuido a todos7 No hay suficiente por igual.
  14. 14. U El tiempo en función de objetivos N I D A D 1 T E M A“Los que matan hormigas poca carne llevan a su mesa, 5mientras que los que cazan elefantes tienen mucho quecomer”.CAZAR ELEFANTES: Ir tras los objetivos más importantes losque reportan beneficios.RECOGER HORMIGAS: Atender detalles triviales que consumenmucho tiempo ¿Cuál es tu objetivo? Si quieres cazar elefantes antes tienes que encontrarlos
  15. 15. U Conociendo la Ley de Pareto N I D A D 1 80 % 20 % Esfuerzo Resultados T E M A 6El economista italiano Vilfredo Pareto, observó que el 20 % delas personas poseían en Italia el 80 % de las riquezas.A principios de los años 50, el Dr. Joseph Juran descubrió laevidencia para la regla de “80/20” en una gran variedad desituaciones, por ej. El 20 % de los clientes genera el 80 % de las ventas. El 20 % de los clientes genera el 80 % de las quejas. El 20 % de los empleados hace el 80 % del trabajo.
  16. 16. U Ley de Pareto N I 20 % D Resultados A D 80 % 80 % 1 Tiempo Resultados T E PRODUCTIVO M 20 % NO A Tiempo PRODUCTIVO 6El 20 % de los productos genera el 80 % de las utilidades totales.La conclusión es que un 80% de nuestro tiempo lo gastamos enproducir solo un 20 % de nuestros resultados.Necesitamos conocer ¿cuál 20 % de nuestro tiempo es puesto en el usomás constructivo?.Concentrémonos en actividades que produzcan el 80 % de resultados, es decir “vamos tras el elefante”.
  17. 17. U Fijar objetivos de alto rendimiento N I D A D 1 T E M A 7Objetivo:Aumentar las ventas en un 20 % con respecto al trimestrepasado.Plan de acción: Contactar cada día X clientes potenciales nuevos. Volver a visitar a clientes perdidos o inactivos. Mantener relación más estrecha con clientes permanentes. Actualizar estrategias de ventas.
  18. 18. U Reducir tiempo improductivo N I D A D 1 T E M A 8¿Qué podemos hacer para no perder tiempo en actividades depoco rendimiento? Programar el tiempo que podemos dedicar a esta actividad. Elegir el horario que no afecte a nuestras labores. Alternar con actividades de menor concentración, por ej. búsqueda de clientes
  19. 19. U Matriz prioridad - rendimiento N I PRIORIDAD D A B C Hacer ya Hacer pronto Puede esperar AR D 1 AltoE 1ND T MedioI E 2M MI AE 9N Bajo 3TOAnalice las tareasHaga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan.Después sepárelas en 3 categorías A, B, y C. A: Tareas importantes imprescindibles de hacer B: Tareas que debemos hacer pero no son urgentes C: Tareas deseables de hacer. La clave no es dar prioridad a su agenda sino agendar sus prioridades. S. Covey
  20. 20. U Matriz prioridad - rendimiento N PRIORIDAD I A B C D Hacer ya Hacer pronto Puede esperarR AE D AltoN 1 1DI T MedioM E 2IE MN A 9 BajoT 3OUbique en la Matriz las siguientes actividades tomando en consideraciónque rendimiento se refiere a valor y prioridad se refiere a urgencia: ____Lavar el auto cuando parece que va a llover. ____Cambiar el aceite del auto cuando se enciende la luz roja. ____Cepillarse los dientes cuando ha terminado de comer. ____Leer su correo electrónico personal. ____Ordenar el escritorio. ____Hacer ejercicio. ____Felicitar a su mejor amigo el día de su cumpleaños. ____Solicitar tarjetas de presentación a la imprenta.
  21. 21. ULa Prioridad unida al rendimiento N I D A D 1 T E M A 1 0Fíjese metas profesionales y personales a corto, mediano ylargo plazo.Cada meta supone una serie de tareas.Incluya un horario que balancee las actividades (24 horas aldía / 7 días a la semana).La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer cosasque deben hacerse antes que las que queremos hacer porqueson más fáciles o agradables.
  22. 22. Para reflexionar:¿Qué es el tiempo?¿Es un recurso escaso que debe utilizarse cuidadosamente?¿ Es una materia prima que puede despilfarrarse?¿Para qué hacer buen uso del tiempo?¿De qué manera puedo aprovechar el tiempo?
  23. 23. “Planifique su futuro porque tendrá que pasarallí el resto de su vida”. Mark Twain
  24. 24. Administración del tiempo: Guía de auto instrucción delColgate Business School, por Ing. Freddy Maingón. Uso eficaz del tiempo, por José María Acosta. Gestión2000.Administración del tiempo por Sebastián Lilly d´Hainaut.Administración del tiempo por el Ing. Sergio Otero,Universidad TecMilenio.Administración del tiempo por Mg. María Soledad Rivas.

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