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Le cahier des charges
Pourquoi un tel succès ?

   • Par manque de méthode ! Dans 80% des cas le cahier
     des charges fait office d’expression du besoin /
     spécifications. C’est une erreur !

   • Parce que c’est le document le plus important (après le
     contrat) car il défini la relation entre client(s) et
     prestataire(s)
Place dans la démarche



•   Expression du                       •    Spécifications                     •   Cahier des charges
    besoin                                   détaillées                             –   Décrit le cadre de la
                                                                                        relation entreprise /
    –   Exprime le besoin de                       – Décrit la solution                 prestataire pour la mise en
        l’entreprise (vendre ses                         répondant au besoin            œuvre des spécifications
                  •     Etude de faisabilité
        produits, communiquer,                     – Précise l’implémentation           détaillées
        etc.)
                           – Envisage plusieurs de la solution
                               scénarios en fonction du                             –   S’appuie sur l’expression
                               besoin et de l’existant
                                                   – Toujours en réponse à un           du besoin ou les
                                 •  Solutions techniques besoin                         spécifications
                                 •  Organisations
    –   Toujours avant les       •  Reprises de l’existant
        spécifications
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Le cahier des charges
Les étapes
Valeur juridique


          Contrat




Cahier des charges
    et ses annexes



       Proposition
       du prestataire
Dispositif

   •   Cahier des charges (CCTP)
   •   Contrat (CCAG + RC)
   •   Bordereau de prix (Annexe technico financière)
   •   Questionnaire aux fournisseurs
Cahier des charges (quoi)

   • Contexte
      –   Motiver et donner une vue d’ensemble
      –   Présentation de l’entité = En quoi est-elle attractive pour un prestataire ?
      –   Présentation de l’existant = En quoi va-t-il impacter le projet ? Dans quelles proportions ?
      –   Objectifs du projet = Quels enjeux ? En quoi est-il une belle référence pour le prestataire ?


   • Besoin
      –   Que doit faire la solution ? Comment ?
      –   Besoins fonctionnels = que doit faire la solution ?
      –   Synthèse de l’expression du besoin ou des spécifications + lien vers ces documents


   • Prestations
      –   Que doit faire le prestataire ?
      –   Liste de prestations, loties en cohérence avec le type(s) de prestataire(s) souhaité(s)
      –   Le questionnaire aux fournisseurs et le bordereau de prix s’appuient sur cette liste
      –   Pour chaque prestation : élément(s) fourni(s), tâches demandées, Livrable(s)
          contractuel(s)
Cas pratique

   • Contexte
   • Besoins
   • Prestations attendues
Cahier des charges (comment)

  • Exigences
     –   Indicateurs de performance
     –   Adapter le niveau au besoin mais aussi au budget !
     –   Par exemple, ADAE Argent et petits budgets ne font pas bon ménage
     –   Toujours essayer de quantifier ou de réduire à un choix binaire
     –   On doit pouvoir vérifier facilement l’atteinte de l’exigence


  • Organisation générale
     –   Périmètre d’intervention de chaque acteur (MOA, AMOA, MOE, autres prestataires)
     –   Processus de validation, validations intermédiaires
     –   Recette provisoire (VABF), recette définitive (VSR)


  • Cadre de la réponse
     –   Déroulement de l’appel d’offres, calendrier général, rendez-vous
     –   Modes de communication autorisés
     –   Documents à remettre, documents contractuels, forme des documents
     –   Critères de choix
Cahier des charges (exigences)

   • Plateforme                        • Maintenance
      –   PHP, Microsoft, J2EE, Zope      –   Evolutive, corrective
      –   Dissociation SGBD / SA          –   En cas de crise


   • Logiciels                         • Référencement
      –   Framework                       –   Naturel, payant
      –   CMS                             –   Pages satellites ou non


   • Accessibilité                     • Gestion de projet
      –   ADAE                            –   PAQ ou pas
      –   WAI (WCAG)                      –   Suivi hebdomadaire
                                          –   Comptes-rendus de réunion
                                          –   Validations intermédiaires
   • Hébergement
      –   Mutualisé, dédié, hosting
      –   Niveau de SLA
      –   Sécurité, sauvegarde, etc.
Cas pratique

   •   Contexte
   •   Besoins
   •   Prestations attendues
   •   Exigences
   •   Organisation
   •   Cadre
Quelques bonnes pratiques

  •   Dissocier besoin / prestations / exigences
  •   Ajuster exigences et budget
  •   Se prémunir de coûts de possession
  •   Automatiser le dépouillement
Deux erreurs classiques

   • Vouloir tout mettre…
      –   Le nombre de chapitres augmente mais pas la précision
      –   Résultat : points importants dilués, exigences survolées, besoin imprécis…
      –   Se concentrer sur l’essentiel



   • Sous estimer le travail de dépouillement
      –   C’est facile, il suffit de lire les propositions…
      –   Résultat : charge et délais ne sont pas tenus
      –   La rentabilité n’est pas tenue
      –   Intégrer le dépouillement dès la rédaction des documents d’appel d’offres
Bordereau de prix

   • Comparer automatiquement les offres
      –   Charge de travail par lots, prestation et tâches
      –   Tarifs journaliers moyens
      –   Budget de chaque lots, prestation et tâches


   • Générer automatiquement
      –   Tableau(x) de synthèse
      –   Graphiques


   • Repose sur la liste des prestations
      –   Présentes dans le CCTP (cahier des charges)
Cas pratique

   •   Contexte
   •   Besoins
   •   Prestations attendues
   •   Exigences
   •   Organisation
   •   Cadre
   •   Bordereau de prix
Questionnaire fournisseurs

   • Obtenir des réponses
      –   Concises
      –   Comparables


   • Sur les points clés
      –   Budget
      –   Références
      –   Méthodologie
      –   …
Cas pratique

   •   Contexte
   •   Besoins
   •   Prestations attendues
   •   Exigences
   •   Organisation
   •   Cadre
   •   Bordereau de prix
   •   Questionnaire
Cycle conduite de projet web



L’appel d’offres
Les étapes
Le brief




   • Comprendre le projet sans se précipiter

   • Identifier les zones d’ombre

   • Poser des questions pertinentes

   • Le client doit se dire « celui-là m’a fait avancer ! »
Les échanges après le brief

   • Début de la relation avec le client

   • L’image se construit à ce moment là

   • Trouver l’équilibre

   • Postulats, charge et budget validés
La réunion intermédiaire

   • Objectif : valider la proposition

   • Et renforcer la relation
La proposition

   • Adapter le plan en fonction de
       –   L’enjeu
       –   Du client
       –   De la relation avec le client


   • Réaliser les choix

   •   Lister les tâches
   •   Evaluer la charge de travail
   •   Budgéter
   •   Planifier
Dépouillement et analyse

   • Toujours dépouiller à plusieurs
   • Moyenner les notes, vision plus équilibrée

   • Si possible s’appuyer sur des grilles
   • Limite les oublis, notes fermées donc objectives
   • Automatise les calculs servant de base à l’analyse

   • Mixer objectivité et intuition pour la décision finale
     (interdit pour les appels d’offres publics).
Quelques bonnes pratiques

  •   Sélectionner des hommes pas une agence
  •   Exiger le CV
  •   Exiger la présence du CDP lors de la soutenance
  •   Exiger que le CDP présente la réponse
Le bon de commande

  • Dans le cas d'un devis
     –   Bon de commande :
     –   Mention manuscrite "lu et approuvée"
     –   Date
     –   Signature du client
     –   Cachet



  • Dans le cas de grandes entreprises
     –   Bon de commande adressé par le service achats
Le contrat

   • Rarement utilisé

   • Souvent signé après le projet

   • Concrètement
      –   Proposition de contrat joint à la proposition commerciale
      –   Négociation entre experts juridiques
      –   Signature
Cas pratique

   • Répondez à l’appel d’offres

   •   Choix d’outil
   •   Liste de prestations dans Excel
   •   Prix (options)
   •   Délais
Pour aller plus loin
• © Stéphane Bordage, breek.fr

• La loi du 11 mars 1957 interdit les copies ou
  reproductions destinées à une utilisation collective.
  Toute représentation ou reproduction intégrale ou
  partielle faite par quelque procédé que ce soit, sans le
  consentement de l’auteur ou de ses ayant droits, est
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5 Appel D Offres Et Cahier Des Charges

  • 1. Cycle conduite de projet web Le cahier des charges
  • 2. Pourquoi un tel succès ? • Par manque de méthode ! Dans 80% des cas le cahier des charges fait office d’expression du besoin / spécifications. C’est une erreur ! • Parce que c’est le document le plus important (après le contrat) car il défini la relation entre client(s) et prestataire(s)
  • 3. Place dans la démarche • Expression du • Spécifications • Cahier des charges besoin détaillées – Décrit le cadre de la relation entreprise / – Exprime le besoin de – Décrit la solution prestataire pour la mise en l’entreprise (vendre ses répondant au besoin œuvre des spécifications • Etude de faisabilité produits, communiquer, – Précise l’implémentation détaillées etc.) – Envisage plusieurs de la solution scénarios en fonction du – S’appuie sur l’expression besoin et de l’existant – Toujours en réponse à un du besoin ou les • Solutions techniques besoin spécifications • Organisations – Toujours avant les • Reprises de l’existant spécifications
  • 4. Cycle conduite de projet web Le cahier des charges
  • 6. Valeur juridique Contrat Cahier des charges et ses annexes Proposition du prestataire
  • 7. Dispositif • Cahier des charges (CCTP) • Contrat (CCAG + RC) • Bordereau de prix (Annexe technico financière) • Questionnaire aux fournisseurs
  • 8. Cahier des charges (quoi) • Contexte – Motiver et donner une vue d’ensemble – Présentation de l’entité = En quoi est-elle attractive pour un prestataire ? – Présentation de l’existant = En quoi va-t-il impacter le projet ? Dans quelles proportions ? – Objectifs du projet = Quels enjeux ? En quoi est-il une belle référence pour le prestataire ? • Besoin – Que doit faire la solution ? Comment ? – Besoins fonctionnels = que doit faire la solution ? – Synthèse de l’expression du besoin ou des spécifications + lien vers ces documents • Prestations – Que doit faire le prestataire ? – Liste de prestations, loties en cohérence avec le type(s) de prestataire(s) souhaité(s) – Le questionnaire aux fournisseurs et le bordereau de prix s’appuient sur cette liste – Pour chaque prestation : élément(s) fourni(s), tâches demandées, Livrable(s) contractuel(s)
  • 9. Cas pratique • Contexte • Besoins • Prestations attendues
  • 10. Cahier des charges (comment) • Exigences – Indicateurs de performance – Adapter le niveau au besoin mais aussi au budget ! – Par exemple, ADAE Argent et petits budgets ne font pas bon ménage – Toujours essayer de quantifier ou de réduire à un choix binaire – On doit pouvoir vérifier facilement l’atteinte de l’exigence • Organisation générale – Périmètre d’intervention de chaque acteur (MOA, AMOA, MOE, autres prestataires) – Processus de validation, validations intermédiaires – Recette provisoire (VABF), recette définitive (VSR) • Cadre de la réponse – Déroulement de l’appel d’offres, calendrier général, rendez-vous – Modes de communication autorisés – Documents à remettre, documents contractuels, forme des documents – Critères de choix
  • 11. Cahier des charges (exigences) • Plateforme • Maintenance – PHP, Microsoft, J2EE, Zope – Evolutive, corrective – Dissociation SGBD / SA – En cas de crise • Logiciels • Référencement – Framework – Naturel, payant – CMS – Pages satellites ou non • Accessibilité • Gestion de projet – ADAE – PAQ ou pas – WAI (WCAG) – Suivi hebdomadaire – Comptes-rendus de réunion – Validations intermédiaires • Hébergement – Mutualisé, dédié, hosting – Niveau de SLA – Sécurité, sauvegarde, etc.
  • 12. Cas pratique • Contexte • Besoins • Prestations attendues • Exigences • Organisation • Cadre
  • 13. Quelques bonnes pratiques • Dissocier besoin / prestations / exigences • Ajuster exigences et budget • Se prémunir de coûts de possession • Automatiser le dépouillement
  • 14. Deux erreurs classiques • Vouloir tout mettre… – Le nombre de chapitres augmente mais pas la précision – Résultat : points importants dilués, exigences survolées, besoin imprécis… – Se concentrer sur l’essentiel • Sous estimer le travail de dépouillement – C’est facile, il suffit de lire les propositions… – Résultat : charge et délais ne sont pas tenus – La rentabilité n’est pas tenue – Intégrer le dépouillement dès la rédaction des documents d’appel d’offres
  • 15. Bordereau de prix • Comparer automatiquement les offres – Charge de travail par lots, prestation et tâches – Tarifs journaliers moyens – Budget de chaque lots, prestation et tâches • Générer automatiquement – Tableau(x) de synthèse – Graphiques • Repose sur la liste des prestations – Présentes dans le CCTP (cahier des charges)
  • 16.
  • 17.
  • 18. Cas pratique • Contexte • Besoins • Prestations attendues • Exigences • Organisation • Cadre • Bordereau de prix
  • 19. Questionnaire fournisseurs • Obtenir des réponses – Concises – Comparables • Sur les points clés – Budget – Références – Méthodologie – …
  • 20.
  • 21. Cas pratique • Contexte • Besoins • Prestations attendues • Exigences • Organisation • Cadre • Bordereau de prix • Questionnaire
  • 22. Cycle conduite de projet web L’appel d’offres
  • 24. Le brief • Comprendre le projet sans se précipiter • Identifier les zones d’ombre • Poser des questions pertinentes • Le client doit se dire « celui-là m’a fait avancer ! »
  • 25. Les échanges après le brief • Début de la relation avec le client • L’image se construit à ce moment là • Trouver l’équilibre • Postulats, charge et budget validés
  • 26. La réunion intermédiaire • Objectif : valider la proposition • Et renforcer la relation
  • 27. La proposition • Adapter le plan en fonction de – L’enjeu – Du client – De la relation avec le client • Réaliser les choix • Lister les tâches • Evaluer la charge de travail • Budgéter • Planifier
  • 28. Dépouillement et analyse • Toujours dépouiller à plusieurs • Moyenner les notes, vision plus équilibrée • Si possible s’appuyer sur des grilles • Limite les oublis, notes fermées donc objectives • Automatise les calculs servant de base à l’analyse • Mixer objectivité et intuition pour la décision finale (interdit pour les appels d’offres publics).
  • 29. Quelques bonnes pratiques • Sélectionner des hommes pas une agence • Exiger le CV • Exiger la présence du CDP lors de la soutenance • Exiger que le CDP présente la réponse
  • 30. Le bon de commande • Dans le cas d'un devis – Bon de commande : – Mention manuscrite "lu et approuvée" – Date – Signature du client – Cachet • Dans le cas de grandes entreprises – Bon de commande adressé par le service achats
  • 31. Le contrat • Rarement utilisé • Souvent signé après le projet • Concrètement – Proposition de contrat joint à la proposition commerciale – Négociation entre experts juridiques – Signature
  • 32. Cas pratique • Répondez à l’appel d’offres • Choix d’outil • Liste de prestations dans Excel • Prix (options) • Délais
  • 34.
  • 35. • © Stéphane Bordage, breek.fr • La loi du 11 mars 1957 interdit les copies ou reproductions destinées à une utilisation collective. Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite par quelque procédé que ce soit, sans le consentement de l’auteur ou de ses ayant droits, est illicite et constitue une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal.