Este documento fornece uma visão geral dos e-mails templates do ScholarOne, explicando como eles são organizados e configurados para as diferentes tarefas do fluxo de revisão por pares. Ele descreve os principais tipos de e-mails templates, como notificações, convites, cartas de decisão, e como personalizar tags e configurações.

1. ENTENDENDO MELHOR
OS E-MAILS TEMPLATES
Alex Mendonça e Fábio Almeida
scielo.submission@scielo.org

2. INFORMAÇÕES GERAIS
– Todos os sites são criados com os modelos de e-mail
padrão do ScholarOne
– É responsabilidade dos Administradores revisá-
los e editá-los
– Podem também ser criados novos modelos de e-
mail conforme necessidade do periódico

3. VISÃO GERAL: ORDEM DE APRESENTAÇÃO
DOS MODELOS DE E-MAIL
1. Email Notification & Reminders
E-mails de Notificação e Lembretes
2. Invitation Emails
E-mails de convite
3. Invitation Response Emails
E-mails de resposta a convites
4. Decision Letters
Cartas de Decisão
5. Author Reminders
Lembretes aos autores
6. System Emails
E-mails do sistema
7. Hyperlink Emails
E-mails de Hyperlink
8. Printable Email Letterhead
E-mails de Carta Timbrada

4. 1. EMAIL NOTIFICATIONS & REMINDERS
– Linkados às tarefas do processo de peer review
– Facilita as comunicações entre Admins, Editores e
Pareceristas
– Geralmente automatizados, com ajustes
customizados disponíveis conforme necessidade
• Exemplo: Lembrete de Revisão Atrasada

5. COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
• Tarefas do Fluxo Original (SW)
• Tarefas do Fluxo de Resubmissão (RSW)
• Tarefas do Fluxo de Revisados (RW)
• Tarefas do Fluxo de Aceitos (Quando configurado)
• Tarefas do Fluxo de Artigos Convidados (IW)

6. COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
Cabeçalho da seção
Nome do Modelo
Editar antes de Enviar
Tarefa
Ativo
Quando a tarefa ocorre?
OU
Dias para o lembrete
Modificar
Excluir

12. 2. INVITATION EMAILS
– Geralmente são para os Pareceristas
– Às vezes para os Editores
– Requerido para o evento = para a ação ocorrer, esse e-mail
precisa ser enviado pelo sistema
– Tags de Detalhes do Manuscrito
* (exceto sites duplo-cego)
– ##INVITE_RESPONSES## tag no e-mailTítulo ##DOCUMENT_TITLE##
Autores ##DOCUMENT_AUTHORS## *
Resumo ##DOCUMENT_ABSTRACT##

13. Esses são os links que aparecerão
no convite para o Parecerista
DICA: Você pode escolher quais
links gostaria de ter no seu site

14. MÚLTIPLOS CONVITES

15. MÚLTIPLOS CONVITES

16. 3. INVITATION RESPONSE EMAILS
– Acionados quando a resposta ao convite é recebida
• Um e-mail é enviado à equipe do periódico se
esse endereço estiver copiado nos campos CC
ou BCC
• Resposta online automática
– ##REVIEW_LINK## tag no e-mail usada na
resposta de aceito para visualizar o Formulário de
avaliação (SchoreSheet)

17. 3. INVITATION RESPONSE EMAILS

18. E-MAIL ACIONADO QUANDO A
RESPOSTA É RECEBIDA

19. 4. DECISION LETTERS
– Requerido para o Evento: Sem Carta de Decisão = Sem decisão no sistema!
– ##COMMENTS_TO_AUTHOR##
– ##EDITOR_RECOMMENDATION##
– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR##
– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR_NO_NAME##
– ##CREATE_REVISION_LINK##
– ##CREATE_RESUBMISSION_LINK##

20. ##COMMENTS_TO_AUTHOR##

21. 5. AUTHOR REMINDERS
– Lembretes aos autores de que eles foram solicitados a
submeter uma revisão
– A coluna Reminder Days determina a frequência

22. 6. SYSTEM EMAILS
– Acionados por eventos que não são de tarefas dos Fluxos de
Trabalho
– Autores / Coautores
– Autores Convidados MRW
– Contas Relacionadas
– Eventos Diversos
- Exemplo:
E-mail de Confirmação
de Submissão ao Autor

23. AUTOR / COAUTOR

24. AUTOR CONVIDADO / MRW

25. RELACIONADOS A CONTAS DE USUÁRIOS

26. EVENTOS DIVERSOS

27. 7. HYPERLINK EMAILS
São abertos quando clica-se no nome de algum usuário com um
link sublinhado.

28. 8. PRINTABLE EMAIL LETTERHEAD
O tipo de arquivo deve ser .rtf
Certifique-se de incluir a tag ##EMAIL_BODY## no seu .rtf

29. INCLUINDO MULTIPLAS CARTAS TIMBRADAS
É possível fazer o upload de mais de
um arquivo se você tiver mais de um
modelo de Carta Timbrada

30. ÍCONE DE IMPRESSÃO NA GUIA AUDIT TRAIL
Na guia Audit Trail será possível
visualizar um ícone de impressora
próximo a todos os e-mails

31. PRODUZINDO UM E-MAIL DE CARTA TIMBRADA

33. E-MAILS REQUERIDOS
– Direcionados à Decisão: Todos
– Direcionados à Convite: Todos
– Direcionados à Respostas de Convite
• Parecerista aceitou o convite
– Sistema-Direcionados
• Desatribuição de Parecerista
• Desatribuição de Editor
• Manuscrito é retirado
• Manuscrito é “des-submetido”
• Decisão imediata de rejeição do Checklist inicial (se
configurado)

34. EDITANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Modificar/Editar

35. MODIFICANDO E-MAILS
Documento não disponível
significa que uma tag de e-
mail está no lugar de um
texto e agindo como um
representante de conteúdo

36. MODIFICANDO E-MAILS

37. TAGS DE E-MAIL

39. CRIANDO TAGS DE E-MAIL PRÓPRIAS

40. CONFIGURANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Editar antes de enviar
Quando ou Dias para o lembrete

41. QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA
O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas
• Pending: O sistema entrou na tarefa, mas ela não foi realizada ainda (Admin Checklist pendente)
• Processing: A tarefa começou, mas não foi finalizada (2 pareceristas aceitaram o convite, nenhum fez o
parecer)
• Overdue: Uma tarefa é considerada atrasada quando o prazo dado para sua realização expirou.
• Completed: Tarefa concluída (parecerista submeteu seu parecer)
• Abandoned: Tarefa ainda aberta quando a decisão é tomada (parecerista aceitou, EIC tomou a decisão)
• Rescinded: Retorna o manuscrito ao passo anterior no sistema (rescindir um parecer ou decisão)

42. QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA
O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a
tarefas
• Dias para o lembrete: 7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias depois da tarefa
atrasar
• Dias para o lembrete: -7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias antes da tarefa
atrasar
• Dias para o lembrete: 0 significa que o e-mail será enviado automaticamente no dia que a tarefa atrasar

43. LOCALIZAR E SUBSTITUIR
• Para mudanças gerais nos seus modelos de e-
mail:
• Localizar e substituit
(apenas texto)