1.
XXIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e
Ciência da Informação – XXIII CBBD
05-08 de julho de 2009
Centro de Convenções de Bonito, MS, Brasil
Área Temática: ACESSO À INFORMAÇÃO
Sub-área: Acesso à informação e competitividade
Sistemática para o
Planejamento Estratégico de Bibliotecas:
Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar
Roniberto Morato do Amaral1, 3; Sheila Regina Rizzo2; Jandira Ferreira
de Jesus Rossi1, 2; Ligia Maria Silva e Souza2; Pedro Carlos Oprime3
1 Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: roniberto@nit.ufscar.br;
2 Biblioteca
Comunitária, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: srrcesar@yahoo.com.br; Ligia@ufscar.br;
3 Departamento de Engenharia de Produção, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: pedro@dep.ufscar.br

2.
Introdução
A sociedade da informação provocou substanciais
mudanças nos hábitos de uso da informação
Isso exigiu a adaptação das bibliotecas e centros de
informação a esta nova realidade:
Informatização de produtos e serviços
Modernização de processos de trabalho
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3.
A nova realidade das Bibliotecas
Dificuldades Superação
Acompanhar o desenvolvimento
conflitos da sociedade
organizacionais Compreender hábitos e os
costumes dos usuários
orçamentos Adaptar tecnologias às
reduzidos necessidades e quantidades de
informação disponíveis
pessoal habilidades administrativas e
insuficiente gerenciais dos bibliotecários
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4.
Planejamento Estratégico
Aplicado às Bibliotecas
Este trabalho apresenta uma sistemática para
a realização do planejamento estratégico da
Biblioteca Comunitária da UFSCar, como
opção metodológica e prática para
aproveitamento de oportunidades e
neutralização de ameaças que se apresentam
na forma de contingências
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5.
Metodologia
Metodologia de Gregolin e Oprime (2002), cujos
fundamentos são:
Aumentar a Produtividade por meio da gestão eficiente dos
recursos disponíveis para alcançar propósitos organizacionais
Utilizar o Planejamento Estratégico como ferramenta de
sobrevivência e de melhoria da organização a curto e longo
prazo
Desenvolver nos participantes da organização o entendimento
de conceitos e procedimentos práticos para estabelecimento
de estratégias competitivas e elaboração de planos de trabalho
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6.
Objetivos
Desenvolver e aplicar conceitos e procedimentos associados
à estratégia organizacional, identificando, medindo, avaliando
e controlando atividades de departamentos e funções críticas;
Analisar oportunidades para maximizar a eficiência da
organização, por meio do aprimoramento do processo
decisório, comunicação e compartilhamento de informações;
Difundir o pensamento estratégico e sua importância, como
forma de obter maior eficácia organizacional.
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7.
Aplicação da Sistemática de
Planejamento
Período 1º semestre 2009
Técnica Reunião e dinâmicas de grupo, Mediador, Oratória, flip-chart
Objeto BCo/UFSCar (39 participantes)
Fornecer acesso à informação contribuindo com a formação do
Papel
conhecimento gerado na UFSCar; suporte à pesquisa, cultura e extensão
comunidade universitária e científica (graduação, pós-graduação,
Público
docentes, funcionários ), comunidade de ensino fundamental e médio,
-alvo
grupos especiais de usuários, com 18.000 usuários ativos
212.415 volumes (monografias e multimeios)
Acervo 4.015 títulos de periódicos
Coleções Especiais
43 funcionários (bibliotecários, analista de sistema, técnicos
Equipe
administrativos de nível médio e fundamental)
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8.
Etapas do Planejamento
Estratégico
Dia Etapas Objetivos
1 1. Identificação de necessidades do público-alvo, serviços prestados, usuários-
1° clientes, tecnologias, direções de crescimento, características distintivas, valores
Propósitos
(4 h)
Básicos 2. Conceituação da visão de futuro e missão da organização.
1. Identificação de Forças e Fraquezas
2. Identificação de Oportunidades e Ameaças
2 3. Identificação de Fatores críticos de sucesso e desdobramentos
2°
Diagnóstico
(4h) 4. Análise de brechas: identificação dos principais fatores, processos e seus pesos
interno e externo
5. Identificação de Processos críticos
6. Identificação de Vulnerabilidades
1. Posicionamento de serviços oferecidos
3 2. Análise de impactos dos serviços com relação à atratividade
3°
Diretrizes 3. Mensuração de competências
(8h)
estratégicas
4. Definição de objetivos e indicadores estratégicos para construção de eixos ou
diretrizes estratégicas
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9.
Resultados
Propósitos Básicos
ATIVIDADES RESULTADOS
Necessidades que Educação, Informação, Conhecimento, Cultura, Lazer, Desenvolvimento,
satisfazemos Avanço Científico, Formação, Qualidade de Vida.
Empréstimo, Atendimento, Empréstimo entre Bibliotecas;
Treinamento e Capacitação de usuários, Orientação Individual;
Eventos Culturais, Projetos de Extensão;
Acessibilidade a Deficientes Visuais;
Pesquisa das necessidades da comunidade;
Serviços
Consultas/Reservas/Cadastros;
Catalogação na Fonte;
Repositório Digital;
Comutação Bibliográfica;
Serviços online.
Alunos de graduação e pós-graduação.
Docentes / Pesquisadores. Comunidade local.
Usuários
Funcionários. Departamentos. Usuários portadores de deficiências.
Comunidade internacional (comutação).
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10.
Resultados
Propósitos Básicos
ATIVIDADES RESULTADOS
Sistemas de Informação que compõem:
 Rede física;
Tecnologia –
 Servidor;
Chave
 Internet ;
 Softwares.
Novos serviços:
 Feedback de Aquisição de Obra;
Direções /
 Auto-empréstimo;
Crescimento
 Treinamento online, Serviços online, Repositório, Suporte online;
 Geração de indicadores da produção científica.
Projeto diferenciado.
Atendimento à comunidade externa.
Atendimento de usuários com necessidades especiais.
Características
Ação Cultural.
distintivas
Banco do Livro Texto
Acervo de Coleções Especiais.
Biblioteca Central.
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11.
Resultados
Propósitos Básicos
ATIVIDADES RESULTADOS
Qualidade no atendimento (cordialidade, educação, presteza).
Ser parceiro, ter comprometimento e estar envolvido.
Valores
Motivação, trabalho em equipe, capacidade e competência.
Ser ético, manter a integridade e o respeito com os usuários.
" Contribuir para o desenvolvimento científico, tecnológico e cultural de São
Carlos, do Estado de São Paulo e do Brasil, por meio: da disponibilidade e
acessibilidade de informações científicas e tecnológicas, de eventos
culturais, do treinamento e capacitação dos seus usuários, e do acesso de
Missão
pessoas com restrições físicas às suas instalações físicas e acervos. A
organização tem como princípio a valorização do indivíduo, o trabalho em
equipe e a busca constante em melhor atender seus usuários, aprimorando e
desenvolvendo novos serviços à comunidade.”
" Ser uma referência nacional no apoio ao desenvolvimento científico,
Visão de Futuro
tecnológico e cultural da região, do Estado e do Brasil.”
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12.
Resultados
Diagnóstico Interno e Externo
ATIVIDADES RESULTADOS
Instalações prediais, computadores , rede lógica (física).
Forças
Recursos Humanos (competências). Acervo. Ação Cultural
Software (substituição e aquisição).
Rede Lógica (administração do sistema).
Fraquezas Compartilhamento de dados/informação.
Motivação. Comprometimento. Falta de pessoal.
Normas, procedimentos e rotinas de trabalho
Parcerias com os departamento e agências de fomento
Projeto REUNI
Parcerias com o governo municipal
Oportunidades
A nova gestão da universidade
Serviços cooperativos
Novas tecnologias
Ameaças Não reposição do quadro funcional. Terceirização. Greves. Segurança campus.
Recursos Humanos. Tecnologias de Informação. Recursos Financeiros para
Fatores Críticos
de Sucesso
melhorias. Planejamento da distribuição de tarefas (estrutura
administrativa/autonomia)
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13.
Resultados
Diagnóstico Interno e Externo
ATIVIDADES RESULTADOS
Pessoal: repensar o processo de contratação (perfil); fazer mais reuniões gerais;
promover momentos de interação com maior freqüência.
Desdobramentos
TICs: melhoria na rede sem fio (parte física); contratação de pessoal; melhoria de
dos Fatores
Críticos
manutenção/equipamentos.
Financeiro: alcançar mais autonomia.
Planejamento administrativo: .estabelecer grupos de trabalho multi-setoriais.
Melhorar relação com Divisão de Controle Acadêmico da UFSCar, Coordenações
Análise de
de Pós-Graduação, Gráfica e Centros Acadêmicos, Pró-Reitoria de Administração
Brecha
(recursos financeiros), Departamento de Recursos Humanos da UFSCar.
Manutenção do Acervo (falta de pessoal).
Administração do Sistema (Rede Lógica e Física).
Gerenciamento de contratos e aquisições.
Gestão da Biblioteca (Secretaria Executiva).
Processos
Processamento Técnico.
Críticos
Treinamento e Orientação ao usuário.
Circulação (local onde se realizam empréstimo, devolução).
Aquisição do acervo.
Ação Cultural.
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14.
Resultados
Diagnóstico Interno e Externo
ATIVIDADES RESULTADOS
RH para equipe de TI (Ação contingente)
Estrutura do prédio (Ação contingente)
Vulnerabilidades Parar o servidor e switch de fibra ótica
RH para manutenção do acervo.
Faltar energia elétrica
Atratividade Serviços atuais prestados pela BCo/UFSCar possuem alta atratividade.
Competência Possui competência alta para realizar seus serviços.
Produtividade.
Objetivos / Número de obras adquiridas
Indicadores Satisfação do usuário.
Estratégicos Eficiência.
Número de usuários por livro
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15.
Diretrizes Estratégicas da
BCo/UFSCar
EIXOS / DIRETRIZES DESCRIÇÃO
Repositório Institucional Disponibilizar conhecimento gerado na UFSCar através das TICs.
Portal BCo/UFSCar Canal de comunicação e disseminação de informação
Utilizar ferramentas que gerem comunicação interna mais eficiente
Melhoria da Comunicação Interna
e eficaz aos propósitos da organização e das pessoas.
Atualizações das TICs Descentralizar a seleção e aquisição de TICs.
Motivação e Comprometimento Gestão do clima organizacional da BCo/UFSCar
Melhoria dos Serviços/Produtos e Implantar a gestão de indicadores de desempenho e de qualidade
processos na BCo/UFSCar
Implementação do Regimento Interno Implantar e oficializar regras e procedimentos gerais da biblioteca
Desenvolvimento de Indicadores de
Implantar indicadores para a gestão da organização
Desempenho e Qualidade
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16.
Considerações Finais
Resultado Considerações
Desenvol-  Durante a aplicação da sistemática, grupos de 8 participantes foram incumbidos
vimento de de apresentar soluções as questões levantadas
Eixos  Estão sendo definidos grupos de trabalho para dar continuidade ao
desenvolvimento dos eixos
Cumpri-  Propiciou aproveitamento de oportunidades e neutralização de ameaças
mento de  Propiciou aos colaboradores:
Objetivos  integração,
do Planeja-
 entendimento da visão,
mento
Estratégico  compreensão de conceitos e procedimentos práticos para estabelecimento
de estratégias e elaboração de planos de trabalhos,
 compartilhamento de percepções referentes ao ambiente interno e externo
 construção em conjunto de planos de trabalhos para as diretrizes
identificadas
 Possibilitou uma visão comum e o comprometimento com a missão da Bco
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17.
Implantação da Política de Desenvolvimento
de Coleções, Doações e Descarte
Implantação do Regimento Interno
Implantação da Sinalização e lay-out
Melhoria da Comunicação Interna
Desenvolvimento do Setor de
Informática
Interação com os deptos. acadêmicos e
coordenações de pós-graduação
Implantação da Política do Repositório
Institucional
Implantação de Indicadores de
Desempenho e Qualidade
Motivação e Comprometimento
Marketing Externo
Edificação da BCo

18.
Obrigada!
Eliane Colepícolo, BCo/UFSCar
colepicolo@ufscar.br
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