Prosedur pembuatan surat SIF 2010 dapat dirangkum dalam 3 kalimat berikut: Surat internal ditujukan ke bidang lain dalam panitia dan ditandatangani ketua bidang, sedangkan surat eksternal ditujukan ke luar panitia dan ditandatangani ketua bidang dan ketua panitia. Surat masuk diberi nomor dan dicatat di buku agenda lalu diserahkan ke ketua panitia untuk didisposisi dan diarsipkan sekretaris.

1. PROSEDUR TEKNIS PEMBUATAN SURAT SIF 2010

6. b. Surat Khusus  dikeluarkan di luar aktivitas administrasi biasa. Penomoran urut berdasarkan jenis surat lebih spesifik. Kode jenis surat khusus: 1) Surat Keputusan SK 2) Surat Edaran SE 3) Surat Perjanjian Kerja SPK 3. Kode surat kepanitiaan SIF 2010 adalah SIF. Ketentuan Pengkodean surat didasarkan pada bidang yang mengeluarkan surat. BPH SIF Acara SIF.01 Dana Usaha SIF.02 Pubdokreg SIF.03 Perkap SIF.04 Konsumsi SIF.05 Keamanan dan ketertiban SIF.06

7. 4. Kode proyek SIF adalah MBM 5. Bulan pembuatan surat ditulis dengan angka romawi, contohnya: VII untuk bulan Juli, VIII untuk bulan Agustus, dst. 6. Tahun pembuatan surat ditulis lengkap, contohnya: 2009, 2010, dst. 7. Masing-masing bagian dipisahkan oleh garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri titik, contohnya: 001/SP.03/SIF/MBM/VII/2009 Keterangan: 001 : Nomor surat SP.03 : Jenis surat adalah Surat Permohonan SIF : Surat dikeluarkan oleh BPH DINAMIKA MBM : SIF merupakan kegiatan proyek di bawah BPH MBM VII : Surat dikeluarkan pada bulan Juli 2009 : Surat dikeluarkan pada tahun 2009