Kesällä 2017 tekemäni selvitys KDK:n pitkäaikaissäilytyksen mahdollisuuksista kesätyöpaikallani Suomen Pankin kirjastossa

1. Kansallisen digitaalisen kirjaston
pitkäaikaissäilytys
Käyttöönottoprosessi ja vaatimukset kirjastolta

2. Vaatimukset liittymiseen
• OKM:n hyväksynnän ja sopimuksen allekirjoittaminen
CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus) kanssa
• Määritysten noudattamista
• Käyttöönottoprosessin läpikäyminen
• Henkilöresursseja palvelun käyttöönottoon
• Aineistojen riittävä kuvailu (tämä tehdään muutenkin)
• Aineistojen paketointi
• Aineistojen siirtäminen PAS-palveluun
• Koko prosessiin kuluu aikaa 2-3 kk

3. Kustannukset
• riippuvat
• organisaation taustajärjestelmistä ja valmiuksista ottaa PAS-
ratkaisu käyttöön
• henkilöstön IT-osaamisesta
• PAS-ratkaisun käyttötavasta
• pitkäaikaissäilytettävän aineiston määrästä
• Kustannukset ovat pääasiassa henkilötyötä, jotka johtuvat
PAS-ratkaisun hyödyntämiseen liittyvien uusien tehtävien
hoitamisesta
• Mahdollisen uuden laitteiston hankinta on verrattain pieni
kustannuserä

4. Kustannukset jatkuu
• Aineistojen valinta ja vastaanottaminen organisaation taustajärjestelmässä
(henkilötyötä, tarvittavan henkilötyön määrä riippuu organisaatiotyypistä ja datan
määrästä);
• Aineiston metatietojen täydentäminen PASia varten (henkilötyötä, tarvittavan
henkilötyön määrä riippuu organisaatiotyypistä ja datan määrästä, mahdollisesti
investointeja, jos ohjelmistokehitys toteutus ulkoistetaan);
• Aineistojen paketointi ja siirto PAS-järjestelmään (henkilötyötä, tarvittavan
henkilötyön määrä riippuu organisaatiotyypistä ja datan määrästä, mahdollisesti
investointeja, jos ohjelmistokehitys toteutus ulkoistetaan):
• Taustajärjestelmien integrointi PAS-järjestelmään (henkilötyötä, tarvittavan
henkilötyön määrä riippuu organisaatiotyypistä ja datan määrästä, mahdollisesti
investointeja, jos ohjelmistokehitys toteutus ulkoistetaan)
• Säilytyksen suunnittelu (henkilötyötä: oman aineiston teknisten ominaisuuksien
ymmärtäminen);
• Aineiston palautus PAS-järjestelmästä taustajärjestelmään (vähäinen määrä
henkilötyötä).
Lähde: KDK-PAS kustannusanalyysi 2013

5. Lähde: KDK-PAS kustannusanalyysi 2013

6. Kustannusanalyysi 2013:
hyödyntävän organisaation kustannukset
Kaksi vaihtoehtoa:
1. integroidaan oma säilytysjärjestelmä PAS-systeemin kanssa (onko
joku Heldasta jo näin tehnyt?)
2. siirretään aina manuaalisesti aineisto pitkäaikaissailytykseen.

7. Käyttöönottoprosessin neljä vaihetta
Valmiuden
varmistus
Valmistelu
Tuotantoon
siirtyminen
Käyttöönoton
raportointi

8. Valmiuden varmistus

9. Valmiuden varmistus
• Kesto 2-3 viikkoa
1. PAS-palvelu tekee käytännön tason aloitteen
käyttöönottoprosessin käynnistämiseksi.
2. PAS-palvelu järjestää palaverin, jossa selvitetään organisaation
valmius liittyä PAS-palvelun käyttäjäksi, käyttöönoton vaiheet, sekä
päätetään tarkempi aikataulu ja käyttöönoton tehtävät.
3. Mikäli lomakkeeseen tarvitaan täydennyksiä, tekee organisaatio
tarvittavat täydennykset ja toimittaa lomakkeen PAS-palvelulle.
4. PAS-palvelu tekee raportin palaverin ja lomakkeen tietojen
pohjalta käyttöönoton tarkemmasta aikataulusta ja tehtävistä.
5. Tarvittaessa järjestetään lisäpalavereja ja sähköpostinvaihtoa
soveltuvin osin.

10. Valmistelu

11. Valmistelu
• Kesto 4-7 viikkoa: pisin vaihe prosessissa!
• Valmisteluvaiheessa liittyvä organisaation tuottaa
aineistoistaan määritysten mukaisia siirtopaketteja,
selvitetään niiden soveltuvuus käytännön tasolla sekä
korjataan mahdolliset ongelmat ja puutteet

12. Valmistelu
1. Liittyvä organisaatio ja PAS-palvelurakentavat prosessin
määritysten mukaisten siirtopakettien muodostamiseksi,
jonka liittyvä organisaatio toteuttaa tarvittaessa PAS-
palvelu tuella.
2. PAS-palvelu tekee liittyvälle organisaatiolle väliaikaisen
käyttäjätunnuksen PAS-palveluun siirtopakettien
siirtämistä varten sekä toimittaa ohjeistuksen aineistojen
siirtämiseksi.
3. Organisaatio siirtää yhden siirtopaketin testiaineistona
palveluun.

13. Valmistelu
4. PAS-palvelu tilastoi siirtopaketista erikseen seuraavat
tiedot:
• Siirtopaketin koko?
• Mikä on METS-dokumentin tiedostokoko?
• Kuinka monta digitaalista objektia siirtopaketissa on
tiedostomuodoittain ryhmiteltynä?
• Kuinka moni digitaalinen objekti oli virheellinen,
tiedostomuodoittain ryhmiteltynä?
• Paljonko kukin tiedostomuotoryhmä vie levytilaa?
5. PAS-vastaanotossa löydetyt virheet käydään PAS-
palvelussa läpi, ja toimitetaan tarvittavine
kommentteineen liittyvälle organisaatiolle.

14. Valmistelu
6. PAS-palvelu pisteyttää testipaketit tilastointia varten. Jokaisesta
vastaanoton vaiheesta annetaan pisteet 0-2, missä 0 = puutteellinen, 1 =
lähes virheetön, ja 2 = virheetön.
7. Mikäli siirtopaketeissa oli virheitä, liittyvä organisaatio tekee tarvittavat
toimenpiteet tilanteen korjaamiseksi, tarvittaessa PAS-palvelun tuella.
8. Mikäli vastaanoton toiminnassa havaittiin virheitä, PAS-palvelu kirjaa
virheet ylös tikettijärjestelmäänsä, josta ne etenevät korjattavaksi.
9. Kohtia 3-8 toistetaan, kunnes liittyvä organisaatio pystyy tuottamaan
virheettömiä paketteja. Toistoissa voi tuottaa muutamia paketteja lisää,
mutta kuitenkin yhteensä alle 10 kpl/toisto
10. Tässä vaiheessa toimitettua aineistoa ei oteta säilytykseen, vaikka ne
olisivat virheettömiä.

15. Tuotantoon siirtyminen

16. Tuotantoon siirtyminen
• Kesto 1 viikko
1. Sopijaosapuolet laativat tarvittavat sopimukset.
2. PAS-palvelu luo toistaiseksi voimassa olevan
käyttäjätunnuksen PAS-palveluun.
3. Valmisteluvaiheen väliaikainen käyttäjätunnus
poistetaan käytöstä.
• Mikäli tuotantoon ei siirrytä, PAS-palvelu poistaa tässä vaiheessa
valmisteluvaiheen väliaikaisen käyttäjätunnuksen käytöstä.

17. Käyttöönoton raportointi

18. Käyttöönoton raportointi
• Kesto 1 viikko
• Raportointivaiheessa kerätään kokemuksia käyttöönotto-prosessin
toiminnasta
1. Liittyvä organisaatio toimittaa PAS-palvelulle raportin
käyttöönotosta.
2. PAS-palvelu laatii käyttöönotosta lomakkeen ja omien
kokemuksiensa pohjalta loppuraportin. Raporttiin liitetään
valmiuden varmistuksessa syntynyt raportti sekä
valmisteluvaiheessa toteutetut vastaanoton tarkastukset ja
tilastotiedot.
• Käyttöönottoprosessin päätyttyä PAS-palvelu joko poistaa
valmisteluvaiheessa saamansa testiaineiston tai siihen luvan
saatuaan pitää sitä omassa sisäisessä käytössään testimateriaalina.

19. Määritykset
Missä muodossa
aineisto ja
metadata
voidaan siirtää?

20. Siirtopaketti
• Siirtopaketissa pitää olla vähintään seuraavat tekniset metatiedot
jokaiselle tiedostolle:
1) Metatiedot, joita ei voida päätellä tiedostosta. Esimerkiksi
tekstitiedoston merkistöä ei voi päätellä tekstitiedostosta, joten se
on ilmoitettava aineiston teknisissä metatiedoissa.
2) Metatiedot, joita käytetään säilytyssuunnitelmassa. Esimerkiksi, jos
kuvasuhde halutaan säilyttää migraatiossa, on siirtopaketissa
ilmoitettava riittävät tiedon alkuperäisen aineiston kuvasuhteesta.
3) Metatiedot, jotka halutaan säilyvän ja ylläpidettävän
migraatiossa. Esimerkiksi, jos kuvatiedostossa on metatietoja (esim.
EXIF), joiden säilymistä ei voida taata migraatiossa, on nämä
metatiedot ilmoitettava aineiston teknisissä metatiedoissa.

21. Aineisto, yleisimmät
• Säilytyskelpoisia
• PDF for long-term preservation: PDF-
Archive (PDF/A)
• Open Document Format (ODF)
• Siirtokelpoisia:
• Portable Document Format (PDF)
• Microsoft Office Suite (Word, Excel,
Powerpoint)
• Näiltä ei vaadita teknisiä metatietoja!
Lähde: Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot

22. Aineisto, muut
• Säilytyskelpoisia
• Joint Photographic Experts Group (JPEG)
HUOM! Näihin vaaditaan teknisiä
metatietoja MIX-skeemalla
Muuta: ePub tiedostot joudutaan
hylkäämään?
Lähde: Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot

23. Vaatimuksena Dublin Core 1.1 Lähde
Mikä versio Heldassa
on käytössä?
Metadata

24. Mahdolliset ongelmat

25. • ePub-tiedostot
• Tietueeseen saattaa olla linkitettynä useita
tiedostoja, miten silloin toimitaan?
• Projektiin vaadittava työvoima / aika
• Mahdollista tehdä siirto manuaalisesti kerran
vuodessa: tällöin ei siirrettäisi suurta määrää aineistoa
kerralla
 Mikä on ”suuri” ja mikä pieni määrä?