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10 FévrierFaire de la GED avec SharePoint?
Pourquoi pas!
• Introduction à la gestion documentaire
• Outils SharePoint pour la gestion documentaire
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électronique des documents
(GED)
Améliorer la gestion des
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• La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé
informatisé visant à organiser et gérer des informations et des
documents électroniques au sein d'une organisation;
• Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de
classement, de stockage, d'indexation, de consultation.
Définition de la GED
• La GED participe aux processus de travail collaboratif, de
capitalisation et d'échanges d'information;
• C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du
document de sa création jusqu'à sa disposition : archivage ou
destruction.
• Archivage : application des règles du calendrier de conservation de
l’organisation
• Destruction : disposition définitive d’un document lorsqu’il n’a plus de valeur
légale ou administrative
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Cycle de vie des documents
Outils SharePoint pour la GED
Fonctionnalités SharePoint
Pour la création de documents
• Création des documents à partir d’un modèle
• Publication simple des documents existants
• Télécharger un ou plusieurs fichiers à la fois
• Glisser/déplacer dans une bibliothèque
• Types de contenu
• Intégration d’outils commerciaux pour la capture
Outils pour création de documents
• Contrôle des versions à 2 niveaux
• Flux de travail pour approbation
• Extraction/archivage
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Pour l’organisation des documents
• Collections de sites/sites/sous-
sites
• Bibliothèques de documents
• Colonnes/métadonnées gérées
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• Prévention contre la perte de données (DLP) (SP2016 et Office 365)
• Gestion des droits relatifs à l’information (RMS ou IRM)
• Signature numérique
• Centre d’enregistrement
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Fonctionnalités SharePoint
Pour la diffusion des documents
• Centre documentaire
• Navigation par métadonnées
• Pages basées sur la recherche
• Affichage différent selon les besoins
Diffusion Diffusion
Fonctionnalités SharePoint
Pour la disposition des documents
• Stratégie de gestion de l’information
• Centre d’enregistrement
• Déclaration automatique
• Déclaration d’enregistrement sur place
• Déclaration via flux de travail
• Déclaration via la stratégie de gestion de l’information
• Stratégie de rétention (conservation)
• Stratégie de suppression
• Ediscovery
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Disposition / Archivage
• Avec les stratégies de gestion de l’information, SharePoint permet
d’associer un ensemble de règles à un type de contenu.
• Parmi ces règles il y a des règles de rétention
• Ces règles définissent:
• La durée de conservation déterminée par une norme, une loi ou l’entreprise :
• Pour les documents confidentiels;
• Pour les documents administratifs et nominatifs;
• Pour les documents à valeur légale;
• Les dispositions suite à l’expiration des délais.
Note: Les règles de rétention permettent d’appliquer une action après
un délai. Elles ne protègent pas les documents contre la suppression.
Stratégies de gestion de l’information
• Ensemble de règles qu’on applique à des types de contenus
Stratégies de gestion de l’information
• Possibilité de spécifier plusieurs étapes
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• La déclaration d’un enregistrement peut être faite:
• Manuellement (si autorisé)
• Automatiquement
• Par une stratégie de gestion de l’information
• Par flux de travail
Déclarer un enregistrement
• Définition de règles qui permettent de bloquer la modification et/ou
d’exporter le contenu qui répond à ces règles.
• Vous pouvez gérer le Ediscovery en utilisant un site SharePoint ou le
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Ediscovery
• Lors d’une modification ou de la suppression, le document est envoyé
dans la bibliothèque de conservation et de préservation.
• Cette bibliothèque est seulement disponible pour l’administrateur de
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Rétention suite au Ediscovery
Alors est-ce que c’est possible de
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avec SharePoint?
• Vue d’ensemble de la gestion de documents dans SharePoint
• https://technet.microsoft.com/fr-CA/library/cc261933.aspx
• Centre d’enregistrement
• https://support.office.com/fr-fr/article/Pr%C3%A9sentation-du-Centre-des-enregistrements-
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  • 1. aOS2017Tournée Canadienne Fueled by Québec Montréal Ottawa Toronto 6 Février 7 Février 8 Février 10 FévrierFaire de la GED avec SharePoint? Pourquoi pas!
  • 2.
  • 3.
  • 4. • Introduction à la gestion documentaire • Outils SharePoint pour la gestion documentaire • Questions Agenda
  • 5. Introduction à la Gestion électronique des documents (GED)
  • 6. Améliorer la gestion des documents VS
  • 7. • La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation; • Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'indexation, de consultation. Définition de la GED
  • 8. • La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'information; • C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document de sa création jusqu'à sa disposition : archivage ou destruction. • Archivage : application des règles du calendrier de conservation de l’organisation • Destruction : disposition définitive d’un document lorsqu’il n’a plus de valeur légale ou administrative Définition (suite)
  • 9. Cycle de vie des documents
  • 10. Cycle de vie des documents
  • 12. Fonctionnalités SharePoint Pour la création de documents
  • 13. • Création des documents à partir d’un modèle • Publication simple des documents existants • Télécharger un ou plusieurs fichiers à la fois • Glisser/déplacer dans une bibliothèque • Types de contenu • Intégration d’outils commerciaux pour la capture Outils pour création de documents
  • 14. • Contrôle des versions à 2 niveaux • Flux de travail pour approbation • Extraction/archivage • Coédition de documents Outils pour création et collaboration
  • 16. • Collections de sites/sites/sous- sites • Bibliothèques de documents • Colonnes/métadonnées gérées • Valeur de colonne par défaut • Valeur de colonne obligatoire • Type de contenu • Ensemble de documents • Identifiant unique de document • Organisateur de contenu • Flux de travail • Outils commerciaux Outils pour l’organisation du contenu Organisation
  • 17. Fonctionnalités SharePoint Pour la protection des documents
  • 18. • Gestion des autorisations granulaires • Audit • Prévention contre la perte de données (DLP) (SP2016 et Office 365) • Gestion des droits relatifs à l’information (RMS ou IRM) • Signature numérique • Centre d’enregistrement Protection Protection
  • 19. Fonctionnalités SharePoint Pour la diffusion des documents
  • 20. • Centre documentaire • Navigation par métadonnées • Pages basées sur la recherche • Affichage différent selon les besoins Diffusion Diffusion
  • 21. Fonctionnalités SharePoint Pour la disposition des documents
  • 22. • Stratégie de gestion de l’information • Centre d’enregistrement • Déclaration automatique • Déclaration d’enregistrement sur place • Déclaration via flux de travail • Déclaration via la stratégie de gestion de l’information • Stratégie de rétention (conservation) • Stratégie de suppression • Ediscovery • Intégration d’outils commerciaux Disposition / Archivage
  • 23. • Avec les stratégies de gestion de l’information, SharePoint permet d’associer un ensemble de règles à un type de contenu. • Parmi ces règles il y a des règles de rétention • Ces règles définissent: • La durée de conservation déterminée par une norme, une loi ou l’entreprise : • Pour les documents confidentiels; • Pour les documents administratifs et nominatifs; • Pour les documents à valeur légale; • Les dispositions suite à l’expiration des délais. Note: Les règles de rétention permettent d’appliquer une action après un délai. Elles ne protègent pas les documents contre la suppression. Stratégies de gestion de l’information
  • 24. • Ensemble de règles qu’on applique à des types de contenus Stratégies de gestion de l’information
  • 25. • Possibilité de spécifier plusieurs étapes Spécifier des étapes de rétention
  • 26. Actions de stratégie de rétention
  • 28. Paramètres de déclaration d’enregistrement
  • 29. • La déclaration d’un enregistrement peut être faite: • Manuellement (si autorisé) • Automatiquement • Par une stratégie de gestion de l’information • Par flux de travail Déclarer un enregistrement
  • 30. • Définition de règles qui permettent de bloquer la modification et/ou d’exporter le contenu qui répond à ces règles. • Vous pouvez gérer le Ediscovery en utilisant un site SharePoint ou le centre de sécurité et conformité Ediscovery
  • 31. • Lors d’une modification ou de la suppression, le document est envoyé dans la bibliothèque de conservation et de préservation. • Cette bibliothèque est seulement disponible pour l’administrateur de collections de sites Rétention suite au Ediscovery
  • 32.
  • 33. Alors est-ce que c’est possible de faire de la gestion documentaire avec SharePoint?
  • 34. • Vue d’ensemble de la gestion de documents dans SharePoint • https://technet.microsoft.com/fr-CA/library/cc261933.aspx • Centre d’enregistrement • https://support.office.com/fr-fr/article/Pr%C3%A9sentation-du-Centre-des-enregistrements- bae6ca5a-7b19-40e0-b433-e3613a747c2c • Déclarer un enregistrement • https://support.office.com/fr-fr/article/D%C3%A9clarer-un-%C3%A9l%C3%A9ment-de-liste-ou- de-biblioth%C3%A8que-en-tant-qu-enregistrement-5d09480c-4b6b-4d3d-b46c-8b90a0f56f59 • Paramètres d’audit • https://support.office.com/fr-fr/article/Configurer-les-param%C3%A8tres-d-audit-d-une- collection-de-sites-f5a346d0-ee0f-4412-a5e6-d9b5abaa1012 • Prévention contre la perte de données • https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ms.o365.cc.dlplandingpage.aspx • Gestion des droits relatifs à l’information • https://support.office.com/fr-fr/article/Application-de-la-Gestion-des-droits-relatifs-%c3%a0-l- information-%c3%a0-une-liste-ou-%c3%a0-une-biblioth%c3%a8que-3bdb5c4e-94fc-4741-b02f- 4e7cc3c54aa1?ui=fr-FR&rs=fr-FR&ad=FR Liens utiles