1. Conseil - Formation - Informatique Architecte de solutions innovantes pour l’aide à domicile et les services à la personne Les outils informatiques spécifiques du secteur Présenté par Serge Caillol - Directeur commercial Domo SAPience Le 6 septembre 2010

2. Chapitre 1Quelques considérations fonctionnelles Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 2

4. Des agréments nécessaires (simple, qualité)

5. Deux principaux modes d’intervention : prestataire et mandataire

6. Des exonérations de charges spécifiques (qui dépendent du public servi !!!...)

7. Des tiers payeurs : les prestations ne sont pas toujours réglés entièrement pas les clients

8. 21 métiers très divers (+ 5 nouveaux avec le plan 2 !!..)

9. etcLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 3

10. Gagner du temps grâce à un progiciel Sur les taches quotidiennes : la production Planning : nouvelles interventions Planning : absences/remplacements Le planning des interventions est au cœur du métier Sur les taches administratives en fin de mois et de trimestres Obtention d’heures réalisées Réalisation de la paie et des factures Déclarations sociales Réalisation des statistiques (DDTEFP, etc) Sur les taches administratives en fin d’année DADS-U Attestations fiscales Le planning doit se trouver au cœur de la gestion informatisée Toute ressaisie doit être évitée Le logiciel métier spécialisé doit intégrer la réalisation automatisée de la paie , de la facturation , des déclarations sociales et des statistiques Les deux doivent automatisées Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 4

13. Attestation fiscale

14. Comptes annuels Comptabilité Fin d’année Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 5

15. Focus : traitement des heures Pour réaliser paie et facturation, il est nécessaire d’obtenir des heures réalisées L’outil informatique doit permettre : La saisie simplifiée des heures réalisées En regard des feuilles d’heures ou de présence ramenées par les intervenantes D’éviter la ressaisie dans le cas où les heures réalisées= heures prévisionnelles Par un dispositif simple de validation sélective du planning L’intégration des informations en provenance d’une solution de télégestion (garent de l’effectivité de la prestation) : Fixe (télépointage par l’intermédiaire du téléphone fixe du client) Mobile : SFR/Prylos (les intervenants sont dotés d’un terminal mobile) Voir slide suivant Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 6

17. La consultation et l’actualisation en temps réel du planning de travail sur le mobile.

18. La gestion en temps réel des intervenants lors de prestations de service à domicile.

19. La possibilité de prévenir d’une absence d’un simple clic.

20. Le contact permanent entre les intervenants.Solution informatique métier http://www.sfrentreprises.fr/solutions/solutions-data/option-sfr-service-a-la-personne/index.jsp Domo Sapience est partenaire SFR Business Team et Prylos Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 7

25. Surfacturation

26. Ecart (s’il existe), entre le taux imposé par le financeur et le taux direct de l’OASP (20 € par exemple) => est facturé au client, si le financeur le permet2 € Taux financeur Taux Direct OASP 1,80 € Part usager 16,20 € Part financeur L’outil informatique doit permettre une facturation automatisée, détaillée et respectant la réglementation Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 8

27. Focus : gestion RH et paie L’outil informatique doit permettre de réaliser, de manière automatique et avec un minimum de saisies : La gestion des contrats de travail, des avenants et des départs des salariés Gestion de fréquents avenants successifs (beaucoup de temps partiel, nombre d’heures contrat ayant vocation à croitre) L’établissement de la paie : prestataire : l’OASP est l’employeur et mandataire : le client est l’employeur Exo spécifiques Les exos sur les heures réalisées dépendent du statut des clients chez qui les prestations ont été délivrées : exos SAP (public actif, famille) et aide à domicile (personnes âgées, dépendantes, handicapées) Ventilation des heures sur le BS Les heures doivent donc aboutir en paie avec la qualification exo SAP ou aide à domicile = > elles doivent impérativement être reliées au planning Dans le prolongement de la paie, l’édition des bordereaux Déclarations sociales trimestrielles (télétransmises : DUC-EDI) annuelles (DADS-U) Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 9

28. La réponse : le PGI métier Le Workflow métier complet doit être implémenté dans le PGI Gestion => planning => paie et facturation Avec une base de données unique Sur laquelle sont connectés les différents modules fonctionnels Permettant d’éviter toute double saisie d’information Gain de temps Moins d’erreurs de saisie Le PGI doit présenter de larges capacités de paramétrages et personnalisation Afin d’adapter la solution informatique à l’organisation de l’OASP Il doit être évolutif pour suivre les fréquentes évolutions du secteur et de sa réglementation L’ergonomie doit être sans faille sous peine de décourager les utilisateurs Définition Un Progiciel de gestion intégré (PGI) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière . » Le principe fondateur d'un PGI est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 10

29. Chapitre 2Quelques considérations techniques Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 11

31. Disponibilité internet obligatoireLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 12

33. Merci pour votre attention Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 14