Il Direttore Divisione Operativa di un’azienda di servizi, dopo qualche mese dal suo nuovo incarico, ha richiesto al proprio Servizio Sviluppo Organizzativo di organizzare un intervento per sbloccare la produttività di un team aziendale ormai da molti mesi in di!icoltà. I processi di lavoro per evadere le richieste dei fruitori del servizio, erano complessi e troppo lenti rispetto al notevole aumento giornaliero di nuove richieste. Il Servizio Sviluppo Organizzativo ha ritenuto necessario adottare un intervento innovativo, che si occupasse al tempo stesso delle persone coinvolte e dei processi di lavoro. Dopo aver conosciuto la nostra metodologia di facilitazione con le tecniche di Brainstorming, ci hanno contattato per realizzare un intervento mirato ad elaborare nuove idee e soluzioni e semplificare i processi di lavorazione delle pratiche.

1. Elevare le
performance di
un team tecnico-
gestionale
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I case study del Coaching Creativo

2. La richiesta del cliente
Il Direttore Divisione Operativa di un’azienda di servizi, dopo qualche mese dal suo
nuovo incarico, ha richiesto al proprio Servizio Sviluppo Organizzativo di organizzare
un intervento per sbloccare la produttività di un team aziendale ormai da molti mesi
in difficoltà. I processi di lavoro per evadere le richieste dei fruitori del servizio, erano
complessi e troppo lenti rispetto al notevole aumento giornaliero di nuove richieste.
Il Servizio Sviluppo Organizzativo ha ritenuto necessario adottare un intervento
innovativo, che si occupasse al tempo stesso delle persone coinvolte e dei processi
di lavoro. Dopo aver conosciuto la nostra metodologia di facilitazione con le
tecniche di Brainstorming, ci hanno contattato per realizzare un intervento mirato
ad elaborare nuove idee e soluzioni e semplificare i processi di lavorazione delle
pratiche.

3. L’analisi delle esigenze
Nella fase preliminare di analisi delle esigenze, la richiesta del cliente si è focalizzata
sull’obiettivo di massimizzare le performance del team, attraverso la
semplificazione dei processi di lavoro, l’aumento del numero di pratiche giornaliere
evase e l’abbassamento della giacenza media delle pratiche inevase.
Per soddisfare tale richiesta è stato necessario un lavoro preliminare sulla
motivazione e lo spirito di squadra del team. In quel periodo, infatti, il team si stava
ampliando con nuovi ingressi e aveva la necessità di “ripensare” i processi, trovare
nuove soluzioni, realizzare cambiamenti per rendere alcuni flussi più semplici.
L’obiettivo, dal nostro punto di vista, non poteva ridursi ad una performance
numerica, ma doveva prevedere aspetti di più ampia portata:
- la facilitazione dei flussi di comunicazione;
- la conoscenza e l’integrazione tra le persone;
- l’allineamento tra obiettivi individuali, del team e dell’azienda;
- l’incremento del livello motivazionale.

4. La progettazione del percorso
Analisi delle esigenze formative
con il Servizio Sviluppo Organizzativo
Progettazione in dettaglio focalizzata su
output precisi, selezione di specifiche
tecniche del Coaching Creativo.
Riunioni con il Direttore Divisione
Operativa per:
approfondire struttura
e funzioni del team, analizzare le
criticità, focalizzare gli obiettivi
principali.
L’intervento è stato calibrato lavorando
in ogni fase in partnership con
la committenza con diverse riunioni
e follow up
!
Macro-progettazione costruita
su misura : un intervento
di 3 giornate per il Team, Follow up
a distanza di qualche mese.!
E’ seguita la comunicazione ai
partecipanti e l’inizio dei lavori
!
3
1
2
3
4
5
6

5. La metodologia
del Coaching Creativo
Il Coaching Creativo è una metodologia di lavoro che mira a incrementare le
performance aziendali, a sviluppare e potenziare team di valore per affrontare le
sfide del cambiamento. Lo scopo, la natura e la funzione degli strumenti utilizzati,
(metodologie, procedure, tecniche) consentono di valorizzare le persone, riattivare
le “risorse creative” per trovare nuove opzioni, alimentare gli scambi e facilitare i
flussi di comunicazione. A tale fine si ripercorrono le cinque fasi del processo
creativo per coordinare al meglio le funzioni utilizzate dal nostro cervello: la ricerca,
la decodifica, l’elaborazione, la produzione e il feedback.
La struttura delle cinque fasi è un macro-processo che organizza le operazioni
complesse della mente. La funzione di questa metodologia e delle sue attività è
facilitare la disposizione di tali operazioni secondo la loro sequenza naturale e
sviluppare una visione multidimensionale. Ciò significa aprire diverse finestre sulle
molteplici dimensioni entro cui si colloca qualsiasi elemento della realtà: lungo la
linea del tempo e tra i diversi sistemi di riferimento.

6. 1. Ricercare gli scopi
e tracciare le mappe
Le cinque fasi del processo
2. scegliere i criteri e
organizzare i dati
3. dare vita a nuove
possibilità e combinazioni
4. pianificare e agire
5. valutare per
apportare
cambiamenti

7. BRAND TEAM
CREARE
SOLUZIONI
STORYBOARD
PROCESSI
PROBLEM
SOLVING
CREATIVO
Rafforzare lo spirito di gruppo, stimolare il
processo creativo del team, giungere ad una
condivisione dell’identità del team
Per realizzare gli obiettivi motivazionali e di
performance è stato scelto lo strumento del team coaching
e utilizzate 4 tipologie di intervento.
Formulare obiettivi specifici,
rendere maggiormente motivante
ed efficace il lavoro svolto,
esplorare i livelli di risorse dei
partecipanti in relazione agli
obiettivi aziendali
Focalizzare i processi organizzativi ottimizzati, le aree di
miglioramento, le criticità di tipo trasversale
Trasformare le criticità in
obiettivi di performance

8. Struttura e tempi
dell’intervento
Start!up!e!
brand!team!
2!sessioni!
Creare!
Soluzioni!
1!sessione!
Storyboard!dei!
processi!
1!sessione!
Problem!
solving!
crea:vo!
!2!sessioni!
Sono state realizzate 6 sessioni di team coaching di
mezza giornata per un periodo 2 mesi

9. La presentazione creativa
Nella prima fase di lavoro è stata
realizzata un’attività che consente
ai partecipanti di conoscersi
attraverso stimoli creativi.
L’obiettivo principale è creare un
clima favorevole alla
comunicazione e all’ascolto e
approfondire la conoscenza
reciproca, anche al di fuori del
ruolo professionale.

10. Brand Team
Output:
• Rielaborazione della vision e della mission
• Rappresentazioni concettuali e grafiche: azienda, team e persone
• Invenzione di un logo e un payoff del team
I partecipanti sono stati suddivisi in 2 gruppi di lavoro per realizzare alcuni pannelli in cui
rappresentare graficamente le diverse dimensioni aziendali (nel passato, nel presente e nel
futuro previsto): l’azienda, il Team e i componenti del team. Il Brand Team è un percorso di
Coaching Creativo che ha lo scopo di armonizzare valori personali e aziendali con i
comportamenti organizzativi, attraverso un trial-job di ricerca creativa. I partecipanti sono
impegnati e trasformare l’idea comune del team, l’esperienza di lavoro, i valori e le
competenze delle persone coinvolte, in un Brand con nuove vision e mission, un logo e un
payoff personalizzati. Sono state utilizzate diverse tecniche: l’Analisi Multi-Schermo, il
Brainwriting, il Visual thinking, per produrre idee, attivare lo spirito creativo del gruppo,
sviluppare nuove prospettive. Gli obiettivi di questa fase sono stati:
lo sviluppo di un senso di coesione, la costruzione di significati condivisi, la realizzazione di
un’identità di team più forte.

11. VISION
MISSION
Con la tecnica del brainwriting i
due sottogruppi hanno
elaborato Vision e Mission del
team. Ogni sottogruppo ha poi
trasformato le definizioni
dell’altro gruppo in una
metafora grafica.
Brand Team

12. Queste rappresentazioni sono state realizzate con due modalità di lavoro: il brainwriting e il
visual thinking per attivare in modo integrato i due emisferi cerebrali. Con il brainwriting si
utilizza il linguaggio descrittivo, le funzioni logiche e lineari con l’utilizzo dei posti-it, il debrief e
la descrizione sintetica conclusiva. Con il visual thinking si traduce il contenuto in
rappresentazioni grafiche, attivando l’immaginazione, la metafora, le analogie.
Brand Team

13. I due sottogruppi hanno unito gli sforzi
per realizzare creativamente un logo e
uno slogan del Team. Il Brand Team è
stato utile per lavorare in gruppo con
un scopo unico, scambiare idee,
collaborare, trovare accordi, assegnare
compiti e ruoli.
I partecipanti hanno attivato un
processo creativo di team e condiviso i
valori comuni, gli obiettivi, il
significato del proprio lavoro. L’output
è stato funzionale ad attivare il
sentimento di squadra e il piacere di
lavorare insieme.
Brand Team

14. Nella seconda parte dell’intervento abbiamo realizzato un team coaching per allineare: obiettivi, valori, motivazioni
e competenze. Ogni partecipante ha riflettuto individualmente sui quattro temi proposti, con l’ausilio di alcune carte
stimolo (Creare Soluzioni) e poi ha condiviso il risultato del proprio lavoro con i colleghi. I partecipanti hanno
stabilito obiettivi professionali specifici per rendere maggiormente motivante ed efficace il lavoro svolto, hanno
esplorato le risorse e le competenze più efficaci per allineare gli obiettivi personali con quelli del team e
dell’azienda. L’output è una mappa mentale creativa del team che integra le risorse di ognuno.
Creare
soluzioni

15. La Mappa Creativa del
Team rappresenta un
momento di forte
integrazione che consente
di ad ognuno di
differenziarsi come
persona e sentirsi parte di
un team. Ogni ramo con la
sua grafica e i contenuti
scritti rappresenta
l’individualità e le risorse
distintive che, nel
complesso, creano una
struttura unica integrata.
Creare
soluzioni

16. La terza fase dell’intervento è stata focalizzata sui
processi di lavoro del Team. I partecipanti hanno
realizzato uno story-board per rappresentare il
flusso di lavoro, le aree di criticità, gli aspetti
ottimizzati. Il team è riuscito ad illustrare in modo
approfondito macro-fasi, attività, ruoli e
rappresentarli in modo da cogliere più facilmente le
aree di miglioramento. E’ stato riscontrato un
accordo generale sulle problematiche da gestire e i
cambiamenti necessari a breve e lungo periodo.
La realizzazione dello story-board, la condivisione
dei processi e il debrief hanno consentito al team di
preparare le basi per trasformare le criticità in
obiettivi di performance.
Storyboard
dei processi

17. Le ultime due sessioni di lavoro sono state
dedicate a trasformare le criticità in obiettivi.
Con lo strumento del brainstorming il team ha
individuato due tipologie di obiettivi a medio e
lungo tempo:
- obiettivi di performance
- obiettivi evolutivi per il team
Gli obiettivi di performance, cioè la conclusione
di un numero di pratiche prestabilito e
l’abbassamento della giacenza media istruttoria,
sono stati affrontati attraverso l’individuazione di
una strategia di emergenza a breve, e proposte
per superare le cause delle criticità a lungo
termine. Le numerose idee prodotte sono state
discusse, selezionate e trasformate in azioni.
Problem
solving creativo

18. 17
Kairòs Solutions
liberare soluzioni
Kairòs Solutions è una società di consulenza, formazione e coaching che offre
interventi per sviluppare e applicare la strategia creativa, valorizzare le persone e
facilitare i cambiamenti nell’innovazione aziendale.
Il nostro payoff, “liberare soluzioni”, vuole trasmettere l’idea concreta che,
attraverso una precisa metodologia di intervento, è possibile aiutare persone e
aziende a liberare creativamente le migliori soluzioni, come espressione di
passioni, valori e competenze.
Negli ultimi 10 anni abbiamo costruito partnership con aziende e organizzazioni
per aiutarle a realizzare obiettivi di crescita e di miglioramento. Ci piace definirci
artigiani del cambiamento e dello sviluppo perché realizziamo interventi su
misura, costruiti sulle reali esigenze formative delle persone, che consideriamo
la risorsa più preziosa di un’azienda. Utilizziamo la metodologia del Coaching
Creativo per accompagnare le persone a partecipare al cambiamento
organizzativo, all’innovazione, all’evoluzione di sé, del team e dell’azienda.

19. Simone Piperno
s.piperno@kairossolutions.it
Massimo Del Monte
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Contatti
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