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Implanter la gestion de portefeuille de
projets en 100 jours
Gouvernance, processus, outils
Par: Radenko Corovic
RSM Technologies
PMI Lévis-Québec - Conférence 5@7
© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
Agenda
• Avant de commencer
• Jour 10 - Nous savons maintenant d'où nous partons et vers
où nous allons
• Jour 30 – On commence à voir l’image de notre future
portefeuille
• Jour 50 - Mais, avant de construire, il y a des préalables
• Jour 70 - Wow, ça se concrétise
• Jour 80 - On prépare la grande ouverture
• Jour 100 - Ça fonctionne!!!
• Leçons à retenir
© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. 2
Avant de commencer
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maturité de l’organisation
3© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
Caracteristiques de l’approche top-down
• Permet d’implanter les parties de la solution qui sont entièrement
fonctionnelles
• Diminue le risque d’échec en implantant la solution de façon graduelle
et progressive
• Facilite la gestion du changement en impliquant les utilisateurs assez
tôt dans le processus et augmente ainsi l’adhésion des personnes clés
• Permet de synchroniser l’implantation de la solution avec la capacité
d’organisation de «digérer» les changements
• Permet d’adapter l’implantation du processus de gestion du portefeuille
à la réalité de chaque organisation
• Donne rapidement des premiers résultats et démontre que la solution
fonctionne
4© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
Prêt? On commence …
Copyright: RSM Technologie 2013 5
Jour 10 - Nous savons maintenant d'où nous
partons et vers où nous allons
• Le niveau de maturité en PPM est définit et
les points à améliorer sont identifiés
• Les acteurs principaux de gestion de
projets dans l'organisation (voir toutes les
perspectives) sont consultés
6© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
«On n'est pas assez
mature pour le PPM»
Vraiment?
• La solution globale (grande image) est définie
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Évaluation de maturité- Résultats
7© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
Jour 30 - On commence à voir l’image de notre
future portefeuille
• Le plan du projet («Rolling Wave Planning)» est réalisé et
validé par le CD
• Le plan de gestion du changement est rédigé et validé par le
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• Les processus de base sont définis et formalisés
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préalables
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Jour 80 - On prépare la grande ouverture
• Les demandes/opportunités sont importées
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19© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
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23© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
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Oui, c’est possible si vous
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Implanter la gestion de portefeuille (et l’outil)
en 100 jours ouvrables?
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Merci!
Contact: radenko.corovic@gmail.com
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2013-10-08 Radenko Corovic Implanter la gestion de portefeuille de projet en 100 jours

  • 1. Implanter la gestion de portefeuille de projets en 100 jours Gouvernance, processus, outils Par: Radenko Corovic RSM Technologies PMI Lévis-Québec - Conférence 5@7 © 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 2. Agenda • Avant de commencer • Jour 10 - Nous savons maintenant d'où nous partons et vers où nous allons • Jour 30 – On commence à voir l’image de notre future portefeuille • Jour 50 - Mais, avant de construire, il y a des préalables • Jour 70 - Wow, ça se concrétise • Jour 80 - On prépare la grande ouverture • Jour 100 - Ça fonctionne!!! • Leçons à retenir © 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. 2
  • 3. Avant de commencer  Pourquoi les implantations de GPP échouent?  Implantation typique du PPM: 12-18 mois, risquée, engage des ressources considérables, livre les résultats limités  Pouvons-nous faire mieux que ça?  Oui, mais avec l’approche top-down et l’outil approprié  Cibler en premier les fonctionnalités de gestion de portefeuille  Adapter l’implantation de la solution au niveau de maturité de l’organisation 3© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 4. Caracteristiques de l’approche top-down • Permet d’implanter les parties de la solution qui sont entièrement fonctionnelles • Diminue le risque d’échec en implantant la solution de façon graduelle et progressive • Facilite la gestion du changement en impliquant les utilisateurs assez tôt dans le processus et augmente ainsi l’adhésion des personnes clés • Permet de synchroniser l’implantation de la solution avec la capacité d’organisation de «digérer» les changements • Permet d’adapter l’implantation du processus de gestion du portefeuille à la réalité de chaque organisation • Donne rapidement des premiers résultats et démontre que la solution fonctionne 4© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 5. Prêt? On commence … Copyright: RSM Technologie 2013 5
  • 6. Jour 10 - Nous savons maintenant d'où nous partons et vers où nous allons • Le niveau de maturité en PPM est définit et les points à améliorer sont identifiés • Les acteurs principaux de gestion de projets dans l'organisation (voir toutes les perspectives) sont consultés 6© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. «On n'est pas assez mature pour le PPM» Vraiment? • La solution globale (grande image) est définie • Les domaines/modules à implanter sont identifiés et priorisés • Le projet est officiellement démarré et le chef de projet est nommé • Le «sponsor» est choisi et intégré dans l’équipe du projet
  • 7. Évaluation de maturité- Résultats 7© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 8. Jour 30 - On commence à voir l’image de notre future portefeuille • Le plan du projet («Rolling Wave Planning)» est réalisé et validé par le CD • Le plan de gestion du changement est rédigé et validé par le CD • Les processus de base sont définis et formalisés • Le rôle et les responsabilités du BP corporatif de projets (EPMO) sont définis • La Charte du Comité de gouvernance du portefeuille est rédigée et validée par la haute direction • Les exigences de l'outil sont identifiées et validées • Le processus de choix de l’outil est lancé 8© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 9. Choix de l’outil PPM – Grille d'exigences Logiciel de gestion du portefeuille - Grille d'évaluation Organisation: Evaluation Total score Dimension Valeur relative (%) Score maximal C1 C2 C3 C1 C2 C3 1 Fonctions de base 40% 0 0 0 0 0 0 1.1 Opportunity Identification/Demand Management 10% 12 0,75 0 0 0,075 0 0 1.1.1 Identification 3 0 0 0 1.1.2 Identify follow-up information requirements 3 0 0 0 1.1.3 Evaluation 3 0 0 0 1.2 Portfolio Identification 0 16 0 0 0 0 0 0 1.2.1 Organizational 0 0 0 1.2.2 Product-based 0 0 0 1.2.3 Strategy-based 0 0 0 1.2.4 Project type 0 0 0 1.3 Project Prioritization & Selection 0 12 0 0 0 0 0 0 1.3.1 Criteria development 0 0 0 1.3.2 Scoring and evaluation 0 0 0 1.3.3 Prioritization and ranking 0 0 0 1.3.4 Project approvals 0 0 0 1.4 Resource Management 0 36 0 0 0 0 0 0 1.4.1 Resource identification 0 0 0 1.4.2 Resource skill definition 0 0 0 1.4.3 Skill-based resource searches 0 0 0 9© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 10. Jour 50 - Mais, avant de construire, il y a des préalables • L’outil est choisi et prêt pour la configuration • Les paramètres (champs) de projets et de demandes sont définis • Les critères du scoring système sont identifiés et pondérés • Le Comité de gouvernance du portefeuille est formé et la première réunion est planifiée • L’état d’avancement du projet d’implantation du portefeuille est communiqué à travers de l’organisation • Le soutien de la haute direction est confirmé 10© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 11. Pourquoi une solution SaaS («cloud»)? • Un déploiement facile et rapide • Ne nécessite pas l’acquisition (ni l’entretien) d’infrastructure ou de logiciels • Diminue le risque d’échec (il est facile d’entrer et facile de sortir) • Assurance de toujours travailler avec la dernière version • Solutions GPP actuelles en mode SaaS sont robustes, sécuritaires et configurables (Gartner) 11© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 12. Deux principaux types d’outils de gestion du portefeuille de projets Top-Down Bottom-Up Facilité de déploiement Élevée Faible/Moyenne Facilité d’utilisation Moyenne/Élevée Faible/Moyenne Niveau d’intégration des données de projet Moyen/Élevé Faible Type de solution SaaS/Cloud Hébergée Clientèle principale Gestionnaires liés aux investissements Chefs et membres d’équipe de projets; BP Niveau de travai Gestion stratégique des investissements Exécution de projets 12© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 13. Outil d’évaluation/priorisation de projets du RSM Technologies 13© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 14. Jour 70 - Wow, ca se concrétise • Les paramètres de gestion de portefeuille sont intégrés dans l’outil • Le processus (workflow) de gestion des demandes est configuré • Les indicateurs de performance du portefeuille sont définis et configurés • Le module de gestion des risques/enjeux est configuré • Les projets en cours sont importés • Les projets sont associés aux sous-portefeuilles et aux programmes 14© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 15. Vue sommaire de projets (grande image) 15© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 16. Structure du portefeuille 16© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 17. Jour 80 - On prépare la grande ouverture • Les demandes/opportunités sont importées • La première évaluation de la valeur de projets (scoring) est effectuée 17© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. • Les rapports et les TB exécutifs sont créés • Les chefs de projets sont formés et connectés à l’outil • Le personnel du BP stratégique EPMO) est en place
  • 18. Tableaux de bord exécutifs 18© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 19. Indicateurs de performance du portefeuille 19© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 20. Gestion de la capacité avec les ressources génériques 20© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 21. Jour 100 - Ça fonctionne!!! • L’état du portefeuille de projets est présenté au Comité de gouvernance de portefeuille-CGP • Les demandes/projets candidats sont priorisés par le CGP • Le CGP analyse la capacité globale des ressources et prend les mesures • Certains projets sont devancés, certains retardés, et certains arrêtés...Ouch! • Mais on le fait dans les meilleurs intérêts de l'organisation 21© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 22. Wow, c'est impressionnant...mais, attendez un peu On cible les fonctionnalités de gestion de portefeuille et non celles de gestion opérationnelle de projet. Mais, rien ne vous empêche, si l’organisation est prête, de les ajouter après. Je ne vois pas les tâches détaillées de projet! On ne peut pas gérer les projets comme ça… Où sont les feuilles de temps? 22© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. On n’a pas assigné les ressources aux tâches!
  • 23. Leçons à retenir • Planifier et exécuter les travaux en mode projet • Préparer l’organisation à l’arrivée du GPP (évaluer le niveau de maturité, présenter le concept, communiquer les changements, etc.) • Adapter l’approche à la réalité et au niveau de maturité de votre organisation • Assurer le soutien de la haute direction («business sponsor») 23© 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  • 24. Copyright: RSM Technologie 2013 24 Oui, c’est possible si vous avez une bonne approche et si vous êtes bien preparé. Implanter la gestion de portefeuille (et l’outil) en 100 jours ouvrables?
  • 25. Copyright: RSM Technologie 2013 25 Merci! Contact: radenko.corovic@gmail.com radenko.corovic@rsmtechno.com Site web: www.rsmtechno.ca Questions/Commentaires