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S’ORGANISER POUR GAGNER EN
   EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ




        24/10/2012




         ©OrganiZen – Laure DUFOURG
LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS



         J’accompagne les indépendants et TPE dans leur
            organisation quotidienne :
          Aménagement fonctionnel des locaux
          Assistance administrative
          Communication
          Formation professionnelle


                    UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME
24/10/2012                 ©OrganiZen – Laure DUFOURG            2
GERER MON TEMPS



    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
DEROULEMENT



1. PRENDRE                                2. ADOPTER UNE
CONSCIENCE DE MA                          METHODE ET DES
SITUATION ET DE MON                       OUTILS QUI ME
COMPORTEMENT                              CONVIENNENT




       3. M’AFFIRMER SEREINEMENT
          DANS MON QUOTIDIEN

             ©OrganiZen – Laure DUFOURG
LES CHRONOPHAGES EXTERNES


•   Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs,
•   Les bavardages ou commérages,
•   Les réunions trop fréquentes ou trop longues,
•   Les réunions et entretiens mal préparés,
•   Les interruptions par les collègues, par les clients…
•   Les visiteurs qui arrivent à l’improviste,
•   Les conflits mal gérés qui durent,
•   Le manque d’informations,
•   La mauvaise organisation des autres,
•   Les démarches administratives trop longues,
•   Les urgences,
•   Les papiers ou messages sans intérêt.
                     ©OrganiZen – Laure DUFOURG
LES CHRONOPHAGES INTERNES


•   Le perfectionnisme et les détails excessifs.
•   Le manque de planification / d’anticipation.
•   Le manque d’ordre et de classement.
•   La difficulté à comprendre le changement.
•   Le manque de compréhension des informations.
•   La difficulté à dire non.
•   La fatigue, le stress.
•   La difficulté à prendre une décision.
•   La procrastination.
•   La délégation inversée.
•   Le manque de rigueur.
                   ©OrganiZen – Laure DUFOURG
LES AVANTAGES CACHES D’UNE
                    MAUVAISE GESTION DU TEMPS


Ils sont souvent inconscients :
• la reconnaissance : renvoie l’image valorisée d’une personne
  très active.

• l’adrénaline : besoin d’urgence et de stress pour avoir le
  sentiment de rattraper le temps perdu.

• la fuite : permet d’échapper aux obligations, aux situations
  désagréables.



                       ©OrganiZen – Laure DUFOURG
FREINS ET PEURS



  Êtes-vous prêts à changer? A remettre en cause vos
                      habitudes ?

« Celui qui ne veut pas faire trouve des raisons, celui qui
             veut faire trouve des moyens »




                    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
ME FIXER DES OBJECTIFS



       ©OrganiZen – Laure DUFOURG
- « Voudriez-vous me dire, s'il vous plait, quel chemin je dois prendre
    pour m'en aller d'ici ? »
- « Cela dépend largement de là où vous voulez aller »
- « Peu m'importe »
- « Alors le chemin que vous allez prendre n'a pas d'importance »

   Échange entre Alice et le Chat du Cheshire, Alice au pays des merveilles.


                        Et vous, où voulez-vous aller ?



                            ©OrganiZen – Laure DUFOURG
DEFINIR MES OBJECTIFS



• Un objectif représente un but à atteindre sur lequel je
m’engage.

• Il est formalisé par un verbe d’action.

• Il peut être scindé en sous-objectifs : les actions (étapes)
pour atteindre l’objectif final.




                    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
LA METHODE SMART



S - SPECIFIQUE : précis, simple, formulé de manière positive (Je
   veux)

M – MESURABLE : qualité, quantité, temps, argent
A – ATTEIGNABLE : motivant, approprié
R – REALISTE : moyens, compétences,
T – TEMPOREL : daté dans le temps, avec une échéance et des
   objectifs intermédiaires


                       ©OrganiZen – Laure DUFOURG
PLANIFIER



©OrganiZen – Laure DUFOURG
CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE
JOURNEE


                              Conclusion :
                              > les tâches les plus difficiles et
                              complexes sont à planifier le
                              matin.
                              (Pas de réunion avant 11H, pas de
                              lecture de mails à l’arrivée).


                              > Entre 14h et 16 h :
                              préférer les travaux de
                              routine.

                              > En fin de journée, privilégier
                              le relationnel, les contacts
                              sociaux.


 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE HEURE


Valeur de rendement de la concentration sur une heure (moyenne)
                                                                         Conclusion :
                                                                         > Faire des pauses toutes les
                                                                         heures, mêmes courtes.

                                                                         > Travailler trop longtemps
                                                                         n’est pas efficace (pas plus d’une
                                                                         heure en continu).




        05/04/2011                          ©OrganiZen – Laure DUFOURG
PLANIFICATION



Planifier est indispensable pour agir en fonction des ses
objectifs et non en fonction des sollicitations.

Planifier implique de garder de la souplesse pour pouvoir,
au fur et à mesure, ajuster au mieux l’usage de son temps à
ses objectifs mais aussi aux imprévus.

> Rester ferme sur ses objectifs tout en étant souple au
quotidien.


                    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
PLANIFIER
                  METHODE NERAC


N – NOTER les tâches à accomplir
E – ESTIMER les durées
R – RESERVER DU TEMPS pour l’imprévu (40% à 60%).
A – ARBITRER par priorité
C – CONTROLER



                    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
ETABLIR LES PRIORITES



En classant les tâches selon leur priorité, on s’assure de :
• travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires,
• traiter les affaires selon leur degré d’urgence,
• se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche,
• atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances,
• éviter de laisser les tâches inachevées.



>>> Prioriser l’important à l’urgent

                        ©OrganiZen – Laure DUFOURG
ETABLIR LES PRIORITES




                                                      PREPARATION DE L’AVENIR
PROBLEME
                                                      > A PLANIFIER
> A FAIRE EN PRIORITE




INTERRUPTION                                            DISTRACTION
> A DELEGUER                                            > ANNULER




                         ©OrganiZen – Laure DUFOURG
OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE
               TRAVAIL




                         1
« En entreprise, on perd …… heure par jour à chercher
                                                  6
   des informations, documents, objets, etc soit ……
                  semaines par an ».




                 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL




05/04/2011    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
SYNTHESE



1. Me libérer la tête des choses à faire dans des listes
   au fur et à mesure.
2. Chaque soir, planifier la journée du lendemain
3. Chaque jour : un temps de rangement
4. Chaque fin de semaine : un temps de planification et
   de réflexion.




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  • 1. S’ORGANISER POUR GAGNER EN EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ 24/10/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 2. LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS J’accompagne les indépendants et TPE dans leur organisation quotidienne :  Aménagement fonctionnel des locaux  Assistance administrative  Communication  Formation professionnelle UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME 24/10/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 2
  • 3. GERER MON TEMPS ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 4. DEROULEMENT 1. PRENDRE 2. ADOPTER UNE CONSCIENCE DE MA METHODE ET DES SITUATION ET DE MON OUTILS QUI ME COMPORTEMENT CONVIENNENT 3. M’AFFIRMER SEREINEMENT DANS MON QUOTIDIEN ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 5. LES CHRONOPHAGES EXTERNES • Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs, • Les bavardages ou commérages, • Les réunions trop fréquentes ou trop longues, • Les réunions et entretiens mal préparés, • Les interruptions par les collègues, par les clients… • Les visiteurs qui arrivent à l’improviste, • Les conflits mal gérés qui durent, • Le manque d’informations, • La mauvaise organisation des autres, • Les démarches administratives trop longues, • Les urgences, • Les papiers ou messages sans intérêt. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 6. LES CHRONOPHAGES INTERNES • Le perfectionnisme et les détails excessifs. • Le manque de planification / d’anticipation. • Le manque d’ordre et de classement. • La difficulté à comprendre le changement. • Le manque de compréhension des informations. • La difficulté à dire non. • La fatigue, le stress. • La difficulté à prendre une décision. • La procrastination. • La délégation inversée. • Le manque de rigueur. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 7. LES AVANTAGES CACHES D’UNE MAUVAISE GESTION DU TEMPS Ils sont souvent inconscients : • la reconnaissance : renvoie l’image valorisée d’une personne très active. • l’adrénaline : besoin d’urgence et de stress pour avoir le sentiment de rattraper le temps perdu. • la fuite : permet d’échapper aux obligations, aux situations désagréables. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 8. FREINS ET PEURS Êtes-vous prêts à changer? A remettre en cause vos habitudes ? « Celui qui ne veut pas faire trouve des raisons, celui qui veut faire trouve des moyens » ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 9. ME FIXER DES OBJECTIFS ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 10. - « Voudriez-vous me dire, s'il vous plait, quel chemin je dois prendre pour m'en aller d'ici ? » - « Cela dépend largement de là où vous voulez aller » - « Peu m'importe » - « Alors le chemin que vous allez prendre n'a pas d'importance » Échange entre Alice et le Chat du Cheshire, Alice au pays des merveilles. Et vous, où voulez-vous aller ? ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 11. DEFINIR MES OBJECTIFS • Un objectif représente un but à atteindre sur lequel je m’engage. • Il est formalisé par un verbe d’action. • Il peut être scindé en sous-objectifs : les actions (étapes) pour atteindre l’objectif final. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 12. LA METHODE SMART S - SPECIFIQUE : précis, simple, formulé de manière positive (Je veux) M – MESURABLE : qualité, quantité, temps, argent A – ATTEIGNABLE : motivant, approprié R – REALISTE : moyens, compétences, T – TEMPOREL : daté dans le temps, avec une échéance et des objectifs intermédiaires ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 14. CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE JOURNEE Conclusion : > les tâches les plus difficiles et complexes sont à planifier le matin. (Pas de réunion avant 11H, pas de lecture de mails à l’arrivée). > Entre 14h et 16 h : préférer les travaux de routine. > En fin de journée, privilégier le relationnel, les contacts sociaux. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 15. CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE HEURE Valeur de rendement de la concentration sur une heure (moyenne) Conclusion : > Faire des pauses toutes les heures, mêmes courtes. > Travailler trop longtemps n’est pas efficace (pas plus d’une heure en continu). 05/04/2011 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 16. PLANIFICATION Planifier est indispensable pour agir en fonction des ses objectifs et non en fonction des sollicitations. Planifier implique de garder de la souplesse pour pouvoir, au fur et à mesure, ajuster au mieux l’usage de son temps à ses objectifs mais aussi aux imprévus. > Rester ferme sur ses objectifs tout en étant souple au quotidien. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 17. PLANIFIER METHODE NERAC N – NOTER les tâches à accomplir E – ESTIMER les durées R – RESERVER DU TEMPS pour l’imprévu (40% à 60%). A – ARBITRER par priorité C – CONTROLER ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 18. ETABLIR LES PRIORITES En classant les tâches selon leur priorité, on s’assure de : • travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires, • traiter les affaires selon leur degré d’urgence, • se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche, • atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances, • éviter de laisser les tâches inachevées. >>> Prioriser l’important à l’urgent ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 19. ETABLIR LES PRIORITES PREPARATION DE L’AVENIR PROBLEME > A PLANIFIER > A FAIRE EN PRIORITE INTERRUPTION DISTRACTION > A DELEGUER > ANNULER ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 20. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 1 « En entreprise, on perd …… heure par jour à chercher 6 des informations, documents, objets, etc soit …… semaines par an ». ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 21. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL 05/04/2011 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  • 22. SYNTHESE 1. Me libérer la tête des choses à faire dans des listes au fur et à mesure. 2. Chaque soir, planifier la journée du lendemain 3. Chaque jour : un temps de rangement 4. Chaque fin de semaine : un temps de planification et de réflexion. ©OrganiZen – Laure DUFOURG