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Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES

Au quotidien : Bien gérer les
dossiers
Par Sylvestre KOUAKOU
(Volontaire International de la
Francophonie)
Volontariat international de la Francophonie

SOMMAIRE

1.
Définitions

Bien gérer un dossier

Intituler un dossier
Pour mieux conserver, éliminez !

Organiser matériellement

Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

OBJECTIFS
- Acquérir ou renforcer les capacités pour bien gérer un dossier
depuis la création en passant par sa nomination, son organisation
pour aboutir à sa conservation.
- Expliquer l’utilisation du plan de classement au personnel afin de
faciliter la gestion des dossiers

Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

1. Définitions
Archives
“ l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur
support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale et par tout service et organisme public ou privé dans l’exercice de
leur activité ”.
Elles ont trois valeurs : Informative – Probante – Historique
Dossier
Un dossier est un ensemble homogène de documents, se rapportant à
un même objet. Ceux-ci, cependant, peuvent être de même nature (tels
que procès-verbaux, chronos de correspondance, pièces comptables,
etc.).
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

2. Bien gérer un dossier (1)
 Quand et comment ouvrir un dossier ?
 A chaque nouvelle affaire ou action
 En classant sans attendre tout document original dans le
dossier correspondant

En respectant le principe de l’homogéneité

Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

2. Bien gérer un dossier (2)
 Ordre à tenir à l’intérieur d’un dossier
 Ordre Chronologique (documents plus anciens au fonds)
mais pas strict dans la mesure où l’on ne sépare pas les pièces
justificatives de la correspondance à laquelle elles se rapportent.
Si un dossier est volumineux et compliqué, vous pouvez
constituer des sous-dossiers. Déterminez alors un ordre interne
des sous-dossiers à l’intérieur d’un dossier (alphabétique,
chronologique, thématique, géographique). Chaque sous-dossier
doit être pourvu d’un intitulé, comme un vrai dossier et conditionné
dans une sous-chemises.
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

2. Bien gérer un dossier (3)
 Quelques catégories de dossiers
 Dossier d’informations générales ( Notes de service, lettres,
circulaires,…)
 Dossier de fonctionnement ( accord de siège, rapports, comptesrendus…)
 Dossier comptable ( budgets, livre de compte, factures, bon
d’engagement ....)
 Dossier fonction communication (communiqués de presse, film
institutionnel, coupures de presse, …)
 Dossier documentaire ( Guides, vadémécums, …)
 Dossier actions (sport, jeunesse, GTCF, ...)
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la francophonie /

2. Bien gérer un dossier (4)
 Constitution d’un dossier : exemple d’un dossier d’action
 En Amont
• Bâtir le projet d’action ou d’activité (fiche d’identité de l’action, correspondances, etc. )
• Trouver des partenaires (correspondances, conventions, protocoles d’accords, etc.)
• Communiquer et Mobiliser ( correspondances, circulaires, communiqué de presse, etc. )
 Pendant l’action
• Organiser – gérer – contrôler (correspondances, fiches de suivi, bordereaux, rapports et
comptes-rendus, reportages, etc.)
 En Aval
• Evaluer (comptes-rendus, enquêtes, rapports, statistiques, bilan, rapports techniques et
financiers, revues de presse, etc.)
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

2. Bien gérer un dossier (5)
 Que vérifier avant de clore un dossier?
 Éliminez dans le dossier les documents en double, les imprimés vierges.
 Assurez-vous que chaque document est identifié, c’est-à-dire qu’en le voyant
on puisse répondre aux trois questions : qui ? quand ? où ?
 Datez les photos, en indiquant les personnes qui y figurent, le lieu exact où
se déroule l’action, où et à quelle occasion elle a été prise, etc.
Datez les coupures de presse en indiquant le journal dont elles sont extraites
 Imprimez les courriers électroniques importants
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

2. Bien gérer un dossier (6)
 Que vérifier avant de clore un dossier? (suite)
 Identifiez l’auteur de notes manuscrites ou de rapports
 Vérifiez l’ordre du dossier.

 Vérifiez le titre et le contenu.
 Complétez l’intitulé avec la date de clôture.
 Vérifiez qu’il n’y manque aucun élément,
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat international de la Francophonie

2. Intituler un dossier (1)
Pour pouvoir utiliser et exploiter un dossier, vous devez l’identifier, c’està-dire lui donner un intitulé.

Définition « Intitulé » (en Archives) :
Un titre qui traduit l’objet d’un dossier, en mentionnant les dates, à savoir la
date d’ouverture du dossier et la date de sa clôture.
 Caractéristiques d’un bon intitulé :
 Fiable : le titre doit correspondre au contenu du dossier
Intelligible: il doit être compris par tous et ne pas être sujet à interprétation
NB: Portez toujours l’intitulé du dossier sur la chemise qui le contient.
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la Francophonie

2. Intituler un dossier (2)
 Questions de départ
 De quoi parle ce dossier ?
 Pourquoi parle-t-on de cela ?
 Qui a fait ? Où ? Quand ?
 À quel endroit et à quel moment cela s’est-il passé ?
 Qu’est-ce que c’est ?
 Objet
il s’agit du thème dont traitent les documents constituant le dossier, de leur
facteur commun. A titre d’exemple :
– Journée mondiale de la jeunesse
– Conférence ministérielle
Sylvestre KOUAKOU

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Volontariat International de la Francophone

2. Intituler un dossier (3)
 S’il vous paraît nécessaire d’indiquer un objet principal et un objet
secondaire, procédez alors dans l’intitulé du général au particulier :

•

Conférence ministérielle, 34ème session

•

Semaine international du sport, atelier des encadreurs sportifs

 Si vous voulez faire mention de l’action dans l’intitulé vous pouvez procéder
comme suit :
Action 5
Quinzaine de la Francophonie, randonnée pédestre
NB: Il faut toujours adopter le même style pour l’ensemble des dossiers !
Sylvestre KOUAKOU

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Volontariat International de la Francophone

2. Intituler un dossier (4)
 La nature des documents : elle consiste à faire mention des types
de documents qui composent le dossiers ce qui permet d’en expliciter
son contenu.
Exemples:
- Conférence ministérielle, 34ème session : correspondances,
rapport général, relevés de décisions, etc.
- Séminaire de formation, Jeunes et leadership : Correspondance,
coupure de presse, rapports, rapport financier et pièces justificatives

Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la Francophone

2. Intituler un dossier (5)
 Le lieu et la date : dans la mesure du possible, précisez l’objet par
une localisation dans le temps et dans l’espace.
Exemples:

- Conférence ministérielle, 34ème session, Niamey (Niger), 04-07
mars 2013
- Quinzaine de la francophonie, randonnée pédestre, Dakar
(Sénégal), 13 avril 2012

Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la Francophone

2. Intituler un dossier (6)
L’auteur des documents. il peut être utile de le faire figurer dans l’intitulé
du dossier et des sous-dossiers dans certains cas :
Exemple :
- un dossier d’étude réalisée pour la CONFEJES par une société ;
- un dossier d’expertise réalisée pour La CONFEJES par une société ;
- une enquête commanditée par la CONFEJES;
- des brochures ou publications de la CONFEJES
- une collection de circulaires ou de brochures émanant d’une autre
structure ;
- un reportage photographique réalisé pour la CONFEJES

Sylvestre KOUAKOU

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2. Intituler un dossier (7)
Les dates extrêmes des documents : de quand à quand ?
Il s’agit de préciser dans l’intitulé pour chaque dossier et sous-dossier la
date du document le plus ancien et celle du document le plus récent.
Exemple d’intitulé complet d’un dossier :

Conférence ministérielle, 34ème session, Niamey (Niger), 04-07
mars 2013 : Correspondances, rapports, rapport financier et pièces
justificatives, relevé de décisions, 2012-2013.

Sylvestre KOUAKOU

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Volontariat International de la Francophone

3. Pour mieux conserver, éliminez ! (1)
« Un bon archiviste, n’est pas celui qui sait conserver mais celui sait
détruire »

 Conseils pour élimer les documents :
 Détruisez que les papiers qui encombrent inutilement les dossiers : les
doubles, les brouillons, les premiers jets des documents (sauf si le
processus de mise au point d’une action est d’une grande importance), les
notes et les documents en nombre, les manuscrits de documents publiés
(sauf si le texte diffère de manière considérable de la version définitive).

 Veillez à conserver les originaux (pièces signées et datées) qui seuls ont
valeur de preuve
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la Francophone

3. Pour mieux conserver, éliminez ! (2)
 Renseignez-vous sur les prescriptions légales en cours dans le pays du
siège social de votre organisation (essentiellement pour les documents
juridiques, financiers et comptables).
NB: Prévoyez toujours une marge supplémentaire.
 Veillez à la sauvegarde des intérêts de votre institution et des personnes,
ayez en tête la notion de preuve

Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la Francophone

4. Organiser matériellement (1)
 Précautions pour ranger un dossier :
 Utilisez chemises et sous-chemises pour classer les dossiers ; indiquez sur
chacune d’elle l’intitulé sommaire et mettez les dossiers en pochettes ou en boîtes
d’archives. Munissez la pochette ou la boîte d’une cote qui permet d’identifier les
dossiers et de les trouver facilement.
 Dressez une liste de vos dossiers courants pour les rendre accessibles aux
recherches. Reportez les cotes des dossiers sur la liste. Tenez soigneusement à
jour cette liste.
 Dans votre bureau, rangez les dossiers de même nature dans l’ordre
chronologique (procès-verbaux, chronos), alphabétique (dossiers de personnel) ou
géographiques (action par pays).
Sylvestre KOUAKOU

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Volontariat International de la Francophone

4. Organiser matériellement (2)
 Comment attribuer une cote à un dossier ?
Cote: La cote permet tout à la fois d’identifier un dossier et d’en faciliter le
rangement et le repérage. La cote peut être soit un numéro soit un ou des
chiffre(s) (système décimal), une ou des lettre(s) (système alphabétique), soit
une combinaison de ces deux éléments (système alphanumérique).
Exemples:

Série 1D2 : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, de sports et des
loisirs
– 1D2- (001) : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, formation des
cadres de ministère, (Dakar) Sénégal, 3 décembre 2012.
– 1D2- (002) : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, formation des
cadres de ministère, N’Djamena (Tchad), 23 décembre 2012.
Sylvestre KOUAKOU

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 Merci de votre aimable attention !
Des questions ?

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  • 1. Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES Au quotidien : Bien gérer les dossiers Par Sylvestre KOUAKOU (Volontaire International de la Francophonie)
  • 2. Volontariat international de la Francophonie SOMMAIRE 1. Définitions Bien gérer un dossier Intituler un dossier Pour mieux conserver, éliminez ! Organiser matériellement Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 3. Volontariat international de la Francophonie OBJECTIFS - Acquérir ou renforcer les capacités pour bien gérer un dossier depuis la création en passant par sa nomination, son organisation pour aboutir à sa conservation. - Expliquer l’utilisation du plan de classement au personnel afin de faciliter la gestion des dossiers Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 4. Volontariat international de la Francophonie 1. Définitions Archives “ l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service et organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ”. Elles ont trois valeurs : Informative – Probante – Historique Dossier Un dossier est un ensemble homogène de documents, se rapportant à un même objet. Ceux-ci, cependant, peuvent être de même nature (tels que procès-verbaux, chronos de correspondance, pièces comptables, etc.). Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 5. Volontariat international de la Francophonie 2. Bien gérer un dossier (1)  Quand et comment ouvrir un dossier ?  A chaque nouvelle affaire ou action  En classant sans attendre tout document original dans le dossier correspondant En respectant le principe de l’homogéneité Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 6. Volontariat international de la Francophonie 2. Bien gérer un dossier (2)  Ordre à tenir à l’intérieur d’un dossier  Ordre Chronologique (documents plus anciens au fonds) mais pas strict dans la mesure où l’on ne sépare pas les pièces justificatives de la correspondance à laquelle elles se rapportent. Si un dossier est volumineux et compliqué, vous pouvez constituer des sous-dossiers. Déterminez alors un ordre interne des sous-dossiers à l’intérieur d’un dossier (alphabétique, chronologique, thématique, géographique). Chaque sous-dossier doit être pourvu d’un intitulé, comme un vrai dossier et conditionné dans une sous-chemises. Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 7. Volontariat international de la Francophonie 2. Bien gérer un dossier (3)  Quelques catégories de dossiers  Dossier d’informations générales ( Notes de service, lettres, circulaires,…)  Dossier de fonctionnement ( accord de siège, rapports, comptesrendus…)  Dossier comptable ( budgets, livre de compte, factures, bon d’engagement ....)  Dossier fonction communication (communiqués de presse, film institutionnel, coupures de presse, …)  Dossier documentaire ( Guides, vadémécums, …)  Dossier actions (sport, jeunesse, GTCF, ...) Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 8. Volontariat International de la francophonie / 2. Bien gérer un dossier (4)  Constitution d’un dossier : exemple d’un dossier d’action  En Amont • Bâtir le projet d’action ou d’activité (fiche d’identité de l’action, correspondances, etc. ) • Trouver des partenaires (correspondances, conventions, protocoles d’accords, etc.) • Communiquer et Mobiliser ( correspondances, circulaires, communiqué de presse, etc. )  Pendant l’action • Organiser – gérer – contrôler (correspondances, fiches de suivi, bordereaux, rapports et comptes-rendus, reportages, etc.)  En Aval • Evaluer (comptes-rendus, enquêtes, rapports, statistiques, bilan, rapports techniques et financiers, revues de presse, etc.) Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 9. Volontariat international de la Francophonie 2. Bien gérer un dossier (5)  Que vérifier avant de clore un dossier?  Éliminez dans le dossier les documents en double, les imprimés vierges.  Assurez-vous que chaque document est identifié, c’est-à-dire qu’en le voyant on puisse répondre aux trois questions : qui ? quand ? où ?  Datez les photos, en indiquant les personnes qui y figurent, le lieu exact où se déroule l’action, où et à quelle occasion elle a été prise, etc. Datez les coupures de presse en indiquant le journal dont elles sont extraites  Imprimez les courriers électroniques importants Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 10. Volontariat international de la Francophonie 2. Bien gérer un dossier (6)  Que vérifier avant de clore un dossier? (suite)  Identifiez l’auteur de notes manuscrites ou de rapports  Vérifiez l’ordre du dossier.  Vérifiez le titre et le contenu.  Complétez l’intitulé avec la date de clôture.  Vérifiez qu’il n’y manque aucun élément, Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 11. Volontariat international de la Francophonie 2. Intituler un dossier (1) Pour pouvoir utiliser et exploiter un dossier, vous devez l’identifier, c’està-dire lui donner un intitulé. Définition « Intitulé » (en Archives) : Un titre qui traduit l’objet d’un dossier, en mentionnant les dates, à savoir la date d’ouverture du dossier et la date de sa clôture.  Caractéristiques d’un bon intitulé :  Fiable : le titre doit correspondre au contenu du dossier Intelligible: il doit être compris par tous et ne pas être sujet à interprétation NB: Portez toujours l’intitulé du dossier sur la chemise qui le contient. Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 12. Volontariat International de la Francophonie 2. Intituler un dossier (2)  Questions de départ  De quoi parle ce dossier ?  Pourquoi parle-t-on de cela ?  Qui a fait ? Où ? Quand ?  À quel endroit et à quel moment cela s’est-il passé ?  Qu’est-ce que c’est ?  Objet il s’agit du thème dont traitent les documents constituant le dossier, de leur facteur commun. A titre d’exemple : – Journée mondiale de la jeunesse – Conférence ministérielle Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 13. Volontariat International de la Francophone 2. Intituler un dossier (3)  S’il vous paraît nécessaire d’indiquer un objet principal et un objet secondaire, procédez alors dans l’intitulé du général au particulier : • Conférence ministérielle, 34ème session • Semaine international du sport, atelier des encadreurs sportifs  Si vous voulez faire mention de l’action dans l’intitulé vous pouvez procéder comme suit : Action 5 Quinzaine de la Francophonie, randonnée pédestre NB: Il faut toujours adopter le même style pour l’ensemble des dossiers ! Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 14. Volontariat International de la Francophone 2. Intituler un dossier (4)  La nature des documents : elle consiste à faire mention des types de documents qui composent le dossiers ce qui permet d’en expliciter son contenu. Exemples: - Conférence ministérielle, 34ème session : correspondances, rapport général, relevés de décisions, etc. - Séminaire de formation, Jeunes et leadership : Correspondance, coupure de presse, rapports, rapport financier et pièces justificatives Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 15. Volontariat International de la Francophone 2. Intituler un dossier (5)  Le lieu et la date : dans la mesure du possible, précisez l’objet par une localisation dans le temps et dans l’espace. Exemples: - Conférence ministérielle, 34ème session, Niamey (Niger), 04-07 mars 2013 - Quinzaine de la francophonie, randonnée pédestre, Dakar (Sénégal), 13 avril 2012 Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 16. Volontariat International de la Francophone 2. Intituler un dossier (6) L’auteur des documents. il peut être utile de le faire figurer dans l’intitulé du dossier et des sous-dossiers dans certains cas : Exemple : - un dossier d’étude réalisée pour la CONFEJES par une société ; - un dossier d’expertise réalisée pour La CONFEJES par une société ; - une enquête commanditée par la CONFEJES; - des brochures ou publications de la CONFEJES - une collection de circulaires ou de brochures émanant d’une autre structure ; - un reportage photographique réalisé pour la CONFEJES Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 17. Volontariat International de la Francophone 2. Intituler un dossier (7) Les dates extrêmes des documents : de quand à quand ? Il s’agit de préciser dans l’intitulé pour chaque dossier et sous-dossier la date du document le plus ancien et celle du document le plus récent. Exemple d’intitulé complet d’un dossier : Conférence ministérielle, 34ème session, Niamey (Niger), 04-07 mars 2013 : Correspondances, rapports, rapport financier et pièces justificatives, relevé de décisions, 2012-2013. Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 18. Volontariat International de la Francophone 3. Pour mieux conserver, éliminez ! (1) « Un bon archiviste, n’est pas celui qui sait conserver mais celui sait détruire »  Conseils pour élimer les documents :  Détruisez que les papiers qui encombrent inutilement les dossiers : les doubles, les brouillons, les premiers jets des documents (sauf si le processus de mise au point d’une action est d’une grande importance), les notes et les documents en nombre, les manuscrits de documents publiés (sauf si le texte diffère de manière considérable de la version définitive).  Veillez à conserver les originaux (pièces signées et datées) qui seuls ont valeur de preuve Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 19. Volontariat International de la Francophone 3. Pour mieux conserver, éliminez ! (2)  Renseignez-vous sur les prescriptions légales en cours dans le pays du siège social de votre organisation (essentiellement pour les documents juridiques, financiers et comptables). NB: Prévoyez toujours une marge supplémentaire.  Veillez à la sauvegarde des intérêts de votre institution et des personnes, ayez en tête la notion de preuve Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 20. Volontariat International de la Francophone 4. Organiser matériellement (1)  Précautions pour ranger un dossier :  Utilisez chemises et sous-chemises pour classer les dossiers ; indiquez sur chacune d’elle l’intitulé sommaire et mettez les dossiers en pochettes ou en boîtes d’archives. Munissez la pochette ou la boîte d’une cote qui permet d’identifier les dossiers et de les trouver facilement.  Dressez une liste de vos dossiers courants pour les rendre accessibles aux recherches. Reportez les cotes des dossiers sur la liste. Tenez soigneusement à jour cette liste.  Dans votre bureau, rangez les dossiers de même nature dans l’ordre chronologique (procès-verbaux, chronos), alphabétique (dossiers de personnel) ou géographiques (action par pays). Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 21. Volontariat International de la Francophone 4. Organiser matériellement (2)  Comment attribuer une cote à un dossier ? Cote: La cote permet tout à la fois d’identifier un dossier et d’en faciliter le rangement et le repérage. La cote peut être soit un numéro soit un ou des chiffre(s) (système décimal), une ou des lettre(s) (système alphabétique), soit une combinaison de ces deux éléments (système alphanumérique). Exemples: Série 1D2 : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, de sports et des loisirs – 1D2- (001) : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, formation des cadres de ministère, (Dakar) Sénégal, 3 décembre 2012. – 1D2- (002) : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, formation des cadres de ministère, N’Djamena (Tchad), 23 décembre 2012. Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  • 22. Volontariat international de la Francophonie  Merci de votre aimable attention ! Des questions ? Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES