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Au secours mon emploi
du temps déborde
Aurélie Robert
Facilitation de groupe
Innovation, Idéation & UX
Pratiques managériales
Dynamisme et bonne humeur
Avant tout, je cherche à (re) donner du sens,
créer des liens et de la collaboration.
Je combien différentes approches (Agilité,
UX, Management 3.0, Innovation...), pour
révéler le potentiel de chacun et donner un
élan collectif.
Mes principales forces
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Coach d'organisation et d’équipe
Team empowerment
Accompagnement Vision Produit
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aurelie.robert@conserto.pro
https://phare-rose.fr/
Au secours mon emploi
du temps déborde
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Marqueur de réussite
Contre productif
Faux sentiment d’utilité a la société
Comment devient-on débordé ?
https://mba-rh.dauphine.fr/fileadmin/mediatheque/site/mba_rh/pdf/Telechargement/1601_Me__moire_Expertise_Biggio_Boukhorssa-Garcia_Papin.pdf
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Juxtaposition des temps Pas un souci d’orga perso
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estiment gérer parfaitement leur temps
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https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/opinionway-pour-empreinte-
humaine-les-ecueils-du-travail-collaboratif-en-entreprise-mai-2017/viewdocument/1643.html
https://hbswk.hbs.edu/item/you-re-right-you-are-working-longer-and-attending-more-meetings
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En réunion 33% aboutissent à une décision
22% Objectif inconnu
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EfficacES ?
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• POUR Se concentrer sur ce qui apporte le + de VALEUR
• POUR Avoir un emploi du temps soutenu mais surtout SOUTENABLE
Pourquoi cette conf ?
Parlons d’agilité
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DEMAIN Prendre de la
hauteur …sur votre emploi
du temps
Pour sauver votre emploi du temps
VISUAL Press Agency
Comment lutter contre le « trop » ?
Lutter contre le « trop »
prioriser
Se concentrer
Cocher sa « todo list »
Avoir une « todo list »
Créer de la bande passante
Agir
GTD (Getting Things Done)
Ne pas survoler
Organiser le chaos
etre à ce qu’on fait
Capturer Clarifier Organiser Inspecter Agir
> > > >
VISUAL Press Agency
Depuis que j’utilise GTD, je suis +
concentré sur ma surveillance de
plage. Mes autres sujets ne me
trottent plus dans la tête
MATT
POMODORO (de Francesco Cirillo)
Minuter des intervalles de travail
Supprimer les perturbations
25’
travail
5’
Pause
+
x4
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travail
30’
Pause
+
puis
VISUAL Press Agency
2 sessions de POMODORO
Hebdo me permettent de boucler toutes mes
tâches administratives. Mon équipe est au
courant et sait quand ils peuvent me
déranger. Au final, je suis + dispo
MITCH
Lutter contre le « trop »
GTD
Getting Things DONE
POMODORO
Comment lutter contre la réunionite ?
Un mal nécessaire
Temps collectif de travail rituel
Rassembler des personnes autour
d’un but commun Echanger des idées
Trouver une compréhension
commune
S’exprimer et entendre
Un moyen d’atteindre un objectif
Assumer nos peurs
Peur de ne pas être reconnu
-> Rendre son temps de travail visible
Peur de décider
-> Décider collectivement
Peur de se lancer
-> Sécuriser
Peur de Rater 1 info
-> Être partout
Peur que ce ne soit pas « bien » fait
-> faire soi-même
Peur d’être exclu
-> Se montrer sociable
Peur pour sa carrière
-> ne pas perdre une occasion
Lutter contre la réunionite
Elaguer
Rechercher l’efficience
Prendre du recul sur SON
emploi du temps
Déléguer
Remplacer
Reporter
Se questionner
Rechercher l’efficience
1. Avoir un objectif (ordre du jour & livrables)
2. Préparer et faire préparer – Support adapté
3. Connaitre et partager le rôle des participants
4. Inviter Spécifiquement
5. Timeboxer
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7. Produire Au fil de l’eau (CR, Scribe, parking lot)
8. Clôturer (vraiment !)& Annoncer la suite
9. S’améliorer (ROTI)
10. Communiquer
En tant que manager,
je montre l’exemple, j’applique ces 10
règles depuis toujours. Nos équipes sont
plus utiles sur la plage qu’en réunion,
nous ne pouvons pas nous permettre de
leur faire perdre du temps
STEPHANIE
Lutter contre la réunionite
Elaguer
Rechercher l’efficience
Prendre du recul sur SON
emploi du temps
Déléguer
Remplacer
Reporter
Se questionner
De la hauteur via le ROTI (Return On Time Invested)
SE QUESTIONNER SUR LES <3
Revenez sur la semaine écoulée
Est-ce que votre temps a été bien investi ?
En tant qu’expert et
formateur, je suis sollicité par
tous les postes de secours. Pour
bien identifier où est ma plus-
value, je me fais un ROTI de
mes interventions
MICHAEL
De la hauteur via la matrice d’Eisenhower
Sur les semaines à venir
Classer chaque réunion
• Urgent/non
• Important / non
https://everlaab.com/matrice-eisenhower/
J’ai beaucoup d’urgence
imprévue. Classer mes réunions
à venir avec la matrice
d’Eisenhower m’aide à tous gérer
MITCH
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Selon vos Critères :
Intérêt pour l’Objectif
Urgence
Votre rôle
Votre Confiance atteinte objectif
…
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Donner une « Valeur » à chaque réunion
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par GTD
Se questionner sur les valeurs faibles
Le ROTI ne m’aide pas
toujours à faire le tri entre mes
différentes sollicitations. Alors je me
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valeur de chaque invitation pour
mieux trier.
MICHAEL
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Un regard critique sur l’emploi
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STEPHANIE
La plupart de mes réunions
sont des points récurrents non
négociables. Mais pour ne pas me
laisser envahir, je prends
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mon agenda
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Lutter contre la réunionite
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Prendre du recul sur SON
emploi du temps
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VISUAL Press Agency
Nous avons reporté notre
inventaire annuel. Les méduses
sont arrivées + tôt et nous
avions besoin de tout le monde
sur la plage
Je peux reporter
• Définissez collectivement les critères
de priorisation MATT
Se questionner sur la DELEGATION
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faire montée qq’un en compétence
Le renforcer sur son rôle
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• Définissez le cadre de délégation
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• Attention au biais
©DR
Stéphanie me délègue
parfois le RDV avec le maire. C’est
pour moi une reconnaissance de
mon travail et je comprends ainsi
mieux nos obligations
CAROLINE
Se questionner sur l’ ELAGAGE
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MITCH
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les COSUI et les points hebdo, ils
s’ajoutaient aux cérémonies. C’était
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• Expérimentez des formats/outils
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Vous êtes votre sauveteur de votre temps
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Prenez du recul
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jour : “Soyez le changement
que vous souhaitez voir dans
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Jetez vous à l’eau
Il ne tient qu’à vous de Rester à flot
MERCI !!
Gilles
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Patrick
Roux
Cédric
Brunon
Samuel
Chapal
Et toute la communauté
Agile Conserto
Pierre
Fauvel
MERCI !!
Pour votre attention
Sources et Ressources
• https://www.freepik.com
• https://www.glassdoor.fr/blog/reunionite-aigue-comment-faire-moins-de-reunions/
• https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/chiffres-chocs-reunion
• https://www.ifop.com/wp-content/uploads/2018/10/CP-En-2018-les-cadres-passeront-plus-de-
temps-en-r%C3%A9union-qu%E2%80%99en-vacances-WisemblyIFOP.pdf
• https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/opinionway-pour-empreinte-
humaine-les-ecueils-du-travail-collaboratif-en-entreprise-mai-2017/viewdocument/1643.html
• https://mba-
rh.dauphine.fr/fileadmin/mediatheque/site/mba_rh/pdf/Telechargement/1601_Me__moire_Expertis
e_Biggio_Boukhorssa-Garcia_Papin.pdf
• https://website2021-live-e3e78fbbd3cc41f2847799-7c49c59.divio-
media.com/filer_public/88/86/8886a182-d44d-4c8e-8558-47ee3b09d710/effets-reunionite-culture-
reunion.pdf
• [2] HEAPHY Emily, DUTTON Jane E. (2008). Positive Social Interactions and the Human Body at Work:
Linking Organizations and Physiology. Academy of Management Review, 33(1): 137-162

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Au secours mon emploi du temps déborde

  • 1. Au secours mon emploi du temps déborde
  • 2. Aurélie Robert Facilitation de groupe Innovation, Idéation & UX Pratiques managériales Dynamisme et bonne humeur Avant tout, je cherche à (re) donner du sens, créer des liens et de la collaboration. Je combien différentes approches (Agilité, UX, Management 3.0, Innovation...), pour révéler le potentiel de chacun et donner un élan collectif. Mes principales forces Qui suis-je ? Coach d'organisation et d’équipe Team empowerment Accompagnement Vision Produit Missions principales aurelie.robert@conserto.pro https://phare-rose.fr/
  • 3. Au secours mon emploi du temps déborde
  • 4. Je suis débordée Bien perçu socialement Associé à une vie qui a du sens Basé sur UNE idée de l’épanouissement Marqueur de réussite Contre productif Faux sentiment d’utilité a la société
  • 5. Comment devient-on débordé ? https://mba-rh.dauphine.fr/fileadmin/mediatheque/site/mba_rh/pdf/Telechargement/1601_Me__moire_Expertise_Biggio_Boukhorssa-Garcia_Papin.pdf https://www.researchgate.net/publication/47539531_Manquons-nous_de_temps Juxtaposition des temps Pas un souci d’orga perso 6 cadres /10 estiment gérer parfaitement leur temps du « trop » Intensification du travail Culture immédiateté
  • 6. Comment devient-on débordé ? https://www.ifop.com/publication/toujours-plus-de-reunions-pour-les-cadres-francais/ https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/opinionway-pour-empreinte- humaine-les-ecueils-du-travail-collaboratif-en-entreprise-mai-2017/viewdocument/1643.html https://hbswk.hbs.edu/item/you-re-right-you-are-working-longer-and-attending-more-meetings 27 jours/an En réunion 33% aboutissent à une décision 22% Objectif inconnu 42% Pas préparée 48% pas de CR EfficacES ? Aggravé par le télétravail +13% réunion
  • 7. • POUR Se concentrer sur ce qui apporte le + de VALEUR • POUR Avoir un emploi du temps soutenu mais surtout SOUTENABLE Pourquoi cette conf ? Parlons d’agilité peu DEMAIN Prendre de la hauteur …sur votre emploi du temps Pour sauver votre emploi du temps
  • 9. Comment lutter contre le « trop » ?
  • 10. Lutter contre le « trop » prioriser Se concentrer Cocher sa « todo list » Avoir une « todo list » Créer de la bande passante Agir
  • 11. GTD (Getting Things Done) Ne pas survoler Organiser le chaos etre à ce qu’on fait Capturer Clarifier Organiser Inspecter Agir > > > > VISUAL Press Agency Depuis que j’utilise GTD, je suis + concentré sur ma surveillance de plage. Mes autres sujets ne me trottent plus dans la tête MATT
  • 12. POMODORO (de Francesco Cirillo) Minuter des intervalles de travail Supprimer les perturbations 25’ travail 5’ Pause + x4 25’ travail 30’ Pause + puis VISUAL Press Agency 2 sessions de POMODORO Hebdo me permettent de boucler toutes mes tâches administratives. Mon équipe est au courant et sait quand ils peuvent me déranger. Au final, je suis + dispo MITCH
  • 13. Lutter contre le « trop » GTD Getting Things DONE POMODORO
  • 14. Comment lutter contre la réunionite ?
  • 15. Un mal nécessaire Temps collectif de travail rituel Rassembler des personnes autour d’un but commun Echanger des idées Trouver une compréhension commune S’exprimer et entendre Un moyen d’atteindre un objectif
  • 16. Assumer nos peurs Peur de ne pas être reconnu -> Rendre son temps de travail visible Peur de décider -> Décider collectivement Peur de se lancer -> Sécuriser Peur de Rater 1 info -> Être partout Peur que ce ne soit pas « bien » fait -> faire soi-même Peur d’être exclu -> Se montrer sociable Peur pour sa carrière -> ne pas perdre une occasion
  • 17. Lutter contre la réunionite Elaguer Rechercher l’efficience Prendre du recul sur SON emploi du temps Déléguer Remplacer Reporter Se questionner
  • 18. Rechercher l’efficience 1. Avoir un objectif (ordre du jour & livrables) 2. Préparer et faire préparer – Support adapté 3. Connaitre et partager le rôle des participants 4. Inviter Spécifiquement 5. Timeboxer 6. Participer et faire participer 7. Produire Au fil de l’eau (CR, Scribe, parking lot) 8. Clôturer (vraiment !)& Annoncer la suite 9. S’améliorer (ROTI) 10. Communiquer En tant que manager, je montre l’exemple, j’applique ces 10 règles depuis toujours. Nos équipes sont plus utiles sur la plage qu’en réunion, nous ne pouvons pas nous permettre de leur faire perdre du temps STEPHANIE
  • 19. Lutter contre la réunionite Elaguer Rechercher l’efficience Prendre du recul sur SON emploi du temps Déléguer Remplacer Reporter Se questionner
  • 20. De la hauteur via le ROTI (Return On Time Invested) SE QUESTIONNER SUR LES <3 Revenez sur la semaine écoulée Est-ce que votre temps a été bien investi ? En tant qu’expert et formateur, je suis sollicité par tous les postes de secours. Pour bien identifier où est ma plus- value, je me fais un ROTI de mes interventions MICHAEL
  • 21. De la hauteur via la matrice d’Eisenhower Sur les semaines à venir Classer chaque réunion • Urgent/non • Important / non https://everlaab.com/matrice-eisenhower/ J’ai beaucoup d’urgence imprévue. Classer mes réunions à venir avec la matrice d’Eisenhower m’aide à tous gérer MITCH SE QUESTIONNER SUR QUADRANT 4
  • 22. De la hauteur via la VALEUR AJOUTEE Selon vos Critères : Intérêt pour l’Objectif Urgence Votre rôle Votre Confiance atteinte objectif … Sur les semaines à venir Donner une « Valeur » à chaque réunion Moi je ne jure que par GTD Se questionner sur les valeurs faibles Le ROTI ne m’aide pas toujours à faire le tri entre mes différentes sollicitations. Alors je me suis fait ma grille de notation de la valeur de chaque invitation pour mieux trier. MICHAEL
  • 23. Prendre du recul tout simplement Un regard critique sur l’emploi De VOTRE temps STEPHANIE La plupart de mes réunions sont des points récurrents non négociables. Mais pour ne pas me laisser envahir, je prends régulièrement RDV avec mon agenda Se questionner sur tout
  • 24. Lutter contre la réunionite Elaguer Rechercher l’efficience Prendre du recul sur SON emploi du temps Déléguer Remplacer Reporter Se questionner
  • 25. Se questionner sur la PRIORISATION Si ce n’est pas prioritaire ALORS Travailler sur le juste à temps Pour optimiser mon temps (et celui des autres) Sans être dans le « a l’arrache » VISUAL Press Agency Nous avons reporté notre inventaire annuel. Les méduses sont arrivées + tôt et nous avions besoin de tout le monde sur la plage Je peux reporter • Définissez collectivement les critères de priorisation MATT
  • 26. Se questionner sur la DELEGATION Si je peux être remplacé ALORS faire montée qq’un en compétence Le renforcer sur son rôle Montrer ma confiance Me concentrer sur ma valeur ajoutée • Définissez le cadre de délégation Je peux déléguer • Attention au biais ©DR Stéphanie me délègue parfois le RDV avec le maire. C’est pour moi une reconnaissance de mon travail et je comprends ainsi mieux nos obligations CAROLINE
  • 27. Se questionner sur l’ ELAGAGE Si« Déjà Vu » ou inutile ALORS Pas de doublon – pas de juxtaposition de modele • Proposez de tester cet anti-gaspillage Je peux Supprimer (ou raccourcir) • Félicitez vous de terminer + vite (et renouveler) MITCH Pour la gestion de nos projets de prévention, nous sommes passés en Scrum. Mais personne n’osait annuler les COSUI et les points hebdo, ils s’ajoutaient aux cérémonies. C’était lourd Pas de Traitement « de faveur » Timekeeper bienveillant Dire non quand c’est utile
  • 28. Se questionner sur le REMPLACEMENT Je peux suggérer un Autre moyen de comm’ Si seul le Cr final m’intéresse ALORS Radiateur d’information Management visuel Outil collaboratif Newsletter … Le bulletin météo a été supprimé de notre point quotidien. Ca n’avait un interet que pour les newbies comme moi, et encore on n’osait pas poser de questions. On a désormais un point rien que pour nous, les autres se contente du panneau ©DR SUMMER • Expérimentez des formats/outils • trouvez la balance entre sobriété numérique et cout des réunions
  • 29. Lutter contre la réunionite Elaguer Rechercher l’efficience Prendre du recul sur SON emploi du temps Déléguer Remplacer Reporter Se questionner
  • 31. • Prioriser • Déléguer • Elaguer • Remplacer Vous êtes votre sauveteur de votre temps Pensez le pour qu’il vous convienne Prenez du recul Souvenez vous des bonnes pratiques • GTD • POMODORO
  • 32. Le mot de la fin Ne vous noyez pas dans votre emploi du temps C.J. Mahatma Gandhi a dit un jour : “Soyez le changement que vous souhaitez voir dans le monde.” Jetez vous à l’eau Il ne tient qu’à vous de Rester à flot
  • 34. MERCI !! Pour votre attention
  • 35. Sources et Ressources • https://www.freepik.com • https://www.glassdoor.fr/blog/reunionite-aigue-comment-faire-moins-de-reunions/ • https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/chiffres-chocs-reunion • https://www.ifop.com/wp-content/uploads/2018/10/CP-En-2018-les-cadres-passeront-plus-de- temps-en-r%C3%A9union-qu%E2%80%99en-vacances-WisemblyIFOP.pdf • https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/opinionway-pour-empreinte- humaine-les-ecueils-du-travail-collaboratif-en-entreprise-mai-2017/viewdocument/1643.html • https://mba- rh.dauphine.fr/fileadmin/mediatheque/site/mba_rh/pdf/Telechargement/1601_Me__moire_Expertis e_Biggio_Boukhorssa-Garcia_Papin.pdf • https://website2021-live-e3e78fbbd3cc41f2847799-7c49c59.divio- media.com/filer_public/88/86/8886a182-d44d-4c8e-8558-47ee3b09d710/effets-reunionite-culture- reunion.pdf • [2] HEAPHY Emily, DUTTON Jane E. (2008). Positive Social Interactions and the Human Body at Work: Linking Organizations and Physiology. Academy of Management Review, 33(1): 137-162