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Audit des cycles achats et ventes
CAS 1 : COMPAGNIE DE RESTAURATION ETD’HOTELLIERE “S”
LE CYCLE DES VENTES/CLIENTS
a- Présentation
Les principales recettes de l’hôtel sont:
- Les ventes d’hébergements
- Les ventes de restaurations
- Les ventes de bar
- Les ventes de locations de salle de réunion
- Les ventes de Transports Aéroports / Ville / Aéroport à la demande des clients
- Les ventes de Télécommunications (Téléphones, Fax,…)
- Les prestations de blanchisseries
Notons que les connexions Internet sont offertes aux clients de l’hôtel.
b- Services intervenants
* Administration des ventes: traitement et suivi de l'exécution de la commande
* Approbation des crédits: pour approbation avant le traitement des commandes.
Possibilité d'assurer également le contentieux
* Expédition: doit s'assurer qu'aucune livraison ne peut être faite sans autorisation
* Facturation: établissement des factures (rattaché au service comptabilité)
* Comptabilité clients: enregistrement et suivi des comptes individuels
c- Revue du cycle
La description ainsi que l’analyse des forces et faiblesses du système de contrôle
interne sont présentés dans les tableaux suivants.
c-1 Gestion des commandes
Recettes Descriptions Risques Contrôles
Hébergements Les réservations des
chambres se font
généralement par
téléphones et sont
consignées par le Chef
Réception sur « Fiche de
Réservation ». Des
confirmations par e-mail
sont ensuite demandées
aux clients pour s’assurer
que toutes les
informations pertinentes
sont exactes. Les clients
Société envoient leurs
Bons de Commandes pour
confirmations.
Ces réservations sont
ensuite entrées dans le
système informatique.
Solvabilité des clients Factures
Fiches de
Réservations
Bons de commandes
Mails
Restauration/Bar Les Commandes sont
prises par les serveurs.
Consommation non
facturée aux clients
Factures
Vérifiés par les
responsables pour
préparation des
commandes.
Location salle Les commandes sont
prises par la responsable
Commerciale et
enregistrées par la
réception au niveau du
système informatique.
Utilisation des salles
non facturée aux clients
Factures
Blanchisseries Des fiches de
blanchisseries sont
remplies par les clients et
sont vérifiés par les
femmes de chambres
accompagnées par la
gouvernante lors des
ramassages des linges
salles et nettoyage des
chambres.
Services rendus non
facturés aux clients
Factures
Fiches de
blanchisserie
c-2 Facturation, retour de marchandises, avoirs
Recettes Descriptions Risques Contrôles
Hébergements Une fois les réservations
saisies dans le système
informatique, les clés
magnétiques d’ouverture
des chambres sont
configurées pour la durée
des séjours des clients.
Le système calcule
automatiquement les
séjours facturables aux
clients selon les données
saisies.
Factures
Fiches de
Réservations
Bons de commandes
Mails
Restauration/Bar Les factures sont éditées
dès que les
consommations sont
terminées. Les montants
facturés sont vérifiés par
rapport aux encaissements
réels de la journée par le
responsable Restaurant
bar.
Les commandes des
clients sont entrées dans
le système informatique
non par saisies mais en
pointant les menus
affichés la machine du
préposé au bar/restaurant.
Factures
“Daily consolidated
revenue center sales
detail”
Location salle Gestion des commandes Factures
Blanchisseries Les montants des services
de blanchisseries sont
facturés dans la facture du
client en entrant les
données dans le système
informatique.
Factures
Fiches de
blanchisserie
c-3 Encaissements
Description Risque Contrôles
A chaque fin de service, chaque responsable
remet dans une enveloppe pré imprimé les
détails de ces ventes journaliers. Ces
encaissements sont vérifiés au préalable par le
chef de service en vérifiant sur le système que
les versements soient cohérents avec les
montants facturés affichés sur l’état
récapitulatif des ventes journalier. 2
responsables pour chaque déposent par la suite
ces enveloppes dans le coffre près de la
réception les enveloppes avec leurs contenus
en s’assurant que ce qui sont inscrits sur les
enveloppes sont cohérents avec leurs contenus.
Ils signent en 2 un cahier de décharges pour ce
versement.
Le lendemain, le RAF et le chef de réception
ouvrent ensemble le coffre en dépouillant leurs
contenus et signent ensemble un cahier de
décharge pour s’assurer que ce qui est prélevé
sur les enveloppent sont cohérents avec leurs
contenus. Il est à la charge du RAF d’effectuer
les versements.
Absence de cahier
de décharges
Enveloppes signées
et visées pour
vérifications.
c-4 Mise à jour du fichier client
Description Risque Contrôles
Les clients de l’hôtel paient généralement au
comptant à la date de leurs départs.
Néanmoins, il existe des clients en qui l’hôtel a
effectué des conditions de règlements
préférentiels (au crédit après leurs départs).
Au niveau du système informatique, les
créances clients sont mis à jours
automatiquement et à temps réels selon les
durées de leurs séjours et suivant leurs
consommations au Restaurant/bar.
A chaque fin du mois, le système fait ressortir
la liste des créances clients et sur cette base, le
RAF effectue une écriture de régularisations
sur les Chiffres d’affaires.
Suivi des règle-
ments ultérieurs
Listes des débiteurs
divers établies à
chaque fin du mois.
LE CYCLE DES ACHATS/FOURNISSEURS
a- Présentation
Les catégories d’achats au niveau de l’hôtel sont :
- Matières premières pour blanchissage
- Produits d’entretien
- Combustibles
- Imprimé d’exploitation et administratif
- Produits d’accueil de l’hôtel
- Carburant
- Ustensile de cuisine
- Uniformes et habillements du personnel
- Petit matériel technique
- Fourniture de bureau
- Décoration diverse
- Nourriture
- Caféterie, petit déjeuner, boulangerie
- Vins et boissons alcoolisées
- Boissons gazeuses et non alcoolisées.
b- Services intervenants
* Services initiateurs de la commande: émission, demande d’achat (nature et montant),
ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs
* Services achats : établissement des bons de commande, négociation des prix, choix des
fournisseurs, surveillance des délais de livraison
* Service réception : contrôle de la conformité livraison-commande (quantité et prix)
* Service stock: réception des marchandises et enregistrement correspondant. Conserve et
protège les stocks
* Service comptable : enregistrement des factures après approbation et contrôle
arithmétique
* Service trésorerie : factures en paiement après approbation par les personnes
compétentes (approbation facture, date et moyen de paiement).
c- Revue du cycle
Le tableau suivant récapitule la description ainsi que les risques et forces identifiés :
Fonctions Descriptions Risques Contrôles
Achats Un bon de commande pré-numéroté
est établi systématiquement lors de
chaque approvisionnement à faire
au niveau du service demandeur.
Les bons de commandes signés sont
ensuite validés par le directeur
d’établissement.
Indépendance du
service
Validation du chef de
service du demandeur
Approbation du
directeur général
Traitement des
comptes
fournisseurs
Les fournisseurs sont gérés sur le
logiciel SAGE SAARI. Ils sont
individualisés. Toutefois, il n’existe
pas de délai de règlement
concernant le paiement des
fournisseurs. Les dettes sont
acquittées au fur et à mesure de la
disponibilité qu’offre la trésorerie et
de l’exigence des fournisseurs.
Fonction
d’indépendance
de la comptabilité
générale
Le suivi du solde des
comptes fournisseurs
est effectué
directement par le
responsable
administratif et
financier.
Décaissements Le paiement des fournisseurs est
soit par chèque soit en espèces. Un
BAP du directeur d’établissement
est toujours nécessaires avant
chaque règlement.
Les paiements par chèque font
toujours l’objet d’une double
signature, le RAF et le directeur
d’établissement.
Les paiements en espèces sont
approuvés par le RAF.
BAP du directeur
d’établissement
Double signature des
chèques par le RAF et
le Directeur
d’établissement
Approbation du RAF
pour les paiements en
espèces.
Mise à jour du
fichier des
fournisseurs
La mise à jour du fichier maître des
fournisseurs est assurée par le RAF
dans le logiciel comptable SAGE
SAARI. La mise à jour est effectuée
en présence des pièces justificatives
du paiement telles que les copies
des chèques et les factures avec Bon
A Payer (BAP) du directeur
d’établissement.
La mise à jour est
effectuée en présence
des pièces
justificatives du
paiement telles que les
copies des chèques et
les factures avec bon à
payer du directeur
d’établissement.
A) CAS 2 : LE PROJET“P”
LE CYCLE DE REAPPROVISIONNEMENT DE FONDS (compte spécial)
1. Description
Les retraits sur le montant autorisé et les retraits ultérieurs en vue de reconstituer le
Compte Spécial (réapprovisionnement) peuvent être effectués comme suit :
Pour les retraits sur le montant autorisé, le projet P présente à la Banque Mondiale une
Demande de Retrait de Fonds. Sur la base de celle-ci, la Banque mondiale, au nom du Projet,
retire du compte de Crédit et dépose au Compte Spécial le montant que le Projet a demandé.
Les dossiers de la demande comprennent les pièces suivantes :
 Une demande de retrait de fonds (DRF) préétablie par la Banque Mondiale en trois
modèles et numérotée à la main par le Projet suivie de la référence du CS (exemple
001 CSA) ;
 FORMULAIRE 1903 3F / 1904.2F selon le montant des contrats, marchés ;
 FORMULAIRE 1903 11 représentant le montant total couvrant des dépenses
précédentes ;
 Etat de rapprochement bancaire du Compte Spécial ;
 Etat récapitulatif des dépenses ;
 Etat certifié des dépenses ;
 Photocopie certifiée des relevés bancaires ;
 Pièces justificatives certifiées ou originales de ces différentes dépenses (Bon de
commande, Factures annulées par les tampons de paiement, de certification de service
fait, d’enregistrement comptable, Convention ou contrat, Décision, PV, Non
objection).
La périodicité de réapprovisionnement est en fonction de la disponibilité des fonds
estimés suffisants par le Projet. Comme pour la signature du CS, les personnes y désignées
seront aptes pour exécuter les tâches de réapprovisionnement, à savoir : en période transitoire,
le directeur exécutif et son adjoint en l’absence de mise en place du DAF/RPM et du
coordonnateur national ; le DAF/RPM lors de sa mise en place et le directeur exécutif ou son
adjoint pour co-signature des formulaires jusqu’à l’arrivée du coordonnateur national.
Procédures
N° Procédures Intervenants
1 Etablissement des documents ci-dessus, signature et soumission au
coordonnateur national
DAF/RPM
2 Vérification puis co-signature du formulaire Coordonnateur national
3 Envoi au service de décaissement du Bureau de représentation de
la Banque Mondiale
DAF/RPM
4 Classement des exemplaires par numéro chronologique de la
demande de retrait de fonds (DRF)
DAF/RPM
5 Réception de l’avis de crédit de la Banque et enregistrement
comptable
DAF/RPM
2. Analyse
Les problèmes qui peuvent survenir à ce cycle sont les détournements de fonds et les
retards dans le règlement des dépenses courantes. Pour la maîtrise de ces risques, l'entité doit
veiller à ce que l'autorisation d'approvisionnement soit donnée par des personnes nommées à
cet effet, qu'une double signature soit exigée pour les retraits de fonds. Les demandes
d'approvisionnement doivent être traitées le plus rapidement possible.
2. LES CYCLES DE DECAISSEMENT ET DE PASSATION DE MARCHE
2.1 Description
a) Le cycle de passation des marchés
Il décrit dans les grandes lignes les étapes majeures impliquées dans l’engagement de
consultants et l’approvisionnement en équipement par contrat.
Etape 1. Publier un Avis Général de Passation des Marchés
Tous les contrats majeurs du projet feront l’objet d’un Avis Général de Passation des
Marchés publié dans un Development Business, une publication des Nations Unies relative à
la Passation des Marchés (disponible par abonnement ou par l’Internet) qui jouit d’une large
utilisation auprès des consultants et fournisseurs potentiels de la Banque Mondiale et des
projets financés par les agences des Nations Unies. L’équipe de la Banque Mondiale
apportera son assistance au projet P dans l’insertion de cet avis.
Etape 2. Identifier la Méthode de Passation des Marchés
En général, les méthodes de passation des marchés à utiliser par le projet peuvent
comporter ce qui suit :
 Pour les Services de Consultant :
A. Consultants Individuels, Sélection basée sur la Compétition
B. Consultants Individuels, Sélection par entente directe
C. Cabinet, Sélection fondée sur la Qualité et le Coût
D. Cabinet, Sélection basée sur les Qualifications des Consultants
E. Cabinet, Sélection par entente directe
F. Cabinet, Sélection au moindre coût
La passation des marchés des Services de Consultant suivra les Directives de Sélection
et d’Emploi des Consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale (version la plus
récente 2004, mise à jour en Octobre 2006).
Le plan de passation des marchés indique la méthode de passation des marchés à
utiliser pour chaque contrat de projet.
Les contrats les plus urgents sont ceux des personnes suivantes:
 Coordinateur National
 Directeur Administratif et Financier et Responsable de Passation des Marchés
(DAF/RPM)
 Expert International de Normes
 Expert International de Calibration Satellitaire
 Contrat pour les activités additionnelles du projet
Etape 3. Demande de l’avis de non objection de la banque mondiale
Pour tous les contrats qui sont listés dans le plan de passation de marchés comme
nécessitant d’un non objection pour les Termes De Référence (TDR) (même si les contrats
eux-mêmes se situent sous le seuil du non objection) le projet doit obtenir un non objection
aux termes de référence des consultants. Ce non objection est généralement donné dans les 1-
3 jours de la réception.
Etape 4. Signature des contrats/marchés
Le Directeur exécutif du projet est le premier signataire des contrats et/ou marchés
passés dans le cadre de son activité. En cas d’absence de ce dernier, l’adjoint au Directeur du
projet signera lesdits contrats/marchés.
b) Le cycle des décaissements
Toutes dépenses engagées ou payées au niveau de la comptabilité du Projet doivent
être liées au budget.
Les décaissements suivront la procédure de la Banque Mondiale conformément au
Manuel de décaissement de l’IDA.
Il existe les principaux types de décaissement IDA suivants :
o Paiement sur compte spécial
o Paiement direct par l’IDA
o Engagements spéciaux
Les deux premiers types de décaissement sont les plus couramment utilisés.
i. Paiement sur compte spécial
Il est ouvert un « compte spécial » auprès d’une Banque commerciale accréditée par la
Banque Mondiale. Le projet P est la seule habilitée à faire fonctionner ce compte spécial selon
les directives du manuel des décaissements de la Banque Mondiale.
Une avance initiale fixée dans l’accord de crédit est déposée dans ce compte. Ce
compte sera réapprovisionné à hauteur des décaissements effectués par le projet et justifiés.
Après que la Banque Mondiale a reçu des pièces établissant de manière qu'elle juge
satisfaisante qu'un Compte Spécial a été dûment ouvert (Nota : Après la signature de l’Accord
de Crédit), une Lettre de décaissement précisera les procédures à suivre pour retirer les fonds
du crédit).
Les personnes signataires du compte spécial seront les suivantes :
 En période transitoire, le DAF/RPM et le coordonnateur national n’étant pas encore
recrutés, le directeur exécutif du projet et son adjoint seront les signataires du CS
(Compte Spécial). Leur nomination à ce titre sera effectuée par décision ministérielle.
 Lors de la mise en place du DAF, le DAF sera obligatoirement le premier signataire.
Le co-signataire sera le directeur exécutif du projet. En l’absence de ce dernier, son
adjoint le remplacera.
 Lors de la mise en place du coordonnateur national, le DAF/RPM sera obligatoirement
le premier signataire. Le coordonnateur national sera le second signataire. En
l’absence de celui-ci, le directeur exécutif le remplacera. En cas de non disponibilité
du coordonnateur national et du directeur exécutif, l’adjoint du directeur exécutif peut
signer à leur place.
Nonobstant les commentaires ci-dessus, les procédures normales de décaissement
seront les suivantes. Il convient donc d’y modifier les signataires selon les cas qui se
présentent :
Procédures
N° Procédures Intervenants
1 Réception puis vérification des pièces justificatives des dépenses
engagées (exhaustivité, montant total, certification du service fait,
etc.) :
Pour les dépenses de fonctionnement : factures, bon de
commande/contrats, factures pro formas de 3 fournisseurs au moins,
PV de comparaison de prix des fournisseurs, bons de
livraison/réception
Pour les dépenses de formation : lettre d’invitation de l’organisme
formateur, avis de non objection de la banque mondiale si à
l’extérieur, attestation d’inscription à la formation, état des
dépenses de formation, support de formation, billet de transport,
justificatif de per diem perçu et d’hébergement si nécessaire, etc.
Pour les contrats d’assistance technique : contrat, factures, avis de
non objection de la banque si nécessaire, etc.
DAF/RPM
2 Etablissement et signature d’un bordereau de règlement (BR)
numéroté à la main en 3 exemplaires
Etablissement et signature d’une lettre d’accompagnement en 3
exemplaires à l’intention de la Banque du compte spécial et
indiquant particulièrement la catégorie de dépenses, le montant, le
bénéficiaire et son compte bancaire
Apposition du tampon de bon à payer sur les factures et annulation
des copies
Puis, soumission au coordonnateur national de tous ces documents
rassemblés
DAF/RPM
3 Vérification des documents puis co-signature du BR et de la lettre
d’accompagnement
Coordonnateur national
4 Envoi à la Banque pour paiement de deux jeux complets des
documents : 1 gardé par la Banque, 1 retourné
DAF/RPM
5 Enregistrement comptable et classement du 3e
exemplaire des
documents par séquence chronologique de numéro
DAF/RPM
6 Réception du 3e
exemplaire retourné et annulation du paiement dans
la facture (tampon de paiement : payé par BR N°……, date,
montant, % de prise en charge par le bailleur)
Enregistrement et classement
DAF/RPM
ii. Paiements Directs
Les paiements se font directement auprès du service de décaissement de la Banque
Mondiale à Washington. Ce mode de paiement est conseillé pour des factures d’un montant
estimé important et pouvant grever la situation du compte spécial.
Les procédures se présentent comme suit :
- Le DAF/RPM recense les opérations entrant dans le cadre de cette procédure et saisit
les informations suivantes :
- Le numéro d’engagement de la dépense ;
- La date et la référence de la facture ;
- Le numéro du contrat, marché et les volets concernés ainsi que le montant dû.
Le DAF/RPM constitue alors le dossier suivant, le signe et le soumet au contrôle et
visa du coordonnateur national :
- Formulaire 1903.1F indiquant le montant total de la facture et attribution d’un numéro
suivi de la mention DPD (demande de paiement direct). Exemple 005 DPD ;
- Dossiers relatifs aux dépenses (Factures, Marchés, Caution, Avis de non
objection,…) ;
- Bon de livraison ;
- Envoi du document à la Banque mondiale à Washington ;
- Réception de l’avis de paiement et annulation du paiement dans la facture par la
mention « PAYE PAR PAIEMENT DIRECT DU ………).
Enregistrement comptable du paiement :
NB : Les cas sur les attributions de tâches du directeur exécutif et/ou de son adjoint
restent valides en cas de la prise de fonction non encore effective du DAF/RPM et du
coordonnateur national.
iii. Engagements Spéciaux
Les engagements spéciaux peuvent être considérés comme un autre type de paiement
direct.
Le DAF/RPM procède à la constitution de dossiers suivants relatifs aux engagements
spéciaux, appose la mention « bon pour paiement » et soumet au contrôle et visa du
coordonnateur national :
 Formulaire 1931.1F (formulaire d’engagement) indiquant le montant de la facture,
 Trois (03) exemplaires de facture proforma,
 Lettre de crédit (ou crédit documentaire),
 Contrat, marché ou BC
 Non objection de la Banque Mondiale.
Tout ce dossier est envoyé à la Banque Mondiale. Pour la suite de l’opération entre la
Banque Primaire et la Banque Mondiale, il faut se reporter à la procédure d’engagement
spécial décrite dans le Manuel de décaissement de la Banque.
C.2.2. Analyse
Les risques liés à cette procédure sont le risque de fournisseurs potentiels non
consultés, absence de véritable mise en concurrence des fournisseurs, les pertes des offres des
fournisseurs, le risque de non respect des termes de la commande par le fournisseur, le risque
de consultation faussée et le risque de collusion. Face à ces risques, le projet P doit
conformément aux bonnes pratiques, formaliser les demandes de prix et les bons des
commandes, enregistrer toutes les offres reçues, procéder par appel d'offre, avoir une liste des
fournisseurs de l'entreprise et la mettre régulièrement mise à jour.

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Audit des cycles achats et ventes

  • 1. Audit des cycles achats et ventes
  • 2. CAS 1 : COMPAGNIE DE RESTAURATION ETD’HOTELLIERE “S” LE CYCLE DES VENTES/CLIENTS a- Présentation Les principales recettes de l’hôtel sont: - Les ventes d’hébergements - Les ventes de restaurations - Les ventes de bar - Les ventes de locations de salle de réunion - Les ventes de Transports Aéroports / Ville / Aéroport à la demande des clients - Les ventes de Télécommunications (Téléphones, Fax,…) - Les prestations de blanchisseries Notons que les connexions Internet sont offertes aux clients de l’hôtel. b- Services intervenants * Administration des ventes: traitement et suivi de l'exécution de la commande * Approbation des crédits: pour approbation avant le traitement des commandes. Possibilité d'assurer également le contentieux * Expédition: doit s'assurer qu'aucune livraison ne peut être faite sans autorisation * Facturation: établissement des factures (rattaché au service comptabilité) * Comptabilité clients: enregistrement et suivi des comptes individuels
  • 3. c- Revue du cycle La description ainsi que l’analyse des forces et faiblesses du système de contrôle interne sont présentés dans les tableaux suivants. c-1 Gestion des commandes Recettes Descriptions Risques Contrôles Hébergements Les réservations des chambres se font généralement par téléphones et sont consignées par le Chef Réception sur « Fiche de Réservation ». Des confirmations par e-mail sont ensuite demandées aux clients pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sont exactes. Les clients Société envoient leurs Bons de Commandes pour confirmations. Ces réservations sont ensuite entrées dans le système informatique. Solvabilité des clients Factures Fiches de Réservations Bons de commandes Mails Restauration/Bar Les Commandes sont prises par les serveurs. Consommation non facturée aux clients Factures Vérifiés par les responsables pour préparation des commandes. Location salle Les commandes sont prises par la responsable Commerciale et enregistrées par la réception au niveau du système informatique. Utilisation des salles non facturée aux clients Factures Blanchisseries Des fiches de blanchisseries sont remplies par les clients et sont vérifiés par les femmes de chambres accompagnées par la gouvernante lors des ramassages des linges salles et nettoyage des chambres. Services rendus non facturés aux clients Factures Fiches de blanchisserie
  • 4. c-2 Facturation, retour de marchandises, avoirs Recettes Descriptions Risques Contrôles Hébergements Une fois les réservations saisies dans le système informatique, les clés magnétiques d’ouverture des chambres sont configurées pour la durée des séjours des clients. Le système calcule automatiquement les séjours facturables aux clients selon les données saisies. Factures Fiches de Réservations Bons de commandes Mails Restauration/Bar Les factures sont éditées dès que les consommations sont terminées. Les montants facturés sont vérifiés par rapport aux encaissements réels de la journée par le responsable Restaurant bar. Les commandes des clients sont entrées dans le système informatique non par saisies mais en pointant les menus affichés la machine du préposé au bar/restaurant. Factures “Daily consolidated revenue center sales detail” Location salle Gestion des commandes Factures Blanchisseries Les montants des services de blanchisseries sont facturés dans la facture du client en entrant les données dans le système informatique. Factures Fiches de blanchisserie
  • 5. c-3 Encaissements Description Risque Contrôles A chaque fin de service, chaque responsable remet dans une enveloppe pré imprimé les détails de ces ventes journaliers. Ces encaissements sont vérifiés au préalable par le chef de service en vérifiant sur le système que les versements soient cohérents avec les montants facturés affichés sur l’état récapitulatif des ventes journalier. 2 responsables pour chaque déposent par la suite ces enveloppes dans le coffre près de la réception les enveloppes avec leurs contenus en s’assurant que ce qui sont inscrits sur les enveloppes sont cohérents avec leurs contenus. Ils signent en 2 un cahier de décharges pour ce versement. Le lendemain, le RAF et le chef de réception ouvrent ensemble le coffre en dépouillant leurs contenus et signent ensemble un cahier de décharge pour s’assurer que ce qui est prélevé sur les enveloppent sont cohérents avec leurs contenus. Il est à la charge du RAF d’effectuer les versements. Absence de cahier de décharges Enveloppes signées et visées pour vérifications. c-4 Mise à jour du fichier client Description Risque Contrôles Les clients de l’hôtel paient généralement au comptant à la date de leurs départs. Néanmoins, il existe des clients en qui l’hôtel a effectué des conditions de règlements préférentiels (au crédit après leurs départs). Au niveau du système informatique, les créances clients sont mis à jours automatiquement et à temps réels selon les durées de leurs séjours et suivant leurs consommations au Restaurant/bar. A chaque fin du mois, le système fait ressortir la liste des créances clients et sur cette base, le RAF effectue une écriture de régularisations sur les Chiffres d’affaires. Suivi des règle- ments ultérieurs Listes des débiteurs divers établies à chaque fin du mois.
  • 6. LE CYCLE DES ACHATS/FOURNISSEURS a- Présentation Les catégories d’achats au niveau de l’hôtel sont : - Matières premières pour blanchissage - Produits d’entretien - Combustibles - Imprimé d’exploitation et administratif - Produits d’accueil de l’hôtel - Carburant - Ustensile de cuisine - Uniformes et habillements du personnel - Petit matériel technique - Fourniture de bureau - Décoration diverse - Nourriture - Caféterie, petit déjeuner, boulangerie - Vins et boissons alcoolisées - Boissons gazeuses et non alcoolisées. b- Services intervenants * Services initiateurs de la commande: émission, demande d’achat (nature et montant), ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs * Services achats : établissement des bons de commande, négociation des prix, choix des fournisseurs, surveillance des délais de livraison * Service réception : contrôle de la conformité livraison-commande (quantité et prix) * Service stock: réception des marchandises et enregistrement correspondant. Conserve et protège les stocks * Service comptable : enregistrement des factures après approbation et contrôle arithmétique * Service trésorerie : factures en paiement après approbation par les personnes compétentes (approbation facture, date et moyen de paiement).
  • 7. c- Revue du cycle Le tableau suivant récapitule la description ainsi que les risques et forces identifiés : Fonctions Descriptions Risques Contrôles Achats Un bon de commande pré-numéroté est établi systématiquement lors de chaque approvisionnement à faire au niveau du service demandeur. Les bons de commandes signés sont ensuite validés par le directeur d’établissement. Indépendance du service Validation du chef de service du demandeur Approbation du directeur général Traitement des comptes fournisseurs Les fournisseurs sont gérés sur le logiciel SAGE SAARI. Ils sont individualisés. Toutefois, il n’existe pas de délai de règlement concernant le paiement des fournisseurs. Les dettes sont acquittées au fur et à mesure de la disponibilité qu’offre la trésorerie et de l’exigence des fournisseurs. Fonction d’indépendance de la comptabilité générale Le suivi du solde des comptes fournisseurs est effectué directement par le responsable administratif et financier. Décaissements Le paiement des fournisseurs est soit par chèque soit en espèces. Un BAP du directeur d’établissement est toujours nécessaires avant chaque règlement. Les paiements par chèque font toujours l’objet d’une double signature, le RAF et le directeur d’établissement. Les paiements en espèces sont approuvés par le RAF. BAP du directeur d’établissement Double signature des chèques par le RAF et le Directeur d’établissement Approbation du RAF pour les paiements en espèces. Mise à jour du fichier des fournisseurs La mise à jour du fichier maître des fournisseurs est assurée par le RAF dans le logiciel comptable SAGE SAARI. La mise à jour est effectuée en présence des pièces justificatives du paiement telles que les copies des chèques et les factures avec Bon A Payer (BAP) du directeur d’établissement. La mise à jour est effectuée en présence des pièces justificatives du paiement telles que les copies des chèques et les factures avec bon à payer du directeur d’établissement.
  • 8. A) CAS 2 : LE PROJET“P” LE CYCLE DE REAPPROVISIONNEMENT DE FONDS (compte spécial) 1. Description Les retraits sur le montant autorisé et les retraits ultérieurs en vue de reconstituer le Compte Spécial (réapprovisionnement) peuvent être effectués comme suit : Pour les retraits sur le montant autorisé, le projet P présente à la Banque Mondiale une Demande de Retrait de Fonds. Sur la base de celle-ci, la Banque mondiale, au nom du Projet, retire du compte de Crédit et dépose au Compte Spécial le montant que le Projet a demandé. Les dossiers de la demande comprennent les pièces suivantes :  Une demande de retrait de fonds (DRF) préétablie par la Banque Mondiale en trois modèles et numérotée à la main par le Projet suivie de la référence du CS (exemple 001 CSA) ;  FORMULAIRE 1903 3F / 1904.2F selon le montant des contrats, marchés ;  FORMULAIRE 1903 11 représentant le montant total couvrant des dépenses précédentes ;  Etat de rapprochement bancaire du Compte Spécial ;  Etat récapitulatif des dépenses ;  Etat certifié des dépenses ;  Photocopie certifiée des relevés bancaires ;  Pièces justificatives certifiées ou originales de ces différentes dépenses (Bon de commande, Factures annulées par les tampons de paiement, de certification de service fait, d’enregistrement comptable, Convention ou contrat, Décision, PV, Non objection). La périodicité de réapprovisionnement est en fonction de la disponibilité des fonds estimés suffisants par le Projet. Comme pour la signature du CS, les personnes y désignées seront aptes pour exécuter les tâches de réapprovisionnement, à savoir : en période transitoire, le directeur exécutif et son adjoint en l’absence de mise en place du DAF/RPM et du coordonnateur national ; le DAF/RPM lors de sa mise en place et le directeur exécutif ou son adjoint pour co-signature des formulaires jusqu’à l’arrivée du coordonnateur national.
  • 9. Procédures N° Procédures Intervenants 1 Etablissement des documents ci-dessus, signature et soumission au coordonnateur national DAF/RPM 2 Vérification puis co-signature du formulaire Coordonnateur national 3 Envoi au service de décaissement du Bureau de représentation de la Banque Mondiale DAF/RPM 4 Classement des exemplaires par numéro chronologique de la demande de retrait de fonds (DRF) DAF/RPM 5 Réception de l’avis de crédit de la Banque et enregistrement comptable DAF/RPM 2. Analyse Les problèmes qui peuvent survenir à ce cycle sont les détournements de fonds et les retards dans le règlement des dépenses courantes. Pour la maîtrise de ces risques, l'entité doit veiller à ce que l'autorisation d'approvisionnement soit donnée par des personnes nommées à cet effet, qu'une double signature soit exigée pour les retraits de fonds. Les demandes d'approvisionnement doivent être traitées le plus rapidement possible. 2. LES CYCLES DE DECAISSEMENT ET DE PASSATION DE MARCHE 2.1 Description a) Le cycle de passation des marchés Il décrit dans les grandes lignes les étapes majeures impliquées dans l’engagement de consultants et l’approvisionnement en équipement par contrat. Etape 1. Publier un Avis Général de Passation des Marchés Tous les contrats majeurs du projet feront l’objet d’un Avis Général de Passation des Marchés publié dans un Development Business, une publication des Nations Unies relative à la Passation des Marchés (disponible par abonnement ou par l’Internet) qui jouit d’une large utilisation auprès des consultants et fournisseurs potentiels de la Banque Mondiale et des projets financés par les agences des Nations Unies. L’équipe de la Banque Mondiale apportera son assistance au projet P dans l’insertion de cet avis.
  • 10. Etape 2. Identifier la Méthode de Passation des Marchés En général, les méthodes de passation des marchés à utiliser par le projet peuvent comporter ce qui suit :  Pour les Services de Consultant : A. Consultants Individuels, Sélection basée sur la Compétition B. Consultants Individuels, Sélection par entente directe C. Cabinet, Sélection fondée sur la Qualité et le Coût D. Cabinet, Sélection basée sur les Qualifications des Consultants E. Cabinet, Sélection par entente directe F. Cabinet, Sélection au moindre coût La passation des marchés des Services de Consultant suivra les Directives de Sélection et d’Emploi des Consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale (version la plus récente 2004, mise à jour en Octobre 2006). Le plan de passation des marchés indique la méthode de passation des marchés à utiliser pour chaque contrat de projet. Les contrats les plus urgents sont ceux des personnes suivantes:  Coordinateur National  Directeur Administratif et Financier et Responsable de Passation des Marchés (DAF/RPM)  Expert International de Normes  Expert International de Calibration Satellitaire  Contrat pour les activités additionnelles du projet Etape 3. Demande de l’avis de non objection de la banque mondiale Pour tous les contrats qui sont listés dans le plan de passation de marchés comme nécessitant d’un non objection pour les Termes De Référence (TDR) (même si les contrats eux-mêmes se situent sous le seuil du non objection) le projet doit obtenir un non objection aux termes de référence des consultants. Ce non objection est généralement donné dans les 1- 3 jours de la réception.
  • 11. Etape 4. Signature des contrats/marchés Le Directeur exécutif du projet est le premier signataire des contrats et/ou marchés passés dans le cadre de son activité. En cas d’absence de ce dernier, l’adjoint au Directeur du projet signera lesdits contrats/marchés. b) Le cycle des décaissements Toutes dépenses engagées ou payées au niveau de la comptabilité du Projet doivent être liées au budget. Les décaissements suivront la procédure de la Banque Mondiale conformément au Manuel de décaissement de l’IDA. Il existe les principaux types de décaissement IDA suivants : o Paiement sur compte spécial o Paiement direct par l’IDA o Engagements spéciaux Les deux premiers types de décaissement sont les plus couramment utilisés. i. Paiement sur compte spécial Il est ouvert un « compte spécial » auprès d’une Banque commerciale accréditée par la Banque Mondiale. Le projet P est la seule habilitée à faire fonctionner ce compte spécial selon les directives du manuel des décaissements de la Banque Mondiale. Une avance initiale fixée dans l’accord de crédit est déposée dans ce compte. Ce compte sera réapprovisionné à hauteur des décaissements effectués par le projet et justifiés. Après que la Banque Mondiale a reçu des pièces établissant de manière qu'elle juge satisfaisante qu'un Compte Spécial a été dûment ouvert (Nota : Après la signature de l’Accord de Crédit), une Lettre de décaissement précisera les procédures à suivre pour retirer les fonds du crédit). Les personnes signataires du compte spécial seront les suivantes :  En période transitoire, le DAF/RPM et le coordonnateur national n’étant pas encore recrutés, le directeur exécutif du projet et son adjoint seront les signataires du CS (Compte Spécial). Leur nomination à ce titre sera effectuée par décision ministérielle.  Lors de la mise en place du DAF, le DAF sera obligatoirement le premier signataire. Le co-signataire sera le directeur exécutif du projet. En l’absence de ce dernier, son adjoint le remplacera.
  • 12.  Lors de la mise en place du coordonnateur national, le DAF/RPM sera obligatoirement le premier signataire. Le coordonnateur national sera le second signataire. En l’absence de celui-ci, le directeur exécutif le remplacera. En cas de non disponibilité du coordonnateur national et du directeur exécutif, l’adjoint du directeur exécutif peut signer à leur place. Nonobstant les commentaires ci-dessus, les procédures normales de décaissement seront les suivantes. Il convient donc d’y modifier les signataires selon les cas qui se présentent : Procédures N° Procédures Intervenants 1 Réception puis vérification des pièces justificatives des dépenses engagées (exhaustivité, montant total, certification du service fait, etc.) : Pour les dépenses de fonctionnement : factures, bon de commande/contrats, factures pro formas de 3 fournisseurs au moins, PV de comparaison de prix des fournisseurs, bons de livraison/réception Pour les dépenses de formation : lettre d’invitation de l’organisme formateur, avis de non objection de la banque mondiale si à l’extérieur, attestation d’inscription à la formation, état des dépenses de formation, support de formation, billet de transport, justificatif de per diem perçu et d’hébergement si nécessaire, etc. Pour les contrats d’assistance technique : contrat, factures, avis de non objection de la banque si nécessaire, etc. DAF/RPM 2 Etablissement et signature d’un bordereau de règlement (BR) numéroté à la main en 3 exemplaires Etablissement et signature d’une lettre d’accompagnement en 3 exemplaires à l’intention de la Banque du compte spécial et indiquant particulièrement la catégorie de dépenses, le montant, le bénéficiaire et son compte bancaire Apposition du tampon de bon à payer sur les factures et annulation des copies Puis, soumission au coordonnateur national de tous ces documents rassemblés DAF/RPM 3 Vérification des documents puis co-signature du BR et de la lettre d’accompagnement Coordonnateur national 4 Envoi à la Banque pour paiement de deux jeux complets des documents : 1 gardé par la Banque, 1 retourné DAF/RPM 5 Enregistrement comptable et classement du 3e exemplaire des documents par séquence chronologique de numéro DAF/RPM 6 Réception du 3e exemplaire retourné et annulation du paiement dans la facture (tampon de paiement : payé par BR N°……, date, montant, % de prise en charge par le bailleur) Enregistrement et classement DAF/RPM
  • 13. ii. Paiements Directs Les paiements se font directement auprès du service de décaissement de la Banque Mondiale à Washington. Ce mode de paiement est conseillé pour des factures d’un montant estimé important et pouvant grever la situation du compte spécial. Les procédures se présentent comme suit : - Le DAF/RPM recense les opérations entrant dans le cadre de cette procédure et saisit les informations suivantes : - Le numéro d’engagement de la dépense ; - La date et la référence de la facture ; - Le numéro du contrat, marché et les volets concernés ainsi que le montant dû. Le DAF/RPM constitue alors le dossier suivant, le signe et le soumet au contrôle et visa du coordonnateur national : - Formulaire 1903.1F indiquant le montant total de la facture et attribution d’un numéro suivi de la mention DPD (demande de paiement direct). Exemple 005 DPD ; - Dossiers relatifs aux dépenses (Factures, Marchés, Caution, Avis de non objection,…) ; - Bon de livraison ; - Envoi du document à la Banque mondiale à Washington ; - Réception de l’avis de paiement et annulation du paiement dans la facture par la mention « PAYE PAR PAIEMENT DIRECT DU ………). Enregistrement comptable du paiement : NB : Les cas sur les attributions de tâches du directeur exécutif et/ou de son adjoint restent valides en cas de la prise de fonction non encore effective du DAF/RPM et du coordonnateur national. iii. Engagements Spéciaux Les engagements spéciaux peuvent être considérés comme un autre type de paiement direct.
  • 14. Le DAF/RPM procède à la constitution de dossiers suivants relatifs aux engagements spéciaux, appose la mention « bon pour paiement » et soumet au contrôle et visa du coordonnateur national :  Formulaire 1931.1F (formulaire d’engagement) indiquant le montant de la facture,  Trois (03) exemplaires de facture proforma,  Lettre de crédit (ou crédit documentaire),  Contrat, marché ou BC  Non objection de la Banque Mondiale. Tout ce dossier est envoyé à la Banque Mondiale. Pour la suite de l’opération entre la Banque Primaire et la Banque Mondiale, il faut se reporter à la procédure d’engagement spécial décrite dans le Manuel de décaissement de la Banque. C.2.2. Analyse Les risques liés à cette procédure sont le risque de fournisseurs potentiels non consultés, absence de véritable mise en concurrence des fournisseurs, les pertes des offres des fournisseurs, le risque de non respect des termes de la commande par le fournisseur, le risque de consultation faussée et le risque de collusion. Face à ces risques, le projet P doit conformément aux bonnes pratiques, formaliser les demandes de prix et les bons des commandes, enregistrer toutes les offres reçues, procéder par appel d'offre, avoir une liste des fournisseurs de l'entreprise et la mettre régulièrement mise à jour.