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Boostez votre efficacité personnelle
12
Introduction
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Comme dans de nombreux métiers, mais peut-être encore plus qu'ailleurs, la
pression sur les délais est constante et intense dans le domaine du conseil
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 3
Engagements pris vis-à-vis du client,
lui-même engagé vis-à-vis de son
management
Contraintes de
profitabilité (‘le
temps c’est de
l’argent’)
Nécessité de
concilier les travaux
pour les clients et les
taches ‘internes’
Il est communément admis qu’une bonne gestion de son temps vient avec
l’alignement des 3 catégories de tâches effectuées durant une journée de travail …
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 4
Ce que l’on me
demande de faire
Ce que
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Ce qui est
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Perte Sacrifice
Electron libre
Alignement des
3 catégories
Temps de se
recentrer sur ce qui
est important?
Avez-vous
choisi la bonne
voie?
Voulez-vous preparer ‘demain’ au detriment
d’’aujourd’hui’?
Cette condition, si elle est nécessaire, est
malheureusement loin d'être suffisante
et il n'est pas rare de voir les consultants
travailler plus de 60 heures par semaine
La gestion du temps reste un défi majeur dans le monde du conseil et le vieil adage
'qui va loin ménage sa monture' demeure sage au 21° siècle
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 5
Les cabinets ont intérêt à retenir les consultants avec 3-5
ans d'expérience puisqu'ils offrent le meilleur rapport
coût / taux de facturation.
Or c'est plus difficile à faire lorsque ces derniers, épuisés,
quittent le cabinet après 2 voire 3 ans
Les clients ont tout intérêt à avoir en face d'eux des
personnes en pleine possession de leurs moyens, qui
réfléchissent avec recul et opèrent avec un niveau de
stress acceptable.
Or, cela devient de plus en plus difficile à mesure que les
horaires s’accumulent.
Les consultants eux-mêmes ont tout intérêt,
personnellement mais également professionnellement,
parce que c'est bon notamment pour conserver leur
engagement et leur motivation à un niveau élevé, à
réussir à maintenir un bon équilibre entre horaires de
travail et vie privée
Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à
tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrants | les clients
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 6
… ou qui tiennent 5 à 6h de réunions
tous les jours pour revenir
constamment sur l'approche, ne
laissant que la nuit à l'équipe de
conseil pour la mettre en œuvre,
sachant que le lendemain les priorités
et les orientations auront changé
Des clients qui organisent des points
d'avancement le vendredi de 20h à
22h, suivis d'un autre le lundi matin
à 8h pour voir comment les choses
ont avancé pendant le week-end,
durant lequel les équipes, avec leur
accord, n'ont pas travaillé …
Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à
tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrant | les associés ou les cabinets
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 7
Des associés qui s'engagent à livrer des
études ou des documents gratuitement
au client sur des sujets très éloignés des
compétences habituelles du cabinet, en
allouant sur le sujet un stagiaire sommé
de se débrouiller tout seul
Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à
tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrants | les consultants eux-mêmes
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 8
… des consultants qui partent
tard parce que ça fait bien et
que décidément la blague 'j'ai
pris mon après-midi, je pars à
18h' est un indémodable
Des managers qui imposent des
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problèmes personnels …
La procrastination guettant chacun d’entre nous, optimiser son efficacité personnelle
est une nécessité
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gestion du temps, au niveau individuel
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 9
Améliorer son efficacité au
niveau individuel
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diagnostic
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schéma cible04
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▪ Training
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ou semaine
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Collectez les temps réellement passés, en essayant de vous souvenir, heure par
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 13
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11:00
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14:00
14:00 à
17:00
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20:00
Day 1
Description DuréeCatégorie
Procédez à cet exercice durant une
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Comparez théorie et réalité afin de determiner si des actions correctrices doivent
être entreprises
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 14
Total réel inférieur à votre
limite mais la répartition
du temps n’est pas ce que
vous attendiez
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catégorie sont respectées
mais le total est nettement
supérieur à votre limite
Total et répartition ne sont
pas du tout ce que vous
attendiez
Total réel et répartition
sont conformes à ce que
vous attendiez
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améliorer votre efficacité
personnelle via une large
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Améliorer son efficacité au
niveau individuel
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 15
Fixez vos objectifs d’amélioration et boostez votre efficacité en combinant 3
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Suivre votre temps
1
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 16
Faire les choses plus vite et plus efficacement
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 17
Développez votre vitesse
de lecture* et de frappe
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Utilisez un système
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 18
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traiter pour maximiser le
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Outil: matrice
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03
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traiter pour maximiser le travail accompli
18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 20
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 21
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uI
Ui
ui
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18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 23
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Boostez votre efficacité personnelle

  • 1. 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 1 Boostez votre efficacité personnelle 12
  • 3. Comme dans de nombreux métiers, mais peut-être encore plus qu'ailleurs, la pression sur les délais est constante et intense dans le domaine du conseil 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 3 Engagements pris vis-à-vis du client, lui-même engagé vis-à-vis de son management Contraintes de profitabilité (‘le temps c’est de l’argent’) Nécessité de concilier les travaux pour les clients et les taches ‘internes’
  • 4. Il est communément admis qu’une bonne gestion de son temps vient avec l’alignement des 3 catégories de tâches effectuées durant une journée de travail … 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 4 Ce que l’on me demande de faire Ce que j’aime faire Ce qui est important Perte Sacrifice Electron libre Alignement des 3 catégories Temps de se recentrer sur ce qui est important? Avez-vous choisi la bonne voie? Voulez-vous preparer ‘demain’ au detriment d’’aujourd’hui’? Cette condition, si elle est nécessaire, est malheureusement loin d'être suffisante et il n'est pas rare de voir les consultants travailler plus de 60 heures par semaine
  • 5. La gestion du temps reste un défi majeur dans le monde du conseil et le vieil adage 'qui va loin ménage sa monture' demeure sage au 21° siècle 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 5 Les cabinets ont intérêt à retenir les consultants avec 3-5 ans d'expérience puisqu'ils offrent le meilleur rapport coût / taux de facturation. Or c'est plus difficile à faire lorsque ces derniers, épuisés, quittent le cabinet après 2 voire 3 ans Les clients ont tout intérêt à avoir en face d'eux des personnes en pleine possession de leurs moyens, qui réfléchissent avec recul et opèrent avec un niveau de stress acceptable. Or, cela devient de plus en plus difficile à mesure que les horaires s’accumulent. Les consultants eux-mêmes ont tout intérêt, personnellement mais également professionnellement, parce que c'est bon notamment pour conserver leur engagement et leur motivation à un niveau élevé, à réussir à maintenir un bon équilibre entre horaires de travail et vie privée
  • 6. Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrants | les clients 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 6 … ou qui tiennent 5 à 6h de réunions tous les jours pour revenir constamment sur l'approche, ne laissant que la nuit à l'équipe de conseil pour la mettre en œuvre, sachant que le lendemain les priorités et les orientations auront changé Des clients qui organisent des points d'avancement le vendredi de 20h à 22h, suivis d'un autre le lundi matin à 8h pour voir comment les choses ont avancé pendant le week-end, durant lequel les équipes, avec leur accord, n'ont pas travaillé …
  • 7. Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrant | les associés ou les cabinets 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 7 Des associés qui s'engagent à livrer des études ou des documents gratuitement au client sur des sujets très éloignés des compétences habituelles du cabinet, en allouant sur le sujet un stagiaire sommé de se débrouiller tout seul
  • 8. Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrants | les consultants eux-mêmes 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 8 … des consultants qui partent tard parce que ça fait bien et que décidément la blague 'j'ai pris mon après-midi, je pars à 18h' est un indémodable Des managers qui imposent des horaires démentiels aux équipes en leur interdisant de quitter les locaux du client avant eux mais qui passent 2 à 3 heures par jour à régler des problèmes personnels …
  • 9. La procrastination guettant chacun d’entre nous, optimiser son efficacité personnelle est une nécessité Pour accomplir plus de choses dans un même temps Pour accomplir la même quantité de travail plus rapidement Pour accomplir plus de choses plus rapidement Cela passe en premier lieu par une meilleure gestion du temps, au niveau individuel comme au niveau de l'équipe. Phase 1 Diagnostic Phase 2 Actions 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 9
  • 10. Améliorer son efficacité au niveau individuel Diagnostic 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 10
  • 11. Améliorer sa gestion du temps implique une nécessaire phase d’analyse et de diagnostic 18/04/2017 11 Collecter les temps réels (sur une semaine) 02 Comparer ‘théorie’ et ‘réel’03 Etablir une grille de temps ‘théorique’01 Définissez votre schéma cible04 consultorama.101@gmail.com
  • 12. ▪ Training ▪ Contrôle ▪ Evaluation ▪ … Tâches spécifiques à votre descriptif de poste ▪ Meetings ▪ E-mail & coups de fil ▪ Conversations ▪ … Votre organisation personnelle ▪ Lunch & pauses café ▪ Affaires personnelles ▪ … Etablissez une grille de temps ‘théorique’ en incluant systématiquement les tâches et contraintes personnelles, afin d’avoir une vision exhaustive 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 12 Perso Environ ment Equipe Tâches perso # heures par jour ou semaine # heures par jour ou semaine # heures par jour ou semaine # heures par jour ou semaine Il est nécessaire de fixer le total par jour ou par semaine à un niveau acceptable pour vous, compte tenu de vos contraintes personnelles et de ce que vous jugez adapté pour ménager votre équilibre et votre santé Total
  • 13. Collectez les temps réellement passés, en essayant de vous souvenir, heure par heure, de vos activités pour chaque jour de la semaine 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 13 8:00 à 11:00 11:00 à 14:00 14:00 à 17:00 17:00 à 20:00 Day 1 Description DuréeCatégorie Procédez à cet exercice durant une période assez longue (1 à 2 semaines) et représentative de vos activités habituelles
  • 14. Comparez théorie et réalité afin de determiner si des actions correctrices doivent être entreprises 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 14 Total réel inférieur à votre limite mais la répartition du temps n’est pas ce que vous attendiez Les proportions par catégorie sont respectées mais le total est nettement supérieur à votre limite Total et répartition ne sont pas du tout ce que vous attendiez Total réel et répartition sont conformes à ce que vous attendiez Prenez des actions pour améliorer votre efficacité personnelle via une large palette de techniques
  • 15. Améliorer son efficacité au niveau individuel Actions 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 15
  • 16. Fixez vos objectifs d’amélioration et boostez votre efficacité en combinant 3 techniques Répartir mieux votre temps Faire les choses plus efficacement Suivre votre temps 1 2 3 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 16
  • 17. Faire les choses plus vite et plus efficacement 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 17 Développez votre vitesse de lecture* et de frappe et utilisez au maximum des templates Utilisez un système rigoureux de classement des objets et des documents pour les retrouver rapidement Tirez profit de tous les temps morts (déplacements, attente) pour lire ou revoir des documents non confidentiels Soyez toujours préparés pour faire les choses bien du premier coup *http://fourhourworkweek.com/2009/07/30/speed-reading-and-accelerated-learning/
  • 18. Choisir consciemment et volontairement ce qui vaut le coup d’être fait, dans quel ordre et en combien de temps 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 18 Allouez un ordre de priorité chaque tâche et décidez comment vous allez les traiter pour maximiser le travail accompli Outil: matrice d’Eisenhower Notez toutes les taches que vous devez exécuter et catégorisez-les Outil: matrice d’Eisenhower 03 Catégorisez les tâches Priorisez les tâches Sur la base de la liste de taches priorisées, établissez un planning (quotidien & plus long terme) Outils: to do list & workplan Etablissez un planning En gardant en mémoire que le but n’est pas tant de lister les taches que de les accomplir effectivement 0 2 01
  • 19. Noter toutes les taches que vous devez exécuter et les catégoriser 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 19 Ui UI ui uI Notez vos tâches du jour sur des post-it Ventilez vos taches en 4 catégories: ▪ U: urgent ▪ u: non urgent ▪ I: important ▪ i: non important Essayez de vous limiter à 8 tâches par catégorie: avant d’en ajouter une nouvelle, effectuez une tâche importante d’abord. U: urgent Tâches à effectuer rapidement car un engagement a été pris u: non urgent Tâches sans contraintes de temps (du moins dans l’immédiat) I: important Tâches à fort enjeu (positif si effectuées, négatif sinon) i: non important Tâches à enjeu faible (en positif ou en négatif) Eisenhower matrix
  • 20. Allouer un ordre de priorité chaque tâche et décider comment vous allez les traiter pour maximiser le travail accompli 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 20 1 2 3 5 4 Ui UI ui uI Je délègue Je retarde Je fais si j’ai le temps et l’envie J’abandonne Je retarde Je délègue Je fais si j’ai le temps et l’envie Je fais Je me fais aider J’améliore mon efficacité Je plannifie Je commence ASAP Je délègue J’améliore mon efficacité Je délègue
  • 21. Sur la base de la liste priorisée, établir chaque jour un planning quotidien (ou to do list) 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 21 UI uI Ui ui # de priorité Description Durée Total Date Pour cela il faut que vous développiez votre capacité à estimer le temps que vous prend chaque tâche (au démarrage, vous pouvez prendre un coefficient de sécurité)
  • 22. En commençant par les ‘gros morceaux’ et en rajoutant les autres éléments élaborer une trajectoire à plus long terme, qui alimente au fur et à mesure le planning quotidien 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 22 Activité 1 Activité 2 Activité 3 Activité 1 Activité 2 Activité 3 Liste de tâches Workplan To do list quotidienne La plupart des techniques permettant d’améliorer la gestion du temps ont été ‘institutionnalisées’ dans les outils de project management
  • 23. A intervalle régulier, assurez-vous que vous avez effectivement fait ce qui était prévu et si ce n’est pas le cas, prenez les mesures de correction qui s’imposent 18/04/2017 consultorama.101@gmail.com 23 # Tâche Catégorie Criticité Deadline Statut Commentaire 001 Assignment A En cours 002 Fait 003 Pas commencé 004 En attente Haute Moyenne Basse