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Bâtir une analyse fonctionnelle
efficace avec SharePoint
Nathalie Jard – Analyste SharePoint et ScrumMaster
Groupe GSoft
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2
À propos
@NAJard
nathalie.jard@gsoft-group.com
http://spdynamite.net/
Nathalie Jard
Analyste SharePoint
Scrum Master
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Table des matières
1. Comprendre le besoin
2. Analyse fonctionnelle, étapes essentielles
3. Estimations
4. Gabarits et outils
3
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Introduction
Objectifs de la rencontre
4
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Connaissez-vous la différence ?
1. Comprendre le besoin
• Analyste d’affaires
• Analyste fonctionnel
5
• Analyste fonctionnel SharePoint
• Connaissances de base de
SharePoint
• Doit maîtriser l’outil dans son
ensemble (configuration par le UI)
• Pas besoin de maîtriser
l’administration centrale
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1. Comprendre le
besoin
www.sharepointsummit.org
7
1. Comprendre le besoin
Besoins d’affaires
Analyse du processus d’affaire
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processus d’affaire associé au projet
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Comment ?
• Lecture de la documentation si existante
• Identifier et rencontrer tous les intervenants
• Identifier le « Gardien du processus » qui deviendra votre super utilisateur
• Identifier les irritants du processus ou de la solution actuelle
ATELIERS DE TRAVAIL
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1. Comprendre le besoin
Besoins d’affaires
Exercices / Jeux pour identifier les besoins
• Coup de cœur / Coup de masse
9
• Objectif:
• Identifier ce que les utilisateurs aiment et n’aiment
pas de leur outil ou leur processus actuel
• Outils:
• 1 tableau
• 1 Crayon
• Post-it
• Time boxer l’activité
Source: Donald Brosseau – Analyste et Scrun Master – Groupe GSoft
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1. Comprendre le besoin
Besoins d’affaires
Exercices / Jeux pour identifier les besoins
• Speed Boat
10
• Objectif:
• Identifier ce que les utilisateurs n’aiment pas de leur
produit ou service
• Outils:
• 1 tableau
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1. Comprendre le besoin
Besoins d’affaires
Exercices / Jeux pour identifier les besoins
• Autres
11
• « Product Box » : Découvrir les caractéristiques
les plus passionnantes d’un produit
• « Prune the product tree »: Adapter son produit
aux besoins du marché
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PRIORITÉS
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1. Comprendre le besoin
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• Objectif:
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• Priorités 0 – Obligatoire
• Priorités 1 – Souhaitable
• Priorités 2 – Pratique
13
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Besoins TI
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15
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16
Priorités Éléments Description
Priorité 0 – Obligatoire 1. Gabarit de gestion de projet Gabarit comportant une bibliothèque de document et une
liste de contacts par défaut
2. Accueil site projet Page webpart d’accueil de site de projet
3. Tags automatiques Tout document doit être taggué automatiquement
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Priorité 1 – Souhaitable 1. Raccourcis en page d’accueil Liens directs vers les sections les plus utiles du site
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Priorité 2 – Pratique 1. Avoir un blogue Blogue ouvert à tous, création libre. Catégories prédéfinies
2. Flux d’approbation du blogue Flux d’approbation pour publier un article
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fonctionnelle
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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18
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PORTRAIT GLOBAL DU SITE
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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Profil utilisateurs
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bâtir une base de
sécurité
• Outil de mapping
20
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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• Lister tous les types de documents qui vont se
trouver dans l’application
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21
Gabarit Excel
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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• L’organisation de l’information de telle sorte que les
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soient optimisées.
22
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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Rétention
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Architecture
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utilisateurs, définir les groupes SharePoint.
25
Structure des sites
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Architecture
d’information
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
Étapes clés
Recherche et navigation
• Réalisation de maquettes
26
Structure des sites
Recherche et
navigation
Taxonomie
Rétention
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Architecture
d’information
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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Description des fonctionnalités
• Objectif: Passer en revue tous les besoins et définir le
nécessaire pour y parvenir
27
Priorités Éléments Description
Priorité 0 – Obligatoire 1. Gabarit de gestion de projet Gabarit comportant une bibliothèque de document et une
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2. Bâtir l’analyse fonctionnelle
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28
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31
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Bâtir une analyse fonctionnelle efficace avec SharePoint.

  • 1. Bâtir une analyse fonctionnelle efficace avec SharePoint Nathalie Jard – Analyste SharePoint et ScrumMaster Groupe GSoft
  • 3. www.sharepointsummit.org Table des matières 1. Comprendre le besoin 2. Analyse fonctionnelle, étapes essentielles 3. Estimations 4. Gabarits et outils 3
  • 5. www.sharepointsummit.org Connaissez-vous la différence ? 1. Comprendre le besoin • Analyste d’affaires • Analyste fonctionnel 5 • Analyste fonctionnel SharePoint • Connaissances de base de SharePoint • Doit maîtriser l’outil dans son ensemble (configuration par le UI) • Pas besoin de maîtriser l’administration centrale
  • 7. www.sharepointsummit.org 7 1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires Analyse du processus d’affaire • L’analyste doit comprendre le processus d’affaire associé au projet • C’est la base de toute analyse Comment ? • Lecture de la documentation si existante • Identifier et rencontrer tous les intervenants • Identifier le « Gardien du processus » qui deviendra votre super utilisateur • Identifier les irritants du processus ou de la solution actuelle
  • 9. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires Exercices / Jeux pour identifier les besoins • Coup de cœur / Coup de masse 9 • Objectif: • Identifier ce que les utilisateurs aiment et n’aiment pas de leur outil ou leur processus actuel • Outils: • 1 tableau • 1 Crayon • Post-it • Time boxer l’activité Source: Donald Brosseau – Analyste et Scrun Master – Groupe GSoft
  • 10. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires Exercices / Jeux pour identifier les besoins • Speed Boat 10 • Objectif: • Identifier ce que les utilisateurs n’aiment pas de leur produit ou service • Outils: • 1 tableau • 1 Crayon • Post-it • Time boxer l’activité Source: http://innovationgames.com/speed-boat/
  • 11. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires Exercices / Jeux pour identifier les besoins • Autres 11 • « Product Box » : Découvrir les caractéristiques les plus passionnantes d’un produit • « Prune the product tree »: Adapter son produit aux besoins du marché Source: http://innovationgames.com
  • 13. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires Prioriser les besoins • Objectif: • Classifier les besoins selon 3 catégories • Priorités 0 – Obligatoire • Priorités 1 – Souhaitable • Priorités 2 – Pratique 13
  • 14. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires Exercices / Jeux pour prioriser les besoins • « Acheter une fonctionnalité » 14 Source: http://innovationgames.com • Exercice: Buy A feature: • Déterminer quels besoins sont prioritaires • Outils: • Liste des besoins • Argent fictif • TimeBoxer
  • 15. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Besoins TI Besoins TI • Quels sont les requis et les contraintes ? • Infrastructure, technologies, versions … 15 Performance Sécurité Capacité Montée en charge Fiabilité Disponibilité Souplesse d’administration Support Souplesse d’utilisation Testabilité Compatibilité avec versions antérieures GlobalisationUtilisation d’autres outils
  • 16. www.sharepointsummit.org 1. Comprendre le besoin Conclusion Résumé de la section • Liste des besoins priorisés • Liste des besoins TI 16 Priorités Éléments Description Priorité 0 – Obligatoire 1. Gabarit de gestion de projet Gabarit comportant une bibliothèque de document et une liste de contacts par défaut 2. Accueil site projet Page webpart d’accueil de site de projet 3. Tags automatiques Tout document doit être taggué automatiquement 4. Sites Favoris En un clic pouvoir ajouter un site dans mes favoris Priorité 1 – Souhaitable 1. Raccourcis en page d’accueil Liens directs vers les sections les plus utiles du site 2. Image marque Appliquer le style de la compagnie Priorité 2 – Pratique 1. Avoir un blogue Blogue ouvert à tous, création libre. Catégories prédéfinies 2. Flux d’approbation du blogue Flux d’approbation pour publier un article
  • 18. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Objectifs d’une analyse fonctionnelle • Traduire les besoins d’affaires en faisabilité SharePoint 18 Comment 1. Portrait global 2. Traiter chaque besoin et définir la fonctionnalité
  • 19. PORTRAIT GLOBAL DU SITE Objectif Type de site Niveau d’utilisation Fréquence d’accès Nombre utilisateurs concurrents Audience du site Type d’information Date de MEP ? Gouvernance
  • 20. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Profil utilisateurs • Objectif: Définir les groupes d’utilisateurs et bâtir une base de sécurité • Outil de mapping 20
  • 21. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Utilisation des documents • Lister tous les types de documents qui vont se trouver dans l’application • Type de document • Objectif du document • Format • Type de contenu 21 Gabarit Excel Onglet 1
  • 22. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Architecture d’information • L’organisation de l’information de telle sorte que les possibilités d’utilisation et de gestion de l’information soient optimisées. 22 Structure des sites Recherche et navigation Taxonomie Rétention Gestion des accès Architecture d’information
  • 23. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Structure des sites 23 Structure des sites Recherche et navigation Taxonomie Rétention Gestion des accès Architecture d’information
  • 24. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Taxonomie 24 Structure des sites Recherche et navigation Taxonomie Rétention Gestion des accès Architecture d’information Gabarit Excel Onglet 3
  • 25. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Gestion des accès • À partir de l’identification des groupes et de la liste des utilisateurs, définir les groupes SharePoint. 25 Structure des sites Recherche et navigation Taxonomie Rétention Gestion des accès Architecture d’information Gabarit Excel Onglet 4
  • 26. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Recherche et navigation • Réalisation de maquettes 26 Structure des sites Recherche et navigation Taxonomie Rétention Gestion des accès Architecture d’information
  • 27. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Description des fonctionnalités • Objectif: Passer en revue tous les besoins et définir le nécessaire pour y parvenir 27 Priorités Éléments Description Priorité 0 – Obligatoire 1. Gabarit de gestion de projet Gabarit comportant une bibliothèque de document et une liste de contacts par défaut 2. Accueil site projet Page webpart d’accueil de site de projet 3. Tags automatiques Tout document doit être taggué automatiquement 4. Sites Favoris En un clic pouvoir ajouter un site dans mes favoris Priorité 1 – Souhaitable 1. Raccourcis en page d’accueil Liens directs vers les sections les plus utiles du site 2. Image marque Appliquer le style de la compagnie Priorité 2 – Pratique 1. Avoir un blogue Blogue ouvert à tous, création libre. Catégories prédéfinies 2. Flux d’approbation du blogue Flux d’approbation pour publier un article
  • 28. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 28 Description des fonctionnalités 1. Revalider le besoin et lister les règles d’affaires 2. Maquettes 3. Décomposer en sous-fonctionnalités La page d’accueil d’un site de projet doit permettre à l’utilisateur de voir l’information utile rapidement. Les clients souhaitent voir la liste des contacts associés au projet, les documents de travail.
  • 30. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 30 Description des fonctionnalités 4. Penser les listes et les bibliothèques • Paramètres de la liste ou de la bibliothèque Afficher dans le volet de lancement rapide? Approbation de contenu requise ? Quel mode de contrôle de version ? Extraction obligatoire requise ? Autoriser la gestion des types de contenu ? Modèles de documents associés? Autre configurations de la liste ?
  • 31. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 31 Description des fonctionnalités 4. Penser les listes et les bibliothèques • Propriétés Gabarit Excel Onglets 5 et 6 Propriété Description Type (SP) Oblig atoire Provenance Ex. Nom Nom du document Simple ligne de texte Oui Nom du fichier Analyse fonctionnelle Type de document Type de document Métadonnées gérées Oui Branche « Type de document » Analyse Client Client associé au document Simple ligne de texte Oui Automatique, sera alimenté par le nom du site Gsoft Projet Projet associé au document Simple ligne de texte Oui Automatique sera alimenté par le nom du site Intranet Nom bibliothèque: « Documents partagés »
  • 32. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 32 Description des fonctionnalités 4. Penser les listes et les bibliothèques • Affichages Gabarit Excel Onglet 5 et 6 Page accueil Tous les documents Type de documents
  • 33. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 33 Description des fonctionnalités 4. Penser les listes et les bibliothèques • Types de contenu • Colonnes de site Gabarit Excel Onglet 5 et 6
  • 34. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 34 Description des fonctionnalités 4. Penser les listes et les bibliothèques • Flux de travaux
  • 36. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés 36 Description des fonctionnalités 5. Règles d’affaires et mécanismes • Lister les règles d’affaires • Lister les automatismes 6. Image Marque (Design) • Design requis ? • Mécanisme à mettre en place (ex: Expand/collapse …) • Objets à créer ? Boutons … Répéter pour chaque besoin
  • 37. www.sharepointsummit.org 2. Bâtir l’analyse fonctionnelle Étapes clés Résumé de la section • Portrait d’ensemble • Description granulaire de chaque besoin 37
  • 39. www.sharepointsummit.org Estimations 39 Type de projet ? • Penser au portrait global • Estimer toutes les fonctionnalités • Ajouter un 20% de DDC • Déploiement en Temps et matériel Estimation en points, en jours ? UI Développement Gabarit Excel Onglet 8
  • 42. www.sharepointsummit.org Gabarits et outils • Outils de mapping: • Mind manager, Mindomo, Xmind • Jeux pour les ateliers clients: • http://innovationgames.com/resources/the-games/ • Maquettes • Basalmiq: http://www.balsamiq.com/ • Outil pour visio: Sketch GUI Shapes for Visio. • Visio – SharePoint • Visio shapes for SharePoint Server, Project Server, Search Server, and Office posters http://www.microsoft.com/en- us/download/details.aspx?id=21480 • SharePoint 2010 Visio Stencil ToolKit http://thuansoldier.net/?p=1980 • Gabarit Excel • http://sdrv.ms/1549tux 42
  • 43. Thank you for your attention! This presentation will be available on the Quebec SharePoint Summit web site after the event. Merci de votre attention ! Cette présentation sera disponible sur le site internet de SharePoint Summit Québec, après l’événement.
  • 44. SVP évaluez ma session! Complétez le sondage et courez la chance de gagner une tablette Surface Please rate this session! Fill out the survey and get a chance to win a Surface