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Mise en place d’un Procure to Pay

Un projet d’Entreprise…
Bertrand Drouet
Directeur Trésorerie & Achats
www.b-pack.fr
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Présentation Vivadour







Chiffre d'affaires : 426 millions d'euros,
Autonomie financière : 80 %.
8 000 agriculteurs
850 salariés
30 sociétés filiales
6 ‘métiers’ en liaison avec la couverture de notre territoire







Collecte Produits du Sol 575 KT- Approvisionnement
Semences : Grandes Cultures Maïs, Potagères Légumineuses
Viticulture : 2 caves – 1 Laboratoire d’analyse - ~ 200 000 hl commercialisés
Productions Animales : Volailles (7 M têtes) - Gras (6 M têtes) - Bovins (10 000 têtes)
Distribution Grand Public : réseau GAMM VERT Gers – 20 000 m2 de surfaces commerciales
Services aux Agriculteurs

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Le contexte…

•
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Entreprise jeune, tout juste 20 ans,
Fruit de fusions de coopératives
Une croissance externe soutenue
CA passant de 100 M€ à 425 M€ en 20 ans
Centres de décisions éclatés géographiquement
–
–

•
•
•

10 sièges administratifs
150 sites répartis sur notre territoire d’influence

Un système d’information achats archaïque
Pas de fonction ‘métier’ Achat identifiée
En 2006 : Sous l’impulsion de la Direction Générale :
–
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Objectifs de mettre en place une démarche « Achat » en complément de la mise en
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Matrice de choix : valeur perçue chez b-pack
M
O
T
E
U
R
D
E
P
R
O
D
U
C
T
I
V
I
T
E

Optimisation des processus
Automatisation de la saisie

Productivité

Outil de négociation fournisseurs

Compétitivité

Déploiement implicite
Fluidité de l’information
Collaboration fournisseur

Transversalité

Traçabilité des flux
Pilotage organisationnel (gestion des droits)
Pilotage budgétaire

Réactivité

Simplicité d’utilisation
Intégration aux systèmes d’informations existants

Simplicité

Système de Gestion communiquant / économique / ouvert …

5
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Un long chemin parcouru ensemble
• Mi 2007 : Initialisation du projet
• Décembre 2007 : Passage en production, périmètre restreint
– Nombre de users > ~ 10
– Familles : Fournitures de Bureau Assurance
– Processus : DA-Commande puis Réception puis facturation

• Montée en charge de la version 2.7
• Juillet 2011 : Migration version 3.4
• Aujourd’hui : Réflexion sur de nouveaux modules et
l’externalisation de la solution en mode SaaS

9/10/2013

6
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Un outil Pierre Angulaire d’une stratégie globale
La mise en œuvre de la solution b-pack s’intègre dans la stratégie
d’ensemble de gestion des achats et trouve sa cohérence dans
la recherche des objectifs suivants:
– Favoriser la transparence et la traçabilité des opérations d’engagement
– Pilotage et Maîtrise des dépenses par le contrôle budgétaire
– Tendre vers une dématérialisation et une automatisation des opérations
la plus poussée possible du processus achat
– Générer des économies directes (prix d’achat, …) et indirectes
(dématérialisation, …).

9/10/2013

7
Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
Flexibilité et adaptabilité de la solution
Les spécificités du Groupe Vivadour impliquent un schéma multidimensionnel
Nous devons à la fois :
–
–
–
–

Gérer la dimension métier
Satisfaire l’axe société de facturation
Intégrer la segmentation analytique complexe
Gérer des lieux de livraison et des lieux de consommation potentiellement
différents
– Mettre l’utilisateur terrain dans son contexte de travail
– …

Toutes ces dimensions sont portées par l’application b-pack…
-> Autant dire que nous avons réussi à faire rentrer un rond dans un carré !
Tout en restant… Autant que faire ce peu en restant dans les standards du
produit….

9/10/2013

8
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Quelques Chiffres
•
•
•
•
•

7 000 Connexions pour près de 2 000 heures
150 Utilisateurs paramétrés  107 actifs
3 300 Demandes d’Achats pour 77 émetteurs
3 600 Commandes auprès de 79 fournisseurs
64 650 Lignes Achat pour 1 267 articles mouvementés
Type données

Dégrés Démat.

Nb Lignes

% ligne

CA Achats

% Mt

Interface GMAO

2

5 358

12,18%

1 868 331

4,76%

Interface NUTH

2

36

0,08%

288 127

0,73%

Interface BAP

2

559

1,27%

84 401

0,22%

Interface EURO

2

626

1,42%

345 931

0,88%

Interface IMMO

2

1

0,00%

37 854

0,10%

Interface Iris

3

15495

35,22%

4 863 793

12,39%

Saisie

1

21 917

49,82% 31 752 755

80,92%

43 992

100,00% 39 241 190

100,00%

Total

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Cartographie Achats – Origine des flux
30,000

25,000

21,917, 31,752,755

Nombre de Lignes

20,000

15,495, 4,863,793

15,000

10,000

6,580, 2,624,643
5,000

0
0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

Degrés de Dématérialisation
Interfaces Autres

Iris

Saisie

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3.5
Segmentation Achats – Catégorie
14,000

12,000

Frais Administratifs
50.0%
1,631,368

10,000
Achats Métiers hors MB
0.2%
10,652,547

Parc Matériel Roulant
68.5%
2,770,568

Nombre de ligne

8,000
Parc Immobilier et Matériel Fixe
0.0%
3,115,905

6,000

Energie
68.7%
6,134,949
4,000

Logistique
10.5%
9,299,073

2,000
Emballages
0.0%
1,347,694
0
-20.0%

Honoraires
2.6%
1,265,267

0.0%

-2,000

Frais Administratifs

20.0%

40.0%

60.0%

80.0%

100.0%

% Ligne Iris
Achats Métiers hors MB

Parc Immobilier et Matériel Fixe

Emballages

Parc Matériel Roulant

Energie

Logistique

Honoraires

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Cadre de Mission - Responsabilité

Direction Achats

•Workflow Achats : le construire, le maintenir
•Cartographie et Segmentation Achats
•Animation de la Revue de Direction Achats
•Reporting Achats, Gestion des Indicateurs
•Tendre vers la dématérialisation des relations fournisseurs
•Relation Administrative <> Fournisseurs
•Relation Iris <> Service Informatique
•Liens avec les autres fonctions supports

Missions partagées

•Insuffler la Démarche Groupe
•Contractualissation : mise en place, gestion des contrats et conventions en cours et à
venir
•Assurer le respect de la Charte Fournisseurs spécifiant les attentes réciproques des
parties et engageant les fournisseurs sur la stratégie (qualité notamment) du groupe
Vivadour
•Référencement Fournisseurs : critères et décision

Correspondants Achats

•Tenue des dossiers fournisseurs : renseignements commerciaux, état des négociations
•Relations Opérationnelles <> Fournisseurs
•Analyse des besoins
•Gestion des catalogues et articles

Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
Kit de Déploiement – Phase 1

Choix catégories Ha
Fournisseurs

Réunion de lancement
Facturation

DG / DA / Correspondant
HA
SI / Compta

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Kit de Déploiement – Phase 1 bis

Acquisition de données

Paramétrage des
utilisateurs, règles
d'approbation, ...

constitution des
catalogues, bases
articles

Analyse des Besoins

Identification des
acteurs : émetteurs
DA, réceptionnaire, ...

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Kit de Déploiement – Phase 2
Déploiement

Acquisition de
données

Formation assistance
Iris

Validation des circuits
et des paramétrages

DA Normales

Facturation

Réception

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Kit de Déploiement – Phase 3

Budget (grâce aux données
acquises)

Dématérialisation du
proceuus : B2B / Punch out /
factures / …

Evaluation fournisseur

Catalogue

Négociation tarif

Ajouter des utilisateurs

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Indicateurs
Iris est aussi un outil de pilotage et nous suivons une batterie
d’indicateurs. Ce processus achat a une dimension QUALITE et le suivi
de ces derniers est primordial.
2 sources qui se complètent :
• Source S.I. Achat : Nombre de Demandes d’Achats ** Nombre d’Emetteurs
D.A. – Utilisateurs Inactifs ** Activité Emetteur D.A. : nombre D.A. – montant
demandé ** Taux D.A. normales / Total nombre D.A. (une fois neutralisées
les D.A. de régularisation sur consommation subie : téléphonie, carburant
non stocké, …) ** Nombre de Commandes ** Activité Fournisseurs : nombre
Cde – CA Achat

• Source S.I. Compta : Nombre d’Enregistrement ** Montant Comptabilisé **
Nombre d’Enregistrement issus de REPIRIS / ratio ** Montant des Opérations issues
de REPIRIS / ratio ** Nombre d’écritures « Non REPIRIS » / Nombre d’écritures pour
les fournisseurs « Iris »
 Mesure du taux de couverture par fournisseur / société de facturation /
segmentation achat …

En plus, nous suivons sur Iris, l’évolution des enveloppes budgétaires

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Cas clients b-pack : Vivadour

  • 1. Mise en place d’un Procure to Pay Un projet d’Entreprise… Bertrand Drouet Directeur Trésorerie & Achats www.b-pack.fr Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 2. Présentation Vivadour       Chiffre d'affaires : 426 millions d'euros, Autonomie financière : 80 %. 8 000 agriculteurs 850 salariés 30 sociétés filiales 6 ‘métiers’ en liaison avec la couverture de notre territoire       Collecte Produits du Sol 575 KT- Approvisionnement Semences : Grandes Cultures Maïs, Potagères Légumineuses Viticulture : 2 caves – 1 Laboratoire d’analyse - ~ 200 000 hl commercialisés Productions Animales : Volailles (7 M têtes) - Gras (6 M têtes) - Bovins (10 000 têtes) Distribution Grand Public : réseau GAMM VERT Gers – 20 000 m2 de surfaces commerciales Services aux Agriculteurs Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 3. Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 4. Le contexte… • • • • • Entreprise jeune, tout juste 20 ans, Fruit de fusions de coopératives Une croissance externe soutenue CA passant de 100 M€ à 425 M€ en 20 ans Centres de décisions éclatés géographiquement – – • • • 10 sièges administratifs 150 sites répartis sur notre territoire d’influence Un système d’information achats archaïque Pas de fonction ‘métier’ Achat identifiée En 2006 : Sous l’impulsion de la Direction Générale : – – Création d’une Direction des Achats Objectifs de mettre en place une démarche « Achat » en complément de la mise en place d’une comptabilité d’engagements, – Dématérialiser et automatiser les processus (Da, Cde, Réception, factures…) – Contrôle budgétaire – Workflow – ….. Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 5. Matrice de choix : valeur perçue chez b-pack M O T E U R D E P R O D U C T I V I T E Optimisation des processus Automatisation de la saisie Productivité Outil de négociation fournisseurs Compétitivité Déploiement implicite Fluidité de l’information Collaboration fournisseur Transversalité Traçabilité des flux Pilotage organisationnel (gestion des droits) Pilotage budgétaire Réactivité Simplicité d’utilisation Intégration aux systèmes d’informations existants Simplicité Système de Gestion communiquant / économique / ouvert … 5 Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 6. Un long chemin parcouru ensemble • Mi 2007 : Initialisation du projet • Décembre 2007 : Passage en production, périmètre restreint – Nombre de users > ~ 10 – Familles : Fournitures de Bureau Assurance – Processus : DA-Commande puis Réception puis facturation • Montée en charge de la version 2.7 • Juillet 2011 : Migration version 3.4 • Aujourd’hui : Réflexion sur de nouveaux modules et l’externalisation de la solution en mode SaaS 9/10/2013 6 Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 7. Un outil Pierre Angulaire d’une stratégie globale La mise en œuvre de la solution b-pack s’intègre dans la stratégie d’ensemble de gestion des achats et trouve sa cohérence dans la recherche des objectifs suivants: – Favoriser la transparence et la traçabilité des opérations d’engagement – Pilotage et Maîtrise des dépenses par le contrôle budgétaire – Tendre vers une dématérialisation et une automatisation des opérations la plus poussée possible du processus achat – Générer des économies directes (prix d’achat, …) et indirectes (dématérialisation, …). 9/10/2013 7 Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 8. Flexibilité et adaptabilité de la solution Les spécificités du Groupe Vivadour impliquent un schéma multidimensionnel Nous devons à la fois : – – – – Gérer la dimension métier Satisfaire l’axe société de facturation Intégrer la segmentation analytique complexe Gérer des lieux de livraison et des lieux de consommation potentiellement différents – Mettre l’utilisateur terrain dans son contexte de travail – … Toutes ces dimensions sont portées par l’application b-pack… -> Autant dire que nous avons réussi à faire rentrer un rond dans un carré ! Tout en restant… Autant que faire ce peu en restant dans les standards du produit…. 9/10/2013 8 Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 9. Quelques Chiffres • • • • • 7 000 Connexions pour près de 2 000 heures 150 Utilisateurs paramétrés  107 actifs 3 300 Demandes d’Achats pour 77 émetteurs 3 600 Commandes auprès de 79 fournisseurs 64 650 Lignes Achat pour 1 267 articles mouvementés Type données Dégrés Démat. Nb Lignes % ligne CA Achats % Mt Interface GMAO 2 5 358 12,18% 1 868 331 4,76% Interface NUTH 2 36 0,08% 288 127 0,73% Interface BAP 2 559 1,27% 84 401 0,22% Interface EURO 2 626 1,42% 345 931 0,88% Interface IMMO 2 1 0,00% 37 854 0,10% Interface Iris 3 15495 35,22% 4 863 793 12,39% Saisie 1 21 917 49,82% 31 752 755 80,92% 43 992 100,00% 39 241 190 100,00% Total Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 10. Cartographie Achats – Origine des flux 30,000 25,000 21,917, 31,752,755 Nombre de Lignes 20,000 15,495, 4,863,793 15,000 10,000 6,580, 2,624,643 5,000 0 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 Degrés de Dématérialisation Interfaces Autres Iris Saisie Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark 3.5
  • 11. Segmentation Achats – Catégorie 14,000 12,000 Frais Administratifs 50.0% 1,631,368 10,000 Achats Métiers hors MB 0.2% 10,652,547 Parc Matériel Roulant 68.5% 2,770,568 Nombre de ligne 8,000 Parc Immobilier et Matériel Fixe 0.0% 3,115,905 6,000 Energie 68.7% 6,134,949 4,000 Logistique 10.5% 9,299,073 2,000 Emballages 0.0% 1,347,694 0 -20.0% Honoraires 2.6% 1,265,267 0.0% -2,000 Frais Administratifs 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% % Ligne Iris Achats Métiers hors MB Parc Immobilier et Matériel Fixe Emballages Parc Matériel Roulant Energie Logistique Honoraires Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 12. Cadre de Mission - Responsabilité Direction Achats •Workflow Achats : le construire, le maintenir •Cartographie et Segmentation Achats •Animation de la Revue de Direction Achats •Reporting Achats, Gestion des Indicateurs •Tendre vers la dématérialisation des relations fournisseurs •Relation Administrative <> Fournisseurs •Relation Iris <> Service Informatique •Liens avec les autres fonctions supports Missions partagées •Insuffler la Démarche Groupe •Contractualissation : mise en place, gestion des contrats et conventions en cours et à venir •Assurer le respect de la Charte Fournisseurs spécifiant les attentes réciproques des parties et engageant les fournisseurs sur la stratégie (qualité notamment) du groupe Vivadour •Référencement Fournisseurs : critères et décision Correspondants Achats •Tenue des dossiers fournisseurs : renseignements commerciaux, état des négociations •Relations Opérationnelles <> Fournisseurs •Analyse des besoins •Gestion des catalogues et articles Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 13. Kit de Déploiement – Phase 1 Choix catégories Ha Fournisseurs Réunion de lancement Facturation DG / DA / Correspondant HA SI / Compta DA de régularisation Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 14. Kit de Déploiement – Phase 1 bis Acquisition de données Paramétrage des utilisateurs, règles d'approbation, ... constitution des catalogues, bases articles Analyse des Besoins Identification des acteurs : émetteurs DA, réceptionnaire, ... Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 15. Kit de Déploiement – Phase 2 Déploiement Acquisition de données Formation assistance Iris Validation des circuits et des paramétrages DA Normales Facturation Réception Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 16. Kit de Déploiement – Phase 3 Budget (grâce aux données acquises) Dématérialisation du proceuus : B2B / Punch out / factures / … Evaluation fournisseur Catalogue Négociation tarif Ajouter des utilisateurs Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 17. Indicateurs Iris est aussi un outil de pilotage et nous suivons une batterie d’indicateurs. Ce processus achat a une dimension QUALITE et le suivi de ces derniers est primordial. 2 sources qui se complètent : • Source S.I. Achat : Nombre de Demandes d’Achats ** Nombre d’Emetteurs D.A. – Utilisateurs Inactifs ** Activité Emetteur D.A. : nombre D.A. – montant demandé ** Taux D.A. normales / Total nombre D.A. (une fois neutralisées les D.A. de régularisation sur consommation subie : téléphonie, carburant non stocké, …) ** Nombre de Commandes ** Activité Fournisseurs : nombre Cde – CA Achat • Source S.I. Compta : Nombre d’Enregistrement ** Montant Comptabilisé ** Nombre d’Enregistrement issus de REPIRIS / ratio ** Montant des Opérations issues de REPIRIS / ratio ** Nombre d’écritures « Non REPIRIS » / Nombre d’écritures pour les fournisseurs « Iris »  Mesure du taux de couverture par fournisseur / société de facturation / segmentation achat … En plus, nous suivons sur Iris, l’évolution des enveloppes budgétaires Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark
  • 18. Questions ? www.b-pack.fr Copyright 2012, All rights reserved – b-pack is a registered trademark