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I. Notre mission :
Après avoir rigoureusement étudié les besoins exprimés par le client et déterminé le domaine
d'assurance, Elcofrance s'engage à tout mettre en œuvre pour :
1. Étudier toutes les possibilités qui s'offre au client quant à l'assurance des risques qu'il
engage, lui indiquer l'étendue des garanties offertes, ainsi que les exclusions habituelles.
2. Se renseigner sur l'état du marché et sa capacité de couverture pour les risques concernés.
3. Discuter des modalités de couverture :
• Couverture totale.
• Limitation contractuelle de garantie.
• Franchise.
• Auto-assurance partielle.
• Assurances ajustables ou révisables etc.
4. Mettre à la disposition du client tous documents concernant l'évolution générale (dans le
temps, et suivant une périodicité convenue préalablement) des principaux marchés français
ou étrangers de l'assurance et des nouvelles possibilités de couverture.
2/11
II.Étude et placement des risques :
1. Lorsque cela apparaît nécessaire, analyse approfondie des risques sur la bases de
renseignements fournis par la client, avec visite des établissements principaux et
détermination de leurs modalités de couverture.
2. Établissement d'une « proposition d'assurance » adaptée aux risques réellement encourus et
présentation de cette proposition à l'accord du client si celui-ci le désir, avant consultation
des assureurs.
3. Prospection du marché correspondant aux besoins du client dans la limite éventuelle des
instructions données par celui-ci.
4. Conseils sur le choix des assureurs et de l'apériteur éventuel en s'efforçant de procurer au
client les garanties les plus larges, et ce au meilleur rapport garantie/prime compte tenu des
possibilités du marché.
5. Établissement d'un « projet de police en conformité » avec la matérialité du risque, ce projet
étant destiné à être soumis au client s'il le souhaite.
6. Prise des garanties, placement ; replacement des découverts ultérieurs dans la limite des
possibilités du marché ; vérification et envoi de la note de couverture au client.
7. Mise en place de la rédaction définitive de la police d'assurance et de ses annexes.
8. Vérification des polices et/ou avenants, et des décomptes de prime avant signature et
règlement par l'assuré.
9. Régularisation des documents et règlement aux assureurs des primes perçues.
3/11
III. Gestion de police et contrôle des risques :
1. Échéance des polices :
- Rappel des dates d'expiration pour les polices à durée limitée.
- Rappel des préavis de résiliation concernant les polices faisant l'objet d'une étude demandée par
l'assuré, formulée en temps utile, susceptible d'entraîner une révision des conditions.
- Vérification des demandes de paiement des primes des assureurs.
- Contrôle de l'effet des clauses d'indexation.
2. Rappel suivant périodicité convenue des obligations de l'assuré en vue de maintien de
l'efficacité des garanties : tenue à jour des valeurs assurées, déclarations à effectuer aux
assureurs, modifications survenant dans la matérialité des risques.
3. Réclamation des déclarations périodiques :
- Valeurs assurées, stocks.
- Déclarations des chiffres d'affaires, de salaires etc.
4. Sur la demande de l'assuré :
a) Fournir des éléments connus pour lui permettant d'établir son budget prévisionnel.
b) Apporter toutes les indications utiles sur l'étendue des garanties en cours étant formellement
étendu qu'Elcofrance ne saurait être, en aucun cas, garant de l'interprétation donnée par les
sociétés d'assurances intéressées par la portée de ces garanties.
c) Assistance à titre de simples conseils, pour la mise au point des clauses de responsabilité et
d'assurance devant figurer dans les contrats avec les tiers.
d) Assistance pour l'interprétation des clauses insérées dans les polices d'assurances ; obtention
de toutes les explications et confirmations utiles à leur sujet de la part des compagnies ;
adaptation, dans la mesure du possible, des conditions de garanties aux nouvelles
circonstances dont l'assuré aura donné connaissance à nos spécialistes Elcofrance en temps
opportun.
e) Enfin, à titre de simple conseil et au regard des assurances, assistance du client en matière en
matière de prévention et de protection, tant pour les risques en cours avec la visite
périodique, convenue d'un commun accord des risques principaux, que pour les travaux
neufs.
4/11
IV. Sinistres :
Suivant la procédure du règlement, Elcofrance s'engage à :
1. Assister le client pour l'établissement d'une procédure de déclaration de sinistres susceptible
de survenir même dans les établissements éloignés du souscripteur, et ce, conformément aux
dispositions contractuelles.
2. Vérifier les garanties.
3. Assister le client en vue d'obtenir le meilleur règlement possible du dossier :
• Missionner ou faire missionner les experts.
• Provoquer les réunions nécessaires avec les assureurs ou les tiers.
• Soumettre des propositions de règlement d’indemnité.
• Relancer fréquemment les assureurs et autres parties intéressées.
4. Dans le domaine des assurances « dommages » - à l'exclusion des assurances de
responsabilité civile – fournir sur la demande du client, des statistiques primes/sinistres et,
éventuellement par établissement, dans la mesure où la forme du contrat le permet.
5. Dans le domaine des assurances de « responsabilité civile », obtenir dans la mesure du
possible, des assureurs concernés, des statistiques primes/sinistres.
5/11
L'établissement d'un cahier des charges.
Article I
Conseil et assistance.
Nature de l'intervention de nos experts Elcofrance.
Dans un souci de services de qualité et d'un fonctionnement complètement transparent, Elcofrance
vous présente son guide d'établissement d'un cahier des charges.
Elcofrance, en sa qualité de professionnel, assurera, au bénéfice de son mandant, le devoir de
conseil et d'assistance auquel il est tenu et découlant notamment de la réglementation et de la
déontologie, dans tous les domaines touchant à la couverture des risques par la voie de l'assurance.
Étendue de la mission :
(a) La gestion
• Gestion administrative.
• Gestion technique.
• Prévention.
(b) L'information
• Information du mandant sur l'évolution législative, réglementaire ou juridictionnelle,
susceptible de d'influencer les garanties souscrites ou les risques.
• Information du mandant sur l'évolution du marché et des possibilités de couvertures qui
peuvent être proposées.
• Elcofrance s'engage à informer clairement le mandant de l'importance que revêt la
déclaration exacte et complète de tous les éléments nécessaires à la juste appréciation du
risque par l'assureur.
• Elcofrance informera le mandant des possibilités de résiliation et attirera particulièrement
son attention sur les détails de préavis.
• Elcofrance précisera clairement au mandant, et ce dès la prise d'effet des polices, quelles
sont les évolutions susceptibles de rendre nécessaire une modification en cours d'année.
• Elcofrance informera le mandant des délais dans lesquels il doit déclarer les sinistres.
6/11
Article II
Étude du projet d'assurance.
L'étendue de notre mission, relative à l'étude préliminaire et à la conception du projet d'assurance,
sera déterminée comme suit par le prospect :
Hypothèse 1 :
Nos experts Elcofrance se chargent de recueillir les éléments d'information (questionnaires, audits,
visites de risques…) qu'ils jugent nécessaires à l'élaboration du projet lui permettant de procéder à
la consultation du marché.
Hypothèse 2 :
Nos experts Elcofrance procèdent à la consultation du marché au moyen d'un appel d'offres préparé
par le prospect.
Article III
Placement et conclusion de l'assurance.
1. Placement :
Le placement de l'assurance accepté par le mandant sera effectué par nos soins auprès des sociétés
d'assurances ou de réassurances de son choix ou de celui du mandant.
2. Conclusion des contrats :
Elcofrance fournira au mandant toutes les informations utiles, de façon à permettre à ce dernier
l'appréhension de l'étendue des garanties et des exclusions.
7/11
Article IV
Gestion administrative et technique des polices.
1. Objet :
La gestion administrative et technique des police a pour but de maintenir la pérennité des garanties
et de les adapter à l'évolution de l'entreprise, de ses besoins et des caractères du risque. Elle est le
prolongement indissociable de la souscription des polices.
A cet effet, nos experts Elcofrance définiront et demanderons les informations usuelles relatives à la
nature et à l'étendue des risques assurés, selon une périodicité à convenir.
Elcofrance organisera et participera aux visites des risques demandées par les intervenants.
2. Paiement des primes :
Nos experts Elcofrance appelleront au fur et à mesure des échéances les primes au mandant.
Ils en suivront le bon règlement et au besoin, procéderont aux rappels utiles.
A défaut d'accord particulier, nous nous engageons à transmettre aux assureurs, dans le délais
convenu avec eux, le montant des primes reçues du mandant.
Nous adresseront au mandant, si celui-ci le souhaite, avant la fin de chaque exercice civil, un état es
échéances à venir sur l'exercice suivant, comportant l'identification des polices, leur date d'échéance
et le montant de chaque prime, réel ou évalué selon les cas.
8/11
3. Modalités de mise à jour :
Les modalités de gestion concernant l'actualisation des polices sont définies ci-dessous d'une
manière non exhaustive :
a) Révision périodique.
L'actualisation des polices sera effectuée au minimum à chaque échéance annuelle, à l'initiative et
sous la responsabilité de nos experts Elcofrance qui s'assureront de préciser clairement au mandant
quels sont les éléments d'information nécessaires au maintien de l'efficacité des garanties.
La procédure à mettre en œuvre sera établie, au choix du mandant.
Hypothèse 1 :
Suivant une méthodologie proposée par nos experts et adaptée :
• Au mandant (société indépendant, filiale d'un groupe, lui-même à caractère national ou
international).
• A la nature de la garantie et aux dispositions contractuelles des polices.
Hypothèse 2 :
Suivant un programme mis en place par le mandant et accepté par nos expert Elcofrance.
b) Modification en cours d'année :
Les modifications éventuelles en cours d'année seront effectués par Elcofrance, sur la base des
informations fournies par le mandant.
4. Documents contractuels :
Elcofrance s'engage à vérifier le contenu des documents contractuels remis au mandant, et
notamment leur conformité aux instructions reçues :
• Texte des notes de couverture et des polices.
• Attestations d'assurance.
• Appels de primes.
9/11
Article V
Règlement des sinistres.
Hypothèse 1 :
Elcofrance assume la gestion administrative des sinistres selon les normes suivantes :
1. Déclaration :
Elcofrance aidera le mandant à réunir les éléments nécessaires à la bonne issue du règlement.
Il transmettra les informations sans délai aux assureurs.
2. Suivi des dossiers :
Elcofrance effectuera avec diligence tous les actes de gestion qui lui incombent de par les
délégations reçues de la part des assureurs.
Elcofrance s'informera régulièrement auprès de ces derniers de l'évolution des dossiers et
s'emploiera à en accélérer le règlement.
Elcofrance s'engage à mettre en œuvre tous les moyens permettant la pleine et entière application
des garanties.
3. Information du mandant :
Le mandant, restant seul juge des propositions de règlement, recevra de la part d'Elcofrance, durant
le suivi des dossiers, toutes les informations nécessaires pour éclaircir complètement les décisions
qu'il aura à prendre.
Concernant les assurances de responsabilité :
Sur la demande du mandant, Elcofrance attirera l'attention des assureurs sur les dossiers concernant
les tiers envers lesquels le mandant aura à soigner ses relations commerciales.
4. Paiement :
Nos experts Elcofrance vérifieront la proposition de règlement qu'ils exploiteront le cas échéant au
mandat.
Elcofrance veillera également à la rapidité du paiement par l'assureur et transmettra les fonds sans
délai au mandant ou à toute personne désignée par celui-ci.
Hypothèse 2 :
Le mandant se réserve le pilotage de l'instruction et du règlement des sinistres selon des normes à
définir avec le concours des experts.
10/11
Article VI
Statistiques.
Elcofrance s'engage à fournir à son mandant, dans les plus brefs délais possibles, toutes les
informations nécessaires :
• Aux négociations avec les assureurs.
• Aux actions visant à améliorer les risques qu'entendrait mener le mandant.
Et en particulier, les éléments statistiques que nous détiendront ou que l'on se procurera auprès des
assureurs, tels que les rapports de sinistres à primes par police et par catégorie de sinistres.
Article VII
Prestations complémentaires ou nouvelles.
Elcofrance accepte d'élargir tacitement l'étendue de ses présentations chaque fois qu'une nécessité
apparaît, dans la mesure où l'équilibre globale entre présentation et rémunération n'est pas rompu.
Le mandant pourra également solliciter d'Elcofrance, des présentations complémentaires pouvant
faire l'objet d'une convention d'honoraires.
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L’impact des actions collectives dans la banque et l’assurance
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Charte qualité-elcofrance

  • 2. I. Notre mission : Après avoir rigoureusement étudié les besoins exprimés par le client et déterminé le domaine d'assurance, Elcofrance s'engage à tout mettre en œuvre pour : 1. Étudier toutes les possibilités qui s'offre au client quant à l'assurance des risques qu'il engage, lui indiquer l'étendue des garanties offertes, ainsi que les exclusions habituelles. 2. Se renseigner sur l'état du marché et sa capacité de couverture pour les risques concernés. 3. Discuter des modalités de couverture : • Couverture totale. • Limitation contractuelle de garantie. • Franchise. • Auto-assurance partielle. • Assurances ajustables ou révisables etc. 4. Mettre à la disposition du client tous documents concernant l'évolution générale (dans le temps, et suivant une périodicité convenue préalablement) des principaux marchés français ou étrangers de l'assurance et des nouvelles possibilités de couverture. 2/11
  • 3. II.Étude et placement des risques : 1. Lorsque cela apparaît nécessaire, analyse approfondie des risques sur la bases de renseignements fournis par la client, avec visite des établissements principaux et détermination de leurs modalités de couverture. 2. Établissement d'une « proposition d'assurance » adaptée aux risques réellement encourus et présentation de cette proposition à l'accord du client si celui-ci le désir, avant consultation des assureurs. 3. Prospection du marché correspondant aux besoins du client dans la limite éventuelle des instructions données par celui-ci. 4. Conseils sur le choix des assureurs et de l'apériteur éventuel en s'efforçant de procurer au client les garanties les plus larges, et ce au meilleur rapport garantie/prime compte tenu des possibilités du marché. 5. Établissement d'un « projet de police en conformité » avec la matérialité du risque, ce projet étant destiné à être soumis au client s'il le souhaite. 6. Prise des garanties, placement ; replacement des découverts ultérieurs dans la limite des possibilités du marché ; vérification et envoi de la note de couverture au client. 7. Mise en place de la rédaction définitive de la police d'assurance et de ses annexes. 8. Vérification des polices et/ou avenants, et des décomptes de prime avant signature et règlement par l'assuré. 9. Régularisation des documents et règlement aux assureurs des primes perçues. 3/11
  • 4. III. Gestion de police et contrôle des risques : 1. Échéance des polices : - Rappel des dates d'expiration pour les polices à durée limitée. - Rappel des préavis de résiliation concernant les polices faisant l'objet d'une étude demandée par l'assuré, formulée en temps utile, susceptible d'entraîner une révision des conditions. - Vérification des demandes de paiement des primes des assureurs. - Contrôle de l'effet des clauses d'indexation. 2. Rappel suivant périodicité convenue des obligations de l'assuré en vue de maintien de l'efficacité des garanties : tenue à jour des valeurs assurées, déclarations à effectuer aux assureurs, modifications survenant dans la matérialité des risques. 3. Réclamation des déclarations périodiques : - Valeurs assurées, stocks. - Déclarations des chiffres d'affaires, de salaires etc. 4. Sur la demande de l'assuré : a) Fournir des éléments connus pour lui permettant d'établir son budget prévisionnel. b) Apporter toutes les indications utiles sur l'étendue des garanties en cours étant formellement étendu qu'Elcofrance ne saurait être, en aucun cas, garant de l'interprétation donnée par les sociétés d'assurances intéressées par la portée de ces garanties. c) Assistance à titre de simples conseils, pour la mise au point des clauses de responsabilité et d'assurance devant figurer dans les contrats avec les tiers. d) Assistance pour l'interprétation des clauses insérées dans les polices d'assurances ; obtention de toutes les explications et confirmations utiles à leur sujet de la part des compagnies ; adaptation, dans la mesure du possible, des conditions de garanties aux nouvelles circonstances dont l'assuré aura donné connaissance à nos spécialistes Elcofrance en temps opportun. e) Enfin, à titre de simple conseil et au regard des assurances, assistance du client en matière en matière de prévention et de protection, tant pour les risques en cours avec la visite périodique, convenue d'un commun accord des risques principaux, que pour les travaux neufs. 4/11
  • 5. IV. Sinistres : Suivant la procédure du règlement, Elcofrance s'engage à : 1. Assister le client pour l'établissement d'une procédure de déclaration de sinistres susceptible de survenir même dans les établissements éloignés du souscripteur, et ce, conformément aux dispositions contractuelles. 2. Vérifier les garanties. 3. Assister le client en vue d'obtenir le meilleur règlement possible du dossier : • Missionner ou faire missionner les experts. • Provoquer les réunions nécessaires avec les assureurs ou les tiers. • Soumettre des propositions de règlement d’indemnité. • Relancer fréquemment les assureurs et autres parties intéressées. 4. Dans le domaine des assurances « dommages » - à l'exclusion des assurances de responsabilité civile – fournir sur la demande du client, des statistiques primes/sinistres et, éventuellement par établissement, dans la mesure où la forme du contrat le permet. 5. Dans le domaine des assurances de « responsabilité civile », obtenir dans la mesure du possible, des assureurs concernés, des statistiques primes/sinistres. 5/11
  • 6. L'établissement d'un cahier des charges. Article I Conseil et assistance. Nature de l'intervention de nos experts Elcofrance. Dans un souci de services de qualité et d'un fonctionnement complètement transparent, Elcofrance vous présente son guide d'établissement d'un cahier des charges. Elcofrance, en sa qualité de professionnel, assurera, au bénéfice de son mandant, le devoir de conseil et d'assistance auquel il est tenu et découlant notamment de la réglementation et de la déontologie, dans tous les domaines touchant à la couverture des risques par la voie de l'assurance. Étendue de la mission : (a) La gestion • Gestion administrative. • Gestion technique. • Prévention. (b) L'information • Information du mandant sur l'évolution législative, réglementaire ou juridictionnelle, susceptible de d'influencer les garanties souscrites ou les risques. • Information du mandant sur l'évolution du marché et des possibilités de couvertures qui peuvent être proposées. • Elcofrance s'engage à informer clairement le mandant de l'importance que revêt la déclaration exacte et complète de tous les éléments nécessaires à la juste appréciation du risque par l'assureur. • Elcofrance informera le mandant des possibilités de résiliation et attirera particulièrement son attention sur les détails de préavis. • Elcofrance précisera clairement au mandant, et ce dès la prise d'effet des polices, quelles sont les évolutions susceptibles de rendre nécessaire une modification en cours d'année. • Elcofrance informera le mandant des délais dans lesquels il doit déclarer les sinistres. 6/11
  • 7. Article II Étude du projet d'assurance. L'étendue de notre mission, relative à l'étude préliminaire et à la conception du projet d'assurance, sera déterminée comme suit par le prospect : Hypothèse 1 : Nos experts Elcofrance se chargent de recueillir les éléments d'information (questionnaires, audits, visites de risques…) qu'ils jugent nécessaires à l'élaboration du projet lui permettant de procéder à la consultation du marché. Hypothèse 2 : Nos experts Elcofrance procèdent à la consultation du marché au moyen d'un appel d'offres préparé par le prospect. Article III Placement et conclusion de l'assurance. 1. Placement : Le placement de l'assurance accepté par le mandant sera effectué par nos soins auprès des sociétés d'assurances ou de réassurances de son choix ou de celui du mandant. 2. Conclusion des contrats : Elcofrance fournira au mandant toutes les informations utiles, de façon à permettre à ce dernier l'appréhension de l'étendue des garanties et des exclusions. 7/11
  • 8. Article IV Gestion administrative et technique des polices. 1. Objet : La gestion administrative et technique des police a pour but de maintenir la pérennité des garanties et de les adapter à l'évolution de l'entreprise, de ses besoins et des caractères du risque. Elle est le prolongement indissociable de la souscription des polices. A cet effet, nos experts Elcofrance définiront et demanderons les informations usuelles relatives à la nature et à l'étendue des risques assurés, selon une périodicité à convenir. Elcofrance organisera et participera aux visites des risques demandées par les intervenants. 2. Paiement des primes : Nos experts Elcofrance appelleront au fur et à mesure des échéances les primes au mandant. Ils en suivront le bon règlement et au besoin, procéderont aux rappels utiles. A défaut d'accord particulier, nous nous engageons à transmettre aux assureurs, dans le délais convenu avec eux, le montant des primes reçues du mandant. Nous adresseront au mandant, si celui-ci le souhaite, avant la fin de chaque exercice civil, un état es échéances à venir sur l'exercice suivant, comportant l'identification des polices, leur date d'échéance et le montant de chaque prime, réel ou évalué selon les cas. 8/11
  • 9. 3. Modalités de mise à jour : Les modalités de gestion concernant l'actualisation des polices sont définies ci-dessous d'une manière non exhaustive : a) Révision périodique. L'actualisation des polices sera effectuée au minimum à chaque échéance annuelle, à l'initiative et sous la responsabilité de nos experts Elcofrance qui s'assureront de préciser clairement au mandant quels sont les éléments d'information nécessaires au maintien de l'efficacité des garanties. La procédure à mettre en œuvre sera établie, au choix du mandant. Hypothèse 1 : Suivant une méthodologie proposée par nos experts et adaptée : • Au mandant (société indépendant, filiale d'un groupe, lui-même à caractère national ou international). • A la nature de la garantie et aux dispositions contractuelles des polices. Hypothèse 2 : Suivant un programme mis en place par le mandant et accepté par nos expert Elcofrance. b) Modification en cours d'année : Les modifications éventuelles en cours d'année seront effectués par Elcofrance, sur la base des informations fournies par le mandant. 4. Documents contractuels : Elcofrance s'engage à vérifier le contenu des documents contractuels remis au mandant, et notamment leur conformité aux instructions reçues : • Texte des notes de couverture et des polices. • Attestations d'assurance. • Appels de primes. 9/11
  • 10. Article V Règlement des sinistres. Hypothèse 1 : Elcofrance assume la gestion administrative des sinistres selon les normes suivantes : 1. Déclaration : Elcofrance aidera le mandant à réunir les éléments nécessaires à la bonne issue du règlement. Il transmettra les informations sans délai aux assureurs. 2. Suivi des dossiers : Elcofrance effectuera avec diligence tous les actes de gestion qui lui incombent de par les délégations reçues de la part des assureurs. Elcofrance s'informera régulièrement auprès de ces derniers de l'évolution des dossiers et s'emploiera à en accélérer le règlement. Elcofrance s'engage à mettre en œuvre tous les moyens permettant la pleine et entière application des garanties. 3. Information du mandant : Le mandant, restant seul juge des propositions de règlement, recevra de la part d'Elcofrance, durant le suivi des dossiers, toutes les informations nécessaires pour éclaircir complètement les décisions qu'il aura à prendre. Concernant les assurances de responsabilité : Sur la demande du mandant, Elcofrance attirera l'attention des assureurs sur les dossiers concernant les tiers envers lesquels le mandant aura à soigner ses relations commerciales. 4. Paiement : Nos experts Elcofrance vérifieront la proposition de règlement qu'ils exploiteront le cas échéant au mandat. Elcofrance veillera également à la rapidité du paiement par l'assureur et transmettra les fonds sans délai au mandant ou à toute personne désignée par celui-ci. Hypothèse 2 : Le mandant se réserve le pilotage de l'instruction et du règlement des sinistres selon des normes à définir avec le concours des experts. 10/11
  • 11. Article VI Statistiques. Elcofrance s'engage à fournir à son mandant, dans les plus brefs délais possibles, toutes les informations nécessaires : • Aux négociations avec les assureurs. • Aux actions visant à améliorer les risques qu'entendrait mener le mandant. Et en particulier, les éléments statistiques que nous détiendront ou que l'on se procurera auprès des assureurs, tels que les rapports de sinistres à primes par police et par catégorie de sinistres. Article VII Prestations complémentaires ou nouvelles. Elcofrance accepte d'élargir tacitement l'étendue de ses présentations chaque fois qu'une nécessité apparaît, dans la mesure où l'équilibre globale entre présentation et rémunération n'est pas rompu. Le mandant pourra également solliciter d'Elcofrance, des présentations complémentaires pouvant faire l'objet d'une convention d'honoraires. 11/11