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1
CIDEMIS vu par
le Réseau ISSN
JournéesABES
CIEPS ISSN – Jeudi 12 mai 2016
Nathalie CORNIC,Adjointe au Chef du Service Données,Réseau, Normes
Pierre GODEFROY,Chef de Projet – Departement Informatique
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
2
Sommaire
1. Workflow et prise en main de CIDEMIS
2. Statistiques récentes sur la participation des Centres nationaux ISSN
3. Avantages par rapport à l’ancien système, difficultés techniques et
organisationnelles
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
3
1. Les Centres
nationaux
reçoivent les
courriels de
demandes NUM
et COR du
Réseau SUDOC
2. Les Centres
nationaux
reçoivent le
fichier Excel
mensuel à
compléter
5. Chargement
des fichiers dans
CIDEMIS
3. Le Réseau
ISSN envoie les
fichiers de NUM
et de COR
complétés au
CIEPS ISSN
4. Le CIEPS ISSN
vérifie que les
fichiers ont été
complétés
correctement
1. Workflow CIDEMIS simplifié du point
de vue du Réseau ISSN…
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
4
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
- 22 juin 2015 : Lancement de l’application CIDEMIS
concernant les fonctions d’envoi de courriels de demandes
d’attribution et de correction.
- 6 avril 2016 : Finalisation de l’envoi des fichiers Excel
mensuels.
- 22 juin 2015-17 mars 2016 : 2ème phase de tests
concernant les demandes en alphabet original (chinois,
japonais, etc…).
- En février 2016, traduction d’une liste de commentaires
fréquemment utilisés par les catalogueurs du Réseau
SUDOC.
1. La prise en main de CIDEMIS par le CIEPS ISSN
et le Réseau ISSN
5
De : noreply@abes.fr [mailto:noreply@abes.fr]
Envoyé : jeudi 6 août 2015 17:23
À : issnic1 <issnic1@issn.org>
Objet : Assignment Request/ABES/SUDOC 00/LIE PPN 177949449 Bookplate magazine
Dear Madam/Sir,
Please find below for your consideration an assignment request for the resource Bookplate magazine
CIDEMIS reference: #6157
PLEASE DO NOT RESPOND TO THIS EMAIL
Kindly click on the link(s) below to see the attachment(s) to the request:
•6157_NUM_Bookplatemagazine.pdf
Please assign the ISSN and create the corresponding record. Please then kindly fill out the monthly Excel file by
indicating
•in the ISSN cell, the assigned ISSN
•in the “comments” cell, IN CAPITAL LETTERS, the word “COMPLETED”
•In case of rejection, or if further information is needed, please indicate “REJECTED”
or “INFORMATION NEEDED” in the ISSN cell.
Please also explain your decision in the comments part in these two last cases.
Exemple de courriel
6
Persistent identifier
of the record :
http://www.sudoc.fr/177949449
Type(s) de contenu
(modes de consultati
on) :
Texte
Title : The Bookplate magazine / edited by James Guthrie
Title's alphabet : latin
Author(s) : Guthrie, James. Éditeur scientifique
Date(s) : 1919-1921
Numbering : Nb 1 (July 1919)-nb 8 (Sept. 1921)
Language(s) : English
Country : United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland
Frequency : without periodicity
Publisher(s) : London : The Morland Press, 1919-1921
Description :
27 cm
Notes :
Demande de numérotation ISSN en cours (identifiant Cidemis : 6157). - Date de fin de publication donnée
d'après le catalogue de la British Library
Subjects :
Ex-libris -- Périodiques
External link(s)
Worldcat : 878049112
Références de la notice (suite):
(...)
7
(…)
You will find below the links enabling you to use the record in MARC21 or UNIMARC formats (machine
readable exchange formats) and to import the record in your local cataloguing system (if allowed by
your system):
ISO 2709 Unimarc
marc 21 ISO 2709
You will also find below the record also available in human readable UNIMARC format:
readable Unimarc
We thank you in advance for your contribution to the improvement of the ISSN register.
Best regards,
ABES/ISSN Coordination Team
Exemple de courrier (suite et fin)
8
Exemple de liste Excel mensuelle communiquée par le CIEPS au Réseau ISSN
CIDEMIS
NUMBER
REQUEST
TYPE
CONCERNED
FIELD(if this
is acorrection
request)
COUNTRY
CODE
ISSN
NATIONAL
CENTRE
NUMBER
TYPEOF
PUBLICATION
TITLEOF THERESOURCE ISSN COMMENTS (here you
add a new comments to
the request)
PAST COMMENTS (list of
all previous comments)
PPN (ABES
identifier)
ATTACHME
NTS TO THE
REQUEST
LINKS TO
THE
REFERENCE
S OF THE
RECORD
(ISO 2709
Unimarc,
MARC 21
ISO 2709,...)
ISSN
INFORMATION NEEDED
REJECTED
Any comment you want to
send to the International
centre.
Mandatory if the request
is "INFORMATION
NEEDED" or "REJECTED
(due to country or due to
out of scope)"
Also mandatory if the
request is a CORRECTION
(COR) request, please
indicate "COMPLETED"
5907 NUM BR K PER Estudos do quaternário
ção
0874-0801 COMPLETED 039970272
12248 NUM BR K PER Travel one INFORMATION NEEDED Further information is
needed concerning ...
078926688
5901 NUM PT 18 PER Configurações Revista de sociologia REJECTED REJECTED due to out of
scope
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9
2. Statistiques récentes sur la participation des
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Nombre de demandes dans CIDEMIS le vendredi 6 mai 2016
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
Type de demandes Nombre de PPN
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10
2. Statistiques récentes sur la participation des
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Pays les plus représentés dans CIDEMIS
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
Pays Nombre de demandes
Etats-Unis (US) 355
Grande-Bretagne (GB) 346
Allemagne (DE) 242
Italie (IT) 158
Espagne (ES) 111
Pays-Bas (NL) 81
Belgique (BE) 69
Suisse (CH) 60
Canada (CA) 34
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11
2. Statistiques récentes sur la participation des
Centres nationaux ISSN
Les Centres nationaux ayant envoyé les premiers fichiers Excel réels
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ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
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*Australie (AU) 4
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*Maurice (MU) 5
Argentine (AR) 16
Nouvelle-Zélande (NZ) 6
Roumanie (RO) 4
Suède (SE) 8
*Brésil (BR) 11
OPOCE 3
12
2. Statistiques récentes sur la participation des
centres nationaux ISSN
Nombre de demandes dans CIDEMIS pour le CIEPS ISSN le
vendredi 6 mai 2016
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
Pays Nombre de demandes
Autriche (AT) 21
Pérou (PE) 10
Russie (RU) 13
Organisations Internationales (XX) 25
Autres pays 67
Total 136
13
• Des tâches manuelles supprimées (échange de feuilles
Excel et de documents papier)
• Une surveillance automatisée des demandes d’attribution
et de correction ISSN garantit une meilleure traçabilité de
l’état des demandes
• Un environnement distinct pour chaque intervenant,
facilitant la collaboration entre les agents des centres
régionaux SUDOC et le Réseau ISSN
• Des preuves de publication dématérialisées et des liens
vers les notices SUDOC pour gagner du temps et rendre
le processus plus fiable
• Le tableau Excel récapitulatif permet de vérifier la bonne
réception des demandes par courriel
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
3. Avantages par rapport à l’ancien système…
14
CIDEMIS
Home page
3. Avantages par rapport à l’ancient système…
15
3. Les difficultés techniques et organisationnelles
Une majorité des Centres nationaux ont souhaité attendre la
réception des feuilles Excel pour pouvoir procéder au
traitement des demandes et les compléter le moment venu.
La vérification du bon remplissage des feuilles Excel reçues
par le CIEPS ISSN, et complétées par les Centres nationaux
ISSN est une condition sine qua non pour le bon chargement
des fichiers dans CIDEMIS.
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
16
Pour conclure…
Chaque acteur a une vue globale sur les demandes.
Une application intuitive et facile à utiliser pour 5 types
d’intervenants.
La fonctionnalité de génération de statistiques est simple.
CIDEMIS permet d’améliorer la qualité du Registre ISSN par
l’amélioration constante de ses notices grâce à la
collaboration des catalogueurs du Réseau SUDOC et à la
collaboration des Centres nationaux ISSN.
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
17
Merci de votre attention.
ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015

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CIDEMIS vu par le Réseau ISSN

  • 1. 1 CIDEMIS vu par le Réseau ISSN JournéesABES CIEPS ISSN – Jeudi 12 mai 2016 Nathalie CORNIC,Adjointe au Chef du Service Données,Réseau, Normes Pierre GODEFROY,Chef de Projet – Departement Informatique ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
  • 2. 2 Sommaire 1. Workflow et prise en main de CIDEMIS 2. Statistiques récentes sur la participation des Centres nationaux ISSN 3. Avantages par rapport à l’ancien système, difficultés techniques et organisationnelles ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
  • 3. 3 1. Les Centres nationaux reçoivent les courriels de demandes NUM et COR du Réseau SUDOC 2. Les Centres nationaux reçoivent le fichier Excel mensuel à compléter 5. Chargement des fichiers dans CIDEMIS 3. Le Réseau ISSN envoie les fichiers de NUM et de COR complétés au CIEPS ISSN 4. Le CIEPS ISSN vérifie que les fichiers ont été complétés correctement 1. Workflow CIDEMIS simplifié du point de vue du Réseau ISSN… ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
  • 4. 4 ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015 - 22 juin 2015 : Lancement de l’application CIDEMIS concernant les fonctions d’envoi de courriels de demandes d’attribution et de correction. - 6 avril 2016 : Finalisation de l’envoi des fichiers Excel mensuels. - 22 juin 2015-17 mars 2016 : 2ème phase de tests concernant les demandes en alphabet original (chinois, japonais, etc…). - En février 2016, traduction d’une liste de commentaires fréquemment utilisés par les catalogueurs du Réseau SUDOC. 1. La prise en main de CIDEMIS par le CIEPS ISSN et le Réseau ISSN
  • 5. 5 De : noreply@abes.fr [mailto:noreply@abes.fr] Envoyé : jeudi 6 août 2015 17:23 À : issnic1 <issnic1@issn.org> Objet : Assignment Request/ABES/SUDOC 00/LIE PPN 177949449 Bookplate magazine Dear Madam/Sir, Please find below for your consideration an assignment request for the resource Bookplate magazine CIDEMIS reference: #6157 PLEASE DO NOT RESPOND TO THIS EMAIL Kindly click on the link(s) below to see the attachment(s) to the request: •6157_NUM_Bookplatemagazine.pdf Please assign the ISSN and create the corresponding record. Please then kindly fill out the monthly Excel file by indicating •in the ISSN cell, the assigned ISSN •in the “comments” cell, IN CAPITAL LETTERS, the word “COMPLETED” •In case of rejection, or if further information is needed, please indicate “REJECTED” or “INFORMATION NEEDED” in the ISSN cell. Please also explain your decision in the comments part in these two last cases. Exemple de courriel
  • 6. 6 Persistent identifier of the record : http://www.sudoc.fr/177949449 Type(s) de contenu (modes de consultati on) : Texte Title : The Bookplate magazine / edited by James Guthrie Title's alphabet : latin Author(s) : Guthrie, James. Éditeur scientifique Date(s) : 1919-1921 Numbering : Nb 1 (July 1919)-nb 8 (Sept. 1921) Language(s) : English Country : United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland Frequency : without periodicity Publisher(s) : London : The Morland Press, 1919-1921 Description : 27 cm Notes : Demande de numérotation ISSN en cours (identifiant Cidemis : 6157). - Date de fin de publication donnée d'après le catalogue de la British Library Subjects : Ex-libris -- Périodiques External link(s) Worldcat : 878049112 Références de la notice (suite): (...)
  • 7. 7 (…) You will find below the links enabling you to use the record in MARC21 or UNIMARC formats (machine readable exchange formats) and to import the record in your local cataloguing system (if allowed by your system): ISO 2709 Unimarc marc 21 ISO 2709 You will also find below the record also available in human readable UNIMARC format: readable Unimarc We thank you in advance for your contribution to the improvement of the ISSN register. Best regards, ABES/ISSN Coordination Team Exemple de courrier (suite et fin)
  • 8. 8 Exemple de liste Excel mensuelle communiquée par le CIEPS au Réseau ISSN CIDEMIS NUMBER REQUEST TYPE CONCERNED FIELD(if this is acorrection request) COUNTRY CODE ISSN NATIONAL CENTRE NUMBER TYPEOF PUBLICATION TITLEOF THERESOURCE ISSN COMMENTS (here you add a new comments to the request) PAST COMMENTS (list of all previous comments) PPN (ABES identifier) ATTACHME NTS TO THE REQUEST LINKS TO THE REFERENCE S OF THE RECORD (ISO 2709 Unimarc, MARC 21 ISO 2709,...) ISSN INFORMATION NEEDED REJECTED Any comment you want to send to the International centre. Mandatory if the request is "INFORMATION NEEDED" or "REJECTED (due to country or due to out of scope)" Also mandatory if the request is a CORRECTION (COR) request, please indicate "COMPLETED" 5907 NUM BR K PER Estudos do quaternário ção 0874-0801 COMPLETED 039970272 12248 NUM BR K PER Travel one INFORMATION NEEDED Further information is needed concerning ... 078926688 5901 NUM PT 18 PER Configurações Revista de sociologia REJECTED REJECTED due to out of scope 163716722 5965 COR 110 ES 0u PER Revista de derecho urbanístico y medio ambiente 1139-4978 COMPLETED 044793103 12263 COR 110 BR K PER Revista Movimentos Sociais e Dinâmicas Espaciais INFORMATION NEEDED Further information is needed concerning ... 163393508 12001 COR 110 ES 0u PER Revista de derecho urbanístico y medio ambiente REJECTED REJECTED due to out of scope 044793103
  • 9. 9 2. Statistiques récentes sur la participation des centres nationaux ISSN Nombre de demandes dans CIDEMIS le vendredi 6 mai 2016 ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015 Type de demandes Nombre de PPN Correction 342 Numérotation 1509 Total général 1851
  • 10. 10 2. Statistiques récentes sur la participation des centres nationaux ISSN Pays les plus représentés dans CIDEMIS ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015 Pays Nombre de demandes Etats-Unis (US) 355 Grande-Bretagne (GB) 346 Allemagne (DE) 242 Italie (IT) 158 Espagne (ES) 111 Pays-Bas (NL) 81 Belgique (BE) 69 Suisse (CH) 60 Canada (CA) 34 Mexique (MX) 21
  • 11. 11 2. Statistiques récentes sur la participation des Centres nationaux ISSN Les Centres nationaux ayant envoyé les premiers fichiers Excel réels complétés à l’issue de l’envoi CIDEMIS du 6 avril 2016 ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015 Pays Nombre de demandes *Australie (AU) 4 Belgique (BE) 130 Danemark (DK) 4 Espagne (ES) 8 Canada (CA) 37 Pays-Bas (NL) 69 *Maurice (MU) 5 Argentine (AR) 16 Nouvelle-Zélande (NZ) 6 Roumanie (RO) 4 Suède (SE) 8 *Brésil (BR) 11 OPOCE 3
  • 12. 12 2. Statistiques récentes sur la participation des centres nationaux ISSN Nombre de demandes dans CIDEMIS pour le CIEPS ISSN le vendredi 6 mai 2016 ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015 Pays Nombre de demandes Autriche (AT) 21 Pérou (PE) 10 Russie (RU) 13 Organisations Internationales (XX) 25 Autres pays 67 Total 136
  • 13. 13 • Des tâches manuelles supprimées (échange de feuilles Excel et de documents papier) • Une surveillance automatisée des demandes d’attribution et de correction ISSN garantit une meilleure traçabilité de l’état des demandes • Un environnement distinct pour chaque intervenant, facilitant la collaboration entre les agents des centres régionaux SUDOC et le Réseau ISSN • Des preuves de publication dématérialisées et des liens vers les notices SUDOC pour gagner du temps et rendre le processus plus fiable • Le tableau Excel récapitulatif permet de vérifier la bonne réception des demandes par courriel ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015 3. Avantages par rapport à l’ancien système…
  • 14. 14 CIDEMIS Home page 3. Avantages par rapport à l’ancient système…
  • 15. 15 3. Les difficultés techniques et organisationnelles Une majorité des Centres nationaux ont souhaité attendre la réception des feuilles Excel pour pouvoir procéder au traitement des demandes et les compléter le moment venu. La vérification du bon remplissage des feuilles Excel reçues par le CIEPS ISSN, et complétées par les Centres nationaux ISSN est une condition sine qua non pour le bon chargement des fichiers dans CIDEMIS. ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
  • 16. 16 Pour conclure… Chaque acteur a une vue globale sur les demandes. Une application intuitive et facile à utiliser pour 5 types d’intervenants. La fonctionnalité de génération de statistiques est simple. CIDEMIS permet d’améliorer la qualité du Registre ISSN par l’amélioration constante de ses notices grâce à la collaboration des catalogueurs du Réseau SUDOC et à la collaboration des Centres nationaux ISSN. ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015
  • 17. 17 Merci de votre attention. ABES - Réunion des centres régionaux du SUDOC-PS - 12 mai 2015

Notes de l'éditeur

  1. Le CIEPS ISSN reçoit aussi les courriels de demandes NUM et COR du Réseau SUDOC. CIDEMIS génère aussi le fichier Excel mensuel en début de mois de façon automatique. Le workflow est le même pour les catalogueurs du CIEPS en fonction de leur périmètre. JT (Jeannette) vérifie que les fichiers ont été complété correctement.
  2. Du 22 juin 2015 au 17 mars 2016 : 2ème phase de tests concernant les formats d’encodage, chargements et envois de fichiers test comportant des demandes en alphabet original (chinois, japonais, etc…). Certaines demandes ont été traitées par la Suède, le Brazil et le CIEPS en reprenant le modèle qui avait été communiqué par le CIEPS du fichier Excel à compléter. D’autres Centres nationaux ont attendu le fichier Excel réel.
  3. Concernant les notes (commentaires en réalité), il s’agissait d’effectuer la traduction par le CIEPS de la liste de commentaires fréquemment utilisés par les catalogueurs du Réseau SUDOC, Et ce pour une meilleure compréhension et pour information aux Centres nationaux ISSN. En février 2016, une liste de commentaires fréquemment utilisée par les catalogueurs du Réseau SUDOC a été traduite en anglais et en espagnol par le CIEPS ISSN, permettant ainsi une meilleure compréhension des Centres nationaux ISSN.
  4. la visualisation de la notice au format MARC est très appréciée
  5. Cette feuille Excel avait été communiquée par le CIEPS au Réseau ISSN au Printemps 2015 au moment du lancement du système CIDEMIS en juin 2015. Les colonnes colorées en rose sont les colonnes prises en compte par le système CIDEMIS lors des chargements des fichiers réels. Certains Centres nationaux tels que la Grande-Bretagne et l’Italie ont créer une adresse mail/une boîte mail spécifiques pour le traitement des demandes CIDEMIS. Pour le CIEPS, CIDEMIS est une application intuitive et facile à utiliser, simple pour générer des statistiques relatives aux demandes de NUM et de COR;
  6. Sur 1800 demandes de numérotation et de correction, 300 auraient été traités et validées par 10 Centres nationaux et le CIEPS ISSN au 6 mai. environ 500 autres demandes sont en cours de validation et correspondent à des demandes traitées au fil de l’eau, mais qui n’ont pas fait l’objet d’un retour de tableau excel
  7. Sur 46 envois de fichier Excel effectués par CIDEMIS, 16 pays ont répondu.  23 % de participation avec le CAN (37), Géorgie (1), ARG (16) Ici, il s’agit de 262 + 299 = 561 demandes potentiellement « satisfaites » + 98 = 659 sur les 1509 marquées comme en souffrance, à savoir 42%. les CN marqués d’une * sont plus réactifs qu’avant
  8. Nous avons ici fait un focus sur 4 des pays pour lesquels le CIEPS reçoit le plus de demandes CIDEMIS : l’Autriche, le Pérou, la Russie, les organisations internationales. Sur ces 136 demandes, 98 ont été actuellement traitées par le CIEPS.
  9. La dématérialisation des preuves de publication par ajout des liens dans les demandes d’attribution et de correction ISSN. La preuve de publication dématérialisée est un atout majeur pour gagner du temps et rendre le système plus fiable. La surveillance automatise permet d’éviter les risques d’erreurs. CIDEMIS permet un meilleur suivi en temps réel, facilite le flux de travail. Les Centres nationaux n’ont pas d’accès direct à CIDEMIS, ils reçoivent les courriels de demandes ainsi que les fichiers Excel à compléter du Réseau SUDOC à travers le système CIDEMIS; Les CN ISSN semblent plus réactifs et participatifs. certains se sont constitué une boîte spécifique pour mieux gérer les mails de demandes du SUDOC.
  10. Chacun des acteurs a un environnement de travail distinct avec l’affichage : des fonctions, des demandes, des filtres, des exportations. pour le CIEPS, possibilité de visualiser l’état des demandes, et possibilité de valider les demandes par substitution des CN qui ne remplissent pas le tableau
  11. Le CIEPS vérifie par contrôle manuel le bon remplissage des feuilles Excel par les Centres nationaux.