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Collaboration et gestion des données et contenus 
Denis MEINGAN 
Directeur Associé 
+33.(0)6.98.80.20.02 
denis.meingan@knowledgeconsult.com 
dans la transformation digitale 
Rencontres internationales 
de la Conduite du Changement 
24 septembre 2014
Sommaire 
1. La transformation digitale et ses principaux mythes 
2. L’enquête avec l’EMLYON sur la mise en oeuvre des 
RSE et une proposition d’approche d’implémentation 
3. L’enquête avec l’EBD sur la gestion des contenus et 
des données et des propositions d’amélioration 
4. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la 
transformation digitale 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
2
LA TRANSFORMATION DIGITALE 
ET SES PRINCIPAUX MYTHES 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
3
Principaux mythes autour de la transformation 
digitale 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
4 
1. 
Centrée 
sur 
la 
l’expérience 
client 
2. 
Présentant 
un 
nouveau 
nom 
pour 
l’informa9que 
3. 
Nécessitant 
un 
changement 
de 
culture 
pour 
sa 
mise 
en 
oeuvre
En fait, la transformation digitale est partout… 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
5 
1 
• Entreprises 
• Collec.vités 
territoriales 
• Hôpitaux 
• … 
Organisa9ons 
• Tradi.onnels 
• Digitaux 
• Mixtes 
Modèles 
d’affaires 
• Opéra.onnelles 
• Support 
• Contrôle 
Ac9vités
La transformation digitale est l’étape actuelle de la 
numérisation des activités des organisations… 
Web 2.0 (Entreprise 2.0) 
• Approche : Méthode agile (SCRUM) 
• Logiciel : Blog / Wiki… 
• Technologie : Saas / Mashup 
Progiciel (Gestion de projet) 
• Approche : Paramétrage et adaptation 
• Logiciel : ERP 
• Technologie : Réseaux locaux 
Web (CRM) 
• Approche : Design 
• Logiciel : Intranet / Extranet 
• Technologie : Internet 
Groupware (KM) 
• Approche : Conception itérative 
• Logiciel : Lotus Notes / Exchange 
• Technologie : Client - Serveur 
Système d’information (Modélisation) 
• Approche : Méthode de conception 
• Logiciel : Base de données relationnelles 
• Technologie : Minis / Micros 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
6 
1965 
1990 
1995 
2000 
2005 
1980 
2010 Transformation 
digitale 
Informatique (Automatisation) 
• Approche : Analyse fonctionnelle et organique 
• Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données 
• Technologie : Mainframe 
Social Business (Individualisation) 
• Approche : Utilisation sans conception 
• Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise 
• Technologie : Terminaux mobiles / Cloud 
2
… mais elle fait aussi intervenir des approches et 
technologies différentes de celles de l‘informatique 
• Médias sociaux 
• Plateformes m-commerce 
• Identité numérique 
• Social CRM 
• Décision temps réel 
• Marketing multicanal 
Expérience client 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
7 
Collaboration 
Fonctionnemen t Infrastructure 
• Mobilité 
• Paiement NFC 
• Imprimante 3D 
• Géolocalisation 
• Cloud 
• Objets Intelligents et/ou connectés 
• Equipements autonomes 
• Drones 
• Big data / Analytics 
• MOOC 
• Web TV 
• Visualisation des données et des 
informations (Dataviz / Infoviz) 
• Gamification 
Internet 
• Portails 
• Digital workplaces 
• Search Based Applications 
• Réseaux Sociaux d’Entreprise 
• Ateliers digitaux 
• Web Conferencing 
2
Même si la transformation digitale est un 
changement transformationnel… 
Transi9on 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
8 
3 
• Cible 
: 
connue 
• Etendue 
: 
limitée 
• Profondeur 
: 
faible 
• Rythme 
: 
progressif 
• Mode 
de 
ges9on 
: 
imposé 
ou 
co-­‐ 
construit 
• Planifica9on 
: 
ponctuelle 
Changement 
incrémental 
• Cible 
: 
connue 
pour 
l’essen.el 
• Etendue 
: 
variable 
• Profondeur 
: 
forte 
• Rythme 
: 
rapide 
le 
plus 
souvent 
• Mode 
de 
ges9on 
: 
imposé 
• Planifica9on 
: 
globale 
• Cible 
: 
inconnue 
pour 
l’essen.el 
• Etendue 
: 
large 
• Profondeur 
: 
forte 
• Rythme 
: 
rapide 
• Mode 
de 
ges9on 
: 
co-­‐construit 
• Planifica9on 
: 
par 
séquence 
Transforma9on
…sa mise en oeuvre peut s’adapter à une 
modification progressive de la culture 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
9 
3 
Cible 
organisa9onnelle 
et 
comportementale 
définies 
Nouvelle 
organisa9on 
et 
nouveaux 
comportements 
mis 
en 
place 
Résultats 
business 
aNeints 
Culture 
transformée 
Capacité 
de 
changement 
de 
l’organisa9on 
augmentée
Au final, la transformation digitale est un concept 
parapluie… 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
10 
…qui synthétise l’approche d'utilisation par les 
organisations des technologies numériques 
existantes et à venir pour leurs différents 
besoins. 
Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des 
voies à des manières différentes de : 
• se positionner par rapport à leurs parties 
prenantes ; 
• déployer leurs différentes activités internes 
et externes ; 
• mobiliser leurs collaborateurs.
L’ENQUETE AVEC L’EMLYON SUR 
LA MISE EN OEUVRE DES RSE ET 
UNE PROPOSITION D’APPROCHE 
D’IMPLEMENTATION 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
11
Objectifs de l’enquête avec l’EMLYON 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
12 
Rela9ve 
maturité 
des 
RSE 
Absence 
de 
bilan 
de 
mise 
en 
oeuvre 
Iden9fier 
les 
approches, 
les 
démarches, 
les 
disposi9fs 
de 
RSE 
mis 
en 
place 
et 
leur 
mode 
d’appropria9on
Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) 
La liste présentée ici n’est 
pas exhaustive. Par ailleurs, 
tous ces outils ne sont pas 
équivalents en termes de 
couverture fonctionnelle 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
13
Principales fonctionnalités des RSE 
Individus 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
14 
Pilotage 
• Profil (coordonnées, compétences, centres d’intérêt…) 
• Mise en relation 
• Abonnements 
• … 
• Confidentialité 
• Membres 
• Tâches 
• … 
Gestion des profils et du réseautage 
Gestion des communautés 
Communautés 
Flux d’activité 
• Statistiques 
• Analyse de réseau 
• Tableaux de bord 
• … 
• individu 
• communauté 
• global 
• … 
Discussions 
Partage de 
ressources 
Production de 
contenus 
• Documents 
• Vidéos 
• Images 
• Liens 
• … 
• Questions / Réponses 
• Microblogging 
• Messagerie instantanée 
• … 
• Co-édition de documents 
• Blog 
• Wiki 
• … 
Organisation et 
accès 
• Tagging 
• Taxonomie 
• Recherche 
• Evaluation 
• …
Profil des organisations ayant répondu à l’enquête 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
15 
55 cas de mise en oeuvre d’un RSE dans 54 organisations 
• ADEME 
• AGIR Transport 
• AirFrance - KLM Cargo et Martinair Cargo 
• Alstom 
• Altaïde 
• Argus de la presse 
• ATOS 
• Bouygues Telecom 
• CANAL + 
• CCI Alsace 
• CSC 
• Devoteam 
• DILA 
• E-Megalis 
• Empreinte Studio 
• ENRX - Nord-Pas de Calais 
• Fiducée Groupe 
• Groupe Seb 
• IBM 
• La Poste 
• LAFARGE Bétons & Granulats 
• Michelin 
• MMA 
• PEPS Limousin 
• Pernod-Ricard 
• Rhodia – Solvay 
• Saint Gobain 
• Sanofi 
• SCE 
• SNCF 
• Sodexo 
• 1 association 
• 2 entreprises du secteur Banque - Finance - Assurance 
• 2 collectivités territoriales 
• 1 entreprise du secteur de la Communication 
• 1 entreprise du secteur de l’Energie 
• 3 entreprises industrielles 
• 1 entreprise du secteur de l’Industrie pharmaceutique 
• 1 entreprise du secteur de l’édition de logiciel 
• 1 entreprise du secteur du Luxe 
• 1 entreprise du secteur des Matériaux de construction 
• 2 Ministères / Organismes publics 
• 1 Organisation consulaire 
• 1 entreprise du secteur des Paris 
• 5 entreprises du secteur des Services 
• 1 entreprise du secteur Télécoms et Internet 
Taille de l’échantillon : 55 réponses 
TPE 
11% 
PME 
11% 
ETI 
25% 
GE 
53% 
Taille des organisations 
Nombre de salariés 
• TPE : moins de 20 
• PME : de 20 à 249 
• ETI : de 250 à 4 999 
• GE : plus de 5 000
Secteur d’activité des répondants 
Services 
22% 
Organisa9on 
consulaire 
Ministère 
/ 
Organisme 
public 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
16 
Associa9on 
4% 
Banque 
-­‐ 
Finance 
-­‐ 
Assurance 
9% 
Collec9vité 
territoriale 
4% 
Communica9on 
4% 
Edi9on 
de 
logiciel 
4% 
Energie 
4% 
Fabrica9on 
et 
distribu9on 
de 
vins 
et 
spiritueux 
2% 
Industrie 
11% 
Industrie 
pharmaceu9que 
Paris 
4% 
Luxe 
2% 
Matériaux 
de 
construc9on 
2% 
5% 
Medias 
2% 
9% 
4% 
Télécoms 
et 
Internet 
5% 
Transport 
5% 
Taille de l’échantillon : 55 réponses
Outils logiciels mis en place 
BlueKiwi 
ChaNer 
Drupal 
Elgg 
Etheryl 
Google 
Human 
Connect 
IBM 
Connec9ons 
Inspheris 
Jalios 
Jamespot 
Jive 
Knowings 
KnowledgePlaza 
Podio 
Seemy 
Sharepoint 
Sharepoint 
& 
Newsgator 
Sharepoint 
& 
SocialFactor 
Tibbr 
Yammer 
Clearvale, Dassault, Lifefray, Talkspirit, Webex Social et Zyncro ont 
été contactés mais n’ont pas fournis de répondants. 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
17 
YoolinkPro 
0 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
NB : Dans certains cas, plusieurs logiciels ont été mis en place Taille de l’échantillon : 55 réponses
Analyse des principales idées reçues 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
18 
Le RSE se positionne comme un outil à usage social dont 
l’implémentation est une fin en soi 
Les directions métiers sont très souvent à l’initiative 
des projets RSE 
Le choix de l’outil de RSE repose principalement sur sa 
simplicité d’utilisation 
Le RSE va remplacer le mail, l’Intranet, la GED... 
Le caractère intuitif d’un RSE supprime la nécessité d’un 
accompagnement au changement et d’un pilotage
Points souhaités d’amélioration 
Malgré l’adoption des RSE les 
collaborateurs restent demandeurs 
d’assistance 
0 
2 
4 
6 
8 
10 
12 
14 
Adop9on 
par 
les 
u9lisateurs 
Sou9en 
du 
management 
Accompagnement 
Déploiement 
des 
communautés 
U9lisa9on 
de 
l'ou9l 
Remplissage 
des 
profils 
Ressources 
allouées 
Intégra9on 
dans 
le 
système 
d'informa9on 
Synthèse 
et 
formalisa9on 
des 
échanges 
Intégra9on 
dans 
les 
process 
Déploiement 
externe 
Collecte 
des 
success 
stories 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
19 
Taille de l’échantillon : 42 réponses
Proposition d’une approche pour la mise en oeuvre 
d’un RSE qui doit évoluer suivant… 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
20 
Convaincre 
• Etudier 
l’opportunité 
• Iden9fier 
les 
changements 
à 
prévoir 
• Fixer 
le 
type 
plateforme 
à 
retenir 
Préparer 
• Définir 
globalement 
le 
projet 
• Iden9fier 
les 
communautés 
à 
meNre 
en 
place 
• Choisir 
une 
plateforme 
MeNre 
en 
oeuvre 
• Gérer 
le 
projet 
de 
mise 
en 
oeuvre 
• MeNre 
en 
place 
et 
supporter 
le 
déploiement 
des 
interac9ons 
• Déployer 
et 
faire 
fonc9onner 
la 
plateforme 
Pérenniser 
• Passer 
à 
l’après 
projet 
• Garan9r 
l’ancrage 
des 
nouveaux 
modes 
de 
fonc9onnement 
• S’assurer 
que 
la 
plateforme 
est 
bien 
u9lisée
…la maturité par rapport au travail collaboratif et à la 
communication transverse… 
• Communautés 
• Portail 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
21 
0 
1 
2 
3 
• Espace collaboratif 
• Intranet de communication 
• Groupware 
• Gestion documentaire 
• Communautés digitales 
• Intranet social
…en définissant des actions adaptées 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
22 
Evolution Type de changement Eléments clés pour la mise en oeuvre 
Du niveau 0 ou 1 
Transformationnel • Fixation de la vision global de 
au niveau 3 
développement 
• Mesure des impacts avec prise en compte 
de l’émergence 
• Management du projet en séquences avec 
retour d’expérience 
• Gestion du changement des mentalités et 
de la culture 
Du niveau 2 au 
niveau 3 
Transitionnel • Fixation de la vision détaillée de la cible à 
atteindre 
• Mesure des impacts par rapport à l’existant 
• Management du projet dans sa globalité et 
sa linéarité 
• Gestion du changement des 
comportements et des modes de 
fonctionnement.
L’ENQUETE AVEC L’EBD SUR LA 
GESTION DES CONTENUS ET DES 
DONNÉES ET DES PROPOSITIONS 
D’AMÉLIORATION 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
23
Objectifs de l’enquête avec l’EBD 
La 
réflexion 
sur 
la 
transforma9on 
numérique 
oublie 
trop 
souvent 
la 
dimension 
« 
contenus 
et 
données 
» 
pourtant 
centrale 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
24 
L'objet 
de 
ceNe 
enquête 
est 
de 
faire 
le 
point 
sur 
la 
manière 
dont 
ceNe 
dimension 
est 
prise 
en 
compte 
dans 
les 
organisa9ons 
à 
l'heure 
actuelle 
en 
termes 
de 
: 
Disposi9fs 
Fonc9ons 
Gouvernance
Profils des répondants 
Webmaster 
Secrétaire 
Général 
Resp. 
Record 
Management 
Resp. 
KM 
Resp. 
Gouvernance 
de 
l'informa9on 
Resp. 
Ges9on 
de 
l'informa9on 
Resp. 
Documenta9on 
Resp. 
Communica9on 
Resp. 
Bibliothèque 
Resp 
Veille 
Record 
Manager 
MOA 
SI 
Haut 
Fonc9onnaire 
Ges9onnaire 
de 
contenu 
Expert 
documentaliste 
En 
reconversion 
DSI 
Documentaliste 
Document 
controller 
Dirigeant 
Correspondant 
informa9que 
Consultant 
MOA 
GED 
Chef 
de 
projet 
Documentaire 
Chargée 
de 
communica9on 
visuelle 
Chargé 
de 
marke9ng 
Chargé 
d'étude 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
25 
N = 83 0 
2 
4 
6 
8 
10 
12 
14 
16 
18 
20 
Analyste
Types représentés d’organisations et de secteurs 
Organisa9ons 
publiques 
26% 
Industrie 
Pharmaceu9que 
BTP 
5% 
Communica9on 
Telecom 
2% 
5% 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
26 
N = 66 
Grandes 
Entreprises 
47% 
Pe9tes 
et 
Moyennes 
Entreprises 
27% 
Banque 
-­‐ 
Finance 
-­‐ 
Assurance 
16% 
Ministère 
-­‐ 
Organisme 
public 
18% 
Industrie 
12% 
Energie 
7% 
Ingénierie 
2% 
Services 
16% 
Forma9on 
-­‐ 
Educa9on 
5% 
Luxe 
5% 
5% 
Transport 
2%
Une multitude et une grande hétérogénéité des 
dispositifs de gestion des données et contenus… 
[ERP] 
[Entrepôts 
de 
données 
(Datawarehouse 
ou 
Datamart) 
] 
[Ou9ls 
d’analyse 
et 
de 
repor9ng 
] 
[Ou9ls 
de 
visualisa9on 
de 
l’informa9on 
] 
[Système 
de 
partage 
de 
fichiers 
(type 
Windows) 
] 
[Partage 
de 
fichiers 
dans 
le 
cloud 
] 
[GED] 
[Base 
de 
connaissances 
] 
[Portail 
Intranet 
] 
[Site 
web 
] 
[Espace 
de 
travail 
collabora9f 
] 
[Wiki] 
[Réseau 
Social 
d’Entreprise 
] 
[Messagerie 
instantanée/Chat 
] 
[Ou9l 
de 
web 
conferencing 
] 
[Moteur 
de 
recherche 
interne 
] 
[Ou9l 
de 
ges9on 
de 
terminologie 
] 
[Plateforme 
d’e-­‐Learning 
] 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
27 
N = 66 
0 
10 
20 
30 
40 
50 
60 
70 
[Web 
TV 
] 
Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque 
nouvelle vague technologique. 
De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par 
exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.
…qui ne sont pas gérés de manière centralisée 
Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des 
grandes entreprises (industrie, banque / assurance, 
services, communication, industrie pharma) 
NSP 
22% 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
28 
Plusieurs 
fonc9ons 
Aucune 
51% 
fonc9on 
27% 
Il 
exsite 
une 
fonc9on 
centralisée 
11% 
Pas 
de 
fonc9on 
dédiée 
89% 
N = 83 
Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme : 
• Direction de la gestion et conservation de l’information 
• IMO (Information Management Office) 
• Direction Records Management 
• CDO (Chief Data Officer) 
• … 
Ces fonctions sont avant tout focalisées 
sur les contenus et non les contenus ET 
les données.
… et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de 
gestion… 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
29 
• Il s’agit de règles globales de gestion 
des contenus. 
• Elles ne concernent que les grandes 
entreprises. 
• Elles ne sont pas vraiment 
respectées. 
Oui 
20% 
Non 
80% 
Dans le cas où il n’y a pas de règles 
globales, il y a tout de même des règles 
sur des aspects spécifiques et 
notamment : 
• Archivage 
• Sécurité / confidentialité 
N = 41
… ni de véritable dispositif de pilotage 
Réseau 
de 
collaborateurs 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
30 
Oui 
37% 
Non 
63% 
NSP 
27% 
Indicateurs 
/ 
Sta9s9ques 
60% 
13% 
Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les 
statistiques issues des outils. 
Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale 
se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet. 
N = 41
Cependant des évolutions sont en cours 
Paradoxalement, malgré les problèmes 
liés à un trop grand nombre de 
dispositifs, les organisations ont des 
projets de mise en oeuvre de nouveaux 
dispositifs… 
Développement 
de 
pra9ques 
communes 
Améliora9on 
de 
l'organisa9on 
et/ou 
de 
la 
gouvernance 
des 
contenus 
Accompagnement 
des 
collaborateurs 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
31 
Projet(s) 
en 
cours 
67% 
Pas 
de 
projet 
33% 
N = 83 
0 
5 
10 
15 
20 
25 
30 
35 
40 
Améliora9on 
ou 
mise 
en 
place 
d'ou9ls 
logiciels
Proposition d’amélioration 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
32 
Disposi9fs 
Cartographie 
globale 
Modélisa9on 
des 
données 
et 
des 
contenus 
U9lisa9on 
des 
métadonnées 
des 
contenus 
Technologies 
Etude 
d’opportunité 
Prise 
en 
compte 
des 
impacts 
Ressources 
Humaines 
Informa9ciens 
et 
/ 
ou 
professionnels 
de 
l’informa9on 
Gouvernance 
Inser9on 
dans 
une 
gouvernance 
plus 
large
ELEMENTS POUR DEFINIR ET 
METTRE EN OEUVRE LA 
TRANSFORMATION DIGITALE 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
33
Eléments pour définir et mettre en oeuvre la 
transformation digitale (1/2) 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
34 
• Concrète 
• Inspiratrice 
• Historisée 
• Mobilisatrice 
Vision 
• Engageant 
au 
changement 
des 
pra9ques 
• Développant 
la 
s9mula9on 
intellectuelle 
et 
la 
créa9vité 
• Mo9vant 
à 
travers 
la 
communica9on 
d’aNentes 
élevées 
• Inspirant 
le 
respect 
ainsi 
que 
la 
confiance 
Leadership 
• Intégrant 
la 
maturité 
des 
technologies 
dont 
est 
envisagée 
l’u9lisa9on 
• Prenant 
en 
compte 
la 
capabilité 
de 
l’organisa9on, 
des 
modes 
de 
fonc9onnement 
et 
des 
collaborateurs 
• Privilégiant 
les 
projets 
courts 
en 
rafale 
• Réalisant 
une 
évalua9on 
dynamiques 
des 
projets 
• Proposant 
une 
planifica9on 
souple 
des 
projets 
Ges9on 
de 
portefeuille 
de 
projets
Eléments pour définir et mettre en oeuvre la 
transformation digitale (2/2) 
• MeNant 
en 
place 
sponsorship 
et 
leadership 
centralisés 
et 
décentralisés 
• Prenant 
en 
compte 
les 
impacts 
aux 
trois 
niveaux 
(individu, 
groupe 
et 
organisa9on) 
• Privilégiant 
la 
co-­‐construc9on 
mul9fonc9onnelle, 
exploratrice 
et 
créa9ve 
dans 
des 
équipes 
dédiées 
• Développant 
l’appren9ssage 
de 
nouveaux 
comportements 
et 
modes 
de 
fonc9onnement 
• Intégrant 
les 
enjeux 
de 
pouvoir 
notamment 
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• S’appuyant 
sur 
un 
réseau 
d’agents 
de 
changement 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 
35 
Management 
de 
projet 
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Conduite 
du 
changement 
• Gérant 
globalement 
la 
transforma9on 
digitale 
avec 
ses 
instances 
• Etant 
trans-­‐organisa9onnelle, 
mul9fonc9onnelle 
et 
avec 
différents 
niveaux 
hiérarchiques 
• PermeNant 
un 
pilotage 
complet 
du 
portefeuille 
de 
projets 
avec 
les 
indicateurs 
adaptés 
• Supervisant 
le 
management 
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disposi9fs 
digitaux 
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Collaboration et gestion des données et contenus dans la transformation digitale

  • 1. Collaboration et gestion des données et contenus Denis MEINGAN Directeur Associé +33.(0)6.98.80.20.02 denis.meingan@knowledgeconsult.com dans la transformation digitale Rencontres internationales de la Conduite du Changement 24 septembre 2014
  • 2. Sommaire 1. La transformation digitale et ses principaux mythes 2. L’enquête avec l’EMLYON sur la mise en oeuvre des RSE et une proposition d’approche d’implémentation 3. L’enquête avec l’EBD sur la gestion des contenus et des données et des propositions d’amélioration 4. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la transformation digitale 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 2
  • 3. LA TRANSFORMATION DIGITALE ET SES PRINCIPAUX MYTHES 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 3
  • 4. Principaux mythes autour de la transformation digitale 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 4 1. Centrée sur la l’expérience client 2. Présentant un nouveau nom pour l’informa9que 3. Nécessitant un changement de culture pour sa mise en oeuvre
  • 5. En fait, la transformation digitale est partout… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 5 1 • Entreprises • Collec.vités territoriales • Hôpitaux • … Organisa9ons • Tradi.onnels • Digitaux • Mixtes Modèles d’affaires • Opéra.onnelles • Support • Contrôle Ac9vités
  • 6. La transformation digitale est l’étape actuelle de la numérisation des activités des organisations… Web 2.0 (Entreprise 2.0) • Approche : Méthode agile (SCRUM) • Logiciel : Blog / Wiki… • Technologie : Saas / Mashup Progiciel (Gestion de projet) • Approche : Paramétrage et adaptation • Logiciel : ERP • Technologie : Réseaux locaux Web (CRM) • Approche : Design • Logiciel : Intranet / Extranet • Technologie : Internet Groupware (KM) • Approche : Conception itérative • Logiciel : Lotus Notes / Exchange • Technologie : Client - Serveur Système d’information (Modélisation) • Approche : Méthode de conception • Logiciel : Base de données relationnelles • Technologie : Minis / Micros 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 6 1965 1990 1995 2000 2005 1980 2010 Transformation digitale Informatique (Automatisation) • Approche : Analyse fonctionnelle et organique • Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données • Technologie : Mainframe Social Business (Individualisation) • Approche : Utilisation sans conception • Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise • Technologie : Terminaux mobiles / Cloud 2
  • 7. … mais elle fait aussi intervenir des approches et technologies différentes de celles de l‘informatique • Médias sociaux • Plateformes m-commerce • Identité numérique • Social CRM • Décision temps réel • Marketing multicanal Expérience client 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 7 Collaboration Fonctionnemen t Infrastructure • Mobilité • Paiement NFC • Imprimante 3D • Géolocalisation • Cloud • Objets Intelligents et/ou connectés • Equipements autonomes • Drones • Big data / Analytics • MOOC • Web TV • Visualisation des données et des informations (Dataviz / Infoviz) • Gamification Internet • Portails • Digital workplaces • Search Based Applications • Réseaux Sociaux d’Entreprise • Ateliers digitaux • Web Conferencing 2
  • 8. Même si la transformation digitale est un changement transformationnel… Transi9on 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 8 3 • Cible : connue • Etendue : limitée • Profondeur : faible • Rythme : progressif • Mode de ges9on : imposé ou co-­‐ construit • Planifica9on : ponctuelle Changement incrémental • Cible : connue pour l’essen.el • Etendue : variable • Profondeur : forte • Rythme : rapide le plus souvent • Mode de ges9on : imposé • Planifica9on : globale • Cible : inconnue pour l’essen.el • Etendue : large • Profondeur : forte • Rythme : rapide • Mode de ges9on : co-­‐construit • Planifica9on : par séquence Transforma9on
  • 9. …sa mise en oeuvre peut s’adapter à une modification progressive de la culture 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 9 3 Cible organisa9onnelle et comportementale définies Nouvelle organisa9on et nouveaux comportements mis en place Résultats business aNeints Culture transformée Capacité de changement de l’organisa9on augmentée
  • 10. Au final, la transformation digitale est un concept parapluie… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 10 …qui synthétise l’approche d'utilisation par les organisations des technologies numériques existantes et à venir pour leurs différents besoins. Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des voies à des manières différentes de : • se positionner par rapport à leurs parties prenantes ; • déployer leurs différentes activités internes et externes ; • mobiliser leurs collaborateurs.
  • 11. L’ENQUETE AVEC L’EMLYON SUR LA MISE EN OEUVRE DES RSE ET UNE PROPOSITION D’APPROCHE D’IMPLEMENTATION 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 11
  • 12. Objectifs de l’enquête avec l’EMLYON 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 12 Rela9ve maturité des RSE Absence de bilan de mise en oeuvre Iden9fier les approches, les démarches, les disposi9fs de RSE mis en place et leur mode d’appropria9on
  • 13. Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) La liste présentée ici n’est pas exhaustive. Par ailleurs, tous ces outils ne sont pas équivalents en termes de couverture fonctionnelle 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 13
  • 14. Principales fonctionnalités des RSE Individus 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 14 Pilotage • Profil (coordonnées, compétences, centres d’intérêt…) • Mise en relation • Abonnements • … • Confidentialité • Membres • Tâches • … Gestion des profils et du réseautage Gestion des communautés Communautés Flux d’activité • Statistiques • Analyse de réseau • Tableaux de bord • … • individu • communauté • global • … Discussions Partage de ressources Production de contenus • Documents • Vidéos • Images • Liens • … • Questions / Réponses • Microblogging • Messagerie instantanée • … • Co-édition de documents • Blog • Wiki • … Organisation et accès • Tagging • Taxonomie • Recherche • Evaluation • …
  • 15. Profil des organisations ayant répondu à l’enquête 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 15 55 cas de mise en oeuvre d’un RSE dans 54 organisations • ADEME • AGIR Transport • AirFrance - KLM Cargo et Martinair Cargo • Alstom • Altaïde • Argus de la presse • ATOS • Bouygues Telecom • CANAL + • CCI Alsace • CSC • Devoteam • DILA • E-Megalis • Empreinte Studio • ENRX - Nord-Pas de Calais • Fiducée Groupe • Groupe Seb • IBM • La Poste • LAFARGE Bétons & Granulats • Michelin • MMA • PEPS Limousin • Pernod-Ricard • Rhodia – Solvay • Saint Gobain • Sanofi • SCE • SNCF • Sodexo • 1 association • 2 entreprises du secteur Banque - Finance - Assurance • 2 collectivités territoriales • 1 entreprise du secteur de la Communication • 1 entreprise du secteur de l’Energie • 3 entreprises industrielles • 1 entreprise du secteur de l’Industrie pharmaceutique • 1 entreprise du secteur de l’édition de logiciel • 1 entreprise du secteur du Luxe • 1 entreprise du secteur des Matériaux de construction • 2 Ministères / Organismes publics • 1 Organisation consulaire • 1 entreprise du secteur des Paris • 5 entreprises du secteur des Services • 1 entreprise du secteur Télécoms et Internet Taille de l’échantillon : 55 réponses TPE 11% PME 11% ETI 25% GE 53% Taille des organisations Nombre de salariés • TPE : moins de 20 • PME : de 20 à 249 • ETI : de 250 à 4 999 • GE : plus de 5 000
  • 16. Secteur d’activité des répondants Services 22% Organisa9on consulaire Ministère / Organisme public 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 16 Associa9on 4% Banque -­‐ Finance -­‐ Assurance 9% Collec9vité territoriale 4% Communica9on 4% Edi9on de logiciel 4% Energie 4% Fabrica9on et distribu9on de vins et spiritueux 2% Industrie 11% Industrie pharmaceu9que Paris 4% Luxe 2% Matériaux de construc9on 2% 5% Medias 2% 9% 4% Télécoms et Internet 5% Transport 5% Taille de l’échantillon : 55 réponses
  • 17. Outils logiciels mis en place BlueKiwi ChaNer Drupal Elgg Etheryl Google Human Connect IBM Connec9ons Inspheris Jalios Jamespot Jive Knowings KnowledgePlaza Podio Seemy Sharepoint Sharepoint & Newsgator Sharepoint & SocialFactor Tibbr Yammer Clearvale, Dassault, Lifefray, Talkspirit, Webex Social et Zyncro ont été contactés mais n’ont pas fournis de répondants. 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 17 YoolinkPro 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 NB : Dans certains cas, plusieurs logiciels ont été mis en place Taille de l’échantillon : 55 réponses
  • 18. Analyse des principales idées reçues 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 18 Le RSE se positionne comme un outil à usage social dont l’implémentation est une fin en soi Les directions métiers sont très souvent à l’initiative des projets RSE Le choix de l’outil de RSE repose principalement sur sa simplicité d’utilisation Le RSE va remplacer le mail, l’Intranet, la GED... Le caractère intuitif d’un RSE supprime la nécessité d’un accompagnement au changement et d’un pilotage
  • 19. Points souhaités d’amélioration Malgré l’adoption des RSE les collaborateurs restent demandeurs d’assistance 0 2 4 6 8 10 12 14 Adop9on par les u9lisateurs Sou9en du management Accompagnement Déploiement des communautés U9lisa9on de l'ou9l Remplissage des profils Ressources allouées Intégra9on dans le système d'informa9on Synthèse et formalisa9on des échanges Intégra9on dans les process Déploiement externe Collecte des success stories 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 19 Taille de l’échantillon : 42 réponses
  • 20. Proposition d’une approche pour la mise en oeuvre d’un RSE qui doit évoluer suivant… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 20 Convaincre • Etudier l’opportunité • Iden9fier les changements à prévoir • Fixer le type plateforme à retenir Préparer • Définir globalement le projet • Iden9fier les communautés à meNre en place • Choisir une plateforme MeNre en oeuvre • Gérer le projet de mise en oeuvre • MeNre en place et supporter le déploiement des interac9ons • Déployer et faire fonc9onner la plateforme Pérenniser • Passer à l’après projet • Garan9r l’ancrage des nouveaux modes de fonc9onnement • S’assurer que la plateforme est bien u9lisée
  • 21. …la maturité par rapport au travail collaboratif et à la communication transverse… • Communautés • Portail 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 21 0 1 2 3 • Espace collaboratif • Intranet de communication • Groupware • Gestion documentaire • Communautés digitales • Intranet social
  • 22. …en définissant des actions adaptées 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 22 Evolution Type de changement Eléments clés pour la mise en oeuvre Du niveau 0 ou 1 Transformationnel • Fixation de la vision global de au niveau 3 développement • Mesure des impacts avec prise en compte de l’émergence • Management du projet en séquences avec retour d’expérience • Gestion du changement des mentalités et de la culture Du niveau 2 au niveau 3 Transitionnel • Fixation de la vision détaillée de la cible à atteindre • Mesure des impacts par rapport à l’existant • Management du projet dans sa globalité et sa linéarité • Gestion du changement des comportements et des modes de fonctionnement.
  • 23. L’ENQUETE AVEC L’EBD SUR LA GESTION DES CONTENUS ET DES DONNÉES ET DES PROPOSITIONS D’AMÉLIORATION 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 23
  • 24. Objectifs de l’enquête avec l’EBD La réflexion sur la transforma9on numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 24 L'objet de ceNe enquête est de faire le point sur la manière dont ceNe dimension est prise en compte dans les organisa9ons à l'heure actuelle en termes de : Disposi9fs Fonc9ons Gouvernance
  • 25. Profils des répondants Webmaster Secrétaire Général Resp. Record Management Resp. KM Resp. Gouvernance de l'informa9on Resp. Ges9on de l'informa9on Resp. Documenta9on Resp. Communica9on Resp. Bibliothèque Resp Veille Record Manager MOA SI Haut Fonc9onnaire Ges9onnaire de contenu Expert documentaliste En reconversion DSI Documentaliste Document controller Dirigeant Correspondant informa9que Consultant MOA GED Chef de projet Documentaire Chargée de communica9on visuelle Chargé de marke9ng Chargé d'étude 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 25 N = 83 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Analyste
  • 26. Types représentés d’organisations et de secteurs Organisa9ons publiques 26% Industrie Pharmaceu9que BTP 5% Communica9on Telecom 2% 5% 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 26 N = 66 Grandes Entreprises 47% Pe9tes et Moyennes Entreprises 27% Banque -­‐ Finance -­‐ Assurance 16% Ministère -­‐ Organisme public 18% Industrie 12% Energie 7% Ingénierie 2% Services 16% Forma9on -­‐ Educa9on 5% Luxe 5% 5% Transport 2%
  • 27. Une multitude et une grande hétérogénéité des dispositifs de gestion des données et contenus… [ERP] [Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ] [Ou9ls d’analyse et de repor9ng ] [Ou9ls de visualisa9on de l’informa9on ] [Système de partage de fichiers (type Windows) ] [Partage de fichiers dans le cloud ] [GED] [Base de connaissances ] [Portail Intranet ] [Site web ] [Espace de travail collabora9f ] [Wiki] [Réseau Social d’Entreprise ] [Messagerie instantanée/Chat ] [Ou9l de web conferencing ] [Moteur de recherche interne ] [Ou9l de ges9on de terminologie ] [Plateforme d’e-­‐Learning ] 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 27 N = 66 0 10 20 30 40 50 60 70 [Web TV ] Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque nouvelle vague technologique. De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.
  • 28. …qui ne sont pas gérés de manière centralisée Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des grandes entreprises (industrie, banque / assurance, services, communication, industrie pharma) NSP 22% 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 28 Plusieurs fonc9ons Aucune 51% fonc9on 27% Il exsite une fonc9on centralisée 11% Pas de fonc9on dédiée 89% N = 83 Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme : • Direction de la gestion et conservation de l’information • IMO (Information Management Office) • Direction Records Management • CDO (Chief Data Officer) • … Ces fonctions sont avant tout focalisées sur les contenus et non les contenus ET les données.
  • 29. … et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de gestion… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 29 • Il s’agit de règles globales de gestion des contenus. • Elles ne concernent que les grandes entreprises. • Elles ne sont pas vraiment respectées. Oui 20% Non 80% Dans le cas où il n’y a pas de règles globales, il y a tout de même des règles sur des aspects spécifiques et notamment : • Archivage • Sécurité / confidentialité N = 41
  • 30. … ni de véritable dispositif de pilotage Réseau de collaborateurs 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 30 Oui 37% Non 63% NSP 27% Indicateurs / Sta9s9ques 60% 13% Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les statistiques issues des outils. Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet. N = 41
  • 31. Cependant des évolutions sont en cours Paradoxalement, malgré les problèmes liés à un trop grand nombre de dispositifs, les organisations ont des projets de mise en oeuvre de nouveaux dispositifs… Développement de pra9ques communes Améliora9on de l'organisa9on et/ou de la gouvernance des contenus Accompagnement des collaborateurs 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 31 Projet(s) en cours 67% Pas de projet 33% N = 83 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Améliora9on ou mise en place d'ou9ls logiciels
  • 32. Proposition d’amélioration 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 32 Disposi9fs Cartographie globale Modélisa9on des données et des contenus U9lisa9on des métadonnées des contenus Technologies Etude d’opportunité Prise en compte des impacts Ressources Humaines Informa9ciens et / ou professionnels de l’informa9on Gouvernance Inser9on dans une gouvernance plus large
  • 33. ELEMENTS POUR DEFINIR ET METTRE EN OEUVRE LA TRANSFORMATION DIGITALE 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 33
  • 34. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la transformation digitale (1/2) 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 34 • Concrète • Inspiratrice • Historisée • Mobilisatrice Vision • Engageant au changement des pra9ques • Développant la s9mula9on intellectuelle et la créa9vité • Mo9vant à travers la communica9on d’aNentes élevées • Inspirant le respect ainsi que la confiance Leadership • Intégrant la maturité des technologies dont est envisagée l’u9lisa9on • Prenant en compte la capabilité de l’organisa9on, des modes de fonc9onnement et des collaborateurs • Privilégiant les projets courts en rafale • Réalisant une évalua9on dynamiques des projets • Proposant une planifica9on souple des projets Ges9on de portefeuille de projets
  • 35. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la transformation digitale (2/2) • MeNant en place sponsorship et leadership centralisés et décentralisés • Prenant en compte les impacts aux trois niveaux (individu, groupe et organisa9on) • Privilégiant la co-­‐construc9on mul9fonc9onnelle, exploratrice et créa9ve dans des équipes dédiées • Développant l’appren9ssage de nouveaux comportements et modes de fonc9onnement • Intégrant les enjeux de pouvoir notamment avec l’IT • S’appuyant sur un réseau d’agents de changement 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 35 Management de projet / Conduite du changement • Gérant globalement la transforma9on digitale avec ses instances • Etant trans-­‐organisa9onnelle, mul9fonc9onnelle et avec différents niveaux hiérarchiques • PermeNant un pilotage complet du portefeuille de projets avec les indicateurs adaptés • Supervisant le management des disposi9fs digitaux avec les indicateurs adaptés • Intégrant la gouvernance des données et des contenus Gouvernance