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Comment (mieux) rédiger
mon cahier des charges ?
Hello !
Nicolas
FRAPPIER
Fondateur et dirigeant
nfrappier@concept-image.fr
Mathieu
NOURRY
Directeur technique
mathieu@concept-image.fr
Pourquoi vous êtes-vous levé(e) si tôt ce matin ?
Vous avez sans doute
un besoin
Notes :
Si vous êtes parmi nous ce matin, c’est que la problématique de « comment
mieux rédiger votre cahier des charges » vous intéresse, car vous devez avoir un
besoin.
Un application mobile ?
Un site internet ?
Un intranet ?
Un outil métier pour vos
commerciaux ?
Ecrire un cahier
des charges…
...la flemme
On est là pour vous aider
Notes :
On sait que vous avez peut-être l'angoisse de la page blanche, que vous ne savez
pas par quel bout le prendre. Ecrire des cahiers des charges (et collecter tout le
besoin en amont), c'est un vrai métier : ça s'appelle l'assistance à maîtrise
d'ouvrage !
Si vous êtes face à un projet d'envergure et que ce n'est pas votre cœur de métier
(car vous, vous gérez tout le marketing et la com des 3 filiales de votre boîte, et ça
vous occupe déjà bien), faites appel à un AMOA.
Par exemple, ici à l’agence, certains clients viennent nous voir pour un projet web
à la base, mais notre recommandation, c’est d’abord de les accompagner sur de
l’AMOA.
Si le projet est relativement simple, ayez confiance en vous : vous pouvez le faire
;) Surtout qu'on va vous aider !
ça sert à quoi un cahier des
charges ?
Notes :
L’objectif principal du cahier des charges, c’est de s’accorder sur les objectifs et
les limites du projet, pour s’assurer que tout le monde sera satisfait à la livraison.
Si on laisse chacun se faire sa propre idée de ce que doit être le projet, il y a peu
de chances que ces visions personnelles concordent. Parce que ces visions
personnelles dépendent de l’expérience et du vécu de chacun.
Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?
Notes :
Par exemple, si je vous demande « combien y a-t-il de chambres dans une grande
maison ? » que me répondez-vous ?
Vos réponses sont forcément différentes. Vous n’avez pas la même vision d’une
“grande maison” si vous avez 12 frères et sœurs, si vous avez été élevé à
Buckingham Palace ou si vous avez grandi dans une communauté hippie dans le
Larzac. Oui, c’est caricatural, mais c’est le propre des exemples !
Et le cahier des charges idéal c’est
quoi ?
Notes :
C’est celui qui est le plus simple à rédiger pour vous, et le plus simple à
comprendre pour nous.
Un cahier des charges bien rédigé, c’est du temps en moins à faire des
aller-retours pour éclaircir vos différents besoins.
Pour vous,
ça évite d’avoir l’impression que vous avez passé
des jours à rédiger un document inutile
Pour l’agence,
cela permet de passer moins de temps au
téléphone, et plus de temps à réfléchir
On ne peut pas discuter
plutôt ?
NON.
Enfin si…
mais en partant d’une base :)
Notes :
Si rien n’est formalisé à l’écrit, il peut y avoir des risques.
Le cahier des charges est particulièrement important s’il y a plusieurs
décisionnaires en interne (marketing, technique…).
Il peut y avoir des incompréhensions… et donc le risque que l’outil développé ne
corresponde que partiellement à ce qui était espéré est grand.
Il peut y avoir une incompréhension entre
Ce que vous
pensez vouloir
acheter
Ce que votre
prestataire va vous
proposer
VS
Vous pensiez que
votre prestataire allait intégrer
tous les contenus éditoriaux dans
les pages de votre site internet
votre prestataire allait vous
proposer une stratégie de mots
clefs en 3 langues pour être bien
référencé sur les moteurs de
recherche à l’international
Vous pensiez que
toutes les réunions auraient lieu
dans vos locaux
Vous pensiez que
votre prestataire faisait tous les
comptes-rendus de réunions
Vous pensiez que
Et ces incompréhensions peuvent
être dues à un cahier des charges
incomplet
Notes :
Vous avez peut-être oublié de spécifier certaines choses, ou elles vous paraissent
tellement évidentes que vous n’avez pas jugé nécessaire de les préciser.
Il vous faut donc
un plan
pour être sûr(e) de ne rien oublier
Notes :
Et ça tombe bien, parce que le plan idéal d’un cahier des charges, c’est aussi le
plan de cette présentation.
Table des matières
(de votre cahier des charges)
Pourquoi ce projet ?
Présentation
Cadrage
Organisation
Fonctionnalités et contenus
Prestation attendue
Après la mise en ligne
Notes :
Voici ce que l’on doit trouver dans votre cahier des charges :
● Pourquoi ce projet ?
● Présentation
● Cadrage
● Organisation
● Fonctionnalités et contenus
● Prestation attendue
● Après la mise en ligne
Pourquoi ce projet ?
Motivations
Notes :
Pourquoi ce nouveau projet ?
Définir concrètement la raison d’être du projet va vous permettre de vous poser
les bonnes questions.
Et si la vraie raison est « on avait du budget », c’est le bon moment pour vous
demander comment profiter au mieux de cette opportunité pour en faire quelque
chose de réellement utile et profitable.
Objectifs
Notes :
Se fixer des objectifs sert à savoir quels moyens mettre en œuvre.
Définir des objectifs peut être la phase la plus difficile d’un projet. La tentation
d’improviser est grande. Mais partir sur de mauvaises hypothèses ou se fixer des
objectifs impossibles (ou trop faciles) à atteindre risque de vider le projet de son
intérêt.
Sur cette photo, vraiment postée par la NASA, on voit Buzz l’éclair à côté d’une
navette. Buzz a un gimmick, une phrase choc, « Vers l’infini et au-delà ». C’est
parfait pour motiver les équipes, mais quand les ingénieurs de la NASA envoient
une navette dans l’espace, ils ont quand même des objectifs un peu plus précis.
C’est exactement la même chose pour nous : si vous nous dîtes « je veux vendre
le plus de produits possible », nous allons avoir du mal à vous proposer une
solution chiffrée.
Dans la plupart des cas, votre nouveau projet s’inscrit dans un cadre web
marketing plus large.
Vous pouvez commencer par fixer des objectifs généraux de marketing web, puis
demandez-vous pour chaque élément, (votre site web, les réseaux sociaux, les
emails…) quels sont les objectifs qu’ils vous permettent d’atteindre.
S.M.A.R.T.
S.M.A.R.T.
Notes :
Pour définir vos objectifs, on vous recommande de vous appuyer sur la méthode
SMART.
Spécifique
M.
A.
R.
T.
Notes :
Spécifique
Vos objectifs ne doivent pas être vagues. Vous devez définir des objectifs clairs et
précis, simples à comprendre pour vous, pour vos collègues et votre responsable.
Spécifique
Mesurable
A.
R.
T.
Notes :
Mesurable
Vos objectifs doivent être facilement mesurables. Par exemple, à la fin du mois ou
d’une période donnée, vous savez précisément ce que vous allez devoir mesurer
pour savoir si vos objectifs sont atteints ou non.
Spécifique
Mesurable
Acceptable
R.
T.
Notes :
Acceptable
Là encore, il faut également être réaliste sur les objectifs proposés. Pour
commencer, ne soyez pas trop ambitieux, mais définissez des critères qui soient
suffisamment motivants pour votre équipe. Vos objectifs doivent être cohérents
avec les ressources et les budgets attribués.
Spécifique
Mesurable
Acceptable
Réaliste
T.
Notes :
Réaliste
Cette notion est liée à la précédente, elle est assez similaire. Il n’est pas toujours
facile de définir un objectif réalisable. Vous devez vous concentrer sur les
ressources allouées pour votre stratégie. Ce sont elles qui déterminent également
votre capacité de production, et donc dans un sens vos objectifs.
Spécifique
Mesurable
Acceptable
Réaliste
Temporel
Notes :
Temporel (défini)
Et pour finir, vos objectifs ne valent rien s’ils ne sont pas délimités dans le temps.
Vous devez définir un laps de temps. Une fois ce laps de temps dépassé, vous
pourrez analyser vos résultats et itérer à nouveau.
Qui sont vos cibles ?
Notes :
Quels visiteurs, pour rendre quel service ?
Là encore, le risque est de démarrer un projet à l’aveugle. Que savez-vous
réellement de vos utilisateurs ? De leurs besoins et de leurs attentes ?
Ce sont des questions qu’il vous faut vous poser, mais surtout leur poser. Une
mission qui peut aller de « relativement facile » si vous prévoyez la refonte d’un
outil interne à « super compliqué » si vous lancez un nouveau produit
révolutionnaire sans équivalent sur le marché mondial (mais soyons réalistes, ça
ne vous arrive pas tous les jours).
Si vous ne savez pas qualifier précisément vos utilisateurs et leurs attentes, nous
pouvons vous accompagner avec des prestations sur-mesure.
Vous souhaitez en savoir plus sur
vos cibles ?
Notes :
Le meilleur moyen de comprendre vos cibles, et leurs besoins, est de s’adresser
directement à elles.
Et vous avez plein de façons d’obtenir des réponses.
Questionnaire
Notes :
Vous pouvez par exemple leur proposer de répondre à un questionnaire Google
Form. Il est possible de diffuser un questionnaire très facilement grâce aux
réseaux sociaux ou aux emails et d’obtenir des réponses.
Cette première base vous permettra de recueillir des éléments importants pour
affiner votre cible.
Atelier collaboratif
Interviews individuelles
Notes :
Pour aller encore plus loin, vous pouvez réaliser des interviews individuelles avec
de potentielles cibles, sous formes d’échange téléphonique ou de visio par
exemple. C’est l’occasion de vraiment approfondir leurs attentes et leurs
comportements.
Attention, vous ne devez pas avoir une approche de vente, sinon vous n’obtiendrez
aucune information pertinente. Ne perdez pas de vue que le but de cet échange
est avant tout d’être à l’écoute de la personne que vous interrogez et de la
comprendre.
Et pour l’interne ?
Notes :
Bonne nouvelle : on peut réutiliser les mêmes mécaniques en les adaptant, car en
interne on se connait (normalement).
Cela vous permet de vous assurer que vous n’avez rien oublié, mais aussi
d’embarquer les différentes parties prenantes dès le démarrage. Pour que tout le
monde se sente impliqué et soit ambassadeur de votre projet.
Que veulent vos équipes ?
Quels sont les enjeux ?
Notes :
Par exemple, nous avons réalisé des interviews individuelles avec l’un de nos
clients puis un atelier de priorisation, dans le cadre d’un AMOA.
Présentation de votre structure
Vous
Qu’est ce qui fait l’identité de l’entreprise ?
Notes :
Présentez votre entreprise. Vous pouvez parler de votre activité, de vos produits
ou services, de votre histoire, de vos valeurs, de votre culture d’entreprise, de vos
processus internes etc ..
Tous ces éléments aideront votre prestataire à appréhender le projet et à le
concevoir en gardant en tête le cadre dans lequel il s’ancre.
Stratégie
Quelle est la stratégie de votre entreprise
aujourd’hui ?
Notes :
Si vous ne savez pas, c’est sans doute que vous avez besoin d’un
accompagnement en amont du projet, et ce n’est pas grave. Si vous vous êtes
préoccupé du développement de votre entreprise ou que vous êtes à un tournant
dans la vie de la société, ce nouveau projet est peut-être le bon moment pour se
poser des questions stratégiques.
Direction
Dans quelle direction souhaitez-vous aller ?
Notes :
Comment envisagez-vous votre métier dans 2 ans ? Dans 5 ans ?
Toutes ces réflexions, ça permet de développer les bons outils au bon moment.
Cela évite de se lancer dans quelque chose d’hyper complexe si on sait déjà que
le modèle sera amené à être profondément revu, à court terme.
Concurrents
Notes :
Qui sont vos concurrents ? Quelles sont vos différences ?
C’est sur vos différences que vous pouvez bâtir votre image. Mais si nous ne
connaissons pas parfaitement votre métier, ces différences ne nous apparaissent
peut-être pas aussi clairement qu’à vous.
En nous aidant à les identifier, vous vous assurez que notre proposition
correspondra bien à l’image que vous souhaitez afficher.
Cadrage
de l’appel d’offre
Notes :
Plus nous en savons sur ce que vous souhaitez recevoir, plus il y a de chance que
notre document corresponde à vos attentes.
Nombre de prestataires consultés
Notes :
Il faut indiquer aux agences le nombre de prestataires que vous avez consulté.
C’est plus simple pour vous de sélectionner un nombre restreint de prestataires à
qui vous allez envoyer le cahier des charges. 3 c’est bien par exemple. Consulter
12 prestataires, c’est prendre le risque de mettre 1 mois à analyser toutes les
propales !
Et le dire à chaque prestataire, c’est l’assurance d’avoir des recommandations de
qualité car les prestataires vont pouvoir plus facilement mesurer leurs chances de
« gagner ». 1 chance sur 3, c’est mieux que 1 chance sur 12.
Le temps accordé
pour répondre
Notes :
Il faut indiquer aux prestataires le temps que vous leur accordez pour vous faire
une proposition.
Si vous leur demandez un dossier très approfondi, ou une proposition créative : il
vaut mieux leur laisser un peu de temps. Une réponse bien soignée leur permettra
d’aller au fond des choses, et ça vous fera gagner du temps pour la suite.
Si votre enjeu majeur est la réactivité, vous pouvez les mettre au défi de vous
répondre très vite.
Bref : c’est à réfléchir en fonction de vos critères de décision et des éléments que
vous demandez dans la proposition commerciale.
Les critères
de décision
Notes :
Réfléchissez aux critères qui sont les plus importants pour vous.
Cette information est cruciale pour tirer le meilleur des prestataires consultés.
Est-ce la créa ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Le relationnel ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Le relationnel ?
Le budget ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Le relationnel ?
Le budget ?
Le conseil ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Le relationnel ?
Le budget ?
Le conseil ?
Le planning ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Le relationnel ?
Le budget ?
Le conseil ?
Le planning ?
La méthode ?
Est-ce la créa ?
L’ergonomie ?
La technicité ?
Le relationnel ?
Le budget ?
Le conseil ?
Le planning ?
La méthode ?
Non, vous ne pouvez pas répondre
“TOUT”
Notes :
En fonction de ce qui est important pour vous, vous n’allez pas demander aux
prestataires de travailler sur les mêmes choses. Si ce qui compte avant tout c’est
la méthodologie, il n’est peut être pas opportun de demander des maquettes
graphiques.
8 maquettes ?
Vraiment ?
Notes :
Avez-vous vraiment besoin de 4 pages maquettées avec 3 pistes graphiques
différentes ? Notre temps ne serait-il pas mieux employé à essayer de proposer
une solution originale et efficace à votre problématique ?
Demander une maquette, c’est nous demander de vous proposer une solution
alors que nous n’avons pas encore commencé à réfléchir ensemble, et que vous
n’avez pas validé nos propositions plus générales. Si vous souhaitez vraiment voir
le « style » d’une agence, ce qui est pour le coup complètement légitime, nous
avons des books et des références pour ça !
Il y a certains éléments qui
mériteraient d’être demandés dans
le cadrage de l’appel d’offre
Notes :
En revanche, ce qui est au final assez peu demandé, et qui devrait l’être, ça serait
plutôt…
Une explication de la méthodologie
qui va être appliquée à votre projet
Notes :
Cela vous permettra d’avoir un aperçu des différentes étapes, et de la manière
dont l’agence fonctionne.
C’est aussi l’occasion de voir quelles agences vont passer du temps à réfléchir
avec vous.
Des références et des contacts que
vous pouvez appeler pour contrôler
comment les projets se déroulent
réellement
Soyez joignable
( et faites-le savoir)
Notes :
Proposez aux agences de vous appeler pour échanger et éviter les hors sujet.
Un appel d’offre c’est souvent beaucoup de travail non rémunéré pour une agence,
alors autant qu’on ne parte pas dans une direction qui ne vous convient pas du
tout. Et pour vous, c’est l’opportunité d’éviter de perdre du temps à lire des
documents qui ne répondent pas à vos problématiques.
Parce que tout ce qui vous importe au final, c'est de trouver L'AGENCE qui vous
aura le mieux compris, et qui trouve la solution la plus adaptée à VOS besoins.
Passer un peu de temps avec elle, c'est vous assurer qu'elle vous fait tout de suite
la meilleure proposition. Ça va vous faire gagner un temps précieux sur la suite du
projet.
Cadrage
du projet
Notes :
Il faut bien différencier le cadrage du projet et le cadrage de l'appel d'offres.
Deadline
Notes :
Hier ? Pourquoi ? Souplesse possible ?
Une deadline plus courte, c’est moins de temps pour réfléchir et moins de temps
pour produire. D’où la question : qu’est-ce qui motive votre deadline ?
Si c’est l’anniversaire du patron, il y a peut-être moyen de faire les choses
différemment.
Le contexte du projet dépend aussi du contexte de l’entreprise et de
l’environnement du projet. On peut peut-être faire des lots en fonction de la
deadline.
Par exemple : Un client a besoin de son nouveau site pour un salon. Ici il y a un
enjeu fort et le site devra être prêt le jour J. Mais peut-être que l’intranet pourrait
être livré après cette date ? Il faut mieux donner laisser le temps de tout bien
faire, plutôt que tout précipiter.
Budget
Notes :
Parce que sinon, on avance dans le brouillard.
Donc non, quand on vous demande votre budget, ce n’est pas uniquement pour
être certain de vous prendre le plus d’argent possible. C’est aussi pour vous
proposer une solution qui corresponde à vos ambitions et à vos possibilités. On ne
va pas vous proposer de réaliser un spot TV si vous avez 5 000€ de budget. Ce
serait une solution irréaliste.
C’est comme quand vous faites construire une maison : vous devez donner à
l’architecte un ordre de grandeur de votre budget.
Votre charte graphique
Notes :
Encore des contraintes, autant les connaître dès le départ.
C’est une remarque qui peut d’ailleurs s’appliquer à tous les contenus. Nous
aimons bien les avoir à l’avance.
Et puis ça vous évite de vous dire que nos propositions ne correspondent pas à
votre charte.
Mais si vous livrez votre charte, précisez-nous ce que nous pouvons en faire.
Environnement technique
Pour un
site internet
Notes :
C’est le moment de lister toutes les contraintes liées à l’existant :
-contraintes de sécurité
-interfaçage avec un CRM ou d’autres outils
-hébergement spécifique
-…
Pourquoi ? Parce que ça nous permet de chiffrer au mieux les coûts de
développement. Ça évite donc les mauvaises surprises au moment du lancement
du projet.
Par exemple, entre une banque et un e-commerce, les solutions techniques sont
différentes, donc la prestation l’est aussi.
“Je veux un site sécurisé”
Notes :
Il y a plein de façons de sécuriser un site ! Et plus on ajoute des couches de
sécurité, plus cela va vous coûter cher.
Expliquez-nous réellement ce dont vous avez besoin, quels sont vos enjeux
sécurité spécifiques… et éventuellement les déconvenues que vous avez pu avoir
par le passé et auxquelles vous souhaitez remédier.
Niveau 1 sur un CMS open source : des plugins testés et bien sélectionnés, des
plugins que l'on n'altère pas, des mises à jour fréquentes de ces plugins + un
hébergement sur lequel il n'y a que des sites de qualité et maintenus.
Niveau 2 : un plugin qui rajoute une couche de sécurité.
Niveau 3 : une double authentification pour l'accès au back-office. C'est une
fonctionnalité à installer en plus, et c'est un peu plus pénible pour les
administrateurs du site.
“Je veux un hébergement dédié”
Notes :
Savez-vous que ça va vite vous coûter 4K par an cette affaire ?
Si vous êtes sujets à des pics très importants de connexion (la SNCF le jour où ils
ouvrent la vente des billets de train pour Noël, la FNAC le jour du black Friday, le
Hell Fest ou Rolland Garros à l'ouverture de la billetterie) : c'est peut être une
bonne idée !
Si vous hébergez des données sensibles (des données de santé ou autres données
sensibles) : c'est sûrement aussi une bonne idée !
Sinon, c'est probablement sur-dimensionné. Et on a déjà plein de façons de vous
proposer un hébergement mutualisé (donc vous partagez un serveur
d'hébergement avec d'autres sites) sans que ça soit le bazar :
● En n'y hébergeant que des sites bien développés
● En n'y hébergeant que des sites qui sont maintenus (on fait des mises à jour
de sécurité fréquentes sur tous ces sites)
Ça évite qu'un site sur le serveur ne soit une porte d'entrée pour une attaque qui
viendrait affaiblir tout le monde.
“Le site sera interfacé avec le
CRM”
Notes :
C'est déjà une bonne chose de savoir ça… Mais il va falloir nous en dire plus.
Quel est le CRM en question ? Entre un interfaçage avec Salesforces et un CRM
propriétaire, en local, pas mis à jour depuis 10 ans… ça ne va pas être le même
boulot pour nous.
Quels vont être les échanges entre votre site et votre CRM ?
● Uni-directionnel ou bi-directionnel ?
● Pour transmettre quel type d'informations ?
● À quelle fréquence ? En temps réel ? Toutes les nuits ?
Le CRM propose-t-il déjà une façon de s'interfacer avec votre site ? Ça peut être
un webservice, une API… ou tout simplement l'intégration sur le site Internet
d'une iframe issue de votre CRM.
Toutes vos réponses vont avoir un impact sur le temps qu'on va passer à
interfacer votre site à votre CRM, et donc sur le budget.
Et s’il y a des points techniques dans votre
cahier des charges
annexez la documentation de cette solution
Notes :
Par exemple : un interfaçage avec une solution tierce.
C’est moche mais les développeurs adorent ça
Les informations inutiles
La solution technique
attendue
« Le prestataire utilisera le CMS
libre francophone SPIP. »
Notes :
C’est notre métier de vous proposer la solution technique qui correspond à vos
besoins. Chaque agence travaille avec un ou plusieurs CMS / frameworks
préférentiels sur lesquels elle dispose (normalement) d’une expérience lui
permettant d’évaluer l’adéquation avec votre projet. Et si nous estimons que les
solutions que nous maîtrisons ne nous permettent pas de vous répondre, nous ne
vous répondrons pas. La technique doit être transparente, pour vous comme pour
vos utilisateurs.
Le seul cas où cette information est utile, c’est si le choix du CMS est super
éliminatoire, là nous voulons bien le savoir à l’avance. Mais dans ce cas, votre
cahier des charges devrait mentionner dès le titre « Développement d’un projet
sous Symfony 2 ». Et surtout, vous devez vous demander pourquoi vous êtes si
attaché à une solution technique. Par habitude ? Parce que vous avez une équipe
de maintenance en interne qui travaille déjà sur 15 sites e-commerce Prestashop ?
En dehors d’une refonte, les cas où la solution technique est prépondérante sont
au final assez rares.
Autres projets en cours
Notes :
Si vous changez votre CRM dans 2 mois, le prestataire a peut-être envie de le
savoir dès maintenant.
Pour une
application
“Je veux une application native”
Notes :
Une application mobile native est développée spécifiquement pour un système
d’exploitation, par exemple IOS ou android. C’est le type d’application qu’on
télécharge donc via l’Apple store ou Google play. Mais ce n’est pas la seule
solution, il existe en existe d’autres : application web, hybride et mixte.
Ici encore, expliquez-nous votre besoin. Il est possible qu’une application native
ne soit pas l’option la plus efficace. Tout dépendra de l’objectif que vous
recherchez avec elle, et aussi de votre budget.
“Je veux qu’elle fonctionne sans
connexion internet”
Notes :
Certaines applications sont effectivement disponibles sans Internet, et simplifient
l’accès aux utilisateurs.
Mais est-ce vraiment un gros avantage, là où aujourd’hui la connexion Internet en
France via mobile est bien étendue ? Pas forcément, c’est à en discuter.
Organisation
Equipe interne
Qui fait quoi ?
Qui décide ?
Qui décide (vraiment) ?
Notes :
Il est important d’identifier qui seront les différents contacts de l’agence.
Cela nous permet par exemple de coordonner les différentes étapes du projet et
d’identifier qui sera notre interlocuteur pour chaque validation.
Surtout, n’hésitez pas à impliquer vos supérieurs : c’est aussi pénible pour vous
que pour nous d’arriver en fin de projet, avec quelque chose qui fonctionne bien,
et de voir le patron d’une entreprise, qui avait donné toute liberté au responsable
de la communication pour gérer le projet, arriver et enterrer le truc avec « j’aime
pas trop ce vert, là, j’espère que c’est pas définitif ? ». Et là, vous savez qu’il est
trop tard pour lui expliquer pourquoi on a mis du vert. Donc, dès le début, on
implique dans un projet, surtout s’il en rapport avec l’image de la société, toutes
les personnes qui sont susceptibles d’avoir leur mot à dire, même si en théorie ce
n’est pas leur mission.
Equipe externe
Notes :
Quels prestataires, pour quelles missions ?
Les missions sont-elles réalisées par des prestataires dont c’est le vrai métier ?
Si vous travaillez régulièrement avec une agence print, voulez-vous lui confier la
création de vos maquettes web, si ce n’est pas leur métier ?
Est-ce que vous confieriez l’architecture de votre bateau à l’architecte de votre
maison ? Ou l’inverse ? Pourtant, ce sont deux architectes. Mais ce n’est pas le
même métier. Pour nous, c’est pareil.
Ces prestataires sont-ils déjà choisis, ou en cours de sélection ?
Pour nous, plus de prestataires, c’est peut-être plus de gestion de projet à prévoir.
Pour vous, c’est le moment de se demander qui assure l’AMOA globale du projet ?
Sachant, pour être totalement transparent, que multiplier les intervenants, c’est
complexifier le projet et augmenter les coûts.
Fonctionnalités et contenus
Les informations inutiles
La liste des
fonctionnalités
Pas la peine de mettre tout ce
qui vous passe par la tête, on va
en discuter
Notes :
Si vous faîtes appel à une agence, c’est parce que c’est notre métier de trouver les
solutions à votre problème. Si vous avez déjà la solution, c’est que vous n’avez pas
besoin de nous.
Ce qui nous intéresse, c’est la liste de vos besoins, nous l’avons déjà évoquée.
Pourquoi ? Parce que c’est en discutant ensemble de ces besoins que nous
trouverons les fonctionnalités qui y répondent VRAIMENT.
Et c’est vrai pour tout.
Même pour des choses aussi simple qu’un
formulaire de contact
Notes :
Vous allez me dire : « je veux être contacté, je mets un formulaire de contact, vous
avez mieux à proposer ? » Peut-être oui.
Je veux que mes
clients puissent
facilement me
contacter
Notes :
J’ai l’exemple d’une poissonnerie qui souhaitait que ses clients puissent
facilement la contacter, pour passer des commandes par exemple.
Alors ils contactent une agence pour avoir un site web. Comme ils ont appelé une
bonne agence, il y a quelqu’un qui a un peu réfléchi et qui s’est demandé quel
était le bon outil pour une poissonnerie qui veut que ses clients la contactent
facilement. Forcément, si la réponse avait été « un site web avec un formulaire de
contact », je ne serais pas en train de vous en parler. Donc ce n’était pas ça la
réponse. Ce n’était même pas un site web.
Ce que l’agence a vendu à la poissonnerie, ce sont des flyers plastifiés. Parce que
c’est facile à glisser dans votre sac d’huîtres ou de crevettes et qu’une fois à la
maison, vous le passez sous l’eau et que vous le collez sur le réfrigérateur avec un
magnet publicitaire. Parce qu’honnêtement, pour réserver 3 douzaines d’huîtres
pour demain, vous avez le réflexe de sortir votre ordinateur ou vous préférez
appeler directement le poissonnier qui vous confirme directement que c’est bien
noté et que vous pouvez passer à 11:00 ?
Notes :
Il faut néanmoins être pragmatique : si vous avez le sentiment qu’une liste de
fonctionnalités est la meilleure façon d’exprimer vos besoins, allez-y. Nous allons
de toutes façons challenger cette liste.
Enfin, il faut bien être conscient qu’un même terme peut recouvrir des choses
assez différentes. Un formulaire, ça ne représente pas la même somme de travail
selon qu’il s’agisse d’un formulaire de contact avec trois champs ou d’un
formulaire d’inscription, à une école par exemple, avec plusieurs dizaines de
champs, des fichiers joints et la possibilité d’enregistrer un formulaire en cours
pour le compléter plus tard. Pourtant « formulaire de contact » et « formulaire
d’inscription », au départ, ça ne semblait pas si différent.
Et surtout, pour tous les fonctionnements que vous
attendez sur votre futur site, précisez
POURQUOI
Notes :
Cela permettra au prestataire de vous proposer une alternative s’il trouve quelque
chose de plus malin pour répondre à votre besoin.
Les informations inutiles
Les bonnes
pratiques
Si ce sont des bonnes
pratiques, le prestataire les
connaît déjà (normalement)
La règle des 3 clics
La règle des 3 clics
La ligne de flottaison
La règle des 3 clics
La ligne de flottaison
Le site sera consultable sur les
navigateurs
La règle des 3 clics
La ligne de flottaison
Le site sera consultable sur les navigateurs
Les photos feront moins de 10Mo
La règle des 3 clics
La ligne de flottaison
Le site sera consultable sur les navigateurs
Les photos feront moins de 10Mo
Le site sera optimisé pour le
référencement
La règle des 3 clics
La ligne de flottaison
Le site sera consultable sur les navigateurs
Les photos feront moins de 10Mo
Le site sera optimisé pour le référencement
Un menu permettra la navigation
dans les pages
Les informations inutiles
Des supers
zoning
Réalisés sur powerpoint (voire
pire)
Les informations inutiles
La nouvelle
arborescence
Pas d’inquiétude, nous la ferons
ensemble
Notes :
Notre rôle, c’est de discuter avec vous (et avec les utilisateurs) pour avoir toutes
les cartes en main pour réussir la conception du site.
C’est comme aller voir un architecte avec les plans de votre maison. Si vous les
avez déjà, vous pouvez directement appeler le maçon et le charpentier.
Comme pour les fonctionnalités, soyez efficace : si des schémas vous aident à
lister ce dont vous avez besoin sur le site, faites-le.
Exemple : Le client nous fournit des zonings en précisant bien qu’il ne s’agit pas
de proposition d’ergonomie mais d’une liste des éléments importants qui l’ont
aidé à structurer son besoin.
Contenu existant
Notes :
Qu’est-ce qu’on garde, qu’est-ce qu’on jette ?
C’est également le moment de se poser la question du format du contenu.
Attention au contenu trop ancien (à ré-écrire). Votre contenu actuel pourra-t-il
être facilement réutilisé ? Est-il bien formaté ? Ou faudra-t-il saisir 2 000 fiches
produits à la main ? Et dans ce cas, qui va le faire ?
Prestation attendue
AMOA, UX, développement,
tout ça à la fois ?
Notes :
Ça évite les intitulés un peu abstrait du type « Conception de notre nouveau site
web ».
Pour nous, conception ça s’arrête bien avant le développement, et même avant les
maquettes. Mais peut-être que pour vous ça signifie la réalisation complète du
site. Autant être clair. Ça nous évite de faire des devis avec seulement 25% de ce
que vous attendiez dessus. Sur le coup, ça vous fait une bonne surprise au niveau
budget, mais ça ne dure pas longtemps.
Niveau de liberté au prestataire
Notes :
Jusqu’où pouvons-nous être force de proposition ? Devez-vous être très directif
pour que les choses soient comme vous les imaginez ? Ou au contraire plus vague
pour "ne pas brider les prestataires" ?
Détailler cela dans votre cahier des charges est très important.
Il vaut mieux le préciser maintenant que rejeter des réponses qui ne
correspondent pas à ce que vous attendiez, sans le préciser.
“Vous avez pris le cahier des charges trop au pied
de la lettre, en ne proposant rien de plus”
VS
“Je veux que ça réponde exactement au cahier des
charges et c’est tout”
“Collez à fond à la charte”
VS
“Tant qu’à être là, il faut du changement”
Notes :
Si nous ne savons pas, nous faisons des choix arbitraires. Et nous obtenons des
réponses différentes suivant les clients.
Au pire
vous évitez des appels téléphoniques intempestifs
pour vous demander des précisions.
Au mieux,
vous vous épargnez un nouvel appel d’offre parce
qu’aucune agence n’a su déchiffrer vos envies
implicites.
ça y est votre cahier des charges
est (presque) parfait
Et la dernière étape
Après la mise en ligne
Administration du site
Notes :
Qui va gérer le site une fois en ligne ? Quel temps y sera (vraiment) consacré ?
Accompagnement
Une fois le site mis en ligne on
reste copains ?
Notes :
La mise en ligne n’est pas la dernière étape de la vie de votre site.
C’est le moment de penser à préciser ce dont vous avez besoin pour la suite :
-Rédaction de contenus, réseaux sociaux, webmarketing en général…
-Tests, UX
-Ajout de fonctionnalités…
Et c’est aussi le moment de penser à la maintenance.
Quel budget et quel temps pouvez-vous (réellement) y consacrer ?
Quels sont vos besoins en cas de soucis (sans doute pas la même urgence pour
un site vitrine et un site e-commerce) ?
Bravo
Notes :
Ça y est, votre cahier des charges est complet!
En résumé,
avec un cahier des charges complet
et bien construit,
on évite les surprises,
on minimise les risques
on gagne du temps
on sécurise les budgets et le
planning
Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?
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Mettre l’image par dessus en respectant la taille
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PROCHAINS PETITS-DEJ
JEUDI 16 DÉCEMBRE
L’AMOA WEB, UN ALLIÉ POUR
EXPRIMER VOS BESOINS ET
CHOISIR VOTRE PRESTATAIRE
JEUDI 25 NOVEMBRE
LANCER SON PODCAST : A QUOI
ÇA SERT, COMMENT S’Y
PRENDRE ?
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BONNES PRATIQUES ET OUTILS POUR VOTRE
Communication digitale
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Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?

  • 1. Cet encart ne peut être enlevé Mettre l’image par dessus en respectant la taille Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?
  • 2. Hello ! Nicolas FRAPPIER Fondateur et dirigeant nfrappier@concept-image.fr Mathieu NOURRY Directeur technique mathieu@concept-image.fr
  • 3. Pourquoi vous êtes-vous levé(e) si tôt ce matin ?
  • 4. Vous avez sans doute un besoin
  • 5. Notes : Si vous êtes parmi nous ce matin, c’est que la problématique de « comment mieux rédiger votre cahier des charges » vous intéresse, car vous devez avoir un besoin.
  • 6. Un application mobile ? Un site internet ? Un intranet ? Un outil métier pour vos commerciaux ?
  • 7. Ecrire un cahier des charges… ...la flemme
  • 8. On est là pour vous aider
  • 9. Notes : On sait que vous avez peut-être l'angoisse de la page blanche, que vous ne savez pas par quel bout le prendre. Ecrire des cahiers des charges (et collecter tout le besoin en amont), c'est un vrai métier : ça s'appelle l'assistance à maîtrise d'ouvrage ! Si vous êtes face à un projet d'envergure et que ce n'est pas votre cœur de métier (car vous, vous gérez tout le marketing et la com des 3 filiales de votre boîte, et ça vous occupe déjà bien), faites appel à un AMOA. Par exemple, ici à l’agence, certains clients viennent nous voir pour un projet web à la base, mais notre recommandation, c’est d’abord de les accompagner sur de l’AMOA. Si le projet est relativement simple, ayez confiance en vous : vous pouvez le faire ;) Surtout qu'on va vous aider !
  • 10. ça sert à quoi un cahier des charges ?
  • 11. Notes : L’objectif principal du cahier des charges, c’est de s’accorder sur les objectifs et les limites du projet, pour s’assurer que tout le monde sera satisfait à la livraison. Si on laisse chacun se faire sa propre idée de ce que doit être le projet, il y a peu de chances que ces visions personnelles concordent. Parce que ces visions personnelles dépendent de l’expérience et du vécu de chacun.
  • 13. Notes : Par exemple, si je vous demande « combien y a-t-il de chambres dans une grande maison ? » que me répondez-vous ? Vos réponses sont forcément différentes. Vous n’avez pas la même vision d’une “grande maison” si vous avez 12 frères et sœurs, si vous avez été élevé à Buckingham Palace ou si vous avez grandi dans une communauté hippie dans le Larzac. Oui, c’est caricatural, mais c’est le propre des exemples !
  • 14. Et le cahier des charges idéal c’est quoi ?
  • 15. Notes : C’est celui qui est le plus simple à rédiger pour vous, et le plus simple à comprendre pour nous. Un cahier des charges bien rédigé, c’est du temps en moins à faire des aller-retours pour éclaircir vos différents besoins.
  • 16. Pour vous, ça évite d’avoir l’impression que vous avez passé des jours à rédiger un document inutile
  • 17. Pour l’agence, cela permet de passer moins de temps au téléphone, et plus de temps à réfléchir
  • 18. On ne peut pas discuter plutôt ?
  • 19. NON. Enfin si… mais en partant d’une base :)
  • 20. Notes : Si rien n’est formalisé à l’écrit, il peut y avoir des risques. Le cahier des charges est particulièrement important s’il y a plusieurs décisionnaires en interne (marketing, technique…). Il peut y avoir des incompréhensions… et donc le risque que l’outil développé ne corresponde que partiellement à ce qui était espéré est grand.
  • 21. Il peut y avoir une incompréhension entre Ce que vous pensez vouloir acheter Ce que votre prestataire va vous proposer VS
  • 22. Vous pensiez que votre prestataire allait intégrer tous les contenus éditoriaux dans les pages de votre site internet
  • 23. votre prestataire allait vous proposer une stratégie de mots clefs en 3 langues pour être bien référencé sur les moteurs de recherche à l’international Vous pensiez que
  • 24. toutes les réunions auraient lieu dans vos locaux Vous pensiez que
  • 25. votre prestataire faisait tous les comptes-rendus de réunions Vous pensiez que
  • 26. Et ces incompréhensions peuvent être dues à un cahier des charges incomplet
  • 27. Notes : Vous avez peut-être oublié de spécifier certaines choses, ou elles vous paraissent tellement évidentes que vous n’avez pas jugé nécessaire de les préciser.
  • 28. Il vous faut donc un plan pour être sûr(e) de ne rien oublier
  • 29. Notes : Et ça tombe bien, parce que le plan idéal d’un cahier des charges, c’est aussi le plan de cette présentation.
  • 30. Table des matières (de votre cahier des charges) Pourquoi ce projet ? Présentation Cadrage Organisation Fonctionnalités et contenus Prestation attendue Après la mise en ligne
  • 31. Notes : Voici ce que l’on doit trouver dans votre cahier des charges : ● Pourquoi ce projet ? ● Présentation ● Cadrage ● Organisation ● Fonctionnalités et contenus ● Prestation attendue ● Après la mise en ligne
  • 34. Notes : Pourquoi ce nouveau projet ? Définir concrètement la raison d’être du projet va vous permettre de vous poser les bonnes questions. Et si la vraie raison est « on avait du budget », c’est le bon moment pour vous demander comment profiter au mieux de cette opportunité pour en faire quelque chose de réellement utile et profitable.
  • 36. Notes : Se fixer des objectifs sert à savoir quels moyens mettre en œuvre. Définir des objectifs peut être la phase la plus difficile d’un projet. La tentation d’improviser est grande. Mais partir sur de mauvaises hypothèses ou se fixer des objectifs impossibles (ou trop faciles) à atteindre risque de vider le projet de son intérêt. Sur cette photo, vraiment postée par la NASA, on voit Buzz l’éclair à côté d’une navette. Buzz a un gimmick, une phrase choc, « Vers l’infini et au-delà ». C’est parfait pour motiver les équipes, mais quand les ingénieurs de la NASA envoient une navette dans l’espace, ils ont quand même des objectifs un peu plus précis. C’est exactement la même chose pour nous : si vous nous dîtes « je veux vendre le plus de produits possible », nous allons avoir du mal à vous proposer une solution chiffrée. Dans la plupart des cas, votre nouveau projet s’inscrit dans un cadre web marketing plus large. Vous pouvez commencer par fixer des objectifs généraux de marketing web, puis demandez-vous pour chaque élément, (votre site web, les réseaux sociaux, les emails…) quels sont les objectifs qu’ils vous permettent d’atteindre.
  • 38. Notes : Pour définir vos objectifs, on vous recommande de vous appuyer sur la méthode SMART.
  • 40. Notes : Spécifique Vos objectifs ne doivent pas être vagues. Vous devez définir des objectifs clairs et précis, simples à comprendre pour vous, pour vos collègues et votre responsable.
  • 42. Notes : Mesurable Vos objectifs doivent être facilement mesurables. Par exemple, à la fin du mois ou d’une période donnée, vous savez précisément ce que vous allez devoir mesurer pour savoir si vos objectifs sont atteints ou non.
  • 44. Notes : Acceptable Là encore, il faut également être réaliste sur les objectifs proposés. Pour commencer, ne soyez pas trop ambitieux, mais définissez des critères qui soient suffisamment motivants pour votre équipe. Vos objectifs doivent être cohérents avec les ressources et les budgets attribués.
  • 46. Notes : Réaliste Cette notion est liée à la précédente, elle est assez similaire. Il n’est pas toujours facile de définir un objectif réalisable. Vous devez vous concentrer sur les ressources allouées pour votre stratégie. Ce sont elles qui déterminent également votre capacité de production, et donc dans un sens vos objectifs.
  • 48. Notes : Temporel (défini) Et pour finir, vos objectifs ne valent rien s’ils ne sont pas délimités dans le temps. Vous devez définir un laps de temps. Une fois ce laps de temps dépassé, vous pourrez analyser vos résultats et itérer à nouveau.
  • 49. Qui sont vos cibles ?
  • 50. Notes : Quels visiteurs, pour rendre quel service ? Là encore, le risque est de démarrer un projet à l’aveugle. Que savez-vous réellement de vos utilisateurs ? De leurs besoins et de leurs attentes ? Ce sont des questions qu’il vous faut vous poser, mais surtout leur poser. Une mission qui peut aller de « relativement facile » si vous prévoyez la refonte d’un outil interne à « super compliqué » si vous lancez un nouveau produit révolutionnaire sans équivalent sur le marché mondial (mais soyons réalistes, ça ne vous arrive pas tous les jours). Si vous ne savez pas qualifier précisément vos utilisateurs et leurs attentes, nous pouvons vous accompagner avec des prestations sur-mesure.
  • 51. Vous souhaitez en savoir plus sur vos cibles ?
  • 52. Notes : Le meilleur moyen de comprendre vos cibles, et leurs besoins, est de s’adresser directement à elles. Et vous avez plein de façons d’obtenir des réponses.
  • 54. Notes : Vous pouvez par exemple leur proposer de répondre à un questionnaire Google Form. Il est possible de diffuser un questionnaire très facilement grâce aux réseaux sociaux ou aux emails et d’obtenir des réponses. Cette première base vous permettra de recueillir des éléments importants pour affiner votre cible.
  • 57. Notes : Pour aller encore plus loin, vous pouvez réaliser des interviews individuelles avec de potentielles cibles, sous formes d’échange téléphonique ou de visio par exemple. C’est l’occasion de vraiment approfondir leurs attentes et leurs comportements. Attention, vous ne devez pas avoir une approche de vente, sinon vous n’obtiendrez aucune information pertinente. Ne perdez pas de vue que le but de cet échange est avant tout d’être à l’écoute de la personne que vous interrogez et de la comprendre.
  • 59. Notes : Bonne nouvelle : on peut réutiliser les mêmes mécaniques en les adaptant, car en interne on se connait (normalement). Cela vous permet de vous assurer que vous n’avez rien oublié, mais aussi d’embarquer les différentes parties prenantes dès le démarrage. Pour que tout le monde se sente impliqué et soit ambassadeur de votre projet.
  • 60. Que veulent vos équipes ? Quels sont les enjeux ?
  • 61. Notes : Par exemple, nous avons réalisé des interviews individuelles avec l’un de nos clients puis un atelier de priorisation, dans le cadre d’un AMOA.
  • 63. Vous Qu’est ce qui fait l’identité de l’entreprise ?
  • 64. Notes : Présentez votre entreprise. Vous pouvez parler de votre activité, de vos produits ou services, de votre histoire, de vos valeurs, de votre culture d’entreprise, de vos processus internes etc .. Tous ces éléments aideront votre prestataire à appréhender le projet et à le concevoir en gardant en tête le cadre dans lequel il s’ancre.
  • 65. Stratégie Quelle est la stratégie de votre entreprise aujourd’hui ?
  • 66. Notes : Si vous ne savez pas, c’est sans doute que vous avez besoin d’un accompagnement en amont du projet, et ce n’est pas grave. Si vous vous êtes préoccupé du développement de votre entreprise ou que vous êtes à un tournant dans la vie de la société, ce nouveau projet est peut-être le bon moment pour se poser des questions stratégiques.
  • 67. Direction Dans quelle direction souhaitez-vous aller ?
  • 68. Notes : Comment envisagez-vous votre métier dans 2 ans ? Dans 5 ans ? Toutes ces réflexions, ça permet de développer les bons outils au bon moment. Cela évite de se lancer dans quelque chose d’hyper complexe si on sait déjà que le modèle sera amené à être profondément revu, à court terme.
  • 70. Notes : Qui sont vos concurrents ? Quelles sont vos différences ? C’est sur vos différences que vous pouvez bâtir votre image. Mais si nous ne connaissons pas parfaitement votre métier, ces différences ne nous apparaissent peut-être pas aussi clairement qu’à vous. En nous aidant à les identifier, vous vous assurez que notre proposition correspondra bien à l’image que vous souhaitez afficher.
  • 72. Notes : Plus nous en savons sur ce que vous souhaitez recevoir, plus il y a de chance que notre document corresponde à vos attentes.
  • 74. Notes : Il faut indiquer aux agences le nombre de prestataires que vous avez consulté. C’est plus simple pour vous de sélectionner un nombre restreint de prestataires à qui vous allez envoyer le cahier des charges. 3 c’est bien par exemple. Consulter 12 prestataires, c’est prendre le risque de mettre 1 mois à analyser toutes les propales ! Et le dire à chaque prestataire, c’est l’assurance d’avoir des recommandations de qualité car les prestataires vont pouvoir plus facilement mesurer leurs chances de « gagner ». 1 chance sur 3, c’est mieux que 1 chance sur 12.
  • 76. Notes : Il faut indiquer aux prestataires le temps que vous leur accordez pour vous faire une proposition. Si vous leur demandez un dossier très approfondi, ou une proposition créative : il vaut mieux leur laisser un peu de temps. Une réponse bien soignée leur permettra d’aller au fond des choses, et ça vous fera gagner du temps pour la suite. Si votre enjeu majeur est la réactivité, vous pouvez les mettre au défi de vous répondre très vite. Bref : c’est à réfléchir en fonction de vos critères de décision et des éléments que vous demandez dans la proposition commerciale.
  • 78. Notes : Réfléchissez aux critères qui sont les plus importants pour vous. Cette information est cruciale pour tirer le meilleur des prestataires consultés.
  • 80. Est-ce la créa ? L’ergonomie ?
  • 81. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ?
  • 82. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ? Le relationnel ?
  • 83. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ? Le relationnel ? Le budget ?
  • 84. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ? Le relationnel ? Le budget ? Le conseil ?
  • 85. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ? Le relationnel ? Le budget ? Le conseil ? Le planning ?
  • 86. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ? Le relationnel ? Le budget ? Le conseil ? Le planning ? La méthode ?
  • 87. Est-ce la créa ? L’ergonomie ? La technicité ? Le relationnel ? Le budget ? Le conseil ? Le planning ? La méthode ?
  • 88. Non, vous ne pouvez pas répondre “TOUT”
  • 89. Notes : En fonction de ce qui est important pour vous, vous n’allez pas demander aux prestataires de travailler sur les mêmes choses. Si ce qui compte avant tout c’est la méthodologie, il n’est peut être pas opportun de demander des maquettes graphiques.
  • 91. Notes : Avez-vous vraiment besoin de 4 pages maquettées avec 3 pistes graphiques différentes ? Notre temps ne serait-il pas mieux employé à essayer de proposer une solution originale et efficace à votre problématique ? Demander une maquette, c’est nous demander de vous proposer une solution alors que nous n’avons pas encore commencé à réfléchir ensemble, et que vous n’avez pas validé nos propositions plus générales. Si vous souhaitez vraiment voir le « style » d’une agence, ce qui est pour le coup complètement légitime, nous avons des books et des références pour ça !
  • 92. Il y a certains éléments qui mériteraient d’être demandés dans le cadrage de l’appel d’offre
  • 93. Notes : En revanche, ce qui est au final assez peu demandé, et qui devrait l’être, ça serait plutôt…
  • 94. Une explication de la méthodologie qui va être appliquée à votre projet
  • 95. Notes : Cela vous permettra d’avoir un aperçu des différentes étapes, et de la manière dont l’agence fonctionne. C’est aussi l’occasion de voir quelles agences vont passer du temps à réfléchir avec vous.
  • 96. Des références et des contacts que vous pouvez appeler pour contrôler comment les projets se déroulent réellement
  • 97. Soyez joignable ( et faites-le savoir)
  • 98. Notes : Proposez aux agences de vous appeler pour échanger et éviter les hors sujet. Un appel d’offre c’est souvent beaucoup de travail non rémunéré pour une agence, alors autant qu’on ne parte pas dans une direction qui ne vous convient pas du tout. Et pour vous, c’est l’opportunité d’éviter de perdre du temps à lire des documents qui ne répondent pas à vos problématiques. Parce que tout ce qui vous importe au final, c'est de trouver L'AGENCE qui vous aura le mieux compris, et qui trouve la solution la plus adaptée à VOS besoins. Passer un peu de temps avec elle, c'est vous assurer qu'elle vous fait tout de suite la meilleure proposition. Ça va vous faire gagner un temps précieux sur la suite du projet.
  • 100. Notes : Il faut bien différencier le cadrage du projet et le cadrage de l'appel d'offres.
  • 102. Notes : Hier ? Pourquoi ? Souplesse possible ? Une deadline plus courte, c’est moins de temps pour réfléchir et moins de temps pour produire. D’où la question : qu’est-ce qui motive votre deadline ? Si c’est l’anniversaire du patron, il y a peut-être moyen de faire les choses différemment. Le contexte du projet dépend aussi du contexte de l’entreprise et de l’environnement du projet. On peut peut-être faire des lots en fonction de la deadline. Par exemple : Un client a besoin de son nouveau site pour un salon. Ici il y a un enjeu fort et le site devra être prêt le jour J. Mais peut-être que l’intranet pourrait être livré après cette date ? Il faut mieux donner laisser le temps de tout bien faire, plutôt que tout précipiter.
  • 103. Budget
  • 104. Notes : Parce que sinon, on avance dans le brouillard. Donc non, quand on vous demande votre budget, ce n’est pas uniquement pour être certain de vous prendre le plus d’argent possible. C’est aussi pour vous proposer une solution qui corresponde à vos ambitions et à vos possibilités. On ne va pas vous proposer de réaliser un spot TV si vous avez 5 000€ de budget. Ce serait une solution irréaliste. C’est comme quand vous faites construire une maison : vous devez donner à l’architecte un ordre de grandeur de votre budget.
  • 106. Notes : Encore des contraintes, autant les connaître dès le départ. C’est une remarque qui peut d’ailleurs s’appliquer à tous les contenus. Nous aimons bien les avoir à l’avance. Et puis ça vous évite de vous dire que nos propositions ne correspondent pas à votre charte. Mais si vous livrez votre charte, précisez-nous ce que nous pouvons en faire.
  • 109. Notes : C’est le moment de lister toutes les contraintes liées à l’existant : -contraintes de sécurité -interfaçage avec un CRM ou d’autres outils -hébergement spécifique -… Pourquoi ? Parce que ça nous permet de chiffrer au mieux les coûts de développement. Ça évite donc les mauvaises surprises au moment du lancement du projet. Par exemple, entre une banque et un e-commerce, les solutions techniques sont différentes, donc la prestation l’est aussi.
  • 110. “Je veux un site sécurisé”
  • 111. Notes : Il y a plein de façons de sécuriser un site ! Et plus on ajoute des couches de sécurité, plus cela va vous coûter cher. Expliquez-nous réellement ce dont vous avez besoin, quels sont vos enjeux sécurité spécifiques… et éventuellement les déconvenues que vous avez pu avoir par le passé et auxquelles vous souhaitez remédier. Niveau 1 sur un CMS open source : des plugins testés et bien sélectionnés, des plugins que l'on n'altère pas, des mises à jour fréquentes de ces plugins + un hébergement sur lequel il n'y a que des sites de qualité et maintenus. Niveau 2 : un plugin qui rajoute une couche de sécurité. Niveau 3 : une double authentification pour l'accès au back-office. C'est une fonctionnalité à installer en plus, et c'est un peu plus pénible pour les administrateurs du site.
  • 112. “Je veux un hébergement dédié”
  • 113. Notes : Savez-vous que ça va vite vous coûter 4K par an cette affaire ? Si vous êtes sujets à des pics très importants de connexion (la SNCF le jour où ils ouvrent la vente des billets de train pour Noël, la FNAC le jour du black Friday, le Hell Fest ou Rolland Garros à l'ouverture de la billetterie) : c'est peut être une bonne idée ! Si vous hébergez des données sensibles (des données de santé ou autres données sensibles) : c'est sûrement aussi une bonne idée ! Sinon, c'est probablement sur-dimensionné. Et on a déjà plein de façons de vous proposer un hébergement mutualisé (donc vous partagez un serveur d'hébergement avec d'autres sites) sans que ça soit le bazar : ● En n'y hébergeant que des sites bien développés ● En n'y hébergeant que des sites qui sont maintenus (on fait des mises à jour de sécurité fréquentes sur tous ces sites) Ça évite qu'un site sur le serveur ne soit une porte d'entrée pour une attaque qui viendrait affaiblir tout le monde.
  • 114. “Le site sera interfacé avec le CRM”
  • 115. Notes : C'est déjà une bonne chose de savoir ça… Mais il va falloir nous en dire plus. Quel est le CRM en question ? Entre un interfaçage avec Salesforces et un CRM propriétaire, en local, pas mis à jour depuis 10 ans… ça ne va pas être le même boulot pour nous. Quels vont être les échanges entre votre site et votre CRM ? ● Uni-directionnel ou bi-directionnel ? ● Pour transmettre quel type d'informations ? ● À quelle fréquence ? En temps réel ? Toutes les nuits ? Le CRM propose-t-il déjà une façon de s'interfacer avec votre site ? Ça peut être un webservice, une API… ou tout simplement l'intégration sur le site Internet d'une iframe issue de votre CRM. Toutes vos réponses vont avoir un impact sur le temps qu'on va passer à interfacer votre site à votre CRM, et donc sur le budget.
  • 116. Et s’il y a des points techniques dans votre cahier des charges annexez la documentation de cette solution
  • 117. Notes : Par exemple : un interfaçage avec une solution tierce. C’est moche mais les développeurs adorent ça
  • 118. Les informations inutiles La solution technique attendue « Le prestataire utilisera le CMS libre francophone SPIP. »
  • 119. Notes : C’est notre métier de vous proposer la solution technique qui correspond à vos besoins. Chaque agence travaille avec un ou plusieurs CMS / frameworks préférentiels sur lesquels elle dispose (normalement) d’une expérience lui permettant d’évaluer l’adéquation avec votre projet. Et si nous estimons que les solutions que nous maîtrisons ne nous permettent pas de vous répondre, nous ne vous répondrons pas. La technique doit être transparente, pour vous comme pour vos utilisateurs. Le seul cas où cette information est utile, c’est si le choix du CMS est super éliminatoire, là nous voulons bien le savoir à l’avance. Mais dans ce cas, votre cahier des charges devrait mentionner dès le titre « Développement d’un projet sous Symfony 2 ». Et surtout, vous devez vous demander pourquoi vous êtes si attaché à une solution technique. Par habitude ? Parce que vous avez une équipe de maintenance en interne qui travaille déjà sur 15 sites e-commerce Prestashop ? En dehors d’une refonte, les cas où la solution technique est prépondérante sont au final assez rares.
  • 121. Notes : Si vous changez votre CRM dans 2 mois, le prestataire a peut-être envie de le savoir dès maintenant.
  • 123. “Je veux une application native”
  • 124. Notes : Une application mobile native est développée spécifiquement pour un système d’exploitation, par exemple IOS ou android. C’est le type d’application qu’on télécharge donc via l’Apple store ou Google play. Mais ce n’est pas la seule solution, il existe en existe d’autres : application web, hybride et mixte. Ici encore, expliquez-nous votre besoin. Il est possible qu’une application native ne soit pas l’option la plus efficace. Tout dépendra de l’objectif que vous recherchez avec elle, et aussi de votre budget.
  • 125. “Je veux qu’elle fonctionne sans connexion internet”
  • 126. Notes : Certaines applications sont effectivement disponibles sans Internet, et simplifient l’accès aux utilisateurs. Mais est-ce vraiment un gros avantage, là où aujourd’hui la connexion Internet en France via mobile est bien étendue ? Pas forcément, c’est à en discuter.
  • 128. Equipe interne Qui fait quoi ? Qui décide ? Qui décide (vraiment) ?
  • 129. Notes : Il est important d’identifier qui seront les différents contacts de l’agence. Cela nous permet par exemple de coordonner les différentes étapes du projet et d’identifier qui sera notre interlocuteur pour chaque validation. Surtout, n’hésitez pas à impliquer vos supérieurs : c’est aussi pénible pour vous que pour nous d’arriver en fin de projet, avec quelque chose qui fonctionne bien, et de voir le patron d’une entreprise, qui avait donné toute liberté au responsable de la communication pour gérer le projet, arriver et enterrer le truc avec « j’aime pas trop ce vert, là, j’espère que c’est pas définitif ? ». Et là, vous savez qu’il est trop tard pour lui expliquer pourquoi on a mis du vert. Donc, dès le début, on implique dans un projet, surtout s’il en rapport avec l’image de la société, toutes les personnes qui sont susceptibles d’avoir leur mot à dire, même si en théorie ce n’est pas leur mission.
  • 131. Notes : Quels prestataires, pour quelles missions ? Les missions sont-elles réalisées par des prestataires dont c’est le vrai métier ? Si vous travaillez régulièrement avec une agence print, voulez-vous lui confier la création de vos maquettes web, si ce n’est pas leur métier ? Est-ce que vous confieriez l’architecture de votre bateau à l’architecte de votre maison ? Ou l’inverse ? Pourtant, ce sont deux architectes. Mais ce n’est pas le même métier. Pour nous, c’est pareil. Ces prestataires sont-ils déjà choisis, ou en cours de sélection ? Pour nous, plus de prestataires, c’est peut-être plus de gestion de projet à prévoir. Pour vous, c’est le moment de se demander qui assure l’AMOA globale du projet ? Sachant, pour être totalement transparent, que multiplier les intervenants, c’est complexifier le projet et augmenter les coûts.
  • 133. Les informations inutiles La liste des fonctionnalités Pas la peine de mettre tout ce qui vous passe par la tête, on va en discuter
  • 134. Notes : Si vous faîtes appel à une agence, c’est parce que c’est notre métier de trouver les solutions à votre problème. Si vous avez déjà la solution, c’est que vous n’avez pas besoin de nous. Ce qui nous intéresse, c’est la liste de vos besoins, nous l’avons déjà évoquée. Pourquoi ? Parce que c’est en discutant ensemble de ces besoins que nous trouverons les fonctionnalités qui y répondent VRAIMENT.
  • 135. Et c’est vrai pour tout. Même pour des choses aussi simple qu’un formulaire de contact
  • 136. Notes : Vous allez me dire : « je veux être contacté, je mets un formulaire de contact, vous avez mieux à proposer ? » Peut-être oui.
  • 137. Je veux que mes clients puissent facilement me contacter
  • 138. Notes : J’ai l’exemple d’une poissonnerie qui souhaitait que ses clients puissent facilement la contacter, pour passer des commandes par exemple. Alors ils contactent une agence pour avoir un site web. Comme ils ont appelé une bonne agence, il y a quelqu’un qui a un peu réfléchi et qui s’est demandé quel était le bon outil pour une poissonnerie qui veut que ses clients la contactent facilement. Forcément, si la réponse avait été « un site web avec un formulaire de contact », je ne serais pas en train de vous en parler. Donc ce n’était pas ça la réponse. Ce n’était même pas un site web. Ce que l’agence a vendu à la poissonnerie, ce sont des flyers plastifiés. Parce que c’est facile à glisser dans votre sac d’huîtres ou de crevettes et qu’une fois à la maison, vous le passez sous l’eau et que vous le collez sur le réfrigérateur avec un magnet publicitaire. Parce qu’honnêtement, pour réserver 3 douzaines d’huîtres pour demain, vous avez le réflexe de sortir votre ordinateur ou vous préférez appeler directement le poissonnier qui vous confirme directement que c’est bien noté et que vous pouvez passer à 11:00 ?
  • 139. Notes : Il faut néanmoins être pragmatique : si vous avez le sentiment qu’une liste de fonctionnalités est la meilleure façon d’exprimer vos besoins, allez-y. Nous allons de toutes façons challenger cette liste. Enfin, il faut bien être conscient qu’un même terme peut recouvrir des choses assez différentes. Un formulaire, ça ne représente pas la même somme de travail selon qu’il s’agisse d’un formulaire de contact avec trois champs ou d’un formulaire d’inscription, à une école par exemple, avec plusieurs dizaines de champs, des fichiers joints et la possibilité d’enregistrer un formulaire en cours pour le compléter plus tard. Pourtant « formulaire de contact » et « formulaire d’inscription », au départ, ça ne semblait pas si différent.
  • 140. Et surtout, pour tous les fonctionnements que vous attendez sur votre futur site, précisez POURQUOI
  • 141. Notes : Cela permettra au prestataire de vous proposer une alternative s’il trouve quelque chose de plus malin pour répondre à votre besoin.
  • 142. Les informations inutiles Les bonnes pratiques Si ce sont des bonnes pratiques, le prestataire les connaît déjà (normalement)
  • 143. La règle des 3 clics
  • 144. La règle des 3 clics La ligne de flottaison
  • 145. La règle des 3 clics La ligne de flottaison Le site sera consultable sur les navigateurs
  • 146. La règle des 3 clics La ligne de flottaison Le site sera consultable sur les navigateurs Les photos feront moins de 10Mo
  • 147. La règle des 3 clics La ligne de flottaison Le site sera consultable sur les navigateurs Les photos feront moins de 10Mo Le site sera optimisé pour le référencement
  • 148. La règle des 3 clics La ligne de flottaison Le site sera consultable sur les navigateurs Les photos feront moins de 10Mo Le site sera optimisé pour le référencement Un menu permettra la navigation dans les pages
  • 149. Les informations inutiles Des supers zoning Réalisés sur powerpoint (voire pire)
  • 150. Les informations inutiles La nouvelle arborescence Pas d’inquiétude, nous la ferons ensemble
  • 151. Notes : Notre rôle, c’est de discuter avec vous (et avec les utilisateurs) pour avoir toutes les cartes en main pour réussir la conception du site. C’est comme aller voir un architecte avec les plans de votre maison. Si vous les avez déjà, vous pouvez directement appeler le maçon et le charpentier. Comme pour les fonctionnalités, soyez efficace : si des schémas vous aident à lister ce dont vous avez besoin sur le site, faites-le. Exemple : Le client nous fournit des zonings en précisant bien qu’il ne s’agit pas de proposition d’ergonomie mais d’une liste des éléments importants qui l’ont aidé à structurer son besoin.
  • 153. Notes : Qu’est-ce qu’on garde, qu’est-ce qu’on jette ? C’est également le moment de se poser la question du format du contenu. Attention au contenu trop ancien (à ré-écrire). Votre contenu actuel pourra-t-il être facilement réutilisé ? Est-il bien formaté ? Ou faudra-t-il saisir 2 000 fiches produits à la main ? Et dans ce cas, qui va le faire ?
  • 155. AMOA, UX, développement, tout ça à la fois ?
  • 156. Notes : Ça évite les intitulés un peu abstrait du type « Conception de notre nouveau site web ». Pour nous, conception ça s’arrête bien avant le développement, et même avant les maquettes. Mais peut-être que pour vous ça signifie la réalisation complète du site. Autant être clair. Ça nous évite de faire des devis avec seulement 25% de ce que vous attendiez dessus. Sur le coup, ça vous fait une bonne surprise au niveau budget, mais ça ne dure pas longtemps.
  • 157. Niveau de liberté au prestataire
  • 158. Notes : Jusqu’où pouvons-nous être force de proposition ? Devez-vous être très directif pour que les choses soient comme vous les imaginez ? Ou au contraire plus vague pour "ne pas brider les prestataires" ? Détailler cela dans votre cahier des charges est très important. Il vaut mieux le préciser maintenant que rejeter des réponses qui ne correspondent pas à ce que vous attendiez, sans le préciser.
  • 159. “Vous avez pris le cahier des charges trop au pied de la lettre, en ne proposant rien de plus” VS “Je veux que ça réponde exactement au cahier des charges et c’est tout”
  • 160. “Collez à fond à la charte” VS “Tant qu’à être là, il faut du changement”
  • 161. Notes : Si nous ne savons pas, nous faisons des choix arbitraires. Et nous obtenons des réponses différentes suivant les clients.
  • 162. Au pire vous évitez des appels téléphoniques intempestifs pour vous demander des précisions. Au mieux, vous vous épargnez un nouvel appel d’offre parce qu’aucune agence n’a su déchiffrer vos envies implicites.
  • 163. ça y est votre cahier des charges est (presque) parfait
  • 164. Et la dernière étape
  • 165. Après la mise en ligne
  • 167. Notes : Qui va gérer le site une fois en ligne ? Quel temps y sera (vraiment) consacré ?
  • 168. Accompagnement Une fois le site mis en ligne on reste copains ?
  • 169. Notes : La mise en ligne n’est pas la dernière étape de la vie de votre site. C’est le moment de penser à préciser ce dont vous avez besoin pour la suite : -Rédaction de contenus, réseaux sociaux, webmarketing en général… -Tests, UX -Ajout de fonctionnalités… Et c’est aussi le moment de penser à la maintenance. Quel budget et quel temps pouvez-vous (réellement) y consacrer ? Quels sont vos besoins en cas de soucis (sans doute pas la même urgence pour un site vitrine et un site e-commerce) ?
  • 170. Bravo
  • 171. Notes : Ça y est, votre cahier des charges est complet!
  • 172. En résumé, avec un cahier des charges complet et bien construit, on évite les surprises, on minimise les risques on gagne du temps on sécurise les budgets et le planning
  • 174. Cet encart ne peut être enlevé Mettre l’image par dessus en respectant la taille Cet encart ne peut être enlevé Mettre l’image par dessus en respectant la taille PROCHAINS PETITS-DEJ JEUDI 16 DÉCEMBRE L’AMOA WEB, UN ALLIÉ POUR EXPRIMER VOS BESOINS ET CHOISIR VOTRE PRESTATAIRE JEUDI 25 NOVEMBRE LANCER SON PODCAST : A QUOI ÇA SERT, COMMENT S’Y PRENDRE ?
  • 175. RETROUVEZ NOS CONSEILS, BONNES PRATIQUES ET OUTILS POUR VOTRE Communication digitale blog.concept-image.fr