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Alec Marechal, 13 janvier 2012 ROLE ET FONCTIONNEMENT D’UN CONSEIL DE DIRECTION
COMPOSITION Les membres permanents Les cadres clés de l’entreprise Les représentants de toutes les grandes fonctions de l’entreprise
COMPOSITION Les membres invités Toute personne ayant une expertise pointue ou une responsabilité de projet et qui puisse aider le CoDir à être mieux informé ou à prendre une meilleure décision
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission  Sujets traités (pas un espace fourre-tout)
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission  Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission  Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission  Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité Reporting
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission  Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité Reporting Suivi
OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission  Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité Reporting Suivi Rôle de l’Administrateur délégué
RÔLE Le CoDir est un lieu  de communication d’analyse de prise de décision 
RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise
RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir 
RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  Plan d’action et état d’avancement des projets
RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  Plan d’action et état d’avancement des projets Faire remonter l’information de la base Faire descendre l’information vers la base
RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  Plan d’action et état d’avancement des projets Faire remonter l’information de la base Faire descendre l’information vers la base Réunion « machine à café » de la direction
RÔLE 2. Analyse Tableaux de bord  Résultats mensuels Révision des prévisions & budgets Commentaires
RÔLE 2. Analyse Projets Présentation de projets Suivi de projets
RÔLE 3. Prise de décision SWOT du projet ou de la décision à prendre
RÔLE 3. Prise de décision SWOT du projet ou de la décision à prendre l’Administrateur délégué écoute l’avis des membres de son Conseil de Direction, mais garde son autonomie de décision (immédiate ou différée)
FORME DES PRÉSENTATIONS Présentations PowerPoint pour les tableaux de bord et pour la présentation des projets Engendre l’obligation : d’être clair & précis d’être convainquant de couvrir tous les points d’avoir répété sa présentation avant
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable.
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable.  Un point « Divers » permet également d’inscrire au début de la réunion des points non inscrits à l’agenda.
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué Un PV et un plan d’action font suite au CoDir
MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué Un PV et un plan d’action font suite au CoDir  Les PV en Word doivent être sécurisés par un mot de passe. Ils ne doivent pas être imprimés.
MÉTHODOLOGIE Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets.
MÉTHODOLOGIE Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran.
MÉTHODOLOGIE Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran. Les membres du CoDir apportent leur contribution aux tableaux de bord au plus tard le vendredi qui précède le prochain CoDir.
LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS Les « guest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique.
LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS Les « gest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique.  Cela permet de :  de sensibiliser le CoDir à la perception d’un niveau hiérarchique N-2 ou N-3 d’évaluer les capacités de présentation et d’analyse de chefs de projets ou de managers de valoriser ces chefs de projets et ces managers et donc de les motiver
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DYNAMIQUE DE GROUPE Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département Dans un CoDir, chaque membre doit trouver un équilibre entre ses compétences spécifiques et sa capacité de contribuer à une prise de décision concernant d’autres départements ou concernant  l’entreprise dans son ensemble
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RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages Le passage au vote peut se faire mais exceptionnellement La qualité de leadership de l’Administrateur délégué se verra à sa capacité à faire s’exprimer tout le monde, à arbitrer les différents, et ensuite à son habilité à veiller à ce que les décisions soient assumées par le groupe dans son ensemble
CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE
CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)
CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?
CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’on doit améliorer ?
CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? Comment améliorer ?
CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? Comment améliorer ? Plan d’action
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Comités de direction : plus d'efficacité

  • 1. Alec Marechal, 13 janvier 2012 ROLE ET FONCTIONNEMENT D’UN CONSEIL DE DIRECTION
  • 2. COMPOSITION Les membres permanents Les cadres clés de l’entreprise Les représentants de toutes les grandes fonctions de l’entreprise
  • 3. COMPOSITION Les membres invités Toute personne ayant une expertise pointue ou une responsabilité de projet et qui puisse aider le CoDir à être mieux informé ou à prendre une meilleure décision
  • 4. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission
  • 5. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)
  • 6. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail
  • 7. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité
  • 8. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité Reporting
  • 9. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité Reporting Suivi
  • 10. OBJECTIFS Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés : Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout) Méthode de travail Objectifs de performance & d’efficacité Reporting Suivi Rôle de l’Administrateur délégué
  • 11. RÔLE Le CoDir est un lieu de communication d’analyse de prise de décision 
  • 12. RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise
  • 13. RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir 
  • 14. RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  Plan d’action et état d’avancement des projets
  • 15. RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  Plan d’action et état d’avancement des projets Faire remonter l’information de la base Faire descendre l’information vers la base
  • 16. RÔLE 1. Communication Annonces officielles du chef d’entreprise Annonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir  Plan d’action et état d’avancement des projets Faire remonter l’information de la base Faire descendre l’information vers la base Réunion « machine à café » de la direction
  • 17. RÔLE 2. Analyse Tableaux de bord Résultats mensuels Révision des prévisions & budgets Commentaires
  • 18. RÔLE 2. Analyse Projets Présentation de projets Suivi de projets
  • 19. RÔLE 3. Prise de décision SWOT du projet ou de la décision à prendre
  • 20. RÔLE 3. Prise de décision SWOT du projet ou de la décision à prendre l’Administrateur délégué écoute l’avis des membres de son Conseil de Direction, mais garde son autonomie de décision (immédiate ou différée)
  • 21. FORME DES PRÉSENTATIONS Présentations PowerPoint pour les tableaux de bord et pour la présentation des projets Engendre l’obligation : d’être clair & précis d’être convainquant de couvrir tous les points d’avoir répété sa présentation avant
  • 22. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours
  • 23. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable.
  • 24. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable. Un point « Divers » permet également d’inscrire au début de la réunion des points non inscrits à l’agenda.
  • 25. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent
  • 26. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints
  • 27. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là
  • 28. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente
  • 29. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué
  • 30. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué Un PV et un plan d’action font suite au CoDir
  • 31. MÉTHODOLOGIE Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing, de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué Un PV et un plan d’action font suite au CoDir Les PV en Word doivent être sécurisés par un mot de passe. Ils ne doivent pas être imprimés.
  • 32. MÉTHODOLOGIE Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets.
  • 33. MÉTHODOLOGIE Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran.
  • 34. MÉTHODOLOGIE Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets. Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran. Les membres du CoDir apportent leur contribution aux tableaux de bord au plus tard le vendredi qui précède le prochain CoDir.
  • 35. LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS Les « guest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique.
  • 36. LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS Les « gest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique. Cela permet de : de sensibiliser le CoDir à la perception d’un niveau hiérarchique N-2 ou N-3 d’évaluer les capacités de présentation et d’analyse de chefs de projets ou de managers de valoriser ces chefs de projets et ces managers et donc de les motiver
  • 37. ALTERNANCE Il est bon de faire alterner des Conseils de Direction Opérationnels Stratégiques
  • 38. DYNAMIQUE DE GROUPE Volonté de faire progresser l’entreprise
  • 39. DYNAMIQUE DE GROUPE Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis
  • 40. DYNAMIQUE DE GROUPE Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication
  • 41. DYNAMIQUE DE GROUPE Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département
  • 42. DYNAMIQUE DE GROUPE Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département Dans un CoDir, chaque membre doit trouver un équilibre entre ses compétences spécifiques et sa capacité de contribuer à une prise de décision concernant d’autres départements ou concernant l’entreprise dans son ensemble
  • 43. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Recherche de consensus
  • 44. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Recherche de consensus Gestion de conflit
  • 45. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages
  • 46. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages Le passage au vote peut se faire mais exceptionnellement
  • 47. RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages Le passage au vote peut se faire mais exceptionnellement La qualité de leadership de l’Administrateur délégué se verra à sa capacité à faire s’exprimer tout le monde, à arbitrer les différents, et ensuite à son habilité à veiller à ce que les décisions soient assumées par le groupe dans son ensemble
  • 48. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE
  • 49. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)
  • 50. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?
  • 51. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’on doit améliorer ?
  • 52. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? Comment améliorer ?
  • 53. CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’on doit améliorer ? Comment améliorer ? Plan d’action
  • 54. Alec Marechal, 13 janvier 2012 MERCI POUR VOTRE COLLABORATION