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Joris Faure
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Merci à nos partenaires!PlatinumGold
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Comment aborder la thématique…
1. Vous avez dit GOUVERNANCE
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Vous avez dit GOUVERNANCE ?
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Brisons la glace ensemble… La Gouvernance!!!
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Théoriquement, pourquoi la
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La première erreur consiste à penser que la gouvernance n’est pas nécessaire
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La troisième…
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Définition de la gouvernance
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complexités et de réussir à
définir conjointement et
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Définition de la gouvernance par Microsoft
La gouvernance c’est « l’ensemble des stratégies, rôles,
responsabilités et processus permettant de contrôler la façon
dont les services commerciaux et les équipes informatiques
d’une organisation collaborent pour réaliser leurs objectifs »
Finalement, la gouvernance touche théoriquement tout les sujets !
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La réalité dans les entreprises et organisations
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La réalité dans les entreprises et organisations
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Ce qu’il faut retenir
Définition de rôles et responsabilités (Imputabilité des responsables)
Définition et application de politiques (Ce que l’on peut faire)
Définition et application de process (Comment le faire)
Définition et sélection des outils (Quel outil utilisé)
Le plus important est de définir le périmètre de sa gouvernance
Il est important de savoir répondre à deux questions fondamentales :
Quel gouvernance est en place et répond elle aux besoins de mon organisation ?
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La gouvernance se veut graduelle et basée sur un principe d’amélioration continue
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Le défi !
défi
• Vous avez un périmètre
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sensibles hors de votre contrôle pour du B2B/B2C
Réduire les fuites de données partagées avec
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Cloisonnement des données sensibles
des utilisateurs non autorisés
Empêcher les employés malveillants de
faire fuir des secrets
Se conformer à des exigences
réglementaires
96%
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Source - Microsoft
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Identifier la donnée ainsi que les services utilisés
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Augmentation du vol de la propriété
intelectuelle
56% d’augmentation du vol
Infractions accidentelles ou
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88% des organisations perdent le controle
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80% des employés admettent
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Pour les espaces de travail collaboratifs, la gouvernance est importante
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Exigences réglementaires
Exigences de conformité et de
gouvernance, souveraineté des données
(GDPR, norme ISO, classification…)
#M365SATMTL#faurejoris
Provisionnement
PROVISIONNEMENT
Répétable &
cohérent
Efficacité
d’administration
Cataloguer les attributs de
gouvernance
Conformité
prouvable
#M365SATMTL#faurejoris
❑Services normalisés
✓ Services de provisionnement pour des
groupes, sites, équipes, listes,
bibliothèques, etc
✓ Collecte du propriétaire, des
métadonnées, de la classification et de
l'importance de la donnée
✓ Approbation et enregistrement des
demandes
✓ Scénario orchestrée avec d'autres
solutions
❑Fonctions métier intégrées
✓ Déploiement de «modèles»
✓ Déployer, mettre à jour et suivre où les
modèles sont déployés
❑ Application de la
politique
✓ Appliquer une surveillance / application
proactive des autorisations et des
stratégies de configuration
Provisionnement
#M365SATMTL#faurejoris
Gestion continue
et conformité
GESTION ET CONFORMITÉ CONTINUES
Répétable &
cohérent
Efficacité
d’administration
Cataloguer les attributs de
gouvernance
Conformité
prouvable
#M365SATMTL#faurejoris
❑ Sauvegarde et restauration
✓ Protection complète des données
avec récupération granulaire
❑ Application de la politique
✓ Surveillance / application proactive
des autorisations et des stratégies de
configuration
❑ Rapports et aperçu
✓ Rapports pouvant être publiés pour
les modifications d'autorisation et
l'activité des utilisateurs pour la
consommation par les propriétaires de
données
❑ Services normalisés et re-
certification automatisée
✓ Paramètres de site / groupe / équipe
et demandes de changement
d'adhésion
✓ Re-certification vérifiable et
automatisée de la classification /
métadonnées et du propriétaire
✓ Catalogage de tous les espaces de
travail mappés par département /
division / objectif / importance
❑ Application de la politique
d'information
✓ S'assurer que le contenu est stocké au
bon endroit et éviter l'exposition
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✓ Appliquer les contrôles appropriés aux
informations sensibles (rédiger /
chiffrer, mettre en quarantaine, etc.)
✓ Rapports détaillés pour les
informations personnelles et les
informations confidentielles sur les
personnes et le contenu sensible sur
de nombreux référentiels
✓ Workflow de gestion des incidents
pour les violations détectées
Gestion continue et conformité
#M365SATMTL#faurejoris
Gestion et gouvernance
du cycle de vie de l'information
CONSERVATION, EXPIRATION ET ARCHIVAGE
Répétable &
cohérent
Efficacité
d’administration
Conformité
prouvable
#M365SATMTL#faurejoris
❑ Actions automatisées du cycle de vie
✓ Déclencheurs de cycle de vie permettant de détecter
lorsque les sites et le contenu ne sont plus pertinents
✓ Processus formels de «renouvellement» permettant
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✓ Flux de travail flexibles pour l’archivage ou la
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❑ Classification automatisée
✓ Classification automatisée des documents et des
éléments en fonction du contenu
❑ Gestion des enregistrements et de
l’information
✓ Définition centralisée de la classification et de la
taxonomie («termes») pour les documents et articles
✓ Le gestionnaire d’enregistrement signale l'utilisation
du terme, le contenu expiré et la destruction /
élimination
✓ Critères de conservation / d'expiration pour les
documents et les éléments basés sur des règles
métier
✓ Archivage, exportation et élimination pour la
conformité avec diverses approches de gestion des
enregistrements
Gestion du cycle de vie de l'information et
gouvernance
#M365SATMTL#faurejoris
#M365SATMTL#faurejoris
Identifier et définir le périmètre et les responsables
Gouvernance informatique
(Large, à l'échelle de l'organisation)
Gouvernance des applications
(Spécifique à l'application, conforme aux objectifs
de gouvernance informatique)
SharePoint OneDrive Office 365 Autres
Applications
Gouvernance des données
(Spécifique au contenu, conforme aux objectifs de
gouvernance informatique)
Rétention/
Expiration
Gestion des
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Classification DLP
#M365SATMTL#faurejoris
Provisionnement
Gestion du
changement
Application de la
politique
Recertification
Expiration,
conservation,
enregistrements
Protection des
données
Permissions &
Configurations
Optimisation du
stockageAdministration
déléguée
Classification
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L’écosystemedelacollaboration
Identifier et définir la politique, les process et les outils
#M365SATMTL#faurejoris
Classifier sa gouvernance opérationnelle
Efficacité d’administration
Surveillance de l'adoption, de l'utilisation et de la gouvernance pour les espaces de travail collaboratifs
Conformité prouvée aux politiques internes, externes et aux exigences réglementaires
Approche reconductible et cohérente
#M365SATMTL#faurejoris
Restez concret et pas théorique…
Assurez-vous que les
utilisateurs comprennent
facilement ce qui est
disponible et comment
en tirer parti. Construire
des «contrôles» dans les
demandes informatiques
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Assurez-vous que
personne ne touche
aux politiques en
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modifications non
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La re-certification, ainsi
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garantissent que
l'utilisation est conforme
aux attentes et prouvent
la conformité dans la
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Concrètement
L’utilisateur comme élément clé au succès de votre gouvernance:
Faites la transition entre un monde où il existe peu de liens entre les besoins spécifiques de
l’utilisateur et l’offre Office 365 et un monde défini par une transformation centrée sur l’entreprise.
Gagnez en agilité et encouragez l'adoption - sans compromettre le contrôle!
#M365SATMTL#faurejoris
Quand gouvernance rime avec libre-service, obtenez :
Justification des
investissements
informatiques et de leur
utilisation
Rapport et audit pour que
la direction examine
l'utilisation de la plate-
forme et fournisse des
statistiques tangibles sur le
retour sur investissement
Travaillez plus
intelligemment et
optimisez votre temps
Moins de travail répétitif
pour les équipes IT. Plus
d’autonomie et gain de
temps pour des tâches
importantes
Gouvernance et
conformité des données
intégrées
Fourniture de stratégies
prêtes à l'emploi pour la
classification, la propriété,
les métadonnées et les
accès.
Libre service avec
contrôle.
Provisionnement, cycle
de vie, sécurité et re-
certification automatisés
De la réactivité pour les
employés - Tout ce qui est
demandé via le catalogue
Web en libre service!
Utilisateurs responsabilisés | Collaboration sécurisée | Ressources TI adaptées | Investissement justifié et
valeur ajoutée
Visez la valeur ajoutée pour votre organisation
#M365SATMTL#faurejoris
Les propriétaires configurent manuellement
les changements d’appartenance et de
propriété ⚫
Exemple: gouvernance «ciblée» pour O365 (collaboration)
Re-certificationdesmembres⚫
Re-certificationdel'accèsausitedel'équipe du
groupe⚫
Suivietrapportdere-certification⚫
Suivisansprivilègeélevédespartiesprenantes de
l'entreprise ⚫
Restreindre lesutilisateurs professionnelsentant
quepropriétaires ⚫
Actionspersonnalisées postérieuresau
provisionnement ⚫
Convention denommage(Multiple) ⚫
Métadonnées pourlesuivietlacréationde
rapports⚫
Adhésionsobligatoires⚫
GestionInterne/Public⚫
Listedemotsbloqués⚫$*⚫*
Lescerclesd'approbationprofessionnels,légauxou
configurablessontannuléspourl'expiration, la
suppressionetl'extension. ⚫
Déclencheur d'inactivité pourl'expiration⚫
Archivagegranulairedusitedugroupe/del'équipe,
delaboîteauxlettres etdesdocuments ⚫*
Processus géré avec approbation pour le
changement de propriétaire / membre ⚫
Processus géré avec approbation pour le
changement des paramètres ⚫
Sauvegarde / restauration granulaire et de
groupe et contenu ⚫
Adhésion dynamique ⚫$*⚫
Flux de travail d'expiration configurable ⚫
Déclaration d'inactivité et de date de fin de
bail ⚫
La classification entraîne la rétention du
groupe / de l'équipe ⚫$⚫
La classification entraîne la rétention de la
documentation ⚫$⚫
Expiration du groupe ⚫$*⚫
Pleinement
Gouverné
Légèrement
Gouverné
Que gouverner
Niveaudegouvernance
* = prévu⚫ Fonctionnalité à gérer$= Requiert AAD Premium⚫ Fonctionnalité O365
Provisionnement Cylce de vie Expiration et archivage
Approbation des demandes de création ⚫
Gestion Interne / Public ⚫
Restreindre la création à des utilisateurs
spécifiques ⚫$ ⚫
Convention de nommage (par titulaire) ⚫$
Appliquer la classification O365 lors de la
création ⚫$ ⚫$
Création native en libre service ⚫
Désactiver la création ⚫
Les propriétaires suppriment le groupe et
toutes les ressources quand ils le
souhaitent⚫
Non
Gouverné
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Exemple: gouvernance «ciblée» pour O365 (Identité)
#M365SATMTL#faurejoris
#M365SATMTL
Merci à nos partenaires!PlatinumGold
#M365SATMTL#M365SATMTL
La tradition continue!
17h @ 3971 Ontario Est
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Comment réussir sa gouvernance dans office 365 - SPS Montréal 2019

  • 1. #M365SATMTL #M365SATMTL 11 mai 2019bit.ly/M365SATMTL19 Comment réussir sa gouvernance dans Office 365 ? Joris Faure Directeur Services-Conseils chez SII CANADA
  • 2. #M365SATMTL#M365SATMTL Merci à nos partenaires!PlatinumGold
  • 4. #M365SATMTL#faurejoris Comment aborder la thématique… 1. Vous avez dit GOUVERNANCE 2. Les défis liés à la gouvernance (Collaboration dans Office 365) 3. Les problèmes liés à l’absence de gouvernance 4. Quelle gouvernance dans Office 365 5. Récapitulatif & Objectif final
  • 6. #M365SATMTL#faurejoris Brisons la glace ensemble… La Gouvernance!!! VRAI ou FAUX ?
  • 7. #M365SATMTL#faurejoris Théoriquement, pourquoi la gouvernance… ? « J’aimerai vivre en théorie, parce qu’en théorie tout va bien » La première erreur consiste à penser que la gouvernance n’est pas nécessaire ou qu’elle doit être optionnelle ou partielle ! La deuxième erreur consiste à… La troisième…
  • 8. #M365SATMTL#faurejoris Définition de la gouvernance Une des principales complexités et de réussir à définir conjointement et simplement la gouvernance
  • 9. #M365SATMTL#faurejoris Définition de la gouvernance par Microsoft La gouvernance c’est « l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services commerciaux et les équipes informatiques d’une organisation collaborent pour réaliser leurs objectifs » Finalement, la gouvernance touche théoriquement tout les sujets !
  • 10. #M365SATMTL#faurejoris La réalité dans les entreprises et organisations
  • 11. #M365SATMTL#faurejoris La réalité dans les entreprises et organisations
  • 12. #M365SATMTL#faurejoris Ce qu’il faut retenir Définition de rôles et responsabilités (Imputabilité des responsables) Définition et application de politiques (Ce que l’on peut faire) Définition et application de process (Comment le faire) Définition et sélection des outils (Quel outil utilisé) Le plus important est de définir le périmètre de sa gouvernance Il est important de savoir répondre à deux questions fondamentales : Quel gouvernance est en place et répond elle aux besoins de mon organisation ? Quel niveau est nécessaire afin que celle-ci apporte de la valeur à mon organisation ?
  • 14. #M365SATMTL#faurejoris La gouvernance se veut graduelle et basée sur un principe d’amélioration continue
  • 15. #M365SATMTL#faurejoris Le défi ! défi • Vous avez un périmètre • Vous avez des appareils à gérer • Votre business nécessite de partager des données sensibles hors de votre contrôle pour du B2B/B2C Réduire les fuites de données partagées avec d'autres (collaboration B2B) Cloisonnement des données sensibles des utilisateurs non autorisés Empêcher les employés malveillants de faire fuir des secrets Se conformer à des exigences réglementaires 96% 94% 89% 87% Source - Microsoft
  • 16. #M365SATMTL#faurejoris Identifier la donnée ainsi que les services utilisés
  • 17. #M365SATMTL#faurejoris Augmentation du vol de la propriété intelectuelle 56% d’augmentation du vol Infractions accidentelles ou malveillantes dues à l'absence de contrôles internes (re certification des accès) 88% des organisations perdent le controle de leur donnée sensible 80% des employés admettent ne pas suivre les politiques de sécurités 91% des failles pourraient être évitées Garder et détecter les données confidentielles et utiliser les bons outils pour communiquer et collaborer Sauvegarder des données dans des repertoires non contrôlés par l’organization est systematique. Respecter les normes de collaboration de l’entreprise Enjeux
  • 19. #M365SATMTL#faurejoris La problématique… Les signes les plus fréquents d’une gouvernance opérationnelle informatique déficiente sont Des processus coûteux et fastidieux Des processus informels qui dominent les processus officiels ‘Faire le pompier’ et gérer les crises Des silos organisationnels
  • 20. #M365SATMTL#faurejoris Comment ils sont demandés, approuvés et créés Pour les espaces de travail collaboratifs, la gouvernance est importante Problèmes courants liés à le manque de gouvernance dans Office 365 Provisionnement Comment sont gérés la disponibilité, la conformité et les changements au fil du temps Gestion Conservation, expiration et archivage Cycle de vie
  • 22. #M365SATMTL#faurejoris Où va l'informatique? La gouvernance comme levier pour la valeur ajoutée et la régulation… SharePoint et Office 365 comme Platformes › Provisionnement générique de sites et d'objets › Départements/utilisateurs finaux doivent trouver comment gagner de la valeur commerciale SharePoint et Office 365 comme Services › Offres de services préconfigurées et centrées sur les entreprises › Transparence et orientation claire des utilisateurs quant aux services disponibles et à leur utilisation en libre service Reprendre le contrôle Le libre service comme éléments intrinsèque à la productivité. Temps de mise sur le marché, meilleurs collaboration, coûts réduits, utilisateurs autonomes… Transformation digitale Passer à l’infonuagique nous oblige à réexaminer notre capacité à appliquer les politiques. L’informatique aux services des utilisateurs… Exigences réglementaires Exigences de conformité et de gouvernance, souveraineté des données (GDPR, norme ISO, classification…)
  • 24. #M365SATMTL#faurejoris ❑Services normalisés ✓ Services de provisionnement pour des groupes, sites, équipes, listes, bibliothèques, etc ✓ Collecte du propriétaire, des métadonnées, de la classification et de l'importance de la donnée ✓ Approbation et enregistrement des demandes ✓ Scénario orchestrée avec d'autres solutions ❑Fonctions métier intégrées ✓ Déploiement de «modèles» ✓ Déployer, mettre à jour et suivre où les modèles sont déployés ❑ Application de la politique ✓ Appliquer une surveillance / application proactive des autorisations et des stratégies de configuration Provisionnement
  • 25. #M365SATMTL#faurejoris Gestion continue et conformité GESTION ET CONFORMITÉ CONTINUES Répétable & cohérent Efficacité d’administration Cataloguer les attributs de gouvernance Conformité prouvable
  • 26. #M365SATMTL#faurejoris ❑ Sauvegarde et restauration ✓ Protection complète des données avec récupération granulaire ❑ Application de la politique ✓ Surveillance / application proactive des autorisations et des stratégies de configuration ❑ Rapports et aperçu ✓ Rapports pouvant être publiés pour les modifications d'autorisation et l'activité des utilisateurs pour la consommation par les propriétaires de données ❑ Services normalisés et re- certification automatisée ✓ Paramètres de site / groupe / équipe et demandes de changement d'adhésion ✓ Re-certification vérifiable et automatisée de la classification / métadonnées et du propriétaire ✓ Catalogage de tous les espaces de travail mappés par département / division / objectif / importance ❑ Application de la politique d'information ✓ S'assurer que le contenu est stocké au bon endroit et éviter l'exposition d'informations sensibles ✓ Appliquer les contrôles appropriés aux informations sensibles (rédiger / chiffrer, mettre en quarantaine, etc.) ✓ Rapports détaillés pour les informations personnelles et les informations confidentielles sur les personnes et le contenu sensible sur de nombreux référentiels ✓ Workflow de gestion des incidents pour les violations détectées Gestion continue et conformité
  • 27. #M365SATMTL#faurejoris Gestion et gouvernance du cycle de vie de l'information CONSERVATION, EXPIRATION ET ARCHIVAGE Répétable & cohérent Efficacité d’administration Conformité prouvable
  • 28. #M365SATMTL#faurejoris ❑ Actions automatisées du cycle de vie ✓ Déclencheurs de cycle de vie permettant de détecter lorsque les sites et le contenu ne sont plus pertinents ✓ Processus formels de «renouvellement» permettant aux propriétaires de gérer les accès ✓ Flux de travail flexibles pour l’archivage ou la suppression ❑ Classification automatisée ✓ Classification automatisée des documents et des éléments en fonction du contenu ❑ Gestion des enregistrements et de l’information ✓ Définition centralisée de la classification et de la taxonomie («termes») pour les documents et articles ✓ Le gestionnaire d’enregistrement signale l'utilisation du terme, le contenu expiré et la destruction / élimination ✓ Critères de conservation / d'expiration pour les documents et les éléments basés sur des règles métier ✓ Archivage, exportation et élimination pour la conformité avec diverses approches de gestion des enregistrements Gestion du cycle de vie de l'information et gouvernance
  • 30. #M365SATMTL#faurejoris Identifier et définir le périmètre et les responsables Gouvernance informatique (Large, à l'échelle de l'organisation) Gouvernance des applications (Spécifique à l'application, conforme aux objectifs de gouvernance informatique) SharePoint OneDrive Office 365 Autres Applications Gouvernance des données (Spécifique au contenu, conforme aux objectifs de gouvernance informatique) Rétention/ Expiration Gestion des dossiers Classification DLP
  • 31. #M365SATMTL#faurejoris Provisionnement Gestion du changement Application de la politique Recertification Expiration, conservation, enregistrements Protection des données Permissions & Configurations Optimisation du stockageAdministration déléguée Classification Numériser et agir Évaluation des risques Audit Gestion des incident Réplication de contenuPartage sécurisé Migration & Restructuration Intégration du partage de fichiers 2019 L’écosystemedelacollaboration Identifier et définir la politique, les process et les outils
  • 32. #M365SATMTL#faurejoris Classifier sa gouvernance opérationnelle Efficacité d’administration Surveillance de l'adoption, de l'utilisation et de la gouvernance pour les espaces de travail collaboratifs Conformité prouvée aux politiques internes, externes et aux exigences réglementaires Approche reconductible et cohérente
  • 33. #M365SATMTL#faurejoris Restez concret et pas théorique… Assurez-vous que les utilisateurs comprennent facilement ce qui est disponible et comment en tirer parti. Construire des «contrôles» dans les demandes informatiques en libre-service Assurez-vous que personne ne touche aux politiques en place – corrigez les modifications non conformes aux règles La re-certification, ainsi que les rapports d'audit, garantissent que l'utilisation est conforme aux attentes et prouvent la conformité dans la durée Concrètement L’utilisateur comme élément clé au succès de votre gouvernance: Faites la transition entre un monde où il existe peu de liens entre les besoins spécifiques de l’utilisateur et l’offre Office 365 et un monde défini par une transformation centrée sur l’entreprise. Gagnez en agilité et encouragez l'adoption - sans compromettre le contrôle!
  • 34. #M365SATMTL#faurejoris Quand gouvernance rime avec libre-service, obtenez : Justification des investissements informatiques et de leur utilisation Rapport et audit pour que la direction examine l'utilisation de la plate- forme et fournisse des statistiques tangibles sur le retour sur investissement Travaillez plus intelligemment et optimisez votre temps Moins de travail répétitif pour les équipes IT. Plus d’autonomie et gain de temps pour des tâches importantes Gouvernance et conformité des données intégrées Fourniture de stratégies prêtes à l'emploi pour la classification, la propriété, les métadonnées et les accès. Libre service avec contrôle. Provisionnement, cycle de vie, sécurité et re- certification automatisés De la réactivité pour les employés - Tout ce qui est demandé via le catalogue Web en libre service! Utilisateurs responsabilisés | Collaboration sécurisée | Ressources TI adaptées | Investissement justifié et valeur ajoutée Visez la valeur ajoutée pour votre organisation
  • 35. #M365SATMTL#faurejoris Les propriétaires configurent manuellement les changements d’appartenance et de propriété ⚫ Exemple: gouvernance «ciblée» pour O365 (collaboration) Re-certificationdesmembres⚫ Re-certificationdel'accèsausitedel'équipe du groupe⚫ Suivietrapportdere-certification⚫ Suivisansprivilègeélevédespartiesprenantes de l'entreprise ⚫ Restreindre lesutilisateurs professionnelsentant quepropriétaires ⚫ Actionspersonnalisées postérieuresau provisionnement ⚫ Convention denommage(Multiple) ⚫ Métadonnées pourlesuivietlacréationde rapports⚫ Adhésionsobligatoires⚫ GestionInterne/Public⚫ Listedemotsbloqués⚫$*⚫* Lescerclesd'approbationprofessionnels,légauxou configurablessontannuléspourl'expiration, la suppressionetl'extension. ⚫ Déclencheur d'inactivité pourl'expiration⚫ Archivagegranulairedusitedugroupe/del'équipe, delaboîteauxlettres etdesdocuments ⚫* Processus géré avec approbation pour le changement de propriétaire / membre ⚫ Processus géré avec approbation pour le changement des paramètres ⚫ Sauvegarde / restauration granulaire et de groupe et contenu ⚫ Adhésion dynamique ⚫$*⚫ Flux de travail d'expiration configurable ⚫ Déclaration d'inactivité et de date de fin de bail ⚫ La classification entraîne la rétention du groupe / de l'équipe ⚫$⚫ La classification entraîne la rétention de la documentation ⚫$⚫ Expiration du groupe ⚫$*⚫ Pleinement Gouverné Légèrement Gouverné Que gouverner Niveaudegouvernance * = prévu⚫ Fonctionnalité à gérer$= Requiert AAD Premium⚫ Fonctionnalité O365 Provisionnement Cylce de vie Expiration et archivage Approbation des demandes de création ⚫ Gestion Interne / Public ⚫ Restreindre la création à des utilisateurs spécifiques ⚫$ ⚫ Convention de nommage (par titulaire) ⚫$ Appliquer la classification O365 lors de la création ⚫$ ⚫$ Création native en libre service ⚫ Désactiver la création ⚫ Les propriétaires suppriment le groupe et toutes les ressources quand ils le souhaitent⚫ Non Gouverné