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ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
1
ESUP-Days #21
Apereo Europe
2016
Feb. 1st-2nd, 2016
Paris
Conduire un projet de
dématérialisation de processus
avec la GED Nuxeo
Sonia GASSER-KUZNIK
Thomas GAZA-JACQUEMIN
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
2
Contexte du projet GED Unistra
Conduire un projet de dématérialisation de
processus avec la GED Nuxeo
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
3
Contexte du projet GED Unistra
v Objectifs du projet
­ Création d'un référentiel des documents nécessaires au bon fonctionnement de
l’université
­ Mise en commun / partage de ressources documentaires indispensables au suivi
des dossiers au sein des services administratifs de l’université
­ Gestion du cycle de vie des documents produits par l’université
v Organisation
­ Une équipe projet mixte (Direction des Usages du Numérique / Direction
Informatique)
§ DUN : un directeur de projet, une chef de projet, un responsable formation &
accompagnement
§ DI : une chef de projet, deux développeurs (dont un assure la fonction de
responsable d’application)
­ Une instance de validation : le comité de pilotage
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
4
Contexte du projet GED Unistra
v Périmètre
­ Vague 1 : déploiement en 2015
§ DFI (Direction des finances)
§ SAJI (Service des affaires juridiques et institutionnelles)
§ DRH (Direction des ressources humaines)
§ IUT Robert Schuman
v Méthodologie projet
­ Bilan des difficultés lors du 1er lancement de la GED en 2012
§ Mauvaise adhésion des directions pilotes à la 1ère maquette
§ Problème de gestion de la confidentialité
§ Un workflow trop complexe
§ Manque d’accompagnement
­ Retravailler l’étude de besoin
§ Recentrer le projet sur les besoins fondamentaux (stockage / partage / diffusion)
§ Établir une cartographie précise des typologies documentaires
§ Prioriser en fonction de critères précis : transversalité, diffusion chronophage,
dispersion de stockage, recherches difficiles
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
5
Contexte du projet GED Unistra
v Formation et accompagnement
­ Plan d’accompagnement retenu
En concertation avec les différents services, nous avons défini trois types d’utilisateurs et
donc trois niveaux d’accompagnement et de formation.
§ Niveau 1 : Personnel consultant les documents dans la GED
§ Niveau 2 : Contributeurs qui alimentent la GED et créent des documents,
publient des fichiers…
§ Niveau 3 : Correspondants GED et responsables des usages du domaine. Ils
possèdent certains droits d’administration limités à leur périmètre.
Les formations de niveau 1 se dérouleront collectivement, en amphithéâtre afin d’être
rapidement efficace. Les supports pédagogiques ainsi que des outils d’auto-formation et
d’auto-évaluation complémentaires seront disponibles sur Moodle pour l’ensemble des
usagers.
La rédaction des guides utilisateurs et administrateurs viendra compléter ces
formations et permettre à chacun de trouver une réponse à ses questions.
Enfin, une permanence d’assistance par téléphone ou en prise en main à distance
vient compléter le dispositif de formation et d’accompagnement.
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
6
1er processus : Stockage et diffusion
des documents des séances des
conseils
Conduire un projet de dématérialisation de
processus avec la GED Nuxeo
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
7
Stockage et diffusion des documents des séances des
conseils
v Objectif : Améliorer l’accès et la recherche des délibérations du conseil
d’administration et congrès de l’Unistra.
v Méthodologie
­ Identification des métadonnées
§ Utilisation au maximum du format DB + ajout des métadonnées métier
­ Création de la structure arborescente dans Studio
§ SeanceConseilRoot (Workspace)
– FseanceConseil (Folder)
» Dconseils (File)
­ Identification de toutes les actions utilisateurs possibles
§ Modification de métadonnées du dossier parent
§ Déplacement des documents « child » vers un autre dossier parent, déplacement du
dossier de séance dans un autre conseil
§ Double import
§ Mise en corbeille des documents + réimport…
­ Opérations réalisées par script
§ Propagation de métadonnées
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§ Correction des métadonnées dans tous les cas cités
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
8
Stockage et diffusion des documents des séances des
conseils
v Description du processus
­ Étape 1 : création de la séance
­ Étape 2 : drag & drop des fichiers de délibérations
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
9
Stockage et diffusion des documents des séances des
conseils
­ Étape 3 : modification des titres et description avec spreadsheet
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v Évolution prévue en 2016
­ Communication du dossier préparatoire aux membres du conseil
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
10
2ème processus : Gestion des dossiers
marchés publics transversaux de
l’université
Conduire un projet de dématérialisation de
processus avec la GED Nuxeo
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
11
Gestion des dossiers marchés publics transversaux de
l’université
v Objectif : transférer le wiki Info achats dans la GED
v Méthodologie
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­ Identification des métadonnées
§ Utilisation d’un tronc commun au format DB + ajout des métadonnées métier +
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ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
12
Gestion des dossiers marchés publics transversaux de
l’université
­ Développement de ContentViews spécifiques
§ FAQ
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
13
Gestion des dossiers marchés publics transversaux de
l’université
§ Liste des marchés
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
14
Gestion des dossiers marchés publics transversaux de
l’université
§ Dossier marché
ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016
15
Questions
Merci de votre attention !
Conduire un projet de dématérialisation de
processus avec la GED Nuxeo

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  • 1. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 1 ESUP-Days #21 Apereo Europe 2016 Feb. 1st-2nd, 2016 Paris Conduire un projet de dématérialisation de processus avec la GED Nuxeo Sonia GASSER-KUZNIK Thomas GAZA-JACQUEMIN
  • 2. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 2 Contexte du projet GED Unistra Conduire un projet de dématérialisation de processus avec la GED Nuxeo
  • 3. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 3 Contexte du projet GED Unistra v Objectifs du projet ­ Création d'un référentiel des documents nécessaires au bon fonctionnement de l’université ­ Mise en commun / partage de ressources documentaires indispensables au suivi des dossiers au sein des services administratifs de l’université ­ Gestion du cycle de vie des documents produits par l’université v Organisation ­ Une équipe projet mixte (Direction des Usages du Numérique / Direction Informatique) § DUN : un directeur de projet, une chef de projet, un responsable formation & accompagnement § DI : une chef de projet, deux développeurs (dont un assure la fonction de responsable d’application) ­ Une instance de validation : le comité de pilotage
  • 4. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 4 Contexte du projet GED Unistra v Périmètre ­ Vague 1 : déploiement en 2015 § DFI (Direction des finances) § SAJI (Service des affaires juridiques et institutionnelles) § DRH (Direction des ressources humaines) § IUT Robert Schuman v Méthodologie projet ­ Bilan des difficultés lors du 1er lancement de la GED en 2012 § Mauvaise adhésion des directions pilotes à la 1ère maquette § Problème de gestion de la confidentialité § Un workflow trop complexe § Manque d’accompagnement ­ Retravailler l’étude de besoin § Recentrer le projet sur les besoins fondamentaux (stockage / partage / diffusion) § Établir une cartographie précise des typologies documentaires § Prioriser en fonction de critères précis : transversalité, diffusion chronophage, dispersion de stockage, recherches difficiles
  • 5. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 5 Contexte du projet GED Unistra v Formation et accompagnement ­ Plan d’accompagnement retenu En concertation avec les différents services, nous avons défini trois types d’utilisateurs et donc trois niveaux d’accompagnement et de formation. § Niveau 1 : Personnel consultant les documents dans la GED § Niveau 2 : Contributeurs qui alimentent la GED et créent des documents, publient des fichiers… § Niveau 3 : Correspondants GED et responsables des usages du domaine. Ils possèdent certains droits d’administration limités à leur périmètre. Les formations de niveau 1 se dérouleront collectivement, en amphithéâtre afin d’être rapidement efficace. Les supports pédagogiques ainsi que des outils d’auto-formation et d’auto-évaluation complémentaires seront disponibles sur Moodle pour l’ensemble des usagers. La rédaction des guides utilisateurs et administrateurs viendra compléter ces formations et permettre à chacun de trouver une réponse à ses questions. Enfin, une permanence d’assistance par téléphone ou en prise en main à distance vient compléter le dispositif de formation et d’accompagnement.
  • 6. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 6 1er processus : Stockage et diffusion des documents des séances des conseils Conduire un projet de dématérialisation de processus avec la GED Nuxeo
  • 7. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 7 Stockage et diffusion des documents des séances des conseils v Objectif : Améliorer l’accès et la recherche des délibérations du conseil d’administration et congrès de l’Unistra. v Méthodologie ­ Identification des métadonnées § Utilisation au maximum du format DB + ajout des métadonnées métier ­ Création de la structure arborescente dans Studio § SeanceConseilRoot (Workspace) – FseanceConseil (Folder) » Dconseils (File) ­ Identification de toutes les actions utilisateurs possibles § Modification de métadonnées du dossier parent § Déplacement des documents « child » vers un autre dossier parent, déplacement du dossier de séance dans un autre conseil § Double import § Mise en corbeille des documents + réimport… ­ Opérations réalisées par script § Propagation de métadonnées § Calcul de durée de conservation légale § Correction des métadonnées dans tous les cas cités
  • 8. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 8 Stockage et diffusion des documents des séances des conseils v Description du processus ­ Étape 1 : création de la séance ­ Étape 2 : drag & drop des fichiers de délibérations
  • 9. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 9 Stockage et diffusion des documents des séances des conseils ­ Étape 3 : modification des titres et description avec spreadsheet ­ Étape 4 : publication § Utilisation des collections v Évolution prévue en 2016 ­ Communication du dossier préparatoire aux membres du conseil
  • 10. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 10 2ème processus : Gestion des dossiers marchés publics transversaux de l’université Conduire un projet de dématérialisation de processus avec la GED Nuxeo
  • 11. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 11 Gestion des dossiers marchés publics transversaux de l’université v Objectif : transférer le wiki Info achats dans la GED v Méthodologie ­ Étude de structure du wiki et des aspects éditoriaux du support ­ Identification des métadonnées § Utilisation d’un tronc commun au format DB + ajout des métadonnées métier + utilisation du widget HTML pour description ­ Création de la structure arborescente dans Studio § Infos achats = MarcheRoot (workspace) – Dépêches, Outils, Procédures = OrderedFolder – FAQ = FAQRoot (OrderedFolder) + FAQ (File) – Liste des marchés = MarcheList (Folder) » Dossier marché = Dmarche (Folder) » Pièces marché = MarcheDoc (File) » Lot = MarcheLot (Folder) » Pièces marché = MarcheDoc (File) – Liste des Titulaires= MarcheTitulaireRoot (Folder) » Titulaire= MarcheTitulaire (File)
  • 12. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 12 Gestion des dossiers marchés publics transversaux de l’université ­ Développement de ContentViews spécifiques § FAQ
  • 13. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 13 Gestion des dossiers marchés publics transversaux de l’université § Liste des marchés
  • 14. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 14 Gestion des dossiers marchés publics transversaux de l’université § Dossier marché
  • 15. ESUP-Days #21 / Apereo Europe 2016 15 Questions Merci de votre attention ! Conduire un projet de dématérialisation de processus avec la GED Nuxeo