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B05 - Une Gouvernance
orientée Services pour
SharePoint 2013
Présentation des
Conférenciers
Jean Paul Muller - GFI
 Directeur de l’entité BI – Microsoft
 Jean-paul.muller@gfi.fr
Romain Henriot – GFI
 Architecte d’entreprise senior
 Romain.henriot@gfi.fr
Patrick Guimonet – Abalon
 MVP SharePoint depuis 3 ans
 Bloggeur : http://blogs.developpeur.org/patricg
 A travaillé chez Microsoft pendant 5 ans
 20 ans d’expérience en architecture et bases de données
Présentation des
Conférenciers
http://www.confsharepoint.com/LaConf%C3%
A9rence/Speakers/tabid/134/Default.aspx
Plan de la présentation
SharePoint 2013 quels enjeux pour
la Gouvernance ?
Impacts sur les usages
Impacts sur les développements :
les apps
Impacts sur les services
SharePoint 2013,
quels enjeux pour la Gouvernance ?
Des fonctionnalités nouvelles
Pour une Gouvernance orientée
Services (au sens ITIL)
Découverte des fonctionnalités
SharePoint 2013
Nécessité d’une approche
Gouvernance…
La mise en place de
l’outil SharePoint
nécessite un suivi
indépendant du
déploiement pour :
 Définir et faire évoluer
les contours de son
utilisation
 Favoriser son adoption
 Développer de
nouvelles utilisations
Nouveau-
tés
Adop-
tion
Utili-
sation
Pourquoi se préoccuper de
l’adoption ?
Car les utilisateurs ont le choix !
Cf. SharePoint - relever le défi de l'adoption
Qu’est ce que la Gouvernance
?
La Gouvernance est l’ensemble des stratégies, des rôles, des
responsabilités et des processus que vous définissez dans une entreprise
pour guider, orienter et contrôler la façon dont l’organisation utilise les
technologies pour atteindre ses objectifs économiques.
Personnes
ProcessusProduits
Les thèmes de la
Gouvernance
1 2 3 4
5 6 7 8
Ebauche d’une offre de
serviceSite de projet
Collaboration
Site d’équipe –
Collaboration
Site d’équipe -
Publication
Description TBD TBD TBD
Quota 1 Go 10 Go 1 Go
Owner Le créateur Le manager de
l’équipe
Resp. de publication
Contributeurs Equipe projet Membre de l’équipe Employés autorisés
Niveau de service
Refacturation
interne ?
Cycle de vie Création en self
service, 1 an par
défaut, prolongation
sur demande
Créé par la DSI
Archivage en cas de
réorganisation
Créé par la DSI
Suppression en cas
de réorganisation
Confidentialité des
données
TBD TBD TBD
Accès Extranet ? Possible , demande
à la création
Non Non
Impacts sur les usages
Quelle architecture applicative ?
Skydrive Pro
Architecture applicative
Architecture
applicative
Organisation
de
l’entreprise
Conduite par
l’organisation
business de
l’entreprise
Modèle orienté
« délégation
d’administration »
Offre de
service
Conduite par
l’offre de service
Modèle orienté
« centralisation
d’administration
IT »
Les collections de sites de
plus en plus prépondérantes
Farm / central admin.
• Web application configuration
• Managed path
• Authentication, and access management
• Site collection creation
• Quotas profil management
• Solutions management
• Timer jobs
• Service applications
WebApp / SSP
• Search settings
• Search scope creation
• Audience creation
• Profile management
• BDC management
• URL management
• Authentication mode
• …
Site collection
• Search
• Users add / remove
• Right management
• Feature activation
• Reporting
• Trash bin 2nd level
• Sandboxes
• … Site
• Objects creation (lists, library,
content type …°
• Look and feel
• Site name, picture, URL
• Trash bin 1st level
• …
Commontasks
APPs
SharePoint Store
Sandboxes
Création SelfService
Hostname
Apps
Rétention de site
Paramètres de recherches
Windows Auth
Office Web Apps
Analytics
Synchronisation Poste
Client
SkyDrive Pro
Synchronisation Outlook
Outils tiers
harmon.ie
SkyDrive , oui mais lequel
?Nom Composant(s) Logo Remplace
Skydrive
Service en ligne
fournissant un espace de
stockage en ligne
Windows Live
SkyDrive
Skydrive
Outil de synchronisation
local <-> espace de
stockage en ligne
Skydrive (celui décrit plus
haut)
Live Mesh
Skydrive
Espace de stockage
personnel associé à
chaque utilisateur
SharePoint 2013
Pas de logo
Page “Mon
contenu” / “My
Content” du “My
Site” SharePoint
2010
SkyDrive Pro
Outil de synchronisation
local <-> bibliothèques
de documents
SharePoint 2013
(partiellement)
SharePoint
Workspace
(dont il a gardé le
même nom
d’exécutable)
http://blogs.developpeur.org/patricg/archive/
2013/01/26/skydrive-oui-mais-lequel.aspx
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Le SharePoint Store
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Store
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disponible
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possibilités étendu
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Pas de compte spécifique chez
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possibilités restreints
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…
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Store
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enrichissement dans le temps ?
Tracking d’usage si licence au
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Nouvelles
règles de
refacturation
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de gestions ?
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moyen de
paiement
Online
L’ ouverture du store implique
…
SharePoint
Store
Impossibilité de packager
l’achat d’une app dans un script
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automatisés en production
Système d’instanciation
spécifique pour le packaging en
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les sites jetables ?
Nouveaux
process de
déploiement
Qui traite et suit les mises à
jours des app dans un modèle
libre service ?
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composants ?
Pas d’accès au code
Nouveaux
process de
support
Conclusion
SharePoint
Store
PAS DE REPONSES TOUTES FAITES !
BIEN DEFINIR LES OBJECTIFS D’UNE OUVERTURE
AU SHAREPOINT STORE !
« Avantages à faire ? Risques à ne pas faire ? »
L’App Catalog
Même mode de
développements que 2010
Au-delà des questions d’opportunité à se
poser, des impacts en terme de gouvernance :
Qui manage l’App Catalog ?
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Modèles de Sites SharePoint
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Modèle de site Espace de travail du document
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Gestions des rétentions de
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D13 SharePoint 2013, enfin un vrai WCM ? –
Mercredi 22 Mai 2013 14h50-15h50 Salle 3
La recherche
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  • 1. B05 - Une Gouvernance orientée Services pour SharePoint 2013
  • 2. Présentation des Conférenciers Jean Paul Muller - GFI  Directeur de l’entité BI – Microsoft  Jean-paul.muller@gfi.fr Romain Henriot – GFI  Architecte d’entreprise senior  Romain.henriot@gfi.fr Patrick Guimonet – Abalon  MVP SharePoint depuis 3 ans  Bloggeur : http://blogs.developpeur.org/patricg  A travaillé chez Microsoft pendant 5 ans  20 ans d’expérience en architecture et bases de données
  • 4. Plan de la présentation SharePoint 2013 quels enjeux pour la Gouvernance ? Impacts sur les usages Impacts sur les développements : les apps Impacts sur les services
  • 5. SharePoint 2013, quels enjeux pour la Gouvernance ? Des fonctionnalités nouvelles Pour une Gouvernance orientée Services (au sens ITIL)
  • 7. Nécessité d’une approche Gouvernance… La mise en place de l’outil SharePoint nécessite un suivi indépendant du déploiement pour :  Définir et faire évoluer les contours de son utilisation  Favoriser son adoption  Développer de nouvelles utilisations Nouveau- tés Adop- tion Utili- sation
  • 8. Pourquoi se préoccuper de l’adoption ? Car les utilisateurs ont le choix ! Cf. SharePoint - relever le défi de l'adoption
  • 9. Qu’est ce que la Gouvernance ? La Gouvernance est l’ensemble des stratégies, des rôles, des responsabilités et des processus que vous définissez dans une entreprise pour guider, orienter et contrôler la façon dont l’organisation utilise les technologies pour atteindre ses objectifs économiques. Personnes ProcessusProduits
  • 10. Les thèmes de la Gouvernance 1 2 3 4 5 6 7 8
  • 11. Ebauche d’une offre de serviceSite de projet Collaboration Site d’équipe – Collaboration Site d’équipe - Publication Description TBD TBD TBD Quota 1 Go 10 Go 1 Go Owner Le créateur Le manager de l’équipe Resp. de publication Contributeurs Equipe projet Membre de l’équipe Employés autorisés Niveau de service Refacturation interne ? Cycle de vie Création en self service, 1 an par défaut, prolongation sur demande Créé par la DSI Archivage en cas de réorganisation Créé par la DSI Suppression en cas de réorganisation Confidentialité des données TBD TBD TBD Accès Extranet ? Possible , demande à la création Non Non
  • 12. Impacts sur les usages Quelle architecture applicative ? Skydrive Pro
  • 13. Architecture applicative Architecture applicative Organisation de l’entreprise Conduite par l’organisation business de l’entreprise Modèle orienté « délégation d’administration » Offre de service Conduite par l’offre de service Modèle orienté « centralisation d’administration IT »
  • 14. Les collections de sites de plus en plus prépondérantes Farm / central admin. • Web application configuration • Managed path • Authentication, and access management • Site collection creation • Quotas profil management • Solutions management • Timer jobs • Service applications WebApp / SSP • Search settings • Search scope creation • Audience creation • Profile management • BDC management • URL management • Authentication mode • … Site collection • Search • Users add / remove • Right management • Feature activation • Reporting • Trash bin 2nd level • Sandboxes • … Site • Objects creation (lists, library, content type …° • Look and feel • Site name, picture, URL • Trash bin 1st level • … Commontasks APPs SharePoint Store Sandboxes Création SelfService Hostname Apps Rétention de site Paramètres de recherches Windows Auth Office Web Apps Analytics
  • 16. SkyDrive , oui mais lequel ?Nom Composant(s) Logo Remplace Skydrive Service en ligne fournissant un espace de stockage en ligne Windows Live SkyDrive Skydrive Outil de synchronisation local <-> espace de stockage en ligne Skydrive (celui décrit plus haut) Live Mesh Skydrive Espace de stockage personnel associé à chaque utilisateur SharePoint 2013 Pas de logo Page “Mon contenu” / “My Content” du “My Site” SharePoint 2010 SkyDrive Pro Outil de synchronisation local <-> bibliothèques de documents SharePoint 2013 (partiellement) SharePoint Workspace (dont il a gardé le même nom d’exécutable) http://blogs.developpeur.org/patricg/archive/ 2013/01/26/skydrive-oui-mais-lequel.aspx
  • 17. Les Apps Impacts sur les développements
  • 20. SharePoint Store / App Catalog App disponible publiquement Framework de licence disponible Processus de vérification des package par Microsoft Compte spécifique pour pouvoir uploader une app Champ technique des possibilités étendu SharePoint Store App Catalog App disponible selon son scope de déploiement Pas de framework de licence Vérification technique du pakcage par SharePoint Pas de compte spécifique chez Microsoft Champ technique des possibilités restreints
  • 21. La gouvernance avec le store Simplissime !SharePoint Store Très complexe ! POURQUOI ?
  • 22. L’ ouverture du store implique … SharePoint Store Centralisation ou délégation du droit d’achat ? Traitement centralisé des demandes d’app depuis l’app catalog Veille/ qualification sur le store (Besoins ? Confiance ? Pérennité ?) Nouvelles règles de Rôle Périmètre pas uniquement sur la collection de site d’achat => toute la ferme ! Framework de licence riche ! Complexité accrue au niveau du multiferme Nouvelles règles de redistribution
  • 23. L’ ouverture du store implique … SharePoint Store Evolution du modèle des prix si enrichissement dans le temps ? Tracking d’usage si licence au user Nouvelles règles de refacturation Nécessite des comptes live « hors » entreprise Futur cauchemar des contrôles de gestions ? Nouveaux moyen de paiement Online
  • 24. L’ ouverture du store implique … SharePoint Store Impossibilité de packager l’achat d’une app dans un script pour les déploiements automatisés en production Système d’instanciation spécifique pour le packaging en usines à site Comment gérer les licences sur les sites jetables ? Nouveaux process de déploiement Qui traite et suit les mises à jours des app dans un modèle libre service ? Comment gérer les bugs sur les composants ? Pas d’accès au code Nouveaux process de support
  • 25. Conclusion SharePoint Store PAS DE REPONSES TOUTES FAITES ! BIEN DEFINIR LES OBJECTIFS D’UNE OUVERTURE AU SHAREPOINT STORE ! « Avantages à faire ? Risques à ne pas faire ? »
  • 26. L’App Catalog Même mode de développements que 2010 Au-delà des questions d’opportunité à se poser, des impacts en terme de gouvernance : Qui manage l’App Catalog ? Impact possible sur l’architecture applicative ? Quel process pour ajouter une nouvelle App ? Une approche en libre service est-il possible ? App Catalog Finalement pas si proche que ça des Sandbox en termes de gouvernance …
  • 27. Impacts sur les services Modèles de sites Les nouvelles fonctions « impactantes » Charting Recherche
  • 28. Modèles de Sites SharePoint 2013Modèles supprimés : Modèle de site Espace de travail du document Modèle de site Site de personnalisation Modèles de sites Espace de travail de réunion Modèle de site Travail de groupe et solution Travail de groupe Modèle de site Référentiel de processus Visio (encore présent mais à éviter) Domaine fonctionnel Nom en Français Nom en Anglais Type Cible Publication Portail de Publication Wiki d’Entreprise Catalogue de produits Publishing Portal Enterprise Wiki Product Catalog Portail Portail Portail C C C Documents Centre de documents Centre des enregistrements Document Center Records Center Portail Portail C, S C, S Recherche Centre de recherche d’entreprise Centre de recherche de base Enterprise Search Center Basic Search Center Portail Portail C, S C, S Collaboration Site d’équipe Site Project Server !!! Blog Team Site Project Site Blog Site Site Site C, S C, S C, S Social Hôte de sites Mon site Portail Communautaire Site Communautaire My Site Host Community Portal Community Site Portail Portail Site C C C, S Décisionnel Centre d’intelligence économique Site PowerPivot BI Center PowerPivot Site Portail Site C, S C, S Processus Centre de découverte électronique eDiscovery Center Portail C Développement Site du développeur Developer Site Site C C : Collection de sites S : Site
  • 29. Création de collections de sites et de sites
  • 32. Self Service Instanciation Bien mesurer les contraintes de l’OOB Modèle d’instanciation en tant que tel Attention à la cohérence FAUT-IL LE LAISSER OUVERT OU PAS ? Bonne solution pour un self service de base Comme tous les libres services, maturité nécessaire
  • 34. Gestions des rétentions de site Fonctionne sur Collections de sites et Sites (Site & Web) 2 actions « Fermeture » et « Suppression » EST-CE SUFFISANT POUR GERER LA VIE DES SITES ? Ne permet pas une réelle gestion de la rétention, mais permet de maintenir un Self Service Notification par mail, demande de report, centralisation des stratégies
  • 36. Access Requests Centralisation des notification sur un seul mail Simple principe d’aller-retour d’information FAUT-IL L’ACTIVER ? Intéressant en termes de centralisation des informations de suivi d’attributions de droits Intégré avec les principes de partages
  • 38. Une nouvelle approche pour l’habillage graphique Net changement pour les sites de publishing => Impact sur l’organisation ! Plus de délégation possible ou vrai service centralisé QUELLES APPROCHES POUR LE CHARTING ? L’ouverture à des usines à intranet / Internet vraiment possible Amélioration des thèmes pour le reste des modèles => liberté d’action sur les thèmes ? D13 SharePoint 2013, enfin un vrai WCM ? – Mercredi 22 Mai 2013 14h50-15h50 Salle 3
  • 40. Des paramétrages de recherche très riches Recherche prépondérante dans la gestion et la présentation des contenus Nombreuses nouveautés de paramétrage au niveau CollSite VERS UN MODELE DE DELEGATION « TOTAL » ? Surcharge sur l’administrateur du site pour utiliser de manière efficiente les principes de recherche Seule l’administration technique (ou centralisation) reste en console d’admin.
  • 42. E-Discovery FAUT-IL L’UTILISER ? Peut être proposé comme service en tant que tel, mais ne doit pas être détourné de son usage initial Interface complète / Fonctionnalités poussées / Architecture multiferme Conformité CNIL pas parfaitement claire Usage réservé à des utilisateurs avertis D15 Archives, Records Management et eDiscovery avec SharePoint 2013 – Vendredi 24 Mai 2013 17h30-18h30 Salle 1
  • 43. Conclusion Impact du Cloud Rôles et responsabilités Stratégie d’évolution
  • 44. Merci

Notes de l'éditeur

  1. JPM-&gt; 1’
  2. JMR-&gt;1’
  3. JMR-&gt;1’
  4. JMR-&gt; 30’’
  5. JMR-&gt;2’’