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Construire et aménager
une BU : Repenser les
espaces pour de
nouveaux services
www.upmc.fr
ENSSIB DCB25 28/11/2016 – Cycle « Construire et aménager une BU »
Plan
1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire
du chantier de Jussieu
2 - Le chantier des bibliothèques
3 - Repenser les services dans les nouveaux
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4 - Bilan et résultat : des services designés pour
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1 - Introduction : les espaces - Retour
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20 ans de travaux sur le « gril
D'Albert »
Un chantier colossal
Un maître d'ouvrage qui n'est pas
l'université et plusieurs maîtres
d‘œuvre qui se partagent le site
Campus en transition -> espaces à
repenser -> vie étudiante, atrium ->
quelle place pour les bibliothèques ?
2 - Le chantier des bibliothèques
2 - Le chantier des bibliothèques
2 - Le chantier des bibliothèques
3 - Repenser les services dans les
nouveaux espaces des bibliothèques
Comment repenser les services dans un chantier de
bibliothèque tel que celui de Jussieu ?
 3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes
 3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail
 3-3 : Les Espaces
• A la BUPMC : 2 secteurs avec chacun une identité disciplinaire
spécifique : Sciences et Médecine
• Un secteur Médecine multi-sites, au plus près des besoins des
hospitaliers
• Un secteur Sciences totalement rénové avec des bibliothèques
d’envergure
• Nouvelles Bibliothèques -> Nouvelles fonctions -> Nouvelles fiches
de poste -> Nouvelle organisation
• Evolution pas à pas, au fur et à mesure des ouvertures de
bibliothèques, puis adaptation de l’organigramme
3-1 : Evolution progressive des fonctions
et des organigrammes
• Au niveau de la Direction : des chargés de missions
transformés en Pôles de Compétences
• Pôle Service aux usagers
• Pôle Formation (1er pôle créé à titre expérimental en 2013)
• Pôle Collections
• Pôle Action Culturelle
• 1 chargé de mission maintenu : le chargé de mission chantier
et bâtiments -> continuité)
Avantage du système des Pôles : services pensés en lien avec des équipes de
terrain – équipes spécialisées, développant de nouvelles sphères de
compétences, et intégrant des personnels divers(Bib, IGE,…)
3-1 : Evolution progressive des fonctions
et des organigrammes
• Les noms des différents groupes de travail :
–Collections et nouveaux espaces
–La BUPMC dans son environnement
–Organisation du travail
–Services aux publics
3-2 : Travail en mode projet :
les Groupes de Travail
• Un nouveau système de fonctionnement instauré avec
l’ouverture de la Grande Bibliothèque d’Enseignement
en 2015 : le « système matriciel »
• Système matriciel :
• les nouvelles fiches de poste prévoient un double rattachement : un
rattachement hiérarchique et un rattachement fonctionnel ; une dominante
et une mineure
• Articulation entre Pôle et bibliothèque de section : avantages réciproques :
le terrain bénéficie de la vision globale portée par les pôles; les pôles sont
d’avantage inscrits dans les problématiques de terrain
3-1 : Evolution progressive des fonctions et
des organigrammes
• Pour préparer l’ouverture des nouvelles bibliothèques et
penser les espaces et les services : mise en place de
groupes de travail
• Idée : penser les futures bibliothèques de façon transversale - les participants
aux GT ne doivent pas faire partie de la Direction mais venir des sections -
plusieurs GT dont un consacré aux nouveaux services - ce n'est pas le chargé
de mission service qui pilote le groupe – Projets conçus et développés par le
GT
• Remontée des groupes à un comité de pilotage (Membres de la Direction
concernés par le projet : Directrice et adjointe + chargé de mission + chefs de
service concernés en fonction du thème du comité de pilotage + responsable et
suppléant du groupe de travail concerné) --> Décisions prises en comité de
pilotage
3-2 : Travail en mode projet :
les Groupes de Travail
3-3 : Les Espaces
• Espaces conçus et pensés en association avec l'équipe de
Direction et le Chargé de mission chantier
• Pour chaque type d'espace, rôle d'expertise et d'accompagnement du
Chargé de mission chantier qui est allé au devant des équipes
concernées pour collecter leurs attentes et besoins et les relayer afin
que les espaces correspondent aux pratiques
• Pilotage et restructuration de certains espaces pour favoriser nouveaux
services (ex : formation -> salles de pédagogie innovantes)
3-3 : Les Espaces
• Les points de vigilance sur ce type de projet de
construction/aménagement de nouvelle bibliothèque :
• Anticiper au maximum : rétroplanning, méthode projet : plus on anticipe,
meilleur sera le pilotage – Conserver une marge de souplesse via la
méthode projet
• Ne pas sous-estimer la partie technique : le dialogue et les ajustements
entre partenaires de l’université et prestataires extérieurs prend du temps
et nécessite la mobilisation des bons interlocuteurs
• L’idéation collective est une bonne chose… La réappropriation par les
services compétents est toutefois indispensable
4 - Bilan et résultat : des services
designés pour les espaces et les usagers
Revue de détail des nouveaux services :
3-1 : Les services et services en ligne liés aux travaux du groupe de travail
« Services aux publics »
3-2 : Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les espaces
3-2 Services en ligne : Buresa - réservation des
salles de travail
Calendrier de déploiement
 installé à la BDL depuis janvier 2016 et au L1 depuis juin 2016
 en cours d’installation dans les 3 bibliothèques de recherche
 Problèmes matériels et réseau -> Glissement du calendrier de
développement
Quelques premiers retours statistiques
 15 905 réservations effectuées en 129 jours
 123 réservations par jour en moyenne
 75% de ces réservations sont honorées
ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
Id’Access
La réservation de salles
3 modes de réservation possibles
- Par l’usager :
- En ligne via l’interface web de gestion de réservation et de consultation d’occupation des salles
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réservation de salles : ADCarte
ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
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La réservation de salles
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Les box de travail
Armoires intelligentes pour le prêt de
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 Un service déployé pour les 3 bibliothèques de
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Armoires intelligentes pour le prêt de
portables
Automates de prêts
Affluences
Une application en pleine progression
 Une application pour Smartphone
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 Plus de 70 établissements déployés
•
Quelques services testés et lancés
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 Un service dédié à l’autoformation des étudiants dans la
perspective de l’iECN
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Rendez-vous avec un Bibliothécaire
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 Une équipe de coordinateurs répartis entre sciences et
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Le Portail documentaire SU
La page Facebook de la BUPMC
Trois grandes étapes
 Une gestion essentiellement individuelle pour une publication
sporadique
 L’adoption de la charte éditoriale de l’UPMC à la rentrée 2015
 Un réseau de contributeurs mis en place à la fin de l’année 2015
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• Mise en place d’une cellule bibliométrie au
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• 45 714 dépôts, dont 17 470 en texte
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• Coût important : 2 ETP
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Construire et aménager une BU :
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FIN
Merci de votre attention
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Crédits Slides et contenus : Anne-Catherine Fritzinger, Thierry Calma, Emmanuel Jaslier, Myriam Gorsse
Crédits photos : Pierre Kitmacher, Steelcase, Myriam Gorsse

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Construire et aménager une BU : Repenser les espaces pour de nouveaux services

  • 1. Construire et aménager une BU : Repenser les espaces pour de nouveaux services www.upmc.fr ENSSIB DCB25 28/11/2016 – Cycle « Construire et aménager une BU »
  • 2. Plan 1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire du chantier de Jussieu 2 - Le chantier des bibliothèques 3 - Repenser les services dans les nouveaux espaces des bibliothèques 4 - Bilan et résultat : des services designés pour les espaces et les usagers
  • 3. 1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire du chantier de Jussieu 20 ans de travaux sur le « gril D'Albert » Un chantier colossal Un maître d'ouvrage qui n'est pas l'université et plusieurs maîtres d‘œuvre qui se partagent le site Campus en transition -> espaces à repenser -> vie étudiante, atrium -> quelle place pour les bibliothèques ?
  • 4. 2 - Le chantier des bibliothèques
  • 5. 2 - Le chantier des bibliothèques
  • 6. 2 - Le chantier des bibliothèques
  • 7. 3 - Repenser les services dans les nouveaux espaces des bibliothèques Comment repenser les services dans un chantier de bibliothèque tel que celui de Jussieu ?  3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes  3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail  3-3 : Les Espaces
  • 8. • A la BUPMC : 2 secteurs avec chacun une identité disciplinaire spécifique : Sciences et Médecine • Un secteur Médecine multi-sites, au plus près des besoins des hospitaliers • Un secteur Sciences totalement rénové avec des bibliothèques d’envergure • Nouvelles Bibliothèques -> Nouvelles fonctions -> Nouvelles fiches de poste -> Nouvelle organisation • Evolution pas à pas, au fur et à mesure des ouvertures de bibliothèques, puis adaptation de l’organigramme 3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes
  • 9. • Au niveau de la Direction : des chargés de missions transformés en Pôles de Compétences • Pôle Service aux usagers • Pôle Formation (1er pôle créé à titre expérimental en 2013) • Pôle Collections • Pôle Action Culturelle • 1 chargé de mission maintenu : le chargé de mission chantier et bâtiments -> continuité) Avantage du système des Pôles : services pensés en lien avec des équipes de terrain – équipes spécialisées, développant de nouvelles sphères de compétences, et intégrant des personnels divers(Bib, IGE,…) 3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes
  • 10. • Les noms des différents groupes de travail : –Collections et nouveaux espaces –La BUPMC dans son environnement –Organisation du travail –Services aux publics 3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail
  • 11. • Un nouveau système de fonctionnement instauré avec l’ouverture de la Grande Bibliothèque d’Enseignement en 2015 : le « système matriciel » • Système matriciel : • les nouvelles fiches de poste prévoient un double rattachement : un rattachement hiérarchique et un rattachement fonctionnel ; une dominante et une mineure • Articulation entre Pôle et bibliothèque de section : avantages réciproques : le terrain bénéficie de la vision globale portée par les pôles; les pôles sont d’avantage inscrits dans les problématiques de terrain 3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes
  • 12. • Pour préparer l’ouverture des nouvelles bibliothèques et penser les espaces et les services : mise en place de groupes de travail • Idée : penser les futures bibliothèques de façon transversale - les participants aux GT ne doivent pas faire partie de la Direction mais venir des sections - plusieurs GT dont un consacré aux nouveaux services - ce n'est pas le chargé de mission service qui pilote le groupe – Projets conçus et développés par le GT • Remontée des groupes à un comité de pilotage (Membres de la Direction concernés par le projet : Directrice et adjointe + chargé de mission + chefs de service concernés en fonction du thème du comité de pilotage + responsable et suppléant du groupe de travail concerné) --> Décisions prises en comité de pilotage 3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail
  • 13. 3-3 : Les Espaces • Espaces conçus et pensés en association avec l'équipe de Direction et le Chargé de mission chantier • Pour chaque type d'espace, rôle d'expertise et d'accompagnement du Chargé de mission chantier qui est allé au devant des équipes concernées pour collecter leurs attentes et besoins et les relayer afin que les espaces correspondent aux pratiques • Pilotage et restructuration de certains espaces pour favoriser nouveaux services (ex : formation -> salles de pédagogie innovantes)
  • 14. 3-3 : Les Espaces • Les points de vigilance sur ce type de projet de construction/aménagement de nouvelle bibliothèque : • Anticiper au maximum : rétroplanning, méthode projet : plus on anticipe, meilleur sera le pilotage – Conserver une marge de souplesse via la méthode projet • Ne pas sous-estimer la partie technique : le dialogue et les ajustements entre partenaires de l’université et prestataires extérieurs prend du temps et nécessite la mobilisation des bons interlocuteurs • L’idéation collective est une bonne chose… La réappropriation par les services compétents est toutefois indispensable
  • 15. 4 - Bilan et résultat : des services designés pour les espaces et les usagers Revue de détail des nouveaux services : 3-1 : Les services et services en ligne liés aux travaux du groupe de travail « Services aux publics » 3-2 : Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les espaces
  • 16. 3-2 Services en ligne : Buresa - réservation des salles de travail Calendrier de déploiement  installé à la BDL depuis janvier 2016 et au L1 depuis juin 2016  en cours d’installation dans les 3 bibliothèques de recherche  Problèmes matériels et réseau -> Glissement du calendrier de développement Quelques premiers retours statistiques  15 905 réservations effectuées en 129 jours  123 réservations par jour en moyenne  75% de ces réservations sont honorées
  • 17. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE. Id’Access La réservation de salles 3 modes de réservation possibles - Par l’usager : - En ligne via l’interface web de gestion de réservation et de consultation d’occupation des salles - Directement à l’entrée de la salle via un lecteur avec écran tactile - Par le personnel : - En ligne depuis l’interface web de supervision des salles Le Sytème retenu pour la réservation de salles : ADCarte
  • 18. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE. Id’Access La réservation de salles La réservation de salles
  • 19. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE. Id’Access La réservation de salles La réservation de salles
  • 20. Les box de travail
  • 21. Armoires intelligentes pour le prêt de portables
  • 22. Des armoires pour le prêt en autonomie  Un service fondé sur la carte d’étudiant  Une meilleure traçabilité  La capacité de favoriser une meilleure rotation du parc des portables  Un service déployé pour les 3 bibliothèques de la GBE Armoires intelligentes pour le prêt de portables
  • 24. Affluences Une application en pleine progression  Une application pour Smartphone  Plus de 80 000 téléchargements  Plus de 70 établissements déployés •
  • 25. Quelques services testés et lancés d’abord en Médecine Prêt d’Ipads  Un service dédié à l’autoformation des étudiants dans la perspective de l’iECN  Prêt d’une semaine réservé aux étudiants du D1 au D4 Rendez-vous avec un Bibliothécaire  Un service lancé en mai 2016  Un formulaire de prise de rendez-vous sur le site de la BUPMC  Une équipe de coordinateurs répartis entre sciences et médecine dans un second temps
  • 27. La page Facebook de la BUPMC Trois grandes étapes  Une gestion essentiellement individuelle pour une publication sporadique  L’adoption de la charte éditoriale de l’UPMC à la rentrée 2015  Un réseau de contributeurs mis en place à la fin de l’année 2015 Un décollage réussi  Une plus grande variété des thématiques abordées  Une plus grande régularité des posts  Des chiffres de suivi améliorés
  • 28. Renforcement des services aux chercheurs : les publications et l’open access La bibliométrie • Mise en place d’une cellule bibliométrie au sein de la BUPMC, en lien avec la DEAP et la DGRTT. Et SU HAL-UPMC • 45 714 dépôts, dont 17 470 en texte intégral. Environ 10 000 dépôts/an • Depuis septembre 2013, prise en charge du dépôt rétrospectif des articles en texte intégral • Coût important : 2 ETP
  • 29. Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les espaces
  • 30. L’espace de coworking en Bibliothèque des Licences
  • 31. L’espace de coworking en Bibliothèque des Licences
  • 34. Learning Spaces et Innovation Pédagogique
  • 35. Conforter les initiatives innovantes par des espaces adaptés
  • 36. Mise en espace et pédagogie : les Murders Parties du Pôle Formation
  • 37. Au delà des espaces : perpétuer les initiatives pédagogiques
  • 38. Innover et créer avec les publics dans les espaces : coconstruction pédagogique
  • 39. Acculturation et regard neuf sur les lieux de l’information
  • 40. Nouveaux espaces, nouvelles visions du métier : Animateurs, médiateurs, facilitateurs
  • 41. Atelier pédagogique : idéation collective autour des bibliothèques du futur Construire et aménager une BU : Repenser les espaces pour de nouveaux services -> Imaginez la bibliothèque de 2022 -> Visual Mapping, réflexion collective et intégration de contraintes
  • 42. FIN Merci de votre attention @Mgorsse Crédits Slides et contenus : Anne-Catherine Fritzinger, Thierry Calma, Emmanuel Jaslier, Myriam Gorsse Crédits photos : Pierre Kitmacher, Steelcase, Myriam Gorsse

Notes de l'éditeur

  1. Public : évoquer les chiffres, mais aussi la diversité des statuts (doctorant, PU, chercheurs du CNRS, etc). Besoins diversifiés en fonction de l’avancement dans la carrière. Contexte politique et institutionnel : LRU puis loi pour l’enseignement supérieur et la recherche de 2013
  2. Public : évoquer les chiffres, mais aussi la diversité des statuts (doctorant, PU, chercheurs du CNRS, etc). Besoins diversifiés en fonction de l’avancement dans la carrière. Contexte politique et institutionnel : LRU puis loi pour l’enseignement supérieur et la recherche de 2013
  3. Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
  4. Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
  5. Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
  6. Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
  7. Public : évoquer les chiffres, mais aussi la diversité des statuts (doctorant, PU, chercheurs du CNRS, etc). Besoins diversifiés en fonction de l’avancement dans la carrière. Contexte politique et institutionnel : LRU puis loi pour l’enseignement supérieur et la recherche de 2013
  8. Arrivée du bibliomètre au 1er février. Détachement INRIA. Poste ouvert en BAP E. Difficultés de recrutement. Limites de HAL : Lourd à renseigner Inutile en termes de bibliométrie Malgré hotline Roméo Sherpa Envisager solution Dispace : gère à la fois les data et les publications en OA. Réservoir dans lequel on pourra basculer nos articles.
  9. Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
  10. Février 2015 et fin d’année 2015 : Ouverture de 2 nouvelles bibliothèques (Enseignement / Recherche ) Financements COMUE Sorbonne Universités Bibliothèques équipées de salles de formation innovantes permettant d’insérer les nouvelles technologies au cœur des processus pédagogiques… et d’avoir des lieux ou se retrouver avec nos publics
  11. Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
  12. Nouveaux formats innovants : Jeux à réalité alternée et enquêtes scientifiques
  13. Des processus d’idéation en bibliothèque Serious Game Jam… et conception collaborative d’un prototype de scénario pour un jeu vidéo éducatif sur les compétences informationnelles Team building / Partenariat BUPMC / INSA Lyon : co-construction de projets innovants au sein des 2 équipes - Accueil d'une stagiaire en commun afin de mettre en place 2 game jams - But : motiver les équipes, faire coopérer des collègues d'établissements différents. Pendant la game jam, utilisation du Lego serious play, de jeux de cadavres exquis, d'un jeu de roulette, etc... Lego Serious Play