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De la signature électronique à
l’archivage : gérer vos contrats
de bout en bout
Intervenants
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Product Marketing Manager
Philippe DELAHAYE
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• Créer un fichier de preuve à valeur probante et le soumettre à l’archivage
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De la signature électronique à l’archivage : gérer vos contrats de bout en bout

  • 1. De la signature électronique à l’archivage : gérer vos contrats de bout en bout
  • 2. Intervenants Michael Lakhal Product Marketing Manager Philippe DELAHAYE Directeur Commercial & Marketing CDC Arkhinéo
  • 3. Une meilleure expérience utilisateurs Un rapide retour sur investissement La sécurité et la conformité LES PROMESSES DU NUMÉRIQUE Digital
  • 7. Il existe une meilleure façon de faire
  • 9. Transition numérique actuelle 75 Digitalisation des processus internes 100 Digitalisation de l’ensemble des processus métiers 0 Papier et stylo 25 Numérisation des documents papiers 50 Ad hoc Digitalisation Objectif à atteindre
  • 10. Toutes les entreprises qui réussissent seront 100% numériques
  • 11. Transformation en Vente à Distance +42% Digitalisation de processus de bout en bout
  • 12. Rapidité à traiter une demande prospect +60% Digitalisation de processus de bout en bout
  • 13. Taux d’acceptation en face à face 98% Digitalisation de processus de bout en bout
  • 15. Signature en multi-canal En mode déconnecté Pour les télé opérateurs En agence À distance
  • 16. Pour tout type de documents • Enregistrement • Bon de travaux • Contrat de location • Gestion des baux et états des lieux • Autorisations parking Services Généraux • Ordre de Mission • Compte-rendu • PV de recette • Rapports d’incidents • Autorisations de production • Autorisations de maintenance IT • Commande • Cahiers des charges • Contrats cadre • Appels d’offres • Conformité fournisseur Achats Ventes et partenariats • Devis • Propositions • Commandes • Contrats • NDA • Contrat • Echanges juridiques • Procédure de conformité • Licences de propriété intellectuelle • Demande de brevets • Rapports d’assemblées Juridique • Facturation • Contentieux • Recouvrement • Rapports d’audit et comptables • Règlements internes Finance • Processus documentaire d’embauche • Contrats de travail • Fiche de paie • Entretien annuel Human Resources • Etude • Fiche produits • Contrat d’affiliation • Validation communication/PR client • Validation campagne d’emailing Marketing
  • 17. Depuis le 1er Juillet, eIDAS entre en application eIDAS
  • 18. eIDAS : le début d’une signature électronique unifiée en Europe
  • 19. Une solution fiable grâce au partage de responsabilités entre 3 acteurs indépendants Le tiers archiveur : • Archivage en temps réel des fichiers de preuve et pérennité dans le temps Le producteur du document : • Création du document PDF • Information sur le parcours de souscription DocuSign : • Vérifier l’intégrité du document et visualisation du PDF (WYSiWYS) • Renforcer l’authentification du signataire. • Créer un fichier de preuve à valeur probante et le soumettre à l’archivage
  • 20. 1st server based Qualified signature 1999 2006 2013 2014 2015 2016 Historique de la législation… EU Directive Recognition of signature in Adobe Reader Emergence of server based signing solutions For advanced signatures ETSI Certification for Advanced Signature and Qualified Certificate Entry into force of eIDAS Regulation 1st July 2016: entry into application eIDAS 2017
  • 21. 1 2 3 Signature pour des actes simple à faible risque juridique Signature simple Vente avec vérification d’identité sans face à faceSignature avancée Renversement de la charge de la preuve sur le signataire Effets juridiques équivalents à ceux d’une signature manuscrite Signature qualifiée Les différents niveaux de signature établis dans la nouvelle réglement eIDAS (910/2014) Avanced LCP certification (ETSI TS 102 042) Vente s’appuyant sur une identité préalablement vérifiée en face à face QC + SSCD certification (ETSI TS 101 456 )
  • 23. DocuSign vous accompagne dans votre transition numérique Michael Lakhal Product Marketing Manager
  • 25. Carrier Grade Availability ManageExecutePrepare • Documents • Data • Workflow • Authentication • Signatures • Templates • Reporting • Rétention • Audit Trail Plateforme Produit Bank Grade Security Global Architecture DocuSign Product & Platform Open Integration Framework
  • 26. Basé sur la confiance Disponible Sécurisé Configurable Valide Mondial Ouvert Web&ApplicationsMobile Administration&Contrôle Services DocuSign Espacesdetransactions Structured’intégrationDocuSign WorkflowDataDocuments Préparer Authentification ServicesSignatures Exécuter Reporting RétentionConformité Gérer Plateforme DocuSign DTM Utilisateurs Systèmes L’objectif : fournir une plateforme DTM conforme à la réglementation Européenne
  • 27. Archivage Electronique à valeur probatoire Philippe DELAHAYE Directeur Commercial & Marketing CDC Arkhinéo
  • 28. DTM : De l’identification des parties à la conservation Processus de DTM • Identification des Parties au contrat • Workflow de validation/signature par les Parties • Constitution d’un dossier de preuve • Conservation à long terme du contrat et des éléments de preuve.
  • 29. De la preuve papier à la preuve électronique Selon les législations des différents pays de l’Union Européenne : • Les documents d’entreprises font l’objet d’obligations d’archivage. • Ce qui est vrai pour les documents papiers l’est aussi pour les documents numériques. • Les durées de conservation d’un document numérique sont les mêmes que pour un document papier. • Un document numérique signé à une valeur légale sous réserve d’être : « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »
  • 30. Pourquoi archiver les données ? Faire face aux obligations légales de conservation (long-terme), Retrouver immédiatement un document parmi des millions (audit, contrôle , contentieux), Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.) en cas de contentieux. Supprimer les risques de perte/destruction, La législation impose de garantir l’intégrité durant toute la durée des obligations de conservation.
  • 31. Pourquoi archiver ses données chez un tiers ? Eviter les investissements (licences, matériel) et les coûts récurrents (maintenance, etc.) Assurer l’évolution des moyens pour faire face : – aux pannes et à l’obsolescence, – aux évolutions légales et normatives, Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) : – dans le temps, – la preuve est conservée par un tiers, – pas de suspicion de manipulation.
  • 32. Archivage à valeur probante vs Stockage Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires Indexation automatique selon des critères métier Garantie d’intégrité (empreintes, scellement) Date certaine Exploitation à long terme Validité de la preuve Migration des médias ARCHIVAGE STOCKAGE
  • 33. Quels engagements ? Le tiers archiveur supporte les risques à la place de ses clients et garantit : CONSERVATION DURABLE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES INTEGRITE DES DONNEES REVERSIBILITE ACCES EN LIGNE AUX DOCUMENTS ARCHIVES Obligation de résultats SLA : 99,8% & 99,7%
  • 34. Conformité Label « France Cybersecurity » atteste du caractère « national » et très sécurisé du service sur la base d’un audit réalisé par des experts indépendants (ANSSI, DGA, DGE et HEXATRUST). Certifié conforme aux Normes NF Z42-013 et ISO 14641-1 par AFNOR Certification (Conception et exploitation d’un S.A.E). Agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilité depuis septembre 2010.
  • 37. DocuSign, la solution qui répond à vos besoins : • Solution prête à l’emploi • Pré-intégrée avec les principales solutions CRM • Applications de gestion documentaires • Facilité d’utilisation • Déploiement rapide • Flexible • Systèmes existants • Volumes industriels • Intégration dans vos pages web ou App. mobile Stand Alone Apps Workflow personalisable Connecteurs existants
  • 38. Souscription de produits d’assurance RH Quleques références communes clients en France Contractualisation en ligne et en agence Contractualisation en point de vente Mandat SEPA Traçabilité Ouverture de compte 100% en ligne Contrat fournisseurs
  • 39. Demo
  • 40. Merci à tous ! ww.docusign.fr

Notes de l'éditeur

  1. Il y a 3 raisons pour lesquelles les clients choisissent DocuSign
  2. Partons des investissements qui ont déja été réalisées dans votre entreprise pour vous aider à gérer vos clients ERP CRM HRM SCM Supply Chain Management) (Français : Gestion de la chaîne logistique) LOB : loss of bargain
  3. Pertes d'informtions erreurs de complétudes Lenteurs des processus Manque de tracabilité (exemple de la note de frais)
  4. Nous croyons qu'il existe une meilleure façon de faire…
  5. Avec DocuSign on peut eliminer le papier de vos processus et les simplifier Cela amène beaucoup de sécurité dans votre entreprise (exeple de la note de frais) Exemple de l'entretient de fin d'année Assurer la complétude des dossiers taux d’erreurs proche de 0 Voyons ce que Docusign peut faire pour vous
  6. That all successful businesses will be 100% digital. Thank you
  7. Voyons comment DocuSign peut s'intégrer dans votre métier.
  8. EU different colors, then come unite in one color
  9. [Guidance: if for quick intro conversation, simply speak to the first two paragraphs. Additional supporting details below, including how to tailor for CoSign.] DocuSign is the fastest, most secure way to prepare, execute and manage digital agreements and decisions. Often, these processes start digitally (e.g., in Word, PDF or document origination solution) and end digitally (e.g., rekeying data in your back-office systems; scanning and saving completed forms) but at the moment of truth when you need to reach decision or agreement, things break down and revert to paper. With DocuSign, you can make any decision, agreement or approval process 100% digital end-to-end. You can easily prepare an agreement by using existing documents & data from other systems, and specify the workflow.  From there, the documents are sent to approvers for execution.  We ensure signers are who they say they are using varying degrees of authentication, based on your needs. And you can set all of this process up to be standardized and repeatable across your organization. Finally, you manage the entire process digitally, giving you complete visibility into the status of any approval, along with a comprehensive audit trail to track all activity throughout the entire process.  Customers trust our service for their most mission critical and sensitive documents and data.  We take pride in leading the SaaS industry with the most secure, available, global and open platform, which the most stringent, security-conscious businesses in the world trust to manage their digital agreement processes—companies like UBS, AstraZeneca, and Prudential. Details (if needed) Prepare DocuSign works with your existing documents and data—no need to create new forms or rekey data from other systems. It’s as easy to prepare as an email and far more secure. Once you’ve specified the documents & data, you set the recipient workflow. DocuSign’s flexible workflow capabilities enable both serial and parallel routing and different recipient types, such as signing or simply receiving a copy of the executed agreement—automating what often used to be manual processes. Execute DocuSign helps you ensure your signers are who they say they are, and we offer most robust set of advanced authentication options. Meanwhile, your customers can quickly and easily sign legally binding contracts from any device, in 43 languages. Plus, you can collect far more than just a signature from your recipients, such as telephone or credit card number, and verify accuracy with advanced field logic. Best of all, you can easily standardize and scale all of these processes across your teams or entire organization with DocuSign templates. Manage With DocuSign, you have instant visibility into the status of your digital agreements and full reporting functionality to look at what’s happening across your team or organization—so your agreements no longer enter a black hole when you send them out! After the transaction is complete, securely store your documents & data in the DocuSign cloud at no additional cost, or transfer them to your own systems to comply with company policies. Finally, should you ever need to defend against repudiation, DocuSign offers a court-admissible Certificate of Completion with a comprehensive digital audit trail to confirm the validity and legal enforceability of your transactions. Platform All of this is built on top of DocuSign’s industry-leading platform, trusted by the world’s largest, most-security and performance conscious companies. That means that as your business grows and your requirements evolve, DocuSign’s platform will continue to meet your needs. It offers: The strictest “bank-grade” security to ensure the privacy of your documents and data (optional: Full document encryption at all times, Broadest set of security certifications, Robust anti-tamper controls, Active monitoring and alerting) Unmatched always-on “carrier-grade” availability (optional: never down for maintenance, 100% confidence it will be up-and-running at the end of the quarter, highly scalable as your transaction volume grows) Strongest global capabilities, including the broadest set of languages, (optional: robust digital certificate support backed by locally-trusted authorities, and European Data Centers to meet data residency requirements). An open integration framework including REST and SOAP APIs and hundreds of out-of-the-box connectors let you quickly integrate with your existing systems [If you know this is a CoSign use case (Life Sciences, Government, AEC (Architecture, Engineering and Construction), Energy and Utilities); EU or North America: Leverage first paragraph above, then…] CoSign Central is the most trusted, on-premises, embedded signing solution for regulated industries and markets. With CoSign Central, leverage your existing authoring tools, systems of record & workflow for the preparation phase (e.g., Word, SharePoint, Nintex). When it comes to signing, your employees sign directly from the applications they already use, and documents stay in their native file type. CoSign Central links to your company’s Active Directory or other Identity Management systems to verify signer identities for maximum compliance and enforceability. Finally, the resulting documents are signed and tamper-sealed using industry-standard digital signature technology that can be verified with any of thousands of digital signature-enabled software applications.
  10. Remerciements = Présentation PhD + CDC Arkhineo Dans un processus de gestion de transactions numériques (DTM) il y a 2 phases : Amont : identification + signature qui permet rattacher doc de la pers de qui émane, manifester son consentement, et dater Aval : partir destinée à maintenir dans le temps la recevabilité juridique de cette transaction
  11. Dans un processus de gestion de transactions numériques (DTM) il y a 2 phases : Amont : identification + signature qui permet rattacher doc de la pers de qui émane, manifester son consentement, et dater Aval : partir destinée à maintenir dans le temps la recevabilité juridique de cette transaction
  12. En effet, la législation (Code civil suite Loi Mars 2000 et maintenant Réglement eIDAS) pose 2 conditions à recevabilité d’un écrit numérique comme preuve et le second concerne l’archivage de cet écrit numérique
  13. Pourquoi archiver cet écrit numérique ? Un écrit numérique fait l’objet des mêmes obligations légales de conservation que son équivalent papier et les durées légales sont diverses (selon Droit auquel est rattaché le document et parfois engageant sur du long terme (auxquelles s’ajoutent parfois des obligations métiers sectorielles), Cet écrit doit aussi et surtout (au regard de la Loi) être conservé dans des conditions de nature à un garantir l’intégrité pendant toute la durée de ces obligations légales, En cas de contentieux il va falloir fournir un dossier de preuve complet sur la partie signature et sur la partie conservation et démontrer que le fichier n’a pas été altéré, Il faut donc supprimer les risques de perte/destruction (la conservation de fichiers sur du long terme n’est pas si simple car il fait faire face aux pannes, chgt de serveurs, de disques et les équipes IT pensent, à tort, qu’en cas de perte il y aura tjrs un original papier pour suppléer…), Disponibilité
  14. Pour archiver ces écrit numériques sur le long terme avec la garantie du maintient de leur intégrité, le recours à un prestataire spécialisé (Tiers Archiveur tel que CDC Arkhinéo) recouvre plusieurs avantages :
  15. Le Tiers-Archiveur va proposer un service d’archivage et non un service de stockage. Le stockage constitue alors un sous-jacent de base technique mais il est alors associé à des fonctionnalités, des traitements et des processus complémentaires permettant de gérer: L’attribution d’une date « certaine », La garantie du maintient de l’intégrité, La gestion d’un dossier de preuve recevable, La gestion de la Conformité
  16. Au delà des aspects techniques et fonctionnels vus précédemment, CDC Arkhineo prend également des engagements contractuels forts : - - - -
  17. En complément de ses engagements contractuels la confiance dans le prestataire repose également sur la conformité de son service aux normes en vigueur et à l’état de l’art des pratiques.
  18. En cas de contentieux sur un document de type contractuel par exemple, il va falloir démontrer formellement (dossier de preuve et de traçabilité à l’appui) : Le rattachement du document à la personne de qui il émane, La réalité de la manifestation de son consentement par le souscripteur, L’identification de la personne qui a manisfeté son consentement , Mais aussi, s’agissant de l’archivage, comment l’intégrité de ce document a été maintenue pendant sa conservation ; quels traitements et contrôles ont été effectuées pour cela. Pour ce faire, ce que les clients de Docusign qui font appel à notre service d’archivage vont pourvoir produire un « conteneur » ZIP contenant 3 fichiers : L’objet d’archive dans son format d’origine, c’est à dire le document archivé objet du contentieux ainsi que le « certificate of completion » (relatif au processus de signature du document) émis par Docusign ; tous 2 contenus dans l’enveloppe Docusign qui nous a été confiée, Un fichier xml « Metadata App » contenant les informations relatives à l’enveloppe Docusign (Id, statut, date de signature, destinataires/signataires), les « Form data » (nom, fonction, entreprise) ainsi que les « Custom Fields »), Un fichier xml « Metadata Structurées» contenant les Métadonnées Administratives (IUA, Horodatage d’archivage, durée de conservation, adresse IP versante déposant), les Métadonnées Descriptives (Dublin Core, date, auteur, description etc…) les Métadonnées Techniques (générées par CDC Arkhineo durant le cycle de vie de cette archive) : dépôt, indexation, prorogation de durée etc.), le Scellement (Sealing), c’est à dire le scellement de l’archive, l’algorithme utilisé, le chainage, la signature de ce « paquet ». L’expert commis par le Tribunal va ainsi disposer de tous ces élements et effectuer lui-même les vérifications nécessaires telles que : Retracer la chaine chronologique des évenements depuis l’identification du signataire jusqu’à l’extraction du dossier complet en passant par la signature, le versement de l’enveloppe Docusign à CDC Arkhineo etc…, recalculer l’empreinte du document archivé afin de s’assurer qu’elle est bien identique à celle prise au moment du versement (l’algorithme utilisé figure dans le scellement) ce qui garantie l’intégrité de celui-ci, vérifier la signature du scellement ain de s’assurer que les infos contenues dans ce scellement n’ont pas été elles-mêmes altérées posterieurement. Cette méthode a connu « l’épreuve du feu » puisque, à ce jour, ce dossier de preuve a été utilisé dans le cadre de 14 contentieux ……
  19. Cette confiance est aussi apportée par notre actionnaire à 100% la Caisse des Dépôts qui a fêté son bicentenaire en Avril dernier. C’est également notre capacité à faire face à la croissance des volumes. Vous voyez ici quelques indicateurs 2015 mais sachez qu’aujourd’hui nous traitons + 730.000 nouvelles archives par jour et que nous disposons maintenant de + 1 Milliard d’archives dispo sur notre plateforme SaaS dispo 7j/7 et 24h/24 pour nos 70 partenaires et +5.000 clients directs et indirects en provenance de tous secteurs.