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Projet Vivacité
“De l’intranet institutionnel à
la digital workplace”
Groupe Vivalto Santé
21 mars 2018
Digital Collaboration Platform
2
Intervenants
Fabienne Rouhier
Directrice marketing et communication Groupe Vivalto Santé
Morgan Argondicco
Responsable accompagnement adoption
3
Agenda
Présentation Groupe Vivalto Santé
Les origines du projet
Les enjeux
La méthodologie
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4
Groupe Vivalto Santé
Leader du Grand Ouest dans le domaine de l’hospitalisation privée, le Groupe
Vivalto Santé a été créé en 2009 à l’initiative de praticiens bretons et de Daniel
CAILLE, Président Directeur Général, autour de 3 établissements.
Animé par une dynamique d’expansion forte, le Groupe compte aujourd’hui :
Une gouvernance partagée entre 350 praticiens et des investisseurs privés
organisée autour :
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5
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Vivacité 1 mis en place en 2013
- Présentation générale du Groupe
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Des contenus mis à jour par
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Vivacité 1
7
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8
L’ambition
• Favoriser le développement de pratiques collaboratives par une
intégration dans le quotidien de travail
• Rationaliser la communication ‘Top / Down’ dans le sens d’une
interaction plus naturelle et intuitive, à réelle valeur ajoutée, entre le
Groupe et les populations d’usagers
• Initier une communication ‘Bottom / up’ par l’intégration dans cet
Intranet d’une dimension Réseau Social d’Entreprise (RSE) visant à
favoriser la création de valeur par le développement de pratiques
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La première étape - L’exploration des besoins
second semestre 2017 : assistance à maîtrise d’ouvrage
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Début projetJanvier
2018
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2018
12
Les fondamentaux
Le plan général
d’adoption : 3 axes
de travail
Se mettre en ordre
de marche
Définir la stratégie de
déploiement, équipe projet
2
Elaborer une vision
Poser une ambition
partagée, identifier les
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1
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animer et piloter le
changement
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Décliner l’ambition
Définir et engager le plan
de communication
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préparatoires
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3
13
#1 - Élaborer une vision
Objectif :
Poser une ambition partagée, identifier les freins et risques et Identifier les parcours d’usage
Bénéfices :
• Ne pas perdre le lien avec les étapes précédentes
• Préparer les clés de communication
• Rationaliser : conserver l’essentiel
• Préparer le plan d’action pour limiter les risques et contrer les freins
• Positionner l’ambition de manière cohérente avec l’existant
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• Identifier les use cases (parcours d’usage) : L’ambition doit être concrète, totalement
intégrée dans le quotidien des futurs utilisateurs
14
#1 Ce qui est en est ressorti
La cible
Un digital workplace
- intégré dans la culture médicale
- porteur de la stratégie du Groupe
- outil du quotidien, un réflexe
d’usage
- portant un retour sur
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15
#2 - Se mettre en ordre de marche
Objectif :
• Définir la stratégie de déploiement
• Définir l’organisation de l’équipe projet
Les bonnes pratiques
• Engager la pratique collaborative au sein même du projet de mise en oeuvre
de l’intranet collaboratif
• Mobiliser une équipe pluridisciplinaire
• Se définir des objectifs (KPI)
• Identifier les communautés
• Proposer un déploiement progressif
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80% ETP durant 1 mois mobilisé sur le lancement du projet sur une cible MVP
16
#3 - Décliner l’ambition
Objectif :
Engager les actions sur les 3 axes du plan général d’adoption
Modalités :
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management
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• Création d’un espace établissement pilote
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• Démultiplier les supports
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• Préparer le onboarding des utilisateurs
17
#3 Ce qui est en est ressorti et va se dérouler ;-)
Axe communication
Scénariser les parcours d’usage dans le produit pour réaliser des
supports
Préférer usages et apports de valeur plutôt que fonctionnalités
Communication sur la démarche
Axe Community management
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membres des premières communautés
18
#3 Ce qui est en est ressorti et va se dérouler ;-)
Axe Produit : Une orientation très forte et différente de Vivacité 1 :
• Un espace est un canal de communication, un lieu de travail et la
page d’accueil est le fil de l’activité et des évènements du groupe,
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19
LA SUITE #4 - Animer et piloter
Objectif :
Collaborer n’est pas naturel : il est essentiel de provoquer l’échange pour faire
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20
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De l'Intranet institutionnel à la Digital Workplace : la démarche du groupe de cliniques privées, Vivalto Santé

  • 1. Projet Vivacité “De l’intranet institutionnel à la digital workplace” Groupe Vivalto Santé 21 mars 2018 Digital Collaboration Platform
  • 2. 2 Intervenants Fabienne Rouhier Directrice marketing et communication Groupe Vivalto Santé Morgan Argondicco Responsable accompagnement adoption
  • 3. 3 Agenda Présentation Groupe Vivalto Santé Les origines du projet Les enjeux La méthodologie Les difficultés rencontrées et les bonnes pratiques
  • 4. 4 Groupe Vivalto Santé Leader du Grand Ouest dans le domaine de l’hospitalisation privée, le Groupe Vivalto Santé a été créé en 2009 à l’initiative de praticiens bretons et de Daniel CAILLE, Président Directeur Général, autour de 3 établissements. Animé par une dynamique d’expansion forte, le Groupe compte aujourd’hui : Une gouvernance partagée entre 350 praticiens et des investisseurs privés organisée autour : - d’un comité exécutif groupe - d’un comité médical groupe - de comités en interne de chaque groupe 3 GIE apportent les services transverses - 80 salariés - Informatique - RH - Juridique - Achats ...
  • 5. 5 L’origine du projet Vivacité 1 mis en place en 2013 - Présentation générale du Groupe - Présentation chaque établissement - Groupe métiers (achats, RH, juridique, qualité, communication) - Liens vers applications Des contenus mis à jour par - le webmaster du groupe - Des référents par établissement - Des référents pour chaque groupe métier 150 utilisateurs distincts par jour
  • 8. 8 L’ambition • Favoriser le développement de pratiques collaboratives par une intégration dans le quotidien de travail • Rationaliser la communication ‘Top / Down’ dans le sens d’une interaction plus naturelle et intuitive, à réelle valeur ajoutée, entre le Groupe et les populations d’usagers • Initier une communication ‘Bottom / up’ par l’intégration dans cet Intranet d’une dimension Réseau Social d’Entreprise (RSE) visant à favoriser la création de valeur par le développement de pratiques collaboratives
  • 9. 9 La première étape - L’exploration des besoins second semestre 2017 : assistance à maîtrise d’ouvrage - état des lieux et attentes des différentes populations du groupe - Déclinaison des fiches personae et cahier des charges La définition d’une orientation de projet “Conscient d’une maturité autour des nouvelles pratiques digitales très hétérogènes des différentes populations, et au sein d’une même population, l’idée n’est pas d’imposer un ensemble d’outils et de pratiques aux utilisateurs mais bien d’avoir une approche pragmatique basée sur l’identification de collaborateurs intéressés par l’expérimentation de nouvelles pratiques digitales et de les aider à convaincre leurs collègues de les adopter.” Décembre 2017 - choix des prestataires
  • 10. 10 Nos convictions partagées Les idées reçues : • C’est un projet informatique comme un autre • L’adoption d’une plateforme de collaboration est virale • Collaborer est naturel • Les managers sont des utilisateurs comme les autres 90% des projets RSE tombent à l’eau Comment ne pas en faire partie ? * Gartner sur projet RSE des entreprises du CAC40
  • 11. 11 La démarche adoptée et le calendrier Une orientation appelée MVP ou Produit Minimum Viable Les bénéfices : • Répondre aux enjeux d’expérimentation • Test & Learn : éprouver les hypothèses et ajuster • Réduire la complexité technique • Rester en cohérence avec les moyens et ressources disponibles “Un Digital Workplace est un outil de travail qui doit s’apprivoiser” Début projetJanvier 2018 Ouverture de l’intranetAvril 2018 Versions suivantes intranetA suivre Seconde version intranetSeptembre 2018
  • 12. 12 Les fondamentaux Le plan général d’adoption : 3 axes de travail Se mettre en ordre de marche Définir la stratégie de déploiement, équipe projet 2 Elaborer une vision Poser une ambition partagée, identifier les freins et risques Identifier les use cases 1 Déployer, ajuster, animer et piloter le changement 4 Décliner l’ambition Définir et engager le plan de communication Réaliser les étapes préparatoires . 3
  • 13. 13 #1 - Élaborer une vision Objectif : Poser une ambition partagée, identifier les freins et risques et Identifier les parcours d’usage Bénéfices : • Ne pas perdre le lien avec les étapes précédentes • Préparer les clés de communication • Rationaliser : conserver l’essentiel • Préparer le plan d’action pour limiter les risques et contrer les freins • Positionner l’ambition de manière cohérente avec l’existant • Anticiper les impacts Modalités : 2 ateliers “ludiques” Les bonnes pratiques : • Se questionner : Quel valeur pour les métiers ? Quelle est la belle histoire à raconter pour faire adhérer ? • Identifier les use cases (parcours d’usage) : L’ambition doit être concrète, totalement intégrée dans le quotidien des futurs utilisateurs
  • 14. 14 #1 Ce qui est en est ressorti La cible Un digital workplace - intégré dans la culture médicale - porteur de la stratégie du Groupe - outil du quotidien, un réflexe d’usage - portant un retour sur investissement - responsabilité de tous - nécessitant une préparation des animateurs - soutenue par un accompagnement sur mesure et de la proximité Vivacité est une démarche de changement d’entreprise Des parcours d’usage clés au plus proche des problématiques remontées et véhicule de l’image médicale Les risques L’autonomie des établissements Le système D à dépasser Un apport de valeur non compris Un périmètre trop large Disponibilité équipes de pilotage Un manque de temps des sponsors L’intégration dans le SI : concurrence avec d’autres outils Les freins Vivacité V1 L’environnement technique La culture médicale Des points d’appuis : Sponsor et fortes attentes Une démarche de co-construction
  • 15. 15 #2 - Se mettre en ordre de marche Objectif : • Définir la stratégie de déploiement • Définir l’organisation de l’équipe projet Les bonnes pratiques • Engager la pratique collaborative au sein même du projet de mise en oeuvre de l’intranet collaboratif • Mobiliser une équipe pluridisciplinaire • Se définir des objectifs (KPI) • Identifier les communautés • Proposer un déploiement progressif • Définir les moyens organisationnels nécessaire aux phases de préparation et • Préparer et anticiper sur les modalités de support aux utilisateurs 2 communautés métiers (achat et juridique), une communauté transverse stratégique : Comité Médical Groupe Ne pas minimiser le temps de préparation 80% ETP durant 1 mois mobilisé sur le lancement du projet sur une cible MVP
  • 16. 16 #3 - Décliner l’ambition Objectif : Engager les actions sur les 3 axes du plan général d’adoption Modalités : • Décliner la matrice d’actions sur l’axe communication et community management • Décliner les besoins produits Les bonnes pratiques • Création d’un espace établissement pilote • Des espaces vivants avant l’ouverture • De la proximité par des présentations en présentiel • Communication de lancement impliquant le top management : soutien appuyé du top management • Créer et animer une communauté des animateurs • Démultiplier les supports • Un espace dédié à la prise en main, au support à l’usage • Préparer le onboarding des utilisateurs
  • 17. 17 #3 Ce qui est en est ressorti et va se dérouler ;-) Axe communication Scénariser les parcours d’usage dans le produit pour réaliser des supports Préférer usages et apports de valeur plutôt que fonctionnalités Communication sur la démarche Axe Community management Alimentation des espaces et reprises des données Création d’un espace “aide” pré-alimenté Organisation séance présentation au groupe de travail : animateurs et membres des premières communautés
  • 18. 18 #3 Ce qui est en est ressorti et va se dérouler ;-) Axe Produit : Une orientation très forte et différente de Vivacité 1 : • Un espace est un canal de communication, un lieu de travail et la page d’accueil est le fil de l’activité et des évènements du groupe, des établissements et des métiers • Un outil très simple et une structuration des informations à plat • Une contribution spontanée reprenant les standards (commentaires, like) Des adaptations formulées très simples en respect à la démarche MVP : Les développements strictement nécessaires aux parcours d’usage
  • 19. 19 LA SUITE #4 - Animer et piloter Objectif : Collaborer n’est pas naturel : il est essentiel de provoquer l’échange pour faire entrer l’intranet collaboratif dans le quotidien de travail de tous les collaborateurs Suivre les indicateurs de réussite et les objectifs, identifier les actions d’ajustement Bonnes pratiques et ce n’est pas exhaustif ! • L’exemple par le top management dès les premiers jours ! • Piloter le onboarding des utilisateurs : la première impression reste • Créer un calendrier de rédaction de news à publier sur le fil d’activité • Etre réactif aux premières demandes • Alterner les formats : pdf, lien, vidéos, podcast • L’identité numérique, la fiche profil est au coeur du système • Cibler et identifier les points de bascule de la pratique collaborative dans une norme de travail (exemple : à quel moment est identifié que certaines compétences collaboratives sont à intégrer dans une fiche de fonction) • Mettre en avant les résultats, les success story, les petites victoires • Maintenir la gouvernance • Enquêtes : analyser pourquoi certains ne sont pas actifs • Permettre la remontée simple des remarques des utilisateurs à travers un espace dédié
  • 21. Online Community: community.exoplatform.com Documentation: docs.exoplatform.com Digital Collaboration Platform