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La solution de gestion de process administratifs
Gagnez du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée ! Gestion des notes de frais Aide à la saisie Transmission instantanée Calculs automatiques Ventilation automatique Gestion des barèmes kilométriques Gestion des demandes de congés Aide à la saisie Gestion des congés exceptionnels Gestion des absences Pilotez votre activité, centralisez l’information  Tableau de bord de disponibilité des équipes Synthèse des dépenses engagées par collaborateur Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0 Intégrable dans un intranet / extranet existant Evolutif vers un intranet collaboratif complet Compatible avec Sage 100
Démonstration Casting de la démonstration Lors de cette démonstration nous allons suivre une note de frais de sa naissance à son archivage, nous faisons ainsi appel aux protagonistes suivants : Collaborateur Responsable Service Administratif
Les informations le concernant  sont automatiquement renseignées Son circuit de validation a été paramétré par son service administratif Le collaborateur crée une nouvelle note de frais associée à une période
La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds, les écarts et les calculs de TVA. Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses
La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds, les écarts et les calculs de TVA. Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses
Les informations concernant le cycle de vie du process sont récapitulées dans une  interface simple et ergonomique.  A tout moment, il peut consulter la synthèse de sa note de frais
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais Signature Prévenir le responsable Prend en compte
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais Signature Prévenir le responsable Prend en compte
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais Signature Prévenir le responsable Prend en compte
Afin de garantir l’intégrité des données déclarées, le système verrouille les éléments  le diagramme de synthèse indique au collaborateur l’état de sa demande  Le système verrouille la note de frais pour le collaborateur dès qu’elle est signée
Le tableau de bord e-RH récapitule l’ensemble des process en cours pour  l’utilisateur  connecté. En un coup d’œil il dispose d’une vision globale de ses démarches. Si l’utilisateur s’interroge sur le statut de sa note de frais
Changement de rôle  -> le collaborateur se déconnecte -> le responsable se connecte La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
Le responsable dispose d’une liste comprenant toutes les éléments en attente
L’interface s’adapte au rôle connecté,  les actions à la disposition de l’utilisateur connecté sont ici Accepter et Refuser. Le responsable consulte la note de frais
L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur. La  validation entraîne la transmission de l’élément au stade de validation suivant : RH / Compta Le responsable peut accepter Accepter Prévenir le service RH Prendre en compte
Les commentaires et  actions sont conservés dans un historique Le refus entraîne le retour de l ’élément au collaborateur  Ou refuser …. Refuser Prévenir le collaborateur Prendre en compte
Le formulaire est en lecture seule pour le responsable après qu’il ait  donné sa réponse Si le responsable revient sur l’élément il est verrouillé pour lui puisque transmis en RH / Compta
Changement de rôle  -> le responsable se déconnecte -> le service RH se connecte L’acceptation de la note de frais par le responsable déclenche un envoi au service RH.  La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue  par mail et/ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa vérification, le responsable accepte numériquement sa note de frais
Il accède à la liste des notes de frais en attente de validation de sa part
Si une erreur de catégorie s’est glissée dans la note de frais, il peut la modifier sans relancer  la note de frais en validation Le service RH contrôle la note de frais
L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur La validation entraîne la possibilité de transférer la note de frais vers le système comptable Le service administratif peut accepter Accepter
Les commentaires et  actions sont conservés dans un historique Le refus entraîne le retour de l’élément au collaborateur Ou refuser …. Refuser Prévenir le collaborateur Prendre en compte
Le cycle de vie de la note de frais étant terminé, l’interface utilisateur l’indique visuellement La note de frais reste disponible en consultation pour tous les acteurs concernés
En fin de période, le service Compta transfère les données vers son système de gestion
Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export  afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise Il sélectionne la période d’export
Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export  afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise Téléchargement du fichier d’import vers Sage
Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export  afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise Téléchargement du fichier d’import vers Sage Extraction depuis Ajiler-h Import dans la compta/paie Fichier csv
Concernant la gestion des demandes de congés ? Seul les outils de pilotage diffèrent  Elle est basée sur le même principe et la même interface
Puisque les données sont centralisées, il est possible de générer un planning d’équipe à la volée, en mode prévisionnel (congés en attente de validation) et en mode réel Consulter le planning général des congés
Gagner du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée ! Gestion des notes de frais Aide à la saisie Transmission instantanée Calculs automatiques Ventilation automatique Gestion des barèmes kilométriques Gestion des demandes de congés Aide à la saisie Gestion des congés exceptionnels Gestion des absences Pilotez votre activité, centralisez l’information  Tableau de bord de disponibilité des équipes Synthèse des dépenses engagée par collaborateur Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0 Intégrable dans un intranet / extranet existant Evolutif vers un intranet collaboratif complet Compatible avec Sage 100

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Demo Ajile-RH la solution de gestion des notes de frais et demandes de congés

  • 1. La solution de gestion de process administratifs
  • 2. Gagnez du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée ! Gestion des notes de frais Aide à la saisie Transmission instantanée Calculs automatiques Ventilation automatique Gestion des barèmes kilométriques Gestion des demandes de congés Aide à la saisie Gestion des congés exceptionnels Gestion des absences Pilotez votre activité, centralisez l’information Tableau de bord de disponibilité des équipes Synthèse des dépenses engagées par collaborateur Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0 Intégrable dans un intranet / extranet existant Evolutif vers un intranet collaboratif complet Compatible avec Sage 100
  • 3. Démonstration Casting de la démonstration Lors de cette démonstration nous allons suivre une note de frais de sa naissance à son archivage, nous faisons ainsi appel aux protagonistes suivants : Collaborateur Responsable Service Administratif
  • 4. Les informations le concernant sont automatiquement renseignées Son circuit de validation a été paramétré par son service administratif Le collaborateur crée une nouvelle note de frais associée à une période
  • 5. La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds, les écarts et les calculs de TVA. Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses
  • 6. La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds, les écarts et les calculs de TVA. Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses
  • 7. Les informations concernant le cycle de vie du process sont récapitulées dans une interface simple et ergonomique. A tout moment, il peut consulter la synthèse de sa note de frais
  • 8. La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
  • 9. La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais Signature Prévenir le responsable Prend en compte
  • 10. La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais Signature Prévenir le responsable Prend en compte
  • 11. La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais Signature Prévenir le responsable Prend en compte
  • 12. Afin de garantir l’intégrité des données déclarées, le système verrouille les éléments le diagramme de synthèse indique au collaborateur l’état de sa demande Le système verrouille la note de frais pour le collaborateur dès qu’elle est signée
  • 13. Le tableau de bord e-RH récapitule l’ensemble des process en cours pour l’utilisateur connecté. En un coup d’œil il dispose d’une vision globale de ses démarches. Si l’utilisateur s’interroge sur le statut de sa note de frais
  • 14. Changement de rôle -> le collaborateur se déconnecte -> le responsable se connecte La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
  • 15. Le responsable dispose d’une liste comprenant toutes les éléments en attente
  • 16. L’interface s’adapte au rôle connecté, les actions à la disposition de l’utilisateur connecté sont ici Accepter et Refuser. Le responsable consulte la note de frais
  • 17. L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur. La validation entraîne la transmission de l’élément au stade de validation suivant : RH / Compta Le responsable peut accepter Accepter Prévenir le service RH Prendre en compte
  • 18. Les commentaires et actions sont conservés dans un historique Le refus entraîne le retour de l ’élément au collaborateur Ou refuser …. Refuser Prévenir le collaborateur Prendre en compte
  • 19. Le formulaire est en lecture seule pour le responsable après qu’il ait donné sa réponse Si le responsable revient sur l’élément il est verrouillé pour lui puisque transmis en RH / Compta
  • 20. Changement de rôle -> le responsable se déconnecte -> le service RH se connecte L’acceptation de la note de frais par le responsable déclenche un envoi au service RH. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche. Lorsqu’il a terminé sa vérification, le responsable accepte numériquement sa note de frais
  • 21. Il accède à la liste des notes de frais en attente de validation de sa part
  • 22. Si une erreur de catégorie s’est glissée dans la note de frais, il peut la modifier sans relancer la note de frais en validation Le service RH contrôle la note de frais
  • 23. L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur La validation entraîne la possibilité de transférer la note de frais vers le système comptable Le service administratif peut accepter Accepter
  • 24. Les commentaires et actions sont conservés dans un historique Le refus entraîne le retour de l’élément au collaborateur Ou refuser …. Refuser Prévenir le collaborateur Prendre en compte
  • 25. Le cycle de vie de la note de frais étant terminé, l’interface utilisateur l’indique visuellement La note de frais reste disponible en consultation pour tous les acteurs concernés
  • 26. En fin de période, le service Compta transfère les données vers son système de gestion
  • 27. Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise Il sélectionne la période d’export
  • 28. Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise Téléchargement du fichier d’import vers Sage
  • 29. Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise Téléchargement du fichier d’import vers Sage Extraction depuis Ajiler-h Import dans la compta/paie Fichier csv
  • 30. Concernant la gestion des demandes de congés ? Seul les outils de pilotage diffèrent Elle est basée sur le même principe et la même interface
  • 31. Puisque les données sont centralisées, il est possible de générer un planning d’équipe à la volée, en mode prévisionnel (congés en attente de validation) et en mode réel Consulter le planning général des congés
  • 32. Gagner du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée ! Gestion des notes de frais Aide à la saisie Transmission instantanée Calculs automatiques Ventilation automatique Gestion des barèmes kilométriques Gestion des demandes de congés Aide à la saisie Gestion des congés exceptionnels Gestion des absences Pilotez votre activité, centralisez l’information Tableau de bord de disponibilité des équipes Synthèse des dépenses engagée par collaborateur Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0 Intégrable dans un intranet / extranet existant Evolutif vers un intranet collaboratif complet Compatible avec Sage 100