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EverSuite Compliance - Votre système d'archivage mixte

  • 1. 1© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Philippe KERREST – Consultant EverSuite Juin 2013 EverSuite Compliance Votre système d'archivage mixte Juin 2013Noureddine Lamriri - Responsable consultant ECM
  • 2. 2© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Les enjeux de l’archivage électronique L’archivage est une préoccupation grandissante des entreprises. Celles-ci devant relever des enjeux :  Économiques : en maîtrisant les processus de tri et de destruction des archives. Il est à noter que le volume à archiver double tous les 9 à 12 mois.  Organisationnels : en rationalisant les flux d’archives entrant. Ces flux sont aujourd’hui multi-canal, multi-format, multi-flux.  Réglementaires : en étant en phase avec le cadre réglementaire, normatif, législatif, en lien avec leur activité et leur fond documentaire. EverSuite Compliance constitue une solution simple et cohérente pour l’archivage de tous les types de flux de l’entreprise. De plus, quelque soit le support, électronique ou papier, en donnant le cas échéant une valeur probatoire au document archivé, avec une remise en ligne et un accès facilité à l’information.
  • 3. 3© EVER TEAM SA – www.ever-team.com  Ce type de progiciel s’articule autour de modules interopérables et complémentaires permettant de couvrir l’ensemble du spectre applicatif :  Guichet unique d’accès aux archives  Référentiel archives mixte unifié  La gestion des archives physique  La gestion des archives électronique Progiciel d’archivage mixte – Pourquoi ?  Les apports ?  Partage de l’information  Maitrise des risques  Référentiel documentaire d’entreprise fiable Ainsi, garantir une parfaite gouvernance de l’information
  • 4. 4© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Les atouts d’EverSuite Compliance  Archivage Mixte de tous types de flux de données ou de documents quel que soit leur support : Combinaison de l’archivage papier et électronique  Respect du cadre normatif : NFZ 42013:2009, ISO-15489, ISO-14721 (OAIS),…  Module de remise en ligne et de recherche avancée  Prise en charge de la valeur probatoire
  • 5. 5© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Dispositifs de pérennisation Système d’Archivage Global Solution EverSuite Compliance Les apports d’EverSuite Compliance Systèmes Opérationnels Dispositifs de pérennisation ERP CRM Editique Flux papier GED RH Dispositifs de sauvegarde Brique Archivage dédiée Brique Archivage dédiée Brique Archivage dédiée Brique Archivage dédiée … Documents vivants Archives courantes, intermédiaires et définitives
  • 6. 6© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Dispositifs de pérennisation Système d’Archivage Global Solution EverSuite Compliance Systèmes Opérationnels Dispositifs de pérennisation ERP CRM Editique Flux papier GED RH Dispositifs de sauvegarde Système d’Archivage Global Solution EverSuite Compliance … Documents vivants Archives courantes, intermédiaires et définitives Les apports d’EverSuite Compliance
  • 7. 7© EVER TEAM SA – www.ever-team.com EverSuite Compliance
  • 8. 8© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Les fonctions à retenir Sas d’import multi sources 1 Mécanisme d’injection dédié à la prise en charge d’archives 2 Sécurisation des dépôts 5 Stockage multi sites et indépendance / support 7 Traçabilité des actions 9 Remise en ligne automatisée 8 Aiguillage intelligent vers les supports 6 Référentiel d’archivage métier 3 Souplesse d’un progiciel intégré 10 Maitrise du cycle de vie 4
  • 9. 9© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Les fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance  Recherche Mode de recherche simple /avancée Affichage des listes de résultats Consultation de l’archive  Navigation dans le plan de classement Affichage de la notice archives ou du fichier électronique Plan de classement dynamique (multi classement, respect du référentiel d’archivage,…) Accès au plan de classement depuis le poste de travail Affichage des propriétés du document
  • 10. 10© EVER TEAM SA – www.ever-team.com  Saisie manuelle d’archivage mixte Formulaire web Ajouter un fichier électronique par la fonction « Parcourir » Ajouter un fichier électronique par la fonction« Glisser déplacer » depuis Windows Affichage de l’archive et des fichiers associés  Import de masse d’archives Import de masse électronique Import de versement de masse  Référentiel d’archivage Définition des règles de gestion Les fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance
  • 11. 11© EVER TEAM SA – www.ever-team.com  Espace de stockage papier et électronique  Statistique et traçabilité Module Communication Compteurs boites et dossiers Etat des magasins Les fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance
  • 12. 12© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Objectifs d’un référentiel d’archivage  Outil indispensable dans la mise en œuvre d’une politique d’archivage globale  Outil de référence décrivant, pour chaque organisation, les règles applicables à chaque typologie de document, dont principalement :  La durée de conservation,  La durée d’accès,  Le sort final,  Les conditions de diffusions,  La description du cadre d’application.  Le référentiel d’archivage prend en compte, notamment :  Les exigences législatives, réglementaires et normatives,  Les exigences particulières (géographiques, organisationnelles, temporelles, autres)
  • 13. 13© EVER TEAM SA – www.ever-team.com EverSuite Compliance – En synthèse  Le système répond au triple objectifs suivant :  Sécurisation/pérennisation de l’archivage de flux de données et de documents  Réduction du coût de stockage et du coût de remise en ligne  Satisfaction des utilisateur Mais également :  Désengorgement des applications métiers en production.  Dispose d’une progiciel de gestion d’archives électronique :  Administration « fonctionnelle »  Briques intégrées (import, gestion, recherche,…)  Indépendance vis-à-vis des supports, solutions de stockage choisie.  Centralisation de la politique d’archivage sur une unique solution (données et documents électronique et flux papier)  L’adéquation avec les normes archivistiques et de Records Management (ISO 15489, NFZ42013, Dublin Core, MoReq2, ISO 14721, ISO 19005)
  • 14. 14© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Expert de l’ECM + 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de Contenu Des centaines de clients en EMEA 10% de croissance en France en 2012
  • 15. 15© EVER TEAM SA – www.ever-team.com La gamme EverSuite Des solutions packagées, paramétrables & évolutives Un spectre ECM complet : acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher, valoriser Disponibles sous J2EE ou SharePoint
  • 16. 16© EVER TEAM SA – www.ever-team.com http://blog.ever-team.com EVER' BLOGS Suivez nos experts en Archivage & Case Management
  • 17. 17© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Pour contacter EVER TEAM www.ever-team.com http://blog.ever-team.com marketing@ever-team.com +33 (0)4 26 68 33 00 www.facebook.com/everteam http://twitter.com/ever_team_fr