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Gestion documentaire
numérisé
Harrag Naziha Le 10/10/2017
Introduction
La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire a pour
objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou
données dont on peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous
n'importe quel format.
C’est donc de l’information enregistrée sur un support
Les problématiques de la gestion d’archivage
-Comment repérer rapidement un dossier sur le serveur de fichier ou dans mes
classeurs?
-Combien de temps dois-je conserver mes documents?
-Comment chercher un document bien précis?
-Quel est le nommage le plus adéquat pour mon fichier?
Les 5 étapes pour mettre un archivage efficace
Etape 1 :L’étude préalable ou audit
Une réflexion autour de l’existant c’est-à-dire un audit interne de l’état de l’archive et la situation documentaire de
la société.
Etape2: La définition des besoins et la rédaction d’un cahier de charge
Une définition claire de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges complet a travers la mise en place d’une
séries d’interview et la prise de contact avec les spécialistes du secteur.
Etape3: Choix de la solution de gestion d’archivage
Gestion électronique des documents sous la forme d’un logiciel ou d’une application qui va assurer un accès facile
aux informations interne de la société et le gain du temps dans le SI global.
Etape4: Définition des responsabilités et des processus
La mise en place d’une politique d’archivage claire avec les interlocuteurs.
Etape5:La numérisation et le suivi
Numérisation en construisant un nouveau référentiel documentaire tout en réfléchissant à un hébergement interne ou
externe le plus adéquat.
Pourquoi une gestion d’archivage numérisée?
Accéder aux documents n'importe où , n'importe quand.
Trouver le bon document - rapidement et facilement.
Gestion efficace de documents.
Réutilisation facile de texte imprimé.
6 instructions pour le nommage des fichiers numérique
1. Mettre un nom explicite , significatif.
2. Ne pas utiliser de noms ou prénoms de personne pour les dossiers et documents.
3. Eviter les points , accents , (caractères parasites) , éviter les articles.
4. Mettre des tirets bas_le tiret du 8_pour séparer les mots .Ne pas mettre
d’espaces(caractère parasite).
5. Utiliser de préférence les minuscules pour les fichiers , les majuscules pour les
dossiers.
6. Appliquer le Versioning qui consiste à créer une nouvelle version d’un document à
chaque fois qu’il y aura des modifications ou mises à jour apportées à ce document.
Solution Informatique
 Une application informatique permettant la conservation pérenne et sécurisé des documents
numérisé.
 Le classement des documents selon une hiérarchie d’assurance.
 Mise en place d'une base de données complète qui regroupe toutes les données nécessaires.
 Identification du document.
 l’accès facile à ces informations à tout moment.
 Minimisation des travaux manuels.
 Facilitation de la réponse aux interrogations diverses concernant les documents numérisés.
 Assurance d'une gestion efficace et parfaite de recherche afin de fournir le maximum
d’informations sur les tarifs.
Les processus de gestion d’archivage
Numérisé
Indexer
Ranger
Classer
Conserver
Diffuser
Détruire
Solution Informatique: Les fonctionnalités
Conclusion
La mise en place d’un système de gestion des archives s’avérant fort
complexe et nécessitant des ressources en personnel et technique.
Toutes les solutions de gestion de document sont bonnes , si elles sont
adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise , il faut également
s’assurer que le service archives soit opérationnel et qu’il soit doté d’une
bonne organisation.

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  • 2. Introduction La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont on peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format. C’est donc de l’information enregistrée sur un support
  • 3. Les problématiques de la gestion d’archivage -Comment repérer rapidement un dossier sur le serveur de fichier ou dans mes classeurs? -Combien de temps dois-je conserver mes documents? -Comment chercher un document bien précis? -Quel est le nommage le plus adéquat pour mon fichier?
  • 4. Les 5 étapes pour mettre un archivage efficace Etape 1 :L’étude préalable ou audit Une réflexion autour de l’existant c’est-à-dire un audit interne de l’état de l’archive et la situation documentaire de la société. Etape2: La définition des besoins et la rédaction d’un cahier de charge Une définition claire de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges complet a travers la mise en place d’une séries d’interview et la prise de contact avec les spécialistes du secteur. Etape3: Choix de la solution de gestion d’archivage Gestion électronique des documents sous la forme d’un logiciel ou d’une application qui va assurer un accès facile aux informations interne de la société et le gain du temps dans le SI global. Etape4: Définition des responsabilités et des processus La mise en place d’une politique d’archivage claire avec les interlocuteurs. Etape5:La numérisation et le suivi Numérisation en construisant un nouveau référentiel documentaire tout en réfléchissant à un hébergement interne ou externe le plus adéquat.
  • 5. Pourquoi une gestion d’archivage numérisée? Accéder aux documents n'importe où , n'importe quand. Trouver le bon document - rapidement et facilement. Gestion efficace de documents. Réutilisation facile de texte imprimé.
  • 6. 6 instructions pour le nommage des fichiers numérique 1. Mettre un nom explicite , significatif. 2. Ne pas utiliser de noms ou prénoms de personne pour les dossiers et documents. 3. Eviter les points , accents , (caractères parasites) , éviter les articles. 4. Mettre des tirets bas_le tiret du 8_pour séparer les mots .Ne pas mettre d’espaces(caractère parasite). 5. Utiliser de préférence les minuscules pour les fichiers , les majuscules pour les dossiers. 6. Appliquer le Versioning qui consiste à créer une nouvelle version d’un document à chaque fois qu’il y aura des modifications ou mises à jour apportées à ce document.
  • 7. Solution Informatique  Une application informatique permettant la conservation pérenne et sécurisé des documents numérisé.  Le classement des documents selon une hiérarchie d’assurance.  Mise en place d'une base de données complète qui regroupe toutes les données nécessaires.  Identification du document.  l’accès facile à ces informations à tout moment.  Minimisation des travaux manuels.  Facilitation de la réponse aux interrogations diverses concernant les documents numérisés.  Assurance d'une gestion efficace et parfaite de recherche afin de fournir le maximum d’informations sur les tarifs.
  • 8. Les processus de gestion d’archivage Numérisé Indexer Ranger Classer Conserver Diffuser Détruire
  • 9. Solution Informatique: Les fonctionnalités
  • 10. Conclusion La mise en place d’un système de gestion des archives s’avérant fort complexe et nécessitant des ressources en personnel et technique. Toutes les solutions de gestion de document sont bonnes , si elles sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise , il faut également s’assurer que le service archives soit opérationnel et qu’il soit doté d’une bonne organisation.