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moutamani chafik
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«Ce guide a été élaboré dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL), contrat
numéro EPP-I-00-04-00037-00, Ordre de service N° 2, entre l’Agence Américaine pour le
Développement International (USAID) et Research Triangle Institute (RTI International). Il a
été préparé par Monsieur Mohamed ZANA, en tant que consultant de RTI International».
moutamani chafik
Guide de comptabilité simplifiée pour
les associations de développement local




                                          Projet de Gouvernance Locale - Maroc




                                                      Guide de comptabilité
                                                             simplifiée pour
                                                         les associations de
                                                       développement local
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                    les associations de développement local




                                                                                    Préface
Durant ces vingt dernières années, le Maroc a connu un développement conséquent
du tissu associatif. Les associations, sont appelées à jouer un rôle de plus en plus
important dans le développement durable du pays par leur implication dans la gestion
des affaires locales, en particulier dans le cadre de l’Initiative Nationale pour le
Développement Humain (INDH).

Le défi est grand pour de nombreuses associations, notamment les plus récentes,
souvent équipées uniquement de leur bonne volonté et de leurs liens privilégiés avec
la population. Le renforcement de leurs capacités afin qu’elles puissent réaliser leurs
ambitions et devenir des partenaires à part entière des Pouvoirs Publics est donc une
priorité.

La réalisation de cet objectif reste tributaire d’une bonne maitrise des aspects relatifs à
la gestion quotidienne, ce qui impose le renforcement de leurs compétences notamment
dans le domaine de la comptabilité.

En effet, l’utilisation des outils et principes de la comptabilité est devenu un facteur clé
de succés pour ces associations. la comptabilité leur permet d’assurer la transparence
de leur gestion et de créer des relations de confiance avec la population, les partenaires
et les bailleurs de fonds.

Dans ce but, le Programme de Gouvernance Locale (PGL) de l’Agence Américaine
pour le Développement International (USAID) au Maroc se joint à la Coordination
Nationale de l’INDH du Ministère de l’Intérieur, pour publier ce guide pratique à
l’usage des associations locales.

Ce guide, qui fait partie d’une série de documents destinés essentiellement aux
associations, est élaboré dans un langage simple et compréhensible permettant, à un
public non averti, de comprendre et de mettre en oeuvre les principes de base d’une
comptabilité simplifiée.

Nous encourageons donc les associations marocaines à en faire plein usage, tout en
espérant qu’il réponde à leurs attentes.

                                                                          ...... Bonne lecture
                           Christian ARANDEL, Directeur du projet de Gouvernance Locale
Guide de comptabilité simplifiée pour
         les associations de développement local




Sommaire
† Préface ..................................................................................................................................... 2
† Sommaire................................................................................................................................. 3
† Introduction ............................................................................................................................. 4
† Chapitre 1. La comptabilité associative................................................................................... 7
      La comptabilité c’est quoi au juste? ................................................................................... 7
      Assise juridique de la comptabilité associative .................................................................. 7
      Objectifs de la comptabilité associative ............................................................................. 8
      Les spécificités de la comptabilité associative ................................................................... 8
      Incidences des particularités des associations sur la comptabilité.................................... 13
      Conseils pratiques............................................................................................................. 16
      Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée et spécifique...................... 17
† Chapitre 2. Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations .............................. 21
      Enregistrer vos opérations bancaires et en espèce dans des cahiers journal de
      caisse et de banque ........................................................................................................... 21
      Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diverses ................. 25
      Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles.............................................................. 27
      Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables	.....................30
      Conseils pratiques..............................................................................................................35
† Chapitre 3. La justification et l’archivage des opérations comptables ...................................36
      Utilité des pièces justificatives ..........................................................................................36
      Exiger une pièce justificative externe................................................................................37
      Etablir des pièces justificatives interne en fonction des besoins                               ........................................41
      Classer soigneusement les pièces justificatives                        .................................................................44
      Conseils pratiques..............................................................................................................46
† Chapitre 4. L’inventaire de fin d’exercice .............................................................................47
      Objet de l’inventaire ..........................................................................................................47
      Inventorier les espèces en caisse .......................................................................................48
      Réaliser un rapprochement comptable de votre compte bancaire......................................48
      Inventorier le matériel et le mobilier de votre association ................................................49
      Prendre en compte l’usure de vos équipements ................................................................49
      Ajuster les opérations dans le temps .................................................................................52
      Conseils pratiques..............................................................................................................54
† Chapitre 5. Synthèse et analyse des opérations comptables ...................................................56
      Etablir le bilan de votre association ..................................................................................56
      Passer du bilan initial au bilan final ..................................................................................58
      Etablir le compte de résultat ..............................................................................................63
      Prendre en compte le bénévolat.........................................................................................65
      Conseils pratiques..............................................................................................................69
† Annexes ..................................................................................................................................72
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                               les associations de développement local




                                                                    Introduction

Les       associations   régulièrement     un support de la gestion participative
constituées        qui    fonctionnent     et animation de la vie démocratique.
selon les principes démocratiques          Cependant, il est de notre devoir de
et de transparence et les règles           se demander pourquoi nous sommes
rationnelles de gestion constituent        arrivés à une telle situation, et pourquoi
sans nul doute l’une des conditions        la comptabilité ne fait pas une bonne
essentielles de l’émergence et /ou de      presse.
la consolidation d’une société civile
responsable participant pleinement au      Les associations avancent en général
développement socio-économique et          qu’elles ne disposent pas de moyens
culturel.                                  financiers qui leurs permettent de
                                           recruter un comptable.
Elles forment des espaces de réflexion
et de travail collectif ou se déploient    Les membres réalisent des opérations
des efforts communs pour des causes        épisodiques au gré de leur disponibilité et
communes.                                  suivant les moyens humains et matériels
Elles constituent ainsi des viviers où     du moment, la tenue d’une comptabilité
bouillonnent, germent et s’expriment       d’encaissement et décaissement.
des aspirations collectives.
                                           D’autres imputent cette situation à la
Avec l’essor qualitatif qu’a connu ce      carence de vulgarisation. Les adhérents
secteur au Maroc à partir de la dernière   des associations ne sont pas sensibilisés
décennie du 20ème siècle, notamment        suffisamment sur les obligations et
le développement d’un type nouveau         l’utilité de la comptabilité.
d’associations qui opèrent dans            La tenue de la comptabilité est reléguée
l’appui au développement durable, il       au dernier plan. Ils élisent généralement
est constaté la nécessité de renforcer     des trésoriers qui ignorent toute notion
l’accompagnement technique des             de comptabilité et gestion financière.
associations oeuvrant dans le domaine
du développement social et humain pour     Certains vont plus loin dans leur analyse
la tenue d’une comptabilité régulière et   et imputent cette situation à l’absence
transparente.                              d’une politique appropriée qui milite
                                           en faveur de la professionnalisation
La comptabilité n’est pas seulement un     de l’association par le recrutement du
instrument d’information mais aussi        personnel permanent compétent.
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Les structures étatiques d’appui                renforcement de la transparence et
aux associations, les bailleurs de              la bonne gouvernance au sein des
fonds, les organismes internationaux            associations.
financent, généralement, les projets
de renforcement des capacités                   La comptabilité générale en effet,
managériales      des associations par          en tant qu’un instrument de gestion
la formation et l’information, mais             utilise un langage complexe qui n’est
rarement les frais de fonctionnement            accessible qu’aux professionnels ayant
interne et les salaires des gestionnaires       une formation spécialisée.
permanents y compris les comptables.
                                                La terminologie de la comptabilité rend
Au vu d’un tel constat, deux défis sont à       difficile le contrôle des comptables
relever : l’adaptation et la simplification     professionnels par les adhérents des
de la comptabilité.                             associations.

L’association est une institution qui           L’association est en effet une institution
présente un caractère altruiste et              démocratique et participative par
désintéressé. Elle est régie par des            excellence dans laquelle la primauté
principes de solidarité, participation,         est accordée à l’homme aux dépens du
démocratie et engagement envers la              capital. Cette caractéristique devrait se
société et la communauté locale.                refléter dans l’élément clef de sa vie,
                                                c’est-à-dire, dans sa gestion.
Au début de ce troisième millénaire, le         Il faudra donc trouver des méthodes
Maroc s’active pour disposer d’un plan          efficaces pour un enseignement
comptable des associations qui prend            élémentaire afin que les principes
en compte ces spécificités.                     démocratiques, acceptables en théorie,
                                                puissent être appliqués en pratique.
Un autre défi et non pas des moindre
c’est celui de la simplification et la          Autrement dit, il faut faire de sorte que
formation. La simplification de la              la gestion des associations soit aussi
comptabilité et la valorisation de              l’affaire de tous les membres.
l’élément humain par la formation
semblent être l’une des solutions               Les recherches pour la simplification
appropriées pour la généralisation              de la comptabilité du point de vue
de la tenue de la comptabilité et le            technique, sans toutefois perdre de
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                les associations de développement local




son efficacité du point de vue de            Les autres chapitres présentent, selon
l’information s’imposent. C’est dans ce      l’ordre chronologique, les différentes
cadre qu’un tel guide a été réalisé. Il se   opérations       comptables        qu’une
propose de servir d’outil de référence       association est tenue de réaliser.
et d’information pour les associations
afin de les aider à tenir une comptabilité   Afin de permettre une meilleure
simplifiée qui répond à leurs besoins.       compréhension aux utilisateurs, ce guide
                                             fait à chaque fois que cela est possible/
Ce guide est composé de cinq chapitres.      nécessaire, appel à des exemples,
Le premier est consacré aux spécificités     exercices et conseils pratiques.
de la comptabilité associative.
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Chapitre I
           La comptabilité associative

                 “    La comptabilité associative est une technique qui sert à
                      enregistrer, classifier et récapituler les événements qui

                                                                             ”
                      ont un caractère financier et bénévole de l’association.



La comptabilité c’est quoi au juste ?
La bonne gestion de votre association dépend la plupart du temps de la bonne
organisation de votre comptabilité et de vos finances.

La comptabilité est une technique qui sert à :




                                         }} }
    Enregistrer
                                                     Les événements de l’association
    Classifier                                       qui ont un caractère financier et
                                                     les contributions bénévoles
    Récapituler


L’enregistrement chronologique des opérations des associations à caractère financier
est effectué selon la date de réalisation mais au fur et mesure de la mise à disposition
du comptable ou trésorier des pièces justificatives.

Assise juridique de la comptabilité associative
Vous êtes « une association ordinaire » qui reçoit périodiquement des subventions
qui dépassent 10 000,00 DH d’une collectivité locale ou d’un établissement public
ou d’une société dont l’Etat ou la collectivité locale est actionnaire : vous êtes obligés
de tenir une comptabilité régulière.

Plusieurs dispositions d’origines et finalités diverses peuvent imposer aux associations
la tenue de la comptabilité.
     † Les statuts de l’association peuvent contenir des règles précises sur
       l’obligation de tenir une comptabilité ;
     † La législation fiscale conditionne l’exonération des associations de certains
       impôts par la tenue d’une comptabilité régulière ;
     † Les contrats et conventions de partenariat conclus entre l’association et le
       partenaire peuvent exiger la tenue d’une comptabilité saine et transparente, la
       production de rapports financiers périodiques,...etc.
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                les associations de développement local




    Objectifs de la comptabilité associative
    La comptabilité et la vie financière conditionnent la permanence et la réussite de
    l’association en lui donnant par la même les moyens d’atteindre les buts qu’elle s’est
    fixée.	
    L’objectif principal de la comptabilité est donc d’être un moyen d’information :
         † Elle permet de donner des informations pour déterminer la situation
           financière de votre association ;
         † Elle vous donne le coût exact annuel de l’activité du projet que vous pourriez
           entreprendre ;
         † Elle est la base des prévisions financières (budgets) ;
         † Elle peut permettre aux dirigeants d’une association de suivre et contrôler la
           gestion de leur structure si elle est tenue régulièrement;
         † Elle est indispensable pour assurer la réussite de l’association et mener
           une politique de développement.

    La comptabilité est également un moyen de gestion participative car :
        † Elle permet de renforcer la confiance des adhérents ;
        † De mobiliser leurs compétences et leurs énergies ainsi que leur motivation
          dans le travail ;
        † De sensibiliser les adhérents sur la situation financière de leur association et
          les inciter à participer aux délibérations et à la formulation des propositions
          susceptibles de renforcer les finances de l’association.

    Les spécificités de la comptabilité associative
    L’association se distingue de la société commerciale sur les plans des :
         † Objectifs ;
         † Activités ;
         † Mode de participation au pouvoir ;
         † Mode de participation à la propriété ;
         † Mode de répartition des résultats,...etc.
    Elle partage avec les autres composantes de l’économie sociale (coopératives,
    mutuelles) un certain nombre de principes et valeurs qui les rendent aptes à jouer un
    rôle de premier ordre dans l’appui au développement durable.

    Parmi, les particularités des associations qui ont une incidence sur la tenue de la
    comptabilité, on peut citer entre autres :
        † Son objet social désintéressé ;
        † Sa propriété collective ;
        † La présence du bénévolat ;
        † L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital ;
        † L’importance de ressources financières spécifiques.
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Objet social désintéressé
L’association peut réaliser comme n’importe quelle société, un bénéfice dit excédent
de gestion. Mais ce qui la distingue de la société, ou coopérative c’est que cet
excédent ne doit nullement être réparti entre les membres sous quelque forme que
ce soit. L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par les personnes
n’ayant par elles mêmes ou par personnes interposées aucun intérêt direct ou indirect
dans les résultats d’exploitation. Son activité doit présenter une utilité sociale.

Propriété collective
L’association ne peut avoir de capital social auquel donnerait lieu des apports en
numéraires comme, c’est le cas dans une coopérative ou société. Elle peut affecter
l’excédent ou une partie, aux réserves, mais ces réserves sont impartageables au
cours de son fonctionnement ou en cas de sa liquidation. On dit que l’association
possède une propriété collective, contrairement aux sociétés qui se caractérisent par
leur propriété privée.

Après dissolution de l’association, le boni de liquidation devra être affecté à une
association, une fédération ou une institution qui poursuit un objet similaire.



                            Contrairement à ce qui est répandu, la cotisation annuelle
                            versée par l’adhérent à son association n’est pas un capital,
      STOP                  C’est une contribution au fonctionnement de l’association
                            qui ne peut être remboursée à l’adhérent en cas de son
                            retrait.


L’article 6 du Dahir du 15 novembre 1958 énumère les biens que l’association peut
posséder et administrer. Il s’agit de :
     † Locaux et matériel destinés à l’administration de l’association et aux
       réunions de ses membres ;
     † Immeubles nécessaires à l’exercice de son activité et à la réalisation de ses
       objectifs.

La possession de biens meubles par l’association ordinaire n’est pas autorisée
dans le cadre de la législation en vigueur. Par meubles on sous entend en droit,
les marchandises. La possession de biens immobiliers est limitée. Les associations
ne peuvent acquérir d’autres immeubles que ceux qui sont nécessaires à
l’accomplissement des objectifs et activités prévus dans les statuts de l’association.
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                 les associations de développement local




     La présence indispensable du bénévolat
     L’activité des associations est basée sur le bénévolat. Ce critère est indispensable.
     Il ne peut y avoir d’association sans travail bénévole. Etant donné l’importance des
     apports bénévoles dans les associations, ils doivent être valorisés et donc inscrits en
     comptabilité.


       Arguments en faveur de la valorisation et enregistrement du bénévolat :
       La valorisation du bénévolat revêt une importance primordiale pour les
       associations, les pouvoirs publics, et les bailleurs de fonds.

       Pour les associations :
            † Elles y trouvent un moyen d’affirmer leurs légitimités ;
            † Comptabiliser toutes les charges qui concourent au coût de revient d’un
              service ou d’un fonctionnement et non seulement celles qui font l’objet
              d’un paiement ;
            † Obtenir des coûts vérités de fonctionnement (coûts, complets et réels)
              qui permettent de pouvoir juger sainement la gestion et d’effectuer des
              comparaisons valables entre des associations ou activités d’une même
              association ;
            † Présenter une situation patrimoniale sincère et transparente.
            • Ce mécanisme de valorisation permettra de donner une situation claire
              sur les activités d’une association et son patrimoine ;
            • Mettre en évidence l’autofinancement d’une partie de ses projets pour
              rendre visible le poids financier de la ressource bénévole par rapport aux
              autres apports et services rémunérés.

       Vis-à-vis des bailleurs de fonds
       La valorisation de l’apport du bénévolat dans les projets de développement
       permet d’évaluer l’importance des ressources gratuites, en temps et en
       compétences, que l’association est capable de mobiliser et d’en constituer une
       contribution locale.

       Pour les pouvoirs publics
       Ils voient dans le bénévolat un moyen pour mettre en exergue son poids et tester
       les capacités des associations à mobiliser la société civile pour lui attribuer des
       taches précises dans le développement.

       En outre la rareté des ressources financières dédiées aux secteurs sociaux trouve
       un palliatif au niveau des apports bénévoles




10
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital
Le mode de participation au pouvoir de décision dans une association est calqué
sur le mode de fonctionnement de la démocratie parlementaire (Un homme = Une
voix). Chaque membre n’a droit qu’à une seule voix quelque soit le montant de la
cotisation versée. L’importance dans une association est accordée à l’homme dans
les prises des décisions et les élections des membres du Conseil d’administration et
du bureau exécutif. Dans les sociétés anonymes, l’importance est donnée aux actions
(Une action = Une voix). L’importance dans une société est accordée au capital.

L’importance des ressources financières spécifiques
L’association, contrairement aux sociétés, compte essentiellement sur l’apport
et le travail bénévole. Elle ne dispose pas de capital social et recoure rarement au
crédit bancaire. En revanche, elle compte sur des ressources financières spécifiques
autorisées par la législation en vigueur.



   En vertu du Dahir du 15 Novembre                  En vertu des principes des
   1958 tel que modifié, les associations         obligations et contrats, les dites
 simplement déclarées peuvent posséder            associations peuvent posséder et
 et administrer les ressources suivantes :      administrer les ressources suivantes :

• Des Subventions publiques                     • Recettes de facturation des services
• Droits d’adhésions                              à la population cible dans le cadre de
• Cotisations annuelles                           leurs activités et leurs objets ;
• Aides du secteur privé                        • Des produits financiers (compte
• Aides d’une partie étrangère ou organisme       bancaire courant ou bloqué) ;
  international sous réserves des               • Des ressources et sponsoring et
  articles 17 et 32 bis:                          commodats ;
                                                • Des amendes ;
Art. 17 : Les partis politiques et             • Des ressources diverses : Ressources
                                                  provenant des ventes occasionnelles
 associations à caractère politique doivent :
- Etre constituées par des nationaux              ou permanentes de publication,
  marocains;                                      revues, brochures.
- Fonctionner exclusivement avec les fonds
  d’organismes d’origine marocain.

Art. 32 bis : Les associations qui
reçoivent des aides étrangères sont tenues
d’en faire la déclaration au Secrétaire
Général du Gouvernement en spécifiant le
montant obtenu et son origine et ce dans un
délai de 30 jours francs à compter de la date
d’obtention de l’aide.


                                                                                           11
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                                     les associations de développement local




          Tableau comparatif sur quelques critères de distinctions ou ressemblances
                entre association ordinaire, coopérative et société de capitaux.

         Critères de distinction                                   Société       Coopérative           Association
                                                                                                        ordinaire

         Recherche du profit pour rémunérer le                        oui              non                   non
         capital

         Activités commerciales sans aucune                           oui              non1                  non
         limite

         Bénévolat une donnée essentielle                            non               oui                   oui

         Peut réaliser des excédents                                  oui              oui                   oui

         Interdiction de distribuer les excédents                    non               non                   oui

         Réserves impartageables                                     non               oui                   oui

         Se constitue avec un capital social                          oui              oui                   non

         Dirigeants élus rémunérés                                    oui             non                    non

         Résolutions prises se basent sur la règle
         suivante :
         † un homme égal une voix                                    non               oui                   oui
         † une action égal une voix                                  oui               non                   non

         L’adhérent peut vendre ses actions ou                        oui              non                   non
         parts sociales au public

         L’adhérent peut réclamer ses parts                           oui              non                   non
         sociales réévaluées

         Boni de liquidation réparti entre les                        oui              non                   non
         associés

         Possède une propriété collective                            non               oui                   oui



     1
         La coopérative ne peut acheter et vendre que les produits de ses membres sauf autorisation administrative.



12
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Incidences des particularités des associations sur la comptabilité
L’association étant une institution particulière. Il est normal qu’elle soit dotée d’un
plan comptable spécifique qui s’inspire du plan général de la comptabilité marocaine
des entreprises et qui prend en compte ses particularités.

Un plan comptable n’est pas comme son nom pourrait le faire croire, une nomenclature
hiérarchisée et ordonnée des comptes, mais un ensemble de définitions assez
rigoureuses pour enlever toute ambiguïté au langage technique utilisé ainsi qu’une
méthode applicable au classement des faits, à l’enregistrement des mouvements de
fonds et à la détermination aussi exacte que possible des valeurs.

Parmi les incidences des particularités des associations sur la comptabilité qui sont
pris en compte par le projet du plan comptable marocain des associations en cours
de publication :
     † des comptes transformés du plan comptable général marocain des entreprises ;
     † des comptes qui ne peuvent pas exister ;
     † et des comptes nouveaux.




                                  Exemples de comptes transformés


 Excédent au lieu               L’association ne poursuivant pas un but lucratif, elle ne
 du bénéfice et                 réalise pas un bénéfice net d’impôt qui sera distribué
 Insuffisance au lieu           aux actionnaires au prorata de leurs actions comme c’est
 de perte                       le cas d’une société. Elle réalise plutôt un excédent de
                                fonctionnement impartageable ou une insuffisance de
                                fonctionnement.

 Compte usager                  L’association n’est pas censée exercer des activités
 au lieu du compte              commerciales et vendre des marchandises produites par
 client                         elle ou achetées pour les revendre aux clients. Elle peut
                                cependant facturer des services, généralement, au prix
                                coûtant aux usagers dans le cadre de ses activités d’intérêt
                                général.




                                                                                               13
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                               les associations de développement local




                           Exemple de comptes qui n’existent pas

     Compte capital         Le capital social qui est une ressource essentielle dans
                            une société n’existe pas dans une association. Le compte
                            capital n’a donc pas de place dans la comptabilité d’une
                            association.

     Compte crédit          Etant donné que l’association exerce des activités sociales
     bancaire               non rentables du point de vue économique et ne possède
                            pas de capital, rare sont les banques qui peuvent accorder
                            des crédits aux associations à l’exception des associations
                            de micro crédit.

     Compte achat           L’achat de marchandise et leurs reventes en l’état ou après
     de marchandises        transformation d’une façon habituelle et répétitive, est
     revendues en l’état    considéré par le code de commerce marocain comme un
                            acte de commerce. Cette activité est du ressort des sociétés
                            commerciales et non des associations.

     Compte vente de        La législation en vigueur ne permet pas aux associations
     marchandises           d’exercer des activités de transformation des matières
                            premières destinées à la production et la vente.

     Compte dons et legs L’association ordinaire ne peut acquérir qu’à titre onéreux
     (association ordinaire) et de ce fait ne peut recevoir de dons et legs.


     Comptes financiers     A l’exception des associations d’utilité publique, les
                            associations ne peuvent fructifier leurs fonds en achetant des
                            actions, obligations, ou de fonds communs de placement.
                            Aussi, l’existence de ces comptes dans la comptabilité des
                            associations ordinaires n’est pas justifiée.




14
Guide de comptabilité simplifiée pour
    les associations de développement local




                                  Exemple de comptes nouveaux

Compte fond                   Ce compte englobe les excédents accumulés, les apports et
associatif                    subventions d’équipement sans droit de reprise auxquel il
                              faut ajouter le résultat de l’exercice.

Les apports                   Les actionnaires d’une société peuvent faire des apports
                              en nature qui sont évalués par des experts et incorporés au
                              capital social de la société. Les apports dans une association
                              ont une signification différente. Ils se font au moment de
                              la création de l’association et n’ont qu’une contrepartie
                              morale sauf si l’apporteur exige la reprise de l’apport
                              dans un contrat. De ce fait, il y’a lieu de distinguer en
                              comptabilité des associations entre les apports avec des
                              droits de reprise et les apports sans droit de reprise.

Compte subvention             Les entreprises poursuivant un but lucratif peuvent aussi
affectée à des biens          recevoir des subventions. Ce qui est une spécificité c’est
renouvelables                 l’importance des subvention dans les ressources des
                              associations.
                              De ce fait, des précisions quant au contenu de ce compte
                              s’imposent. Si l’apporteur de subvention l’a considéré
                              comme unique et donc non renouvelable pour lui.
                              L’association doit prendre ses dispositions pour renouveler
                              le matériel acquis par le biais de la subvention en affectant
                              une partie de son excédent annuellement à l’usure du
                              matériel dit en comptabilité « Amortissement ».

Comptes des                   Contrairement aux sociétés, le bénévolat dans une
opérations                    association constitue une ressource essentielle et devra
bénévoles                     par conséquent être valorisé et pris en compte dans sa
                              comptabilité.




                                                                                               15
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                 les associations de développement local




      Fonds dédiés            La spécialisation des exercices figure parmi les principes
                              de la comptabilité. Si l’association a reçu d’un partenaire
                              une subvention de fonctionnement et n’a dépensé que la
                              moitié du montant au cours de l’exercice comptable qui
                              coïncide généralement avec l’année civile, la moitié de
                              la subvention non utilisé devra être affecté à un compte
                              spécifique dénommé « fonds dédié ».


                          Le cadre juridique adéquat pour réaliser des activités
                          génératrices de revenus est la coopérative et la société.
                          La loi No 24 – 83 formant statut général des coopératives
                          et missions de l’Office de Développent de la Coopération
                          (ODECO) offre un cadre favorable pour permettre aux
          STOP            adhérents d’acheter des matières premières, de produire,
                          de commercialiser leur production dans le marché pour la
                          valoriser et réaliser un excédent de gestion qui sera réparti
                          entre les adhérents en fonction de leurs transactions dans
                          les coopératives, de services et du travail fourni dans les
                          coopératives de travail en commun.


     Conseils pratiques
     A propos de la prise en compte des particularités des associations dans la comptabilité,
     sachez qu’un projet de plan comptable spécifique aux associations a été approuvé par
     le Conseil Supérieur National de la Comptabilité. Ce projet sera mis en application
     dés son approbation par arrêté du Ministère des Finances.

     Quelques informations du contenu du dit projet nous semblent utiles :
        † Le modèle simplifié, est considéré comme suffisant aux besoins
          d’informations concernant les ssociations ;
        † Les critères, à retenir pour les associations pouvant recourir aux modèles
          simplifiés, sont fixés par les pouvoirs publics ;
        † Par rapport aux prescriptions de la Comptabilité Générale de la normalisation
          comptable CGNC, les simplifications ont porté sur les méthodes d’évaluation,
          l’organisation de la comptabilité, le plan de comptes et les états de synthèse.




16
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Au niveau des méthodes d’évaluation
   † L’association peut procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des
     biens produits par estimation du coût d’achat ou de production, ou sur la base
     du prix de vente avec application d’un abattement correspondant à la marge
     pratiquée ;
   † L’association peut procéder au calcul des amortissements des immobilisations
     selon une méthode simplifiée.

Organisation de la comptabilité
   † Les menus dépenses relatifs aux frais généraux difficilement justifiables
     par des pièces externes peuvent être appuyés par des documents justificatifs
     internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association ;
   † L’association est dispensée de la tenue des livres légaux côtés et paraphés par
     le tribunal (livre journal et livre d’inventaire), à condition de conserver le
     livre journal et les états de synthèse pendant au moins 5 ans ;
   † L’association peut procéder à l’enregistrement des opérations à leur date
     d’encaissement ou décaissement. Les créances et les dettes peuvent n’être
     enregistrées qu’à la clôture de l’exercice en vue de l’établissement des états
     de synthèse ;
   † La centralisation des écritures peut être effectuée une fois par exercice, par
     l’établissement d’une balance générale des comptes ;
   † L’association peut être dispensée de la tenue du grand livre si la balance des
     comptes peut être établie directement à partir du livre journal avec un niveau
     de sécurité suffisant.

En attendant l’approbation par le Ministère des Finances du dit projet de Plan
Comptable des associations marocaines, les associations sont tenues de prendre
en compte dans leur comptabilité les incidences des particularités des associations
décrites ci-dessus.

Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée
et spécifique
La comptabilité des associations de développement local peut se résumer dans les
opérations suivantes :

Chaque opération réalisée ou engagée par l’association est enregistrée au fur et
à mesure de la réception des pièces justificatives dans les outils simplifiés suivants :
    † Cahier journal de caisse ;
    † Cahier journal de banque,
    † Cahier des opérations diverses ...




                                                                                           17
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                les associations de développement local




     Les contributions bénévoles sont estimées et enregistrées dans le cahier journal
     des opérations bénévoles.

     Les opérations enregistrées sont triées et reportées dans le registre d’organisation
     et suivi des opérations par fiche d’opération. Chaque fiche contient l’histoire de
     chaque opération.

     En fin d’exercice qui coïncide généralement avec la fin de l’année civile,
     l’inventaire et contrôle des écritures, est réalisé et inscrit dans un registre spécial
     d’inventaire.

     Après avoir tenu compte des résultats d’inventaire, le restant (ou solde) des
     fiches des opérations de fin d’exercice par nature est reporté sur les documents de
     synthèses et d’analyse (bilan et compte résultats).

     D’une manière générale, la comptabilité simplifiée peut être tenue en trois phases
     qui sont :
          † L’enregistrement des opérations à caractère comptable ;
          † Le classement et l’archivage des pièces comptables ;
          † Le traitement des informations comptables et bénévoles

     Chaque étape implique des documents spécifiques, ainsi que des règles particulières
     de conduite que le trésorier est tenu d’observer. Ces règles visent essentiellement
     à garantir la fidélité, la sincérité et la transparence des informations comptables
     vis-à-vis de toutes les personnes qui ont un droit de regard sur l’organisation (les
     membres, les fournisseurs, les clients, les institutions de financement, les autorités
     locales, etc.).




18
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




      Enregistrement                      Classement/archivage           Traitement des
                                                                    informations comptables

 C’est la première étape               Les pièces comptables,      Le traitement des
 du travail comptable qui              une fois numérotées et      données ou informations
 consiste à inscrire les               enregistrées doivent être   comptables     enregistrées
 informations comptables               classées suivant un ordre   conduit à l’établissement
 dans les journaux et                  chronologique dans les      du compte du résultat et
 fiches spécifiques de                 classeurs. Ces classeurs    du bilan. C’est un travail
 suivi des opérations.                 doivent à leur tour être    qui se fait par périodicité,
                                       gardés accessibles à        généralement à la fin d’un
                                       tout moment pendant         exercice comptable.
                                       au moins une dizaine
                                       d’années avant d’être
                                       détruits. Ce classement
                                       est indispensable pour
                                       la bonne conservation
                                       des documents et des
                                       informations comptables.

La tenue d’une comptabilité régulière est transparente nécessite également le partage
de l’information comptable avec les adhérents de l’association.

Cette étape est très importante dans la vie associative car elle permet de maintenir
une importante dynamique de groupe basée sur les principes des efforts collectifs et
de la participation effective de tous les membres dans la vie d’une association.

En effet, les membres d’une association se sont regroupés pour mettre en commun
leurs efforts afin de contribuer au développement par la réalisation de projets
spécifiques qui visent l’amélioration socio-économique de la population. Pour cela,
ils sont intéressés de connaître, au moins une fois par an, le résultat de leur solidarité
et de leur participation active à la vie de leur organisation.

Ces résultats sont exprimés en comptabilité dans les documents de synthèse et d’analyse
à savoir le bilan et le compte de résultat dit compte de produits et charges.




                                                                                                  19
Guide de comptabilité simplifiée pour
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     Ainsi, les membres d’une association ont besoin de connaître :
         † Les moyens d’équipement dont dispose l’association pour fonctionner ainsi
           que ses créances et disponibles en banque et en caisse ;
         † Le patrimoine de l’association c’est-à-dire ses fonds propres ou fonds
           associatifs ;
         † Les charges et produits de fonctionnement et leur répartition, par catégorie de
           partenaires qui ont contribué au fonctionnement et équipement ;
         † Les résultats de leurs activités : Si c’est un excédent comment l’affecter et si
           c’est un déficit quel est sa cause et ses conséquences et comment le couvrir et
           l’éviter.

     Les décisions concernant la vie de l’association ne peuvent être prises
     démocratiquement par les membres adhérents lors de l’Assemblée Générale que si
     l’exposé de ces données de gestion est bien compris par ces derniers.

     C’est pourquoi, une méthode de communication simple, basée sur la visualisation
     s’avère nécessaire pour les comptes annuels lors de cette Assemblée Générale.




20
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Chapitre II
           Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations

       “    L’enregistrement est la première étape du travail comptable qui
            consiste à écrire les informations comptables dans les documents
            appropriés. Il importe de noter que l’enregistrement comptable
            se fait après une analyse rigoureuse des opérations comptables
            devant permettre d’identifier les documents dans lesquels les
            écritures devront être portées.
                                                ”
L’association réalise quelques opérations financières par semaine. Elle peut recevoir
des cotisations de ses membres ; effectuer des dépenses de préparation du dossier
de la déclaration préalable ; recevoir une subvention de la commune, de la région
ou d’un bailleur. Toutes ces opérations doivent être enregistrées et justifiées. Tout
enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation du mouvement
ainsi que les références de la pièce justificative correspondante.
Nous pouvons simplifier l’enregistrement comptable dans 4 opérations à savoir :
     † Enregistrement des opérations comptables courantes ;
     † Enregistrement des opérations diverses ;
     † Enregistrement du bénévolat ;
     † Organisation et suivi des opérations.

Enregistrer vos opérations bancaire et en espèce dans des cahiers
journal de caisse et de banque
Chaque opération comptable peut être enregistrée soit :
   † Dans un cahier du journal de caisse : si elle est effectuée en espèce ;
   † Dans un cahier du journal de banque : si elle est effectuée par chèque ;
   † Dans un cahier du journal des opérations diverses : si elle ne concerne ni l’un
     ni l’autre (opérations d’emprunt et de créances) ;

Les écritures se passent chaque jour ou à la limite chaque semaine. Le trésorier ou un
adhérent lettré peut facilement tenir ces cahiers.

Cahier du journal de caisse
Prenez un cahier d’écolier et inscrivez sur la première page de couverture :
    † Le nom de l’association ;
    † En grande majuscule «Caisse» ;
    † L’année.




                                                                                         21
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     Vous tenez votre compte sur le cahier jour par jour selon le modèle suivant :

        N°    Référence de Nature de      Date de Montant en Dhs                     Restant
      d’ordre   la pièce    l’opération l’opération
              justificative                         Entrée Sortie




     De cette façon,
                                N° d’ordre : Correspond au numéro de l’opération. Vous
     vous pouvez savoir
                                pouvez opter pour une numérotation simple (1,2,3, .....
     chaque jour ce qui
                                n) ou une numérotation composée en intégrant le mois
     vous reste en caisse
                                de la dépense par exemple pour la première dépense du
     selon votre cahier
                                mois de janvier 2008 le numéro attribué sera 001/01.
     journal caisse.
                                La neuvième dépense du mois de février sera ainsi
     Il suffira au caissier
                                numérotée 009/02 et ainsi de suite.
     de faire le rapport
     entre ce résultat          Référence de la pièce justificative : Il s’agit de donner
     comptable et la            le type de la pièce justificative
     réalité de l’argent        (facture, reçu, bon, ...) et son numéro.
     qu’il a en caisse en
     utilisant la pièce         Nature de l’opération : Spécifier la nature de
     « inventaire               l’opération correspondante à la pièce justificative.
     en espèce »                Par exemple, des photocopies effectuées chez le
     pour connaître             buraliste du coin.
     exactement quel est
     le montant que vous        Date de l’opération : Noter la date correspondant à la
     avez dans votre            réalisation de la dépense et ou de l’encaissement.
     boite/caisse.
                                Montant en Dhs : Noter le montant en entrée s’il s’agit
     Vous aurez bien sûr        d’une recette et en sortie s’il s’agit d’une dépense de
     acheté cette boite/        l’association. Par exemple, les photocopies effectuées
     caisse en prenant          chez le buraliste du coin comme une dépense. C’est
     la précaution d’en         à noter en « Sortie ». Quand l’association reçoit des
     trouver une qui se         sommes dues en espèces, le montant de celles-ci est
     fermera à clés et          reporté en « Entrée ».
     vous l’aurez placée
     en sécurité à l’abri       Restant : Rapporter la différence entre les « Entrées » /
     d’un vol éventuel.         « Sorties » de chaque ligne



22
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Exercice d’application

Le 2 janvier 2002, l’association« Amal » dispose d’une somme d’argent de 1 000
Dhs en caisse.

Le même jour, l’adhérent «Driss» paie sa cotisation fixée 100 Dhs en espèce.
Le trésorier paie le 31 janvier 2002, le loyer du local pour une valeur de
500 Dhs. Passez en écriture comptable ces opérations.


                                         Cahier journal de caisse

  N°           Date           Réf. de              Nature de       Montant en Dhs    Solde
d’ordre                       la pièce            l’opération                         Dhs
                            justificative                          Entrée   Sortie

  01/02     2/1/2002 -                          Solde disponible   1000       -      1000

  02/02      2/1/2002 Bon de recette Cotisation de l’adh
                                                       -            100       -      1100
                      N° 20/2002     hérent «Driss»
  03/02     31/1/2002 Reçu du loyer Loyer                            -       500     600


Le restant en caisse au 31 janvier 2002 est de 600 Dhs.


Cahier du journal de banque
Dés que vous avez un peu trop d’argent en caisse, vous le verserez à la banque dans
laquelle vous aurez ouvert un compte en prenant la précaution de donner la signature
collective à 2 membres du comité exécutif (le président, le trésorier).

Le journal de la banque se tient en fait dans un cahier d’écolier de la même façon
que le journal de la caisse. Les rubriques du cahier journal banque sont identiques à
celles du cahier journal caisse.

Exercice d’application

Une association a démarré son activité annuelle le premier janvier 2002 par
un solde bancaire de 50 000 Dhs.




                                                                                             23
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                                                                   les associations de développement local




     Elle a acquis un ordinateur pour 10 000 Dhs         le 10 mars 2002. L’achat a été
     réglé par chèque. Elle a retiré 1 000 Dhs par chèque pour alimenter sa caisse. Cette
     opération a été effectuée le 15 avril 2002. Le 20 Mai 2002, elle paie par chèque la
     facture mensuelle d’électricité d’un montant de 1 000 Dhs.

     Passez l’écriture comptable de ces opérations.
                                 Cahier journal de la banque

        N°       Date       Réf. de           Nature de     Montant en Dhs                 Solde
      d’ordre               la pièce         l’opération                                    Dhs
                          justificative                     Entrée        Sortie

       01/02     1/1/02                   Restant banque    50 000            -            50 000

       02/02    10/3/02 Facture N° ... Acquisition d’un        -          10 000           40 000
                                       ordinateur
       03/02    15/4/02                Alimentation de la      -           1 000           39 000
                                       caisse
       04/02    20/5/02 Chéque N° ... Paiement quittance       -           1 000           38 000
                                       électricité




     L’association peut fusionner le cahier du journal de caisse et cahier du journal de
     banque en un seul : dit «cahier du journal caisse / banque» suivant le modèle ci-
     aprés :

                             Cahier du journal Caisse et Banque

        N°       Réf.     Date      Nature de        Caisse              Banque
      d’ordre                      l’opération Entrée Sortie Solde Entrée Sortie Solde




24
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      les associations de développement local




Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations
diverses
On peut définir les opérations diverses comme étant les opérations comptables
effectuées par une association et qui ne concernent ni la caisse ni la banque.

Les opérations diverses sont enregistrées dans un document comptable spécifique
appelé « le cahier journal des opérations diverses ».

Si votre association est de petite taille, vous pouvez enregistrer les opérations à
leurs dates d’encaissement et décaissement dans le cahier de journal de caisse et de
banque. Toutefois, si les opérations d’emprunt et de créances sont importantes, il est
souhaitable que votre association enregistre ces opérations dans un cahier simplifié
dit cahier de journal des opérations diverses.
L’association peut également enregistrer directement ces opérations dans des fiches
correspondantes (fiches des créances sur les usagers des services dispensées par
l’association)

L’association peut utiliser ce cahier, si elle emprunte ou achète à crédit ou si elle
octroie des crédits ou vend ses services à crédit.

On y inscrit les opérations comptables qui n’intéressent ni la caisse ni la banque.


                           Cahier du journal des opérations diverses

  N°    Date Réf. Nature Emprunt dettes Restant      Créances        Restant
d’ordre             de Augmentant Diminuant     Augmentant Diminuant
                  l’opé-
                  ration




                                                                                         25
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      N° d’ordre : Notez le numéro de l’opération, selon le même principe du cahier
      journal.

      Date : Rapportez la date de l’opération

      Référence : Donner le type de la pièce justificative et son numéro.

      Nature de l’opération : Notez explicitement la nature de l’opération

      Emprunts et dettes : Rapportez le montant des emprunts et dettes contractées
      par l’association. S’il s’agit d’un emprunt/dette effectué, notez le montant dans la
      colonne «Augmentant». Si, par contre il s’agit du remboursement d’un emprunt/
      dette, en totalité ou en partie, notez le montant correspondant dans la colonne
      «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les dettes/emprunts
      contractés et les remboursements effectués.

      Créances : C’est très rare, mais il arrive que l’association octroie des crédits
      à son personnel et facture ses services aux usagers à crédit. Dans ce cas,
      rapportez le montant du crédit octroyé dans la colonne «Augmentant». A chaque
      remboursement, total ou partiel, noter le montant dans la colonne «Diminuant».
      La colonne «Restant» correspond au solde entre les crédites octroyés et les
      remboursements effectués.

     Exercice d’application


     Le 20 janvier 2005, l’association Al Amal achète à crédit, du mobilier du bur-
     reau chez le fournisseur Ali et Frères Bureautique (AFB), pour un montant de 10 000
     Dhs.

     Le 15 février 2005, l’association règle 50 % de la facture correspondante à l’achat
     de fournitures de bureau chez le fournisseur Ali et Frères bureautique (AFB).

     Le 20 février 2005, l’association Al Amal vend ses services à crédit pour un
     montant de 6 000 Dhs.

     Passez ces écritures comptables dans le cahier des opérations diverses.



26
Guide de comptabilité simplifiée pour
       les associations de développement local




  N°      Date      Nature de    Emprunt et dettes Restant      Créances        Restant
                   l’opération Augmentent Diminuent        Augmentent Diminuent

001/01 20/01 Achat à crédit             10 000     -     10 000
                  de fournitures
                  de bureau

002/02 15/02 Rembours
                    -                       -    5 000   5000
                  sement au
                  fournisseur
                  AFB des achats
                  de fourniture
                  de bureau

003/02 20/02 Vente de servic
                           -                -      -              6 000    -      6 000
                  ces à crédit


Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles
Le bénévolat constitue une donnée essentielle pour les associations.
C’est pourquoi, il est souhaitable de l’enregistrer et de l’insérer dans le bilan et le
compte de résultat. L’enregistrement des opérations bénévoles est effectué dans
un document comptable spécifique appelé «le cahier journal des opérations
bénévoles».

L’association devra établir pour chaque contribution volontaire une pièce comptable
indiquant la date, la nature de l’opération, le nom de la personne concernée, le mode
d’évaluation de l’apport.

Il existe plusieurs méthodes pour estimer ces contributions. Parmi elles, celle du
« coût de remplacement », c’est-à-dire ce que devrait débourser l’organisation s’il
fallait faire réaliser ces services non rémunérés par des salariés (différencier selon la
nature des tâches réalisées par chaque bénévole et imputer à chacune des composantes
le coût de recours...).

Exemple d’application :
Le président de l’association «Al Amal» (Ahmed) a animé le 10/01/2006 une session
de formation de trois jours.




                                                                                            27
Guide de comptabilité simplifiée pour
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                               Journal des opérations bénévoles

     Solution:

      N°     Date          Nature de         Nombre Coût d’une Valeur Nom et qualité
                          l’opération        d’unité  unité     total de la personne

            1/10/06     Animation d’une         3 jours    1 000         3 000           Ahmed
                      session de formation                Dhs/Jour                    professionnel



     Exercice d’application général pour l’utilisation des journaux simplifiés :
     Le mois de janvier 2005, l’association a réalisé les opérations suivantes :

     Un adhérent a versé en espèce 1 200 Dhs de cotisations le 20 janvier.
     Le trésorier a établit un reçu n°075/01.

     Les frais du dossier de constitution de l’association en espèce s’élèvent à
     1 000 Dhs le 16 janvier. L’association a reçu la facture n° 127/01 pour l’acquittement
     de cette dépense.

     Contribution d’un bailleur de fonds est de 50 000 Dhs par chèque
     le 20 janvier. L’association a reçu ordre de virement n°0157.167.05

     Acquisition d’un ordinateur : 10 000 Dhs par chèque le 20 janvier.
     Facture n°1322/05

     Achat de fournitures de bureaux par chèque 10 000 Dhs le 22 janvier.
     Facture n° 147/05.

     Acquisition de mobilier et matériel de bureau par chèque 10 000 Dhs
     le 25 janvier. Facture n° 136/05.

     Retrait de 10 000 Dhs de la banque pour alimenter la caisse. Retrait effectué le
     26 janvier. Bordereau de retrait n° 198.02/02.

     Une avance de 1 500 Dhs a un membre par chèque le 30 janvier. Le membre en
     question a signé le reçu n° 045/02.

     Il est demandé d’inscrire ces opérations dans les cahiers journaux                      simplifiés
     correspondant du mois de janvier2005



28
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     les associations de développement local




                                     Cahier du journal de caisse

 Date      Référence de la pièce Nature de l’opération                   Entrée   Sortie   Restant
               justificative

10/01/05 Reçu N° 075/01                        Cotisations               1 200              1 200

16/01/05 Facture N° 127/01                     Frais dossier                      1 000     200

26/01/05 Bordereau de retrait                  Alimentation de la        10 000            10 200
         N° 198.02/02                          caisse (retrait banque)




                                    Cahier du journal de banque

  Date     Référence de la pièce Nature de l’opération                   Entrée   Sortie   Restant
               justificative

20/01/05 Ordre de virement n°                  Contribution bailleurs    50 000            50000
         0157.167.05                           de fonds

20/01/05 Facture n° 1322/05                    Acquisition d’un                   10000    40000
                                               ordinateur

22/01/05 Facture n° 147/05                     Fourniture de bureau               10000    30000

25/1/05 Facture n° 136/05                      Acquisition de MMB                 10000    20000

26/1/05                                        Retrait pour alimenter             10000    10000
                                               la caisse

30/01/05 Reçu n° 045/02                        Avance à un membre                  1500     8500




                                                                                                     29
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                  les associations de développement local




                           Cahier du journal des opérations diverses

       Date     Référence de la pièce Nature de l’opération      Avoir         Doit        Restant
                    justificative                                 )+(           )-(

     30/01/05 Reçu N° 045/02           Avance à un adhérent      1 500                       1 500



                           Pour simplifier les opérations d’enregistrement, on peut
                           procéder à la numérotation simple des pièces justificatives
                           en fonction de l’ordre de réception. Par exemple, la
          STOP
                           première facture reçue au 1er janvier 2005 aura le n° 1.
                           Les factures suivantes seront numérotées en fonction de
                           leur ordre d’arrivée.



     Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations
     comptables
     Après avoir enregistré toutes les opérations dans les cahiers du journal caisse, de
     banque et éventuellement dans le cahier journal des opérations diverses, le trésorier
     doit trier les écritures contenues dans ces cahiers en fonction de la nature des
     opérations et les regrouper dans les fiches d’un registre dit d’organisation et suivi
     des opérations.

     Vous pouvez avoir des fiches de cotisations, de subventions par partenaire, matériel
     informatique et autres. Cette organisation va permettre de suivre la situation de
     chaque opération à un moment donné, de prendre les décisions qui s’imposent
     mais également de préparer le bilan de votre association et le compte de résultat de
     l’année.

     Parmi les fiches d’opération de suivi les plus utilisées, on peut citer :
         † La fiche des cotisations ;
         † La fiche des salaires et charges sociales ;
         † La fiche du mobilier et matériel de bureau ;
         † La fiche du matériel informatique ;
         † Les fiches des partenaires ;
         † La fiche ventes de services (facturation de services) ;
         † La fiche des usagers.




30
Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




La fiche partenaire vous permet d’honorer vos engagements en suivant de prés le
solde de la subvention que le partenaire vous a accordé mais surtout de lui transmettre
régulièrement le dossier des justificatifs de l’utilisation de la subvention qui est
constitué :
    † D’une lettre des justificatifs et de remerciements ;
    † D’un rapport d’activité concernant les activités et résultats obtenus après
      avoir utilisé la subvention ;
    † Une fiche de synthèse de la subvention financière ;
    † Un décompte financier détaillé des dépenses concernant la subvention reçue ;
    † Une photocopie des pièces justificatives.

En cas de remboursement d’une partie de la subvention, ce qui est très rare, le
montant est inscrit en sortie. Le restant est égal aux subventions accordées moins les
remboursements. Les dépenses d’utilisation de la subvention sont inscrites en sortie.
En général, on ajoute une colonne dans laquelle on y inscrit les dépenses prévues par
nature dans le cadre du budget prévisionnel du projet financé par la dite subvention.



                                          FICHE PARTENAIRES

    Association :

    Information sur le partenaire
    Dénomination partenaire :

    Adresse :
    Personnes de contact et coordonnées :

    Information sur la convention de partenariat
    N° de la convention ou contrat :
    Date / signature :
     - Référence du contrat ou convention spécifique
     - Montant de la subvention et ventilation des dépenses en fonction des
       rubriques du budget.

       N° pièce    Date          Nature de      Prévoir dans Sortie   Entrée   Restant de Restant de la
     justificative              l’opération      le budget                     l’opération subvention




                                                                                                          31
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                 les associations de développement local




     Exemple :
     Une association a reçu une subvention le 01/01/06 par chèque de 80 000 Dhs. Elle a
     effectué les opérations suivantes :
          † Paiement des charges de location le 20/01/06 pour 10 000 Dhs sur
            20 000 Dhs prévus dans le budget du projet financé ;
          † Acquisition de matériel informatique le 30/01/06 pour 50 000 Dhs sur
            60 000 Dhs prévus.

     La fiche partenaire sera présentée de la manière suivante :

            Nature de           Date     Opération   Sortie   Entrée      Restant         Restant
           l’opération                    Prévues                                       subvention

     Subvention               01/01/06                         80 000                     80 000
     Location                 20/01/06    20 000     10 000                10 000         70 000
     Matériel informatique    30/01/06    60 000     50 000                10 000         20 000



     A la lecture de cette fiche, l’association a reçu 80 000 Dhs de subvention.
     Elle a dépensé 10 000 Dhs sur les 20 000 prévus pour la location. Il lui reste donc
     10 000 Dhs à dépenser sur la même rubrique (location). Elle a également acheté du
     matériel informatique pour un montant de 50 000 Dhs sur les 60 000 Dhs prévus à
     cet effet. Il lui reste donc 10 000 dhs à dépenser sur cette rubrique.

     D’une manière générale, l’association a dépensé 60 000 Dhs sur les 80 000 Dhs reçus.
     Les 20 000 Dhs qui restent sont à affecter selon les rubriques correspondantes.


     Le suivi de la fiche de cotisation vous permet de connaître le montant des cotisations
     versées et peut servir de support de rappel aux adhérents de leurs engagements
     (paiement de leurs cotisations). L’Assemblée Générale de l’association est l’occasion
     propice pour récolter les cotisations des membres qui ont refusé pour une cause ou
     une autre de verser leurs cotisations. Les statuts des associations en général stipulent
     que l’adhérent est tenu de verser sa cotisation chaque année sous peine de perdre
     la qualité de membre et d’être privé de son droit de participer aux délibérations de
     l’Assemblée Générale et réunions du conseil d’administration. Le comité exécutif
     devra lui adresser une lettre de rappel et d’avertissement et le révoquer en attendant
     que l’Assemblée Générale statue sur son cas.




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Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




                          FICHE GLOBALE DES COTISATIONS DES
                             MEMBRES D’UNE ASSOCIATION


    Association :
    Adresse :
    Tél :
    Fax :

       N°        Nom et                Adresse            Date    Cotisation Cotisation   Cotisation
                 Prénom                                d’adhésion   2001       2002         2003


        1    Farid SAAD       12, rue fida Marrakech   02/02/2000   10000,00   8000,00     8000,00
        -
       60
                              Total 2001
       61
        -
       82
                               Total 2002
       83
        -
                               Total 2003




La tenue régulière des fiches permet de :
    † Suivre régulièrement toutes les opérations réalisées en particulier celles
      réalisées avec les tiers ;
    † Utiliser l’information comptable des fiches comme support de gestion
      participative ;
    † Faciliter le contrôle de la comptabilité et gestion par les adhérents ;
    † Calculer le solde final de chaque opération. Ce solde est reporté directement
      dans le bilan et le compte résultat avant inventaire de fin d’exercice.

L’un des suivis les plus importants est celui des frais de mission par le biais de la
Fiche de notes de frais. Cette fiche nous renseigne sur tous les frais de mission et
les pièces justificatives de ces missions y compris celles des membres du conseil
d’administration.




                                                                                                       33
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                        les associations de développement local




     Elle est présentée par les membres du comité exécutif ou toute autre personne à
     laquelle on a confié une responsabilité qui l’a conduite à la ville voisine pour effectuer
     au nom de l’association une démarche ou/et des achats.

     Au départ de ce messager, on lui aura remis une avance et il aura signé un reçu pour
     le montant de cette avance. Le trésorier gardera, soigneusement, ce reçu jusqu’au
     retour du messager qui devra présenter par écrit la liste de toutes les dépenses qu’il
     aura effectué lors de ce voyage. Il justifiera chacune des dépenses par une facture ou
     un reçu et inscrira sur une page spéciale toutes les dépenses pour lesquelles il n’a pas
     pu obtenu de reçu (taxi- téléphone- cadeau,..., etc.)

     Il va de soi que la différence entre l’avance reçue et le total des dépenses doit être
     rendus immédiatement au trésorier.

     Parmi les autres fiches, on peut citer la fiche du matériel et équipements dont vous
     trouverez le modéle ci-après.


                                       MODELE DE FICHE DU
                                     MATERIEL ET EQUIPEMENTS

          Association :

          Adresse :

          Tél :

          Fax :

           Réf.      Date        Matériel    Prix    Qt. Valeurs Taux   A      A         Valeur nette
                  d’aquisition              Unitaire      total A (*) annuel cumulé       comptable


          Facture 10/05/2002     Ordinateur 10.000   2   20.000 10%    2000    2000         18 000
            n°




          (*) : Amortissement




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Guide de comptabilité simplifiée pour
      les associations de développement local




Conseils pratiques
L’enregistrement de toutes vos opérations engagées et réalisées dans les outils
simplifiés (cahier journal de caisse et de banque et cahier journal des opérations
diverses) et leur justification par des pièces justificatives internes et externes est un
préalable vers la tenue régulière et transparente de votre comptabilité.
En effet si toutes les opérations sont enregistrées et justifiées, elles permettront à
n’importe quel comptable qualifié, qui peut vous aider à établir en quelques heures
la situation comptable annuelle de votre association et d’utiliser les informations
comptables pour préparer un rapport financier à l’assemblée générale.

Il ne faut enregistrer les opérations qu’au fur et à mesure de la réception des pièces
justificatives numérotées.

Chaque pièce comptable qui sera classée dans le classeur banque sera numérotée et
le numéro de pièce correspondra à l’écriture en question dans le cahier journal.

Toutes les recettes importantes doivent être enregistrées en banque. La caisse sert à
effectuer les petites dépenses.

Si vous gérez plusieurs projets, il est préférable d’avoir un cahier de journal de
caisse et de banque pour chaque projet. Cette organisation va vous faciliter le suivi
de la gestion financière de chaque projet.

Il faut prendre la précaution de faire régulièrement un rapprochement entre situation
donnée par votre propre banque et le relevé bancaire que vous demandez à votre
banque. S’il y a une différence, il faut la rechercher et faire l’état de rapprochement

N’oubliez pas d’enregistrer l’écriture des intérêts et frais pour obtenir l’équilibre.
Souvent seul, un relevé bancaire donne le chiffre exact de ces intérêts et frais.

Lorsque l’association réalise beaucoup d’opérations, elle peut recourir à un
professionnel pour l’aider à tenir une comptabilité complète à partie double en
enregistrant les opérations dans les cahiers journaux en rubriques débit et crédit
solde débiteur et solde créditeur et établissant la balance de vérification en réalisant
l’inventaire et régularisation avant d’établir le bilan et le compte de résultat.

Ces opérations sont difficilement assimilables par un adhérent non qualifié.




                                                                                            35
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                 les associations de développement local




     Chapitre III
              La justification et l’archivage des opérations comptables

             “   La justification et l’archivage sont indispensables pour conserver
                 et pour garder accessibles à tout moment les informations
                 comptables et les éléments de preuve. Un archivage
                 méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations
                 ultérieures pour fins de contrôles et de vérifications, ou même
                 d’exploitations pour des prises de décisions.
                                                                 ”
     En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une
     pièce. Sans cette justification, le contrôleur de votre comptabilité ne pourrait pas
     accepter l’écriture et rejettera la dépense s’il s’agit d’une charge non justifiée.
     Une pièce justificative est un document qui prouve la dépense et son affectation ou
     son créditeur (facture du fournisseur, titre de transport, ticket d’autoroute, ...).

     Utilité des pièces justificatives

     La pièce justificative possède une double utilité :
         † Elle déclenche l’enregistrement en ce qui concerne les opérations courantes.
           C’est seulement lorsque le trésorier reçoit la pièce justificative qu’il doit
           passer l’écriture comptable ;
         † Elle sert de preuve à toute occasion de contrôle. La pièce justificative est l’un
           des documents importants qui servent de base au contrôle.


                          Au cas où votre association est assujettie au paiement
                          d’impôt sur les sociétés, son excédent serait réévalué
                          d’autant avec compléments d’impôts à acquitter. Le
                          plus embarrassant, c’est que les partenaires et adhérents
          STOP
                          perdent confiance dans les gestionnaires et peuvent aller
                          jusqu’à réclamer le remboursement des dépenses non
                          justifiées voire même intenter une action en justice. C’est
                          dire l’importance de la pièce justificative.

     Il existe deux types de pièces justificatives. Les pièces externes et les pièces
     internes.




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Guide de comptabilité simplifiée pour
        les associations de développement local




Exiger une pièce justificative externe

Les pièces justificatives externes à l’association sont émises par les tiers.
Quelques pièces justificatives externes :
a- Devis et bon de commande :
Dans certains cas, l’association est obligée d’avoir trois devis contradictoires avant
de procéder à l’achat d’un service ou d’une fourniture. Cette procédure est souvent
appliquée si la dépense prévue dépasse un certain montant fixé contractuellement
entre l’association et son partenaire (souvent le bailleur de fonds).

Un devis répond à une demande de devis émise par l’association. Il comprend un
listing des articles, reprenant les mêmes critères mentionnés dans la demande de
devis émise par l’association. Le devis doit préciser les prix de chaque article ainsi
que le montant total. Dans certains cas, des conditions spécifiques sont notés dans
la demande de devis (délais et modalités de livraison, modalités de paiement, ...), le
devis doit répondre a ces conditions spécifiques pour être valable.


    SOCIÉTÉ                                                                             Nom de l’Association : ...........................
                                                                                        Adresse de l’Association : .....................
                                                                                        ...............................................................
                                                                                        Tél : .......................................................
                                                                                        Fax : .......................................................

    Devis N° : DV01285

    Objet : Offre de prix

    Monsieur,
    Suite à votre consultation dont nous vous remercions, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-aprés notre
    devis dûment complété par nos soins ainsi que nos meilleurs prix.

           Réf.                                  Désignations                                   PU/HT Quantités PT/HT


     TDF 148            Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800                      1 000,00                07            7 000,00
                        poste forme
             -          -                                                                             -                  -                  -
             -          -                                                                             -                  -                  -



            TOTAL H.T                        TAUX T.V.A                   MONTANT TVA                               TOTAL TTC
             7 000,00                           20%                         1 400,00                                  8 400,00

                                                                                                                Cachet + signature


  SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca
                      Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma




                                                                                                                                                          37
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                                           les associations de développement local




     Après avoir réuni trois devis contradictoires et choisi le moins disant : une opération
     d’achat commence par un ordre d’achat appelé «bon de commande». Donné
     verbalement ou par téléphone, l’ordre doit être confirmé par écrit : Lettre ordinaire
     ou imprimé préparé à cet effet.

     Le fournisseur donne un accusé de réception appelé «confirmation» dans lequel il
     rappelle les indications contenues dans le bon de commande.

     L’association conserve une copie du bon de commande.

     Le bon de commande est une formule imprimée au nom du fournisseur. Il reprend les
     mêmes éléments mentionnés dans le devis.


                                                                                Nom de l’Association : ...........................
                                                                                Adresse de l’Association : .....................
                                                                                ...............................................................
                                                                                Tél : .......................................................
                                                                                Fax : .......................................................
         Nom de société
         Adresse

         Fax :

         Marrakech, le 10/08/2006

         Objet : Bon de commande

         Monsieur,
         Suite à votre devis N°............, nous vous prions de prendre en compte ce bon de commande :

                 Réf.                          Désignations                             PU/HT Quantités PT/HT


         TDF 148          Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800            1 000,00                07            7 000,00
                          poste forme
                  -       -                                                                   -                  -                  -
                  -       -                                                                   -                  -                  -
                  -       -                                                                   -                  -                  -
                  -       -                                                                   -                  -                  -

                                         TOTAL HT                                                                              7 000,00
                                  MONTANT TVA (TAUX 20%)                                                                       1 400,00
                                   MONTANT A PAYER TTC                                                                         8 400,00



                                                                                     Signature du président
         Délai de livraison :
                                                                                     et du trésorier
         Meilleurs salutations,




38
Guide de comptabilité simplifiée pour
        les associations de développement local




b- Le bordereau de livraison et bon de réception :
A la livraison de la commande, on vous remet un bon de livraison.

Le bon de livraison est une note, une sorte de facture provisoire qui accompagne
la livraison, avec la différence toutefois qu’elle ne porte pas de prix et qu’elle est
remise avec la marchandise livrée par le fournisseur à l’association.

Ce bon reste entre les mains de l’association et lui permet de vérifier la marchandise
reçue et sa conformité avec le bon de commande.

 Le bon de livraison est établi en deux copies dont l’une signée par l’association et
conservée par le fournisseur. Cette partie tient lieu de bon de réception.


                                                                  Bordereau de livraison


    Date : ...........................................                                                                        Bon livraison N° : .......................

    Expéditeur : .................................                                                                            Destinataire : ...............................




    Réf. / Commande : ...............................................................
    Condition de paiement : ......................................................


                        Désignations                                  Unité de            Quantité                                 Observation
                                                                      mesure




                            TOTAL



    Reçu: .................................................................................................................
    La marchandise ci-dessus : .......................................... A ..............................le

                                                                                                                                             Signature




                                                                                                                                                                               39
Guide de comptabilité simplifiée pour
                                                                                                         les associations de développement local




     c- La facture :
     La facture est le document établi par le fournisseur pour indiquer au client le détail
     du prix à payer. Elle est établie en double exemplaire, l’original est envoyé au client,
     et le fournisseur conserve le double.
     Pour être valable, une facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
          † Identification du fournisseur (nom et coordonnées) ;
          † Date de la facture ;
          † Identification du client ;
          † Désignation des articles avec la quantité et le prix unitaire en Hors Taxes (HT) ;
          † Montant total de la facture en Hors Taxes (HT) ;
          † Montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A) ;
          † Montant à payer par le client (montant total en Toutes Taxes Comprises – T.T.C.).

     Accessoirement, si le paiement de la facture est différé, suite à une entente entre
     fournisseur et client, la facture comportera la date prévue du règlement.



         SOCIÉTÉ                                                                             Nom de l’Association : ...........................
                                                                                             Adresse de l’Association : .....................
                                                                                             ...............................................................
                                                                                             Tél : .......................................................
         Date : ......................                                                       Fax : .......................................................



                                                           FACTURE N° 01285

                Réf.                                  Désignations                                   PU/HT Quantités PT/HT


          TDF 148            Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800                      1 000,00                 07           7 000,00
                             poste forme
                  -          -                                                                             -                  -                  -
                  -          -                                                                             -                  -                  -



                 TOTAL H.T                        TAUX T.V.A                  MONTANT T.V.A                            NET A PAYER
                  7 000,00                           20%                         1 400,00                                8 400,00

         Arrêtée la présente facture à la somme de :
         Huit Mille Quatre Cents Dirhams TTC

                                                                                                                           Cachet + signature


       SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca
                           Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma




40
Guide de comptabilité simplifiée pour
        les associations de développement local




Etablir les pièces justificatives internes en fonction des besoins

Les pièces justificatives internes sont des pièces émises par l’association pour
ses besoins propres tant au niveau des encaissements que des décaissements.
Quelques pièces justificatives internes

a- Le reçu :
C’est un écrit par lequel une personne (le trésorier de l’association en général)
reconnaît avoir reçu un bien ou une somme d’argent.
Il doit contenir au minimum les éléments suivants :
     † Un numéro d’ordre ;
     † Le nom du receveur (trésorier de l’association) ;
     † Le montant de la somme reçue ;
     † Le mode de règlement (espèces ou chèque) ;
     † L’objet du règlement (à quoi correspond ce règlement) ;
     † La date et la signature du receveur (trésorier de l’association).

Le reçu est établi en deux exemplaires dont l’un est gardé par l’association et l’autre
est donné à celui qui a procédé au règlement.


   Association : ...............................

   Adresse : .....................................


                                                     Quittance / Reçu N° .........



          Je soussigné M........................, trésorier de l’association .........................................................

          reconnaît avoir reçu de ...................................................................... la somme de ....................

          ........................... par chéque N° ............................................. objet de versement : ..................

          ...........................



                                                                                              A.................. le .........................



          Pour l’association : Le trésorier




                                                                                                                                                 41
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  • 3. «Ce guide a été élaboré dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL), contrat numéro EPP-I-00-04-00037-00, Ordre de service N° 2, entre l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) et Research Triangle Institute (RTI International). Il a été préparé par Monsieur Mohamed ZANA, en tant que consultant de RTI International».
  • 5. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Projet de Gouvernance Locale - Maroc Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local
  • 6. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Préface Durant ces vingt dernières années, le Maroc a connu un développement conséquent du tissu associatif. Les associations, sont appelées à jouer un rôle de plus en plus important dans le développement durable du pays par leur implication dans la gestion des affaires locales, en particulier dans le cadre de l’Initiative Nationale pour le Développement Humain (INDH). Le défi est grand pour de nombreuses associations, notamment les plus récentes, souvent équipées uniquement de leur bonne volonté et de leurs liens privilégiés avec la population. Le renforcement de leurs capacités afin qu’elles puissent réaliser leurs ambitions et devenir des partenaires à part entière des Pouvoirs Publics est donc une priorité. La réalisation de cet objectif reste tributaire d’une bonne maitrise des aspects relatifs à la gestion quotidienne, ce qui impose le renforcement de leurs compétences notamment dans le domaine de la comptabilité. En effet, l’utilisation des outils et principes de la comptabilité est devenu un facteur clé de succés pour ces associations. la comptabilité leur permet d’assurer la transparence de leur gestion et de créer des relations de confiance avec la population, les partenaires et les bailleurs de fonds. Dans ce but, le Programme de Gouvernance Locale (PGL) de l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) au Maroc se joint à la Coordination Nationale de l’INDH du Ministère de l’Intérieur, pour publier ce guide pratique à l’usage des associations locales. Ce guide, qui fait partie d’une série de documents destinés essentiellement aux associations, est élaboré dans un langage simple et compréhensible permettant, à un public non averti, de comprendre et de mettre en oeuvre les principes de base d’une comptabilité simplifiée. Nous encourageons donc les associations marocaines à en faire plein usage, tout en espérant qu’il réponde à leurs attentes. ...... Bonne lecture Christian ARANDEL, Directeur du projet de Gouvernance Locale
  • 7. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Sommaire † Préface ..................................................................................................................................... 2 † Sommaire................................................................................................................................. 3 † Introduction ............................................................................................................................. 4 † Chapitre 1. La comptabilité associative................................................................................... 7 La comptabilité c’est quoi au juste? ................................................................................... 7 Assise juridique de la comptabilité associative .................................................................. 7 Objectifs de la comptabilité associative ............................................................................. 8 Les spécificités de la comptabilité associative ................................................................... 8 Incidences des particularités des associations sur la comptabilité.................................... 13 Conseils pratiques............................................................................................................. 16 Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée et spécifique...................... 17 † Chapitre 2. Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations .............................. 21 Enregistrer vos opérations bancaires et en espèce dans des cahiers journal de caisse et de banque ........................................................................................................... 21 Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diverses ................. 25 Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles.............................................................. 27 Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables .....................30 Conseils pratiques..............................................................................................................35 † Chapitre 3. La justification et l’archivage des opérations comptables ...................................36 Utilité des pièces justificatives ..........................................................................................36 Exiger une pièce justificative externe................................................................................37 Etablir des pièces justificatives interne en fonction des besoins ........................................41 Classer soigneusement les pièces justificatives .................................................................44 Conseils pratiques..............................................................................................................46 † Chapitre 4. L’inventaire de fin d’exercice .............................................................................47 Objet de l’inventaire ..........................................................................................................47 Inventorier les espèces en caisse .......................................................................................48 Réaliser un rapprochement comptable de votre compte bancaire......................................48 Inventorier le matériel et le mobilier de votre association ................................................49 Prendre en compte l’usure de vos équipements ................................................................49 Ajuster les opérations dans le temps .................................................................................52 Conseils pratiques..............................................................................................................54 † Chapitre 5. Synthèse et analyse des opérations comptables ...................................................56 Etablir le bilan de votre association ..................................................................................56 Passer du bilan initial au bilan final ..................................................................................58 Etablir le compte de résultat ..............................................................................................63 Prendre en compte le bénévolat.........................................................................................65 Conseils pratiques..............................................................................................................69 † Annexes ..................................................................................................................................72
  • 8. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Introduction Les associations régulièrement un support de la gestion participative constituées qui fonctionnent et animation de la vie démocratique. selon les principes démocratiques Cependant, il est de notre devoir de et de transparence et les règles se demander pourquoi nous sommes rationnelles de gestion constituent arrivés à une telle situation, et pourquoi sans nul doute l’une des conditions la comptabilité ne fait pas une bonne essentielles de l’émergence et /ou de presse. la consolidation d’une société civile responsable participant pleinement au Les associations avancent en général développement socio-économique et qu’elles ne disposent pas de moyens culturel. financiers qui leurs permettent de recruter un comptable. Elles forment des espaces de réflexion et de travail collectif ou se déploient Les membres réalisent des opérations des efforts communs pour des causes épisodiques au gré de leur disponibilité et communes. suivant les moyens humains et matériels Elles constituent ainsi des viviers où du moment, la tenue d’une comptabilité bouillonnent, germent et s’expriment d’encaissement et décaissement. des aspirations collectives. D’autres imputent cette situation à la Avec l’essor qualitatif qu’a connu ce carence de vulgarisation. Les adhérents secteur au Maroc à partir de la dernière des associations ne sont pas sensibilisés décennie du 20ème siècle, notamment suffisamment sur les obligations et le développement d’un type nouveau l’utilité de la comptabilité. d’associations qui opèrent dans La tenue de la comptabilité est reléguée l’appui au développement durable, il au dernier plan. Ils élisent généralement est constaté la nécessité de renforcer des trésoriers qui ignorent toute notion l’accompagnement technique des de comptabilité et gestion financière. associations oeuvrant dans le domaine du développement social et humain pour Certains vont plus loin dans leur analyse la tenue d’une comptabilité régulière et et imputent cette situation à l’absence transparente. d’une politique appropriée qui milite en faveur de la professionnalisation La comptabilité n’est pas seulement un de l’association par le recrutement du instrument d’information mais aussi personnel permanent compétent.
  • 9. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Les structures étatiques d’appui renforcement de la transparence et aux associations, les bailleurs de la bonne gouvernance au sein des fonds, les organismes internationaux associations. financent, généralement, les projets de renforcement des capacités La comptabilité générale en effet, managériales des associations par en tant qu’un instrument de gestion la formation et l’information, mais utilise un langage complexe qui n’est rarement les frais de fonctionnement accessible qu’aux professionnels ayant interne et les salaires des gestionnaires une formation spécialisée. permanents y compris les comptables. La terminologie de la comptabilité rend Au vu d’un tel constat, deux défis sont à difficile le contrôle des comptables relever : l’adaptation et la simplification professionnels par les adhérents des de la comptabilité. associations. L’association est une institution qui L’association est en effet une institution présente un caractère altruiste et démocratique et participative par désintéressé. Elle est régie par des excellence dans laquelle la primauté principes de solidarité, participation, est accordée à l’homme aux dépens du démocratie et engagement envers la capital. Cette caractéristique devrait se société et la communauté locale. refléter dans l’élément clef de sa vie, c’est-à-dire, dans sa gestion. Au début de ce troisième millénaire, le Il faudra donc trouver des méthodes Maroc s’active pour disposer d’un plan efficaces pour un enseignement comptable des associations qui prend élémentaire afin que les principes en compte ces spécificités. démocratiques, acceptables en théorie, puissent être appliqués en pratique. Un autre défi et non pas des moindre c’est celui de la simplification et la Autrement dit, il faut faire de sorte que formation. La simplification de la la gestion des associations soit aussi comptabilité et la valorisation de l’affaire de tous les membres. l’élément humain par la formation semblent être l’une des solutions Les recherches pour la simplification appropriées pour la généralisation de la comptabilité du point de vue de la tenue de la comptabilité et le technique, sans toutefois perdre de
  • 10. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local son efficacité du point de vue de Les autres chapitres présentent, selon l’information s’imposent. C’est dans ce l’ordre chronologique, les différentes cadre qu’un tel guide a été réalisé. Il se opérations comptables qu’une propose de servir d’outil de référence association est tenue de réaliser. et d’information pour les associations afin de les aider à tenir une comptabilité Afin de permettre une meilleure simplifiée qui répond à leurs besoins. compréhension aux utilisateurs, ce guide fait à chaque fois que cela est possible/ Ce guide est composé de cinq chapitres. nécessaire, appel à des exemples, Le premier est consacré aux spécificités exercices et conseils pratiques. de la comptabilité associative.
  • 11. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Chapitre I La comptabilité associative “ La comptabilité associative est une technique qui sert à enregistrer, classifier et récapituler les événements qui ” ont un caractère financier et bénévole de l’association. La comptabilité c’est quoi au juste ? La bonne gestion de votre association dépend la plupart du temps de la bonne organisation de votre comptabilité et de vos finances. La comptabilité est une technique qui sert à : }} } Enregistrer Les événements de l’association Classifier qui ont un caractère financier et les contributions bénévoles Récapituler L’enregistrement chronologique des opérations des associations à caractère financier est effectué selon la date de réalisation mais au fur et mesure de la mise à disposition du comptable ou trésorier des pièces justificatives. Assise juridique de la comptabilité associative Vous êtes « une association ordinaire » qui reçoit périodiquement des subventions qui dépassent 10 000,00 DH d’une collectivité locale ou d’un établissement public ou d’une société dont l’Etat ou la collectivité locale est actionnaire : vous êtes obligés de tenir une comptabilité régulière. Plusieurs dispositions d’origines et finalités diverses peuvent imposer aux associations la tenue de la comptabilité. † Les statuts de l’association peuvent contenir des règles précises sur l’obligation de tenir une comptabilité ; † La législation fiscale conditionne l’exonération des associations de certains impôts par la tenue d’une comptabilité régulière ; † Les contrats et conventions de partenariat conclus entre l’association et le partenaire peuvent exiger la tenue d’une comptabilité saine et transparente, la production de rapports financiers périodiques,...etc.
  • 12. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Objectifs de la comptabilité associative La comptabilité et la vie financière conditionnent la permanence et la réussite de l’association en lui donnant par la même les moyens d’atteindre les buts qu’elle s’est fixée. L’objectif principal de la comptabilité est donc d’être un moyen d’information : † Elle permet de donner des informations pour déterminer la situation financière de votre association ; † Elle vous donne le coût exact annuel de l’activité du projet que vous pourriez entreprendre ; † Elle est la base des prévisions financières (budgets) ; † Elle peut permettre aux dirigeants d’une association de suivre et contrôler la gestion de leur structure si elle est tenue régulièrement; † Elle est indispensable pour assurer la réussite de l’association et mener une politique de développement. La comptabilité est également un moyen de gestion participative car : † Elle permet de renforcer la confiance des adhérents ; † De mobiliser leurs compétences et leurs énergies ainsi que leur motivation dans le travail ; † De sensibiliser les adhérents sur la situation financière de leur association et les inciter à participer aux délibérations et à la formulation des propositions susceptibles de renforcer les finances de l’association. Les spécificités de la comptabilité associative L’association se distingue de la société commerciale sur les plans des : † Objectifs ; † Activités ; † Mode de participation au pouvoir ; † Mode de participation à la propriété ; † Mode de répartition des résultats,...etc. Elle partage avec les autres composantes de l’économie sociale (coopératives, mutuelles) un certain nombre de principes et valeurs qui les rendent aptes à jouer un rôle de premier ordre dans l’appui au développement durable. Parmi, les particularités des associations qui ont une incidence sur la tenue de la comptabilité, on peut citer entre autres : † Son objet social désintéressé ; † Sa propriété collective ; † La présence du bénévolat ; † L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital ; † L’importance de ressources financières spécifiques.
  • 13. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Objet social désintéressé L’association peut réaliser comme n’importe quelle société, un bénéfice dit excédent de gestion. Mais ce qui la distingue de la société, ou coopérative c’est que cet excédent ne doit nullement être réparti entre les membres sous quelque forme que ce soit. L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par les personnes n’ayant par elles mêmes ou par personnes interposées aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats d’exploitation. Son activité doit présenter une utilité sociale. Propriété collective L’association ne peut avoir de capital social auquel donnerait lieu des apports en numéraires comme, c’est le cas dans une coopérative ou société. Elle peut affecter l’excédent ou une partie, aux réserves, mais ces réserves sont impartageables au cours de son fonctionnement ou en cas de sa liquidation. On dit que l’association possède une propriété collective, contrairement aux sociétés qui se caractérisent par leur propriété privée. Après dissolution de l’association, le boni de liquidation devra être affecté à une association, une fédération ou une institution qui poursuit un objet similaire. Contrairement à ce qui est répandu, la cotisation annuelle versée par l’adhérent à son association n’est pas un capital, STOP C’est une contribution au fonctionnement de l’association qui ne peut être remboursée à l’adhérent en cas de son retrait. L’article 6 du Dahir du 15 novembre 1958 énumère les biens que l’association peut posséder et administrer. Il s’agit de : † Locaux et matériel destinés à l’administration de l’association et aux réunions de ses membres ; † Immeubles nécessaires à l’exercice de son activité et à la réalisation de ses objectifs. La possession de biens meubles par l’association ordinaire n’est pas autorisée dans le cadre de la législation en vigueur. Par meubles on sous entend en droit, les marchandises. La possession de biens immobiliers est limitée. Les associations ne peuvent acquérir d’autres immeubles que ceux qui sont nécessaires à l’accomplissement des objectifs et activités prévus dans les statuts de l’association.
  • 14. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local La présence indispensable du bénévolat L’activité des associations est basée sur le bénévolat. Ce critère est indispensable. Il ne peut y avoir d’association sans travail bénévole. Etant donné l’importance des apports bénévoles dans les associations, ils doivent être valorisés et donc inscrits en comptabilité. Arguments en faveur de la valorisation et enregistrement du bénévolat : La valorisation du bénévolat revêt une importance primordiale pour les associations, les pouvoirs publics, et les bailleurs de fonds. Pour les associations : † Elles y trouvent un moyen d’affirmer leurs légitimités ; † Comptabiliser toutes les charges qui concourent au coût de revient d’un service ou d’un fonctionnement et non seulement celles qui font l’objet d’un paiement ; † Obtenir des coûts vérités de fonctionnement (coûts, complets et réels) qui permettent de pouvoir juger sainement la gestion et d’effectuer des comparaisons valables entre des associations ou activités d’une même association ; † Présenter une situation patrimoniale sincère et transparente. • Ce mécanisme de valorisation permettra de donner une situation claire sur les activités d’une association et son patrimoine ; • Mettre en évidence l’autofinancement d’une partie de ses projets pour rendre visible le poids financier de la ressource bénévole par rapport aux autres apports et services rémunérés. Vis-à-vis des bailleurs de fonds La valorisation de l’apport du bénévolat dans les projets de développement permet d’évaluer l’importance des ressources gratuites, en temps et en compétences, que l’association est capable de mobiliser et d’en constituer une contribution locale. Pour les pouvoirs publics Ils voient dans le bénévolat un moyen pour mettre en exergue son poids et tester les capacités des associations à mobiliser la société civile pour lui attribuer des taches précises dans le développement. En outre la rareté des ressources financières dédiées aux secteurs sociaux trouve un palliatif au niveau des apports bénévoles 10
  • 15. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital Le mode de participation au pouvoir de décision dans une association est calqué sur le mode de fonctionnement de la démocratie parlementaire (Un homme = Une voix). Chaque membre n’a droit qu’à une seule voix quelque soit le montant de la cotisation versée. L’importance dans une association est accordée à l’homme dans les prises des décisions et les élections des membres du Conseil d’administration et du bureau exécutif. Dans les sociétés anonymes, l’importance est donnée aux actions (Une action = Une voix). L’importance dans une société est accordée au capital. L’importance des ressources financières spécifiques L’association, contrairement aux sociétés, compte essentiellement sur l’apport et le travail bénévole. Elle ne dispose pas de capital social et recoure rarement au crédit bancaire. En revanche, elle compte sur des ressources financières spécifiques autorisées par la législation en vigueur. En vertu du Dahir du 15 Novembre En vertu des principes des 1958 tel que modifié, les associations obligations et contrats, les dites simplement déclarées peuvent posséder associations peuvent posséder et et administrer les ressources suivantes : administrer les ressources suivantes : • Des Subventions publiques • Recettes de facturation des services • Droits d’adhésions à la population cible dans le cadre de • Cotisations annuelles leurs activités et leurs objets ; • Aides du secteur privé • Des produits financiers (compte • Aides d’une partie étrangère ou organisme bancaire courant ou bloqué) ; international sous réserves des • Des ressources et sponsoring et articles 17 et 32 bis: commodats ; • Des amendes ; Art. 17 : Les partis politiques et • Des ressources diverses : Ressources provenant des ventes occasionnelles associations à caractère politique doivent : - Etre constituées par des nationaux ou permanentes de publication, marocains; revues, brochures. - Fonctionner exclusivement avec les fonds d’organismes d’origine marocain. Art. 32 bis : Les associations qui reçoivent des aides étrangères sont tenues d’en faire la déclaration au Secrétaire Général du Gouvernement en spécifiant le montant obtenu et son origine et ce dans un délai de 30 jours francs à compter de la date d’obtention de l’aide. 11
  • 16. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Tableau comparatif sur quelques critères de distinctions ou ressemblances entre association ordinaire, coopérative et société de capitaux. Critères de distinction Société Coopérative Association ordinaire Recherche du profit pour rémunérer le oui non non capital Activités commerciales sans aucune oui non1 non limite Bénévolat une donnée essentielle non oui oui Peut réaliser des excédents oui oui oui Interdiction de distribuer les excédents non non oui Réserves impartageables non oui oui Se constitue avec un capital social oui oui non Dirigeants élus rémunérés oui non non Résolutions prises se basent sur la règle suivante : † un homme égal une voix non oui oui † une action égal une voix oui non non L’adhérent peut vendre ses actions ou oui non non parts sociales au public L’adhérent peut réclamer ses parts oui non non sociales réévaluées Boni de liquidation réparti entre les oui non non associés Possède une propriété collective non oui oui 1 La coopérative ne peut acheter et vendre que les produits de ses membres sauf autorisation administrative. 12
  • 17. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Incidences des particularités des associations sur la comptabilité L’association étant une institution particulière. Il est normal qu’elle soit dotée d’un plan comptable spécifique qui s’inspire du plan général de la comptabilité marocaine des entreprises et qui prend en compte ses particularités. Un plan comptable n’est pas comme son nom pourrait le faire croire, une nomenclature hiérarchisée et ordonnée des comptes, mais un ensemble de définitions assez rigoureuses pour enlever toute ambiguïté au langage technique utilisé ainsi qu’une méthode applicable au classement des faits, à l’enregistrement des mouvements de fonds et à la détermination aussi exacte que possible des valeurs. Parmi les incidences des particularités des associations sur la comptabilité qui sont pris en compte par le projet du plan comptable marocain des associations en cours de publication : † des comptes transformés du plan comptable général marocain des entreprises ; † des comptes qui ne peuvent pas exister ; † et des comptes nouveaux. Exemples de comptes transformés Excédent au lieu L’association ne poursuivant pas un but lucratif, elle ne du bénéfice et réalise pas un bénéfice net d’impôt qui sera distribué Insuffisance au lieu aux actionnaires au prorata de leurs actions comme c’est de perte le cas d’une société. Elle réalise plutôt un excédent de fonctionnement impartageable ou une insuffisance de fonctionnement. Compte usager L’association n’est pas censée exercer des activités au lieu du compte commerciales et vendre des marchandises produites par client elle ou achetées pour les revendre aux clients. Elle peut cependant facturer des services, généralement, au prix coûtant aux usagers dans le cadre de ses activités d’intérêt général. 13
  • 18. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple de comptes qui n’existent pas Compte capital Le capital social qui est une ressource essentielle dans une société n’existe pas dans une association. Le compte capital n’a donc pas de place dans la comptabilité d’une association. Compte crédit Etant donné que l’association exerce des activités sociales bancaire non rentables du point de vue économique et ne possède pas de capital, rare sont les banques qui peuvent accorder des crédits aux associations à l’exception des associations de micro crédit. Compte achat L’achat de marchandise et leurs reventes en l’état ou après de marchandises transformation d’une façon habituelle et répétitive, est revendues en l’état considéré par le code de commerce marocain comme un acte de commerce. Cette activité est du ressort des sociétés commerciales et non des associations. Compte vente de La législation en vigueur ne permet pas aux associations marchandises d’exercer des activités de transformation des matières premières destinées à la production et la vente. Compte dons et legs L’association ordinaire ne peut acquérir qu’à titre onéreux (association ordinaire) et de ce fait ne peut recevoir de dons et legs. Comptes financiers A l’exception des associations d’utilité publique, les associations ne peuvent fructifier leurs fonds en achetant des actions, obligations, ou de fonds communs de placement. Aussi, l’existence de ces comptes dans la comptabilité des associations ordinaires n’est pas justifiée. 14
  • 19. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple de comptes nouveaux Compte fond Ce compte englobe les excédents accumulés, les apports et associatif subventions d’équipement sans droit de reprise auxquel il faut ajouter le résultat de l’exercice. Les apports Les actionnaires d’une société peuvent faire des apports en nature qui sont évalués par des experts et incorporés au capital social de la société. Les apports dans une association ont une signification différente. Ils se font au moment de la création de l’association et n’ont qu’une contrepartie morale sauf si l’apporteur exige la reprise de l’apport dans un contrat. De ce fait, il y’a lieu de distinguer en comptabilité des associations entre les apports avec des droits de reprise et les apports sans droit de reprise. Compte subvention Les entreprises poursuivant un but lucratif peuvent aussi affectée à des biens recevoir des subventions. Ce qui est une spécificité c’est renouvelables l’importance des subvention dans les ressources des associations. De ce fait, des précisions quant au contenu de ce compte s’imposent. Si l’apporteur de subvention l’a considéré comme unique et donc non renouvelable pour lui. L’association doit prendre ses dispositions pour renouveler le matériel acquis par le biais de la subvention en affectant une partie de son excédent annuellement à l’usure du matériel dit en comptabilité « Amortissement ». Comptes des Contrairement aux sociétés, le bénévolat dans une opérations association constitue une ressource essentielle et devra bénévoles par conséquent être valorisé et pris en compte dans sa comptabilité. 15
  • 20. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Fonds dédiés La spécialisation des exercices figure parmi les principes de la comptabilité. Si l’association a reçu d’un partenaire une subvention de fonctionnement et n’a dépensé que la moitié du montant au cours de l’exercice comptable qui coïncide généralement avec l’année civile, la moitié de la subvention non utilisé devra être affecté à un compte spécifique dénommé « fonds dédié ». Le cadre juridique adéquat pour réaliser des activités génératrices de revenus est la coopérative et la société. La loi No 24 – 83 formant statut général des coopératives et missions de l’Office de Développent de la Coopération (ODECO) offre un cadre favorable pour permettre aux STOP adhérents d’acheter des matières premières, de produire, de commercialiser leur production dans le marché pour la valoriser et réaliser un excédent de gestion qui sera réparti entre les adhérents en fonction de leurs transactions dans les coopératives, de services et du travail fourni dans les coopératives de travail en commun. Conseils pratiques A propos de la prise en compte des particularités des associations dans la comptabilité, sachez qu’un projet de plan comptable spécifique aux associations a été approuvé par le Conseil Supérieur National de la Comptabilité. Ce projet sera mis en application dés son approbation par arrêté du Ministère des Finances. Quelques informations du contenu du dit projet nous semblent utiles : † Le modèle simplifié, est considéré comme suffisant aux besoins d’informations concernant les ssociations ; † Les critères, à retenir pour les associations pouvant recourir aux modèles simplifiés, sont fixés par les pouvoirs publics ; † Par rapport aux prescriptions de la Comptabilité Générale de la normalisation comptable CGNC, les simplifications ont porté sur les méthodes d’évaluation, l’organisation de la comptabilité, le plan de comptes et les états de synthèse. 16
  • 21. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Au niveau des méthodes d’évaluation † L’association peut procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des biens produits par estimation du coût d’achat ou de production, ou sur la base du prix de vente avec application d’un abattement correspondant à la marge pratiquée ; † L’association peut procéder au calcul des amortissements des immobilisations selon une méthode simplifiée. Organisation de la comptabilité † Les menus dépenses relatifs aux frais généraux difficilement justifiables par des pièces externes peuvent être appuyés par des documents justificatifs internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association ; † L’association est dispensée de la tenue des livres légaux côtés et paraphés par le tribunal (livre journal et livre d’inventaire), à condition de conserver le livre journal et les états de synthèse pendant au moins 5 ans ; † L’association peut procéder à l’enregistrement des opérations à leur date d’encaissement ou décaissement. Les créances et les dettes peuvent n’être enregistrées qu’à la clôture de l’exercice en vue de l’établissement des états de synthèse ; † La centralisation des écritures peut être effectuée une fois par exercice, par l’établissement d’une balance générale des comptes ; † L’association peut être dispensée de la tenue du grand livre si la balance des comptes peut être établie directement à partir du livre journal avec un niveau de sécurité suffisant. En attendant l’approbation par le Ministère des Finances du dit projet de Plan Comptable des associations marocaines, les associations sont tenues de prendre en compte dans leur comptabilité les incidences des particularités des associations décrites ci-dessus. Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée et spécifique La comptabilité des associations de développement local peut se résumer dans les opérations suivantes : Chaque opération réalisée ou engagée par l’association est enregistrée au fur et à mesure de la réception des pièces justificatives dans les outils simplifiés suivants : † Cahier journal de caisse ; † Cahier journal de banque, † Cahier des opérations diverses ... 17
  • 22. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Les contributions bénévoles sont estimées et enregistrées dans le cahier journal des opérations bénévoles. Les opérations enregistrées sont triées et reportées dans le registre d’organisation et suivi des opérations par fiche d’opération. Chaque fiche contient l’histoire de chaque opération. En fin d’exercice qui coïncide généralement avec la fin de l’année civile, l’inventaire et contrôle des écritures, est réalisé et inscrit dans un registre spécial d’inventaire. Après avoir tenu compte des résultats d’inventaire, le restant (ou solde) des fiches des opérations de fin d’exercice par nature est reporté sur les documents de synthèses et d’analyse (bilan et compte résultats). D’une manière générale, la comptabilité simplifiée peut être tenue en trois phases qui sont : † L’enregistrement des opérations à caractère comptable ; † Le classement et l’archivage des pièces comptables ; † Le traitement des informations comptables et bénévoles Chaque étape implique des documents spécifiques, ainsi que des règles particulières de conduite que le trésorier est tenu d’observer. Ces règles visent essentiellement à garantir la fidélité, la sincérité et la transparence des informations comptables vis-à-vis de toutes les personnes qui ont un droit de regard sur l’organisation (les membres, les fournisseurs, les clients, les institutions de financement, les autorités locales, etc.). 18
  • 23. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Enregistrement Classement/archivage Traitement des informations comptables C’est la première étape Les pièces comptables, Le traitement des du travail comptable qui une fois numérotées et données ou informations consiste à inscrire les enregistrées doivent être comptables enregistrées informations comptables classées suivant un ordre conduit à l’établissement dans les journaux et chronologique dans les du compte du résultat et fiches spécifiques de classeurs. Ces classeurs du bilan. C’est un travail suivi des opérations. doivent à leur tour être qui se fait par périodicité, gardés accessibles à généralement à la fin d’un tout moment pendant exercice comptable. au moins une dizaine d’années avant d’être détruits. Ce classement est indispensable pour la bonne conservation des documents et des informations comptables. La tenue d’une comptabilité régulière est transparente nécessite également le partage de l’information comptable avec les adhérents de l’association. Cette étape est très importante dans la vie associative car elle permet de maintenir une importante dynamique de groupe basée sur les principes des efforts collectifs et de la participation effective de tous les membres dans la vie d’une association. En effet, les membres d’une association se sont regroupés pour mettre en commun leurs efforts afin de contribuer au développement par la réalisation de projets spécifiques qui visent l’amélioration socio-économique de la population. Pour cela, ils sont intéressés de connaître, au moins une fois par an, le résultat de leur solidarité et de leur participation active à la vie de leur organisation. Ces résultats sont exprimés en comptabilité dans les documents de synthèse et d’analyse à savoir le bilan et le compte de résultat dit compte de produits et charges. 19
  • 24. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Ainsi, les membres d’une association ont besoin de connaître : † Les moyens d’équipement dont dispose l’association pour fonctionner ainsi que ses créances et disponibles en banque et en caisse ; † Le patrimoine de l’association c’est-à-dire ses fonds propres ou fonds associatifs ; † Les charges et produits de fonctionnement et leur répartition, par catégorie de partenaires qui ont contribué au fonctionnement et équipement ; † Les résultats de leurs activités : Si c’est un excédent comment l’affecter et si c’est un déficit quel est sa cause et ses conséquences et comment le couvrir et l’éviter. Les décisions concernant la vie de l’association ne peuvent être prises démocratiquement par les membres adhérents lors de l’Assemblée Générale que si l’exposé de ces données de gestion est bien compris par ces derniers. C’est pourquoi, une méthode de communication simple, basée sur la visualisation s’avère nécessaire pour les comptes annuels lors de cette Assemblée Générale. 20
  • 25. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Chapitre II Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations “ L’enregistrement est la première étape du travail comptable qui consiste à écrire les informations comptables dans les documents appropriés. Il importe de noter que l’enregistrement comptable se fait après une analyse rigoureuse des opérations comptables devant permettre d’identifier les documents dans lesquels les écritures devront être portées. ” L’association réalise quelques opérations financières par semaine. Elle peut recevoir des cotisations de ses membres ; effectuer des dépenses de préparation du dossier de la déclaration préalable ; recevoir une subvention de la commune, de la région ou d’un bailleur. Toutes ces opérations doivent être enregistrées et justifiées. Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation du mouvement ainsi que les références de la pièce justificative correspondante. Nous pouvons simplifier l’enregistrement comptable dans 4 opérations à savoir : † Enregistrement des opérations comptables courantes ; † Enregistrement des opérations diverses ; † Enregistrement du bénévolat ; † Organisation et suivi des opérations. Enregistrer vos opérations bancaire et en espèce dans des cahiers journal de caisse et de banque Chaque opération comptable peut être enregistrée soit : † Dans un cahier du journal de caisse : si elle est effectuée en espèce ; † Dans un cahier du journal de banque : si elle est effectuée par chèque ; † Dans un cahier du journal des opérations diverses : si elle ne concerne ni l’un ni l’autre (opérations d’emprunt et de créances) ; Les écritures se passent chaque jour ou à la limite chaque semaine. Le trésorier ou un adhérent lettré peut facilement tenir ces cahiers. Cahier du journal de caisse Prenez un cahier d’écolier et inscrivez sur la première page de couverture : † Le nom de l’association ; † En grande majuscule «Caisse» ; † L’année. 21
  • 26. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Vous tenez votre compte sur le cahier jour par jour selon le modèle suivant : N° Référence de Nature de Date de Montant en Dhs Restant d’ordre la pièce l’opération l’opération justificative Entrée Sortie De cette façon, N° d’ordre : Correspond au numéro de l’opération. Vous vous pouvez savoir pouvez opter pour une numérotation simple (1,2,3, ..... chaque jour ce qui n) ou une numérotation composée en intégrant le mois vous reste en caisse de la dépense par exemple pour la première dépense du selon votre cahier mois de janvier 2008 le numéro attribué sera 001/01. journal caisse. La neuvième dépense du mois de février sera ainsi Il suffira au caissier numérotée 009/02 et ainsi de suite. de faire le rapport entre ce résultat Référence de la pièce justificative : Il s’agit de donner comptable et la le type de la pièce justificative réalité de l’argent (facture, reçu, bon, ...) et son numéro. qu’il a en caisse en utilisant la pièce Nature de l’opération : Spécifier la nature de « inventaire l’opération correspondante à la pièce justificative. en espèce » Par exemple, des photocopies effectuées chez le pour connaître buraliste du coin. exactement quel est le montant que vous Date de l’opération : Noter la date correspondant à la avez dans votre réalisation de la dépense et ou de l’encaissement. boite/caisse. Montant en Dhs : Noter le montant en entrée s’il s’agit Vous aurez bien sûr d’une recette et en sortie s’il s’agit d’une dépense de acheté cette boite/ l’association. Par exemple, les photocopies effectuées caisse en prenant chez le buraliste du coin comme une dépense. C’est la précaution d’en à noter en « Sortie ». Quand l’association reçoit des trouver une qui se sommes dues en espèces, le montant de celles-ci est fermera à clés et reporté en « Entrée ». vous l’aurez placée en sécurité à l’abri Restant : Rapporter la différence entre les « Entrées » / d’un vol éventuel. « Sorties » de chaque ligne 22
  • 27. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exercice d’application Le 2 janvier 2002, l’association« Amal » dispose d’une somme d’argent de 1 000 Dhs en caisse. Le même jour, l’adhérent «Driss» paie sa cotisation fixée 100 Dhs en espèce. Le trésorier paie le 31 janvier 2002, le loyer du local pour une valeur de 500 Dhs. Passez en écriture comptable ces opérations. Cahier journal de caisse N° Date Réf. de Nature de Montant en Dhs Solde d’ordre la pièce l’opération Dhs justificative Entrée Sortie 01/02 2/1/2002 - Solde disponible 1000 - 1000 02/02 2/1/2002 Bon de recette Cotisation de l’adh - 100 - 1100 N° 20/2002 hérent «Driss» 03/02 31/1/2002 Reçu du loyer Loyer - 500 600 Le restant en caisse au 31 janvier 2002 est de 600 Dhs. Cahier du journal de banque Dés que vous avez un peu trop d’argent en caisse, vous le verserez à la banque dans laquelle vous aurez ouvert un compte en prenant la précaution de donner la signature collective à 2 membres du comité exécutif (le président, le trésorier). Le journal de la banque se tient en fait dans un cahier d’écolier de la même façon que le journal de la caisse. Les rubriques du cahier journal banque sont identiques à celles du cahier journal caisse. Exercice d’application Une association a démarré son activité annuelle le premier janvier 2002 par un solde bancaire de 50 000 Dhs. 23
  • 28. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Elle a acquis un ordinateur pour 10 000 Dhs le 10 mars 2002. L’achat a été réglé par chèque. Elle a retiré 1 000 Dhs par chèque pour alimenter sa caisse. Cette opération a été effectuée le 15 avril 2002. Le 20 Mai 2002, elle paie par chèque la facture mensuelle d’électricité d’un montant de 1 000 Dhs. Passez l’écriture comptable de ces opérations. Cahier journal de la banque N° Date Réf. de Nature de Montant en Dhs Solde d’ordre la pièce l’opération Dhs justificative Entrée Sortie 01/02 1/1/02 Restant banque 50 000 - 50 000 02/02 10/3/02 Facture N° ... Acquisition d’un - 10 000 40 000 ordinateur 03/02 15/4/02 Alimentation de la - 1 000 39 000 caisse 04/02 20/5/02 Chéque N° ... Paiement quittance - 1 000 38 000 électricité L’association peut fusionner le cahier du journal de caisse et cahier du journal de banque en un seul : dit «cahier du journal caisse / banque» suivant le modèle ci- aprés : Cahier du journal Caisse et Banque N° Réf. Date Nature de Caisse Banque d’ordre l’opération Entrée Sortie Solde Entrée Sortie Solde 24
  • 29. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diverses On peut définir les opérations diverses comme étant les opérations comptables effectuées par une association et qui ne concernent ni la caisse ni la banque. Les opérations diverses sont enregistrées dans un document comptable spécifique appelé « le cahier journal des opérations diverses ». Si votre association est de petite taille, vous pouvez enregistrer les opérations à leurs dates d’encaissement et décaissement dans le cahier de journal de caisse et de banque. Toutefois, si les opérations d’emprunt et de créances sont importantes, il est souhaitable que votre association enregistre ces opérations dans un cahier simplifié dit cahier de journal des opérations diverses. L’association peut également enregistrer directement ces opérations dans des fiches correspondantes (fiches des créances sur les usagers des services dispensées par l’association) L’association peut utiliser ce cahier, si elle emprunte ou achète à crédit ou si elle octroie des crédits ou vend ses services à crédit. On y inscrit les opérations comptables qui n’intéressent ni la caisse ni la banque. Cahier du journal des opérations diverses N° Date Réf. Nature Emprunt dettes Restant Créances Restant d’ordre de Augmentant Diminuant Augmentant Diminuant l’opé- ration 25
  • 30. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local N° d’ordre : Notez le numéro de l’opération, selon le même principe du cahier journal. Date : Rapportez la date de l’opération Référence : Donner le type de la pièce justificative et son numéro. Nature de l’opération : Notez explicitement la nature de l’opération Emprunts et dettes : Rapportez le montant des emprunts et dettes contractées par l’association. S’il s’agit d’un emprunt/dette effectué, notez le montant dans la colonne «Augmentant». Si, par contre il s’agit du remboursement d’un emprunt/ dette, en totalité ou en partie, notez le montant correspondant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les dettes/emprunts contractés et les remboursements effectués. Créances : C’est très rare, mais il arrive que l’association octroie des crédits à son personnel et facture ses services aux usagers à crédit. Dans ce cas, rapportez le montant du crédit octroyé dans la colonne «Augmentant». A chaque remboursement, total ou partiel, noter le montant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les crédites octroyés et les remboursements effectués. Exercice d’application Le 20 janvier 2005, l’association Al Amal achète à crédit, du mobilier du bur- reau chez le fournisseur Ali et Frères Bureautique (AFB), pour un montant de 10 000 Dhs. Le 15 février 2005, l’association règle 50 % de la facture correspondante à l’achat de fournitures de bureau chez le fournisseur Ali et Frères bureautique (AFB). Le 20 février 2005, l’association Al Amal vend ses services à crédit pour un montant de 6 000 Dhs. Passez ces écritures comptables dans le cahier des opérations diverses. 26
  • 31. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local N° Date Nature de Emprunt et dettes Restant Créances Restant l’opération Augmentent Diminuent Augmentent Diminuent 001/01 20/01 Achat à crédit 10 000 - 10 000 de fournitures de bureau 002/02 15/02 Rembours - - 5 000 5000 sement au fournisseur AFB des achats de fourniture de bureau 003/02 20/02 Vente de servic - - - 6 000 - 6 000 ces à crédit Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles Le bénévolat constitue une donnée essentielle pour les associations. C’est pourquoi, il est souhaitable de l’enregistrer et de l’insérer dans le bilan et le compte de résultat. L’enregistrement des opérations bénévoles est effectué dans un document comptable spécifique appelé «le cahier journal des opérations bénévoles». L’association devra établir pour chaque contribution volontaire une pièce comptable indiquant la date, la nature de l’opération, le nom de la personne concernée, le mode d’évaluation de l’apport. Il existe plusieurs méthodes pour estimer ces contributions. Parmi elles, celle du « coût de remplacement », c’est-à-dire ce que devrait débourser l’organisation s’il fallait faire réaliser ces services non rémunérés par des salariés (différencier selon la nature des tâches réalisées par chaque bénévole et imputer à chacune des composantes le coût de recours...). Exemple d’application : Le président de l’association «Al Amal» (Ahmed) a animé le 10/01/2006 une session de formation de trois jours. 27
  • 32. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Journal des opérations bénévoles Solution: N° Date Nature de Nombre Coût d’une Valeur Nom et qualité l’opération d’unité unité total de la personne 1/10/06 Animation d’une 3 jours 1 000 3 000 Ahmed session de formation Dhs/Jour professionnel Exercice d’application général pour l’utilisation des journaux simplifiés : Le mois de janvier 2005, l’association a réalisé les opérations suivantes : Un adhérent a versé en espèce 1 200 Dhs de cotisations le 20 janvier. Le trésorier a établit un reçu n°075/01. Les frais du dossier de constitution de l’association en espèce s’élèvent à 1 000 Dhs le 16 janvier. L’association a reçu la facture n° 127/01 pour l’acquittement de cette dépense. Contribution d’un bailleur de fonds est de 50 000 Dhs par chèque le 20 janvier. L’association a reçu ordre de virement n°0157.167.05 Acquisition d’un ordinateur : 10 000 Dhs par chèque le 20 janvier. Facture n°1322/05 Achat de fournitures de bureaux par chèque 10 000 Dhs le 22 janvier. Facture n° 147/05. Acquisition de mobilier et matériel de bureau par chèque 10 000 Dhs le 25 janvier. Facture n° 136/05. Retrait de 10 000 Dhs de la banque pour alimenter la caisse. Retrait effectué le 26 janvier. Bordereau de retrait n° 198.02/02. Une avance de 1 500 Dhs a un membre par chèque le 30 janvier. Le membre en question a signé le reçu n° 045/02. Il est demandé d’inscrire ces opérations dans les cahiers journaux simplifiés correspondant du mois de janvier2005 28
  • 33. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cahier du journal de caisse Date Référence de la pièce Nature de l’opération Entrée Sortie Restant justificative 10/01/05 Reçu N° 075/01 Cotisations 1 200 1 200 16/01/05 Facture N° 127/01 Frais dossier 1 000 200 26/01/05 Bordereau de retrait Alimentation de la 10 000 10 200 N° 198.02/02 caisse (retrait banque) Cahier du journal de banque Date Référence de la pièce Nature de l’opération Entrée Sortie Restant justificative 20/01/05 Ordre de virement n° Contribution bailleurs 50 000 50000 0157.167.05 de fonds 20/01/05 Facture n° 1322/05 Acquisition d’un 10000 40000 ordinateur 22/01/05 Facture n° 147/05 Fourniture de bureau 10000 30000 25/1/05 Facture n° 136/05 Acquisition de MMB 10000 20000 26/1/05 Retrait pour alimenter 10000 10000 la caisse 30/01/05 Reçu n° 045/02 Avance à un membre 1500 8500 29
  • 34. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cahier du journal des opérations diverses Date Référence de la pièce Nature de l’opération Avoir Doit Restant justificative )+( )-( 30/01/05 Reçu N° 045/02 Avance à un adhérent 1 500 1 500 Pour simplifier les opérations d’enregistrement, on peut procéder à la numérotation simple des pièces justificatives en fonction de l’ordre de réception. Par exemple, la STOP première facture reçue au 1er janvier 2005 aura le n° 1. Les factures suivantes seront numérotées en fonction de leur ordre d’arrivée. Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables Après avoir enregistré toutes les opérations dans les cahiers du journal caisse, de banque et éventuellement dans le cahier journal des opérations diverses, le trésorier doit trier les écritures contenues dans ces cahiers en fonction de la nature des opérations et les regrouper dans les fiches d’un registre dit d’organisation et suivi des opérations. Vous pouvez avoir des fiches de cotisations, de subventions par partenaire, matériel informatique et autres. Cette organisation va permettre de suivre la situation de chaque opération à un moment donné, de prendre les décisions qui s’imposent mais également de préparer le bilan de votre association et le compte de résultat de l’année. Parmi les fiches d’opération de suivi les plus utilisées, on peut citer : † La fiche des cotisations ; † La fiche des salaires et charges sociales ; † La fiche du mobilier et matériel de bureau ; † La fiche du matériel informatique ; † Les fiches des partenaires ; † La fiche ventes de services (facturation de services) ; † La fiche des usagers. 30
  • 35. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local La fiche partenaire vous permet d’honorer vos engagements en suivant de prés le solde de la subvention que le partenaire vous a accordé mais surtout de lui transmettre régulièrement le dossier des justificatifs de l’utilisation de la subvention qui est constitué : † D’une lettre des justificatifs et de remerciements ; † D’un rapport d’activité concernant les activités et résultats obtenus après avoir utilisé la subvention ; † Une fiche de synthèse de la subvention financière ; † Un décompte financier détaillé des dépenses concernant la subvention reçue ; † Une photocopie des pièces justificatives. En cas de remboursement d’une partie de la subvention, ce qui est très rare, le montant est inscrit en sortie. Le restant est égal aux subventions accordées moins les remboursements. Les dépenses d’utilisation de la subvention sont inscrites en sortie. En général, on ajoute une colonne dans laquelle on y inscrit les dépenses prévues par nature dans le cadre du budget prévisionnel du projet financé par la dite subvention. FICHE PARTENAIRES Association : Information sur le partenaire Dénomination partenaire : Adresse : Personnes de contact et coordonnées : Information sur la convention de partenariat N° de la convention ou contrat : Date / signature : - Référence du contrat ou convention spécifique - Montant de la subvention et ventilation des dépenses en fonction des rubriques du budget. N° pièce Date Nature de Prévoir dans Sortie Entrée Restant de Restant de la justificative l’opération le budget l’opération subvention 31
  • 36. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple : Une association a reçu une subvention le 01/01/06 par chèque de 80 000 Dhs. Elle a effectué les opérations suivantes : † Paiement des charges de location le 20/01/06 pour 10 000 Dhs sur 20 000 Dhs prévus dans le budget du projet financé ; † Acquisition de matériel informatique le 30/01/06 pour 50 000 Dhs sur 60 000 Dhs prévus. La fiche partenaire sera présentée de la manière suivante : Nature de Date Opération Sortie Entrée Restant Restant l’opération Prévues subvention Subvention 01/01/06 80 000 80 000 Location 20/01/06 20 000 10 000 10 000 70 000 Matériel informatique 30/01/06 60 000 50 000 10 000 20 000 A la lecture de cette fiche, l’association a reçu 80 000 Dhs de subvention. Elle a dépensé 10 000 Dhs sur les 20 000 prévus pour la location. Il lui reste donc 10 000 Dhs à dépenser sur la même rubrique (location). Elle a également acheté du matériel informatique pour un montant de 50 000 Dhs sur les 60 000 Dhs prévus à cet effet. Il lui reste donc 10 000 dhs à dépenser sur cette rubrique. D’une manière générale, l’association a dépensé 60 000 Dhs sur les 80 000 Dhs reçus. Les 20 000 Dhs qui restent sont à affecter selon les rubriques correspondantes. Le suivi de la fiche de cotisation vous permet de connaître le montant des cotisations versées et peut servir de support de rappel aux adhérents de leurs engagements (paiement de leurs cotisations). L’Assemblée Générale de l’association est l’occasion propice pour récolter les cotisations des membres qui ont refusé pour une cause ou une autre de verser leurs cotisations. Les statuts des associations en général stipulent que l’adhérent est tenu de verser sa cotisation chaque année sous peine de perdre la qualité de membre et d’être privé de son droit de participer aux délibérations de l’Assemblée Générale et réunions du conseil d’administration. Le comité exécutif devra lui adresser une lettre de rappel et d’avertissement et le révoquer en attendant que l’Assemblée Générale statue sur son cas. 32
  • 37. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local FICHE GLOBALE DES COTISATIONS DES MEMBRES D’UNE ASSOCIATION Association : Adresse : Tél : Fax : N° Nom et Adresse Date Cotisation Cotisation Cotisation Prénom d’adhésion 2001 2002 2003 1 Farid SAAD 12, rue fida Marrakech 02/02/2000 10000,00 8000,00 8000,00 - 60 Total 2001 61 - 82 Total 2002 83 - Total 2003 La tenue régulière des fiches permet de : † Suivre régulièrement toutes les opérations réalisées en particulier celles réalisées avec les tiers ; † Utiliser l’information comptable des fiches comme support de gestion participative ; † Faciliter le contrôle de la comptabilité et gestion par les adhérents ; † Calculer le solde final de chaque opération. Ce solde est reporté directement dans le bilan et le compte résultat avant inventaire de fin d’exercice. L’un des suivis les plus importants est celui des frais de mission par le biais de la Fiche de notes de frais. Cette fiche nous renseigne sur tous les frais de mission et les pièces justificatives de ces missions y compris celles des membres du conseil d’administration. 33
  • 38. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Elle est présentée par les membres du comité exécutif ou toute autre personne à laquelle on a confié une responsabilité qui l’a conduite à la ville voisine pour effectuer au nom de l’association une démarche ou/et des achats. Au départ de ce messager, on lui aura remis une avance et il aura signé un reçu pour le montant de cette avance. Le trésorier gardera, soigneusement, ce reçu jusqu’au retour du messager qui devra présenter par écrit la liste de toutes les dépenses qu’il aura effectué lors de ce voyage. Il justifiera chacune des dépenses par une facture ou un reçu et inscrira sur une page spéciale toutes les dépenses pour lesquelles il n’a pas pu obtenu de reçu (taxi- téléphone- cadeau,..., etc.) Il va de soi que la différence entre l’avance reçue et le total des dépenses doit être rendus immédiatement au trésorier. Parmi les autres fiches, on peut citer la fiche du matériel et équipements dont vous trouverez le modéle ci-après. MODELE DE FICHE DU MATERIEL ET EQUIPEMENTS Association : Adresse : Tél : Fax : Réf. Date Matériel Prix Qt. Valeurs Taux A A Valeur nette d’aquisition Unitaire total A (*) annuel cumulé comptable Facture 10/05/2002 Ordinateur 10.000 2 20.000 10% 2000 2000 18 000 n° (*) : Amortissement 34
  • 39. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Conseils pratiques L’enregistrement de toutes vos opérations engagées et réalisées dans les outils simplifiés (cahier journal de caisse et de banque et cahier journal des opérations diverses) et leur justification par des pièces justificatives internes et externes est un préalable vers la tenue régulière et transparente de votre comptabilité. En effet si toutes les opérations sont enregistrées et justifiées, elles permettront à n’importe quel comptable qualifié, qui peut vous aider à établir en quelques heures la situation comptable annuelle de votre association et d’utiliser les informations comptables pour préparer un rapport financier à l’assemblée générale. Il ne faut enregistrer les opérations qu’au fur et à mesure de la réception des pièces justificatives numérotées. Chaque pièce comptable qui sera classée dans le classeur banque sera numérotée et le numéro de pièce correspondra à l’écriture en question dans le cahier journal. Toutes les recettes importantes doivent être enregistrées en banque. La caisse sert à effectuer les petites dépenses. Si vous gérez plusieurs projets, il est préférable d’avoir un cahier de journal de caisse et de banque pour chaque projet. Cette organisation va vous faciliter le suivi de la gestion financière de chaque projet. Il faut prendre la précaution de faire régulièrement un rapprochement entre situation donnée par votre propre banque et le relevé bancaire que vous demandez à votre banque. S’il y a une différence, il faut la rechercher et faire l’état de rapprochement N’oubliez pas d’enregistrer l’écriture des intérêts et frais pour obtenir l’équilibre. Souvent seul, un relevé bancaire donne le chiffre exact de ces intérêts et frais. Lorsque l’association réalise beaucoup d’opérations, elle peut recourir à un professionnel pour l’aider à tenir une comptabilité complète à partie double en enregistrant les opérations dans les cahiers journaux en rubriques débit et crédit solde débiteur et solde créditeur et établissant la balance de vérification en réalisant l’inventaire et régularisation avant d’établir le bilan et le compte de résultat. Ces opérations sont difficilement assimilables par un adhérent non qualifié. 35
  • 40. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Chapitre III La justification et l’archivage des opérations comptables “ La justification et l’archivage sont indispensables pour conserver et pour garder accessibles à tout moment les informations comptables et les éléments de preuve. Un archivage méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations ultérieures pour fins de contrôles et de vérifications, ou même d’exploitations pour des prises de décisions. ” En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. Sans cette justification, le contrôleur de votre comptabilité ne pourrait pas accepter l’écriture et rejettera la dépense s’il s’agit d’une charge non justifiée. Une pièce justificative est un document qui prouve la dépense et son affectation ou son créditeur (facture du fournisseur, titre de transport, ticket d’autoroute, ...). Utilité des pièces justificatives La pièce justificative possède une double utilité : † Elle déclenche l’enregistrement en ce qui concerne les opérations courantes. C’est seulement lorsque le trésorier reçoit la pièce justificative qu’il doit passer l’écriture comptable ; † Elle sert de preuve à toute occasion de contrôle. La pièce justificative est l’un des documents importants qui servent de base au contrôle. Au cas où votre association est assujettie au paiement d’impôt sur les sociétés, son excédent serait réévalué d’autant avec compléments d’impôts à acquitter. Le plus embarrassant, c’est que les partenaires et adhérents STOP perdent confiance dans les gestionnaires et peuvent aller jusqu’à réclamer le remboursement des dépenses non justifiées voire même intenter une action en justice. C’est dire l’importance de la pièce justificative. Il existe deux types de pièces justificatives. Les pièces externes et les pièces internes. 36
  • 41. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exiger une pièce justificative externe Les pièces justificatives externes à l’association sont émises par les tiers. Quelques pièces justificatives externes : a- Devis et bon de commande : Dans certains cas, l’association est obligée d’avoir trois devis contradictoires avant de procéder à l’achat d’un service ou d’une fourniture. Cette procédure est souvent appliquée si la dépense prévue dépasse un certain montant fixé contractuellement entre l’association et son partenaire (souvent le bailleur de fonds). Un devis répond à une demande de devis émise par l’association. Il comprend un listing des articles, reprenant les mêmes critères mentionnés dans la demande de devis émise par l’association. Le devis doit préciser les prix de chaque article ainsi que le montant total. Dans certains cas, des conditions spécifiques sont notés dans la demande de devis (délais et modalités de livraison, modalités de paiement, ...), le devis doit répondre a ces conditions spécifiques pour être valable. SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Fax : ....................................................... Devis N° : DV01285 Objet : Offre de prix Monsieur, Suite à votre consultation dont nous vous remercions, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-aprés notre devis dûment complété par nos soins ainsi que nos meilleurs prix. Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - TOTAL H.T TAUX T.V.A MONTANT TVA TOTAL TTC 7 000,00 20% 1 400,00 8 400,00 Cachet + signature SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma 37
  • 42. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Après avoir réuni trois devis contradictoires et choisi le moins disant : une opération d’achat commence par un ordre d’achat appelé «bon de commande». Donné verbalement ou par téléphone, l’ordre doit être confirmé par écrit : Lettre ordinaire ou imprimé préparé à cet effet. Le fournisseur donne un accusé de réception appelé «confirmation» dans lequel il rappelle les indications contenues dans le bon de commande. L’association conserve une copie du bon de commande. Le bon de commande est une formule imprimée au nom du fournisseur. Il reprend les mêmes éléments mentionnés dans le devis. Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Fax : ....................................................... Nom de société Adresse Fax : Marrakech, le 10/08/2006 Objet : Bon de commande Monsieur, Suite à votre devis N°............, nous vous prions de prendre en compte ce bon de commande : Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - TOTAL HT 7 000,00 MONTANT TVA (TAUX 20%) 1 400,00 MONTANT A PAYER TTC 8 400,00 Signature du président Délai de livraison : et du trésorier Meilleurs salutations, 38
  • 43. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local b- Le bordereau de livraison et bon de réception : A la livraison de la commande, on vous remet un bon de livraison. Le bon de livraison est une note, une sorte de facture provisoire qui accompagne la livraison, avec la différence toutefois qu’elle ne porte pas de prix et qu’elle est remise avec la marchandise livrée par le fournisseur à l’association. Ce bon reste entre les mains de l’association et lui permet de vérifier la marchandise reçue et sa conformité avec le bon de commande. Le bon de livraison est établi en deux copies dont l’une signée par l’association et conservée par le fournisseur. Cette partie tient lieu de bon de réception. Bordereau de livraison Date : ........................................... Bon livraison N° : ....................... Expéditeur : ................................. Destinataire : ............................... Réf. / Commande : ............................................................... Condition de paiement : ...................................................... Désignations Unité de Quantité Observation mesure TOTAL Reçu: ................................................................................................................. La marchandise ci-dessus : .......................................... A ..............................le Signature 39
  • 44. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local c- La facture : La facture est le document établi par le fournisseur pour indiquer au client le détail du prix à payer. Elle est établie en double exemplaire, l’original est envoyé au client, et le fournisseur conserve le double. Pour être valable, une facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes : † Identification du fournisseur (nom et coordonnées) ; † Date de la facture ; † Identification du client ; † Désignation des articles avec la quantité et le prix unitaire en Hors Taxes (HT) ; † Montant total de la facture en Hors Taxes (HT) ; † Montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A) ; † Montant à payer par le client (montant total en Toutes Taxes Comprises – T.T.C.). Accessoirement, si le paiement de la facture est différé, suite à une entente entre fournisseur et client, la facture comportera la date prévue du règlement. SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Date : ...................... Fax : ....................................................... FACTURE N° 01285 Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - TOTAL H.T TAUX T.V.A MONTANT T.V.A NET A PAYER 7 000,00 20% 1 400,00 8 400,00 Arrêtée la présente facture à la somme de : Huit Mille Quatre Cents Dirhams TTC Cachet + signature SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma 40
  • 45. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Etablir les pièces justificatives internes en fonction des besoins Les pièces justificatives internes sont des pièces émises par l’association pour ses besoins propres tant au niveau des encaissements que des décaissements. Quelques pièces justificatives internes a- Le reçu : C’est un écrit par lequel une personne (le trésorier de l’association en général) reconnaît avoir reçu un bien ou une somme d’argent. Il doit contenir au minimum les éléments suivants : † Un numéro d’ordre ; † Le nom du receveur (trésorier de l’association) ; † Le montant de la somme reçue ; † Le mode de règlement (espèces ou chèque) ; † L’objet du règlement (à quoi correspond ce règlement) ; † La date et la signature du receveur (trésorier de l’association). Le reçu est établi en deux exemplaires dont l’un est gardé par l’association et l’autre est donné à celui qui a procédé au règlement. Association : ............................... Adresse : ..................................... Quittance / Reçu N° ......... Je soussigné M........................, trésorier de l’association ......................................................... reconnaît avoir reçu de ...................................................................... la somme de .................... ........................... par chéque N° ............................................. objet de versement : .................. ........................... A.................. le ......................... Pour l’association : Le trésorier 41